Základní škola profesora Josefa Brože, Vlachovo Březí, okres Prachatice Komenského 356, PSČ: 384 22 IČO: 47258721 tel.: 388 320 215 mail.: zspjb@zs-vlachovobrezi.net ZÁVAZNÝ POKYN PRO INVENTARIZACI MAJETKU Základní škola profesora Josefa Brože, Vlachovo Březí, okres Prachatice roce 2014 Tato směrnice vymezuje základní zásady pro provádění inventarizace v naší škole. Konkrétní pravidla, jmenování jednotlivých komisí, stanovení termínů a zpřesnění zde uvedených postupů bude provedeno v Příloze k závaznému pokynu pro inventarizaci, který zpracuje předseda HIK, jmenovaný ředitelem školy. Inventarizace se provádí v souladu s 30 zákona 563/1991 Sb. účetnictví v platném znění, kterým se stanoví účtová osnova, postupy účtování, uspořádání položek účetní závěrky a obsahové vymezení pro příspěvkové organizace. Inventarizace se provádí podle vyhlášky č. 270/2010 Sb. o inventarizaci majetku a závazků. Smyslem inventarizace je: - prokázat fyzický stav majetku a závazků - prokázat reálnost ocenění majetku Článek 1 Odpovědnost za provedení inventarizace 1. 1. Vedoucím organizace je jmenován vedoucí hlavní inventarizační komise, který je povinen zabezpečit inventarizaci hospodářských prostředků a zodpovídá za její správné a včasné provádění. 1. 2. Pro zajištění správného provádění inventarizace je vydána tato směrnice, která stanovuje: druhy majetku a závazků způsoby provádění inventarizace u jednotlivých druhů četnost a složení inventarizačních komisí povinnosti a pravomoci inventarizačních komisí časový harmonogram Závazný pokyn pro inventarizaci majetku ZŠ PJB Vlachovo Březí strana 1 z počtu 7
vedení dokumentace způsob projednání výsledků Článek 2 Příprava inventarizace 2. 1. Na přípravě inventarizace jsou povinni zúčastnit se všichni pracovníci jmenovaní: v hlavní inventarizační komisi (HIK) v dílčích inventarizačních komisích (DIK) ostatní pracovníci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventovaný majetek nachází 2. 2. Pracovníci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, musí být proškoleni vedoucím HIK o způsobu a cílech prováděných inventarizací a o kompetencích a odpovědnostech pracovníků dílčích inventarizačních komisí. 2. 3. Při provádění inventarizací je třeba ohlásit každou odchylku od žádoucího stavu a to neprodleně v průběhu probíhající inventarizace předsedovi HIK. Článek 3 Metody provádění Inventarizace je prováděna obecně v těchto krocích: zjišťuje se skutečný stav kontrolované položky, a to buď fyzickou, nebo dokladovou inventurou - sestavují se inventurní soupisy, které obsahují: skutečné stavy, podpisové záznamy odpovědných osob, zahájení a ukončení inventury porovnává se zjištěný stav se stavem v účetnictví, resp. v anal. evidenci a účetnictví a vyčíslují se inventarizační rozdíly zjišťují se příčiny, vypořádávají a zúčtovávají se rozdíly do období, které bylo předmětem inventarizace 3. 1. Fyzická inventura (počítáním, vážením, měřením) a) hmotný majetek: Závazný pokyn pro inventarizaci majetku ZŠ PJB Vlachovo Březí strana 2 z počtu 7
DLHM ZŠ (dlouhodobý hmotný majetek základní školy) DLHM ŠJ (dlouhodobý hmotný majetek školní jídelny) umělecká díla sbírky všech kabinetů DDHM ZŠ (drobný dlouhodobý hmotný majetek základní školy) DDHM ŠJ (drobný dlouhodobý hmotný majetek školní jídelny) DHM I (drobný hmotný majetek ZŠ) DHM I (drobný hmotný majetek ŠJ) b) zásoby: DHM II (drobný hmotný majetek ZŠ) DHM II (drobný hmotný majetek ŠJ) potraviny ŠJ čistící prostředky ZŠ čistící prostředky ŠJ 3. 2. Dokladová inventura (prostřednictvím účetních dokladů, různých písemností, spisů, smluv, dohod popř. korespondence se odsouhlasují konečné zůstatky (KZ) příslušných účtů se seznamy sestavenými z těchto dokladů): D N M ZŠ (drobný nehmotný majetek ZŠ) D N M ŠJ (drobný nehmotný majetek ZŠ) závazky jedná se hlavně o účty: 321 - dodavatelé 324 přijaté zálohy-krátkodobé 378 krátkodobé závazky Závazný pokyn pro inventarizaci majetku ZŠ PJB Vlachovo Březí strana 3 z počtu 7
pohledávky - jedná se zejména o účty: 311 odběratelé 314 poskytnuté provozní zálohy 377 jiné pohledávky přechodné účty aktiv a pasiv Pokud nastane tento případ, sestavují se soupisy jednotlivých položek tvořících KZ těchto účtů. U účtů 381+383+384+385 je kontrolována správnost časového rozlišení. U účtů 388 je prověřována správnost ocenění daného aktiva. Obdobně se postupuje u účtu 389. peníze na cestě bankovní účty Odsouhlasují se KZ všech bankovních účtů s bankovními výpisy. Případné rozdíly jsou dohledávány. 3. 3. Fyzická a dokladová: pokladna ZŠ pokladna ŠJ V průběhu roku je prováděna inventarizace pokladen na základě vnitřního předpisu ředitele 3x a to na konci čtvrtletí. Zápisy jsou přiloženy do pokladních knih. Poslední inventarizace je prováděna v okamžiku, ke kterému se sestavuje účetní závěrka. Po uzavření pokladní knihy k okamžiku sestavování účetní závěrky je vyhotoven inventurní soupis hotovosti podle jednotlivých druhů platidel a je provedeno porovnání fyzického a účetního stavu pokladny účet 261. Schodek se vždy předepisuje k úhradě. Závazný pokyn pro inventarizaci majetku ZŠ PJB Vlachovo Březí strana 4 z počtu 7
Článek 4 Dokumentace Dokladem o provedené inventarizaci je souhrn inventurních soupisů a závěrečná inventurní zpráva. 4. 1. Dílčí evidenční subsystémy: evidence dlouhodobého majetku evidence zásob evidence pohledávek evidence závazků 4. 2. Dílčí finální produkty inventarizace Inventurní soupisy Inventarizační zápis 4. 3. Závěrečné inventurní soupisy budou již bez předmětů schválených k vyřazení t.j. předměty poškozené, nefunkční, ale i rozbité, a to s příslušným odůvodněním. 4. 4. Inventurní soupisy jsou podepsány DIK a vedoucím HIK. 4. 5. Inventarizační zápis je podepsán vedoucím HIK, ředitelem školy a účetní jakožto osobami odpovědnými za provedení inventarizace. Článek 5 Vypořádání inventarizačních rozdílů 5. 1. Inventarizačním rozdílem se rozumí v souladu s ČSÚ č. 506 - : a) inventarizační manko zde se posuzuje případná hmotná zodpovědnost b) pokladní schodek - účtuje se vždy jako pohledávka vůči hmotně zodpovědné osobě c) inventarizační přebytek - posuzuje se případný bezdůvodný majetkový prospěch dle Obč. Zákoníku d) ztráty v rámci norem přirozených úbytků Skutečné stavy hospodářských prostředků se po zachycení v inventurních soupisech porovnají se zápisy o stavech těchto prostředků v účetnictví nebo operativní evidenci. Závazný pokyn pro inventarizaci majetku ZŠ PJB Vlachovo Březí strana 5 z počtu 7
Jestliže se při tomto porovnání zjistí rozdíly, budou vyčísleny v jednotkách množství i peněžních. 5. 2. Inventarizační rozdíly se písemně zachytí v inventurních soupisech, inventarizačních zápisech a ve zvláštních přehledech - závěrečném vyhodnocení. 5. 3. Inventarizační rozdíly zjištěné u hospodářských prostředků vedených v účetnictví, pokud je nelze ihned po zjištění vyúčtovat s konečnou platností, se zachytí na příslušném analytickém účtu nevypořádaných inventarizačních rozdílů, na němž se ponechají až do rozhodnutí o jeho vypořádání. 5. 4. Kompenzace zjištěných inventarizačních rozdílů mezi jednotlivými druhy hospodářských prostředků není povolena. Článek 6 Prošetření rozdílů 6. 1. U všech mank, schodků a přebytků se pracovníci odpovědní za hospodářské prostředky vyjádří k jejich vzniku. V návrzích na konečné vypořádání inventarizačních rozdílů bude u zjištěných mank uvedeno, zda jsou zaviněná nebo nezaviněná a dále se bude postupovat podle ustanovení zákoníku práce. 6. 2. Při prověřování vzniku inventarizačních rozdílů se provede: charakteristika inventurních rozdílů zjištění příčiny inventarizačních rozdílů zápis s vyjádřením hmotně odpovědných osob návrh na vypořádání inventarizačních rozdílů Článek 7 Zhodnocení a přijetí nápravných opatření 7. 1. Mezi základní požadavky na vyhodnocení ukončené inventarizace jsou zařazeny především požadavky na: zajištění maximální ochrany majetku Závazný pokyn pro inventarizaci majetku ZŠ PJB Vlachovo Březí strana 6 z počtu 7
ověření vlastnických práv zamezení dalších ztrát na majetku opatření k lepšímu využití majetku 7. 2. O návrzích a opatřeních vzešlých z provedených inventur musí rozhodnout ředitel školy v takové lhůtě, aby bylo zabezpečeno jejich vyúčtování k 31. 12. běžného roku. 7. 3. Pro opravy v inventurních soupisech a inventarizačních zápisech platí přiměřeně předpisy o opravách zápisů v účetních písemnostech. Týká-li se oprava skutečných stavů hospodářských prostředků, musí být poznámka o provedení opravy podepsána těmi členy inventarizační komise a pracovníky odpovědnými za hospodářské prostředky, kteří podepsali opravovanou písemnost. Dodatečné opravy v inventurních soupisech, týkající se skutečných stavů hospodářských prostředků, musí být písemně zdůvodněny. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem schválení. Schválil: 10.11.2014 Mgr. Michal Novotný ředitel školy Závazný pokyn pro inventarizaci majetku ZŠ PJB Vlachovo Březí strana 7 z počtu 7