Inteligentní řešení dokumentů Therefore you can
Therefore nabízí řízený přístup k dokumentům dle oprávnění a zakládání dokumentů ve všech dostupných formátech. Okamžitý přístup ke klíčovým informacím znamená maximální efektivitu 2 UKLÁD Á N DIST R SPO LU PR ÁCE Í RE RT HEREFO N VE R LEDÁVÁNÍ VYH * AIIM Evropa 2009 Therefore Anywhere umožní uživatelům vyhledávat, upravovat a prohlížet dokumenty, i když nebudou připojeni k serveru Therefore. Jakmile se později k serveru připojí, všechny změny se synchronizují. S touto funkcí mohou zaměstnanci přistupovat k dokumentům a upravovat je i mimo kancelář. E UC YTÁVÁNÍ CH ZA Í V současné době k nám informace přicházejí ve spoustě formátů a z mnoha různých zdrojů. S Therefore to není žádný problém. Tištěné dokumenty, elektronické soubory, čárové kódy a e-maily s Therefore budete moci vše spravovat zcela jednoduše. SE Zjednodušeně řečeno, Therefore vám umožňuje vytvářet elektronické kartotéky pro uchování všech vašich obchodních informací. S pomocí tohoto systému můžete zachytávat a organizovat pevný obsah, obrázky, dokumenty, výkazy a další informace nezbytné pro chod podniku, a snadno k nim přistupovat. Vyhledávání uložených informací je zajištěno jednoduše přes univerzální rozhraní nebo dokonce přes internet, takže vaši pracovníci nebudou potřebovat prakticky žádné školení, aby mohli pracovat mnohem efektivněji. NÍ Elektronické zakládání všech typů dokumentů ŘÍ Z E Snadné zakládání pomocí Therefore IB Informace jsou životní mízou vašeho podniku oporou vašeho rozhodování. Proto je k vzteku, když člověk musí strávit každý týden v průměru více než čtyři hodiny hledáním informací*. Therefore tyto nepříjemnosti rychle odstraní. Jedná se totiž o snadno implementovatelný systém pro uchovávání a vyhledávání dokumentů, s jehož pomocí může kdokoli okamžitě získat potřebné informace. Je to efektivní, hospodárné a bezpečné řešení. Á V KÁ ZÍS
Vyšší bezpečnost a flexibilita Therefore umožňuje přesně a snadno definovat oprávnění pro každého uživatele, což výrazně přispívá k lepšímu zabezpečení. Správci mohou centrálně nastavit podniková pravidla a sledovat, kdo ke kterým dokumentům přistupoval, nebo najít všechny dokumenty, ke kterým přistupoval určitý uživatel. Každý dokument je navíc automaticky digitálně podepsán. V souladu s legislativou Abyste mohli lépe splnit požadavky současných nařízení, funkce pro uchovávání dokumentů vám umožní po uplynutí zadaného období dokumenty smazat nebo odstranit staré verze. Vašemu podnikání na míru Od jednouživatelských základních systémů po celopodnikové nasazení, Therefore je dokonale škálovatelné řešení. Therefore můžete mít spuštěn v centrále a hostovat ho na několik poboček. Uživatelé a vstupní zařízení, jako jsou například skenery a multifunkční tiskárny (MFP), lze flexibilně doplňovat podle růstu vašeho podniku. S pomocí Therefore můžete zachytávat a organizovat pevný obsah, obrázky, dokumenty, výkazy a další informace nezbytné pro chod podniku, a také k nim snadno přistupovat. 3
Therefore představuje revoluci ve správě a sdílení informací ve vašem podniku. Vaši pracovníci nemusejí mít žádné předchozí zkušenosti se správou dokumentů, aby zcela změnili způsob správy a sdílení informací ve vašem podniku. Zachytávání, ukládání, načítání a zpracování informací je naprosto intuitivní, takže si každý uživatel počítače rychle zvykne na mnohem efektivnější způsob práce. Nyní každý jednoduše dostane vše, co potřebuje Vyhledávání, třídění a seskupování Uživatelé mohou informace vyhledávat stejně snadno jako na webových stránkách. Kromě výborných výsledků klasického vyhledávání dokáže fulltextové vyhledávání vytáhnout také text z obrazových souborů. Výsledky vyhledávání jsou seřazeny stejně jako u oblíbených internetových vyhledávačů, takže použití bude ještě intuitivnější. Therefore Navigator vám umožňuje optimalizovat vyhledávání v reálném čase, můžete mít otevřeno několik výsledků vyhledávání. Parametry vyhledávání lze rovněž uložit jako globální nebo místní šablony a upravit je dle konkrétních potřeb. Podpora OCR Nejvyspělejší technologie OCR použitá v Therefore umožňuje ukládat zachycené dokumenty ve formátu PDF s možností vyhledávání nebo ve formátu PDF/A. Vyhledávání textu proto není žádný problém. Prohlížení, odesílání, úprava a tisk Therefore Viewer zobrazuje dokumenty v systému Therefore a umožňuje úpravu, distribuci a tisk dokumentů. Rovněž je možné spustit nativní aplikaci asociovanou s dokumentem a získat tak kompletní přístup k jejím funkcím a možnostem úprav. Zachytávání, indexace a archivace Dokumenty lze rychle skenovat pomocí MFP Canon nebo skeneru. Therefore Capture Client se pak díky funkci OCR a rozpoznání čárového kódu postará o automatickou indexaci, která vám ušetří čas. Funkce pro zdokonalení obrazu zajistí, že kvalita skenovaných souborů bude ještě lepší. 4
Therefore Online Organizace hledající alternativní investici do infrastruktury IT bude jistě zajímat Cloud Computing. Ten představuje službu bez nutnosti správy či údržby, která nabízí vysokou flexibilitu nezbytnou k rychlému zvýšení počtu uživatelských licencí či zvětšení úložného prostoru pro dokumenty podle potřeby. Therefore Online se skvěle hodí pro malé a střední organizace. Nabízí podobné funkce jako krabicová verze, ale místo toho, abyste jej instalovali do vlastní sítě, je tento systém nainstalován ve vysoce zabezpečeném hostingovém centru. Díky nízkým nákladům na zavedení i nízkým měsíčním poplatkům se jedná o ekonomicky přijatelné řešení i pro společnosti s omezeným rozpočtem. Therefore Online můžete také velmi snadno integrovat do svých stávajících pracovních postupů a parku zařízení imagerunner ADVANCE. Technologie Therefore Online nabízí funkce pro zachytávání, indexaci, vyhledávání a ukládání dokumentů. Uživatelé mohou přistupovat k dokumentům kdykoli a z libovolného místa s připojením k internetu. Jednoduše se přihlaste přes svůj účet ke službě Therefore Online a pracujte jako obvykle. Podpora mobilních zařízení Therefore Web Access podporuje menší displeje mobilních zařízení, jako jsou ipad a podporované smartphony. Uživatelé mohou prohlížet dokumenty a spolupracovat na procesech pracovního toku odkudkoli, kde mají přístup k internetu. 5
Protože Therefore můžete integrovat se svými stávajícími pracovními postupy, je snadné rychle dosáhnout úspěšné změny na celé řadě oddělení vaší společnosti. Například: HR Finance Právní Logistika IT Zvyšte efektivitu s Therefore Workflow Tato výkonná funkce vám umožňuje vytvořit několik pracovních postupů a změnit způsob, jakým informace proudí vaším podnikem*. Upravitelné šablony vám nabídnou možnost virtualizovat procesy a funkce drag-anddrop usnadňuje transformaci pracovních postupů souvisejících s tištěnými dokumenty na efektivní digitální postupy. Protože všechny úlohy lze vyjádřit jako dny, hodiny a minuty, je snadné zjistit, kdo, co a kdy dělá. Budete se tak moci rychle zbavit neefektivních částí procesu. Integrace se zavedenými pracovními postupy je zárukou rychlých výsledků Therefore významně zlepšuje způsob využívání informací, co je však ještě podstatnější, bere ohled také na váš dosavadní způsob práce. Srdcem systému je Therefore Solution Designer, který vám poskytuje potřebnou flexibilitu při definování pracovních procesů a zásad pro uchovávání dat, správě nastavení a importu nových licencí. Tímto způsobem získáte naprostou kontrolu, s níž dosáhnete rychlejší návratnosti investic. Hladká integrace s Microsoft SharePoint 2010 Zákazníci MS SharePoint mohou využít výhod hladké integrace s Therefore zlepšující zachytávání a správu důležitých obchodních informací z tištěných dokumentů. Therefore pracuje pod serverem SharePoint a obstarává indexaci a ukládání dokumentů. Také zmenšuje velikost databáze SharePoint serveru, čímž zajišťuje její bleskurychlé fungování bez ohledu na objem dat. Integrace s aplikacemi Windows na pracovních stanicích Therefore lze integrovat s aplikacemi Microsoft Office, včetně PowerPoint, Word a Excel. Systém ukládá dokumenty a související indexační data pomocí standardních nabídek. Díky tomu budete mít verze a kompletní historii kontrolních záznamů zcela pod kontrolou. * V rámci Therefore Business Edition je k dispozici několik pracovních postupů zdarma. 6
Therefore se hladce integruje se všemi aplikacemi Microsoft Office Server Therefore Multifunkční zařízení Záloha Soubory Skener dokumentů Therefore Universal Connector Zákazníci nyní mohou Therefore integrovat s aplikacemi třetích stran pro systém Windows, aniž by museli programovat. Profily pro dialogová okna jiných aplikací lze snadno konfigurovat a přiřadit jim klávesové zkratky, které vyvolají požadovanou akci. Tento konektor nakonfigurujete během několika minut a můžete ho pomocí klávesových zkratek použít s mnoha aplikacemi pro Windows. Konektor je dostupný ve verzích Business a Workgroup a nabízí uživatelům řadu výhod: Možnost vyhledávat dokumenty uložené v Therefore při práci s aplikacemi třetích stran. Možnost skenovat a ukládat dokumenty do Therefore a opatřit je informacemi z aplikací třetích stran. Šetří čas, protože není nutné při vyhledávání informací přepínat mezi aplikacemi. Zajišťuje vyšší přesnost a lepší služby zákazníkům díky automatickému vyplňování polí a omezení manuálního zadávání dat. ERP aplikace COLD/ERM mainframe výstup Certifikovaná integrace SAP Therefore lze přímo integrovat do stávajícího systému SAP NetWeaver. Funguje jako centrální úložiště důležitých obchodních informací usnadňující sdílení a rozhodování. Úložiště e-mailů S ohledem na legislativní požadavky jsou e-mailové kontrolní záznamy velmi důležité. Therefore lze hladce integrovat s Microsoft Outlook, Microsoft Exchange Server a IBM Lotus Notes, což vám umožní ukládat e-maily a jejich přílohy jednoduše, bezpečně a spolehlivě. Pracovní stanice Přístup přes webový prohlížeč Integrace s ecopy ShareScan a ecopy PDF Pro Office Další rozšíření funkcí pro správu informací představuje integrace s ecopy ShareScan. Díky ní mohou uživatelé skenovat, indexovat a ukládat dokumenty z multifunkčních zařízení Canon přímo do Therefore. Therefore se také automaticky integruje s ecopy PDF Pro Office, čímž vám umožní upravovat soubory PDF ještě předtím, než je uložíte zpět přímo do Therefore. 7
Specifikace: Therefore Personal Edition Workgroup Edition Business Edition Therefore Online Jeden uživatel 5 50 uživatelů 2 až neomezený počet uživatelů 10 až neomezený počet uživatelů Server Windows Server 2003/2008/2008 R2, (32/64bit) Infrastruktura zajištěna Více serverů na různých místech jako součást služby Klient Windows XP, Windows Vista, Windows 7, (32/64bit) 3 Podpora více jazyků 3 Vzhledy uživatelského rozhraní (Navigator, Viewer a Capture Client) 3 Webový přístup Internet Explorer 7.0 a novější Google Chrome 6.0 a novější Mozilla Firefox 3.5 a novější Opera 9.6 a novější, Safari 4.0 a novější Integrované pracovní postupy Therefore Document Workflow 3 Grafický návrhář pracovních postupů s funkcí drag-and-drop 3 Bezpečnost a oprávnění Podpora LDAP/SAMBA Podepsané PDF Integrované zabezpečení Windows Správa uživatelů Therefore Vlastnosti dokumentu Off-line přístup k dokumentům Otevřený souborový formát Prohlížeč obsahu pro více formátů Poznámky (TIFF dokumenty) 3 Kontrola verze (včetně komentářů) Digitální podpisy Správa dokumentu Správa životního cyklu informací Kontrolní záznam Formáty skenování Jednostránkový/vícestránkový TIFF, PDF, PDF s funkcí vyhledávání a PDF/A Elektronické formáty Všechny formáty dokumentů Podpora databáze (nejnižší podporovaná verze) Microsoft SQL Server 2005 (32/64bit) 1 Infrastruktura zajištěna ORACLE 9i (32bit), 10.2 (64bit) jako součást služby IBM DB2 9 (32bit), 9.5 (64bit) 2 Podporovaná úložiště DAS, NAS, SAN a místní RAID Infrastruktura zajištěna NetApp jako součást služby Integrované skenování Therefore Capture Client (čárové kódy/ocr) 3 Další integrace zachytávání Kofax Capture Podpora Kofax Adrenaline v Capture Client Therefore MFP Application ecopy ShareScan ecopy PDF Pro Office 3 Dávkové načítání dokumentů (zavaděč dokumentů) Spoolfile Parsing (COLD) ASCII text, prostý text, XML a PDF Archivace e-mailů Microsoft Outlook Microsoft Exchange Server IBM Lotus Notes Integrace s dalšími produkty 3. stran Therefore Universal Connector Microsoft Office 3 Windows Explorer 3 Microsoft Dynamics NAV Microsoft SharePoint Server 2010 SAP NetWeaver Moduly od poskytovatelů 3. stran Objectif Lune PlanetPress IRIS CapturePro, IRISXtract, IRISPowerscan Vlastní integrace Therefore API 1 Microsoft SQL Server Express je také podporován, avšak s určitými omezeními. Další informace si prosím vyžádejte od společnosti Microsoft. 2 IBM DB2 Express-C je také podporován, avšak pouze ve verzi Business. 3 S místně nainstalovaným klientem. Konečné specifikace mohou být bez předchozího upozornění změněny. a : Všechny názvy společností anebo výrobků jsou ochrannými známkami nebo registrovanými obchodními značkami příslušných výrobců na odpovídajících trzích nebo v odpovídajících zemích. Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Czech Edition 0158W627 Canon Europe N.V., 2011 Canon CZ s.r.o. nám. Na Santince 5/2440 160 00 Praha 6 Tel. +420 225 280 111 Fax +420 225 280 311 canon.cz