ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S. B A K A L Á Ř S K Á P R Á C E

ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S. B A K A L Á Ř S K Á P R Á C E 2014 Adéla Matoušková

ŠKODA AUTO VYSOKÁ ŠKOLA, O.P.S. Studijní program: B6208 Ekonomika a management Studijní obor: 6208R087 Podniková ekonomika a management obchodu ANALÝZA SYSTÉMU SELFBILLING VE ŠKODA AUTO a.s. Adéla MATOUŠKOVÁ Vedoucí práce: doc. Ing. Jiří Strouhal, Ph.D.

Tento list vyjměte a nahraďte zadáním bakalářské práce

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci vypracovala samostatně s použitím uvedené literatury pod odborným vedením vedoucího práce. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná a v práci jsem neporušila autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském a o právech souvisejících s právem autorským). V Mladé Boleslavi dne 4. 12. 2014 3

Děkuji doc. Ing. Jiřímu Strouhalovi, Ph.D. za odborné vedení bakalářské práce, poskytování rad a informačních podkladů. Děkuji také zaměstnancům oddělení EUU za poskytnutí materiálů, rad a informací nutných k vypracování mé bakalářské práce. 4

Obsah Seznam použitých zkratek a symbolů... 7 Úvod a cíle bakalářské práce... 8 1 Teoretická východiska řešení... 9 1.1 Účetnictví... 9 1.1.1Kvantitativní požadavky účetnictví... 9 1.2 Zúčtovací vztahy a závazky... 10 1.3 Účetní dokumenty... 10 1.3.1 Účetní doklad... 10 1.3.2 Účetní záznamy... 11 1.3.3 Daňový doklad... 12 1.3.3.1 Náležitosti daňového dokladu... 12 1.3.4 Faktura... 13 1.3.4.1 Druhy faktur... 13 1.3.5 Opravný daňový doklad... 13 1.4 Doklady v elektronické podobě... 14 1.4.1 Elektronická fakturace (dále jen E- fakturace)... 14 1.4.1.1 Vlastnosti E-fakturace... 14 1.4.2 Teoretické vymezení metod pro zpracování závazků ve firmě ŠA... 14 1.4.2.1 Selfbilling... 14 1.4.2.1.1 Rozdíl mezi klasickou a selfbillingovou fakturací... 15 1.4.2.2 EDI... 16 1.4.2.2.1 Zpráva EDI... 16 1.4.2.3 OCR... 16 2 ŠKODA AUTO a.s.... 18 3 Zavedení metody selfbilling v dodavatelské účtárně ve firmě ŠKODA AUTO a.s...19 3.1 Organizační struktura oddělení účtárny kontokorentů (EUU) ve firmě ŠKODA AUTO a.s.... 19 3.2 Základní princip metody selfbilling ve firmě ŠA... 19 3.3 Zdroje dat pro metodu selfbilling... 20 5

3.3.1 Odchylky v DL... 21 3.4 Elektronické kanály... 21 3.5 Archivace selfbillingových dokladů... 23 3.6 Zařazení dodavatele do selfbillingu... 23 3.6.1 Oslovení dodavatele... 23 3.6.2 Testování... 24 3.6.3 Selfbillingová smlouva... 24 3.6.4 Nastavení dodavatele... 24 3.7 Vystavení selfbillngového dokladu... 25 3.10 Shrnutí matody selfbilling ve firmě ŠA... 25 4 Porovnání efektivnosti metody selfbilling s ostatními metodami fakturace užúvané ve firmě ŠKODA AUTO a.s.... 27 4.1 Srovnání z hlediska množství příchozích faktur... 27 4.2 Srovnání metod dle času... 28 4.3 Shrnutí výhod a nevýhod metod pro zpracování dokladů ve firmě ŠA... 30 4.3.1 Výhody fakturačních metod ve firmě ŠA... 30 4.3.2 Nevýhody fakturačních metod ve firmě ŠA... 31 4.4 Zhodnocení analyzované části... 31 Závěr... 33 Seznam literatury... 34 Seznam obrázků a tabulek... 36 Seznam příloh... 37 6

Seznam použitých zkratek a symbolů ČR EDI E-Fakturace EUU DIČ DL IČO INVOICE EDIFACT D00A INVOICE EDIFACT D07A Logis OCR PDF SAP SBI Selfbilling ŠA VDA4908 WEBCARGO WEBSBI XML Česká republika Electronic Data Interchange Elektronická fakturace Účtárna kontokorentů Daňové identifikační číslo Dodací list Identifikační číslo osoby Elektronická zpráva pro selfbillingovou fakturu Elektronická zpráva pro selfbillingovou fakturu Logistický systém ve kterém se provádí příjmy Metoda optického rozpoznávání znaků Portable Document Format Systeme Anwendungen Produkte Selfbilling Invoice Metoda vystavování dokladů zákazníkem za dodavatele ŠKODA AUTO a.s. Elektronická zpráva pro selfbillingovou fakturu Webová aplikace pro selfbillingové doklady Webová aplikace pro selfbillingové doklady Extensible Markup Language 7

Úvod a cíle bakalářské práce Bakalářská práce byla napsána a inspirována zkušenostmi, jež jsem nabyla v rámci své praxe na oddělení dodavatelské účtárny ve firmě ŠKODA AUTO a.s. (dále jen ŠA). Předkládaná závěrečná práce se věnuje oblasti účetnictví a novým trendům elektronické fakturace užívaných ve ŠA. Stěžejním pojmem je metoda selfbilling, která je rozšířená pouze mezi středními a velkými podniky. Mým cílem je představit, či zvýšit povědomí o tomto způsobu zpracování dodavatelských dokladů, porovnat a zhodnotit selfbilling s dalšími fakturačními metodami. Bakalářská práce se skládá z teoretické a praktické části. V teoretické části se pojednává o pojmu účetnictví jako celku. Kapitola je dále rozvinuta o kvantitativní požadavky, účetní dokumenty a stručné vysvětlení zúčtovacích vztahů a závazků. Závěrečnou část teorie tvoří nové trendy z oblasti fakturačních metod užívaných ve firmě ŠA. V praktické části je detailně rozpracováno zavedení systému selfbilling ve firmě ŠA. Je zde vysvětlen princip fungování selfbillingu z pohledu firmy ŠA vůči jejím dodavatelům. Z hlediska komunikace s dodavatelem bakalářská práce pojednává o elektronických kanálech, které jsou využity k přenosu dat mezi komunikujícími stranami. V neposlední řadě se tato kapitola zmiňuje o zařazení nového dodavatele a o vystavení dokladů jménem dodavatele. V poslední praktické části se srovnává metoda selfbilling s dalšími metodami používanými ke zpracování dodavatelských dokladů ve firmě ŠA. Jako porovnávající kritéria jsem zvolila čas objem a výhody/nevýhody. V závěru praktické části je zmíněno zhodnocení analyzované části. 8

1 Teoretická východiska řešení V první části této práce bych se ráda věnovala základním účetním principům, které je nutné vysvětlit pro pochopení dalších kapitol v praktické části práce. Teoretická část rozpracovává pojem účetnictví, zúčtovací vztahy a závazky. Závěrečná práce se dále zabývá účetními dokumenty. Následně jsou teoreticky vymezeny jednotlivé termíny jako je elektronická fakturace, selfbilling, electonic data inchange (dále jen EDI) a metoda optického rozpoznávání znaků (dále jen OCR), což jsou pro mou bakalářskou práci stěžejními pojmy. 1.1 Účetnictví Účetnictví představuje část informačního systému, který zjišťuje, měří, zaznamenává, třídí a zpracovává data. Dále také předkládá finanční informace o ekonomické entitě. Ekonomickou entitou je jednotka, která existuje nezávisle jako například firma, škola, nemocnice, fundace, ale i státní instituce. (Bokšová, 2013) Účetnictví má v dnešní moderní době širší podobu, než tomu bylo v minulosti. Není však do dnešní doby jednotně definováno. Podle Čechové (2011) se účetnictví vyznačuje určitými znaky: Účetnictví zaznamenává a zjišťuje určité skutečnosti. Tyto záznamy skutečnosti musí být správné. Zaznamenáváním skutečností vznikají informace, které umožňují rozbor a hodnocení situace. Výsledky jsou podkladem pro další rozhodování a stanovování úkolů do budoucna. 1.1.1 Kvantitativní požadavky účetnictví Kvantitativními požadavky účetnictví jsou podle 8 zákona o účetnictví následující. Dodržení srozumitelnosti, což znamená, že účetní informace musí být zcela srozumitelné. Dále uživatelé, pro které jsou určeny, by měli vykazovat určitou ekonomickou znalost. Relevantním účetnictvím účetní jednotky se rozumí informace, která pomáhá uživatelům v rozhodování např. porovnáváním minulých událostí. Dalším požadavkem je spolehlivost, neboť spolehlivé informace jsou ty, které podávají věrný a poctivý obraz, zobrazují ekonomickou realitu, jsou úplné a nestranné. Účetnictví účetní jednotky je srovnatelné, jestliže uživatelé mohou srovnávat účetní závěrky různých firem mezi sebou a v čase. Posledním kvantitativním požadavkem účetnictví je dokladovost. V účetních dokladech jsou 9

obsaženy účetní informace, na základě kterých může účetní jednotka účtovat. Tyto doklady musí splňovat určité charakteristiky. Měly by být úplné, přesné, pravdivé, přehledné a včasné. (Strouhal a kol., 2012) 1.2 Zúčtovací vztahy a závazky Zúčtovací vztahy zobrazují převážnou část vztahů k vnějšímu světu. Tato třída je co do obsahu asymetrická: zahrnuje výhradně krátkodobé závazky, zatímco některé pohledávky zde účtované mohou být dlouhodobé i krátkodobé povahy (Kovanicová, 2011, str. 283) Podle 1721 občanského zákoníku je závazek definován tak, že ze závazku má věřitel vůči dlužníkovi právo na určité plnění jako na pohledávku a dlužník má povinnost toto právo splněním dluhu uspokojit. (Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, 2014) Závazky reprezentují povinnost firmy ocenitelnou v penězích, postoupit své ekonomické užitky, a to v důsledku minulých hospodářských aktivit. Vychází z očekávání, že jejich vyrovnání vyústí ke snížení prostředků představující ekonomický prospěch. Základní kritérium klasifikace závazků je doba, po kterou budou firmě sloužit jako zdroj financování: Krátkodobé závazky jejich základním úkolem je financování běžného provozu firmy. Dlouhodobé závazky tj. závazky, jež mají dobu splatnosti zpravidla delší než 1 rok. Jsou využívány k financování složek aktiv, které mají delší dobu použitelnosti. (Kovanicová, 2011) 1.3 Účetní dokumenty 1.3.1 Účetní doklad Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. přesně definuje pojem účetní doklad. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle 8 odst. 5. (Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 2014, str. 338) Účetní doklad je průkazný účetní záznam, který dle 11 musí obsahovat následující údaje. Označení účetního dokladu, obsah účetního případu, účastníky 10

účetního případu, peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku, vyjádřené množství, okamžik vyhotovení účetního dokladu, okamžik uskutečnění účetního případu (není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu), podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ, podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Dle 4 odst. 10 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny vést účetnictví jako soustavu účetních záznamů. Přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Za účetní záznam se považují data, která jsou záznamem skutečností vedených v účetnictví. Každou skutečnost týkajíce se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy. (Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 2014) 1.3.2 Účetní záznamy Podle 33 odst. 1 zákona o účetnictví se konkrétní způsob zaznamenání informace označuje jako forma účetního záznamu. Formy účetního dokladu mohou být tři, a to listinná, technologická a smíšená. Použití určité formy účetního dokladu záleží na tom, jak účetní jednotka vede účetnictví. Všechny tři tyto formy účetních dokladů jsou rovnoprávné. Listinná forma účetního dokladu může mít podobu dle 33 odst. 2 a) : rukopisu, psanou na psacím stroji či na stroji výpočetní techniky, provedenou tiskařskými nebo reprografickými technikami, vyhotovenou tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný. Technická forma účetního dokladu může být znázorněna 33 odst. 2 b): elektronicky, opticky jiným způsobem nespadajícím pod listinnou formu dokladu, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný Smíšená forma účetního dokladu dle 33 odst. 2 c): účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný. 11

(Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 2014) Účetní jednotka smí převádět účetní záznamy z jedné formy do druhé, ale je povinna zabezpečit průkaznost tohoto převodu. Takto může učinit např. dokladem, že obsah účetního záznamu v původní formě odpovídá obsahu po převodu na jinou formu. Tato povinnost je prokázána pokud účetní jednotka předloží obě formy účetního dokladu a jejich obsah je shodný. (Ryneš, 2013) 1.3.3 Daňový doklad Daňový doklad může plnit úlohu účetního dokladu. Pouze však v případě, pokud je upraven dle daných náležitostí, které odpovídají zákonu o účetnictví. Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. Elektronickou podobu má daňový doklad tehdy, pokud byl vystaven a obdržen v elektronické podobě. S použitím elektronického daňového dokladu musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. (Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, 2014) V praxi se používá faktura jako daňový doklad u plátců daně z přidané hodnoty, což znamená, že se vystavuje pouze jeden doklad. Tento doklad obsahuje náležitosti faktury i daňového dokladu. (Jeřábek, 2011) 1.3.3.1 Náležitosti daňového dokladu Podle 28 zákona o dani z přidané hodnoty musí daňový doklad obsahovat následující údaje. Název obchodní firmy nebo jméno a příjmení. Popřípadě název, dodatek ke jménu a přímení nebo názvu, sídlo či místo podnikání plátce, který uskutečňuje plnění. Daňové identifikační číslo (dále jen DIČ) plátce, který uskutečňuje plnění. Jméno obchodní firmy nebo jméno a příjmení popřípadě název, dodatek ke jménu a příjmení nebo názvu, sídlo nebo místo podnikání osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění. DIČ plátce, pro kterého se uskutečňuje plnění. Dalšími náležitostmi daňového dokladu jsou evidenční číslo daňového dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení daňového dokladu, datum uskutečnění zdanitelného plnění, základ daně a sazba daně, základní nebo snížená cena daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona a výši daně; tato daň se uvádí pouze v české měně. Daňový doklad musí rovněž obsahovat údaje o tom, zda byl doklad vystaven zákazníkem a je-li tato osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, zplnomocněna k vystavování daňových dokladů. Také zde musí být odkaz na 12

příslušné ustanovení tohoto zákona, ustanovení předpisu Evropské unie popřípadě jiný údaj upozorňující, že plnění je od daně osvobozeno. Pokud je osobou povinnou přiznat daň osoba, pro kterou je plnění uskutečněno, pak v daňovém dokladu musí být informace o tom, že daň odvede zákazník. (Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, 2014) 1.3.4 Faktura Termín faktura není v současné době upraven obchodním ani účetním právem, nicméně je tento pojem velmi využíván v praxi. Faktura se stává účetním dokladem, pokud obsahuje náležitosti v souladu se zákonem o účetnictví. V případě, že faktura nemá všechny potřebné náležitosti, pak musí být doplněna o písemnosti a dokumenty tak, aby byly splněny podmínky stanovené právem. 1.3.4.1 Druhy faktur Faktura vydaná představuje doklad, který vystavuje dodavatel za určitý výkon. Tímto vzniká dodavateli pohledávka za odběratele. Faktura přijatá doklad, ve kterém je stanoven závazek odběratele za přijetí určité služby, zboží apod. Proforma faktura znamená, že je to ve skutečnosti nabídka podávaná ve formě budoucí faktury, při které nevzniká povinnost o této hospodářské operaci účtovat. Nevzniká zde závazek ani pohledávka. Zálohová faktura znamená doklad, jímž dodavatel po odběrateli žádá zaplacení peněžní částky v předstihu za zboží, služby apod. (Paseková, Otrusinová, 2005) 1.3.5 Opravný daňový doklad Opravný daňový doklad je určitý typ faktury, který se využívá při reklamacích nakupovaného zboží, výrobků, služeb apod. Vychází z předpokladu, že dodavatel nedodržel své povinnosti nebo ustanovení kupní smlouvy a dodávka má vady. Např. pokud nesouhlasí dovezené množství, druh, cena zboží, nebo hodnoty stanovené na fakturách. (Paseková, Otrusinová, 2005) 13

1.4 Doklady v elektronické podobě 1.4.1 Elektronická fakturace (dále jen E- fakturace) E-fakturace je plně automatizovaná bezpapírová výměna daňových dokladů mezi systémy dvou daňových subjektů. V České republice se elektronická fakturace řídí zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, zákonem č.199/1998 Sb., o dani z přidané hodnoty a dalšími souvisejícími zákony. (Vinter, 2010) Elektronické a listinné formy fakturace se staly po novele zákona o DPH rovnoprávné a nemusejí být opatřeny elektronickým podpisem ani elektronickou značkou. (Mikula, Strnadová, 2013) To by mělo přispět ke snížení administrativy pro podnikatele a správce daně. Pro některé firmy může být novela zákona o DPH důvodem pro ukončení užívání papírové formy fakturace. E-fakturace zahrnuje nejen vystavení daňového dokladu, ale i jeho předání nebo zpřístupnění, včetně jeho uchování po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Dle 35a zákona o dani z přidané hodnoty lze daňový doklad převést z listinné podoby do elektronické a naopak. Nicméně elektronická faktura musí mít stejné náležitosti jako písemná faktura. Při uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků musí být rovněž elektronicky uchovávána data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu. (Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, 2014, str. 188) 1.4.1.1 Vlastnosti E-fakturace Elektronická fakturace má mnoho vlastností. Ráda bych uvedla ty nejdůležitější, které jsou podstatné pro pochopení tohoto pojmu. E-fakturace umožňuje přístup přes webový vyhledávač, šifrování, elektronický podpis, rychlé vyhledávání dokumentů v archivu, možné nahlížení do dokumentů, zajištění archivace, platbu faktur, úsporu času i peněz, eliminaci chyb apod. (Editel, 2014) 1.4.2 Teoretické vymezení metod pro zpracování závazků ve firmě ŠA 1.4.2.1 Selfbilling Oproti obecně používaným modelům, kdy dodavatelé posílají své faktury odběratelům je selfbilling metodou vystavování dokladů zákazníkem na základě pořízených dat o příjmu zboží a následně její elektronický přenos (obvykle pomocí 14

EDI) k dodavateli. EDI v tomto případě představuje elektronickou výměnu strukturovaných fakturačních údajů ze systému odběratele do systému dodavatele, která se vyznačuje standardizací obsahu předávaných zpráv i způsobu spojení a identifikace stanic partnerů. (Koblovský, 2005) Selfbilling představuje inovativní způsob fakturace, díky které se stává fakturace rychlejší a efektivnější. Velkým kladem SBI je vysoký přehled o fakturách a jejich splatnostech. (Podnikátor, 2012) Snahou SBI je co nejvíce omezit papírový vztah mezi oběma subjekty. Vystavení dokladů se děje automaticky, prakticky bez lidského zásahu. 1.4.2.1.1 Rozdíl mezi klasickou a selfbillingovou fakturací Při klasické fakturaci dodavatel vystavuje fakturu na základě expedice svých výrobků a páruje ji s dodacími listy. Odběratel řeší problémy se zaúčtováním faktury, která neodpovídá dodacím listům může se jednat o nedodaný materiál, nekvalitní materiál, možné rozpory v datech na faktuře a dodacích listech. Pokud dodavatel použije selfbillingovou fakturaci, pak odběratel vystavuje fakturu na základě příjmu materiálu. Odběrateli odpadají problémy při párování faktury s dodacími listy. Dále je zde možnost okamžité platby spolu s elektronickým přenosem faktur (EDI). (Koblovský, 2005) Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s. Obr. 1 Srovnání klasické fakturace s metodou selfbillig 15

1.4.2.2 EDI Neboli elektronická výměna dat se zabývá komunikací mezi dvěma subjekty, které si navzájem zasílají obchodní, či jiné dokumenty elektronickou formou. Hlavním cílem EDI je nahradit papírové obchodní dokumenty elektronickou formou dokumentů. Tento krok zajistí pro firmu úsporu času a peněz. EDI je rychlým, spolehlivým a přesným nástrojem. EDI dokumenty mají stejnou právní váhu jako listiny papírové. (EDIZone, 2008-2014) Při užívání systému EDI odpadají mnohé přímé náklady, které při klasické výměně informace vznikají. EDI eliminuje opakované vkládání dat, chyby při vyřizování obchodních případů v důsledku chybně vložených dat, výdaje za papír, poštovné, obálky, přepravu. EDI přináší výrazné úspory pomocí zrychlení toku materiálu a plateb, kdy se minimalizují stavy zásob. Uvolňují jinak vázané finanční prostředky zlepšení likvidity a automatizace vyřizování obchodních případů. (Vojta, 2007) EDI je metodou pro zpracování dodavatelských dokladů a zároveň hlavním kanálem přenosu selfbillingových dokladů ve standardizované struktuře. Zpracování dokladů pomocí metody EDI probíhá ve ŠA na opačné bázi jako metoda selfbilling. V praxi to znamená, že dodavatel odesílá datové věty odběrateli (ŠA) a ŠA tyto data vloží do přednastavené šablony. Pro nastavení procesu EDI fakturace ve ŠA je nutné, aby obchodní partneři uzavřeli smlouvu o používání e-fakturace. (Interní zdroj ŠA, 2014) 1.4.2.2.1 Zpráva EDI Tuto zprávu si lze představit jako tabulku, ve které je jednotlivé pole přesně definováno podle obsahu např. datum, cena, kód zboží apod. Zpráva má přesně stanovenou strukturu, která nesmí být narušena. (Editel, 2014) 1.4.2.3 OCR Jedná se o technologii, jež umožňuje převádět listinné dokumenty do elektronické podoby. (Abbyy, 2014) Systém OCR slouží pro optické rozpoznávání znaků. Ve spolupráci se skenerem lze převést tištěné znaky na digitální text, což umožňuje vyhledat nebo upravit dokumenty v textovém editoru. Tudíž je možné upravovat obsah původního dokumentu. (HP, 2011) Systém je založen na algoritmu, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování (rozpoznávání) dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů si systém automaticky ukládá 16

nejnovější informace podle typu dokumentu a při zpracování vybírá vždy nejlepší umístění jednotlivých hodnot pro vytěžení. Systém umožňuje automatickou validaci (kontrolu) vytěžených i zadaných údajů Hlavní výhodou toho systému je, že dokáže rozpoznat z obrázku písmena, poskládat je do slov a slova následně do vět. Odpadá tak nutnost údaje z dokumentů přepisovat. Ve firmě ŠKODA AUTO a.s. se systém OCR využívá již od roku 2008. (Interní zdroj ŠA, 2014) 17

2 ŠKODA AUTO a.s. Historie mlado-boleslavské automobilky ŠKODA AUTO a.s. začala v roce 1895, kdy mechanik Václav Laurin a knihkupec Václav Klement založili malou firmu na výrobu jízdních kol. V roce 1899 Laurin & Klement spustil výrobu motocyklů, se kterými se účastnili soutěží. První model automobilu Voiturette A se začal vyrábět v roce 1905 a ihned se stal trhákem. Firma hledala silného partnera a v roce 1925 se spojila se strojírenským podnikem Škoda. Což způsobilo konec názvu i značky Laurin & Klement, postupně se přešlo na jméno a značku Škoda. Po druhé světové válce se stala automobilka monopolním výrobce osobních automobilů v Československu. Také v této době došlo k oddělení automobilky od plzeňské části podniku Škoda a byla přeměněna na Automobilové závody, národní podnik. Jelikož automobilka neměla možnosti spolupracovat se zahraničím, pak měla zaostalou technologii a nerozvíjela se. Tato situace způsobila, že Škoda se stávala málo konkurenceschopnou na západních trzích. Německá automobilka Volkswagen se stala zahraničním partnerem automobilky v roce 1990. Faktické spojení se uskutečnilo 16. dubna 1991. Škoda byla opět přejmenována, tentokrát na Škoda, automobilová akciová společnost. Automobilka prošla dlouhou cestu k technologické modernizaci a opět se dostala na vrchol automobilového světa. Továrna opět změnila název a to na dnešní Škoda Auto. (Škoda auto, 2014) Následovalo několik dalších modelů automobilů: Favorit, Felicia, Octavia, Superb, Fabia, Pick-up, Roomster, Yeti, Citigo a Rapid. Firma ŠKODA AUTO má jednoznačný cíl, dosáhnout produkce 1,8 miliónů automobilů do roku 2018. Dalšími cíli automobilky je představení třetí generace modelu Superb v roce 2015 a dále v roce 2016 by ŠKODA AUTO ráda představila nový SUV model označovaný jako Snowman. (Novák, 2014) 18

3 Zavedení metody selfbilling v dodavatelské účtárně ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Tato kapitola se věnuje detailnímu uvedení do problematiky zavedení systému selfbilling v účtárně kontokorentů ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Dodavatelská účtárna je součástí oddělení EUU, kde se tento systém využívá od roku 2004. 3.1 Organizační struktura oddělení účtárny kontokorentů (EUU) ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Oddělení odběratelské účtárny (EUU/1) Odběratelé Fakturace Oddělení dodavatelské účtárny (EUU/2) Zahraniční oddělení Zpracování přijatých dokladů od zahraničních dodavatelů Tuzemské oddělení Zpracování přijatých dokladů od tuzemských dodavatelů Správa kmenových dat Cenová, množstevní a kvalitativní vyrovnání Selfbilling Platební styk Rozdělovna Třídění a příprava na digitalizaci přijatých tištěných dokladů Bakalářská práce se bude dále zaměřovat na činnosti oddělení dodavatelské účtárny (EUU/2), které je dlouhodobým a zkušeným uživatelem metody pro zpracování závazků, tedy metody selfbilling. 3.2 Základní princip metody selfbilling ve firmě ŠA Jak již bylo uvedeno v teoretické části systém selfbilling znamená vystavování dokladů zákazníkem. Selfbillingový doklad je daňový doklad vystavený zákazníkem jménem dodavatele. Tento doklad obsahuje všechny náležitosti daňového dokladu. Snahou selfbillingu je co nejvíce omezit papírový vztah mezi 19

oběma subjekty a v neposlední řadě i další administrativu na straně ŠA. Vystavování dokladů se děje automaticky, bez lidského zásahu. Od roku 2013 nesmí doklad obsahovat logo ŠA, ale musí zde být zveřejněno, že je vystaven zákazníkem dle zákona o dani z přidané hodnoty. Vztah firmy ŠA s dodavatelem musí být vždy ošetřen smlouvou. Základním principem vystavování selfbillingových dokladů je, že jsou vystaveny na základě příjmu materiálu. 3.3 Zdroje dat pro metodu selfbilling Selfbilling je závislý na několika zdrojích dat. Zejména na informacích z oddělení nákupu a logistiky firmy ŠA. Rámcová smlouva se vytváří pro stanovení smluvních podmínek mezi firmou ŠA a dodavatelem. Jejím obsahem jsou stanovené ceny, dodací podmínky, měna, splatnost, doba trvání rámcové smlouvy apod. Tuto smlouvu uzavírá oddělení nákupu firmy ŠA spolu s dodavateli. Dalším podstatným zdrojem dat pro metodu selfbilling jsou kmenové věty jednotlivých dodavatelů. Kmenová věta obsahuje komplexní informace o dodavateli např. IČO, DIČO, sídlo firmy, bankovní spojení apod. Každá kmenová věta je v účetním systému SAP evidována pod jedinečným číslem tzv. dodavatelským číslem. Kmenové věty jsou nezbytné pro vystavení daňového dokladu. Jedním z nejdůležitějších zdrojů informací je logistika. Logistika provádí příjem materiálu do logistického systému. Tomuto kroku předchází odvolávka dispozic, tzn. požadavek na dodání příslušného množství daného materiálu. Odvolávka je vypsána na určité množství materiálu, které má být dodáno v daný čas na příslušný sklad ve ŠA. Příjem materiálu je stěžejním zdrojem dat pro metodu selfbilling. Dodavatelé dodávají materiál na základě odvolávky ŠA. Už při samotném odvolání materiálu se s dodavatelem upřesní podmínky dodání, které vyplývají částečně i z rámcové smlouvy. Další potřebné informace spojené s metodou selfbilling jsou uvedeny na dodacím listu. Datum dodacího listu řídí cenu, splatnost a zdanitelné plnění. Příjem materiálu je proveden k určitému dodavatelskému číslu, které by mělo souhlasit s dodavatelským číslem uvedeným na DL. Pokud jeden z těchto prvků chybí, příjem není možné převést do systému SAP a ten uvízne v konvektoru (rozhraní mezi logistickým a účetním systémem). 20

3.3.1 Odchylky v DL Ve firmě ŠA jsou řešeny odchylky v DL. Odchylky tvoří rozdíl v množství a kvalitativní rozdíly. Pokud je zjištěn rozdíl v množství garantovaném na dodacím listě, sklad firmy ŠA diferenci zaznamená a vyplní tzv. checklist. Checklistem se rozumí protokol o dané chybě, kde jsou vypsané veškeré podrobnosti. Tato odchylka se projeví v programu SAP a následují úkony spojené s korekcí. Korekce dodacího listu pokud sklad udělal chybu, tímto způsobem chybu opraví. Záměna dílu nastává v okamžiku, kdy dodavatel dodal místo dílu uvedeného na DL díl jiný. Nedostatečné množství tento úkon se provádí v případě, že dodavatel dodal jiné než smluvené množství uvedené na DL. Kvalitativní rozdíly znamenají, že pokud se zjistí dodání nekvalitního výrobku, je zahájeno reklamační řízení. V té chvíli je výrobek izolován na skladě reklamací a je vystaveno problémové hlášení. Následně se provede kontrolní nález a sepíše reklamační protokol. Reklamace je dále řešena s dodavatelem. 3.4 Elektronické kanály Hlavním elektronickým kanálem přenosu selfbillingových dokladů je EDI. Je to kanál pro přenos elektronických datových zpráv ve standardizované struktuře. EDI je obecně drahou technologií a proto s ním nedisponuje každá firma. Zpravidla se jedná o velké evropské koncerny, které mají dobré finanční zázemí. Pro ŠA EDI spravuje firma Teledin s.r.o. EDI nepřenáší jen zprávu pro SBI, ale umožňuje přenos dalších dat z oblasti logistiky, vývoje, faktoringu apod. Selfbilling používá pro přenos EDI tři druhy zpráv a to VDA4908, INVOICE EDIFACT D00A a INVOICE EDIFACT D07A. VDA4908 je zpráva jednoduchá a nejžádanější od zahraničních dodavatelů. Obsahuje všechna potřebná data k identifikaci daňového dokladu, nicméně česká legislativa ji nepodporuje. Z tohoto důvodu se do budoucna uvažuje o jejím zrušení. V českém prostředí je tato věta nepřípustná, protože nemá funkci přepočtu na domácí měnu. Fakturám z pohledu zákona o DPH chybí jedna ze základních náležitostí daňového dokladu (viz. 29, odstavec 1, písmeno l). V prostředí ŠA je tato věta přesto využívána i pro české dodavatele, zejména pro 21

dceřiné společnosti velkých zahraničních koncernů. Neúplnná datová věta je podpořena fakturou zaslanou ve formátu PDF, která obsahuje veškeré zákonné požadavky. INVOICE EDIFACT D00A je zpráva, která vyhovuje české legislativě. Její struktura je složitější. Nevyžaduje podporu v zasílání elektronicky podepsaných PDF, nicméně její implementace je pro mnohé dodavatele finančně i časově náročná. INVOICE EDIFACT D07A je datová věta, která v budoucnu nahradí datové zprávy INVOICE EDIFACT D00A a VDA4908. Tato datová věta se ve firmě ŠA užívá od 1. 1. 2014, budou ji moci používat jak zahraniční, tak i tuzemští dodavatelé. Zmíněná zpráva zcela odpovídá české legislativě. Hlavním kladem INVOICE EDIFACT D07A je, že pojme oproti předchozím zprávám větší objem dat. Cílem ŠA je přejít k užívání pouze této věty. Z tohoto důvodu ŠA doporučuje nově přistupujícím dodavatelům jen zprávu INVOICE EDIFACT D07A. U menších firem nelze očekávat zavedení kanálu EDI, jelikož je pro ně příliš nákladný. Menším firmám jsou doporučované jiné kanály např. WEBSBI. Jde o webový portál, ke kterému má dodavatel přístup a může si zde stáhnout vystavený selfbillingový doklad ve formě PDF a XML. WEBSBI je jednoduchá webová aplikace, kde zaměstnanec ŠA vytváří a spravuje účty dodavatelů. Dodavatelé po každé změně obdrží informační e-mail. Tento e-mail obsahuje informace o novém účtu, změně hesla, či o vystavení nových dokladů. Aplikace WEBSBI neslouží k archivaci dat, pouze na přechodnou dobu data uchovává. Doklady z WEBSBI jsou po třiceti dnech automaticky vymazány. Webová aplikace WEBSBI je dodávána jako služba třetí strany a je provozována na zařízeních a prostředcích firmy Teledin s.r.o. Tento vztah mezi ŠA a firmou Teledin s.r.o. probíhá na základě uzavřené smlouvy. Smlouva obsahuje dodatek o zacházení s utajovanými skutečnostmi. WEBCARGO je jednosměrná aplikace, která slouží k zobrazení selfbillingových dokladů. V rámci SBI se v této aplikaci zobrazují dodavatelům denní objemy daňových dokladů ve formátu PDF. WEBCARGO používají převážně významní dodavatelé ŠA, z důvodu velkého objemu příchozích dokladů. Dodavatelská účtárna firmy ŠA tyto doklady komprimuje, komprimovaný soubor obsahuje maximálně 1000 dokladů ve formě PDF. Současně s doklady ve formátu PDF 22

přicházejí dodavateli i datové věty. Doklady z aplikace WEBCARGO jsou stejně jako u WEBSBI po třiceti dnech automaticky vymazány. Další způsob doručení selfbillingových dokladů je pomocí e-mailu. Dodavateli jsou zasílány doklady ve formátu PDF. Tento způsob využívají především zahraniční dodavatelé, jelikož zasílají firmě ŠA menší objem faktur. 3.5 Archivace selfbillingových dokladů Ve firmě ŠA dochází k automatické archivaci v okamžiku, kdy se vystaví daňový doklad příslušnému dodavateli. Daňové doklady formátu PDF se archivují v systému IXOS, kde jsou trvale uloženy. Spolu s daňovým dokladem ve formátu PDF firma ŠA archivuje datové věty tzv. IDOC. V kompetenci dodavatele je archivace daňových dokladů ve formátu PDF. Data ve formátu XML (z WEBSBI) slouží pouze k interním potřebám dodavatele a nenahrazují v žádném případě daňový doklad. 3.6 Zařazení dodavatele do selfbillingu Zařazení dodavatele do selfbillingu předchází jeho oslovení, testování připravenosti, dohoda na případných úpravách smlouvy, její podepsání a nastavení systémů. 3.6.1 Oslovení dodavatele Dodavatelé se oslovují na základě následujících podnětů: Počet doručených faktur jednou za určité období se vypracovává přehled dodavatelů s počtem příchozích faktur a vybírají se ti s největším objemem. Kvalita faktur nekvalitní tisk, nekvalitní papír, neúplné informace potřebné pro zpracování dodavatelských dokladů Samotný podnět k zařazení dodavatele dávají sami dodavatelé z důvodu zkušenosti s používáním metody selfbilling v rámci koncernu VW Budoucímu dodavateli je zaslán oslovovací dopis spolu s volbou způsobu komunikace a dotazník. Pokud dodavatel projeví zájem, je nutné o tom informovat správce EDI a upřesnit jaký typ spojení bude dodavatel používat. V případě klasického EDI je třeba upřesnit typ zprávy. Správci EDI připraví a nastaví pro nového selfbillingového dodavatele zvolený typ komunikace s firmou ŠA. 23

V případě, že dodavatel si zvolí jako typ spojení WEBSBI, pak pro správce stačí jen tato informace. 3.6.2 Testování K testování dochází vždy, pokud má dodavatel zájem o fakturaci pomocí metody selfbilling. Při testování se dodavateli odešle testovací zpráva, jež vypadá stejně jako produktivně zaúčtovaný doklad. Obsahem testovací zprávy jsou reálná data, leč starší. Při testování je dobré dodavateli zaslat několik zkušebních zpráv. Testováním metody selfbilling se prověřuje připravenost dodavatele i firmy ŠA. Důraz se klade na průchodnost datových kanálů a na kontrolu úplnosti dat z hlediska legislativy. Pokud testování proběhne v pořádku, dodavatel potvrdí firmě ŠA správnost obdržených testovacích dat a přejde se k podpisu selfbillingové smlouvy. 3.6.3 Selfbillingová smlouva Pokud dodavatel splní všechna kritéria testování a souhlasí se zařazením do selfbillingu, dodavatelská účtárna firmy ŠA vystaví návrh smlouvy a odešle ji dodavateli k podpisu. Do doby než firma ŠA neobdrží dodavatelem podepsanou smlouvu, dodavatelská účtárna nemůže spustit s daným dodavatelem selfbillingovou fakturaci. Selfbillingová smlouva (příloha č. 1) se vystavuje ve třech provedeních. Jedna podepsaná smlouva zůstává ve ŠA, další dva originály smluv jsou odeslány dodavatelské firmě pod podmínkou, že se jeden podepsaný originál vrátí zpět do ŠA. Pokud dodavatelé mají zásadní připomínky ke smlouvě, pak je tyto podněty nutné konzultovat s právním oddělením firmy ŠA. 3.6.4 Nastavení dodavatele Za předpokladu, že jsou dodavatelem dojednány veškeré detaily potřebné k jeho produktivnímu spuštění v selfbillingu, je třeba provést jeho nastavení v systému SAP. Pro nastavení dodavatele do selfbillingu musí být zkontrolována a upravena kmenová věta dodavatele a je nezbytné zadat informace o dodavateli do řídící tabulky. Řídící tabulka je klíčová pro správnou funkci selfbillingu. Obsahuje např. číslo dodavatele, zvolený způsob odesílání vystavených dokladů, kontakty, platnost selfbillingové smlouvy (od - do), číselník faktur, povinné texty týkající se registrace firmy v dané zemi dodavatele, další texty, které vyžaduje dodavatel. 24

3.7 Vystavení selfbillngového dokladu Vystavení selfbillingového dokladu lze provést za předpokladu, že dodavatelská účtárna pracuje s dodavatelem, který je řádně nastaven v řídící tabulce pro selfbilling. Dále dodavatelská účtárna musí disponovat příjmem materiálu, jenž je označen k automatickému zúčtování pomocí selfbillingu. K vystavení selfbillingového dokladu je nezbytná platná rámcová smlouva s cenovou podmínkou a dodavatelem. V poslední řadě musí firma ŠA evidovat podepsanou selfbillingovou smlouvou a kompletní kmenovou větu. Pokud jsou všechny tyto předpoklady splněny, mohou být doklady vystavovány. Selfbillingové doklady pro tuzemské dodavatele se vystavují v denních dávkách automatickým nočním během. Základní varianta účtovacího programu je nastavena tak, aby se zaúčtovaly všechny příjmy tuzemských selfbillingových dodavatelů, u kterých se nevyskytují reklamace. Zpracování příjmů, kde se reklamace vyskytují, proběhne manuálně po důkladné kontrole. V rámci tuzemska se selfbillingový doklad vystavuje pro každý jednotlivý dodací list. Doklady zahraničních dodavatelů se vystavují jednou týdně, kdy jeden selfbillingový doklad obsahuje dodávky za celý týden. Na přelomu měsíce je zajištěno, aby se dodávky z různých období zaúčtovali zvlášť. Účtování se spouští manuálně, v několika nastavených variantách. Do těchto variant jsou dodavatelé rozděleni podle typu dodávek a specifických požadavků na účtování (např. dodavatelé ze zahraniční s českou registrací, dodavatelé mimo EU, dodavatelé, kteří mají dodávky současně z více zemí, dodavatelé s jiným výstavcem faktur atd.). 3.10 Shrnutí metody selfbilling ve firmě ŠA Každý dodavatel je do selfbillingu zařazen k datu uvedenému ve smlouvě. Toto datum stanovuje, že všechny dodávky s datem dodacího listu (dále jen DL) od daného data budou zpracovávány selfbillingem. Zdrojem dat pro vystavení selfbillingových dokladů je příjem materiálu v logistických systémech. Příjem materiálu je proveden s určitým datem DL, číslem DL, číslem dílu, počtem kusů a označen dodavatelským číslem. Příjem materiálu se provádí v systému LOGIS, který se v noci převrátí do systému SAP. Tak učiní pomocí několika konvektorů. Před zaúčtováním příjmů musí být pro dané datum DL, číslo dílu a dodavatele nalezena rámcová smlouva. V rámcové 25

smlouvě je uvedena cenová podmínka, tak aby mohl být příjem oceněn. Poté přichází na řadu selfbillingové programy, které vyberou příjmy, jenž mají být zaúčtované selfbillingem. Selfbillingové programy vhodné příjmy označí a zapíší je do příslušné tabulky. Po tomto úkonu přichází na řadu samotný selfbilling, který automaticky nebo ručně označené příjmy zaúčtuje. Spolu se zaúčtováním daňových dokladů se vytvoří datová zpráva. Následně se ve formátu PDF vygeneruje faktura, která je připravena k odeslání dodavateli. Všechny datové zprávy od jejich zapsání do souboru přebírá firma Teledin s.r.o. Zmíněná firma zprávy zformátuje na požadované typy zpráv a odešle je zpět na server ŠA, ze kterého se doklady pošlou dle zadaných parametrů na servery dodavatelů. V okamžiku, kdy data dorazí na dodavatelský server, obdrží ŠA delivery report potvrzení o přijetí EDI zprávy. Od této chvíle je zpráva majetkem dodavatele a za její případné změny apod. ŠA neručí. 26

4 Porovnání efektivnosti metody selfbilling s ostatními metodami fakturace užívané ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Tato část bakalářské práce se bude zabývat porovnáním systému selfbilling s jednotlivými metodami fakturace, jež jsou využívány v dodavatelské účtárně ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Detailní analýza se bude věnovat srovnání těchto metod dle času, dle použití lidského faktoru a počtu příchozích dodavatelských dokladů. 4.1 Srovnání z hlediska množství příchozích faktur Dodavatelská účtárna využívá pro zpracování dodavatelských faktur tři základní technologie. Pro zpracování dodavatelských dokladů se používá systém selfbilling, OCR a EDI. V dodavatelské účtárně je ročně zpracováváno přibližně 1 030 000, což je cca 86 000 měsíčně. Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s. Obr. 2 Množství zpracovaných dokladů za rok Na zpracování faktur se podílí v oddělení dodavatelské účtárny firmy ŠA celkem 19 referentů/specialistů. Systém selfbilling je druhou nejvyužívanější metodou zpracování dokladů a tvoří 41 % z celku. Touto metodou se zpracovává ročně přibližně 389 000 dokladů, kterou zajišťují dvě specialistky. Metoda OCR zaujímá první místo v počtu zpracovaných dokladů a tvoří 55% z celkového množství zpracovaných dokladů. Celkem čtrnáct referentek zpracovává touto metodou dodavatelské doklady. 27

Jak je zřejmé z obrázku č. 2, metoda EDI je zatím nejméně využívanou metodou. Firma ŠA začala využívat metodu EDI v roce 2012. Do budoucna ŠA plánuje rozšíření zpracování dokladů za režijní materiál. Touto metodou je ročně zpracováno 44 000 dodavatelských dokladů a tvoří 4% z celkového množství dokladů. Nicméně pro obsluhu systému EDI je zapotřebí pouze půl člověka. 4.2 Srovnání metod dle času V následující kapitole je srovnán systém selfbilling s metodou EDI a se systémem OCR. Srovnání je na základě času. Metoda selfbilling je znázorněna na obrázku č. 3. Jak je zřejmé, zpracování dodavatelských dokladů probíhá v rámci jednoho dne a zcela automaticky. Z toho vyplývá, že u metody selfbilling stačí dvě specialistky na denní zpracování přibližně 1100 dodavatelských faktur, což firmě ŠKODA AUTO šetří mzdové náklady na lidský kapitál. Během jednoho dne se zcela automaticky (pokud nevznikly nějaké nesrovnalosti) provede přenos dat o příjmu materiálu ze systému LOGIS. Dalším krokem je zaúčtování a vystavení dokladů za dodavatele. Provede se automatická archivace a odesílání dokladů dodavatelům. Posledním krokem se stává automatická platba dokladů dle splatnosti. Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s. Obr. 3 Zpracování dodavatelských dokladů za materiál metodou Selfbillingu Druhým příkladem fakturační metody je systém OCR. Tato metoda je nejvyužívanější v dodavatelské účtárně. Systém OCR obsluhuje čtrnáct účetních referentek, což je v porovnání s metodou selfbilling sedminásobek. Referentky denně při digitalizaci dokladů zpracují přibližně 1400 dokladů. Tento proces probíhá během dvou dnů. První den začíná zcela manuálním rozdělením a přípravou dokladů k zaúčtování. Dále následuje skenování listinných daňových 28

dokladů a jejich verifikace v systému OCR. Během tohoto dne dochází k archivaci dokladů. Zaúčtování dokladů probíhá během jednoho až dvou dnů v účetním systému SAP. Posledním krokem na časové ose je platba dokladů dle splatnosti. Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s. Obr. 4 Zpracování při digitalizaci dokladů Relativně novou metodou zpracování závazků v dodavatelské účtárně firmy ŠA je metoda EDI. Prozatím chod této metody může zastat půl člověka, jelikož celý běh zpracování (pokud nenastanou problémy) probíhá zcela automaticky. Metodou EDI se denně zpracovává přibližně 122 dokladů. Jak je patrné z obrázku č. 4 celý koloběh se odehrává během jednoho dne. Pouze však za předpokladu, že materiál je již na skladě. V případě, že firma ŠA již obdržela data od dodavatele, ale materiál není fyzicky na skladě, systém čeká i několik dnů na příjem materiálu na sklad. Uvažuji první variantu, že materiál již byl na skladě v momentě, kdy data od dodavatele byla doručena do firmy ŠA. Všechny kroky metody EDI probíhají v jednom dni. Prvním krokem je přenos dat do firmy ŠA od dodavatele, dalším krokem je převedení datových vět od dodavatelů do IT firmy ŠA. Dále se tyto datové věty zaúčtují v programu SAP na základě již přijatého materiálu na skladě. Posledním krokem je platba dokladů. 29

Zdroj: Vlastní zpracování dle interních dat ŠKODA AUTO a.s. Obr. 5 Zpracování závazků metodou EDI Při grafickém porovnání tří metod zpracování dodavatelských faktur za materiál vyplývá, že pokud chceme zhodnotit efektivnost z hlediska času a potřeby lidských zdrojů, metoda selfbilling je pro dodavatelskou účtárnu z možných typů fakturace nejvýhodnější. Zpracování dodavatelských dokladů pomocí metody selfbilling trvá od přijetí materiálu jeden den a k jejímu chodu je zapotřebí pouze dvou kvalifikovaných osob. Zpracování dokladů formou digitalizace probíhá v rozmezí jednoho až dvou dnů. K obsluze tohoto systému je zapotřebí větší počet personálu. Úkony spojené s digitalizací probíhají z části manuálně a automaticky. Zpracování závazků metodou EDI probíhá v rámci jednoho dne. Pouze však za předpokladu již předem přijatého materiálu na sklad, toto hledisko samozřejmě platí i pro metodu selfbilling. 4.3 Shrnutí výhod a nevýhod metod pro zpracování dokladů ve firmě ŠA Jednotlivé metody zpracování dokladů mají určité klady a zápory, tudíž se jimi bakalářská práce zabývá podrobněji. 4.3.1 Výhody fakturačních metod ve firmě ŠA Selfbilling je pro ŠA výhodný z hlediska flexibility, porovnání času a množství zpracovaných dokladů. Dalším kladem je úspora nákladů za papír a poštovné na straně dodavatele, jelikož s touto metodou odpadá mezi ŠA a dodavateli papírová komunikace. Metoda selfbilling plní úkol plně automatizovaného vystavení dokladů, zaúčtování a jejich optické archivace. Selfbilling je zabezpečená komunikace, jelikož se jedná o zákonem podporované řešení. Dalšími výhodami 30

selfbillingu pro firmu ŠA jsou např. možnost kontroly hodnot stanovených na faktuře a tvorba faktur do standardního formátu. Samotná digitalizace papírových dokladů je jednou z výhod metody OCR, což znamená, že doklad je ihned po naskenování elektronicky archivován. Systém OCR umožňuje přímé účtování vytěžených dat a přehled o toku dokladu schvalovacím procesem. Toto vede ke zrychlení schvalovacího procesu. Systém EDI má několik kladů. Pro firmu ŠA umožňuje rychlou výměnu dat, poskytuje úsporu administrativních nákladů, přímo integruje data do aplikací. Metoda EDI je spolehlivá a bezpečná z hlediska výměny dat. Eliminuje rizika, která s sebou nese metoda selfbilling. 4.3.2 Nevýhody fakturačních metod ve firmě ŠA Systém selfbilling má také určité nevýhody. Příkladem může být lidský faktor v případě, že vznikne duplicitní příjem ze strany ŠA, chybné nastavení ceny či jednotkové ceny v rámcové smlouvě. Logistika může také zadat chybné množství při příjmu materiálu. Z tohoto výčtu nesrovnalostí vychází zásadní nevýhoda metody selfbillng ta, že veškeré přijaté dodávky materiálu od dodavatele jsou ihned vyfakturovány. ŠA je částečně odpovědná za vystavené doklady a také jí vzniká nutnost důkladnějšího odsouhlasení podmínek s obchodními partnery. Hlavní nevýhodou metody OCR jsou vysoké náklady na pořízení a mzdy. Nevýhody systému OCR mohou nastat např. v okamžiku pořízení této metody, kdy je nejistá účinnost vytěžení dat. Může dojít i k problému s vytěžením položkových dat z důvodu různorodé kvality papírových vstupů. Nevýhodou EDI jsou relativně vysoké pořizovací náklady. Za nevýhodu se dá považovat poměrná nerozšířenost metody EDI mezi dodavateli, což ji momentálně činí méně efektivní pro firmu ŠA. 4.4 Zhodnocení analyzované části V této části závěrečné práce byla srovnávána metoda selfbilling se systémy OCR a EDI. Ke srovnání došlo z hlediska času, lidského faktoru, objemu příchozích faktur a výhod/nevýhod těchto metod pro firmu ŠA. Selfbilling je dle tohoto srovnání nejefektivnější metodou, jež ŠA v současné době používá. Selfbilling znamená pro firmu ŠA úsporu nákladů a času. V současné 31

době si metodu selfbilling vybralo přes 500 dodavatelů jak z tuzemska, tak i ze zahraničí. Nicméně velký potenciál pro firmu ŠA nese metoda EDI. EDI by se mohla stát během několika let efektivnější metodou, pro zpracování dokladů, než je nyní systém selfbilling. Současným cílem ŠA je bezpapírová kancelář. Z tohoto plyne, že dodavatelská účtárna plánuje zvyšovat dodavatelské základny pro metody selfbilling a EDI. Zároveň ale plánuje snižování počtu dodavatelů zpracovávaných metodou OCR. Tento krok by pravděpodobně snížil náklady v dodavatelské účtárně ve firmě ŠA o třetinu. Největší úskalí však pro dodavatelskou účtárnu ŠA skýtá stále nedostatečná legislativa ČR, která by zpřesnila výklad pojmu elektronická fakturace. Přesnější výklad by mohl dosud konzervativní firmy přimět k přechodu na elektronickou fakturaci. 32

Závěr Cílem bakalářské práce bylo analyzovat a zhodnotit metodu selfbilling ve firmě ŠKODA AUTO a.s. Navazujícím cílem bylo srovnání metody selfbilling s dalšími metodami pro fakturaci dodavatelských dokladů, jež se používají ve firmě ŠA. Teoretická část bakalářské práce pojednává o účetnictví, účetních dokumentech, zúčtovacích vztazích a závazcích. V navazující teoretické části závěrečné práce jsou vysvětleny jednotlivé metody pro zpracování dokladů ve firmě ŠA. V praktické části je detailně rozpracovaný popis zavedení metody selfbilling v oddělení dodavatelské účtárny firmy ŠA. V této části bakalářské práce je zmíněna organizační struktura dodavatelské účtárny. Je zde detailně popsán chod metody selfbilling. Porovnala jsem systém selfbilling s ostatními systémy, které dodavatelská účtárna firmy ŠA používá pro zpracování daňových dokladů. Srovnání metod je vypracováno z hlediska času, lidského faktoru, objemu příchozích dokladů a výhod/nevýhod pro firmu ŠA. V závěru praktické části je zmíněno zhodnocení analyzované části. Jak je zřejmé metoda selfbilling je stále nejefektivnější metodou pro zpracování dodavatelských dokladů ve firmě ŠA. Nicméně z této analýzy vyplývá, že v budoucnu bude metoda EDI na stejné úrovni jako systém selfbilling. V závěrečné práci je také zmíněn problém s legislativou ČR, jež je hlavním úskalím pro plnění cílů dodavatelské účtárny firmy ŠA. 33

Seznam literatury ABBYY: Co je OCR [online], [cit. 1. listopadu 2014]. Dostupné z: http://www.abbyy.cz/products/personal/finereader/about_ocr/whatis_ocr/ Auto.idnes: Novák, A: Plány Škody: superb i jako hybrid, mluví se i o fešáckém SUV [online], 2014, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://auto.idnes.cz/skodasuperb-jako-hybrid-a-dalsi-plany-d87-/ak_aktual. BOKŠOVÁ, Jiřina. Účetní výkazy pod lupou. Praha: Linde Praha a.s., 2013. 510 s. ISBN 978-80-720-1-921-2 CFO world: Vinter, J.: Vy ještě nepoužíváte elektronickou fakturaci? [online], 2010, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://cfoworld.cz/analyzy/vy-jeste-nepouzivateelektronickou-fakturaci-304 ČECHOVÁ, Alena. Manažerské účetnictví. Brno: Computer Press, 2011. 194 s. ISBN 978-80-251-2831-2 Editel: E-fakturace [online], 2014, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.editel.cz/cs/produkty-sluzby/produkty/e-fakturace EDIZone: Co je EDI? [online], 2008-2014, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.edizone.cz/elektronicka-vymena-dat-edi/co-je-edi/ HP: OCR: The most important scanning feature you never knew you needed [online], 2011, [cit. 1. listopadu 2014]. Dostupné z: http://h71036.www7.hp.com/hho/cache/608037-0-0-39-121.html Ihned.cz: Byznys: Mikula, M., Strnadová, B.: Konec jedné éry: Přílohy ve formátu PDF už nemusíte tisknout, na e-faktuře nepotřebujete e-podpis [online], 2013, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://byznys.ihned.cz/c1-59084730-konec-jedne-eryprilohy-ve-formatu-pdf-uz-nemusite-tisknout-na-e-fakture-nepotrebujete-e-podpis Interní materiály dodavatelské účtárny ŠKODA AUTO a.s. KOVANICOVÁ, Dana. Abeceda účetních znalostí pro každého. 20. vyd. Praha: BOVA POLYGON, 2012. 412 s. ISBN 978-80-7273-169-5 Orcz: Časopis síla informace: Koblovský V: Selfbilling [online], 2005, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.orcz.cz/www/wwwnew.nsf/0/04d2772f08851f22c12577a00029504c/$file/casopis05.pdf Orcz: Časopis síla informace: Vojta, J: EDI KOMUNIKACE - ŘEŠENÍ, BEZ KTERÉHO SE DNES NEOBEJDETE [online], 2007, [cit. 18. října 2014]. Dostupné z: http://www.orcz.cz/www/wwwnew.nsf/0/02941fe6954fdfb3c12577a000295048/$file/casopis07.pdf 34