Zápis z jednání Správní rady Místo konání: Dne: Účastníci: Evropský dům, Králíky 20.11.2009, 16:00 hod. dle presenční listiny Program: 1. Probíhající projekty 2. Připravovaný projekt návrh projektu 3. Další, výhled rozpočtu pro rok 2010 (zahájení projednávání rozpočtu) Ad 1) PROBÍHAJÍCÍ PROJEKTY 1.1. ROP: TOKS PP v CR Web: aktivní proklik na webové stránky: http://kralickysneznik.virt02.uh.cz jsou naplněny sekce: průvodce, ubytování, služby (dopracovává se zobrazování) probíhá průběžné plnění dalších sekcí / databází do dvou týdnů bude rozchozena interaktivní mapa pro navigaci bude provedeno umístění webkamer Programy, balíčky: Probíhá zpracování programů. Jednotlivé projekty budou rozeslány Administrace: byla schválena druhá ŽOP (již do 60 dnů), předpoklad připsání prostředků listopad 2009 => splátka úvěru neprofinancované náklady projektu: 1 991 822 Kč (disponibilní zůstatek úvěru: 1 351 022 Kč, rozdíl 640 800 Kč vznikl rozšířením úvěru na předfinancování Marketingové studie + snaha o úsporu úroků Řešení: financování je možné poskytnou dodavatelský úvěr do proplacení 3 ŽOP použití k úhradě zbývajících prostředků) třetí čerpání leden 2010 (příprava ŽOP prosinec) Usnesení: SR bere na vědomí zprávu o realizaci projektu TOKS PP v CR.
1.2. FMP: Marketingová studie Stav: probíhá překlad MS, byla provedena úhrada za pořádání konferencí a zpracování marketingové studie (financování: rozšířený úvěr na ROP) Další postup: dokončení překladu 30.11.2009, fakturace, úhrada do ½ prosince (úvěr) zpracování a podání ŽOP prosinec 2010 Usnesení: SR bere na vědomí zprávu o realizaci projektu Marketingové studie. 1.3. Fond mikroprojektů Informace a služby pro turisty (č.1) Stav: je zpracován grafický návrh desek (připraveno ke korekturám v redakční radě) připravuje se dotisk katalogu tématické nabídky Financování: Celkové náklady: 761 610 Kč (je třeba předfinancovat) Dofinancování: 114 242 Kč (15%) FMP: Trhací mapy (č. 2) Stav: je zpracován pracovní návrh zadní strany trhací mapy / zima probíhají pracovní korektury, bude dopracováno a zasláno ke korektuře RR připravuje se přední strana trhací mapy Financování: Celkové náklady: 970 160 Kč (je třeba předfinancovat) Dofinancování: 145 524 Kč (15%) Předfinancování akcí: Bylo konzultováno s ČS a.s. Svitavy. Podmínky čerpání úvěru: 1) otevření úvěru po ukončení čerpání úvěru TOKS PP v CR, maximální možná schválená výše úvěru 5 000 000 Kč (dočerpání na začátku ledna a převedení do režimu splácení) 2) financování 2 varianty: Varianta 1: dofinancování úvěru z vlastních zdrojů obcí Podklady pro uzavření úvěrové smlouvy: - usnesení obecního zastupitelstva, schválení dofinancování akce z vlastních zdrojů ve výši:114 242 Kč (publicita a služby) a 145 524 (mapy)
Varianta 2: postupné splácení úvěru po dobu 5 let Předpoklad: zůstatek jistiny ke splácení k 1.1.2011 84 000 Kč Podklady pro uzavření úvěrové smlouvy: - ručitelský závazek vybrané obce na dofinancování akce ve výši (114 242 + 145 524 Kč) Usnesení: SR ukládá Ing. Danielové projednat s Českou spořitelnou a.s. otevření úvěru pro předfinancování akcí Kralický Sněžník Śnieźnik: Publicita a služby pro turisty a Kralický Sněžník Śnieźnik: mapy ve znění varianty č. 2. Fond mikroprojektů projekt Králický Sněžník Śnieźnik: tipy na výlety: projekt byl opět podán 2.10.2009 předpokládaný termín schválení: 12/2010 smlouva bude k dispozici v období 03 04/2010 => řešení předfinancování této aktivity Usnesení: SR bere na vědomí zprávu o dalším předpokládaném rozšíření úvěru v souvislosti s realizací projektů z FMP. Ad 2) PŘIPRAVOVANÝ PROJEKT 3.2. ROP Zjednodušení struktury, úprava projektu: Podání žádosti 29.1.2010, 12:00 hod. Předpoklad schválení žádosti 06/2010 Realizace VŘ 06 08/2010 Realizace projektu 09/2010 03/2012 19 měsíců Část Aktivita 1 2 3 4 CELKEM Marketing značky a vybraných klíčových témat - prezentace pan Pažin - příloha č. 1: návrh rozpočtu dle aktivit Tiskoviny ( součást marketingu) - Příloha č. 2: návrh použitých tiskovin - Propagační předměty + 200 000 Kč Provoz informačního centra - Příloha č. 3: náklady na provoz IC Management TO KS - Příloha č. 4 Příprava a zpracování žádosti a SEH, Management projektu (administrace), realizace VŘ (4 x) - Příloha č. 5 Rozpočtované náklady za období realizace 4 200 000 Kč 1 500 000 Kč 1 372 380 Kč 678 300 Kč 571 200 Kč 8 451 200 Kč
Vyhodnocení zapracování podnětů z minulé SR. Aktivity tiskoviny (základní, kvalitní) reklama (internet, centrum, seznam) drobné propagační předměty (trička, stojánky do recepcí, tašky, tužky, samolepky, bezpečnostní vesty, atd) webové kamery celoročně Panorama Společný odbavovací systém dokumentace trvalý rozvoj webu STAV Je zařazeno Je zařazeno Ke zvážení finanční náklady Stávající webové kamery budou umístěny na webových stránkách TO KS Není vhodnou aktivitou projektu k financování (přílišná nákladnost, veřejná podpora) Jedná se o aktivitu, kterou zajištují potenciální dodavatelské firmy zdarma (příprava projektu v rámci nabídky) Práce s internetem, sociální sítě, provoz webu v rámci TIC Usnesení: SR žádá pracovní skupinu krácení jednotlivých položek projektu na cílovou částku celkových nákladů 6 000 000 Kč, především projednání otázky vyloučení financování provozu informačního centra z projektu. Ad 3) VÝHLED ROZPOČTU - 2010 Zahájení projednávání rozpočtu na rok 2010. Položky budou do konce roku zpřesněny
Rozpočet - 2010 (výhled) NÁKLADY ZDROJE I. Náklady úvěru (TOKS, marketingová studie) 96 235,87 1 Aktuální zůstatek na BÚ společnosti k 31.12.2009 (předpoklad) 15 000 Kč - úroky 90 175,87 - spojené náklady (poplatky vedení, položky, ) 6 060,00 2. K financování 1 087 829,40 II. Náklady úvěru (TOKS,FMP) 85 474,53 - příspěvky zakladatelů - úroky 79 474,53 - spojené náklady (poplatky vedení, položky, ) 6 000,00 III. Náklady úvěru (Nový projekt) 12 020,00 - úroky 10 000,00 - spojené náklady (poplatky vedení, položky, ) 2 020,00 IV. Náklady BÚ 2 000,00 V.. Příspěvek DSVČ 30 000,00 VI.. Audit 2010 40 000,00 VII. Účetnictví 24 000,00 VIII. Poštovné, běžné výdaje společnosti 8 000,00 IX. Provoz IC - 6,5 měsíce * 469 499,00 X. Poradenství, management - 8 měsíců * 285 600,00 XI. Rezerva 50 000,00 Celkem 1 102 829,40 CELKEM 1 102 829.40 * předpoklad zahájení čerpání dotace 09/2010 Usnesení: SR jmenuje pracovní skupinu ve složení : starostové obcí, zástupce Ski Parku Červená Voda, zástupce SNĚŽNÍK a.s. pro projednání dlouhodobého financování činnosti společnosti ve vazbě na probíhající a připravovanou činnost a žádá ji o předložní návrhu dlouhodobého financování činnosti společnosti, na základě kterého následně SR na příštím jednání zaujme závazné stanovisko.
Předsedkyně poděkovala přítomným za účast a ukončila jednání. Jana Ponocná Předsedkyně Ověřil: Zdeněk Brůna Zapsala: Ing. Ivana Danielová
USNESENÍ č. 9/2009 Ze Správní rady konané dne 20. listopadu 2009 Správní rada bere na vědomí: zprávu o realizaci projektu Marketingové studie zprávu o realizaci projektu TOKS PP v CR zprávu o dalším předpokládaném rozšíření úvěru v souvislosti s realizací projektů z FMP Správní rada ukládá: Ing. Danielové projednat s Českou spořitelnou a.s. otevření úvěru pro předfinancování akcí Kralický Sněžník Śnieźnik: Publicita a služby pro turisty a Kralický Sněžník Śnieźnik: mapy ve znění varianty č. 2 Správní rada jmenuje: pracovní skupinu ve složení : starostové obcí, zástupce Ski Parku Červená Voda, zástupce SNĚŽNÍK a.s. pro projednání dlouhodobého financování činnosti společnosti ve vazbě na probíhající a připravovanou činnost. Správní rada žádá: pracovní skupinu o předložní návrhu dlouhodobého financování činnosti společnosti, na základě kterého následně SR na příštím jednání zaujme závazné stanovisko pracovní skupinu krácení jednotlivých položek projektu na cílovou částku celkových nákladů 6 000 000 Kč, především projednání otázky vyloučení financování provozu informačního centra z projektu Jana Ponocná předsedkyně
Příloha č. 1 Marketing značky a vybraných klíčových témat Propagace TO Králicko - finanční náklady / návrh aktivit na 18 měsíců Název aktivity / média Popis Výstup Cena Komunikační strategie Příprava komunikačního konceptu Marketingová komunikace - příprava komunikační strategie pro TO - Králicko. Dokument ppt cca 50 stran Dokument ppt cca 20 stran 150 000Kč Kreativní zpracování Kreativní myšlenka, texty, grafické práce. 70 000Kč Aplikace Aplikace na jednotlivé projekty. Jednotlivé projekty 40 000Kč Aktivity Soutěž Road show Sociální sítě Direct marketing PR launch kampaně Média OOH - venkovní reklama Vytvoření vědomostní soutěže o ceny s cílem navšívení webu www.kralickysneznik.cz nebo informačního centra. První 2 vlny kampaně. Soutěž, ceny 300 000Kč Auto - pojízdné IC, které bude jezdit po předem určených místech. Lidé se na těchto místech dozvědí informace o TO - Králicko. První 2 vlny kampaně. Zapojení sociálních sítí do propagace regionu a produktových balíčků (18 měsíců). Kompletace databáze zájmových skupin a celků za účelem kontaktu s konkrétní nabídkou formou direct mailů (elektronicky, poštou). 2. vlna kampaně. Představení kampaně ostatním subjektům. První vlna kampaně. Auto - mobilní IC s vyškoleným personálem Facebook, Flickr, Delicious, Myspace, Twitter Rozesílání dopisů s nabídkami Prezentace kampaně formou "Eventů" 350 000Kč 40 000Kč 50 000Kč 30 000Kč Převážně komunikace značky a u vybraných ploch komunikace produktů. Billboardy, citylighty, fasády, mosty, dopravní prostředky, obchodní řetězce, multikina. Outdoorová reklama 500 000Kč
Internet Regionální rádio Tisková reklama Billboardy kampaně Možná Billboardy stálé (18 měsíců) Ano Fasády stálé (18 měsíců) Možná Mosty stálé (18 měsíců) Ano Dopravní prostředky kampaně Ano Obchodní řetězce Ne Multikina Možná Image, produkty a informativní komunikace nově rozvíjejícího se regionu, odkaz na webové stránky. Všechny vlny kampaně. 1 000 000Kč PPC - odkazy na stránky www.kralickysneznik.cz Odkyzy - PPC - Goole, Seznam, Centrum, Atlats, Onet, WP Turistické a cestovatelské servery, servery s velkou Internetové bannery návštěvností Microsite Ano Viral Možná Využití regionálních rádií, vysílání rádiových spotů před relací týkající se "tipů na vylety", "kam o víkendu" atd. 3 vlny komunikace. Rádiový spot 400 000Kč Rádio Černá Hora - 1x 30" spot, 750 Kč Rádiový spot Rádio Impuls - 1x 30" spot, Brno, Východní Čechy - 3300 Kč Rádiový spot Rádiožurnál - 1x 30" spot, HK, Brno, Pardubice 2850 Kč Rádiový spot Budování značky. Tisková reklama ve vybraných časopisech 350 000Kč Produkce Focení 100 000Kč Grafické práce + DTP 60 000Kč Předtisková příprava 40 000Kč Rezerva 50 000Kč Cena celkem 3 530 000 Kč DPH 19 % 670 700 Kč Cena celkem včetně DPH 4 200 700 Kč