PROFESSIONAL SERVICES AUTOMATION
o nás co to je? Atollon Professional Services Automation je řešení pro automatizaci kanceláře ve společnostech zabývajících se poskytováním profesionálních služeb zákazníkům. Spojuje v sobě dva klíčové systémy: GROUPWARE Atollon Lagoon pro týmovou spolupráci a komunikaci a PROJECT MANAGEMENT Atollon Workshop pro finanční a operativní řízení projektů. Systém je postaven na nejnovějších (Web 2.0) technologiích, poskytujících přívětivé uživatelské prostředí přístupné odkudkoli z internetu a technicky pokročilé a bezpečné architektuře založené na standardech SOA (Webové služby), zajišťující snadné propojení na stávající systémy. Řešení Atollonu mohou být provozována jako služba přístupná prostřednictvím zabezpečeného internetového připojení nebo instalována ve společnosti. Řešení zahrnuje nástroje pro konzultanty, profesionální účetní, administrativu, fakturanty, právníky, daňové poradce, auditory a vedení společnosti. kdo ho používá? pro koho? Účetní společnosti Právníci Audit a daně Personalistika Poradenství proč ho používat? Řešení Atollonu vynikají snadností použití, jsou stavěna na míru společnostem poskytujícím profesionální služby svým klientům, jsou přizpůsobitelná požadavkům firem a rolím pracovníků ve společnostech. Na řešení Atollonu se spoléhají společnosti již mnoho let, Atollon jim pomáhá zvládat administrativní rutinu, omezuje neproduktivní činnosti, podporuje lepší kontrolu vytížení pracovního času zaměstnanců, urychluje proces fakturace, poskytuje ucelený přehled o činnosti pracovníků, pomáhá zvyšovat efektivitu práce při dohledávání informací, usnadňuje evidenci odpracovaného času, pomáhá udržovat dobré vztahy se zákazníky.
vedení společnosti Řešení Atollonu pomůže vedení společnosti v rozhodování poskytováním ucelených informací o činnosti týmů nebo jednotlivců pomocí pokročilého reportingu. Systém poskytuje informace pro hodnocení využití lidských zdrojů, přehledy a statistiky aktivit jednotlivců, informace o plnění termínů projektů a indikuje výnosnost zakázek nebo klientů. Díky přizpůsobivosti systému potřebám společnosti dokáže řešení Atollonu pružně reagovat na potřeby společnosti. Řešení pro automatizaci provozu kanceláře již Atollon vyvíjí mnoho let a vyřešil tak nespočet přání svých klientů. Hodnota řešení spočívá zejména ve variabilitě systému, který díky pokročilé architektuře dokáže reagovat na požadavky společností téměř okamžitě, bez nároků na vývoj. Formuláře Díky uživatelsky definovatelným formulářům je možné tvořit šablony pro zadání projektů a přizpůsobovat tak provoz společnosti aktuálním požadavkům trhu. Formulářová pole je možné využít v sestavách a použít je pro hodnocení obchodu nebo v průběhu projektového řízení. Sestavy Reportingový nástroj Atollonu umožňuje vytvářet vlastní ad-hoc sestavy, které poskytnou pohled na různé kombinace kritérií napříč celým systémem. Součástí sestav mohou být veškeré záznamy o zákaznících, projektech, včetně formulářových dat, v kombinaci s výkazy práce, úkoly, komunikací, apod. Kalendář Spolupráce s partnery Vlastní kalendář umožňuje evidovat jak soukromé, tak firemní události, schůzky nebo úkoly. Systém poskytuje informaci o časovém vytížení jednotlivých pracovníků. Umožňuje skupinové plánování a rezervaci prostředků. Systém Atollonu umožňuje přizvat k projektům externisty a zapojit je tak do práce na projektech. Přístup pro klienty Propojení s on-line prezentací Data systému mohou být poskytnuta zákazníkům povolením přístupu k vybraným informacím. Díky architektuře s pokročilým komunikačním rozhraním na bázi Web Services je možné zapojit i potenciální zákazníky prostřednictvím integrovaných webových prezentací do dění ve společnosti.
účetní konzultant poradce právník auditor Koncovým uživatelům systému řešení Atollonu přináší snadný způsob zadávání výkazů práce a umožňuje lépe organizovat práci na projektech realizovaných pro klienty. Nabízí nástroje pro týmovou spolupráci při koordinované péči o klienta, jako jsou e-maily integrované s historií zákazníka nebo projektů, vlastní úkolovník připomínající periodické povinnosti (např. upozornit klienta na termíny), sdílený kalendář, sdílenou knihovnu dokumentů a mnohem více. Díky řešení Atollonu již nebudete trávit zbytečný čas dohledáváním informací o zákazníkovi, veškeré informace budou dostupné na jednom místě z libovolné pobočky. Obchodní případy Výkazy práce a výdajů Veškerá činnost společnosti je realizovaná pomocí projektů (zakázek), na kterých se definují termíny, shromažďují výkazy práce, dokumenty, uchovává se veškerá komunikace (e-maily, sms zprávy, telefonáty, dopisy, apod.) Zakázky mohou být jak jednorázové (přiznání k dani), tak trvající (např. zpracování mezd / účetnictví). Ať už zadávají uživatelé práci průběžně nebo jednorázově za celý projekt, Atollon jim poskytne nástroj ke snadnému vyplnění výkazů. Jejich další zpracování, tedy ocenění a schválení pokračuje mimo vliv koncového uživatele. Je však cenným podkladem pro hodnocení ziskovosti projektů. Správa kontaktů Kalendář a úkoly Prostřednictvím plně přizpůsobitelné aplikace pro správu kontaktů je možné evidovat veškerou historii a vazby mezi kontakty pro sledování vztahů mezi kontakty, které ovlivňují kvalitu služeb poskytovaných klientovi. Úkolovník a kalendář umožňují koncovým uživatelům zajistit včasné plnění klíčových povinností, poskytují nástroj pro včasné upozornění klientů na jejich povinnosti, tím napomáhají udržení kvalitního vztahu mezi pracovníkem, organizací a klientem. Komunikace Dokumenty Veškeré aktivity/interakce mezi uživatelem a klientem jsou zaznamenávány na kartě projektu nebo ve složce klienta. Tím se zajistí ucelená evidence o vztahu mezi společností a klientem, zejména se zlepší zastupitelnost v případě nemoci, každý uživatel získá cenný zdroj informací o klientovi na jediném místě. Knihovna dokumentů slouží jednak jako úložiště primárních dokumentů zákazníka, také však jako úložiště finálních verzí reportů klientovi. Díky propojení s databází klientů a projektů jsou dokumenty (stejně tak jako ostatní informace) úzce provázány, tedy ihned k dispozici. Systém též indexuje obsah dokumentů pro snadné vyhledávání pomocí klíčových slov.
vedoucí týmu Řešení Atollonu usnadňuje odpovědnou a náročnou práci vedoucím týmů poskytnutím silného nástroje pro operativní řízení projektů pomocí úkolování pracovníků a sledování termínů (jak opakujících se, tak jednorázových). Efektivní využití času členů týmu je možné zjišťovat kontrolou výkazů práce, přičemž tyto mohou být po schválení vedoucím jedním z podkladů pro fakturaci klientovi. Vedoucí týmu též dostává do rukou nástroj pro kontrolu sazeb za čas pracovníků, výdajů spojených s realizací projektů až po schvalování podkladů pro fakturaci na základě času, výdajů, jednorázových plateb (položkově) nebo paušálu klienta. Schvalování výkazů práce Schválení položek k fakturaci Systém umožňuje reportovat vykázanou práci kolegů v týmu podle libovolných kritérií (typ práce, období, účtovatelnost klientovi, klient, projekt, uživatel, apod.). Vybrané záznamy nebo všechny naráz je možné přecenit dle nastavení ceníků projektů či klienta a schválit pro fakturaci. Vedoucí týmu může schvalovat položky k fakturaci a tím zajistit plynulé předávání práce fakturantovi k vyúčtování klientovi. Fakturovat je tak možné průběžně, čímž se zkracuje životní cyklus vyúčtování klienta nebo projektu. Komunikace Oběh dokumentů V rámci projektů je možné interně komunikovat, a to jak mezi spolupracovníky v rámci společnosti, tak i s partnery mimo společnost. Veškerá komunikace je ukládána ve vazbě na projekty, aby byla zachována úplná historie každého projektu. Systém zajišťuje automatizaci procesu schvalování dokumentů, notifikací a verzování jak ze strany vedoucího týmu, tak ze strany klienta. Pomáhá udržet pořádek v systému zejména nad administrativními dokumenty (reporty klientovi, daňová přiznání, faktury, smlouvy). Systém dokumenty indexuje pro rychlé vyhledávání v jejich obsahu. Úkolování Kalendář Úkoly je možné vytvářet ad hoc, případně je plánovat v předstihu prostřednictvím opakovaných úkolů (např. uzávěrky, odevzdání daní, apod.) Vedoucí týmu může být automaticky notifikován, v případě nesplnění termínu kolegou. Sdílený kalendář umožňuje plánovat skupinové události, rezervovat prostředky (zasedací místnosti, cenné přístroje, automobily, apod.). Prostřednictvím kalendáře může vedoucí týmu průběžně přiřazovat práci kolegům. Reporting Prostřednictvím nástrojů reportingu získává vedoucí týmu důležité informace nutné ke kvalitnímu poskytování služeb klientovi. Systém umožňuje získávat průřezová data veškerými informacemi, které mají souvislost s poskytováním služeb klientům a vedením projektů.
finanční manažer / účetní Těžištěm systému pro účtování o projektech je zjišťování profitability projektu a plnění finančního plánu jednotlivých oddělení. Finanční manažer má k dispozici nástroje pro zanášení jak externích,tak interních nákladů projektu (zejména práce lidí a režie), které mohou být poměrným způsobem na jednotlivé projekty přiřazeny. Systém též poskytuje širší škálu způsobů, jak účtovat projekty klientům. Umožňuje různé nastavení procesu schvalování rozpočtů, různé způsoby účtování práce (např. fixní na základě rozpočtu vs. vyúčtování na základě stráveného času a spotřeby prostředků, apod.). Systém též zajišťuje vyúčtování paušálů tak, aby neunikla ani koruna. Tvorba vyúčtování Výkazy práce a výdajů Vyúčtování práce je možné definovat různými způsoby v závislosti na smluvním ujednání s klientem. Je možné účtovat na základě reálně stráveného času a prostředků nebo základě schválených rozpočtů, případně s využitím paušálů. Paušály mohou být definovány v libovolné periodicitě. Systém též zahrnuje upravitelné tiskové šablony, např. pro samotné vyúčtování nebo pro přílohy výkazů práce. Atollon nabízí dva základní způsoby zadávání výkazů práce a výdajů pracovníků jednak formou ad hoc reportů práce a výdajů, které využijí zejména externí pracovníci při schvalování jejich práce. Druhou variantou je průběžný zápis práce, zejména interními pracovníky, v obou případech je práce přiřazena na projekty, zařazena do organizační struktury a příslušně oceněna dle rolí pracovníků nebo typu práce. Finance Schvalovací postupy Veškeré finanční transakce jsou založeny na transakčním deníku, zachovávající důležitá pravidla podvojného účetnictví. Veškeré finanční moduly ukládají svá data do jednotné transakční databáze s vazbou na projekty, oddělení nebo zákazníky, což umožňuje hodnotit výnosnost společnosti z různých úhlů pohledu. Transakce též umožňují vedení financí ve více měnách. Veškeré podklady k fakturaci je možné elektronicky, na základě přiřazených přístupových oprávnění, schvalovat. Schvalování probíhá typicky vícestupňově, na úrovni výkazů práce, prováděné vedoucími týmů, posléze na úrovni konečných podkladů k fakturaci. Končené podklady k fakturaci pochází ze všech zdrojů a zahrnují pravidla pro vyúčtování služeb klientovi. Samotné vytvoření faktury je otázkou několika kliknutí myší. Reporting Prostřednictvím pokročilého reportingového nástroje může finanční manažer získat veškeré potřebné informace o financích projektu nebo zákazníka v různých pohledech a souvislostech. Je tak možné např. sestavovat pohledy napříč zákazníky a projekty a zjišťovat, které činnosti jsou efektivnější, kolik je potřeba vynaložit úsilí na zajištění realizace poskytovaných služeb různými pracovníky pro různé kategorie zákazníků.
admin IT Správce systému má usnadněnou činnost zejména díky vysoké integrovanosti všech funkcí systému. Nemusí již spravovat 3 až 5 systémů, včetně jejich propojení, které dříve sotva zabezpečily to samé, co nyní zvládne jediný systém. Centralizovanost kontroly snižuje náklady na správu systému a umožňuje pracovníkům IT věnovat se klíčovým činnostem. Atollon též poskytuje variantu plného outsourcingu, která zajistí bezpečný provoz systému na infrastruktuře Atollonu, s plnou zárukou provozuschopnosti na základě smlouvy o poskytování aplikačních služeb. Bezpečnost Multi-platformní systém Systém je postaven na vícevrstvé architektuře, veškerá data jsou poskytována oprávněným uživatelům na základě plné kontroly přístupu na serverové straně. Každý uživatel získá přístup vždy pouze k těm informacím, ke kterým mu správci systému poskytnou přístup. Komunikace mezi serverem a klienty je zabezpečena buď prostřednictvím SSL (MS Win klient) nebo HTTPS (Web klient). Systém může pracovat na serverové straně volitelně na linuxové platformě nebo na Mac OS X. V případě nasazování na MS Windows serveru je nutné využití virtualizace, např. VMWare. Na klientské straně je systém v nejnovější Web 2.0 generaci plně multi-platformní a může běžet v libovolném webovém prohlížeči, který disponuje plug-inem Adobe Flash v. 10 a výše. Propojitelnost Usnadněná správa systému Atollon vytvořil systém na otevřené architektuře, podporující plnou výměnu dat prostřednictvím standardů SOA Web Services. Veškeré funkce systému jsou pečlivě testovány a dokumentovány na přístupném portálu pro partnery labs. atollon.com a je možné je snadno využít při dalším rozvoji a propojování řešení. Celý systém je možné spravovat z jediného místa, přičemž běžné správcovské úlohy, jako např. aktualizace (jak serveru, tak klienta), zálohy databáze, údržba databáze, apod. jsou automatizovány. Web 2.0 klient je distribuován uživatelům automaticky prostřednictvím webového prohlížeče. Spolehlivost Přístup odkudkoliv Systém je postaven na linuxovém nebo Mac OS X serveru, testován a vyvíjen pro vysokou dostupnost a spolehlivost. Úroveň dostupnosti je v hostovaném režimu garantována smluvně, systém je tak pro své zákazníky maximálně spolehlivým, odpovědnost za provozuschopnost aplikace leží plně na straně Atollonu. Dle nastavení přístupových oprávnění je možné přístup k aplikaci povolit z libovolného místa z internetu. Provoz celého systému je optimalizován pro pomalá internetová připojení, která (kromě nahrávání dokumentů) umožňují pružnou práci odkudkoli. Přístup je možné též omezit pouze z vybraných IP adres díky vlastnímu integrovanému firewallu.
kontakt ATOLLON Consulting CZ, s.r.o. Bělehradská 49, 120 00 Praha 2 T +420 222 310 600 F +420 222 310 599 W www.atollon.cz E sales@atollon.com