Představení Funkce, které modul Standard nabízí jsou standardní funkce MS Accessu. Hlavní a důležité funkce jsou v Soft-4-Sale vždy zajištěny tlačítky lišty nástrojů. Případné využití plného rozsahu těchto funkcí vyžaduje základní znalosti databázového systému MS Access, kde jsou tyto funkce vysvětleny. Využití funkcí modulu Standard lze tedy předpokládat u poloprofesionálních uživatelů.
Obsah I Obsah 1 Představení... 2 2 Export/Import... dat 2 3 Import ceníků... 2 4 Zákaznický export/import... 3 5 EkoMosty... 3 6 Portál Soft-4-Web... 3 7 Export Spisové... služby 5 8 Impor a export... cen 6 9 Rychlé akce... 8 Nastavení designu Nastavení filtru Proaktivní dokument Grafická analytická karta Otevřená okna Kontrola gramatiky Fixace aktivní karty Pivot View Panel TOP 24 Konverze do Ruštiny 8 11 11 11 Připojené objekty... 11 Přehled objektů Tisk přehledů Smlouvy Číselník typů objektů Konfigurace kořenového adrešáře 11 Uzávěrky... Opravy... 13 Zobrazení... Index 13 I
1 Soft-4-Sale
2 1.1 Představení - Funkce, které modul Standard nabízí jsou standardní funkce MS Accessu. Hlavní a důležité funkce jsou v Soft-4-Sale vždy zajištěny tlačítky lišty nástrojů. Případné využití plného rozsahu těchto funkcí vyžaduje základní znalosti databázového systému MS Access, kde jsou tyto funkce vysvětleny. Využití funkcí modulu Standard lze tedy předpokládat u poloprofesionálních uživatelů. Poznámky k použití Funkce, které modul Standard nabízí jsou standardní funkce MS Accessu. Hlavní a důležité funkce jsou v Soft-4-Sale vždy zajištěny tlačítky lišty nástrojů. Případné využití plného rozsahu těchto funkcí vyžaduje základní znalosti databázového systému MS Access, kde jsou tyto funkce vysvětleny. Využití funkcí modulu Standard lze tedy předpokládat u poloprofesionálních uživatelů. 1.2 Export/Import dat Funkce export/import dat umožňuje nahrát/uložit data systému. Pro každou položku je možný výběr režimu (typ souboru), do které budou data uloženy. 1.3 Import ceníků Funkce Slouží k nahrání cen a ceníkových položek do systému Soft-4-Sale z externích zdrojů (formát BDF, TXT, CSV nebo XLS verze 5). Na výběr je mezi interaktivním nebo hromadným.
3 1.4 Zákaznický export/import Funkce Speciální (většinou často opakovaný) import dat zákazníka. Vytváří se na požadavek zákazníka. 1.5 EkoMosty Popis funkce je v přípravě... EkoMost Kvinta EkoMost CM EkoMost Profit 1.6 Portál Soft-4-Web Cílové užití B2B portál informací pro zákazníky servisní zásahy (raelizované) faktury vystavené (zaplaceno/nezaplaceno) dodací listy (včetně položek) kniha oprav (stav řešení požadavků na opravu) přijaté objednávky (stav řešení požadavku včetně položek) e-shop funcionalita zadání nových objednávek sortimentí informace o nabízených produktech dostupnosti na skladě help-desk funcionalita zadání nového dotazu zadání nového požadavku na opravu nebo na modifikaci výrobku reakce zadávané správcem www Obchodník funcionalita správa kontaktů a adres záznamy z jednání plánování času úkolový managment ceník zboží a dostupnost zadání nabídky a přijaté objednávky statistiky obchodníka Postup instalace portálu Celý skript je navržen pro PHP od verze 5.0.4 a mysql server verze 4.1. a vyšší! Skripty jsou kódovány win-50! První krokem k instalaci je nakopírování výše zmíněných souboru do složky připravené k prezentaci s tím, že složku /secure i s jejím obsahem umístíme do chráněné oblasti serveru (může zůstat i v root celého portálu.) Po nakopírování všech potřebných souborů na server je potřeba v prvním kroku spustit skript setup.php. Ten zaručí korektní vytvoření databáze na serveru mysql. Popis nastavení instalace Název zadání názvu celého portálu, objevuje se na různých místech portálu, především při přihlašování a hlavním okně portálu. Administrátor uživatelské jméno administrátora portálu Heslo administrátora heslo administrátora portálu je šifrováno MD5 jednosměrnou šifrou (tzn. Po zadání hesla jej již nelze přečíst, čili pokud dojde ke ztrátě hesla je nutné vytvořit nové) Cesta ke složce secure nastavení cesty ke utajené složce s přístupovými hesly a importovacími soubory. Cesta se ukládá do souboru conn.conf ve složce /config. Pokud zůstane nevyplněno, pak
4 se počítá s tím, že složka secure je umístěna v root celé aplikace. MySQL server IP adresa mysql serveru MySQL uživatel uživatelské jméno pro přístup na mysql server MySQL heslo heslo pro přístup na mysql server MySQL databáze název databáze. Pokud již databáze existuje vytvoří se tabulky do ní, jinak vznikne nové pod zadaným názvem. (Veškeré tyto informace z popisu nastavení se ukládají do souboru connect.php v adresáři /secure/conn/) Práce s portálem Přístupy k aplikaci existují dva: Přístup Administrační Přístup přes Administrační rozhraní pod jménem a heslem administrátora. Přehled veškerých dokladů v databázi Sledování historie importů Možnost zakázat přístupy z IP konkrétních adres Sledování přístupů uživatelů s časem a seznamem zobrazených dokladů Přístup uživatelský Přístup pro běžného uživatele s možností nahlédnout pouze do dokladů jemu podléhajících, resp. jeho firmě. Hlavní okno aplikace normální uživatel má pouze možnost nahlédnutí pouze do jemu určených dokladů. Menu: Přehledy: Dodací listy Faktury Objednávky Opravy Servis informace: Informace o přihlášeném uživateli Administrátor: Aktualizace dat (Přehled importů) Přístupy uživatelů Zakázané IP adresy (editace zakázaných IP adres) Odhlášení Přehledy jednotlivé seznamy dokladů s možností nahlédnutí do detailu po rozkřiknutí konkrétního řádku dokladu. Import dat do databáze mysql ze systému Soft-4-Sale K importu dat slouží aplikace S4Web Guardian, jenž přenáší data v zabezpečeně či nezabezpečeně na FTP server či pouhým kopírováním souborů typu s4web. Aplikace pracuje, jako služba systému Windows. Přenášení funguje dvojím způsobem Vytvoření inicializačního importu jenž snaže konjrétní tabulku na serveru mysql a naimportuje obsah aktuálně nový Vytvoření změnového souboru pomocí zrcadel dat serveru mysql a systému Soft-4-Sale, kdy odchází jen provedené změny v množině dat záznamů. Tento způsob umožňuje velice malou periodu aktualizací databáze na web serveru s mysql Po přenesení souborů importu s4web aplikace spustí importovací skript import.php, který
5 dohraje potřebné změny do databáze mysql, dle zadaných parametrů popsaných níže. Importovaní skript zpracuje přenesený soubor s4web s očekávaným nejbližším inkrementem a poté jej přejmenuje na s příponou bak. Proběhne zápis do historie importů a zápis do souboru check.s4web, kde je uvedena informace pro aplikaci S4Web Guardian o posledním korektně provedeném importu. 1.7 Export Spisové služby Funkce pro export spisové služby do souboru (Excel). Tlačítkem HISTORIE vyvoláte přehled exportů dat pro účetnictví. Postup: 1. Nastavíte adresář exportovaného souboru 2. Zvolíte období spisové služby k exportu 3. Kliknete na tlačítko EXPORT
1.8 6 Impor a export cen Systém Soft-4-Sale byl rozšířen o obecný import cen (cen do ceníkových karet do databáze zboží), který se dokáže navázat na formát dbf nebo xls, který není standardním formátem, který byl předepsán pro standardní import. V menu standard je nový příkaz import cen ceníku, kde uživatel nejdříve nalezne soubor s cenami, který chce importovat, v dalším kroku definuje vztah mezi položkami tohoto externího ceníku a položkami v jeho systému. Musí definovat identifikaci, musí říct, které pole z dbf formátu nebo xls formátu odpovídá číslu zboží nebo objednacímu číslu. Tento import cen se nemusí opírat o interní číslo zboží, jak to bylo dříve, ale může se opřít o objednací číslo (katalogové), které zná dodavatel. V některých případech se číslo katalogové rovná vašemu internímu číslu zboží, ale v mnoha případech tomu tak není. V rámci identifikace zboží stačí když zvolíte jednu z variant, buďto některý sloupec obsahuje vaše interní číslo zboží a potom řeknete který a nebo některý sloupec obsahuje objednací číslo vašeho dodavatele. V případě, že ve vašem systému nejsou evidovány objednací čísla dodavatele, musíte toto zrealizovat, aby mohl systém přepisovat nové ceny do starých ceníkových karet. Vy se rozhodnete, která položka bude sloužit jako identifikace zboží a současně v druhé fázi definujete ve kterém sloupci systém obsahuje kterou cenu. Můžete aktualizovat pouze jednu jedinou cenu z pěti, které se nabízí (cena prodejní, nákupní, katalogová v Kč, katalogová zahraniční a nákupní zahraniční). Pokud použijete režim doplnit nové, bylo by dobré kdyby jste z ceníku navolili i některou z popisných informací, aby nové karty obsahovaly aspoň název. Tento systém importu cen dokáže v tom nejjednodušším případě zaktualizovat pouze např. ceny nákupní v Kč nebo ceny katalogové zahraniční a na druhé straně dokáže tam naimportovat nové karty zboží, které ve Vašem ceníku dosud chybí. Je to nástroj, který by měl reagovat na různé formáty ceníků, které Vám dodávají Vaši dodavatelé v digitálním tvaru a pokud je to formát dbf nebo xls měli byste být schopni popsat vztah mezi ceníkem dodavatelským a ceníkem Vašim. Obě karty definice souboru a definice vazeb mezi jednotlivými položkami je možné vyfotit pomocí tlačítka ulož filtr a nastavením, které jste si jednou provedli se můžete kdykoli vrátit. Systém po promáčknutí tlačítka import načítá ty sloupce, které jste mu vybrali, dohledává zboží a aktualizuje ceny, případně zakládá nové karty zboží pokud jste zvolili režim přidej karty nové. Nové režimy importu cen (vazba na výrobce, typ, nebo dodavatele) Systém importu cen byl rozšířen o nové možnosti o nové Režimy a nové Filtrace. Nové filtrace umožňují odfiltrovat z excelovského nebo databázového ceníku řádky ve kterých je neregulérní objednací číslo. Je tedy možné zadat speciální formou filtr na objednací číslo ( zadat formát pomocí hvězdiček, otazníků) jak má vypadat objednací číslo nebo číslo zboží, které má být importováno a tím dosáhnout toho, že řádky, které obsahují nějaké drobné popisy, mezery a odstránkování v excelovském souboru budou v rámci importu ignorovány. To je tedy filtrace podle čísla zboží nebo objednacího čísla. Další úroveň je doplnění parametrů hlavně dodavatel, typ zboží, výrobce. Jedná se o to, že při importu je importován konkrétní ceník určitého hlavního dodavatele, výrobce nebo konkrétního typu zboží.
7 Znamená to tedy, že v rámci importu budou všechny položky ze stávající databáze od výrobce A označeny jako platné, pokud v importovaném souboru jsou. Budou označeny jako neplatné, pokud v importovaném souboru chybí. Import cen ceníku zaktualizuje ceny ve zboží a současně příznaky o platnosti a neplatnosti zboží, protože ceník, který importuji se považuje za platný. A vše co od daného dodavatele v ceníku existuje a nebylo v importovaném ceníku je označeno jako neplatné. Interaktivní import cen Uživatelsky řízený import cen z formátu CSV, DBF a XLS. Ve 4 krocích uživatel postupně a opakovaně dolaďuje obsah importovaných dat. První krok definuje zdroj dat pro import (uživatel vyhledá soubor pro import). Druhý krok obsahuje definici zdrojových polí. V třetím kroku uživatel označuje položky pro import a současně může vidět vazbu do existujících položek v ceníku.
8 Čtvrtý závěrečný krok je ukončením importu. V tomto kroku uživatel volí režim importu (doplnit nové přepsat staré) a definuje pole, které jsou k importu určeny. Třetí a čtvrtý krok se může libovolně opakovat. 1.9 Rychlé akce Submenu Rychlé akce obsahuje funkce pro zrychlení a usnadnění užívání pracovního prostředí. Přejít na: Nastavení designu Nastavení filtru Proaktivní dokument Grafická analytická karta Otevřená okna Kontrola gramatiky Fixace aktivní karty Pivot View Panel TOP 24 Konverze do ruštiny 1.9.1 Nastavení designu Nastavení designu oken Tento silný konfigurační nástroj je dostupný pro tyto typy oken: přehledových na obrazovce karta dokladu s řádky (konfigurace se týká pouze řádků dokladů) Start uživatelské konfigurace přehledů Funkce je dostupná tehdy pokud uživatel má otevřeno okno u kterého chce nastavit vlastní design a pak může použít: menu Standard - Rychlé akce - Nastavení designu nebo si pro tento účel může uživatel připravit horkou klávesu. Funkce se jmenuje "Nastavení designu karet a přehledů" Návrhář Po aktivaci nad konkrétním přehledem nebo kartou se zobrazí řídící parametrické okno. V takto otevřené sestavě se uživateli nabízí celá řada možností nastavení: opravit pořadí sloupců (přeházet pořadí sloupců) změnit šířku i nadpisy sloupců změnit barvu popředí i pozadí označit položku jako neviditelnou změnit úplně obsah zobrazované informace i nadpis (místo segmentu bude ukazovat dealerskou skupinu) rozhodnout o pohybu kurzoru na řádku dokladu rozhodnout o automatickém doplňování polí s nabídkou
9 Design okna může být z logického pohledu přístupových a uživatelských práva vytvořen 5 způsoby (od nejnižší priority po nejvyšší): standard Soft-4-Sale (bez úprav, platí pokud uživatel nemá žádnou úpravu) úprava platná pro všechny uživatele neautorizovaná (platí pokud uživatel nemá vlastní úpravu) privátní vlastní návrh uživatele (sám sobě mohu definovat a upravovat pokud nemám aplikován návrh autorizovaný) autorizovaná úprava platná pro všechny uživatele (pokud nemají vlastní autorizovanou úpravu) privátní autorizovaný návrh pro uživatele (správce distribuoval návrh, jenž označil jako autorizovaný a konkrétnímu uživateli a ten jej nemůže změnit) Ovládací prvky karty PROVEĎ POUŽIJ VÝCHOZÍ NAČTI ZPĚT Provede a uloží změny v nastavení designu. Zadané změny provede a aktuálně zobrazí. Provede opětovné výchozí nastavení pro uživatele. Načte nastaveni dle zadaného uživatele. Zavře okno nastavení. Distribuce aktuálního nastavení vybraným uživatelům Obnova dat aktualizace pořadí sloupců
Význam sloupců návrháře V AD TAB BARVY VN 1.9.2 Pole viditelné? ANO/NE Pole automaticky doplňované? ANO/NE.. pouze pro pole s nabídkou hodnot na řádku dokladu Pole, na které bude přeskakovat kurzor po použití klávesy Enter a Tab. Tady je tedy rozhodnutí o pohybu kurzoru na řádcích dokladu. Kliknutím na levé resp. pravé pole nabídne systém zadání barvy popředí resp. pozadí! Zatrhnutím tohoto prázdného pole žádám systém o obnovu výchozího původního nastavení pro toto pole. Pole se automaticky aktualizuje pokud dojde v poli ke změně designu. Nastavení filtru Popis funkce je v přípravě... 1.9.3 Proaktivní dokument Vytvoření nového proaktivního dokumentu formou vyplnění prázdného okna a přiřazení vybrané osobě. 1.9.4 Grafická analytická karta Popis funkce je v přípravě... 1.9.5 Otevřená okna Slouží k rychlému a přehlednému přepínaní mezi otevřenými okny. Zavírat při volbě po klepnutí na řádek přejdete na vybrané okno a tato nápověda otevřených oken se uzavře Automatická obnova obnoví seznam otevřených oken Obnov obnoví seznam oken dle aktuálního stavu 1.9.6 Kontrola gramatiky V G5 funguje kontrola gramatiky stejně jako v ostatních produktech MS. Volba kontroly gramatiky přidána do menu Standard - Rychlé akce - Kontrola gramatiky + Ikona v liště nástrojů. Pro vyvolání kontroly gramatiky je také možno využít horké klávesy. V případě, že uživatel nepoužívá RTF texty, ale pouze zvětšovací lupu, lze provést kontrolu gramatiky přes tlačítko kontroly i nad tímto formulářem. 1.9.7 Fixace aktivní karty Popis funkce je v přípravě...
11 1.9.8 Pivot View Funkce Pivo View Vám umožní vytvoření křížové tabulky a grafu, podle vlastních kritérií tzn. výběru vstupních dat a estetických vlastností tabulky, které je možno následně měnit podle potřeby. Hlavní výhodou je možnost vlastní konfigurace. Na vstupní data je možné použít výběrová kritéria. Funkci Pivot View vyvoláte klávesovou zkratkou Ctrl + Shift + F11 nad jednou z následujících přehledových tabulek: 1.9.9 vystavené faktury a položky vystavených faktur přijaté faktury nabídky a položky nabídek poptávky přijaté objednávky a položky přijatých objednávek vystavené objednávky a položky vystavených objednávek servisní zásahy servisní úkony úkoly a požadavky spisová služba zboží kontakty prodejky a položky prodejek Panel TOP 24 Vyvolá spuštění nadefinované nabídky Panelu TOP 24, který je podrobně popsán v modulu Číselníky kapitola Sestavení panelu TOP 24. 1.9. Konverze do Ruštiny Převod tiskových sestav do ruštiny. 1. Připojené objekty V submenu Připojené objekty si můžeme zobrazit přehled používaných objektů a vytvořit číselník typizovaných použití připojených objektů. Přejít na: Přehled objektů Tisk přehledů
Smlouvy Číselník typů objektů Konfigurace kořenového adresáře 1..1 Přehled objektů Popis funkce je v přípravě... 1..2 Tisk přehledů Popis funkce je v přípravě... 1..3 Smlouvy Popis funkce je v přípravě... 1..4 Číselník typů objektů Popis funkce je v přípravě... 1..5 Konfigurace kořenového adrešáře Popis funkce je v přípravě... 1.11 Uzávěrky Zobrazí přehled všech užávěrek (pokladní, skladové, atd.), které proběhly v systému Soft-4-Sale. 1. Opravy Jedná se o standardní funkce Accessu použité při práci s databází. 1.13 Zobrazení Vytvoření Obnova - minimalizuje aktivní okno. Povolená editace - využívá se v případě změny dat v již uložených tabulkách. Při zvolení možnosti povolená editace nad aktivním přehledem, kartou, atd. je možné změnit již uložená data. Časté využití pro správce systému. Třídění a filtrace - standardní funkce accessu nad aktivním přehledem.
13 Index -OOpravy Otevřená okna -CČíselník typů objektů -P- -E- Panel TOP 24 11 Pivot View 11 Portál Soft-4-Web 3 Proaktivní dokument Přehled objektů Připojené objekty 11 Eko Mosty 3 Export a Import dat 2 Export spisové služby 5 -FFixace aktivní karty -R- Rychlé akce -GGrafická analytická karta -I- -T- 6 Tisk přehledů -U- -KKonfigurace kořenového adresáře Kontrola gramatiky Konverze do ruštiny 11 -MModul standard 8 -S- Smlouvy Import a export cen Import ceníků 2 Uzávěrky -ZZákaznický export a import Zobrazení 3 2 -NNastavení designu 8 Nastavení filtru