Město Vsetín, Městský úřad Vsetín, Svárov 1080, 755 01 Vsetín, IČ0: 00304450 Výtisk č.: 0 Město Vsetín Městský úřad Vsetín SMĚRNICE číslo QS 85-03 Vydání: 1 Účinnost od: 1. 7. 2005 Přepis: Počet stran: Počet příloh: 13 4 PROJEKTOVÉ ŘÍZENÍ Obsah: Titulní list Záznam o seznámení... 2 1. Účel a cíl směrnice... 3 2. Oblast platnosti... 3 3. Vymezení základních pojmů, zkratky... 3 3.1 Definice, pojmy...3 3.2 Zkratky...3 4. Odpovědnost a pravomoci... 3 4.1 Matice odpovědnosti...3 5. Popis činností a postupů... 3 5.1 Přípravná fáze...3 5.2 Realizace projektu...3 5.3 Sledování rozpočtu projektu...3 5.4 Hodnotící fáze...3 6. Záznamy a dokumentace... 3 6.1 Záznamy...3 6.2 Dokumentace...3 7. Odkazy, související předpisy a dokumentace... 3 7.1 Předpisy a související dokumentace...3 7.2 Aktualizace směrnice...3 8. Revize... 3 9. Přílohy... 3 Rozdělovník: 1x Útvar interního auditu v listinné zaměstnanci města Vsetín, zaměstnanci SPKP v elektronické podobě Zpracoval Ověřil Ověřil Schválil Schválil Odbor Kancelář starosty Finanční odbor SPKP pro Městský úřad pro Městskou policii Funkce Manažer jakosti Vedoucí odboru Ředitel Tajemník Starosta Jméno St. Kocourek Matochová Jana Kučný Martin Ing. Milan Půček Jiří Čunek Datum Podpis Revize: 1. 7. 2005 Strana 1 (celkem 13)
Záznam o seznámení Potvrzuji seznámení s organizační směrnicí Města Vsetín č., Projektové řízení: FUNKCE JMÉNO A PŘÍJMENÍ DATUM, PODPIS Revize: 1. 7. 2005 strana 2 (celkem 13)
1. Účel a cíl směrnice Účelem této směrnice je zajištění jednotného řízení projektů městem Vsetín. 2. Oblast platnosti 2.1 Směrnice je určena pro vnitřní potřebu organizace Městský úřad, je závazná pro všechny zaměstnance Města Vsetín zařazených do MěÚ a Městské policie. Zaměstnanci Společnosti pro komunitní plánování, o.p.s. (dále jen SPKP) a Agentury pro ekonomický rozvoj Vsetínska, o.p.s. použijí směrnici v přiměřené míře. Povinnost nahlašovat informace o připravovaných projektech do evidence projektů dle bodu 5.1.6 mají také příspěvkové organizace města a organizace zřízené nebo založené městem. 2.2 Směrnice nabývá účinnosti dne 1. 7. 2005. 3. Vymezení základních pojmů, zkratky 3.1 Definice, pojmy Projekt: jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděný pro dosažení cíle, který vyhovuje specifickým požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji. Výstup projektu: vedením požadované měřitelné cíle projektu. Měřitelné cíle se týkají obvykle termínu, nákladů projektu a zejména parametrů očekávané změny (kvalita, funkčnost, ) Řízení projektu a projektové řízení Rozumíme-li řízením projektu aktivity k realizaci jednoho projektu, lze projektovým řízením nazvat systém organizace práce, který umožňuje efektivní koordinaci více současných projektů v organizaci. Obecné charakteristiky projektu: - rozsáhlost a jedinečnost, - různorodost činností, - hodně vazeb, - omezené zdroje, - stres, - dynamičnost, Projekt je úspěšný, když: - je dokončen v plánovaném termínu, - nebyly podstatně překročeny náklady (peníze, lidé, nástroje), - bylo dosaženo cíle - výsledek je použitelný (kvalita, funkčnost). Časté příčiny neúspěchu projektu jsou: - základ projektu je nejasný (zadavatel, cíl, lidé, motivace, kompetence), - nemá dostatečnou podporu vedení, - nejasně definovaný cíl (začátek a konec), Revize: 1. 7. 2005 strana 3 (celkem 13)
- chyby v plánování a řízení projektu, - špatné plánovací techniky, - nedostatečná přizpůsobivost projektu měnícím se podmínkám, - nedostatečná pozornost věnovaná lidskému faktoru, - chybí odborné znalosti, - nesprávně vybraný koordinátor projektu, - drastické změny v průběhu projektu (koordinátor, cíl). Přípravný tým projektu: Tým odpovědný za přípravu projektu, dokumentaci, podklady, návrh činností v rámci projektu, termínů, nákladů, atd. viz bod 5.1, hlavně bod 5.1.2 Realizační tým projektu: Tým odpovědný za samotnou realizaci projektu, postupuje dle časového plánu, stanovených úkolů, nákladů. viz bod 5.2 Krycí list: Je součástí evidence projektu. Je vystaven pro externí (viz příloha č. 3) i interní (viz příloha č. 4) projekty. 3.2 Zkratky SPKP Společnost pro komunitní práci, o.p.s. VFO vedoucí finančního odboru KO koordinátor projektu SeTaj sekretariát tajemníka 4. Odpovědnost a pravomoci 4.1 Matice odpovědnosti Činnost Funkce Člen projekt. týmu Koordinátor projektu Realizátor projektu Tajemník VFO?? Vedení města RM SeTaj Vyhlášení a zapojení města do projektu (5.1.1) S O I P S Příprava projektu (5.1.3) S O P I Komunikace v rámci projektu (5.1.4) S O I Odměna projektovému týmu (5.1.5) P O Evidence projektů (5.1.6) S I O Závazky vznikající z projektu (5.1.7) O I S P Realizace projektu (5.2) S O P I Sledování rozpočtu projektu (5.3) S O I Hodnotící fáze (5.3) S O P I Legenda: P - pravomoc O - odpovědnost S - spolupráce I - informace Revize: 1. 7. 2005 strana 4 (celkem 13)
5. Popis činností a postupů 5.1 Přípravná fáze 5.1.1 Vyhlášení a zapojení města do projektu a) Interní projekty zapojení města do konkrétního projektu projednává vedení města, které zároveň projednává koordinátora projektu. Krycí list k projektu schvaluje tajemník města (viz příloha č. 3). Následně je projekt zařazen do evidence projektů dle bodu 5.1.6. b) Externí projekty myšlenku na zapojení do externího projektu schvaluje vedení města. Po zpracování úvodní dokumentace schvaluje zapojení do projektu rada města. V případě, že má projekt dopad na rozpočet města, je potřeba předložit do zastupitelstva návrh na rozpočtové opatření. I externí projekty mají krycí listy (viz příloha č. 4) a jsou evidovány dle bodu 5.1.6. 5.1.2 Postavení koordinátora a projektový (přípravný i realizační) tým Koordinátor projektu navrhuje tajemníkovi úřadu složení projektového týmu, tzn. zabezpečení lidských zdrojů nutných pro přípravu i realizaci projektu. Členy projektového týmu obvykle jsou : - člen odpovědný za textovou část projektu, - člen odpovědný za rozpočet projektu, - posouzení vlivu na životní prostředí (je-li součástí žádosti) - člen odpovědný za správu majetku, dokládají-li se majetkové vztahy - člen odpovědný za finanční analýzy - další členové dle požadavků projektů Jmenovaný koordinátor stojí v čele schváleného projektového týmu, je oprávněn požadovat součinnost všech zaměstnanců úřadu včetně zaměstnanců SPKP o.p.s.. 5.1.3 Příprava projektu a) Interní projekty každý interní projekt je evidován na tzv. Krycím listu (viz příloha č. 3), ve kterém jsou uvedeny nejdůležitější informace související se projektem. b) Externí projekty koordinátor zpracuje podle náročnosti projektu harmonogram činností a po projednání s tajemníkem s ním seznámí projektový tým. Harmonogram je mimo členy projektového týmu předán vedení města. Harmonogram činností Seznámení s projektem, předání struktury žádosti případně odkaz na internetové stránky Zpracování textové části - Popsat rozsah projektu Odpovídá Kontrolní termín Konečný termín Revize: 1. 7. 2005 strana 5 (celkem 13)
- Sestavení seznamu činností - Odhad trvání každé aktivity - Výčet potřebných zdrojů - Sestavení projektového týmu + přiřazení rolí a odpovědností Zpracování rozpočtu projektu - Odhad nákladů pro dokončení každé aktivity - Výše případně spoluúčasti města Schválení projektu Zpracování ekonomické analýzy Stanovení kontrolních dnů Identifikace rizik, jejich vyhodnocení a ošetření Ověření úplnosti podkladů a podpisů, požadované formy žádosti, počtu vyhotovení Kompletace žádosti Předání žádosti Předání podkladů pro výplatu odměny 5.1.4 Komunikace v rámci projektu Zahrnuje způsob shromažďování informací, jejich distribuci, harmonogram přípravy jednotlivých dokumentů a výstupů z projektu. Dále potom návrh projektu musí být uvedena matice odpovědnosti jednotlivých členů projektového týmu i pracovníků, kteří se na projektu nějakým způsobem podílejí. 5.1.5 Odměna projektovému týmu Výše odměny pro projektový (přípravný i realizační) tým je stanovena před zahájením přípravy projektu. Výši odměny stanovuje tajemník. Odměna je stanovena v závislosti na: - významu a přínosu pro město - výše přiznané dotace - náročnosti při zpracování žádosti Při stanovení výše odměny je přihlédnuto k tomu, zda na zpracování žádosti se podílí externí zpracovatel. Odměna je obvykle vyplácena ve dvou etapách: a) Externí projekty 0-30 % po předání žádosti v termínu a její zaregistrování 70-100 % po přijetí projektu b) Interní projekty 50 % při dokončení projektu 50 % po vyhodnocovací fázi Stanovená odměna je předem rezervovaná ze mzdových prostředků. Rezervaci těchto prostředků vede finanční odbor. Ten zároveň sleduje závazky vůči zaměstnancům. Revize: 1. 7. 2005 strana 6 (celkem 13)
Návrh na rozdělení odměny projektovému týmu předkládá koordinátor tajemníkovi, který vyplacení odměny schvaluje. Odměna se vyplácí v nejbližším výplatním termínu. Podklad pro výplatu odměny: Název projektu Stanovená odměna celkem Odměna vyplácena po zaregistrování žádosti Projektový tým Navrhl Schválil Odměna vyplácena po přijetí projektu Projektový tým Navrhl Schválil Dne Dne Dne Dne 5.1.6 Evidence projektů Evidenci databanku všech projektů (externích i interních) vede sekretariát tajemníka. Formulář, který slouží k evidenci projektů, viz příloha č. 1 (externí) a příloha č. 2 (interní). Všechny připravované projekty jsou rovněž evidovány v tabulce z porad vedoucích odborů. Tabulka obsahuje název projektu, údaje o koordinátorovi projektu, program, v rámci kterého je projekt podáván a termín podání projektu. 5.1.7 Závazky vznikající z projektu Při schvalování projektu musí být jasně vymezeny všechny závazky města spojené s realizací projektu, tzn. že v každém projektu je potřeba jasně vymezit a stanovit úkoly, ke kterým se město zavazuje, např. zástava majetku, vznik udržitelných míst apod. 5.2 Realizace projektu Ještě před samotným schválením projektu budou určeny tzv. kontrolní dny. Při těchto kontrolních dnech bude ověřováno zejména, jestli nedochází k překračování naplánovaného rozpočtu a zda jsou aktivity plněny ve schválených termínech. Samotná realizace projektu začíná jeho schválením a nastolením jasných odpovědností za realizaci. V případě, že je realizační tým odlišný od týmu přípravného, stanovuje složení realizačního týmu tajemník. Odstartování realizace projektu vychází ze schváleného časového plánu, podle něhož realizační tým porovnává dosažené výsledky, řeší vzniklé odchylky a podává zprávy vrcholovému managementu. Krycí list projektu (viz přílohy č. 3 a 4) obsahuje klíčové termíny spojené s realizací projektu. Revize: 1. 7. 2005 strana 7 (celkem 13)
5.3 Sledování rozpočtu projektu Odpovědnost za rozpočet projektu nese příslušný vedoucí odboru, do jehož kapitoly byla částka na projekt zařazena. 5.4 Hodnotící fáze Realizační tým při ukončení projektu připraví podklady týkající se porovnání výsledků s předem stanovenými cíly. U interních projektů jsou podklady předkládány tajemníkovi. U externích projektů jsou podklady předloženy ve stanoveném termínu na příslušný orgán. 6. Záznamy a dokumentace 6.1 Záznamy Záznamy vyplývající z činností uvedených v této směrnici jsou: Identifikace dokumentu Název dokumentu QF 85-03-01 Databanka externích projektů QF 85-03-02 Databanka interních projektů Uložení dokumentu Místo Doba SeTaj SeTaj 5 let I Zpracovatel dokumentu Kód přístupu SeTaj SeTaj 5 let I QF 85-03-03 Krycí list externích projektů KO SeTaj 5 let I QF 85-03-04 Krycí list interních projektů KO SeTaj 5 let I Legenda I = interní E = externí Poznámka: Přístup k I mají pracovníci SPKP a dalších organizací 6.2 Dokumentace Za archivaci dokumentace plynoucí z této směrnice je odpovědný ředitel SPKP. 7. Odkazy, související předpisy a dokumentace 7.1 Předpisy a související dokumentace Interní předpisy: QS 74-01 Zadávání veřejných zakázek QS 74-02 Nakupování a výběr dodavatelů QS 62-03 Vnitřní platový předpis QS 55-01 Organizační řád Revize: 1. 7. 2005 strana 8 (celkem 13)
7.2 Aktualizace směrnice 8. Revize Směrnice musí po stránce věcné i obsahové odpovídat aktuálnímu stavu a včas reagovat na vnitřní i vnější změny. Aktualizaci je nutné provést při: a) změně právních norem b) změně způsobu postupu činností Za aktuálnost směrnice odpovídá MJ. Revize č. List č. Popis změny Datum revize Provedl Podpis 9. Přílohy Příloha č. 1 Databanka externích projektů formulář č. QF 85-01-01 str. č. 10 Příloha č. 2 Databanka interních projektů formulář č. QF 85-01-02 str. č. 11 Příloha č. 3 Krycí list externích projektů formulář č. QF 85-01-03 str. č. 12 Příloha č. 4 Krycí list interních projektů formulář č. QF 85-01-04 str. č. 13 Revize: 1. 7. 2005 strana 9 (celkem 13)
Evid. č. Organizační směrnice QS 85-03-01 Příloha č. 1 Databanka externích projektů Název projektu Program dotační tituly (evropské, státní) Koordiátor Termín podání Spoluúčast města Celkový finanční objem Revize: 1. 7. 2005 Strana 10 (celkem 13)
Evid. č. Organizační směrnice QS 85-03-02 Příloha č. 2 Databanka interních projektů Název projektu Koordiátor Datum zahájení Datum ukončení Datum vyhodnocení Celkový finanční objem Revize: 1. 7. 2005 strana 11 (celkem 13)
-03 Příloha č. 3 Krycí list externích projektů A) Název a číslo externího projektu: B) Dotační titul C) Cíl projektu D) Výstupy: č. Popis výstupu 1. 2. 3. 4. E) Koordinátor projektu a tým Koordinátor: Tým: F) Termíny - zahájení projektu - konečný termín - kontrolní termíny G) Rozpočet projektu - celkem: - dotace: - případná spolúůčast města: H) Rizika I) Požadavky týmu J) Schválení projektu Ve Vsetíně, dne: Ing. Milan Půček, MBA Revize: 1. 7. 2005 Strana 12 (celkem 13)
-04 Příloha č. 4 Krycí list interních projektů A) Název a číslo interního projektu: B) Cíl projektu C) Výstupy: č. Popis výstupu 1. 2. 3. 4. D) Koordinátor projektu a tým Koordinátor: Tým: E) Termíny - zahájení projektu - konečný termín - kontrolní termíny F) Zdroje v (vyjma odměn) - požadavky na externí poradenství: - požadavky na vybavení: - odhadované závazky do budoucna: G) Rizika H) Odměna 1. Při dodržení výstupů v dohodnutých termínech pro koordinátora + tým celkem (1/2) 2. Po zavedení do praxe a ověření funkčnosti (1/2) I) Požadavky týmu J) Schválení projektu Ve Vsetíně, dne: Ing. Milan Půček, MBA Revize: 1. 7. 2005 strana 13 (celkem 13)