Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání

Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání CERT Kladno, s.r.o. Ing. Pavel Herink Březen 2012

Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Úvod Interní audit (dále jen IA) jsou pravidelné prověrky, při nichž se má zjistit úroveň fungujícího systému řízení v organizaci, jinými slovy pomocí pravidelných prověrek v rámci interního auditu se má potvrdit, že nastavený a dokumentovaný systém řízení dané organizace je vyhovující a je vhodně aplikován do jednotlivých procesů (činností). Není-li tomu tak, je tzv. definována neshoda (pojmenován problém) a jsou podávány podněty ke zlepšování a k přijetí nápravných a preventivních opatření. Cílem interního auditu může být např. určení stupně shody s požadavky (kritérii auditu), zhodnocení schopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvními požadavky; zjistit, zda je systém dostatečně a vhodně popsán v interní dokumentaci, stanovit efektivnost uplatňovaného systému managementu z hlediska splnění specifikovaných cílů organizace, identifikace nedostatků (neshod) a oblastí potenciálního zlepšování, efektivnost fungování systému řízení, atd. Tato metodika byla vytvořena pro potřeby organizací poskytující zájmové a neformální vzdělávání. Jejím cílem je, aby si tyto organizace mohly ve stanovených oblastech systému řízení (zpravidla definovaných procesy) vyhodnotit, kde stanovený systém řízení organizace funguje, a kde je naopak prostor pro nápravu nebo zlepšování. Metodika spočívá v námětech na stanovení a udržování postupu a plnění náležitostí pro plánování a provádění interních auditů (prověrek) v organizaci. Tyto prověrky jsou zaměřeny na ověření, zda vytvořený systém řízení vyhovuje plánovaným činnostem a požadavkům (např. klientů, legislativy) a zda je v souladu se zpracovanou interní dokumentací. Navrhovaný postup provedení interního auditu vychází ze základních požadavků směrnice na provádění interních auditů kvality dle EN ISO 19011 s drobnými modifikacemi pro provádění auditů pro organizace v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. Pro provedení interního auditu byl vytvořen katalog otázek (checklist) vycházející z požadavků obecného managementu organizace a z obecných požadavků normy ISO 9001 využitelných pro všechny organizace. Mezi další kritéria pro provádění auditu lze zahrnout interní dokumentaci (směrnici, předpisy), požadavky právních a jiných předpisů (rozhodnutí státních orgánů), požadavky zřizovatelů (vlastníků, majitelů), požadavky vyplývající z dotačního a grantového řízení, smlouvy s partnery, atd. Na základě typizované mapy procesů bylo stanoveno 10 oblastí prověřování zahrnující přes 90 otázek. Pozn.: Součástí checklistu jsou i příklady, návrhy a náměty pro naplnění otázky určitým důkazem, existuje však mnoho dalších praktických důkazů pro naplnění otázky. Je samozřejmě možné, aby si katalog otázek (checklist jehož vzor je součástí metodiky jako Příloha č. 2) způsobilí interní auditoři (případně ve spolupráci s vedením organizace) přizpůsobili podmínkám vlastní organizace (např. rozšířili oblast prověřování, zpřesnili a Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 2 z 38

hlouběji zaměřili otázky a prověřování v oblastech, které považují za problematické nebo z jejich pohledu za klíčové). 1. Hlavní odpovědnosti za provádění interních auditů Nastavení odpovědností z pohledu pracovních pozic: Vedoucí organizace (ředitel, předseda, ) Odpovídá za: iniciaci, plánování a dokumentování interních auditů (IA), včetně kontroly realizace a účinnosti nápravných opatření, výběr, trvalé školení a jmenování vedoucích auditorů a auditorů provádějících IA, hodnocení vedoucích auditorů a auditorů, informování vedení organizace o výsledcích IA, přípravu a aktualizaci souboru otázek (checklistu) k internímu auditu (ve spolupráci s interním auditorem), vedení veškeré dokumentace (včetně záznamů) související s IA. Vedoucí organizace je oprávněn k řešení sporů při realizaci IA a stanovování nápravných opatření. Auditor Odpovídá za: přípravu, provedení a vyhodnocení IA, včetně konečné odpovědnosti za dosažené výsledky IA, efektivní plánování a provádění IA, dodržování postupů a požadavků IA, sdělování a vyjasňování požadavků auditu, věcné, organizační a termínované plánování IA, přípravu pracovních dokumentů a instruování týmu auditorů, přezkoumání dokumentace a existujících činností v rámci systému managementu organizace a určení jejich přiměřenosti, dokumentování zjištění z IA, které bude využito při zpracování Zprávy z IA, uchování a ochranu dokumentů týkajících se IA, ohlášení neshod prověřovanému, za zpracování Zprávy z interního auditu, kontrolu splnění opatření k nápravě. Složení týmu auditorů vychází z personálních možností organizace, v případě potřeby je možné si zajistit interního auditora externím způsobem. V případě stanovení auditorského týmu je určen vedoucí auditor a auditor (spolupracuje a podporuje vedoucího auditora), případně technický expert (ten není auditorem, ale spolupracuje s auditorem v oblasti např. specifických požadavků, v nichž je způsobilý, a touto způsobilostí doplňuje auditorský tým). Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 3 z 38

Vedoucí prověřovaného úseku (procesu) Odpovídá za: Informování příslušných pracovníků o cílech, náplni a rozsahu auditu, Jmenování odpovědných pracovníků k doprovodu členů týmu auditorů, Poskytování všech potřebných prostředků a informací k zajištění IA, Umožnění přístupu na pracoviště a k důkazům podle požadavků auditorů, Spolupráci s auditory a umožnění dosažení cílů IA, Určení a realizaci nápravných opatření v rámci své kompetence. Vedoucí prověřovaného útvaru je povinen se zúčastnit zahajovací schůzky IA, provedení IA a závěrečného jednání k IA. Pracovníci - jsou povinni při prověřování aktivně spolupracovat s auditory. 2. Požadavky na provádění interních auditů Audity provádějí interní auditoři, kteří jsou k tomuto účelu proškoleni, nebo je zajišťují interní auditoři externě. Auditory nominuje (jmenuje) vedoucí organizace. Auditoři jsou vždy nezávislí na prověřované oblasti. U auditu je vždy přítomen vedoucí prověřovaného úseku, ten také následně po provedení IA obdrží informace (se zjištěným stavem) ve formě zprávy (vzor je součástí metodiky). Postup, činnosti, odpovědnosti a související dokumentace jsou uvedeny v této metodice a v postupovém diagramu, který je součástí této metodiky (viz Příloha č. 1). 3. Plánování interních auditů Celkovou odpovědnost za plánování a kontrolu provádění interních auditů má vedoucí organizace. Dále rozhoduje o plánování auditů (rozsahu, způsobu provedení, výběru interních auditorů, atd.) Vedoucí organizace ve spolupráci s interním auditorem odpovídá za vypracování Programu auditu (viz Příloha č. 3), za vyhlášení plánovaných a neplánovaných prověrek. Program auditu a vyhlášení termínů neplánovaných auditů schvaluje vedoucí organizace. Dílčí odpovědnosti mají vedoucí prověřovaných úseků, auditoři a prověřovaní pracovníci. Pro jednotlivé audity je zpracován Plán IA zpracovává vedoucí auditor v rámci přípravy na audit (vzor je součástí metodiky Příloha č. 4). Po schválení Plánu IA vedoucím organizace je předán prověřovaným pracovníkům (= oznámení o provedení IA). Vedoucí pracovníci (z oblastí procesů, které budou předmětem prověřování) odpovídají za připravenost na audit a umožnění jeho realizace v rámci stanoveného termínu a rozsahu. Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 4 z 38

Zaměření a rozsah interních auditů Jednotlivé oblasti systému řízení organizace mohou být prověřovány současně (najednou), nebo rozloženy v průběhu roku tak, aby byl prověřen celý systém řízení organizace minimálně 1x za rok. Při plánování rozsahu a zaměření IA se přihlíží ke stavu a důležitosti (vlivu na zajištění kvality služeb pro klienty) jednotlivých oblastí systému řízení, procesů a činností, a také k výsledkům předcházejících auditů, případným stížnostem, atd. Neplánované interní audity doplňuje vedení do ročního Programu IA formou doplňků, tj. dopsáním do plánu. 4. Příprava interního auditu Jmenovaní auditoři se předem připraví na provedení IA. Prostudují příslušnou dokumentaci, zápis z posledního IA a připraví (aktualizují ve spolupráci s vedoucím organizace) checklist (katalog otázek) pro prověřovanou oblast. Auditor nejméně týden před provedením IA písemně oznámí příslušnému vedoucímu útvaru (prověřovaného) termín auditu. Vedoucí organizace předá vedoucímu IA podklady pro přípravu IA: - Zpráva z posledního IA (včetně neshod) - Checklist z posledního IA - Nápravná opatření z předchozího auditu - Program IA - Formuláře pro interní audit (plán IA, ) - Interní dokumentaci organizace (směrnice, vnitřní předpisy) Vedoucí auditor na základě prostudování podkladů zpracuje Plán auditu a aktualizuje ve spolupráci s vedoucím organizace katalog otázek (checklist). Plán auditu a checklist schvaluje vedoucí organizace. Vlastní IA probíhá v součinnosti s vedoucími úseků, kteří v případě neshody odpovídají za stanovení opatření k nápravě. 5. Provedení auditu Vlastní provedení interní auditu na místě je zahájeno úvodním jednáním. a) Úvodní jednání zahrnuje: - záznam o účasti - představení účastníků - potvrzení cílů, předmětu a kriterií auditu - potvrzení časového rozvrhu - ujištění o zachování důvěrnosti - zásady bezpečnosti práce Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 5 z 38

- vyjasnění všech případných dotazů a připomínek - sdělení možných výsledků auditu b) Vlastní provedení auditu Ověřování shody systému řízení se stávající skutečností, důkazy a informacemi se provádí: - kontrolou plnění a účinností dříve přijatých nápravných opatření - přezkoumáváním důkazů, které jsou předmětem prověřování, např. dokumenty, záznamy, informace, zápisy pozn.: Při této činnosti auditor využívá metody vzorkování (např. přezkoumává záznamy u 3 případů z 10, apod). - pohovory s příslušnými pracovníky kladením předem připravených otázek a doplňujících otázek - pozorováním činností v průběhu auditu. Interní auditoři shromažďují důkazy o zjištěních, případných neshodách, zkoumají dostupnou dokumentaci, ověřují informace výše uvedenými metodami. Do checklistu zapisují zjištění o skutečném stavu vyplývajících z rozhovoru s příslušnými pracovníky prověřovaných útvarů (procesů), ze zkoumání dokumentů, prověřovaných činností a podmínek v jednotlivých oblastech s uvedením příčin a navržením opatření. V průběhu prověrky se zaznamenávají všechny odchylky od požadavků dokumentace. Během prověřování provádí auditor bodové hodnocení jednotlivých otázek dle níže uvedené metodiky. Klasifikace zjištění z auditu Body - Výsledek Stav Způsob řešení 3 body OK - Splněno Bez opatření 2 body PZ Potenciál ke zlepšení - částečné plnění nebo doporučení ke zlepšení 1 bod DN Drobná neshoda - splněno s výhradami 0 bodů N Neshoda - nesplněno Vyjádření k nápravě prověřovaným (co, do kdy, jak se provede náprava), popř. uvedené stanoví po konzultaci s IA nebo vedením. V případě doporučení ke zlepšení je na zvážení prověřovaného provedení opatření. Vyjádření k nápravě prověřovaným (co, do kdy, jak se provede náprava), popř. uvedené stanoví po konzultaci s IA nebo vedením Návrh na vystavení opatření k nápravě Zjištěné neshody auditoři rozdělují do dvou kategorií: I. Kategorie (systémová chyba) (N - neshoda) - systém není dostatečně vybudován - předepsaný postup není převzat a prakticky používán - zjištěný nesoulad odporuje dohodnutým požadavkům nebo standardům, normám - velké množství drobných chyb, odchylek Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 6 z 38

II. Kategorie (nesystémová chyba) (DN drobná neshoda) - drobné nedostatky systémového řízení procesů - nepodstatné nedodržení postupu, podmínek, standardu, normy Zjištěnou kategorii a počet odchylek uvedou auditoři ve Zprávě. Zjištěné neshody I. kategorie jsou podnětem pro řešení formou opatření k nápravě. c) Závěrečné jednání Závěrečná příprava auditora pro sdělení závěrů z auditu - společné jednání auditorů (příprava závěrů auditora) - přezkoumání zjištění z auditu a porovnání s cíli auditu Závěrečné jednání s vedením organizace - sdělení zjištění (silné a slabé stránky, neshody) a závěrů z auditu - uvedení doporučení ke zlepšení (pokud je v plánu) - zaznamenání všech rozdílných názorů - zvážení následného auditu (pokud je v plánu) - odsouhlasení závěrů auditu Vyhodnocení IA se předkládá vedení organizace. Po provedení IA vypracuje auditor do jednoho týdne Zprávu z auditu (viz Příloha č. 5). Ta obsahuje: identifikační údaje, rozsah prověřování, průběh auditu, stručnou charakteristiku organizace, výsledek auditu s vazbou na oblasti (procesy), silné a slabé stránky organizace, výsledek zjištění ve struktuře jednotlivých oblastí/procesů v rozsahu: potenciál ke zlepšení drobná neshoda závažná neshoda Zpráva je předložena vedení a kopie pracovníkům odpovědným za prověřovanou oblast. Dokumentace výsledků z IA Plán auditu Vyplněný checklist Zpráva z IA Záznam o účasti Protokoly neshod Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 7 z 38

Tuto dokumentaci předá interní auditor vedení organizace, které s ní seznámí prověřované pracovníky. 6. Odstranění neshod a realizace opatření k nápravě Postup a forma odstranění zjištěných nedostatků (neshod, nesouladu) jsou ponechány v kompetenci vedení organizace, resp. prověřovaných vzhledem k jejím možnostem a k potřebám zdrojů (finanční prostředky, kapacitní možnosti). Interní auditor zaeviduje všechna zjištění, tzn. neshody, drobné neshody i potenciály ke zlepšení do Knihy evidence neshod a zjištění z IA (viz Příloha č. 6). Vedoucí pracovníci, kteří jsou odpovědní za prověřovanou oblast, stanoví příčinu neshody, definují k nedostatkům, zjištěným v průběhu auditu včasná a účinná nápravná opatření. Drobné neshody má za povinnost odstranit odpovědný pracovník (vlastník procesu). Kontrolu řešení a odstranění následně provede vedoucí organizace. V případě závažných neshod posuzuje jejich závažnost vedení, které určuje odpovědného pracovníka za jejich řešení. Ten stanovuje a po schválení vedením realizuje nápravné opatření s cílem odstranit kořenovou příčinu neshody. Následně vedení organizace ověřuje uplatnění nápravy/nápravného opatření a předložení závěrů o výsledcích ověřování. Účinnost zavedených opatření k nápravě je kontrolována a hodnocena vedením organizace, a při dalším auditu auditorem. Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 8 z 38

7. Interní auditoři Interní auditory pro provádění auditů v organizaci jmenuje vedení organizace. Požadavky na interní auditory: - interní auditoři jsou vybíráni vedením na základě vhodných předpokladů (např. osobních vlastností, znalostí, dovedností a zkušeností) - doporučuje se, aby vybraní interní auditoři absolvovali školení u způsobilé vzdělávací agentury (postup IA dle metodiky ISO 19011), které je ukončeno ověřením znalostí auditora a vystavením osvědčení s platností na 3 roky - interní auditoři musí splňovat kvalifikační požadavky a odbornou způsobilost: o kvalifikační požadavky pro výběr interních auditorů osvědčení o způsobilosti IA (viz doporučení o absolvování školení), praxe 3 roky v organizaci nebo v organizaci podobného typu, znalost postupu provedení interního auditu o odborná způsobilost interního auditora se vyznačuje: znalostí oboru zájmového a neformálního vzdělávání, znalostí kritérií auditu (např. požadavky systému řízení, legislativa, požadavky klientů) nezbytných pro činnost auditora, znalostí legislativy a ekonomického řízení v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání, praktickými zkušenostmi z činnosti v organizaci zájmového a neformálního vzdělávání, průběžným vzděláváním interních auditorů, které je zaměřováno na metody techniky dotazování, efektivnost provádění IA, zpracování výsledků, znalosti vytvořeného systému řízení (umět obsáhle a do hloubky auditovat, hledat potenciál pro zlepšování, být nápomocen při řešení problémů, identifikovat potenciální rizika, atd.) Udržování způsobilosti interních auditorů Před zahájením auditorské činnosti musí interní auditor absolvovat min. 1 interní audit v pozici auditora adepta, tzn. pozorovatele pod vedením zkušeného interního auditora. Auditoři se musí zúčastňovat min. 1x ročně průběžného vzdělávání zaměřeného na provádění interního auditu (např. postup pro interní audit, legislativa). Při skončení platnosti osvědčení (každé 3 roky) zorganizuje vedení externí školení, přezkoumává schopnosti a znalosti auditorů. Vedení na konci kalendářního roku hodnotí každého interního auditora (viz Příloha č. 7 Záznam hodnocení interních auditorů). Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 9 z 38

8. Slovník pojmů k IA Audit - Systematický, nezávislý a dokumentovaný proces získávání důkazů z auditu a jeho objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah splnění kritérií. Interní audit organizacím slouží k posouzení a hodnocení stavu zavedení, udržování a neustálého zlepšování systému řízení s ohledem na kvalitu služeb. Jedná se o systematický a nezávislý proces získávání důkazů na základě objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah plnění kritérií auditu. Interní audit provádějí auditoři se stanovenou způsobilostí a v souladu se stanoveným postupem (např. viz tato metodika). Auditor je osoba s odbornou způsobilostí k provádění auditu. Cíl auditu cílem auditu může být např. určení stupně shody s kritérii auditu, zhodnocení schopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvními požadavky, identifikace oblastí potenciálního zlepšování, efektivnost fungování systému řízení, atd. Důkaz z auditu - záznamy, konstatování skutečnosti nebo jiné informace, které souvisejí s kritérii auditu a jsou ověřitelné (důkaz z auditu může být kvalitativní nebo kvantitativní). Důkazem z auditu jsou např.: všechny záznamy stanovené v dokumentaci systémy managementu, které prokazují shodu s požadavky na systém managementu organizace. Kritéria auditu - soubor požadavků, postupů, interní dokumentace, nastavení systému řízení organizace (např. manuál, příručka, normy), právní požadavky, smluvní požadavky, požadavky systému managementu, standardy kvality, Kritéria auditu jsou používána jako základ, vůči kterému jsou porovnávány důkazy z auditu. Plán auditu - Popis činností a uspořádání postupu auditu (týká se jednoho konkrétního auditu) Program auditů - Soubor auditů (může se jednat i o jeden audit) naplánovaných na určitý časový rámec; program auditů zahrnuje všechny činnosti nezbytné k plánování, organizování a provádění auditů v daném období. - Plánované audity (řádné) - provádějí se v termínech stanovených v Programu interních prověrek. - Neplánované audity (mimořádné) - provádějí se při zjištění závažných skutečností, při organizačních změnách v organizaci, při vyhodnocení zpětné vazby, při šetření závažných odchylek schválené dokumentace. Předmět auditu (rozsah) - Vymezení auditu; zahrnuje vymezení procesu/činností, které budou auditovány, konkretizaci místa konání auditu, specifikací oddělení, ve kterém Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 10 z 38

proběhne audit, návrh časového průběhu auditu, (obvykle zahrnuje popis fyzického umístění, organizační jednotky, činnosti a procesy a také časový rozsah). Tým auditorů Jeden nebo několik auditorů, kteří provádějí interní audit a jsou jmenování vedením společnosti k provádění interních auditů; jeden auditor musí být vedoucím. Závěr z auditu (zpráva) - Výstup z auditu; tuto zprávu zpracovává vedoucí auditor na základě důkazů získaných v průběhu auditu jednotlivými auditory; zpráva by měla obsahovat vyjádření k naplnění cílů auditu. Zjištění z auditu - výsledky hodnocení shromážděných důkazů podle kriterií (zjištění z auditu stanovují buď shodu, nebo neshodu, případně příležitosti ke zlepšování). Pozn: Terminologie a definice vycházejí z EN ISO 19011 9. Seznam příloh Příloha č. 1 Postupový diagram Interní audit metodika Příloha č. 2 Checklist (katalog otázek) Příloha č. 3 Program auditů Příloha č. 4 Plán auditu Příloha č. 5 Zpráva z interního auditu Příloha č. 6 Kniha evidence neshod a zjištění z IA Příloha č. 7 Záznam (protokol) hodnocení interních auditorů Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 11 z 38

Příloha č. 1 Postupový diagram Interní audit metodika Požadavky na provedení IA Zpracování Programu IA Program IA Schválení programu IA Nominace interních auditorů Oznámení prověřovaným provedení auditu Dokumentace, výstupy z předch auditů Příprava na audit Zpracování audit plánu, katalogu otázek Plán IA Katalog otázek Zaslání audit plánu prověřovaným Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 12 z 38

Provedení auditu na místě Zpracování výsledků auditu (zpráva) Zpráva z IA Kniha evidence neshod Rozhodnut í o přijetí opatření Stanovení a realizace opatření Kniha evidence neshod Vyhodnocení auditu Vyhodnocení Programu auditů Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 13 z 38

Příloha č. 2 Checklist (katalog otázek) Checklist katalog otázek pro provedení interního auditu v organizacích poskytujících zájmové a neformální vzdělávání. Katalog otázek je strukturován do jednotlivých oblastí systému řízení, resp. dle typizované mapy procesů organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání, s drobnými úpravami. Oblasti systému řízení: 1. Systém řízení organizace 2. Strategie a plánování 3. Lidské zdroje 4. Komunikace, PR a Marketing 5. Řízení projektů 6. Výchova a vzdělávání 7. Fundraising, ekonomické řízení a finanční management 8. Zlepšování, hodnocení a kontrola, opatření k nápravě a prevenci 9. Správa majetku 10. Dokumentace, vnitřní normy Pro každou oblast/proces je stanoveno několik otázek, které dále mohou být interním auditorem dále doplněny dalšími vedlejšími otázkami. Do checklistu se dále doplňuje dotazovaný, resp. vlastník procesu/činnosti; dokument, kde je daná oblast řešena (nebo který byl předložen); důkaz k doložení otázky a popis zjištění. V posledním sloupci pak interní auditor uvádí výsledek v úrovni bodů 1-3, tzn. soulad (3) nebo nesoulad (drobná neshoda = 1, závažná neshoda = 0), příp. potenciál ke zlepšení (2). Pozn.: Ve sloupci Zjištění/důkaz jsou uvedeny náměty a příklady jako nápověda, jakými důkazy lze danou oblast doložit. Je třeba samozřejmě prověřit reálné důkazy v rámci prověřované oblasti/procesu. Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 14 z 38

Oblast: Systém řízení organizace Č. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek 1. Jaký systém řízení organizace využívá? Např. systém řízení kvality poskytovaných služeb systém řízení s vazbou na kvalitu poskytovaných služeb, zavedené požadavky ISO 9001, CAF, provádění SWOT, (pravidelné) interní prověrky, manuál řízení organizace, standard kvality 2. 3. 4. 5. 6. Jakým způsobem je vymezeno organizační řízení organizace (organizační schéma, organizační řád, )? Je z něj patrné řízení jednotlivých oblastí a článků organizace a jejich činností? Jaké činnosti (procesy) zajišťuje organizace? Je nastaveno procesní řízení organizace? Jsou mezi procesy definovány vazby a souvislosti? Jsou (hlavní) procesy řízené (vlastník, kritéria, cíle, dokumentace/vnitřní předpisy, )? Vyhodnocují se stanovené činnosti (procesy) dle stanovených cílů (jsou cíle stanoveny, kritéria, termíny)? Je do systému řízení zahrnuta i oblast IT (odpovědnosti, pravidla, péče o SW a HW, řízení externího dodavatele služeb)? organizační schéma, organizační řád, stanovy, řády, popisy pracovních pozic Seznam procesů (hlavní procesy, řídící procesy, podpůrné procesy), mapa procesů, popisy procesů Popisy procesů, mapa procesů, vnitřní předpisy, cíle procesů Hodnotící zprávy, čtvrtletní/roční hodnocení kritérií (cílů) procesů, hodnocení cílů dle SMART Popisy činností, pověření, smlouvy s externím dodavatelem Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 15 z 38

7. 8. Provádějí se kontroly BOZP a PO v organizaci? Jakým způsobem řešíte odpadové hospodářství? Jak je v organizaci nastaven systém spolupráce s dodavateli: - Způsob výběru - Kritéria pro hodnocení dodavatelů hmotných produktů a služeb (např. učební pomůcky, nehmotný majetek, dopravce, školitel, propagace, účetnictví, ) - Evidence dodavatelů - Kontrola nakoupených produktů a služeb Kontroly pracovišť, Kniha BOZP a PO, Požární kniha. Smlouva o odvozu odpadů, platby za odvoz odpadů. Třídění odpadů (nádoby na tříděný odpad, zpětný odběr elektrozařízení). Směrnice pro nakupování Kritéria způsobilosti dodavatelů Certifikáty shody k učebním pomůckám, Osvědčení a certifikáty externích lektorů, atd. Inventární soupis Potvrzení dodacích listů Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 16 z 38

Oblast: Dokumentace, vnitřní normy Č. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek 1. Je stanovena struktura (např. seznam, přehled, výčet) dokumentace, která je potřebná k zajištění činností organizace? Je třeba další dokumentace k činnostem organizace? Seznam vnitřních předpisů, Seznam legislativy, formuláře, Vnitřní informační systém 2. 3. 4. 5. Jakým způsobem je řízena interní dokumentace (postupy, vnitřní předpisy, metodiky, strategické dokumenty, ), tzn. kdo vytváří, reviduje, schvaluje, archivuje, využívání dokumentaci)? Je dostupná pracovníkům, kteří ji potřebují? Jakým způsobem jsou pracovníci seznamování s aktuální, novou dokumentací? Jakým způsobem je řízena externí dokumentace (dostupnost pro všechny pracovníky, aktuálnost), např. právní předpisy, metodické listy zřizovatele, příručky a manuály ministerstev, metodické pokyny veřejné správy,? Jakým způsobem je zajištěna práce se záznamy (např. prezenční listina, zápisy z porad, záznamy z jednání,? (ochrana dat, aktuálnost, dohledatelnost, identifikace, ) Jakým způsobem je zajištěna archivace a skartace dokumentace (včetně záznamů)? Vnitřní předpisy řízení dokumentů a záznamů (dokumentace). Dostupnost dokumentace na IS. Záznamy (důkazy) o seznámení s dokumentací. Přístup k aktuálnímu znění legislativy, předplatné elektronických služeb s aktualizací legislativy, smlouva s externistou zajišťující sledování změn v legislativě. Evidence a ukládání záznamů, např. na IS, složky k aktivitám, čitelné záznamy, Vnitřní předpis Archivační a skartační řád. Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 17 z 38

Oblast: Strategie a plánování Č. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek 1. Jakým způsobem se vedení angažuje při tvorbě, plánování a zlepšování systému řízení organizace? Pracovní workshopy, brainstorming, schvalování předložených návrhů, aktualizace nových strategií, plány, opatření ke zlepšování, 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Jakým způsobem se zjišťují požadavky klientů a zainteresovaných stran, a jak jsou zapracovávány do strategie a cílů? Stanovilo a pravidelně vyhodnocuje vedení vizi a strategii organizace? Podílejí se na tvorbě strategie i ostatní pracovníci? Stanovuje (a vyhodnocuje) vedení organizace své cíle a plány? Jsou s těmito dokumenty (vize, strategie, cíle, plány) seznamováni pracovníci uvnitř organizace? Jsou tyto dokumenty srozumitelné? Stanovilo vedení organizace odpovědnosti a pravomoci pracovníků v oblasti řízení a zajišťování všech činností v rámci organizace? Jsou o odpovědnostech a pravomocech informováni všichni pracovníci? Je nastavení odpovědnosti a pravomocí aktuální? Jakým způsobem funguje komunikace v rámci organizace? Mají pracovníci dostatečné a aktuální informace, které potřebují k zabezpečení činností, za které odpovídají? Dochází v plánovaných intervalech k vyhodnocování systému řízení organizace (včetně vizí, cílů, zpětných vazeb, hospodaření, výroční zpráva, )? Rozhovory s klienty, dotazníky, ankety, neformální setkávání, benchmarking, účast v projektech. Aktualizace strategie a cílů. Vize organizace, Strategie organizace, SWOT, školský vzdělávací program, pracovní workshopy, brainstorming, Pravidelné zprávy (čtvrtletní, pololetní, roční), hodnotící/výroční zpráva Zápisy z porad, elektronické sdělování, diskuse v rámci porad, připomínkové řízení Popisy pracovních činností, organizační řád, stanovy, Prokazatelné seznámení s popisy pracovních činností, revize popisů k aktuálnímu stavu. Systém porad, elektronická komunikace, IS, seznámení s vnitřními předpisy, interní diskusní fórum, ICQ, skype. Pravidelné zprávy (čtvrtletní, pololetní, roční), Hodnotící/výroční zpráva. Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 18 z 38

10. 11. 12. 13. 14. Podílejí se na tvorbě strategického plánu pracovníci organizace? Identifikovalo vedení organizace své klienty, partnery a zainteresované strany? Existuje v organizaci vnitřní informační systém? Kdo je odpovědný za údržbu a aktualizaci IS? Existuje efektivní a funkční systém porad? Jsou pořizovány zápisy, se kterými se dále pracuje? Vyhodnocují se výsledky? Jsou stanovena pravidla pro příjímání nových členů/klientů? Pracovní workshopy, schvalování předložených návrhů, brainstorming, připomínkové řízení. Definice klientů, zainteresovaných stran, školská matrika, seznam klientů, seznam (přehled) zainteresovaných strany. IS, pověření odpovědnost za údržbu IS Systém porad, ukládání zápisů, zápisy z porad, kontrola úkolů a zápisů z porad. Vnitřní předpis - Pravidla pro přijímání členů Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 19 z 38

Oblast: Lidské zdroje (pracovníci) Č. Otázka Dotázaný Dokument Zjištění/důkaz Výsledek 1. Jakým způsobem plánuje a zajišťuje organizace lidské zdroje k zajištění činností, které poskytuje svým klientům? Plán lidských zdrojů, zastupitelnost pracovníků, seznam spolupracovníků. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Jak a kdo plánuje vzdělávání pracovníků? Je vyhodnocováno? Jsou k dispozici záznamy o školení pracovníků (např. vedoucí táborů, kroužků, první pomoci, BOZP)? Jsou stanovena pravidla pro přijímání nových pracovníků? Jakým způsobem jsou zaškolování noví pracovníci? Je stanoven postup? Jsou o tom záznamy? Stanovilo vedení odpovědnosti a pravomoci pracovníků (náplně práce)? Jsou aktuální? Jsou stanoveny motivační prvky a kritéria pro mimořádné oceňování pracovníků? Je v organizaci vytvořen systém odměňování a benefitů pro pracovníky organizace? Jakým způsobem je zajištěna zastupitelnost pracovníků z hlediska zajištění služeb pro klienty? Kdo je odpovědný a jakým způsobem je vedena personální agenda, včetně ochrany osobních údajů? Plán vzdělávání na příslušné období. Pravidelné vyhodnocování plánu. Nabídka vzdělávacích kurzů, aktivit. Přehled absolvovaných školení, personální složky, prezenční listiny, certifikáty. Vnitřní předpis Vnitřní předpis, Záznam o zaškolení Popisy pracovních činností Vnitřní předpis Vnitřní předpis Plán zastupitelnosti Popis pracovní činnosti, osobní složky, personální agenda, (ne)přístupnost ke složkám personální agendy. Interní audit metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání Stránka 20 z 38