BSP Manual for Agents Local Procedures Chapter 14 IATA Czech Republic & Slovak Republic December 2010 česko anglická verze
ÚVOD: Tento document se týká BSP výhradně procedur platných v BSP CZ a BSP SK. Informace o procedurách v ostatních BSP najdete v BSP Manual for Agents. CHAPTER 14 - Local Procedures 14.1 ADRESY A KONTAKTY IATA kancelář BSP CZ/SK Tým IATA Česká republika a Slovensko Výpočetní středisko Clearingová banka Schválené rezervační systémy Local Customer Advisory Group Agency Programme Joint Council 14.2 ZAPOJENÍ LETECKÝCH SPOLEČNOSTÍ Billing and Settlement Plan Aktuální seznam leteckých společností v BSP Ukončení členství letecké společnosti v BSP Kontakty na letecké společnosti 14.3 SLUŽBY PRO ZÁKAZNÍKY - DOTAZY 14.4 LETECKÉ PŘEPRAVNÍ DOKUMENTY ELEKTRONICKÁ LETENKA Electronický ticketing 14.5 STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS Agency Sales Transmittal Form CCCF Airline own accounting memoranda (ADM/ACM) 14.6 KOMPLETACE LETECKÝCH PŘEPRAVNÍCH DOKUMENTŮ Ticketing Authority 14.7 CANCELLATION PROCEDURY - VOIDING 14.8 BSP BILLING REPORTS - OUTPUT 14.9 REMITTANCE PROCEDURES Page 2 of 26
Chyby v reportech nebo chybějící Notice of Billing Statement Net Remittance 14.10 SANKCE, ADMINISTRATIVNÍ A CLEARING BANK POPLATKY 14.11 PRODEJE KREDITNÍ KARTY 14.12 REFUNDS 14.13 PRACOVNÍ KALENDÁŘ 14.14 IATA LOGO Page 3 of 26
14.1 ADRESY A KONTAKTY IATA kancelář BSP CZ/SK Adresa: IATA International Air Transport Association Smetanovo nábřeží 4 110 00 Praha 1 Česká republika Pokud mate jakýkoliv dotaz, obraťte se na nás prostřednictvím IATA Customer Portal Europe - Contact Us : http://www.iata.org/customer-portal/pages/index.aspx Telefony: Customer service pro aerolinie: +420 242 499 886 (od 9h00 do 16h00) Customer service pro agentury: +420 242 499 887 (od 9h00 do 12h00) Jak kontaktovat IATA kancelář: Dear Airline/Agent, In order to improve the quality of our Customer Service, a web based contact service has been put in place: http://www.iata.org/customer. This will enable you to find answers to most of your questions online or you may submit your queries 24 hours a day. We will follow up the handling of all cases created by these means. Please choose the option Contact us/log an enquiry on http://www.iata.org/customerportal/pages/index.aspx (we advise you to keep this link among your favourite websites), where you will find an online form that can be completed, enabling us to identify your account immediately and assist you as soon as possible (please see the print screens attached). Please refer to your web case number if your new query related to a previous web case. In order to provide a timely response to your enquiries logged through our website, we would like to bring to your attention that all emails sent to a personal e-mail addresses (or IATA Prague general address iataprg@iata.org) will remain unanswered as from 16th September, 2008. As of the same date there will be new customer service phone lines: +420 242 499 886 for airlines (available every day from 9AM to 4PM) and +420 242 499 887 (available every day from 9 AM to 12 AM). Beyond these hours, and as your first option anyway, we would kindly ask you to, as said, submit your query via the customer portal: http://www.iata.org/customer-portal/pages/index.aspx - please see below: Page 4 of 26
If you need to contact us/log a query, then please go to http://www.iata.org/customer and click the option Contact us/ Log an enquiry. Page 5 of 26
Fill in the form and send it to us. Page 6 of 26
IATA tým Česká a Slovenská republika - Anca Apahidean, Area Manager RO, MD, CZ, SK, HU, PL - Blanka Svobodová, Acting Country Manager CZ, SK, HU and Manager Passenger and Cargo Services CZ, SK, HU - Martina Hochmanová, Assistant Manager, Accreditation Services IDFS - Marek Hrubeš, Financial Controller IDFS - Ludmila Mihulková, Officer, Agency Services IDFS CZ/SK Výpočetní středisko (DPC = Data Processing Centre) Výpočetním střediskem se rozumí subject, jehož úkolem je příjem, kontrola a zpracování prodejů realizovaných IATA cestovními kancelářemi a dále pak distribuce jednotlivých konsolidovaných sestav vyúčtování (zahrnujících veškeré prodeje realizované v daném období) cestovním kancelářím, leteckým společnostem a IATA/BSP kanceláři. Výpočetním střediskem pro BSP CZ/SK je firma Accelya, která sídlí v Madridu. Pokud mate jakýkoli dotaz, který se týká Agent Billing Analysis, obraťte se na kancelář IATA v Praze, která zajišťuje veškerou komunikaci s výpočetním střediskem. Clearingová banka Úkolem clearingové banky, vybrané příslušným BSP, je příjem částek za prodeje od cestovních kanceláří a jejich redistribuce leteckým společnostem. Agentura obdrží od IATA Praha (paní Ludmily Mihulkové) číslo účtu, na který pak provádí úhrady prodejů. Banky pro BSP CZ a BSP SK: - UniCredit Bank, a.s. Česká republika úhrady prodejů v České republice - UniCredit Bank, a.s. Slovensko úhrady prodejů na Slovensku Schválené rezervační systémy (GDS = Global Distribution Systems) Pro vystavování neutrálních přepravních dokladů v IATA akreditovaných agenturách jsou v BSP CZ/SK schváleny tyto rezervační a tiketovací systémy (GDS/CRS): Amadeus (AGTD) Galileo (GDSL) Sabre (SABR) Použití jiného než schváleného automatizovaného ticketovacího systému je zakázáno (na rozdíl od použití jiného rezervačního systému). Page 7 of 26
Informace o přesném způsobu a postupu vystavování letenek jsou cestovním agenturám dodány při zavedení automatického ticketingu, a to přímo příslušným CRS, který organizuje a zajišťuje tzv. školení ticketingu. Kontakty: Amadeus Galileo Sabre helpdesk@cz.amadeus.com helpdesk@galileoczsk.cz via website: http://customersupport.sabre.com Local Customer Advisory Group (LCAG) Jedná se o skupinu zástupců leteckých společností, kteří jsou jmenování PaConf (Konferencí) v zemi, kde funguje BSP, jako poradní poradní organ IATA ISS Managementu ve věcech spojených s customer service a se zaváděním a plněním lokálních pravidel a funkcí. Aktuální členové LCAG CZ/SK: Mr Jiří Marek (předseda) OK jiri.marek@csa.cz Mr František Šiling AF/KL/DL frantisek.siling@klm.com Mr Fabrice Tamegger LH/OS/LX fabrice.tamegger@austrian.com Mr Petr Duchek BA petr.duchek@ba.com Ms Tereza Lencová EK tereza.lencova@emirates.com Mr Milan Feherváry AY milan.fehervary@finnair.com Agency Programme Joint Council (APJC) Tento výbor, složený ze zástupců leteckých společností i agentur, řeší veškeré záležitosti Agency Programu v České republice a na Slovensku a podává návrhy na změny k Passenger Agency Conference, která poté zpětně informuje Výbor o změnách, které byly schváleny. Aktuální členové APJC CZ/SK: Airlines Mr Jiří Marek (předseda) OK jiri.marek@csa.cz Mr František Šiling AF/KL/DL frantisek.siling@klm.com Mr Fabrice Tamegger LH/OS/LX fabrice.tamegger@austrian.com Mr Petr Duchek BA petr.duchek@ba.com Ms Tereza Lencová EK tereza.lencova@emirates.com Mr Milan Feherváry AY milan.fehervary@finnair.com Agents Mr Miroslav Bělovský OK Tours miroslav.belovsky@oktours.com Mr Tomáš Návrat Čedok tomas.navrat@cedok.cz Ms Pavel Němec HRG pavel.nemec@hrgworldwide.com Ms Květoslava Zajacová Satur Travel zajacova@ba.satur.sk Mr Udo Wichert Thomas Cook udo.wichert@thomascook.cz Mr Martin Horváth pelicantravel.com martin.horvath@pelikan.sk Page 8 of 26
14.2 ZAPOJENÍ LETECKÝCH SPOLEČNOSTÍ Billing and Settlement Plan (BSP) Billing and Settlement Plan (BSP) je jednoduchý a vyzkoušený systém, usnadňující IATA akreditovaným cestovním kancelářím procesy spojené s prodejem, vykazováním a úhradou leteckých přepravních dokladů a dalších aktivit. BSP systém vznikl původně jako aktivita bank, které chtěly pro svoje činnosti dočasně využít značných prostředků realizovaných z prodeje letecké přepravy. První systém BSP pod patronací IATA dopravců vznikl v roce 1971 v Japonsku a od té doby se rozšířil prakticky po celém světě. Jednotné zúčtovací postupy a další standardní procedury systému BSP umožňují efektivní a kvalitní výpočet a převod prodejů z letecké přepravy. Eliminují nutnost uzavírání separátních zúčtovacích smluv mezi jednotlivými členy systému BSP, čímž se snižuje množství práce a času spojeného s administrativou, a ve finale to vede k úspoře finančních nákladů. Klíčovým nástrojem BSP je neutrální zúčtovatelný doklad tzv. Electronic Ticket, který je používán akreditovanými agenturami v zastoupení všech dopravců, kteří jsou do BSP zapojeni. Pro správnou kalkulaci prodejů uskutečněných v systému BSP využívá IATA kancelář služeb výpočetního střediska, které připravuje vyučtování částek jak pro: A/ agentury - tzv. Agent Billing Analysis (de facto faktura) - stanovuje, jaké finanční prostředky utržené za prodej letecké přepravy za určité, přesně definované prodejní období, mají být IATA akreditovanou agenturou převedeny na účet do určené IATA BSP clearingové banky; B/ dopravce - tzv. Airline Billing Analysis (de facto avízo) - informuje o stavu prodejů letecké přepravy dané letecké společnosti uskutečněné IATA akreditovanými agenturami za určité, přesně definované prodejní období a tedy o částce, která bude dopravci převedena na účet z clearingové banky. Do systému BSP jsou kromě IATA akreditovaných agentur, leteckých společností a IATA kanceláře jako administrátora, zapojeny tedy i další subjekty: clearingová banka, výpočetní středisko a rezervační systémy (nahlašují údaje o prodejích ve stanovených formátech a časech). IATA kancelář v roli koordinátora systému BSP vystupuje ve vztahu agentura - letecká společnost jako neutrální subjekt. IATA Country Manager se svými spolupracovníky má za úkol koordinovat a dohlížet na veškeré činnosti tak, jak je definováno příslušnými IATA rezolucemi. Agentura pak řeší s dopravcem veškeré záležitosti týkající se tarifů, jejich podmínek a použití, ticketovacích požadavků a postupů a dalších záležitostí, přímo souvisejících s obchodním vztahem agentura - letecká společnost. Výhody BSP: - agentury vystavují jeden standardní výkaz prodejů a platí jednu částku na centrální účet; - letecké společnosti přijímají jednu úhradu za všechny agenty; Page 9 of 26
- neutrální zúčtovatelný přepravní dokument nahrazuje přepravní doklad jednotlivých leteckých společností; - prodeje agentur jsou avizovány elektronicky; - centrální distribuce elektronických letenek pod kontrolou IATA BSP; - zjednodušení administrativy - používání jednotných elektronických formulářů (BSPlink); - vykazování všech prodejů do jednoho centra; - využití automatizace ve vystavování přepravních dokladů umožňuje úsporu času a prostředků a zároveň zvýšuje úroveň služeb; - zvýšená kontrola financí díky centralizaci plateb; - standardní procesy umožňující provádění jednotných kontrol kvality; - komplexní kontrola systému neutrálním subjektem. Členství v BSP systému je otevřené pro všechny letecké společnosti (členy i nečleny IATA), přičemž jednotlivé BSP systémy obsluhují vždy jednu zemi či určený region. Aktuální seznam leteckých společností v BSP (prosinec 2010) ADRIA AIRWAYS JP 165 AEGEAN AIRLINES A3 390 AER LINGUS EI 053 AEROFLOT SU 555 JSC DONAVIA D9 733 AEROLINEAS ARGENTINAS AR 044 AEROMEXICO AM 139 AEROSUR 5L 275 AEROSVÍT AIRLINES VV 870 AIR ASTANA KC 465 AIR AUSTRAL UU 760 AIR BALTIC BT 657 AIR BERLIN AB 745 AIR CANADA AC 014 AIR EUROPA LINEAS AEREAS UX 996 AIR FRANCE AF 057 AIR CHINA CA 999 AIR MADAGASCAR MD 258 AIR MALTA KM 643 AIR MAURITIUS MK 239 AIR NAMIBIA SW 186 AIR NEW ZEALAND NZ 086 AIR SEYCHELLES HM 061 AIRCOMPANY TATARSTAN U9 966 ALITALIA SPA AZ 055 ALL NIPPON AIRWAYS NH 205 AMERICAN AIRLINES AA 001 Page 10 of 26
ASIANA AIRLINES, INC. OZ 988 ATLANT-SOYUZ Airlines 7B 499 AUSTRIAN OS 257 AZAL AZERBAIJAN AIRLINES J2 771 BANGKOK AIRWAYS PG 829 BELAVIA B2 628 BRITISH AIRWAYS BA 125 BRITISH MIDLAND AIRWAYS BD 236 BRUSSELS AIRLINES SN 082 BULGARIA AIR FB 623 CATHAY PACIFIC CX 160 CIMBER AIR QI 647 CITY AIRLINE AB CF 419 CONDOR DE 881 CONTINENTAL AIRLINES CO 005 CROATIA AIRLINES OU 831 CYPRUS AIRWAYS CY 048 ČSA Czech Airlines OK 064 DELTA AIR LINES DL 006 DONBASSAERO AIRLINES 7D 897 EGYPT AIR MS 077 EL AL LY 114 EMIRATES EK 176 ETHIOPIAN AIRLINES ET 071 ETIHAD AIRWAYS EY 607 EVA AIR BR 695 FINNAIR AY 105 FLYBABOO F7 033 FLYBE BE 267 GULF AIR GF 072 HAHN AIR HR 169 HAINAN AIRLINES HU 880 HELI AIR MONACO YO 747 HONG KONG AIRLINES HX 851 CHINA AIRLINES CI 297 CHINA EASTERN AIRLINES MU 781 CHINA SOUTHERN AIRLINES CZ 784 IBERIA IB 075 ICELANDAIR FI 108 JAL Japan Airlines JL 131 JAT Airways JU 115 JET AIRWAYS 9W 589 Kenya Airways KQ 706 KLM Royal Dutch Airlines KL 074 KOREAN AIR LINES KE 180 KUWAIT AIRWAYS KU 229 LAN AIRLINES LA 045 Page 11 of 26
LOT Polish Airlines LO 080 LUFTHANSA LH 220 LUXAIR LG 149 MALAYSIA AIRLINES MH 232 MALEV MA 182 MERIDIANA IG 191 MONTENEGRO AIRLINES YM 409 OLYMPIC AIR OA 050 OMAN AIR WY 910 PE B&H AIRLINES d.o.o. JA 995 POLET JSC Aircomany Polet YQ 342 PULKOVO Z8 195 QATAR AIRWAYS QR 157 ROYAL BRUNEI AIRLINES BI 672 ROYAL JORDANIAN AIRLINES RJ 512 SAS SK 117 SATA INTERNACIONAL S4 331 SIBERIA AIRLINES S7 421 SINGAPORE AIRLINES SQ 618 SOUTH AFRICAN AIRWAYS SA 083 SRILANKAN AIRLINES UL 603 SUN D'OR 2U 383 SWISS LX 724 TAM BRAZILIAN AIRLINES JJ 957 TAP PORTUGAL TP 047 TAROM RO 281 THAI AIRWAYS TG 217 JSC TRANSAERO AIRLINES UN 670 TURKISH AIRLINES TK 235 UKRAINE INT. AIRLS. PS 566 UNITED AIRLINES UA 016 URAL AIRLINES JSC U6 262 US AIRWAYS, INC. US 037 UTAIR AVIATION UT 298 UZBEKISTAN AIRWAYS HY 250 VIETNAM AIRLINES VN 738 VIRGIN ATLANTIC VS 932 YAMAL AIRLINES YC 664 YEMENIA YEMEN AIRWAYS IY 635 Ukončení členství letecké společnosti v BSP Tak jako v jiných oblastech hospodářské činnosti může i v oblasti letecké dopravy dojít k zastavení činnosti letecké společnosti, popř. k jejímu bankrotu. V takové situaci IATA kancelář postupuje v souladu se zněním příslušné IATA rezoluce. Dojde-li k zastavení činnosti letecké společnosti v daném teritoriu, IATA kancelář posoudí další setrvání společnosti jako člena BSP. Je-li rozhodnuto, Page 12 of 26
že činnost dopravce v BSP bude pozastavena nebo ukončena, je povinností IATA kanceláře ihned informovat ostatní partnery zapojené do systému BSP. Pro cestovní kanceláře pak platí následující pravidla: - vystavování přepravních dokladů na takovou leteckou společnost je zakázáno, tj. agentura nesmí používat ticketing authority této společnosti pro vystavování letenek; - agentura musí vykázat všechny prodeje a refundace na uvedenou leteckou společnost v nejbližší zúčtovací periodě (nebo podle pokynů IATA kanceláře); - agentura musí informovat klienty o vzniklé situaci, zajistit a provést refundace dříve vystavených letenek a tyto vykázat na ASTF v termínu stanoveném IATA kanceláří; - agentura musí veškeré pohledávky vzniklé po termínu stanoveném IATA kanceláří řešit přímo s leteckou společností. V případě, že by činnost letecké společnosti byla obnovena, budou cestovní kanceláře informovány opět prostřednictvím IATA kanceláře. Kontakty na letecké společnosti Kontakty na jednotlivé letecké společnosti v BSP jsou uvedeny na Agent Consolidated Billing Statement při každém vyúčtování. Kontakty najdete take v BSPlinku: General Queries - Airlines Address Maintenance - Address Query Airlines 14.3 SLUŽBY PRO ZÁKAZNÍKY DOTAZY Existuje několik způsobů, jak najít odpověď na vaši otázku ohledně prodejů a BSP procedur. Jedním ze zdrojů informací by měl být tento manuál. Jinak se - podle toho, čeho se váš dotaz týká - obraťte na jeden z následujících subjektů : - helpdesk příslušného rezervačního/tiketovacího systému - při problémech s kompletací prodejů nebo při stahování reportů z rezervačního systému; - na konkrétní leteckou společnost, případně rezervační/tiketovací system - dotazy ohledně vydávání letenek a pravidel s tím spojených; - IATA - nesrovnalosti mezi tím, co jste reportovali prostřednictvím vašich reuervačních/tiketovacích systémů a reporty v BSPlinku. - www.iata.org - komplexní informace o aktivitách IATA, rezolucích, online obchod IATA publikací - IATA Customer Portal: http://www.iata.org/customer-portal/pages/index.aspx - BSPlink - Systém BSPlink je přístupný každé IATA agentuře na stránkách www.bsplink.iata.org Page 13 of 26
BSPlink je uživatelské rozhraní používané všemi účastníky BSP procesu, přes které agentury dostávají BSP reporty a probíhají v něm ADM/ACM opravy nebo Refund Applications. Taktéž letecké společnosti udržují funkci Ticketing Authority přes BSPlink, takže agentura může online zjistit, jestli jí ta která letecká společnost povoluje vystavovat letenky. IATA prostřednictvím BSPlinku komunikuje trhu všechny důležité změny. Agentury by měly kontrolovat BSPlink pravidelně - nové složky ke stáhnutí, ADM/ACM, BSP bulletin týkající se nových procedur nebo změn. Kromě toho si mohou agentury online stahovat reporty, mají přístup k historickým BSP data, mohou si zvolit upozorňování emailem na nové složky apod. Každá IATA akreditovaná agentura obdrží v rámci akreditačního procesu přístup a heslo do BSPlinku. 14.4 LETECKÉ PŘEPRAVNÍ DOKUMENTY - ELEKTRONICKÁ LETENKA V praxi existují dva druhy leteckých přepravních dokumentů: 1) neutrální přepravní doklady určené pro prodej letecké přepravy v IATA akreditované agentuře; 2) přepravní doklady jednotlivých dopravců. IATA akreditovaná agentura je oprávněna vystavovat pouze neutrální BSP doklady, které jí byly IATA kanceláří přiděleny. Zároveň je oprávněna vyměňovat/refundovat pouze tyto doklady, tj. doklady vystavené ve své konkrétní schválené pobočce - IATA lokaci za předpokladu, že dopravce nevyžaduje provádění změn přímo v kanceláři dopravce. V současnosti se používají tyto neutrální přepravní dokumenty: - Elektronická letenka - V-MPD (virtuální MPD vystavované v systému BSPlink) - Automated MCO issued via GDS (MD 50, vystavované přes rezervační systém) Následují dokumenty, které už nejsou používány: - Papírová letenka typu OPTAT Tento doklad se v BSP CZ/SK nepoužívá od 1. 6. 2008. Agentura je však stále povinna Agent kupón společně s VOID kupóny letenek vystavených v období před 1. 6. 2008 archivovat, a to 5 let ode dne vystavení. V případě, že agentura provádí výměnu papírové letenky za elektronickou, manipulace s kupóny je následující: letové kupóny původní papírové letenky (doklad original issue ), které cestující předkládá k výměně, zasílá agentura doporučeně společně s kopií Agent kupónu nové elektronické letenky přímo na adresu dopravce. V dopise, který ke kupónům přikládá, dopravce písemně informuje, jaké original kupóny zasílá, tj. uvádí jejich čísla; kopii dopisu si pak agentura zakládá společně s original Agent kupónem vyměněné letenky. - manuální MPD Page 14 of 26
Elektronický ticketing - řídí se Rezolucí 854 (o zavádění a činnosti automatických a elektronických tiketovacích systémů v BSP) a dale technickými a jinými specifikacemi schválenými PAConf a podle PSC Rezolucí. Subjekt, který chce agenturám poskytnout vybavení pro tisk elektronických dokumentů, musí uvědomit IATA kancelář, která překontroluje kompatibilitu tohoto systému a BSP a bude.li tento system v souladu s příslušnou Rezolucí (co se týče vzhledu vydávaných dokumentů a formátu reportů). Při elektronickém ticketingu dojde k záznamu prodeje, aniž by byl vydán papírový letový kupón. Elektronický letový kupón zůstává v systému letecké společnosti prostřednictvím GDS, který agentura používá. Elektronický ticketing přináší výhody pro agentury i koncové zákazníky: Pro agentury: - zjednodušení co se týče skladování dokumentů; - elektronické letenky se automaticky reportují do DPC za účelem zúčtování; - refundy letenek se provádějí pouze elektronicky; snažší propojení s back office účetními systémy. Pro koncové zákazníky: Pasažér nemusí čekat v řadě na letišti u přepážky letecké společnosti, aby si vyzvedl letenku, může jít rovnou k odbavení nebo gatu. Navíc, na letištích dnes existují samoodbavovací kiosky, který celý process odbavení (s elektronickou letenkou) zjednodušují. Hlavní charakteristiky elektronické letenky: - letové kupóny nejsou tištěny na standardní přepravní dokumenty; - letecká společnost, jejíž ticketing authority byla použita k vystavení elektronické letenky, má přístup k datům z letového kupónu v momentě, když se pasažér dostaví k odbavení; - elektronická letenka může být vydána pouze v případě, že všechny segmenty mohou být vystaveny jako ET. Možnost vystavení elektronické letenky indikuje přímo rezervační/ticketovací systém. Letecké společnosti postupně zavádějí elektronický ticketing do všech svých destinací. Od června 2008 již nejsou papírové letenky vystavovány vůbec a všechny cesty jsou ticketovány resp. zaznamenány pouze na elektronické letenky. O zásobu čísel elektronických letenek si agentura nežádá, tj. neprovádí objednávku. Dostatečnou zásobu elektronických letenek přiděluje agentuře rezervační/ticketingový systém, který používá. Při vystavení resp. vygenerování elektronické letenky rezervační systém vytiskne Audit a Agent kupóny na itinerářové tiskárně. Tyto kupóny si agentura ponechává / archivuje v kanceláři po dobu 5 let (stejně jako růžové tj. Agent kupóny OPTAT letenek a manuálních MPD). Na ASTF se neuvádějí počty či číselné řady vystavených elektronických letenek, údaje o prodejích jsou hlášeny rezervačním / ticketovacím systémem do výpočetního střediska automaticky. Poznámka: GDS může tisknout jen Agent kupón, nemusí tisknout i Audit kupón. Při vystavení elektronické letenky je itinerářovou tiskárnou natištěn také rozpis cesty (itinerář). Je povinností vystavující agentury tento cestujícímu doručit/předat, a to buď v papírové podobě (pokud je cestující přítomen v agentuře) nebo elektronickou poštou. Page 15 of 26
14.5 STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS (SAF) V BSP CZ/SK se dosud setkáte s těmito administrativními formuláři: 1) vystavované (vyplňované) IATA agenturou - Výkaz prodejů / Agency Sales Transmittal Form (elektronická verze); - CCCF (papírový formulář); - Refund Application/Authority Form (elektronická verze). 2) vystavované (vyplňované) leteckou společností - Agency Debit Memo (elektronická verze); - Agency Credit Memo (elektronická verze). Vykazování prodejů v BSP CZ/SK probíhá dle termínů stanovených Pracovním kalendářem BSP. Každý měsíc má čtyři tzv. reporting a billing periody. Pro vykazování prodejů se používá elektronický Výkaz prodejů (ASTF), přičemž vykazování prodejů probíhá 4x do měsíce, tzn. souhrnně za reportovací periody 1, 2, 3 a 4. Reportovací periody v BSP CZ/SK: 1. perioda probíhá ve dnech od 1. do 07. v každém měsíci vč.; 2. perioda probíhá od 08. do 15. v každém měsíci vč.; 3. perioda probíhá od 16. do 23. v každém měsíci vč.; 4. perioda probíhá od 24. do konce měsíce vč. ASTF (Agency Sales Transmittal Form) je v současné době standardní elektronický formulář, který se vyplňuje v systému BSPlink a který nahrazuje rozličné Výkazy prodejů jednotlivých leteckých společností. Do tohoto formuláře je nutné vyplnit pečlivě všechny předepsané náležitosti, neboť tímto formulářem agentura přiznává prodeje uskutečněné na BSP dopravce za dané reportovací periody. Vyplněný formulář ASTF odesílá agentura automaticky prostřednictvím systému BSPlink. www.bsplink.iata.org - Sales Transmittal - Enter Sales Transmittal Formulář vyplňte následujícím způsobem: - pokud máte nulové tj. žádné prodeje, označte 1 = Nil Sales ; - pokud máte automatické prodeje, označte 2 = Automated Documents only. Formulář po vyplnění odešlete tlačítkem Submit, objeví se informační okno The STF is going to be stored, volbu potvrdíte tlačítkem OK. Systém BSPlink potvrdí uložení formuláře a nabídne jeho tisk Print Sales Transmittal a náhled Show Sales Transmittal. Pozdní dodání, popř. nedodání Výkazu prodeje (ASTF) je ve smyslu IATA rezolucí (Travel Agent s Handbook) považováno za tzv. Irregularity se všemi následky, které z toho pro agenturu vyplývají. CCCF (Credit Card Charge Form) Page 16 of 26
CCCF nebo též UCCCF (Universal Credit Card Charge Form) je formulář, který se používá v případech, kdy prodeje leteckých přepravních dokladů jsou hrazeny kreditními kartami, a to v těch případech, kdy je prodej realizován přímo na účet letecké společnosti. V BSP CZ/SK je k dispozici 5ti kuponové UCCCF. Při zasílání kopií CCCF letecké společnosti se řiďte pokyny, které pro tento formulář vydala. Airline own accounting memoranda - ADM/ACM Pro vyrovnání vzniklých diskrepancí částek mezi agenturami a leteckými společnostmi se používají formuláře Agency Debit Memo (ADM) a Agency Credit Memo (ACM). Tyto formuláře mají k dispozici letecké společnosti a jenom letecké společnosti je mohou vystavit, agentura je pouze kontroluje. Oba tyto formuláře jsou dnes k dispozici v elektronické podobě v systému BSPlink, kde je letecké společnosti vystavují. Přes stejný systém má agentura možnost uvedené doklady prohlížet a v případě připomínek tak může oba formuláře před jejich automatickým zaúčtováním námitkovat. ADM, pokud je vystaveno, je nutné považovat jako vystavenou a splatnou fakturu, tzn. že reklamovaný rozdíl je třeba neprodleně ověřit a prostřednictvím BSP zúčtování uhradit (probíhá automaticky). V případě nesouhlasu je nutné vystavené ADM okamžitě písemně námitkovat a vyjasnit s dopravcem. Každé ADM je v systému BSPlink udržováno se statusem pending (tj. čekající na zúčtování) 30 dní, tzn. že agentura má dostatek času vznést proti ADM své námitky, pokud považuje ADM za chybně vystavené. Vzhledem k tomu, že mnohdy nebyly námitky vznesené agenturou leteckou společností řešeny vůbec, popřípadě bylo řešení zdlouhavé a netransparentní, byla v letošním roce schválena úprava IATA Rezoluce 850m, která vstoupila v platnost 1. ledna 2008 - Issue and Processing of Agency Debit Memos (ADMs). Rezoluce je závazná a musí být dopravci respektována. Její celé znění je uvedeno v Travel Agent s Handbook, níže jsou uvedeny pouze dva výňatky: 2.1 Airlines are required to publish and communicate in writing their ADM policies to Agents in advance of implementation. 3.1 ADMs shall only be processed through the BSP if issued within nine months of the final travel date. Any debit action initiated beyond this period shall be handled directly between the BSP Airline and Agent. ACM, pokud je vystaveno, lze považovat za avízo a bude IATA agentuře zaúčtováno bez prodlení, tj. ihned po skončení reporting periody, ve které bylo vystaveno. ADM / ACM vystavená leteckou společností v systému BSPlink se zúčtují (pokud nejsou námitkována) automaticky a nemusejí tedy být na ASTF nijak vykazována. 14.6 KOMPLETACE LETECKÝCH PŘEPRAVNÍCH DOKUMENTŮ Ticket Imprinter je technické zařízení, které slouží k validaci CCCF. Správné použití ticket imprinteru je pro zaměstnance nových agentur demonstrováno při vstupním BSP školení. Page 17 of 26
Agentury, které vystavují větší množství CCCF se mohou setkat se situací, že imprinter je třeba seřídit, aby správně fungoval. Návod na seřízení je přiložen ke každému novému imprintru, popř. je možné si ho vyžádat v kanceláři IATA. Ticketing Authority (elektronická verze CIP = Carrier Identification Plate) Jedná se o umožnění validování automatizovaných dokladů na daného dopravce (tj. možnost automatického ticketingu, validování dokladu ticketovacím systémem). Všechny IATA cestovní kanceláře jsou dnes povinně vybaveny elektronickým ticketingem, a proto veškeré údaje jsou do letenky zaznamenány přímo ticketovacím systémem. Pokud se však letecká společnost rozhodne agentuře Ticketing Authority nepřidělit, tj. vyjádří svou nevůli s danou agenturou spolupracovat, je automatický ticketing pro danou agenturu na tohoto dopravce uzavřen. Use of BSPlink for Ticketing Authority Management (Official communication posted on BSPlink on 19 May 2009): Dear BSP Participant. In an effort to simplify the business relationship between airlines and the travel agent community, IATA is working to enforce BSPlink as the only tool to manage the Airline Ticketing Authority. With this in mind, we are planning a synchronization process to ensure that all the GDSs have the same information as shown on the BSPlink system with regards to airline ticketing authority information. To ensure the success of the project, we would like to remind you about the following facts, You must notify IATA whenever you change or acquire a new GDS connection at your premises. This information is vital to ensure that whatever updates on ticketing authority the airlines make via BSPlink, are forwarded to the correct party (*). Your first point of contact regarding ticketing authorities should always be the airline, and not the GDS nor IATA. If you don t have a ticketing authority or loose it for one or more carriers on your GDS, only the airline can update the ticketing authority records through BSPlink. 14.7 CANCELLATION PROCEDURY - VOIDING Vzhledem k zavedení systému denního reportování (tzv. Daily Reporting) prodejních dat z rezervačních systémů (v platnosti od 01.12. 2001), byla příslušně upravena i délka, po kterou je možné vystavený doklad označit za neplatný. Platí, že chybně vystavené doklady, je v systému možné označit za neplatné pouze v den vystavení, což v praxi znamená zhruba do půlnoci daného dne, kdy byl doklad vystaven. Protože tehdy jsou prodejní data agentury automaticky převedena do výpočetního střediska a zpracována. Page 18 of 26
14.8 BSP BILLING REPORTS - OUTPUT V termínu stanoveném Pracovním kalendářem obdrží agentura z výpočetního střediska základní sadu elektronických výstupů (s označením R2100), které obsahují informace o zúčtované billing. Těmito základními výstupy jsou: a) Header hlavička /na této uvodní stránce je jméno, adresa agentury a IATA kód; b) Výstup R2011 Agent Invoice/ faktura, kde je pod označením Net to pay stanovena částka k odvodu tj. částka, kterou agentura převede na příslušný IATA/BSP účet u clearingové banky; c) Výstup R2930 Aget Billing Analysis/ Agent Billing analýza je základním výstupem obsahujícím zúčtovací informace o každém jednotlivém dokladu vystaveném a vykázaném v billing periodě; doklady jsou uvedeny v rozlišení podle druhu, s uvedením mezisoučtů za každý druh dokladu; závěr výstupu tvoří stránky, kde jsou uvedeny celkové součty a celková suma prodejů; agentura by si měla ihned po obdržení tohoto výstupu zkontrolovat správnost vyúčtování; d) Výstup R2024 Breakdown of Agent Sales per Carrier/část výstupů konsolidující prodeje agentury na jednotlivé dopravce; e) Výstup R2915 Details on Excessive Cancelleds/ tento výstup je generován pouze v případě, že agentura v některé z reporting period označila za neplatné tj. voidovala více než 10% z vystavených letenek; příslušný poplatek za překročení povoleného limitu je na tomto výstupu rozúčtován. Vyúčtování je agentuře dodáváno v elektronické podobě přes systém BSPlink. Doporučujeme IATA agenturám si výstupy před kontrolou vždy ze stránek BSPlink systému stáhnout a uložit, tj. archivovat pro pozdější případné použití. Výše uvedené soubory jsou totiž v systému k dispozici a je možné je stahovat pouze dva měsíce od uvedení do BSPlink tabulky Files - Download, pak jsou ze systému vymazány. Jakékoliv případné nesrovnalosti ve výstupech reportuje agentura do IATA kanceláře. Vstup do systému BSPlink zajišťují unikátní login a password, který IATA agentura obdrží po zapojení do systému BSP. Součástí zapojení agentury do systému BSP je i školení, jak systém používat. Podrobný manuál je k dispozici na úvodní stránce systému BSPlink, stejně jako další základní informace a kontakty. Systém BSPlink slouží k elektronickému předávání dat mezi jednotlivými složkami systému BSP, tj. zejména mezi agenturou / leteckou společností a výpočetním střediskem (dodávání elektronických výstupů), mezi agenturou a leteckou společností navzájem (ADM, ACM formuláře), agenturou / leteckou společností a IATA kanceláří (kontrola zúčtování apod.). Níže najdete popis základních BSP výstupů: Page 19 of 26
BSP Agent Billing Statement and Analysis This Agent Statement provides a summary for each Airline followed by a list of ALL transactions billed to the Agent for the specified Billing Period. Transactions are sorted by the four main groups, being ISSUES, ADM, ACM and REFUNDS. This report has a summary of all sales for billing period displayed (Summary Box) at the top. NTFA (Net Fare Amount) are not displayed on Comments column. The NTFA can be calculated (Balance Payable amount less Tax amounts). "Supplementary Commission Rate" (percentage) in addition to "Supplementary Commission Amount" is displayed. Exchange tickets, Check Digit and Coupon Usage Indicator on exchanged ticket number are displayed ("Comments" column). Tour Code is displayed on Comments column. Tax on Commission is displayed in a separate column (but it is not currently applicable in Ireland) Date of Issue is displayed on its own column. No total amounts per tax type are displayed, but can be found in Agent Tax Type Summary Report. Breakdown of sales per airline is displayed. Frequency: Media: Format: File name: Price: Periodically BSPlink PDF STMmmpE (see description above) Standard free of charge. Page 20 of 26