Docházkový systém slouží k evidenci docházky, sledování pohybu zaměstnanců v průběhu pracovní doby, k přípravě podkladů pro zpracování mzdové agendy. Používáním docházkového systému dosáhnete omezení chybovosti při zpracování dat o docházce, lepšího využívání pracovní doby kvalitativním zvýšením osobního přístupu zaměstnanců k pracovním povinnostem (zvýšení pracovní morálky), vyloučení neoprávněných přesčasových hodin. Před samotnou implementací docházkového systému a školením uživatelů je potřeba zajistit několik informací potřebných pro plynulé a rychlé nastavení systému. Správné připravení podkladů pro nastavení systému výrazně urychlí proces nastavovaní programu a ušetřený čas může být věnován školení a řešení konkrétních problémů. OBSAH Seznam zaměstnanců Automatický import z nadřazeného systému Identifikační média Směny Příplatky a přesčasy Kalendáře Mzdové položky, výpočet odměn/prémií/ohodnocení Rozdělení na střediska Nastavení zabezpečení Práva pro modul Intraweb (tenký klient) Export dat do mzdového systému
SEZNAM ZAMĚSTNANCŮ Pro snadný import zaměstnanců do docházkového systému doporučujeme vyplnit soubor ppomer.xls, který naleznete v instalaci programu ADS4 (zpravidla C:\Program Files\Ron Software\ADS4\doc\ppomer.xls). PŘÍKLAD VYPLNĚNÉ TABULKY Povinné je vyplnit všechny žluté pole (rodné číslo může být stejné jako osobní číslo), vhodné je však vyplnit i další údaje pro rychlejší implementaci zaměstnanců (např. rozdělení). Do uživatelských polí 1 až 9 lze vepsat doplňující informace, které potřebujete u zaměstnance evidovat. AUTOMATICKÝ IMPORT Z NADŘAZENÉHO SYSTÉMU Docházkový systém je možno přímo propojit s řadou mzdových systémů a zajistit tak automatický přenos dat do docházkového systému. Zpravidla dodavatel mzdového systému připraví view nebo textový soubor v požadovaném formátu. Lze importovat tato data: Rodné číslo Příjmení Jméno Titul před Titul za Rodné jméno Datum narození Zaměstnanec Osobní číslo Datum nástupu Datum výstupu Typ pracovního poměru Kalendář Středisko Popis střediska Personální středisko Popis personálního střediska Platnost kalendáře a středisek od Typ mzdy Kód karty Označení karty Datum přidělení karty Uživatelská pole osoby Kód kategorie Popis kategorie Platnost kategorie od Kód funkce Popis funkce Platnost kategorie od Název uživatele pro E-PORTÁL Heslo E-PORTÁL E-mail Skupina práv E-PORTÁL Požadujete jednorázový import dat? Požadujete automatický import dat ze mzdového systému? Z jakého? Sdělte nám kontakt na vašeho konzultanta a my s ním probereme možnosti propojení.
IDENTIFIKAČNÍ MÉDIA Pro evidenci docházky zaměstnanců jsou využívána identifikační média. Naše docházka používá několik typů: Bezkontaktní karta Bezkontaktní přívěsek Kontaktní čip dallas Otisky prstů Při dodávce hardware pro docházkový systém jsou dodány také identifikační média a jejich čísla jsou načteny do programu DOCHÁZKA. Bezkontaktní karty nebo přívěsky je možné potisknout. Jaké jsou možnosti? Bezkontaktní karta Přímý potisk na kartu Potisk na samolepící fólii Bezkontaktní přívěsek Potisk čísla pořadového čísla Gravírování pořadového čísla Výroba logoprintu z pryskyřice OTÁZKA Požadujete potisk karty nebo přívěsku? Jakou technologií? SMĚNY Směna určuje pracovní čas jednotlivých směn, délku pracovního fondu, délku pevného jádra. A způsob vkládání a počet přestávek na, které má zaměstnanec nárok. Př1. 3směný, Po-Pá, Ranní - 06:00-14:00, odpolední 14:00-22:00, noční 22:00-06:00. Fond je 7,5h. Přestávky se vkládají automaticky po 4,5 h práce v délce 30 min. Př2. 3směný, Po-Pá, Ranní - 06:00-14:00, odpolední 14:00-22:00, noční 22:00-06:00. Fond je 7,5h. Přestávky se vkládají v pevný čas (10:00 10:30, 18:00-18:30, 2:00-2:30). Pokud příchod do práce je v čase přestávky, automaticky ji čerpá. Pokud si označí přestávku v jiný čas, je mu vložena jak přestávka v pevný čas tak i označená na terminálu.
Př3. 2směný, Po-Pá, Ranní 06:00-18:00, odpolední 18:00-06:00 Fond je 11,5h. Přestávky se vkládají automaticky po 6h práce v délce 30 min. Př4. Administrativa, Po-Pá 08:00-16:30, Fond je 8h. Přestávky se vkládají automaticky po 5h práce v délce 30 min. Př5. Uklízečka, Po-Pá 10:00-15:00 Fond je 5h. Bez přestávek. PŘÍPLATKY A PŘESČASY Příplatek - je ohodnocení za práci v konkrétní typ směny, dne. Příplatek zaměstnanci vždy zůstane, nedochází ke krácení, pokud zaměstnanec neodpracuje celý pracovní fond v měsíci. Přesčas - je rozdíl mezi fondem pracovní doby a skutečně odpracovanou dobou. Přesčas si může zaměstnanec čerpat, např. formou náhradního volna. NEJČASTĚJŠÍ PŘÍPLATKY Příplatek za odpolední od 14:00 22:00 Příplatek za noční od 22:00 06:00 Příplatek za práci o víkendu Příplatek za práci ve svátek Nárok na stravu/stravný lístek. Definujte, pokud má zaměstnanec nárok na stravu/stravný lístek, za jakých okolností má na tento příplatek nárok. Př1. po odpracování 4 hodin, ale zároveň musí mít méně než 5 hodin služební cesty. Př2. Za odpracování 4 hodin ve dnech kdy má plánovanou směnu. Aj. NEJČASTĚJŠÍ PŘESČASY Přesčas Po-Ne Přesčas Po-Pá Přesčas ve svátek aj. Jaké příplatky a přesčasy používáte ve vaší firmě?
KALENDÁŘE Kalendáře se skládají ze směn, příplatků, přesčasů a dalšího nastavení. Definují, denní úvazek zaměstnance. Jak se zaměstnanci zaokrouhlují příchody a odchody (lze zaokrouhlovat např. na 5,10,15,30,60 min, a to vždy nahoru, dolů, nebo podle matematických pravidel). Jakým způsobem se počítá s přesčasy: nepočítají/převádějí/proplácí. Jaké směny daný konkrétní zaměstnanec používá, na které příplatky a přesčasy má nárok. Jak se zaměstnanci střídají směny a v jakém intervalu (Př. Zaměstnanec má jeden týden ranní, druhý týden odpolední a třetí týden noční, Př2. Zaměstnanec jde 2 dny na ranní, 2 dny na odpolední, 2 dny na noční a pak má 3 dny volna, opakovaní tohoto cyklu je pak 2+2+2+3=9 dní). Jak zaokrouhlujete příchody a odchody? Přesčasy se proplácejí/převádějí/nepočítají? Kolik provozů s různými typy opakovaní máte? Na které příplatky a přesčasy tyto provozy mají nárok? OPERACE Pomocí operací si zaměstnanec označuje operace, které jde provádět. Případně tyto operace můžou být vloženy do docházky ruční editací. Operace mohou mít odlišné nastavení např. automatické ukončování, opakování, započítávání do jedné nebo více časových složek. Standardně jsou v docházce nastaveny tyto operace Příchod, přestávka, odchod, služební cesta, Soukromý odchod, školení, k lékaři, dovolená, nemoc, očr, mateřská, další mateřská, omluvená absence, neomluvená absence, náhradní volno, práce ve ztíženém prostředí, překážky (zaměstnavatel), neplacené volno. Budete chtít zadávat i jiné operace? ZAOKROUHLOVÁNÍ Jednotlivé časové složky, přesčasy, příplatky mohou být zaokrouhlovány např. na 5,10,15,30,60 min, a to vždy nahoru, dolů, nebo podle matematických pravidel. Jak se budou zaokrouhlovat časové složky?
MZDOVÉ POLOŽKY, VÝPOČET ODMĚN/PRÉMIÍ/OHODNOCENÍ V docházce můžete zadávat mzdové položky a ohodnocení pro každého zaměstnance zvlášť na základě uvážení nadřízeného. Případně nechat docházku tyto prémie vypočítat, pokud je jasně stanoven výpočet/algoritmus těchto prémií. Budete chtít zadávat mzdové položky? Máte stanoven jasný výpočet prémií/odměn/ohodnocení? ROZDĚLENÍ NA STŘEDISKA Rozdělit zaměstnance je vhodné pro další práci s programem. Použijte taková rozdělení, které Vám usnadní práci s docházkou. Díky správnému rozdělení osob můžete snadněji tisknout a filtrovat zaměstnance dle konkrétních rozdělení. Např. rozdělení na THP pracovníky a výrobu, rozdělení dle provozů, rozdělené dle umístění, rozdělení dle jednotlivých vedoucích atd. ZABEZPEČENÍ V APLIKACI Je vhodné promyslet si, kteří zaměstnanci budou pracovat s docházkou, jaký rozsah pravomocí jim bude přidělen a se kterými lidmi v docházce bude moci pracovat (proto je vhodné mít vytvořeno jedno rozdělní dle jednotlivých vedoucích/zpracovatelů docházky). Zpravidla IT a personální účetní jsou správci, mistři mohou pouze upravovat docházku svým podřízeným, ředitel firmy má pouze náhled do celé docházky. Kdo bude mít přístup do docházky? Jaké práva bude mít a na jaké skupiny zaměstnanců/rozdělení? PRÁVA PRO MODUL E-PORTÁL Součástí docházkového systému může být webový portál. Definujte práva pro E-PORTÁL resp. co zaměstnanec může vidět na portálu. Vedoucí pracovník v portálu může vidět docházku svých podřízených a může jim schvalovat absence, zaměstnanec může mít náhled na svoji docházku a může si plánovat absence. Určí se, zda a jaké výsledky může vidět (odpracovaná doba, přesčasy, dovolené, nemoci.). Jaké práva bude mít zaměstnanec? Jaké práva budou mít nadřízení?
EXPORT DAT DO MZDOVÉHO SYSTÉMU Data z docházkového systému lze exportovat do systému mzdového. Je možné exportovat data o docházce (dny, hodiny) a také odměny zaměstnanců Kč,, %. Formát exportu závisí na požadavcích dodavatele mzdového systému. Požadujete export do mzdového systému? Do jakého a v jakém formátu? Sdělte nám kontakt na vašeho konzultanta a my s ním probereme možnosti propojení.