GORDIC spol. s r.o. software p. box 40 586 04 Jihlava 4 GORDIC SOFTWARE KDF =============================== KNIHA DOŠLÝCH FAKTUR =============================== UŽIVATELSKÁ PØÍRUÈKA * SUPERVIZOR * verze 7.x pro Windows Copyright Gordic spol. s r.o., 2001 1
2 KDF - pøíruèka uživatele
OBSAH 1. ÚVOD 5 1.1 Pøedmluva 5 1.2. Kompatibilní verze ekonomických úloh WIN & DOS 6 1.3. Struèná charakteristika funkcí programu WinKDF 7 2. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ PROGRAMU 9 2.1. Struèný pøehled základních ovládacích prvkù 9 2.2. Obecné vlastnosti 12 2.3. Vstup do programu WinKDF 13 2.3.1. Spuštìní programu z operaèního systému Windows 13 2.3.2. Zadání hesla a kontrola dat 14 3. FAKTURY 15 3.1. Zápis 15 3.1.1. Zápis - èíselná øada a skupina 15 3.1.2. Zápis 15 3.2. Úhrada 21 3.3. Proplacení 23 3.4. Úèetnictví 24 3.5. Opravy 25 3.5.1. Faktur 25 3.5.2. Úhrad 25 3.6. Prohlížení 27 3.7. Import dat 28 4. POUKAZY 29 4.1. Zápis 29 4.1.1. Zápis - èíselná øada a skupina 29 4.1.2. Zápis 29 4.2. Proplacení 34 4.3. Úèetnictví 34 4.4. Opravy 34 4.4.1. Poukazù 34 4.4.2. Úhrad 34 4.5. Prohlížení 35 4.6. Import dat 35 3
5. TISKY 36 5.1. Pøíkaz k úhradì 36 5.2. Kniha faktur 36 5.3. Protokol o pøedání faktur 36 5.4. Kniha poukazù 37 5.5. Finanèní úøad 37 5.6. Složenky 37 5.6.1. Zpracování H 37 5.6.2. Pøeskok 38 5.6.3. Parametry 39 5.6.4. Èíselník PSÈ 39 5.7. Inkasa 39 5.8. Úhrady 39 5.9. Nepøedané faktury 39 6. ÈÍSELNÍKY 40 6.1. Dodavatelé 40 6.2. Èíselník pøíjemcù plateb 41 6.3. Rejstøík vlastních úètù 41 6.4. Èíselník správcù rozpoètových prostøedkù 42 6.5. Èíselník èíselných øad faktur 42 6.6. Èíselník skupin øad faktur 42 7. SPECIÁLNÍ FUNKCE 43 7.1. Výpis z banky 43 7.2. Parametry úlohy 43 7.3. Editor 44 7.4. Archivace 44 7.5. Reindexace 44 7.6. Info 45 7.7. Obnovení 45 7.8. Výstup úèetnictví 45 7.9. Založení nového roku 45 7.10. Zmìna aktuálního roku 46 7.11. Dávka Gordic 46 8. POPIS ØÍDÍCÍCH SOUBORÙ 47 8.1. Obecnì o pojmenování souborù 47 8.2. Popis øídících souborù 47 8.3. Konfiguraèní soubor KDF.CFG 49 9. PØÍKLADY 55 PØÍLOHA A 57 4
1. ÚVOD 1.1 Pøedmluva Vážení uživatelé - zákazníci Firma GORDIC spol. s r.o. software Vám pøedkládá k prostudování první vydání rozsáhlé uživatelské pøíruèky SUPERVIZOR s podrobným popisem funkcí programu WinKDF. Program byl pøeveden z pùvodní verze pro operaèní systém DOS do nového prostøedí Windows 95, Windows 98, pøíp. Windows NT. Aby byl pøechod na novou verzi v prostøedí Windows co nejménì problematický, data programu mají stále stejnou strukturu a není tedy tøeba dìlat žádné konverze dat. Ani hlavní menu programu nedoznalo v tomto novém prostøedí podstatnìjších zmìn. Je tøeba se hned na poèátku zmínit o tom, že verze pro Windows plnì podporuje myš a zvyšuje tím uživatelský komfort pøi ovládání ve všech fázích programu. Tato PØÍRUÈKA SUPERVIZORA WinKDF má za úkol popsat veškeré funkce programu, tvorbu a význam datových, øídících i pomocných souborù a nìkteré zvláštnosti pøi práci s programem. Program WinKDF GORDIC je v souèasnosti dodáván ve dvou verzích: LOC - lokální verze sloužící ke zpracování na lokálních PC. NET - sí ová verze sloužící k multiuživatelskému pøístupu k jedné databázi - více uživatelù mùže pracovat s daty téže organizace. Pøestože pùvodní zadání vychází z potøeb organizací státní správy a místní samosprávy, modulární stavba programového vybavení zajistí pokrytí širokého rozsahu potøeb ostatních organizací, podnikù a vìtších soukromých firem. WinKDF je to systém evidence došlých faktur, který funguje samostatnì, spolupracuje s následujícími programy naší firmy: UCR (WinUCR) - podvojné úèetnictví (rozpoètových i pøíspìvkových org.). KXF(WinKXF) - komukace s bankou Programové øešení nové verze programu je realizováno v jazyce INPRISE DELPHI 3.0 se systémem oken otevíraných prostøednictvím položek menu, bìžných pro systémy Windows. Aktuální položka, na které stojí plošný kurzor, je ve spodním Help-Line øádku doplnìna komentáøem vybrané funkce a èiní tak vlastní obsluhu zcela snadnou záležitostí. PØÍRUÈKU SUPERVIZORA WinKDF je možné doporuèit zaèínajícím i zkušeným uživatelùm, protože vysvìtluje podrobnì veškeré manipulace s daty - pøi poøizování faktur nebo poukazù, prohlížení, tisku sestav, archivacích i ostatních funkcích. Všechny poøízené záznamy jsou archivovány a lze je kdykoli zpìtnì prohlížet. 5
Ukládají se i informace bìžnému uživateli nepøístupné, ale pro funkci systému nezbytné. Autorský tým vám pøeje pøíjemnou práci s programem Kniha došlých faktur ve verzi pro Windows. Jestliže se pøed vámi objeví neøešitelný problém, který nedokážeme sami odstranit ani s pomocí této pøíruèky, volejte vašeho dealera, resp. firemní HotLine. 1.2. Kompatibilní verze ekonomických úloh WIN & DOS Program WinKDF je 32-bitová aplikace pracující v grafickém režimu a je souèástí nabídky ekonomických úloh v tzv. WIN&DOS verzi. To znamená, že program WinKDF lze spoleènì provozovat s DOS verzí (i v kombinaci) nad spoleènými daty v lokální i sí ové verzi (100 % datová kompatibilita s již existujícími daty) v architektuøe WIN&DOS klient-fileserver. V programu WinKDF je plnì zachovaná funkènost jako u verze pro systém MS DOS. POZOR!!! Programy - pro systém DOS i Windows musí mít stejné èíslo verze! Schematické znázornìní práce nad spoleènými daty: 6
1.3. Struèná charakteristika funkcí programu WinKDF Hlavní výhody øešení lze shrnout do následujících bodù: - úloha je vhodná pro všechny uživatele - rozpoètové a pøíspìvkové organizace, obecnì prospìšné organizace a pro podnikatele. - uživatel si sám stanoví parametry knihy faktur pro danou organizaci, v nìmž urèí místo banky, místo organizace, zda bude požadovat pøímý výstup do úèetnictví atp. - systém pracuje zvláš se souborem došlých faktur a zvláš s tzv. platebními poukazy. Oba typy dokladù mohou být èlenìny pomocí pøedøazených èíselných øad a skupin - automaticky pøidìluje poøadové èíslo každé novì zapisované faktuøe nebo poukazu - umožòuje èásteèné úhrady a jejich sledování, zálohové faktury a jejich vyúètování - obsahuje èíselník vlastních úètù, ve kterém lze opravovat, vyhledávat a tisknout podle zvolené výbìrové masky - obsahuje èíselník dodavatelù a pøíjemcù, který lze tøídit podle IÈO, názvu organizace nebo podle èísel úètù - èíselník obsahuje také smìrový kód banky dodavatele - umožòuje pracovat podle potøeby s volitelným èíselníkem SRP (tzv. správce rozpoètových prostøedkù), který umožòuje tisk pøedávacího protokolu o pøedání faktur do obìhu - vìtšinu typù èíselníkù je možno doplòovat pøímo pøi práci s knihou faktur a knihou poukazù - vysoká efektivnost práce je umožnìna pomocí funkce nápovìdy, kterou lze pøi poøizování nahlížet do jednotlivých èíselníkù a po vybrání varianty lze stisknutím klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést veškeré údaje z èíselníku do poøizovaných dat - øeší možnost vyhledávat z výpisù pomocí zadání variabilního symbolu proplacené faktury nebo poukazu a automatizovanì u nich doplòovat datum zaplacení (pokud nechce uživatel tuto možnost použít, mùže volit pøímé napoøizování datumu) - umožòuje tisk jednotlivého nebo hromadných pøíkazù, dále tisk knihy faktur, knihy poukazù, tisk protokolu o pøedání faktur do obìhu, tisk libovolných faktur nebo poukazù zaznamenaných v knihách, tisk pøehledové sestavy pro hlášení o placení soukromým osobám (pro finanèní úøady), tisk prùvodního formuláøe (tzv. košilka ) - systém obsahuje možnost prohledávat všechny soubory podle všech kritérií, které se zaznamenávají v knihách a provádìt souèet èástek 7
- systém je zabezpeèen pomocí možnosti provádìt archivaci všech souborù na disketu - úlohu je možné použít i pro sledování DPH - do banky lze vystupovat z dat KDF i elektronickou cestou (soubor na disketì nebo modemem) - automatické párování plateb provedených bankou pomocí dávky GORDIC, vytvoøené programem KXF (zajiš uje komunikaci s bankou pomocí kompatibilního média) - výstup složenek typu H elektronickou cestou Upozornìní Dùležité pro uživatele je sledovat spodní okraj obrazovky, ve kterém se v tzv. Help-Line øádku objevují dùležitá hlášení a upozornìní programu! Program je zabezpeèen tak, že obsluha je pøed provedením závažné operace s daty (rušení, vymazání, spuštìní uzávìrky) upozornìna zvláštním dotazem zda OPRAVDU chce následující závažnou operaci provést!!! 8
2. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ PROGRAMU Program WinKDF pracuje v prostøedí Windows a pøi jeho ovládání se používá všech standardních zásad a základních ovládacích prvkù pro ovládání aplikací ve Windows. Pokud jste dosud v prostøedí Windows nepracovali, doporuèujeme vám se pøed vlastním zapoèetím práce se zásadami ovládání Windows seznámit. Program lze ovládat pomocí myši a vìtšinu jeho èástí také z klávesnice. Vzhledem k tomu, že vìtšina administrativních pracovníkù je zbìhlejší v psaní na klávesnici, je v programu umožnìno pohybovat se po jednotlivých položkách na obrazovce klávesou ENTER (spolu s klávesami ve Windows obvyklými TAB a SHIFT-TAB). 2.1. Struèný pøehled základních ovládacích prvkù Editaèní pole Podle okolností mùžeme zadat textovou èi èíselnou položku. Pokud je to potøeba, probíhá automatické formátování textu. Jsou-li na zadávanou hodnotu kladeny speciální nároky, je na to obsluha upozornìna pouze tehdy, neodpovídá-li hodnota požadavku. Pokud je položka napøíklad omezena maximálním poètem znakù, nepovede se nám více znakù zapsat. POZOR! Mùže se však stát, že máme text zprava doplnìn mezerami a editaèní pole nám již neumožní napsat další znaky i když pro vás se situace jeví, jako když nemùžeme pøipsat text na konec (nevšimneme si mezer zprava textu). Pokud je obsah pole (masky) vybraný do bloku (oznaèeno modrou barvou), je obsah pole (masky) pøi prvním stisku klávesy vymazán a nahrazen novým, námi psaným textem. V pøípadì, že chceme hodnotu pouze upravit a nikoli celou pøepsat, musíme zrušit vybrání. Zrušení vybrání pole (masky) se provede kliknutím myši kdekoli uvnitø pole (masky) nebo stisknutím nìkteré z následujících kurzorových kláves: šipka vpøed, šipka vzad, šipka nahoru, šipka dolù. Editaèní pole pro zobrazení/zadání datumu Datum se zadává ve formátu DD.MM.RRRR. 9
Editaèní pole s krokováním Do editaèního pole mùžeme zapsat hodnotu buï ruènì, nebo se pomocí šipek nahoru a dolù èi myši a pravé èásti editaèního pole pohybovat v seznamu optimálních (doporuèených) hodnot. Roletová nabídka (Combobox) Seznam platných hodnot se zobrazí (rozvine) po kliknutí na tlaèítko se šipkou dolù. Pro vyhledávání v seznamu hodnot lze použít stisk klávesy s prvním písmenem hledaného textu. Po opakovaném stisku této klávesy se periodicky výbìr posouvá postupnì po všech øádcích (hodnotách) zaèínajících tímto znakem. Pøepínaèe: volba vybrána volba nevybrána Tlaèítka 10 Bìžné tlaèítko je možné stisknout klávesou mezerník, klávesou Alt+podtržené písmeno nebo kliknout myší; Pøednastavené tlaèítko je možné stisknout stejnými zpùsoby jako u bìžného tlaèítka, ale také reaguje na klávesu Enter použitou kdekoliv v oknì, kde se toto tlaèítko vyskytuje. Zpravidla se v takovémto oknì vyskytuje i tlaèítko Zrušit, které je možné zvolit stiskem klávesy ESC. Tlaèítko pøístupné aktivní V tomto okamžiku je možné danou volbu použít. Tlaèítko nepøístupné - neaktivní V tomto okamžiku nelze danou volbu použít.
Popisy editaèního políèka Èerná barva návìstí pole - nepovinné vyplnìní. Modrá barva návìstí pole - povinné vyplnìní. Hlavièka dialogového okna pøi otevøení a uložení souboru - Kde hledat po kliknutí na šipce se položka rozbalí do okénka, ve kterém je pøehlednì zobrazena celá struktura poèítaèe - seznam všech diskù (vèetnì sí ových i diskù okolních pøipojených poèítaèù) a adresáøù na nich (možnost provedení výbìru, na jakém disku a v jakém adresáøi najít hledaný soubor); - První tlaèítko skok o úroveò výše (ve struktuøe celého systému Windows); - Druhé tlaèítko založení nové složky (nového adresáøe); - Tøetí tlaèítko pøepínaè - zobrazí se pouze názvy adresáøù a souborù; - Ètvrté tlaèítko pøepínaè - zobrazí se detaily adresáøù i souborù (název, velikost, typ, datum poslední zmìny). Toolbutton rychlá volba Tlaèítka jsou umístìna na nástrojové lištì pøímo pod hlavním horizontálním menu WinKDF. Toto tlaèítko (ikonu) lze stisknout pouze myší. Každému tlaèítku je pøiøazena urèitá funkce z menu nebo submenu funkcemi odpovídajícího menu. Ovládací prvky okna (nabízí se v pravém horním rohu okna): Levé tlaèítko pracovní plocha (okno) se zbalí do minimalizované podoby - (schová se do spodního stavového øádku Windows); Prostøední tlaèítko pøepínaè velikosti okna zmìna mezi oknem pøes celou obrazovku a uživatelským nastavením velikosti okna; stejného výsledku 11
dosáhneme i dvojitým stiskem levého tlaèítka myši v horním øádku okna (souèasnì se zmìnou velikosti okna se mìní i vzhled prostøedního tlaèítka ovládacích prvkù okna); Pravé tlaèítko zavøení aktivního okna (ekvivalent tlaèítka Konec nebo Zrušit). Hlavièka okna Po kliknutí (je možné levým i pravým tlaèítkem myši) na znaku firmy GORDIC (v levém horním rohu hlavního okna) se rozbalí systémové menu, ve které je možné vybírat z èinností, souvisejících s vlastnostmi hlavního okna (pracovní plochy): - obnovit - obnoví uživatelskou velikost okna; - pøesunout - pøesune okno pomocí klávesnice na jiné místo obrazovky; - velikost - nastaví pomocí klávesnice jinou uživatelskou velikost okna; - minimalizovat - pracovní plocha (okno) se zbalí do minimalizované podoby - (schová se do spodního stavového øádku Windows); - maximalizovat - nastaví velikost okna pøes celou obrazovku; - zavøít - ukonèí program - horká klávesa Alt-F4; - vystøeï - umístí okno do støedu obrazovky (pouze pokud je programové okno zobrazeno v uživatelské velikosti). 2.2. Obecné vlastnosti 12 Po kliknutí pravým tlaèítkem myši na libovolném editaèním poli (v režimu POØIZOVÁNÍ i v režimu PROHLÍŽENÍ) se zobrazí se následující menu: - zpìt - obnoví zpìt pøedchozí hodnotu pole (pouze v režimu poøizování); - vyjmout - vyjme obsah aktivního pole (nebo jeho èást), které je oznaèeno jako blok (pouze v režimu poøizování) a uloží jej do pamìti; - kopírovat - zkopíruje obsah pole nebo jeho èást (není-li pole prázdné), které je oznaèeno jako blok do pamìti; - vložit - vloží obsah pamìti do aktivního pole (pouze v režimu poøizování); - odstranit - odstraní obsah pole (nebo jeho èást), které je oznaèeno jako blok, z aktivního pole a uloží jej do pamìti (pouze v režimu poøizování); - vybrat vše - oznaèí obsah pole jako blok (inverznì). Výjimkou jsou celoplošná prohlížecí okna typu BROWSE, kde jsou na pravém tlaèítku (po kliknutí na seznam) definována specifická místní menu (napø. v poøizovaèi dokladù, v kartotéce, v pohledech, v prohlížení èíselníkù, apod. tyto odlišná menu jsou vždy popsána v pøíslušných kapitolách).
Pojmy levé/pravé tlaèítko myši - pokud není tlaèítko specifikováno, rozumí se vždy levé tlaèítko myši; uchopení myší stisknutí levého tlaèítka myši na objektu (pokud není øeèeno jinak) a držení tohoto tlaèítka; tažení myší - za stálého držení levého tlaèítka myši (pokud není øeèeno jinak) pøesunutí kurzoru myši na cílové místo a zde uvolnìní tlaèítka myši. 2.3. Vstup do programu WinKDF 2.3.1. Spuštìní programu z operaèního systému Windows Program je možné spustit nìkolika zpùsoby: POZOR!!! 1) Dvojklikem na ikonu umístìnou na ploše obrazovky; 2) Výbìrem z nabídky START-PROGRAMY-GORDIC-WINKDF; 3) Z nabídky START-SPUSTIT spuštìním WKDF.EXE; 4) Z pøíkazové øádky pøíkazem WKDF.EXE. Program WinKDF má v sobì zabudovanou kontrolu na pøítomnost virù. Pokud se objeví místo vstupní obrazovky varovné hlášení: PROGRAMOVÉ SOUBORY BYLY NÁSILNÌ NARUŠENY! OVÌØTE SYSTÉM ANTIVIROVÝMI PROGRAMY! KDFERR=... V takovém pøípadì je tøeba si opsat èíslo uvedené u KDFERR a oznámit je nejbližšímu dealerovi firmy. S nejvìtší pravdìpodobností je program WinKDF napaden virem. Je tøeba ovìøit existenci viru pomocí antivirových programù. V menším poètu pøípadù mùže být toto hlášení zpùsobeno narušením ostré instalace programu. Program WinKDF obsahuje rovnìž kontrolu na aktivaèní klíè a èíslo licence, které je kontrolováno pøi pøihlášení do programu i pøi všech reinstalacích programu na vyšší verze utilitou WGORUPIN. Pokud je chybný registraèní soubor, program hlásí: Chyba instalace WKDF.GOR neexistuje nebo má špatnou strukturu. Také v tomto pøípadì doporuèujeme kontaktovat dealera firmy GORDIC. 13
2.3.2. Zadání hesla a kontrola dat Pokud program shledá, že licence i programové soubory jsou v poøádku, zobrazí se následující pøihlašovací okno programu: r Úvodní obrazovka vybízí k zadání vstupního uživatelského hesla. Zadáme pøidìlené heslo (na obrazovce se však zobrazují hvìzdièky, aby jej nezjistila neoprávnìná osoba) a zadání potvrdíme. Zadané heslo je zkontrolováno podle tabulky hesel pracovníkù a pokud se zde vyskytuje, pak se ve spodním informaèním poli objeví krátce jméno uživatele, kterému byl právì povolen vstup do programu s danou úrovní pøístupu. V levé èásti okénka se pod firemním logem vypisuje aktuální èíslo verze programu WinKDF. Po potvrzení zadaného hesla následuje hlavní obrazovka se základním menu programu WinKDF. Tlaèítko Zrušit naopak uzavøe okno a k pøihlášení do systému nedojde. 14
3. FAKTURY 3.1. Zápis 3.1.1. Zápis - èíselná øada a skupina Pokud má uživatel nastaven parametr umožòující používání èíselných øad a skupin, tak pøed zápisem faktury musí rozhodnout o zadání hodnoty èíselné øady a skupiny z èíselníkù. V této fázi se nedají doplòovat hodnoty do èíselníku, k tomu slouží práce s èíselníky (podrobnìji viz 6.5 a 6.6). Pokud uživatel nemá nastavenu možnost používání èíselných øad a skupin, tato nabídka se nezobrazuje. Celý zápis má následující strukturu: Èíselná øada až 3 místa (povinný údaj) Výbìr možností je možno spatøit po stisku F2, výbìr hodnoty se provede prostøednictvím šipek a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK. Hodnotu je možno zadat také pøímo. Zadaná hodnota je zkontrolována na existenci v èíselníku èíselných øad. Pokud neexistuje, zadání neprobìhne korektnì a do fáze 3.2 nelze vstoupit. Skupina øad až 3 místa (povinný údaj) Výbìr možností je možno spatøit po stisku F2, výbìr hodnoty se provede prostøednictvím šipek a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK. Hodnotu je možno zadat také pøímo. Zadaná hodnota je zkontrolována na existenci v èíselníku skupin øad. Pokud neexistuje, zadání neprobìhne korektnì a do fáze 3.1.2 nelze vstoupit. Po úspìšném zadání se ihned pokraèuje fází 3.1.2. 3.1.2. Zápis Tato funkce slouží k zápisu faktury došlé do organizace. Celý zápis má následující strukturu: Poøadové èíslo faktury až 8 míst (povinný údaj) Pøi zahájení práce (nebo po zadání nové kombinace øady a skupiny) je uvedena hodnota 0. Obsluha je vybídnuta k zadání èísla a pak v prùbìhu zpracování se tato hodnota vždy pøi novém zápisu automaticky zvyšuje. Pokud zahajuje uživatel zpracování uprostøed roku, mùže plynule navázat na svoji ruènì vedenou knihu došlých faktur tak, že si pøi zahájení zpracování napíše navazující poøadové èíslo do tohoto programu KDF a pokraèuje tak v èíselné øadì. 15
IÈO dodavatele až 10 míst (nepovinný údaj) Zadané IÈO je zkontrolováno na èíselník dodavatelù. Pokud je IÈO nalezeno, jsou automaticky dosazeny ostatní údaje o dodavateli. Pokud se nenalezne, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nové IÈO do èíselníku. Po odpovìdi A se objeví okno, ve kterém obsluha poøídí všechny potøebné údaje k dodavateli. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 nahlédnout do èíselníku dodavatelù, seøazeného podle IÈO, vybrat si pøíslušného dodavatele a stisknutím Enter nebo tlaèítka OK pøenést hodnoty do pøíslušných položek týkajících se dodavatele. Pokud se tato nápovìda vyvolá z prázdné hodnoty, zobrazí se všichni dodavatelé. Pokud se vyvolá napø. se zadanou hodnotou 6, zobrazí se pouze dodavatelé s IÈem zaèínajícím hodnotou 6. Pokud zadáme pøi zápisu došlé faktury již existující IÈO dodavatele, avšak nesprávné ve vztahu k zadávané faktuøe a pøi poøizování chceme tuto chybu napravit, staèí zadat nové (správné) IÈO. 16
Zvýšenou pozornost je tøeba vìnovat té výjimeèné situaci, kdy máme dodavatele s jedním IÈem, ale s více rùznými úèty. V tomto pøípadì je možno postupovat dvìma rùznými zpùsoby: 1. Po zadání IÈO stiskneme klávesu F2 a objeví se nabídka všech záznamù dané organizace, ze které si zvolíme odpovídající øádek. 2. Zadáme pøímo daný úèet. Název dodavatele až 25 míst (nepovinný údaj) Alfanumerická hodnota. Dùležitý je zpùsob zadávání, protože v pøípadì tisku rejstøíku dodavatelù podle abecedy jsou dodavatelé seøazeni podle prvního písmene (je rozdíl mezi velkými a malými písmeny). Uživatel mùže pomocí klávesy F2 nahlédnout do èíselníku dodavatelù seøazeného abecednì a zvolit vyhovujícího dodavatele. Pokud se tato nápovìda vyvolá z prázdné hodnoty, zobrazí se všichni dodavatelé. Pokud se vyvolá napø. se zadanou hodnotou P, zobrazí se pouze dodavatelé s názvem zaèínajícím písmenem P. V pøípadì, že je zadáváno IÈO nebo èíslo úètu, které se nalezne, je název dodavatele automaticky plnìn z èíselníku. Èíslo úètu dodavatele až 19 míst (standardnì povinný údaj) Po zadání èísla a stisku klávesy Enter nebo tlaèítka OK je èíslo zkontrolováno na èíselník dodavatelù. Pokud je nalezeno, jsou automaticky dosazeny i ostatní údaje o dodavateli. Pokud není èíslo nalezeno, následuje dotaz systému, zda chce uživatel zadat nového dodavatele. Po odpovìdi A se otevøe okno na obrazovce a v nìm je možno doplnit všechny potøebné údaje o dodavateli. 17
V pøípadì, že je zadáváno IÈO, které se nalezne, je tento údaj automaticky plnìn z èíselníku. Èíslo úètu mùže obsahovat i pomlèku -. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 nahlédnout do èíselníku dodavatelù seøazeného podle èísel úètù, vybrat si pøíslušného dodavatele a stisknutím klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést jeho hodnoty do poøizovací masky. Údaj o èísle úètu se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. Po zadání èísla úètu probìhne jeho kontrola. Pokud nevyhovuje algoritmùm pro bankovní styk, je uživatel upozornìn. Pokud uživatel chce, aby èíslo úètu dodavatele bylo jako údaj nepovinný, musí zadat v souboru KDF.CFG parametr POV=1. Smìrový kód banky dodav. až 4 místa (povinný údaj) Údaj se automaticky plní z èíselníku dodavatelù nebo je zadáván obsluhou pøímo. Údaj o smìrovém kódu banky dodavatele se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. Konstantní symbol až 8 míst (zde nepovinný údaj) Tato hodnota se pøenáší z èíselníku dodavatelù od daného dodavatele. Není nutno ji zde zadat. Specifický symbol až 12 míst (zde nepovinný údaj) Tato hodnota se pøenáší z èíselníku dodavatelù od daného dodavatele. Není nutno ji zde zadat. Støedisko až 4 místa (nepovinný údaj) Pokud nechceme, aby se tento údaj nabízel, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Faktury mohou být èlenìny na jednotlivá støediska. Správce rozpoèt. prostøedkù až 4 místa (nepovinný údaj) Pokud nechceme, aby se údaje vztahující k SRP nabízely, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Tohoto údaje nejèastìji využijí vìtší organizace, které potøebují rozlišit fakturu z hlediska vnitropodnikového pøíjemce. Uživatel mùže pomocí klávesy F2 nahlédnout do èíselníku správcù SRP, vybrat si pøíslušného správce a pøenést jeho èíselný kód do poøizovaného slova. 18
Stav pøedání SRP 1 místo (nepovinný údaj) Následující možnosti zobrazují stav vùèi SRP: 0 pøipraveno (bude se tisknout do protokolu - viz 5.3) 1 pøedáno (nebude se tisknout do protokolu) 2 vráceno (vráceno od SRP) Objednávka až 15 míst (nepovinný údaj) Èíslo objednávky, pøípadnì smlouvy. Èíslo faktury dodavatele až 10 míst (povinný údaj) Zadává se zásadnì jen numerický údaj, který se v dalším zpracování automaticky pøenáší do hodnoty Variabilní symbol platby a tím i do tisku pøíkazu k úhradì. Datum odeslání faktury ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj) Je rozhodujícím datem, od kterého se poèítá celkem 14 dní automaticky datum splatnosti. V pøípadì potøeby mùže uživatel stanovit v souboru KDF.CFG pomocí parametru SPL jiný poèet kalendáøních dní pro výpoèet data splatnosti. Faktura došla ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj) I když jde o nepovinnou hodnotu, je pøednastavena ze systémového data poèítaèe jako datum dne, kdy je faktura zadávána. Mùže být i pøepsána. Faktura je splatná ve tvaru dd/mm/rrrr (nepovinný údaj) Údaj je automaticky vypoèítáván z hodnoty Datum odeslání faktury tak, že je pøipoèítáno 14 kalendáøních dní. V souboru KDF.CFG lze pomocí parametru SPL zmìnit i na jiný poèet dní. Index jednomístný údaj (nepovinný údaj) Zadání priority platby. (viz KDF.CFG parametr LIM ) Zpùsob platby jednomístný údaj (povinný údaj) Vyskytují se tyto hodnoty s pøíslušným významem: H úhrada se zaøadí do hromadného pøíkazu k úhradì P úhrada se provede na jednotlivém pøíkazu k úhradì X faktura bude vyøazena z dalšího zpracování, nebude se proplácet a nebude tudíž ani proveden tisk pøíkazu k úhradì. Nadále však bude vedena v poèítaèi (napø. bude vrácena dodavateli jako neoprávnìná faktura). 0 (nula) k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 19
1 k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 (do vlastních rukou) 2 k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 (propla te dne..) 3 k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 (do vlastních rukou a propla te dne..) O úhrada bude provedena v hotovosti (nebude tištìn pøíkaz k úhradì, zároveò se ihned nabízí doplnìní datumu proplacení) I faktura byla uhrazena inkasem dodavatele z našeho úètu (nebude se provádìt tisk pøíkazu, nabízí se ihned doplnìní datumu proplacení) Fakturovaná èástka až stamiliony se dvìma desetinnými místy (povinný údaj) Pokud èástka neobsahuje desetinná místa, postaèí potvrzení Enterem a dvì desetinná místa se dosadí sama. V ostatních pøípadech je tøeba desetinné místo zadat. Hodnota se automaticky pøenáší do hodnoty Èástka k proplacení, kde ji mùže obsluha pøepsat. Èástka se využívá i pro pøípravu pøíkazu k inkasu a dobropisu. Pøíkaz k inkasu - zadá se záporná èástka a v bodì 3.2 se pro Tisk pøíkazu zadá hodnota H nebo P. Dobropis - tedy faktura, na jejímž základì obdrží platbu, se øeší zápisem došlé faktury se zápornou hodnotou èástky a v bodì 3.2 se pro Tisk pøíkazu zadá hodnota I, a potom se napíše datum proplacení. Pokud dobropis ještì nebyl proplacen, datum proplacení se nezadává, a z obrazovky se vystoupí pomocí Esc. Úèetní doklad - pøi zápisu až 6 míst (nepovinný údaj) Pokud nechceme, aby se tento údaj nabízel, je možno jej zmìnit v zadávání parametrù KDF (viz 7.2). Èíslo dokladu v úèetnictví pøi zápisu. Po stisku F2 lze vstoupit do poøizovaèe úèetnictví. Poznámka až 60 míst (nepovinný údaj) Alfanumerický údaj sloužící k další identifikaci faktury, zejména k textovému vyjádøení obsahu faktury (napø. cement, kanc.materiál atp.). Prostøednictvím poznámky lze pomocí vyhledávací procedury vyhledávat faktury podle jejich popisu (podrobnìji viz 8.3 parametr POZ). Uložení všech zadaných údajù se provádí stisknutím tlaèítka OK. Uživatelé, kteøí chtìjí sledovat daò z pøidané hodnoty, budou v této fázi zadávat ještì další hodnoty: 20
DIÈ-daòové identifikaèní èíslo až 14 míst Tato hodnota se vìtšinou doplòuje z èíselníku dodavatelù (je tøeba mít èíselník s doplnìnými hodnotami). Datum zdanitelného plnìní Pøijaté plnìní s DPH 0% Pøijaté plnìní se sníženou sazbou DPH DPH se sníženou sazbou Pøijaté plnìní se základní sazbou DPH DPH se základní sazbou Rozdíl mezi fakturovanou èástkou a rozpisem DPH Tyto hodnoty se zadají podle dané faktury. Hodnoty s nenulovou sazbou danì se zadávají bez danì. Pro doplnìní do èástky se sazbou je možno použít klávesu F2. Pøíklad: Jestliže je ve fakturované èástce zadána hodnota 105, a pokud se v hodnotì èástka se sníženou sazbou stiskne F2, objeví se hodnota 100 - což je právì hodnota bez danì 3.2. Úhrada V této funkci se doplòují údaje potøebné pro tisk pøíkazu k úhradì k dané faktuøe. Pøípadnì se provádí vyøazení dané faktury z možnosti tisknout pøíkaz. Ukazují se pouze faktury, které byly poøízeny do úlohy a nebyl dosud proveden tisk pøíkazu k úhradì. V tìchto fakturách je možno se pohybovat (a vybírat potøebné faktury) pomocí horizontálního menu s tìmito funkcemi: Následující skok na další fakturu vyhovující podmínce Pøedchozí skok na pøedchozí fakturu vyhovující podmínce Od èísla f. nejbližší vhodná faktura od daného poøadového èísla faktury Maska možnost zadání dalších omezujících podmínek pro výbìr (intervalová maska) Zadání vlastní doplnìní údajù pro pøíkaz k úhradì Splatnost zobrazení nesplacených faktur se splatností k danému dni (obdobnì lze získat volbou vhodné masky) Po volbì menu ZADÁNÍ se doplòují následující hodnoty: 21
Zpùsob platby jednomístný údaj (povinný údaj) Vyskytují se tyto hodnoty s pøíslušným významem: H úhrada se zaøadí do hromadného pøíkazu k úhradì P úhrada se provede na jednotlivém pøíkazu k úhradì X faktura bude vyøazena z dalšího zpracování, nebude se proplácet a nebude tudíž ani proveden tisk pøíkazu k úhradì. Nadále však bude vedena v poèítaèi (napø. bude vrácena dodavateli jako neoprávnìná faktura). 0 (nula) k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 1 k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 (do vlastních rukou) 2 k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 (propla te dne..) 3 k úhradì bude použita složenka typu H - viz 5.6 (do vlastních rukou a propla te dne..) O úhrada bude provedena v hotovosti (nebude tištìn pøíkaz k úhradì, zároveò se ihned nabízí doplnìní datumu proplacení) I faktura byla uhrazena inkasem dodavatele z našeho úètu (nebude se provádìt tisk pøíkazu, nabízí se ihned doplnìní datumu proplacení) Vlastní úèet až 19 míst (povinný údaj) Automaticky se pøedplòuje èíslem prvního úètu zadaného v èíselníku vlastních úètù (viz 2.3). Uživatel si tedy pøi zadávání èíselníku zadá na první místo vždy nejvíce používaný bankovní úèet. Systém kontroluje zadávané èíslo úètu na platný èíselník vlastních úètù. Pokud uživatel zadá pøi zadávání faktury èíslo úètu, které se ještì v èíselníku nevyskytuje, systém to ohlásí. Uživatel je nucen tento úèet doplnit v èíselníku (viz 6.3). Uživatel mùže pomocí klávesy F2 nahlédnout do èíselníku vlastních úètù, zvolit si jeden a stiskem klávesy Enter nebo tlaèítka OK pøenést jeho èíslo do poøizovací masky. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. Variabilní symbol až 10 míst (povinný údaj) Automaticky se pøedplòuje z hodnoty Èíslo faktury dodavatele. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. Konstantní symbol až 8 míst (povinný údaj) Osmimístná hodnota, z níž první ètyøi místa zleva jsou vyhrazena pro tzv. zvláštní dispozice a další ètyøi místa tvoøí vlastní konstantní symbol. Hodnota položky se plní zprava doleva a není tedy nutno doplòovat nuly vlevo od hodnoty. Hodnota se pøenáší do tisku pøíkazu k úhradì. 22