POSTUPY REFUNDACÍ AMADEUS

Transkript

1 POSTUPY REFUNDACÍ AMADEUS Amadeus Marketing CSA, s.r.o. Meteor Centre Office Park B Sokolovská 100/ Praha 8 Vydání ze dne:

2 KRYPTICKÉ VSTUPY Vždy před začátkem refundace ZAVŘÍT PNR! 1. PLNÁ REFUNDACE LETENKY - TRF zobrazí se panel rezervace pro refund - TRFP (až po tomto vstupu se refundace registruje do cash reportu!!!) 2. ČÁSTEČNÁ REFUNDACE LETENKY Vracíme pouze taxy : - TRFxxx-xxxxxxxxxx - TRFU/U10990 (10990 znamená částku za tarif/fare, který se už použil, PROVIZE JE v CK) - TRFP Pokud byste použili místo kolonky U kolonku CP, pak provize náleží zpět dopravci. - TRFU/CP10990A ( CP Charge Penalty; A Amount» musí být!) Vracíme všechno, ale máme storno poplatek 3000 korun : - TRFxxx-xxxxxxxxxx - TRFU/CP3000A nebo - TRFU/CP25P (písmeno P znamená %) - TRFP Vracíme všechno, kromě taxy YQ, která je v pořadí třetí na seznamu tax : - TRFxxx-xxxxxxxxxx - TRFU/U pokud nebude upravena kolonka U, nelze s taxami manipulovat - TRFT dostaneme se do seznamu refundovatelných tax - TRFU/TX3 vymažeme taxu na řádku 3 - TRF tímto vstupem se vrátíme do přehledu celé refundace - TRFP Vracíme z zpět klientovi 4000, druhou polovinu už proletěl, vracíme i taxy : *zde bude i manipulace s taxami - TRFxxx-xxxxxxxxxx - TRFU/U TRFT» upravujeme taxy, je-li potřeba - TRFP Vracíme jen taxy, z taxy číslo 4, která je označena jako YQ, vracíme jen polovinu z 3500 : - TRFxxx-xxxxxxxxxx - TRFU/U - TRFT - TRFU/TU update taxy na řádku 4 dodáme správnou hodnotu taxy - TRF - TRFP 2

3 TRFIG TRFU/ TRFT TRF TRFP -pokud se Vám refundace nedaří, dá se ignorovat a začít znova - vstup, kterým upravuji (update) masku refundace - tímto vstupem se v refundaci dostaneme k přehledu refundovatelných tax - tímto vstupem se vracíme na hlavní přehled refundace, vidíme refund total - potvrzujeme upravený refund rekord, registruje se letenka jako RFND do cash reportu, tisknou se dokumenty k refundované letence. Dokud neuděláte vstup TRFP nemůžete začít s refundací další letenky, protože ta předešlá nebyla dokončena. Reprint refundačního kuponu papírových i elektronických letenek 1. TRF/ i tímto vstupem zobrazíte z cash reportu (TJQ/SOF) refundaci na monitor a můžete si ji znovu vytisknout 2. TRFP kopie refundačního kuponu se Vám vytiskne na itinerářové tiskárně (nezobrazí se však podruhé v cash reportu TJQ) DOPLŇUJÍCÍ INFORMACE K REFUNDACÍM LETENEK TWD/TKT - zobrazíme si elektronickou letenku, kterou chceme refundovat (PNR- pro refundaci letenky není potřeba, může být i zrušen) Pro refundaci elektronické letenky je důležité, aby po zobrazení měla správné statusy kuponů: O (Open for Use) nebo A ( Airport Control); u některých dopravců status A nedovoluje refundaci, je třeba dopravce kontaktovat a požádat ho o změnu statusu na O. Při refundaci letenky, která byla převystavená (EXCH) se vždy řídíme podmínkami původní (origin) vystavené letenky! VŠECHNY refundace letenek se provádějí v systému Amadeus. V případech, kdy nemůžeme z nějakého důvodu provést refundaci letenky v systému Amadeus, použijeme k refundaci BSP link.. PŘI KOMPLIKOVANĚJŠÍCH REFUNDACÍCH KONTAKTUJTE NÁŠ HELP DESK, RÁDI VÁM PORADÍME. 3

4 PŘÍKLADY REFUNDACÍ Příklad refundace ET, kdy vracíme část tarifu a taxy : Plný tarif byl 8490, vracet chceme taxy a půlku tarifu (fare 4245+taxy total 6003) 1) Vstupem TWD/TKT enter - si zobrazíme letenku. TKT RCI- 1A LOC-YJMNUG OD-PRGPRG SI- FCMI-0 POI-PRG DOI-29APR05 IOI PROULIK/JIRIMR ADT ST 1 OPRG AZ 0517 K 22MAY 1135 OK KPXCZ3 O 22MAY 20K 2 OMXP AZ 0518 K 24MAY 2025 OK KPXCZ3 O 24MAY22MAY 20K PRG FARE F CZK 8490 TAX CZK 918YQ TAX CZK 468CZ TAX CZK 372XT TOTAL CZK /FC PRG AZ MIL190.95AZ PRG190.95NUC381.90END ROE XT64EX6 1HB191IT56VT FE CHG EUR/RFD SEE RULE FP CASH Letenka musí mít ve sloupci ST- status - O (open for use), abychom mohli začít s refundací. ( v některých případech můžeme vidět I status A ) 2) TRF zobrazí se Refund Record, který je potřeba upravit podle podmínek pro refundaci vstupy TRFU. REFUND RECORD AGT AL/18MAY05 TKT-N NM NAME PROULIK/JIRI MR I ISSUED 29APR05 D1 DOCUMENT CPNS 12 F FARE PAID CZK 8490 U FARE USED 0 FARE REFUND 8490 XT TAX REFUND 1758 >TRFT REFUND TOTAL 6003 FM COMMISSION 1.00P FP1 CASH S ITINERARY INTERNATIONAL 4

5 V tomto případě musíme vložit hodnotu použitého tarifu, který už klient vyčerpal a nebudeme ho vracet. 3) TRFU / U4245 tímto vstupem ponecháme provizi v CK NEBO TRFU / CP4245A tímto vstupem ponecháme provizi dopravci REFUND RECORD AGT AL/18MAY05 TKT-N NM NAME PROULIK/JIRI MR I ISSUED 29APR05 D1 DOCUMENT CPNS 12 F FARE PAID CZK 8490 U FARE USED 4245 FARE REFUND 4245 XT TAX REFUND 1758 >TRFT REFUND TOTAL 6003 FM COMMISSION 1.00P FP1 CASH 6003 S ITINERARY INTERNATIONAL Pokud je v REFUND TOTAL částka, kterou budeme opravdu klientovi vracet, dokončíme refundaci a zaregistrujeme ji do cash reportu. 4) TRFP DOKONČENÍ PROCESTU REFUNDACE (začne se tisknout Refund Record, refundace se zaregistruje do cash reportu s minusovými částkami vždy je potřeba cash report TJQ zkontrolovat) 5) TRFIG IGNOROVÁNÍ PROCESU REFUNDACE V případě nejistoty, že údaje nejsou správné anebo potřebujeme přerušit práci s refundací, tímto vstupem vše ignorujeme refundace neproběhne - nezapíše se do cash reportu. * REFUNDOVAT SE SMĚJÍ TÍMTO ZPŮSOBEM JEN LETENKY VYSTAVENÉ V SYSTÉMU AMADEUS, NIKOLIV V JINÉM REZERVAČNÍM SYSTÉMU.* 5

6 Budeme vracet polovinu z tarifu a podle domluvy s dopravcem nebudeme vracet CZ taxu a z taxy YQ budeme vracet polovinu. Nejprve si ověříme, že letenka má status O. 1. TWD/TKT TKT RCI- 1A LOC-2WBHT3 OD-PRGPRG SI- FCMI-0 POI-PRG DOI-07FEB08 IOI LORENCOVA/VANDAMRS ADT ST 1 OPRG OK 0630 Q 15MAR 0700 OK QSKYCZ O 15MAR15MAR 23K 2 OBRU OK 0631 T 22MAR 0910 OK TSKYCZ O 22MAR22MAR 23K PRG FARE F CZK 4940 TAX CZK 1168YQ TAX CZK 468CZ TAX CZK 628BE TOTAL CZK 7204 /FC PRG OK BRU89.43OK PRG187.56NUC276.99END ROE FE FARE RESTRICTIONS APPLY FP CASH Otevřeme si letenku k refundaci refundační record: 2. TRF REFUND RECORD AGT MP/11FEB08 F TKT-Y NM NAME LORENCOVA/VANDA MRS I ISSUED 07FEB08 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID CZK 4940 U FARE USED 0 FARE REFUND 4940 XT TAX REFUND 2264 >TRFT REFUND TOTAL 7204 FM COMMISSION P FP1 CASH 7204 S ITINERARY INTERNATIONAL 6

7 Vracíme polovinu faru, (4940:2=2470), hodnotu 2740 vepíšeme do kolonky FARE USED. 3. TRFU/U2470 REFUND RECORD AGT MP/11FEB08 L TKT-Y NM NAME LORENCOVA/VANDA MRS I ISSUED 07FEB08 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID CZK 4940 U FARE USED 2470 FARE REFUND 2470 XT TAX REFUND 2264 >TRFT REFUND TOTAL 4734 FM COMMISSION P FP1 CASH 4734 S ITINERARY INTERNATIONAL Nyní se musíme dostat do panelu tax, abychom s nimi mohli manipulovat: 4. TRFT REFUNDABLE TAXES LORENCOVA/VANDA MRS UNUSED TAXES T YQ T CZ T BE REFUNDABLE TAX TOTAL CZK *TRN* 2264 XT Zde v panelu tax, nejprve vymažeme taxu CZ 468, kterou v přehledu vidíme na pozici T2 5.TRFU/TX2 Nyní je taxa vymazaná z přehledu tax REFUNDABLE TAXES LORENCOVA/VANDA MRS UNUSED TAXES T YQ T BE REFUNDABLE TAX TOTAL CZK *TRN* 1796 XT 7

8 Pokračujeme v panelu tax, snížením hodnoty YQ taxy na polovinu, původní hodnota taxy YQ byla 1168 (1168:2=584) 6.TRFU/TU1-584 Nyní je taxa YQ snížená na polovinu, v původním přehledu měla hodnotu 1168YQ REFUNDABLE TAXES LORENCOVA/VANDA MRS UNUSED TAXES T YQ T BE REFUNDABLE TAX TOTAL CZK *TRN* 1212 XT Vrátíme se zpět do refund recordu, abychom si zkontrolovali, že částka, kterou vidíme v REFUND TOTALU je částka, kterou opravdu chceme vracet. Pokud je tomu tak, pak pokračujeme vstupem TRFP na dokončení refundace. 7. TRF REFUND RECORD AGT MP/11FEB08 L TKT-Y NM NAME LORENCOVA/VANDA MRS I ISSUED 07FEB08 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID CZK 4940 U FARE USED 2470 FARE REFUND 2470 XT TAX REFUND 1212 >TRFT REFUND TOTAL 3682 FM COMMISSION P FP1 CASH 3682 S ITINERARY INTERNATIONAL 8. TRFP OK ETKT RECORD UPDATED SAC OK - REFUND PROCESSED ********************************************************* Po příkazu TRFP se dokončí proces refundace. Zkontrolujeme TJQ report, abychom si ověřili, že vidíme refundovanou letenku zapsanou v reportu se statusem RFND. 8

9 Budeme refundovat letenku s penaltou Kč 1500, a po domluvě s dopravcem nebudeme vracet CZ taxu.zde musíme upravit kolonku Fare Used tak, abychom mohli jít do panelu tax a manipulovat s taxami. V kolonce fare used musí být částka alespoň Kč 1,- jinak nebude možné dokončit refundaci. Ověření statusu O pro správnost refundace 1. TWD/TKT TKT RCI- 1A LOC-2WBHT3 OD-PRGPRG SI- FCMI-0 POI-PRG DOI-07FEB08 IOI LORENCOVA/VANDAMRS ADT ST 1 OPRG OK 0630 Q 15MAR 0700 OK QSKYCZ O 15MAR15MAR 23K 2 OBRU OK 0631 T 22MAR 0910 OK TSKYCZ O 22MAR22MAR 23K PRG FARE F CZK 4940 TAX CZK 1168YQ TAX CZK 468CZ TAX CZK 628BE TOTAL CZK 7204 /FC PRG OK BRU89.43OK PRG187.56NUC276.99END ROE FE FARE RESTRICTIONS APPLY FP CASH Otevřeme si letenku k refundaci refund record: 2. TRF REFUND RECORD AGT MP/11FEB08 F TKT-Y NM NAME LORENCOVA/VANDA MRS I ISSUED 07FEB08 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID CZK 4940 U FARE USED 0 FARE REFUND 4940 XT TAX REFUND 2264 >TRFT REFUND TOTAL 7204 FM COMMISSION P FP1 CASH 7204 S ITINERARY INTERNATIONAL *TRN* 9

10 Refundujeme letenku s penaltou, provize náleží dopravci: 3. TRFU/CP1500A REFUND RECORD AGT MP/11FEB08 A TKT-Y NM NAME LORENCOVA/VANDA MRS I ISSUED 07FEB08 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID CZK 4940 U FARE USED 0 FARE REFUND 4940 CP CANX FEE P XT TAX REFUND 2264 >TRFT REFUND TOTAL 5704 FM COMMISSION P FP1 CASH 5704 S ITINERARY INTERNATIONAL *TRN* Musíme upravit kolonku Fare Used musíme vepsat hodnotu alespoň Kč 1, abychom mohli upravovat taxy v přehledu panelu tax 4. TRFU/U1 REFUND RECORD AGT MP/11FEB08 L TKT-Y NM NAME LORENCOVA/VANDA MRS I ISSUED 07FEB08 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID CZK 4940 U FARE USED 1 FARE REFUND 4939 CP CANX FEE P XT TAX REFUND 2264 >TRFT REFUND TOTAL 5703 FM COMMISSION P FP1 CASH 5703 S ITINERARY INTERNATIONAL *TRN* 10

11 Vstoupíme do panelu tax: 5.TRFT REFUNDABLE TAXES LORENCOVA/VANDA MRS UNUSED TAXES T YQ T CZ T BE REFUNDABLE TAX TOTAL CZK *TRN* 2264 XT v panelu tax, nejprve vymažeme taxu CZ 468, kterou vidíme na pozici T2 6. TRFU/TX2 taxa je vymazaná z přehledu tax REFUNDABLE TAXES LORENCOVA/VANDA MRS UNUSED TAXES T YQ T BE REFUNDABLE TAX TOTAL CZK *TRN* 1796 XT Vrátíme se zpět do refund recordu, abychom si zkontrolovali, že částka, kterou vidíme v REFUND TOTALU je částka, kterou opravdu chceme vracet. Je-li vše v pořádku, pokračujeme vstupem TRFP na dokončení refundace. 7.TRF REFUND RECORD AGT MP/11FEB08 L TKT-Y NM NAME LORENCOVA/VANDA MRS I ISSUED 07FEB08 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID CZK 4940 U FARE USED 1 FARE REFUND 4939 CP CANX FEE P XT TAX REFUND 1796 >TRFT REFUND TOTAL 5235 FM COMMISSION P FP1 CASH 5235 S ITINERARY INTERNATIONAL *TRN* TRFP OK ETKT RECORD UPDATED SAC OK - REFUND PROCESSED 11

12 V případě, že se snažíme refundovat již vyrefundovanou papírovou letenku, systém nám odpoví: TRF MATCHING DOCUMENT NUMBERS LIST NUMBER SEQ TYPE STATUS PASSENGER NAME OFFICE REFUND NUMBER SALE CS BABUSKA/MAREK M PRGC324A7 02 REFD RD BABUSKA/MAREK M Sequence 01 je prodej letenky, můžeme zkontrolovat, že je refundovaná vstupem: TRF/I-01 ALREADY REFUNDED Sequence 02 je refundace, kterou si můžeme již jen zobrazit, ale nemůžeme již provádět žádné úpravy: TRF/I-02 REFUND RECORD AGT JH/03JUL06 F TKT-N NM NAME BABUSKA/MAREK MR I ISSUED 30JUN06 D1 DOCUMENT CPNS 1000 F FARE PAID CZK U FARE USED 0 FARE REFUND XT TAX REFUND 3159 >TRFT REFUND TOTAL FM COMMISSION 1.00P FP1 MS-INV FO EX TKT PRG27JUN S ITINERARY INTERNATIONAL TC TOUR CODE QPEQ AA AIRLINE AUTHORITY

13 Refundovaná elektronická letenka má status R Refund TWD/TKT TKT RCI- 1A LOC-X5X88V OD-PRGPRG SI- FCMI-0 POI-PRG DOI-09MAR07 IOI-152XXXXX 1.DEBLASIO/GULIOMR ADT ST 1 OPRG OK 0700 T 16MAR 1135 OK TSKYCZ R 16MAR16MAR 23K 2 OMAD OK 0701 T 20MAR 1525 OK TSKYCZ R 20MAR20MAR 23K PRG FARE F CZK 7190 TAX CZK 994YQ TAX CZK 468CZ TAX CZK 166XT TOTAL CZK 8818 /FC PRG OK MAD170.83OK PRG170.83NUC341.66END ROE XT124JD 42QV FE FARE RESTRICTIONS APPLY FP CASH SAC

14 REFUNDACE PŘES GRAFICKOU MASKU Amadeus Marketing CSA, s.r.o. Meteor Centre Office Park B Sokolovská 100/ Praha 8 Vydání ze dne:

15 HE TR HE TRFU Tato funkcionalita je dostupná v systému Amadeus Selling Platform (Vista) verze 3.3 a vyšší. Verzi svého systému si můžete ověřit na úvodní obrazovce: Nejprve na liště klepneme na ikonu malířské palety, otevře se okno se záložkami Customization a Configuration: 15

16 Klepneme na záložku Configuration a z menu vybereme, jaké funkcionality požadujeme zobrazit v grafické masce. Pro refundaci zatrhneme Refund Record Display: Pro potvrzení uložení grafického displeje klepneme na tlačítko Ok: 16

17 Nyní zahájíme proces refundace. Refund record (záznam o refundaci) si otevřeme vstupem: TRF Po odeslání příkazu se nám objeví refund record v grafické podobě. Na grafickém panelu vidíme přehledně všechny údaje o vystavené letence, kterou chceme refundovat: Při Full Refundu postupujeme tak, že po otevření refund recordu si zkontrolujeme všechny uvedené údaje, zda souhlasí, a klepneme na tlačítko PROCESS REFUND (TRFP). Systém nám odpoví: Refund processed a vytisknou se doklady k refundaci. 17

18 Při refundaci jen letištních poplatků (tax), pokud vracíme případnou provizi dopravci, použijeme kolonku Cancellation Fee a zde si můžeme vybrat, zda zatrhneme možnost Amount hodnota nebo % - procentuální vyjádření (např. penalta je 25% z ceny letenky). Pokud bychom si nechávali případnou provizi v kanceláři, použili bychom kolonku Fare Used. Aby nám systém uložil to, co modifikujeme nebo vpisujeme do tabulky, vždy musíme klepnout na ikonu Save Changes (TRFU). Příklad: Letenku budeme refundovat s penaltou Kč Nejprve zatrhneme v kolonce Cancellation Fee možnost Amount a vepíšeme příslušnou hodnotu penále, např. 2000, a klepneme na ikonu Save Changes. Nyní se nám bíle podsvítí kolonka Fare Used a Net Refund a sekce Form Of Payment, což znamená, že nyní můžeme upravovat i příslušná pole, pokud je to potřebné vzhledem k refundaci. 18

19 Chceme-li manipulovat s taxami, např. odstranit nějakou taxu, stále platí, že v kolonce Fare Used musí být vepsána částka alespoň 1 Kč. Poté, co tuto hodnotu zadáme do příslušné kolonky, musíme klepnout na tlačítko Save Changes, aby systém tuto změnu uložil ještě před tím, než se otevře panel tax pro další manipulaci. Pro samotnou manipulaci s taxami, klepneme na ikonu listu na konci pole Tax refund. Objeví se další okno se všemi jednotlivě vybranými taxami k příslušné letence. 19

20 Panel tax zde vidíme rozepsány hodnoty všech vybraných tax k příslušné letence: 20

21 Pro vymazání konkrétní taxy nejprve klepneme na příslušný řádek s taxou, kterou chceme vymazat. Tento řádek se nám zvýrazní žlutě a nyní můžeme klepnout na tlačítko Delete Tax (TRFU/TX2) Nyní zmizela (byla vymazána) taxa 468CZ, která byla v původním přehledu tax. Pokud jsme ukončili práci v panelu tax, klepneme na OK. 21

22 Pokud musíme provést UPDATE nějaké taxy, nejprve opět otevřeme panel tax, klepneme na řádek taxy, kterou chceme modifikovat, ten se nám zvýrazní žlutě. Nyní na konci řádku vpravo klepneme na tlačítko se šipkou a vybereme si z nabízených možností Update Tax. 22

23 Nyní se nám rozbalí další malé okno, kde vidíme název a hodnotu taxy, kterou jsme se rozhodli modifikovat. Pokud bychom potřebovali ještě rozepisovat ZP nebo XF taxy, zde je na to příslušné pole. Nyní vepíšeme správnou hodnotu taxy do pole Tax Amount a pro uložení klepneme na OK: 23

24 Zde vidíme, že se nám upravila hodnota taxy YQ na částku 500. Pro potvrzení a uložení těchto změn klepneme na OK: Pokud bychom se nyní rozhodli, že neprovedeme refundaci a budeme chtít ignorovat započatou práci (TRFIG), klepneme na tlačítko Cancel Refund. Systém automaticky otevře okno, kde nás upozorní, že po klepnutí na tlačítko YES, provede zrušení prováděné operace. Zde si můžeme vybrat, zda budeme chtít započatý proces refundace ignorovat, anebo zda budeme pokračovat v práci. 24

25 Po odklepnutí možnosti YES systém automaticky ignoruje rozpracovanou refundaci a refund record nám zmizí z obrazovky. Vše, co provádíme v grafickém displeji, si NEMŮŽEME zobrazit v přehledu posledních vstupů (Alt+horní šipka). Může se nám stát, že omylem zavřeme prováděnou refundaci (klepnutím na křížek pro zavření okna) a budeme jí chtít znovu zobrazit: Musíme znovu použít vstup TRF a systém nám nabídne dvě možnosti: ignorovat započatý, ale nedokončený refund (igore pending refund) znovu otevřít nedořešenou refundaci (pending refund) 25

26 Dokončení procesu refundace: Po kontrole všech zobrazených údajů v refund recordu a po zkontrolování správné částky, která se bude vracet v kolonce Total Refund, dokončíme refundaci klepnutím na tlačítko Process Refund (TRFP): Systém odpoví: 26

27 Nyní si zkontrolujeme na cash reportu TJQ, že vidíme správně zapsaný refund v denním přehledu vystavených letenek: Tisk kopie refundačního kuponu: Požadovanou letenku si zobrazíme vstupem: TRF Zobrazí se nám Multiple document list přehled refundovaných letenek a z tohoto seznamu si vybereme tu letenku, která má v políčku Type uvedený status RFND (číslo 2): 27

28 Klepneme na příslušný řádek, který se nám opět zabarví žlutě, a klepneme na tlačítko Refund: Otevře se nám znovu refund record a klepneme na tlačítko Print Refund vytiskne se kopie refundačního kuponu. 28

29 Systém opět provede vytištění příslušného kuponu a zobrazí se upozornění refund processed - TISKNE SE KOPIE: Kdybychom zapomněli, že máme otevřený refund record již refundované letenky a chtěli bychom provádět nějaké operace, po klepnutí na tlačítko Save Changes nás systém sám upozorní, že letenka je již refundovaná a není možné do tohoto recordu provádět žádné zásahy. 29

30 Zobrazení prázdného refund recordu! Údaje k refundaci již nejsou v systému k dispozici! Pokud se snažíme zobrazit letenku, kterou chceme refundovat, a ta již není aktivní v systému, budeme upozorněni, že refundaci budeme muset provést ručně, tj. doplnit veškeré údaje z agentského kuponu (nebo z letenky) do prázdného refundačního rekordu. 30

31 Po odklepnutí možnosti YES se nám zobrazí prázdný refund record a zde můžeme doplnit požadované informace. 31