poradenské a vzdělávací společnosti

Transkript

1 poradenské a vzdělávací společnosti

2 o nás co to je? Uživatelsky přívětivé webové řešení informačního systému, které podchycuje a pomáhá organizovat veškeré základní firemní procesy (obchod, marketing, projektové řízení), aktivity nefinančního charakteru (komunikace, dokumenty, úkoly, schůzky, nabídky...) i finančního charakteru (výkazy práce, objednávky, faktury, apod.) Doposud bylo obvyklé tyto činnosti a informace sledovat v rámci několika samostatných aplikací, jako například MS Excel, MS Outlook, sdílený disk, účetní systém, apod., což je pro zpracování neefektivní. Systém Atollonu pomáhá data ujednotit a tak usnadnit jejich zpracování. Systém je postaven na snadno použitelném rozhraní Web 2.0 a modulární konfigurovatelné architektuře, která umožňuje aplikaci přizpůsobit specifickým potřebám každého zákazníka bez nutnosti programování. pro koho? Vzdělávací organizace Poradenské společnosti k čemu? ٠ K minimalizaci neefektivně tráveného času dohledáváním informací. ٠ K výrazné úspoře provozních nákladů společnosti. ٠ K podpoře aktivit směrovaných ke zvýšení výnosů společnosti (obchod, marketing, finance, administrativa). ٠ K podpoře efektivního strategického a taktického rozhodovaní na základě kvalitních informací, poskytovaných systémem okamžitě a odkudkoli. ٠ K zprůhlednění většiny činností a procesů v rámci firmy. ٠ Ke zkvalitnění komunikace s klienty a získání okamžité a relevantní zpětné vazby. ٠ K efektivnímu plánování času. kdo ho používá? za kolik? Pronájem formou služby(saas) jednotky až desítky tisíc Kč/měsíc Nákup - desítky tisíc až jednotky set tisíc Kč jednorázově kdy se vyplatí? Návratnost investice je závislá na rozsahu nasazení a způsobu využívání aplikace. Nasazení informačního systému v průměru ušetří cca 0.5 až 2 hodiny práce zaměstnance denně při zvýšení její kvality. Se stejným počtem pracovníků tak společnost zvládne více práce (alternativně s nižším počtem pracovníků zvládne stejný objem). Návratnost nákladů na pořízení systému se pohybuje v rozmezí 2-12 měsíců v závislosti na způsobu pořízení, rozsahu pokrytých procesů a množství uživatelů. Velice rádi Vám zpracujeme odhad návratnosti investice šitý na míru Vaší společnosti.

3 vedoucí manažer Čelí každodenním výzvám a nutnosti okamžitého rozhodování na základě informací, které má k dispozici od svých podřízených. Není podstatné, zda-li je odpovědný za 5 nebo 50 zaměstnanců. Většinou se informace o dění ve společnosti a mimo ní k němu dostávají komplikovaně, se zpožděním a v nekonzistentní formě. To může zásadně ovlivnit řadu strategických rozhodnutí. Místo strategického rozhodování tak manažer tráví většinu času neefektivním zjišťováním relevantních informací nebo je nechává dohledávat a ověřovat svými podřízenými, což je nákladné a časově náročné. Nasazením nástrojů od Atollonu získá manažer, ať už je v kanceláři nebo mimo ni, komplexní a okamžitý přehled o dění v rámci firmy. Získá přehled o vytíženosti zaměstnanců, o vývoji finančních ukazatelů ve vazbě na marketingové kampaně, o úspěšnosti kampaní ve formě odborných seminářů, získá podklady pro rozhodování o příčinách (ne)plnění termínů, o zádrhelích v komunikaci, o nových poptávkách a akvizicích, o počtu a hodnotě obchodních případů v libovolné fázi jednání, o umístnění klíčových dokumentů a jejich verzích, o vyúčtování práce klientům, o reálných provozních nákladech v rozpadu na projekty a střediska, o platební morálce klientů, apod. Jelikož všichni uživatelé budou veškeré firemní informace ukládat do jediného informačního systému v definované formě, bude v nich pořádek a snadno je každý dohledá. Díky definovatelným právům bude zamezeno přístupu k citlivým informacím a nechtěnému smazání cenných dat.

4 vedoucí obchodu Obchodní manažer je odpovědný za globální rozvoj obchodní činnosti firmy a plnění obchodního plánu. Ačkoli by měl většinu času trávit podporou obchodníků v terénu, jejich motivací a úzkou spoluprací s marketingovým manažerem s cílem plnění obchodního plánu, často je většinu času zaměstnán kontrolou svých podřízených a zjišťováním aktuálních informací o vývoji obchodních případů. Běžnou realitou jsou neproduktivní obchodní porady, sloužící k vzájemnému sdělování poznatků z obchodu, kde se řeší konkrétní obchodní případy retrospektivně, namísto proaktivního přístupu. Komplikací je případný odchod klíčového obchodníka a s ním spojený odliv a nenahraditelná ztráta informací. S nasazením jednoduchých nástrojů od Atollonu získá okamžitý přehled o vývoji všech obchodních případů (statusy) a obchodních aktivit (telefonáty, schůzky, nabídky,apod.) svých podřízených během několika vteřin. Nebude tak již problém identifikovat nechtěný vývoj obchodu již v zárodku a okamžitě aktivně zasáhnout do dění. S pomocí definovatelného obchodního workflow na bázi úkolů může systémově podchytit klíčové obchodní procesy tak, aby obchodní zástupci nezapomínali včas reagovat na poptávky a podnikli všechny kroky vedoucí k úspěšnému uzavření obchodních případů. S odchodem obchodního zástupce již nebude problém jednoduše přidělit jeho kontakty a obchodní případy včetně historie aktivit jinému obchodníkovi.

5 marketingový manažer Standardně má k dispozici limitované finanční a lidské zdroje, které musí efektivně využít s cílem oslovit relevantní skupinu potenciálních a stávajících klientů atraktivním sdělením (newslettery, akční nabídky, direkmarketing kampaně). Jeho úkolem je podpora aktivit obchodního týmu. Často tyto akce provádí neefektivně s využitím základních kancelářských nástrojů, sdělení tak není nijak provázáno s historií klientů a velmi těžko se hodnotí přínos kampaní. Příprava, realizace a měření kampaní je mnohdy časově a finančně náročné, přitom právě hodnocení úspěšnosti kampaní je potřebné pro další úspěšný rozvoj společnosti. S využitím informačního systému od Atollonu se marketingovému manažerovi otevírají nové možnosti práce s kampaněmi. Importní nástroje mu pomohou zanést do systému data o potenciálních klientech získaná z vybraných zdrojů. Tato data může během okamžiku segmentovat a zacílit tak kampaň na potenciálně nejzajímavější skupinu kontaktů. Cílovou skupinu je možné adresně oslovit například hromadným personifikovaným em, nabídkou nebo poštovní zásilkou a následně například hromadně naplánovat následovný telefonát pracovníkům telefonního prodeje. Dle zpětné vazby, která je evidována v systému, již není problém změřit efekt a návratnost kampaně. Rozeslání newsletteru stovkám či tisícům registrovaných potenciálních klientů bude plně pod kontrolou s měřitelnými výsledky.

6 obchodní zástupce/account manažer Odborný obchodní zástupce, Account manager má na starosti zejména identifikaci a fundované řízení obchodních příležitosti a její dotažení do fáze získání zákazníka. Jeho každodenní činností je frekventovaná komunikace, schůzky s potenciálními i stávajícími klienty, cestování, tvorba nabídek a smluv. Se standardními kancelářskými nástroji často dochází ke komunikačním nedorozuměním, frekventovanému přeposílání informací, opožděným reakcím na poptávky, duplicitní komunikaci s klientem, komplikovanějšímu sledování termínů, což může mít za následek zhoršení vztahu se zákazníkem nebo až jeho ztrátu. Nasazením řešení od Atollonu získá obchodník intuitivní nástroj, v němž nalezne v přehledné formě veškerá pro něj důležitá data (kontakty, obchodní případy, komunikaci, dokumenty, nabídky, schůzky, úkoly, apod.) tak, aby se i mimo kancelář mohl plně soustředit na tah na branku. Obchodní případy mohou být systémově podchyceny na bázi úkolů projektovým workflow, díky čemuž systém obchodníka proaktivně povede a kontroluje, aby nezapomněl na žádný z kroků potřebných k úspěšnému uzavření obchodu. Se správným nastavením systému se stane vytvoření nabídky či smlouvy v požadované formě otázkou několika okamžiků, přičemž systém obchodníkovi usnadní proces schvalování dokumentu nadřízeným. Výstupy z firmy tak budou konzistentní a žádná obchodní příležitost obchodníkovi neunikne.

7 lektor/konzultant Ať už se jedná o externího nebo interního lektora (konzultanta), každý by měl být klientovi fundovaným poradcem a partnerem, který mu poskytne kvalitní službu, jež zákazník rád uhradí a doporučí dále. Se standardními kancelářskými nástroji tráví lektor velkou část času neefektivním dohledáváním informací, místo aby se plně mohl věnovat klientovi. Navíc každý konzultant si vytváří informace pouze pro sebe a jejich sdílení se tak stává výzvou. Nasazením nástrojů od Atollonu se omezí komunikační nedorozumění na minimum, informace přestanou být doménou jednotlivých pracovníků, ale budou sdíleny, což umocní synergický efekt ve společnosti. Konzultant skrze jednoduché rozhraní aplikace snadno a rychle nalezne veškeré potřebné informace o účastnících kurzů (výsledky testů, kterých kurzů se účastnil a kdy, profil účastníka, komunikace, kontakty,apod.) a kurzech (termíny, podklady, počet odškolených hodin, počet obsazených míst, kolik hodin jím bylo vykázáno a schváleno nadřízeným). Ušetří čas s nástroji pro hromadnou komunikaci a automatizaci (hromadný na účastníky kurzu, generovaní dokumentů ze šablon) a na žádný termín kurzu nebo konzultace nezapomene. Přeplánování a informování o změně termínu schůzky či semináře se stane otázkou několika okamžiků. Příjemným doplňkem může být zpřístupnění úzce vymezené části systému zákazníkům formou webového extranetu, kde 24 hodin denně naleznou veškeré potřebné informace v aktuální formě a mohou se zapojit do dění bez nutnosti zatěžování Vašich zaměstnanců.

8 asistent-ka/časový koordinátor, administrativa Odpovídá za podporu týmu kolegů a zákazníků. Denní rutinou je koordinace času jednotek i desítek lidí (organizace seminářů, kampaní, upřesňování informací zákazníkům), zajištění včasné komunikační a administrativní podpory, když jsou ostatní lidé v terénu nebo řeší jiné důležité otázky. S použitím standardních elektronických nástrojů nebo dokonce magnetické tabule s kalendářem, tužky a papíru je efektivita jeho počínání redukovaná na prostory kanceláře. Uživatelsky přívětivé nástroje od Atollonu asistentovi usnadní koordinaci práce celé kanceláře. S pomocí sdíleného kalendáře uvidí svým kolegům do časového pracovního plánu jako na dlani a přesunutí data konání schůzky se stane otázkou několika kliknutí myši. Snadno si poradí se základní podporu klienta, jelikož v systému uvidí historii všech aktivit, které s ním souvisí. Asistent se obejde bez lepení papírových vzkazů na monitory nebo přeposílání ů. Lepším způsobem totiž bude zanesení úkolu nebo vzkazu do kontextu projektů v rámci organizace jednomu nebo více příjemcům sdělení. Naskenované kopie dokumentů budou ihned k dispozici, snadno dohledatelné, díky čemuž odpadne manipulace se šanony. Digitální verze dokumentů navíc bude možné komentovat, schvalovat, přičemž veškerá korespondence bude systematicky řazena.

9 informatik Je odpovědný za zabezpečení všech otázek spojených s využitím informačních technologií ve firmě. Ve velké řadě případů výraznou část času tráví neefektivně správou větší řady samostatných aplikací s různým zaměřením od několika různých dodavatelů umístěných na několika místech, místo aby se věnoval vzdělávání uživatelů, jejich podpoře a vylepšování informační infrastruktury. Bude spravovat jediný centrální systém na jediném serveru, který poskytne kompletní podporu všem pracovníkům, ať už jsou na centrále, pobočkách nebo u klienta. Centralizovanost kontroly sníží náklady a náročnost správy systému a umožní pracovníkům IT věnovat se klíčovým činnostem. Navíc informatik dostane k dispozici konfigurační nástroje aplikace, díky nimž systém bude moci flexibilně přizpůsobovat aktuálním požadavkům firmy bez dalších externích nákladů. Velice zajímavou variantou nasazení, která šetří provozní náklady firmy, je pronájem systému jako služby, kdy jsou veškeré starosti se správou systému na Atollonu. Za nízké měsíční poplatky společnost získá plně funkční a kvalitně spravovaný systém s vysokou garancí, který je profesionálně provozován na infrastruktuře Atollonu (plný outsourcing).

10 kontakt KDE DOSTANU INFORMACE? ATOLLON Consulting CZ, s.r.o. Bělehradská 49, Praha 2 T F W E sales@atollon.com KDO MI JE POSKYTNE? Štěpán Švec Account manažer pro poradenské a vzdělávací organizace M E svec@atollon.cz