NÁVOD NA POUŽITÍ APLIKACE MujCas.cz

Transkript

1 NA POUŽITÍ APLIKACE MujCas.cz 1

2 obsah co to je a co to umí.. 3 přihlášení do aplikace.. 4 zadávání docházky.. 5 schvalování docházky.. 11 zadávání výdajů.. 16 statistika.. 20 nastavení aplikace

3 co to je a co to umí co to je a co to umí Aplikace MujCas.cz je intuitivní nástroj pro zadávání docházky zaměstnanců, jejich výdajů spojených s pracovní činností (cestovní náhrady, soukromé služební cesty apod.) a generování statistických údajů z toho vyplývajících (přehled o naplánované dovolené, nemocnosti jednotlivých pracovníků, přesčasech apod.). Aplikace umožňuje jednoduché plnění zákonné povinnosti vedení dokumentace o přítomnosti pracovníků na pracovištích, byla vytvořena v souladu se z.č. 262 / Sb. a je optimalizována pro následující výpočet zákonné mzdy. Umí tedy generovat všechny nezbytné informace pro mzdovou účtárnu. S pomocí aplikace MujCas.cz mohou zaměstnanci jednoduše přiřazovat své odpracované hodiny na jednotlivé projekty a mohou zadávat jakýkoliv druh přesčasu. Aplikace umožňuje zadávání různých typů směnných provozů, umí zadávat různé druhy pracovního poměru, informovat o výdajích zaměstnanců spojených s jejich pracovní činností. Majitelům a vedoucím zaměstnancům umožňuje automatizované a pravidelné zasílání repotů o člověkohodinách strávených na projektech, za které jsou zodpovědní, o nemocnosti na jejich oddělení i nemocnosti jednotlivých pracovníků, podává přehled o plánované, využité a nevyužité dovolené, informuje o množství přesčasů, práci o víkendech, práci v noci apod. Pomocí modulu biometrika přítomnost zaměstnance ověřena čtečkou otisku prstů - je jednoduché se přesvědčit o tom, zda vaši pracovníci dorazili do zaměstnání včas, kdy ze zaměstnání odešli apod. Není také nutné neustále vystavovat nové a nové přístupové kartičky, řešit přestupky spojené s jejich půjčováním apod. S pomocí modulu výdaje bude mít majitel, vedoucí pracovník i řadový zaměstnanec neustálý přehled o výdajích spojených s pracovní činností. Bude tak velmi usnadněné jejich proplacení zaměstnancům a jejich jednoduchá evidence umožní zefektivnění vynakládání těchto prostředků. Budete překvapeni, co všechno jste o svých nákladech dosud nevěděli. Aplikace MujCas.cz je řešení postavené na cloudové bázi, je tudíž přístupné z jakéhokoliv zařízení (typicky počítač, tablet telefon), které je připojeno k internetu. Na požádání jsme schopni zprovoznit tuto aplikaci i na firemním intranetu. Aplikace MujCas.cz je kontinuálně upgradována, tak, aby byla neustále v souladu s platnými právními předpisy a každý uživatel má právo na bezplatné upgrady bez ohledu na počet uživatelů, který aplikaci používá. 3

4 přihlášení do aplikace KROK 1 Přihlášení do aplikace MujCas.cz je velmi jednoduché. Na adrese vpravo nahoře klikněte na přihlásit, vyberte si jazykovou verzi, zadejte 3 přihlašovací údaje (Obr. 1a a 2b), které jste obdrželi em z adresy podpora@mujcas.cz a klikněte na Přihlásit Obr. 1b Obr. 1a 4

5 zadávání docházky KROK 1 Pozn.: KROK 2 Docházka se zadává v menu Zadávání docházky, které se nachází v pásu dlaždic v horní části obrazovky (obr.2) Obr. 2 Pakliže kliknete na Docházka bude tato dlaždice zcela bílá a v dlaždici pod ní bude název Docházka Pod dlaždicí Docházka se nachází mimo jiné informace jako číslo týdne, aktuální datum týdne, který máte navolený v kalendáři níže a očekávaný počet odpracovaných hodin. Tento počet hodin vychází z Vaší pracovní smlouvy a zohledňuje režim práce, kterým se řídíte. V případě zadání jiného počtu hodin aplikace tuto informaci poskytuje Vám i Vašemu nadřízenému (osobě zodpovědné za projekt) při schvalování docházky. Při zadávání docházky je nutné nejprve přiřadit Projekt, na který se bude čas trávený v práci vykazovat. Učiníte tak kliknutím na. Poté se vám rozbalí další dlaždice (obr. 3) Zde vyberte projekt, na který si budete vykazovat. Pakliže jej nevidíte, kontaktujte svého nadřízeného. Obr. 3 Zadejte počet odpracovaných hodin Zde můžete zadat poznámku k vloženým hodinám Potvrzení počtu hodin daného projektu Odeslání docházky ke schválení nadřízenému 5

6 zadávání docházky KROK 3 Aplikace umožňuje také zadání různých příplatkových hodin, jako je práce přesčas, práce v noci, osobní příplatek apod. V takovém případě je nutné zadat tyto hodiny zvlášť a označit je jako příplatkové. Obr. 4 Obr. 5 Zadejte počet hodin, který se vztahuje k danému typu příplatku Při vkládání projektu, který umožňuje příplatkové hodiny, se pod poznámkou objeví seznam možných typů příplatků. Nejprve označte typ příplatku, na který budete zadávat hodiny. U tohoto příplatku zvolte ANO a u ostatních zvolte NE Pozn.: V případě, že se příplatkové menu u daného projektu neobjevuje, není možné tyto příplatky zadat. 6

7 zadávání docházky KROK 4 Zkontrolujte si, že máte své hodiny zadány správně. Vysvětlení k jednotlivým údajům najdete na obr. 6 Obr. 6 Název projektu Označení zadaných příplatkových hodin Počet vykázaných hodin Status docházky (rozpracováno / odesláno / (ne)schváleno Celkový počet hodin pro daný den. Číslo v () znamená očekávaný počet zadaných hodin tj. dle pracovní smlouvy, číslo za závorkou počet skutečně zadaných hodin Celkový počet hodin pro umožněné příplatky Počet celkově zadaných hodin 7

8 zadávání docházky KROK 5 Pakliže máte vše zadáno, odešlete docházku na schválení pomocí tlačítka změní na Odesláno (obr. 7 a obr. 8) Obr. 7 a Váš status se z Rozpracováno Obr. 8 KROK 6 Váš nadřízený potom Vaší docházku buďto schválí, nebo zamítne. Status Vaší docházky se opět objeví na stejném místě (obr. 9). Obr. 9 8

9 zadávání docházky KROK 7 Zadání dovolených se provádí pomocí zadání projektu Dovolená. Při založení firmy navrhujeme automaticky v seznamu projektů nastavit projekt Dovolená s kódem 999. Tento projekt musí mít na rozdíl od běžných projektů zaškrtnutý příznak Dovolená, (Obr. 10) pro potřeby vykazování dovolené. Obr. 10 Příznak dovolená 9

10 zadávání docházky KROK 8 Zadání nemoci se provádí pomocí zadání projektu. U projektu nemoc je nutné IHNED zaškrtnout ANO v kolonce Průběžný Později tato změna již není možná. Obr. 11 Příznak dovolená Automatické nastavení NE 10

11 schvalování KROK 1 Pakliže má vaše role přístup do modulu Schvalování, objeví se vám dlaždice schvalování a pod ní 3 možnosti (Obr. 13) Obr. 12 V případě, že si a) na váš projekt někdo vykázal hodiny, b) máte správně nastaven týden, ve kterém byly hodiny vykázány uvidíte pak v jednotlivých oknech projekty a v nich pracovníky, kteří si na projekt vykázali hodiny. Vysvětlení jednotlivých pojmů se nachází na obr. 10. Tyto projekty máte poté právo schválit zamítnout editovat Název projektu Obr. 13 Status docházky Jméno pracovníka Vaše 3 možnosti docházku: editovat zamítnout schválit 11

12 schvalování KROK 2 Pakliže má vaše role přístup do modulu Schvalování, objeví se vám dlaždice schvalování a pod ní 3 možnosti (Obr. 15) Obr. 14 V případě, že byla na váš projekt vykázán jeden nebo více cestovních příkazů, uvidíte jejich seznam pod dlaždicí Schvalování Schválení cestovního příkazu. Jako obvykle můžete tento cestovní příkaz schválit zamítnout editovat Obr

13 schvalování KROK 3 Pakliže má vaše role přístup do modulu Schvalování, objeví se vám dlaždice schvalování a pod ní 3 možnosti (Obr. 17) Obr. 16 V případě, že byla na váš projekt vykázán jeden nebo více výdajů, uvidíte jejich seznam pod dlaždicí Schvalování Schválení výdajů. Jako obvykle můžete tento výdaj schválit zamítnout editovat Obr. 17 Obr. 18 Kliknout pro detail Typ výdaje 13

14 schvalování KROK 3 Pakliže má vaše role přístup do modulu Schvalování, objeví se vám dlaždice schvalování a pod ní 3 možnosti (Obr. 18) Obr. 19 V případě, že je v systému zadán jeden nebo více pracovníků, kteří Vás mají uvedeného jako svého nadřízeného, máte možnost schvalovat měsíční docházku za účelem jejího finálního potvrzení pro mzdovou účtárnu. Tabulka která se Vám objeví ukazuje všechny Vaše podřízené zaměstnance (a analogicky také jejich podřízené) a rychlý náhled na jejich základní údaje. Obr. 20 Šedě znázorněni ti, jsou podřízení vašich podřízených Základní údaje o docházce a pracovním zařazení Černě znázorněni Vaši přímí podřízení. 14

15 schvalování KROK 3 Po rozkliknutí detailu u jednotlivých zaměstnanců uvidíte tento přehled. Pakliže tento přehled schválíte, nelze jej již modifikovat, objeví se v účetní sestavě jako finální podklad pro zpracování mezd. Změna možná POUZE mzdovou účetní nebo admin. Obr. 21 Údaje o zadaných projektech a ostatním čase Vytisknout nebo schválit jako podklad pro mzdy Údaje o výdajích, cesťácích apod. 15

16 zadávání výdajů KROK 1 V záložce Moje výdaje můžete zadávat výdaje a s nimi spojenou administrativu. K dispozici máte zadání cestovního příkazu, zadání diet, běžných výdajů spojených s pracovní činností a výdaje spojené s používáním soukromého vozidla. Obr. 22 povinné pole k vyplnění vyplněno / není povinné Vyberte Vám přiřazené vozidlo Nutno zadat projekt, ke kterému se ces. příkaz váže V případě zahraniční cesty vyberte stát a vyplňte následující pole Odeslat pro schválení!!! Nutno označit ANO!!! 16

17 zadávání výdajů KROK 2 V záložce Výdaje a diety můžete zadávat 2 typy výdajů. Diety jsou spjaté s cestovním příkazem a tudíž tuzemskou nebo zahraniční služební cestou, výdaje jsou jakékoliv výdaje spojené s pracovní činností. Obr. 23 KROK 2a výdaje Nutno zadat projekt, ke kterému se výdaj váže Vyberte Vám přiřazené vozidlo Zadání možné pouze při výběru zahraniční měny Vložení scan dokladu apod. 17

18 zadávání výdajů KROK 2 V záložce Výdaje a diety můžete zadávat 2 typy výdajů. Diety jsou spjaté s cestovním příkazem a tudíž tuzemskou nebo zahraniční služební cestou, výdaje jsou jakékoliv výdaje spojené s pracovní činností. Obr. 24 KROK 2b diety Vyberte cestovní příkaz, ke kterému se diety vážou Zadání konzultujte s účetní Vyberte stát, pro který diety uplatňujete. 18

19 zadávání výdajů KROK 3 V záložce Vyúčtování jízdy soukromým vozidlem můžete zadat vyúčtování v případě, že máte nějaké vozidlo přiřazeno tuto skutečnost si můžete ověřit v záložce Statistika, v podzáložce Soukromá statistika. Obr. 25 Nutno zadat projekt, ke kterému se výdaj váže Vyberte Vám přiřazené vozidlo Vložení scan dokladu apod. Pozn.: POZOR zkontrolujte si platnost školení řidičů 19

20 statistika KROK 1 Modul statistika umožňuje 3 pohledy na zadaná data Obr. 26 Slouží pro osobní přehled majitele docházky. Umožňuje pohled na zadaná data formou tabulek a grafů. Poskytuje data o času tráveného na jednotlivých projektech celkového přehledu docházky vč. nemoci, dovolených apod. přehled o celkové dovolené, jejím zbytku a čerpání v jednotlivých měsících vybrané ukazatele (státní svátky, lhůty nemoci, dovolených apod.) Slouží pro manažerský souhrnný pohled na data zadaná podřízenými (resp. těmi, kdo si vykazují na projekty) Data v manažerské statistice jsou zadávána po diskusi s majiteli jednotlivých projektů. Klasický výkaz, který obsahuje veškeré informace jako docházka dovolená nemoc přesčasy cestovní příkazy diety jízdy služebním a soukromým vozidlem srážky ze mzdy apod. které jsou nezbytné pro zpracování mezd 20

21 nastavení aplikace KROK 1 Rozlišujeme povinně a nepovinně nastavitelná políčka. V povinně nastavitelných dlaždicích je nutné zadat alespoň 1 údaj tak, aby bylo možné vyplnit docházku. Ostatní (nepovinná) políčka můžete vyplnit dle své preference a aktuální potřeby. Obr. 27 KROK 2 Pracovní pozici zadáte kliknutím na dlaždici Pracovní pozice a tlačítko. Pracovní pozice by měla korespondovat s pracovními pozicemi ve vaší společnosti. Pozn.: Název pracovní pozice by měl korespondovat s pracovní pozicí, kterou máte uvedenou v pracovních smlouvách, dohodách apod. 21

22 nastavení aplikace KROK 3 KROK 4 Pracovní stupeň se používá v některých společnostech, které mají standardizovaný kariérní růst. Většinou se používají stupně A až Z, na které je navázán plat nebo benefity apod. Pracovní stupeň zadáte obdobně jako pracovní pozici, pouze kliknete na dlaždici Pracovní stupeň a tlačítko Cena v pracovním stupni odpovídá průměrné hodinové sazbě daného stupně. Přístupy do aplikace je důležitá funkce, která umožňuje přístup do jejích jednotlivých částí. Jednotlivé přístupy se zadají kliknutím na dlaždici Přístup do aplikace a nová role se opět přidá kliknutím na tlačítko. Příslušné roli můžete zadat přístup do požadované části aplikace MujCas, a to ve 2 možnostech a) viditelný a b) editovatelný. Zadejte název Role Obr. 28 Možnost zamezení editace funkce. Taková bude pouze k nahlédnutí bez možnosti změny Přiřazení přístupu 22

23 nastavení aplikace KROK 3a Zadání pracovníků u zadávání pracovník, opět po kliknutí na tlačítko přidat se rozbalí následující menu: Obr. 29 Jméno a heslo, kterým se bude pracovník přihlašovat Vyberte nadřízeného dle Organizační strktury 23

24 nastavení aplikace KROK 3b Zadání dovolené ke každému pracovníkovi je nutné přiřadit nárok na jeho dovolenou pro daný rok. Obr. 30 Zadáte 4 základní typy dovolený Rozkliknete zaměstnance, kterému chcete nastavit dovolenou 1. Zákonná 2. Převod dovolené z minulého období 3. Extra dny volitelně nastavitelná extra dovolená dle uvážení zaměstnavatele 4. Firemní nemocenská typicky dny placeného volna, které je možné využít na krátkodobé překonání nevolnosti apod. aniž je nutné dodávat potvrzení od doktora Přidat dovolenou pro další období 24

25 nastavení aplikace KROK 3c Zadání pracovní smlouvy ke každému pracovníkovi je nutné přiřadit jeho pracovní smlouvu a z ní vyplývající údaje. Obr. 31 Toto číslo se objevuje v docházce a je používáno pro kontrolu standardně zadaného týdne nepovinné Platnost by měla kopírovat dobu, na kterou je smlouva uzavřena V případě, kdy zaměstnanec nebude po nějakou dobu aktivní, je možné jej zde zneplatnit, avšak uchovat jeho nastavení pro pozdější využití 25

26 nastavení aplikace KROK 3d Zadání srážek ze mzdy aplikace umožňuje zadání srážky ze mzdy a přidání scanu příslušného rozhodnutí a dohody se zaměstnancem apod. Obr. 32 Platnost by měla kopírovat dobu, po kterou bude srážka uplatňována Možnost přiřazení příslušných dokumentů, které se srážky ze mzdy týkají 26

27 nastavení aplikace KROK 6 Nákladové středisko aplikace umožňuje zadat nákladové středisko, podle kterého je možné filtrovat jednotlivé člověkohodiny a výdaje. Obr. 33 Číslo, název nebo kombinace Pracovník zodpovědný za pohyby na tomto středisku 27

28 nastavení aplikace KROK 7 Výběr Nákladových středisek, které je nutné v Nastavení zadat pod dlaždicí Nákladové středisko Zaškrtnutím políčka Nepřítomnost, bude možné na projekt vykazovat nepřítomnost z důvodu nemoci Zadání projektu aplikace umožňuje zadat neomezený počet projektů, na které si pracovníci vykazují svou pracovní dobu. Bez alespoň 1 zadaného projektu pro každého pracovníka není možné zadávat docházku! Obr. 34 Zaškrtnutím políčka Dovolená se čas vykazovaný na tento projekt vykáže s příznakem dovolená a bude jej tak možno evidovat a reportovat zvlášť Vlastník projektu / schvalovatel docházky na tomto projektu Standardně se hodiny vykázané na projektu započítávají do pracovní doby. V případě zaškrtnutí políčka NE se hodiny budou započítávat do daného projektu, ale nebudou se vykazovat jako pracovní doba; např. pohotovost Pracovník vykazující na tento projekt Možnost přiřadit projektu možnost vykazování přesčasů 28

29 nastavení aplikace KROK 8 Používaná auta zde zadáváte firemní i soukromá vozidla, které ve firmě využíváte Obr. 35 Nejprve je nutné vybrat, zda zadáváte auto, které je majetkem společnosti, nebo které je majetkem zaměstnance a je příležitostně využíváno ke služebním účelům Možnost přidat kopii TP apod. 29

30 nastavení aplikace KROK 8 Forma platby zadáváte způsob, jakým jste platbu provedli, typicky : Hotovost, Karta Firemní, CCS, PayPal, ebanking apod. Typ platby zadáváte možnost typů plateb, ze kterých bude možné vybírat v zadávání výdajů. Jedná se o oblasti, do kterých výdaj spadá, typicky: automobil, občerstvení, telefon, klient apod. 30