Software pro váš úspěch Říjen 2013 Konference New Vision in HR Klíčové výkonnostní ukazatele pro lepší workflow Personální systém v cloudu pro Výstaviště České Budějovice Nová nabídka kurzů v aplikaci Vzdělávání + SOUTĚŽ! Newsle er
Vítáme nové zákazníky Mezi našimi klienty vítáme příspěvkovou organizaci Ministerstva práce a sociálních věcí, Fond dalšího vzdělávání. Jejím cílem je podpora zvyšování adaptability a fl exibility lidských zdrojů na trhu práce k tomu jim, doufáme, pomohou i naše aplikace z oblasti řízení lidských zdrojů PAM, PER, ELD, RNP a KZP, které si pořídili v cloudu. Ferratt International Czech, Praha, kteří vyrábějí tiskařské a obalové produkty, nově také využívá náš personální systém v cloudu. Česká kurýrní a spediční služba In time spedice, spol s. r. o., si pořídila mzdy, ELD, RNP a KZP v cloudu. Mzdy zpracované softwarem Vema bude mít i 120 zaměstnanců A-Doprava s. r. o. z Jaroměře. Novinky v informačním systému V aplikaci Vzdělávání (VZD) jsme realizovali Přihlašování na vzdělávací akce u zaměstnanců s novým nástupem. Aplikace Systemizace (STM) nově umožňuje Hromadný tisk organizačních schémat a Nastavení vlastní číselné řady při uložení vzhledu organizačního schématu. Pro vysoké školy máme také několik novinek, které usnadní mzdovým účetním správně vyhodnotit práci zaměstnanců na grantových projektech. Sestava z aplikace PAM roztřídí Vyplacené mzdy dle projektů (zakázek), umí Mzdové zařazení dle projektů a Mzdový výměr zaměstnanců dle projektů. Portálový dokument z aplikace PAM nově zobrazuje Přehled mzdových nákladů na grant, Rozúčtování mzdových nákladů na grant, Bilanci odpracované doby dle projektů, Platové zařazení dle projektů a Rozúčtování pojistného na grant. 2
Implementace personálního systému v cloudu ve Výstaviš České Budějovice Multifunkční pavilon T, Výstaviště Č. Budějovice. (zdroj: vcb.cz) Akciová společnost Výstaviště České Budějovice a. s. patří již po řadu let mezi přední organizátory výstav a veletrhů v České republice. Organizování veletrhů a výstav, realizace externích zakázek, nabídka komplexních reklamních služeb klientům v jihočeském regionu, v České republice i dalších zemích Evropy jsou základní nosné programy akciové společnosti, jejímž posláním je jednak tyto aktivity nadále rozšiřovat a zkvalitňovat a zároveň svojí činností napomáhat rozvoji výstavnictví v České republice a upevňovat si v něm své přední postavení. Výchozí situace Výstaviště České Budějovice je naším novým zákazníkem, který dosud neměl zkušenosti s využíváním SW Vema. Po oboustranné domluvě a následném schválení vedením Výstaviště jsme se rozhodli pro využití HR aplikací Vema v rozsahu: Práce a Mzdy, Personalistika, Evidenční listy, Registr nemocenského pojištění a Komunikace se zdravotními pojiš ovnami. Všechny tyto aplikace budou využívány pomocí naší služby V4 Cloud. Cíle Naším společným cílem bylo především pokrytí všech variant práce, které zaměstnanci na Výstavišti ČB vykonávají. Konkrétně rozdělení pracovní doby na jednotlivé zakázky, které se týkají různých výstav, které zde probíhají. Jak je známo, výstavy se připravují dlouho dopředu a zaměstnanci tedy část směny pracují na přípravě jedné výstavy a část směny na přípravě jiné. Toto byl hlavní požadavek na náš SW, abychom byli schopni jednotlivá rozdělení zpracovat. Rovněž musí být zachována součinnost s legislativou ČR, aby vše bylo v pořádku dle platných norem. Řešení Na začátku bude u zákazníka nainstalována služba V4 Cloud, spolu s datovým prostředím, které je společné pro všechny výše zmiňované HR aplikace. Po ověření autentizace a autorizace zákazník vstoupí do dat, kde má již možnost zadávat jednotlivé zaměstnance. Výstaviště má cca 60 kmenových zaměstnanců, bude tedy vhodnější, aby byli zaměstnanci do programu zadáváni nově. Tím zamezíme vzniku možných chyb, které by s sebou mohl nést import z předchozího softwaru. Ostré zpracování mezd začne od ledna 2014. Přínosy Nejdůležitějším přínosem je včasné a legislativně správné zpracování mezd, personálních událostí a odeslání všech požadovaných dokumentů státním institucím za použití nejmodernější služby V4 Cloud tak, aby byl zákazník spokojen. Ing. Lada Valeriánová konzultantka HR, pobočka České Budějovice 3
Nová nabídka kurzů v aplikaci Vzdělávání O potřebě soustavného vzdělávání zaměstnanců není třeba diskutovat. Pro podporu vzdělávacího procesu zaměstnanců slouží naše aplikace Vzdělávání. Evidovat informace ale nestačí. Důležitou součástí vzdělávacího procesu je externí vzdělávání. Jak ale najít ty nejlepší kurzy pro naše zaměstnance? Společnost Education přišla s dobrým nápadem soustředit nabízené kurzy od řady renomovaných vzdělávacích společností na jediném místě na internetu na adrese kurzy.edumenu.cz nebo pro Slovensko na adrese kurzy.education.sk, takže je možno kurzy porovnávat a vybrat z široké nabídky ty nejvhodnější kurzy pro vaše zaměstnance. Navíc společnost Education ráda zařadí do nabídky i kurzy dalších vzdělávacích společností v případě, že od vás bude vědět, se kterými vzdělávacími společnostmi rádi spolupracujete. Na internetové odkazy kurzů, školení, konferencí a hotelů se dostanete přímo i z Centra Vema v záložce Organizace z nového panelu Portál Edumenu. Jak by se vám líbilo mít nabídku těchto externích kurzů přímo v aplikaci Vzdělávání, abyste z ní mohli vybírat kurzy pro vaše zaměstnance a jejich účast na kurzech mohli v aplikaci i jednoduše evidovat? Právě tuto možnost přináší zářijová verze 18.03 aplikace Vzdělávání. V nabídce Vzdělávání přibyla podnabídka Edumenu a v ní tři položky Kurzy, Konference a Společnosti (organizátoři kurzů), jak můžete vidět na obrázku s otevřenou nabídkou kurzů. Kromě vzdělávacích kurzů získáváte také seznam pořádaných odborných konferencí. Takto komplexní seznam konferencí zřejmě na jednom místě nikde jinde nenajdete. Stačí nastavit pravidelné (třeba noční) spouštění jednoduchého skriptu uvedeného v dokumentaci a kurzy z nabídky na edumenu.cz nebo education.sk se budou automaticky přenášet do Vzdělávání. Tyto kurzy obsahují všechny potřebné informace k tomu, abyste mohli vybrat ty nejlepší kurzy pro vaše zaměstnance. Samozřejmě si můžete nastavit parametrizaci, abyste v seznamu kurzů viděli jen ty, které vás skutečně zajímají. Můžete fi ltrovat podle kategorií kurzů nebo podle regionů. Nespornou výhodou našeho řešení je to, že nepotřebujete vyhledávat kurzy na neznámém portálu, ale pracujete ve známém prostředí datového editoru. Máte k dispozici veškeré funkce jako je například třídění, fi ltrování nebo barevné označení vět. Jednoduchým způsobem (CTRL + kliknutí myší na webovou adresu kurzu) se dostanete přímo do objednávkového formuláře kurzu, kde se můžete přihlásit k účasti. A jak se z kurzu v nabídce Edumenu stane standardní akce ve Vzdělávání? Je to úplně jednoduché, stačí zmáčknout klávesu F7 nad vybraným kurzem a máte z něj akci, se kterou pracujete jako s každou jinou akcí ve Vzdělávání. Vyzkoušejte aplikaci Vzdělávání s novou funkcí pro přenos vzdělávacích kurzů z databáze edumenu.cz nebo educa on.sk. Společně s fi rmou Education jsme pro vás připravili soutěž pro ty z vás, kteří začnou databázi kurzů využívat co nejdříve. 4
Vzdělávejte se a soutěžte! Jak mít kurzy vzdělávacích ins tucí, s nimiž spolupracujete, v so waru společnos Vema? Spolupracujete dlouhodobě se vzdělávacími institucemi? Bylo by pro Vás užitečné, aby jejich kurzy a školení byly přímo v aplikaci Vzdělávání, kterou využíváte? Informujte nás o vzdělávacích institucích, s nimiž spolupracujete, a my zajistíme, aby jejich nabídka byla i ve Vašem softwaru! Všichni, kteří využívají aplikaci Vzdělávání a pošlou vyplněný formulář nebo doporučení do 31. 12. 2013 na e-mail tomas.langer@edumenu.cz, postupují do slosování o skvělé ceny: 1. cena 2. cena 3. cena 4. cena Pobyt pro dvě osoby na dvě noci v Parkhotelu**** Hluboká nad Vltavou, vč. snídaně a vstupu do posilovny. Víkendový wellness pobyt dle vlastního výběru v Hotelu Centro**** a Wine Wellness Hustopeče v hodnotě 5 000 Kč. Pobyt pro dvě osoby na dvě noci s polopenzí v hotelu Mlynky*** ve Slovenském ráji. Dárkový poukaz do ACTION LANDU, zábavního a adrenalinového parku v Bratislavě v hodnotě 100 EUR. Jak můžete soutěžit a vyhrát? 1. Využívejte aplikaci Vzdělávání (VZD Vema). Platí pro stávající i nové zákazníky VZD. 2. Zašlete nám seznam vzdělávacích institucí, které jsou Vašimi dodavateli vzdělávání (viz formulář ke stažení). Za odeslaný vyplněný formulář budete 1x zařazeni do slosování. A / NEBO nám pošlete doporučení (text na hlavičkovém papíře). Návrh formulace: Naše společnost doporučuje dodavatelům vzdělávání zadávat své kurzy a konference prostřednictvím portálu edumenu.cz (education.sk), díky čemuž je mohou zaměstnanci naší společnosti mít již následující den ve svém intranetu v personálním systému Vema, který využíváme. Za poslané doporučení budete 5x zařazeni do slosování. ZASÍLEJTE NA ADRESU: tomas.langer@edumenu.cz nejpozději do 31. 12. 2013. Z obdržených mailů vylosujeme výherce. Slavnostní vyhlášení a předání cen vítězům proběhne v lednu 2014 po domluvě s výherci v sídlech poboček společnosti Vema. O vyhlášení Vás budeme informovat e-mailem.* 5. cena Odborné publikace z nakladatelství GRADA. * Soutěžící musí být starší 18 let a nesmí být pracovníkem společnosti Vema, a. s. ani jejich rodinný příslušník. Ceny jsou nepřenosné a není možné je vyměnit za hotovost. Vítěz bude e-mailem vyzván k převzetí výhry. Jestliže se nepřihlásí do 7 dnů od odeslání zprávy, výhra propadá. 5
Workflow jako efek vní řešení pestré škály schvalovacích procesů Jak organizace objevují výhody workfl ow aplikací, rozšiřuje se naše portfolio schvalovacích procesů, které jsou využívány pro velmi různorodé procesy probíhající u našich zákazníků. Zejména tam, kde se schvalování účastní pracovníci, kteří běžně s našimi aplikacemi nepracují, přinášejí tyto aplikace zřetelné výhody pracovník může pohodlně a intuitivně, bez znalosti zdrojových aplikací, spravovat přes internet veškeré procesy, kterých se má účastnit. Na rozdíl od papírového schvalování se inteligentní formuláře předvyplní údaji z potřebných databází, zařídí veškeré kontroly údajů, odesílají se dle kontextu právě tam, kam mají, a výsledky do příslušných databází také zapíší. Rovněž zabezpečují informování prostřednictvím e-mailů, zohledňují zastupování pracovníků a poskytují řadu dalších vychytávek, které práci usnadňují. Některé aplikace lze využívat v jejich standardní podobě v podstatě v každé organizaci (schvalování plánů dovolených a jiných typů nepřítomnosti, schvalování a zpracování cestovních příkazů), další obvykle potřebují větší či menší přizpůsobení potřebám konkrétní organizace (schvalování nástupu pracovníka, schvalování personálních a mzdových změn), jiné vyžadují zcela individuální namodelování schvalovacího procesu podle analýzy specifi ckého způsobu práce u zákazníka. K těmto posledním patří např. schvalování odměn, které se v jednotlivých organizacích vesměs liší. O pestrosti typů řešených procesů svědčí např. jedna z posledních realizovaných workfl ow aplikací - Klíčové výkonnostní ukazatele (KPI), která byla vytvořena pro našeho význačného zákazníka. Slouží k naplánování a vyhodnocení výkonnostních ukazatelů pracovníků s následnou návazností na odměňování. Každý vedoucí pracovník může založit proces, ve kterém podřízeným stanovuje jednotlivé výkonnostní ukazatele, které jsou dopředu defi novány v aplikaci Personalistika. Pracovníkovi je na základě jeho mzdových údajů a pracovního zařazení stanovena maximální částka odměny a podle nastavení mohou být již některé KPI předvyplněny. Vedoucí má možnost u každého KPI defi novat váhu, cílovou hodnotu, kritéria a také termín splnění, zároveň jsou kontrolovány váhy pro jednotlivé skupiny KPI. Může také provést kopii hotového plánu od jiného pracovníka. Jedná se o workflow aplikaci, která tedy umožňuje provést schválení každého plánu konkrétními osobami (nadřízenými vedoucími). Schvalovatel může v plánu provést změny, příp. plán zamítnout. Před konečným schválením je možné provést kontrolu personalistou. V případě, že je pracovníkovi plán schválen, je následně informován e-mailem, obsahujícím odkazy na stanovené KPI a dále odkaz na dokument, pomocí kterého potvrdí, že se stanoveným plánem KPI souhlasí. Poté se stává plán závazným. V druhé části aplikace KPI se provádí vyhodnocení. Existují tři základní typy (pololetní, konečné a mimořádné). Vedoucí opět u jednotlivých podřízených pracovníků zadává procenta splnění každého KPI a průběžně dochází k výpočtu aktuální částky odměny. Po schválení všemi defi novanými osobami končí workfl ow zápisem odměn do aplikací Mzdy a Rozdělování odměn. Součástí aplikace KPI jsou také přehledové dokumenty pro pracovníky, vedoucí a personalisty. Dagmar Hrušková Jan Roušavý Oddělení analýzy EL 6
Vema, generálny partner konferencie New Vision in HR 2013 Vema bola už tradične generálnym partnerom konferencie New Vision in HR. V plnej konferenčnej sále hotela Safron prezentovalo 20 spíkrov zo Slovenska, Ve kej Británie a Francúzska zaujímavé témy, ako napr. Ženy v managemente, Ako dosiahnu 100% výkonnos počas celého dňa, alebo Management udských zdrojov vo výrobnej spoločnosti. Vema v spolupráci so svojim dlhoročným zákazníkom, Československou obchodnou bankou, odprezentovala premenu HR na ehr. Ukázali sme vývoj riadenia udských zdrojov v banke a postupné zapojenie manažmentu na všetkých úrovniach do riadenia HR, samozrejme za podpory softvérových aplikácií Vema s využitím portálu. V nasledujúcej prednáške sme prezentovali výsledky prieskumu Využitie softvéru pri práci personalistu. Celý priskum sme robili formou webového dotazníku, pričom sa ho zúčastnilo 143 respondentov. Z poh adu pozícií to bol prevažne management, pričom 50 % boli HR manažéri. 70 % respondentov bolo zo spoločností, ktoré majú viac ako 100 zamestnancov. To že dnes už nie je možné pracova bez podpory softvérových aplikácií, dokazovali odpovede na otázku, ko ko času venujem práci so softvérom najviac respondentov označilo hodnoty 60 80 %. Z poh adu druhu softvéru to boli e-maily a kancelárske programy typy excel a word. Vzh adom na skutočnos, že väčšina respondentov bola z radov manažmentu, tento výsledok nie je prekvapivý. Viac ako polovica uviedla, že denne dostáva 20 50 e-mailov, pričom 30 respondentov dostáva denne 50 100 e-mailov. 7
Využi e Linkedin pre výberové konania Sociálne siete sú dnes už prakticky dennodenným nástrojom personalistov. Pri výberových konaniach hraje prím sie Linkedin, ktorú využíva 41 % a plánuje využi 28 %. Pri spoločnostiach nad 1000 zamestnancov využívalo Linkedin viac ako 50 % spoločností a 30 % využitie plánovalo. Podobná situácia bola aj pri využití sociálnej siete Facebook pre personálny marketing 38 % organizácií ho aktívne vuyžíva, pričom pri organizáciách s viac ako 1000 zamestnancami bolo využitie skoro 70 %. Z poh adu využívaných modulov aplikácií HR je najčastejšie využívanou aplikáciou (nepočítame základný modul Mzdy) Dochádzka, ktorú využíva viac ako 60 % organizácií. Aplikáciou, ktorú najviac plánujú organizácie využíva je Vzdelávanie je len potvrdením silného trendu vzdelávacích aktivít. Kompetenčné modely má vo svojich podnikových aplikáciách HR aplikovaných 32 % organizácií a alších 29 % organizácií to plánuje. Nákup licencií je najčastejšou formou využívania podnikových aplikácií HR je to 66 %. Podiel cloudových riešení sa neustále zvyyšuje, dosahuje 21 %. Pod a predpovedí renomovaných agentúr by v blízkej dobe mal dosiahnu viac ako 50 %. Ing. Peter Vilem riadite Vema, s. r. o. Fotografi e převzaty od pořadatele konference In Form Slovakia. Více informací o konferenci naleznete na webu www.informslovakia.sk. 8
20 rokov Vema, s. r. o. na Slovensku Z poh adu človeka dospievanie, z poh adu firmy zrelý vek tento rok oslávila Vema na Slovensku 20 rokov činnosti ako samostatný právny subjekt Vema, s. r. o. Na palubu LodCafe na hladine Dunaja sa zišli manažéri našich najvýznamnejších zákazníkov. Po privítaní účastníkov Petrom Vilemom, riadite om Slovenskej Vemy, nemohol dosta slovo nikto iný, ako človek, ktorý zakladal Vemu a stál na jej čele od začiatku riadite celej spoločnosti Michal Máčel. Krátke spomienky na prvé získané zákazky, operačný systém DOS a neskôr prvú Windows verziu, ručné kopírovanie prvých distribúcií systému Vema na diskety s kapacitou 720 kb, vyvolávali úsmev na perách zúčastnených, dnes už zákazníkov dospelej Vemy. Spomienky a neformálne rozhovory pri dobrom víne prerušilo až pozvanie do podpalubia, kde skutočná zábava gradovala predstavením brnenského divadla Do houslí s príznačným názvom Výročí. Nebolo človeka, ktorý by nepukal smiechom. Tak ako každá oslava okrúhleho výročia, ani táto sa nemohla zaobís bez slávnostného sfúknutia sviečok na torte a želania všetkého dobrého do alších 20 a viac rokov. Nádherný večer nemohol by zakončený krajšie, ako ohňostrojom v pozadí s panorámou mosta SNP. 9
Kontakty Česká republika Vema, a. s. Okružní 871/3a, 638 00 Brno IČ: 26226511 tel.: 530 500 000 fax: 530 500 170 Call Centrum: ccv.vema.cz Žlutá linka: 900 200 200 (20 Kč/min. vč. DPH) Zelená linka: 800 100 262 www.vema.cz Pobočky: Praha LONGIN Business Center Na Rybníčku 1329/5, 120 00 Praha 2 tel: 274 810 172 České Budějovice Kamarytova 2689, 370 01 České Budějovice tel: 387 316 126 Plzeň Šafaříkovy sady 2455/5, 301 00 Plzeň tel: 530 500 000 Olomouc Ibsenova 496/19, 779 00 Olomouc tel: 585 220 334 Ostrava Roháčova 3339/5, 702 00 Ostrava tel: 530 500 000 Slovenská republika Vema, s. r. o. Prievozská 14/A, 821 09 Bratislava IČ: 31 35 53 74 tel: 02 20 510 900 Call Centrum Vema: ccv.vema.sk Žlutá linka: 0900 406 000 (1 /min. vč. DPH) Registrace požadavků: 02 20 510 912 www.vema.sk Pobočka: Banská Bystrica Zvolenská cesta 14, 974 05 Banská Bystrica tel: 02 20 510 900 2013 Vema, a. s. www.vema.cz