Metodický pokyn k předkládání účetních a finančních výkazů obcemi a dobrovolnými svazky obcí v roce 2015 Obsah: 1. Úvod 1 2. Způsob předkládání výkazů 2 3. Termíny a rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů 2 3.1 Měsíčně elektronicky finanční výkaz FIN 2-12 M 3 3.2 Čtvrtletně účetní výkazy Rozvaha, Příloha a Výkaz zisku a ztráty 4 3.3 Měsíčně elektronicky doplňkové informace konsolidace 5 4. Sběr výkazu Informace o schválení/neschválení účetní závěrky sestavené k 31. 12. 2014 6 5. Vznik či zánik DSO či příspěvkové organizace 7 6. Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC 8 7. Personální zajištění činností na oddělení financování obcí KrÚ JMK 8 Brno, Krajský úřad JMK, 25. února 2015
1 1. Úvod Cílem tohoto metodického pokynu je stanovit způsob, termíny a rozsah údajů předkládaných za měsíce leden až listopad v roce 2015 krajskému úřadu obcemi a dobrovolnými svazky obcí v Jihomoravském kraji pro splnění povinností vyplývajících z platných právních předpisů: zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky (dále jen prováděcí vyhláška) včetně příloh, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 383/2009 Sb., o účetních záznamech v technické formě vybraných účetních jednotek a jejich předávání do centrálního systému účetních informací státu a o požadavcích na technické a smíšené formy účetních záznamů (technická vyhláška o účetních záznamech dále jen technická vyhláška) včetně příloh, ve znění pozdějších předpisů vyhláška č. 312/2014 Sb., o podmínkách sestavení účetních výkazů za Českou republiku (dále jen konsolidační vyhláška státu) vyhláška č. 5/2014 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtů státních fondů, rozpočtů územních samosprávných celků, rozpočtů dobrovolných svazků obcí a rozpočtů Regionálních rad regionů soudržnosti včetně příloh (dále jen schvalovací vyhláška) České účetní standardy č. 701 710 Finanční a účetní výkazy budou předávány elektronicky ve formátu XML. Tuto technickou formu předkládání účetních záznamů a finančních údajů určuje vyhláška č. 383/2009 Sb. a technický manuál. Jedná se o stejný formát, kterým se účetní záznamy (výkazy) zasílají do Centrálního systému účetních informací státu. Proto tento formát musí umět vystoupit každý software bez ohledu na to, zda výkazy předává do Centrálního systému účetních informací státu krajský úřad nebo účetní jednotka sama. V jednom e-mailu je vhodné zaslat všechny účetní výkazy. Každý výkaz odpovídá jednomu XML souboru. Ministerstvo financí uveřejňuje na svých stránkách vždy aktuální verzi XSD schémat. Aktuální verze automatu na Krajském úřadu Jihomoravského kraje počítá s touto strukturou, je tedy nutné, aby výkazy byly zasílány vždy v aktuální struktuře. V souvislosti se změnami v legislativě důrazně upozorňujeme na připravenost účetních softwarů pro generování výkazů ve správných formátech! - 1 -
2 2. Způsob předkládání výkazů Krajský úřad je oprávněn vzhledem k odpovědnosti za úplnost a správnost výkazů stanovit způsob předávání těchto výkazů a dalších potřebných údajů vztahujících se k finančním a účetním výkazům. Krajský úřad Jihomoravského kraje rozhodl, že v rámci jeho působnosti se bude postupovat podle: 5, odst. 4, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) obcí a dobrovolných svazků obcí předá do CSÚIS krajský úřad 5, odst. 5, písm. b), technické vyhlášky - účetní záznamy (účetní výkazy) příspěvkových organizací zřizovaných obcemi, dobrovolnými svazky obcí a kraji předá do CSÚIS krajský úřad 5, odst. 6 a 7, technické vyhlášky - bližší podmínky pro toto předání a v souladu s Přílohou č. 2 k vyhlášce č. 5/2014 Sb. (Způsob a termíny předkládání údajů pro hodnocení plnění rozpočtů územních samosprávných celků, dobrovolných svazků obcí a regionálních rad) - předložení finančních výkazů Účetní a finanční výkazy za obce, DSO a příspěvkové organizace (neškolského charakteru) na území Jihomoravského kraje předkládá do Centrálního systému účetních informací státu Krajský úřad Jihomoravského kraje. Tištěné výkazy nebudou od obcí, DSO a neškolských PO požadovány! 3. Termíny a rozsah předkládaných výkazů a doplňujících údajů O otevření Automatu a o možnosti zasílání finančních a účetních výkazů jsou obce informovány vždy aktuálně e-mailem. - 2 -
3 3.1 Měsíčně elektronicky finanční výkaz FIN 2-12 M za měsíce únor až červen a srpen až listopad. Za měsíce leden a červenec se výkaz FIN 2-12 M nepředává a termín pro předložení výkazů za měsíc prosinec bude stanoven dodatečně metodickým pokynem k roční účetní závěrce za rok 2015. Nejsou předávány samostatně počáteční stavy, ty jsou součástí předávaných účetních výkazů. měsíčně vždy nejpozději do 10. dne následujícího měsíce, vždy po pořízení účetních a rozpočtových dat, na automat vykaznictvi.obce@kr-jihomoravsky.cz výkaz pomocí výstupu ve formátu.xml (nelze zasílat ve formátu.pdf,.txt apod.) výkazy je nutné posílat vždy v aktuálních XSD schématech předmět e-mailu se správně zaslaným výkazem musí začínat znaky WinVYK25 (viz. Příloha č. 1 Rozhraní automat) Př.: WinVYK25_02/2015_10.03.2015_08:15:10_12345678 Město XYZ po nahrání a provedení základních kontrolních chodů obdrží obec zpětný protokol s informací, že výkaz byl přijat, popřípadě oznámení o chybách v případě chyb je třeba je opravit a zaslat výkaz znovu - protokol lze prohlížet v programu NOTEPAD (=POZNÁMKOVÝ BLOK), obec je povinna jej porovnat s výstupy ze svého účetnictví, pokud obci nepřichází tyto protokoly, je nutné zkontrolovat nastavení e-mailové adresy, popř. zajistit její přenastavení tak, aby daná pošta nebyla vyhodnocena jako SPAMová, po stanoveném termínu nelze bez souhlasu krajského úřadu provádět opravy, které by měnily podobu již zaslaného výkazu. - 3 -
4 3.2 Čtvrtletně účetní výkazy Rozvaha, Příloha a Výkaz zisku a ztráty Účetní výkazy sestavené čtvrtletně, ve stavu k 31.3., 30.6. a 30.9., je nutné zaslat nejpozději do 15. dne následujícího měsíce (obce s PAP či DPH - do 20. dne následujícího měsíce) na automat vykaznictvi.obce@kr-jihomoravsky.cz výkaz pomocí výstupu ve formátu.xml (nelze zasílat ve formátu.pdf,.txt apod.) výkazy je nutné posílat vždy v aktuálních XSD schématech předmět e-mailu se správně zaslanými výkazy musí začínat znaky WinVYK25 Př.: WinVYK25_03/2015_10.04.2015_08:15:10_12345678 Město XYZ nejlépe všechny 3 účetní výkazy v jednom e-mailu!!! Je-li jedním e-mailem zasílán pouze jeden výkaz, je třeba hodnotit zpětně zaslaný protokol až po odeslání všech výkazů. Teprve po nahrání všech výkazů mohou proběhnout požadovaným způsobem kontroly, zejména mezivýkazových vazeb. Účetní výkazy je možné odeslat společně s výkazem FIN 2-12 M, pokud má ÚJ již zaúčtovány všechny účetní případy. Součástí kontrol při načítání účetních výkazů bude vedle kontroly formátu XML dále: kontrola součtů výkazu Rozvaha, kontrola součtů Výkazu zisku a ztráty, mezivýkazové kontroly (součástí je informace o tom, zda je jednotlivý výkaz nahrán v daném období či nikoli a vazba Výkazu zisku a ztráty na Rozvahu a výkazu Rozvaha na Přílohu), po nahrání a provedení základních kontrolních chodů obdrží obec zpětný protokol s informací, že výkazy byly přijaty, popřípadě oznámení o chybách v případě chyb je třeba je opravit a zaslat chybný výkaz znovu - protokol lze prohlížet v programu NOTEPAD (=POZNÁMKOVÝ BLOK), obec je povinna výkazy porovnat s výstupy ze svého účetnictví, pokud obci nepřichází tyto protokoly, je nutné zkontrolovat nastavení e-mailové adresy, popř. zajistit její přenastavení tak, aby daná pošta nebyla vyhodnocena jako SPAMová, po stanoveném termínu nelze bez souhlasu krajského úřadu provádět opravy, které by měnily podobu již zaslaných výkazů. - 4 -
5 3.3 Měsíčně elektronicky doplňkové informace konsolidace únor až červen a srpen až listopad (za měsíce leden a červenec se výkaz FIN 2-12 M nepředává, takže není nutné v těchto obdobích předávat ani konsolidační tabulku a termín pro předložení výkazů za měsíc prosinec bude stanoven dodatečně metodickým pokynem k roční účetní závěrce za rok 2015) e-mailem příslušnému referentu tabulka Konsolidace - konsolidační položky v rámci okresu a kraje POZOR! Tabulku dle přílohy č. 2 (ve formátu.xls) je nutné zasílat e-mailem příslušnému referentu v době zaslání výkazu FIN 2-12 M, tj. nejpozději do 10. dne následujícího měsíce Konsolidační tabulka nesmí být zaslána společně s účetní dávkou na adresu automatu, automat takovouto přílohu smaže a k příslušnému referentu se nedostane!!! Tato tabulka v sešitu MS EXCEL musí obsahovat rozpis všech konsolidačních položek a záznamových jednotek, které obec či dobrovolný svazek obcí uvádí v části IV. výkazu FIN 2-12 M a to jak v účetnictví, tak i v rozpočtu, mimo těch položek, které se konsolidují na úrovni účetní jednotky (převody mezi účty). Tyto údaje jsou nutné pro kontrolu konsolidací na úrovni daného okresu a kraje. Vzhledem k tomu, že konsolidace na úrovni okresu a kraje je ovlivněna včasným zaúčtováním přijatých či poskytnutých transferů nebo půjček a obce dostávají výpisy z bankovních účtů v různě stanovených termínech, je nutné, aby byly peněžní transfery jiným obcím a dobrovolným svazkům obcí uskutečněny vždy nejpozději do 25. kalendářního dne v měsíci. V této souvislosti je třeba věnovat pozornost také záznamovým jednotkám. Záznamové jednotky 024, 025, 026, 027 se používají pro transfery obcím resp. DSO nebo od obcí resp. DSO jiného okresu v rámci Jihomoravského kraje, záznamové jednotky 028, 029, 035, 036 slouží pro transfery obcím resp. DSO nebo od obcí resp. DSO jiného okresu mimo území Jihomoravského kraje. Věnujte také patřičnou pozornost označování "nástrojů" a "prostorových jednotek" (dříve tzv. zdroj). - 5 -
6 4. Sběr výkazu Informace o schválení/neschválení účetní závěrky sestavené k 31. 12. 2014 sběr výkazu Informace o schválení/neschválení bude probíhat od 20.6 do 15.7.2015 výkaz pomocí výstupu ve formátu.xml (nelze zasílat ve formátu.pdf,.txt apod.) předmět e-mailu se správně zaslanými výkazy musí začínat znaky WinVYK25 Př.: WinVYK25_05/2015_10.06.2015_08:15:10_12345678 Město XYZ k problematice Schvalování účetních závěrek obcí, DSO a příspěvkových organizací zřizovaných obcemi je na webových stránkách Jihomoravského kraje zveřejněn komplexní metodický materiál http://www.kr-jihomoravsky.cz/default.aspx?id=156690&typeid=2 činnosti v rámci účetní jednotky by měly být organizovány tak, aby byla účetní závěrka schválena nejpozději do šesti měsíců ode dne, ke kterému se účetní závěrka sestavuje. Z toho vyplývá, že řádná účetní závěrka (sestavená k 31. 12.) musí být schválena do 30. června následujícího roku. v případě mimořádné účetní závěrky (jiné datum závěrky než k 31. 12.) se tato lhůta zkracuje na dva měsíce. výkaz Informace o schválení/neschválení účetní závěrky je nutné předat do CSÚIS v případě řádné účetní závěrky do 31. 7. roku následujícího po účetním období, za které je účetní závěrka schvalována; v případě mimořádné účetní závěrky do 3 měsíců od rozvahového dne výše uvedený metodický materiál obsahuje též detailní informace k vyplnění výkazu Informace o schválení/neschválení účetní závěrky, např. v případě, že účetní závěrka nebyla schválena z věcných nebo formálních důvodů (tj. element Rozhodnuti obsahuje hodnotu NeschvalenoVecneDuvody nebo NeschvalenoFormalniDuvody), je účetní jednotka povinna do výkazu přiložit dokument se zápisem o neschválení účetní závěrky podle 7 odst. 3 nebo 19 odst. 3 vyhlášky č. 220/2013 Sb., a to do elementu NeschvaleniZapis. dále má účetní jednotka bez ohledu na to, zda její účetní závěrka byla či nebyla schválena, možnost uvést identifikaci průkazných účetních záznamů podle 6 odst. 3, případně popis dalších skutečností významných pro uživatele účetní závěrky do elementu ZaznamyUcetni/Identifikace a přiložit tyto dokumenty v podobě souboru. Každý z těchto dokumentů musí být vytvořen jako samostatný element ZaznamUcetni. účetní jednotka rovněž může zaslat ve výkazu vyjádření k výroku o schválení nebo neschválení účetní závěrky nebo k zápisu o neschválení účetní závěrky, případně k dalším skutečnostem souvisejícím se schvalováním účetní závěrky v podobě prostého textu v elementu UcetniJednotkaVyjadreni/Popis, případně toto vyjádření přiložit v podobě dokumentu do elementu UcetniJednotkaVyjadreni/Dokument. pokud není účetní závěrka schválena ve výše uvedených lhůtách, platí, že schválena nebyla, - 6 -
7 pokud schvalující orgán neprovedl úkon schválení či neschválení ve lhůtě stanovené 28 odst. 1 vyhlášky č. 220/2013 Sb., do elementu RozhodnutiDatum účetní jednotka vyplňuje hodnotu data 9999-12-31, tímto způsobem je nutné postupovat i v určitých mezních situacích (např. pokud zastupitelstvo obce není usnášeníschopné a nemůže rozhodovat o pravomocech podle 84 a 85 zákona o obcích. NEVKLÁDEJTE DO VÝKAZU INFORMACE O SCHVÁLENÍ/NESCHVÁLENÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY ZBYTEČNÉ PŘÍLOHY!!! (Např. účetní výkazy jsou již v CSÚIS zaslány a přikládat tyto výkazy je zbytečné.) 5. Vznik či zánik DSO či příspěvkové organizace Všechny obce a DSO jsou povinny informovat odbor ekonomický, oddělení financování obcí, o všech změnách jimi zřizovaných neškolských příspěvkových organizací. Jedná se zejména o vznik či zánik příspěvkové organizace, změnu adresy apod. Ve vztahu k dobrovolným svazkům obcí se pak jedná zejména o povinnost nahlásit vznik či zánik DSO s dostatečným předstihem. Výše uvedené změny je potřeba hlásit Krajskému úřadu Jihomoravského kraje, odbor ekonomický Oddělení financování obcí, na formuláři Formulář aktualizace číselníku UJ viz příloha č. 3. Vznik nové ÚJ je potřeba elektronickou poštou zaslat na formuláři Formulář aktualizace číselníku UJ viz příloha č. 3 (na adresu tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz) a je nutné vyplnit, podepsat a podepsané v originále odeslat obyčejnou poštou Zmocnění pro variantu B viz příloha č. 4. Krajský úřad využije tyto informace pro potřeby nastavení svého software pro přebírání výkazů a rovněž pro zaregistrování nové organizace, nahlášení změn či ukončení aktivity stávajících organizací, do CSÚIS. Rovněž musí pro nově vzniklé organizace zaregistrovat zodpovědnou osobu/náhradní zodpovědnou osobu do CSÚIS. - 7 -
8 6. Předávání čtvrtletních účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených ÚSC Pro informovanost ve vztahu k příspěvkovým organizacím sdělujeme, že způsob předávání účetních výkazů neškolských příspěvkových organizací zřízených územními samosprávnými celky zůstává nezměněn a je upraven vždy samostatným metodickým pokynem, který je součástí Zpráv financování obcí. 7. Personální zajištění činností na oddělení financování obcí KrÚ JMK Ing. Antonín Špaček, vedoucí oddělení financování obcí telefon: 541 65 22 33 e-mail: spacek.antonin@kr-jihomoravsky.cz okres Blansko obce Helena Autratová telefon: 541 65 22 48 e-mail: autratova.helena@kr-jihomoravsky.cz DSO Ing. Kateřina Špačková telefon: 541 65 22 47 e-mail: spackova.katerina@kr-jihomoravsky.cz okres Brno venkov obce A N Jan Klech telefon: 541 65 22 32 e-mail: klech.jan@kr-jihomoravsky.cz obce O Ž Zdeňka Debefová telefon: 541 65 22 07 e-mail: debefova.zdenka@kr-jihomoravsky.cz DSO Svatava Pecinová telefon: 541 65 22 34 e-mail: pecinova.svatava@kr-jihomoravsky.cz okres Břeclav obce + DSO Svatava Pecinová telefon: 541 65 22 34 e-mail: pecinova.svatava@kr-jihomoravsky.cz - 8 -
9 okres Hodonín obce + DSO Marie Sojková telefon: 541 65 22 01 e-mail: sojkova.marie@kr-jihomoravsky.cz okres Vyškov obce + DSO Eva Dvořáková telefon: 541 65 22 38 e-mail: dvorakova.eva@kr-jihomoravsky.cz okres Znojmo obce A M Ing. Kateřina Špačková telefon: 541 65 22 47 e-mail: spackova.katerina@kr-jihomoravsky.cz obce N Ž Ing. Marek Kurka telefon: 541 65 22 02 e-mail: kurka.marek@kr-jihomoravsky.cz DSO Ing. Jana Tomková telefon: 541 65 22 00 e-mail: tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz statutární město Brno Ing. Jana Tomková + Ing. Marek Kurka Ing. Jana Tomková telefon: 541 65 22 00 e-mail: tomkova.jana@kr-jihomoravsky.cz Ing. Marek Kurka telefon: 541 65 22 02 e-mail: kurka.marek@kr-jihomoravsky.cz ŽÁDÁME VÁS O DODRŽENÍ VÝŠE UVEDENÝCH POKYNŮ A STANOVENÝCH TERMÍNŮ. - 9 -
10 Přílohy (ke stažení) Příloha č. 1 Rozhraní AUTOMAT Příloha č. 2 Konsolidace 2015 Příloha č. 3 Formulář aktualizace číselníku UJ (pouze při zrušení, změně či zániku ÚJ) Příloha č. 4 Zmocnění pro variantu B (pouze pro nové ÚJ) - 10 -