Právní aspekty archivace elektronických dokumentů Praha, 3/4/2014 Mgr. et Mgr. Petr Mališ, advokát
OBSAH Elektronická v. papírová archivace Právní úprava archivační povinnosti Elektronický podpis právní rámec Právní význam el. podpisu pro archivaci Datové schránky a archivace
ELEKTRONICKÁ V. FYZICKÁ ARCHIVACE Standardní archivace papírových dokumentů řešíme otázky fyzického působení času na dokumenty, nároky na systematické zařazení dokumentu v rámci archivu... Elektronická archivace neřešíme fyzické působení času, samotný elektronický dokument časem nedegraduje, degradují pouze jeho nosiče a formát; možná duplikace nutnost řešit právní závaznost certifikačních prostředků v čase
ROVINY ELEKTRONICKÉ ARCHIVACE Rovina uchování dat po určitou požadovanou dobu řešíme pouze otázku uchovatelnosti dat po požadovanou dobu a čitelnosti formátu, trvanlivosti média Rovina uchování dokumentu jako originálu požadavek rovnocennosti s písemnou formou požadavek použitelnosti dokumentu namísto papírového originálu řešíme aspekt certifikace a její platnosti v čase
ÚPRAVA ARCHIVAČNÍ POVINNOSTI zákon o účetnictví lhůty pro archivaci účetních dokladů, záznamů a knih zákon o archivnictví povinnost osob zapsaných v obch. rejstříku archivovat dokumenty o vzniku a zániku osoby, o řízení a majetku osoby, finanční dokumenty, dokumenty vztahující se k předmětu podnikání zákon o DPH uchovávání dokladů rozhodných pro stanovení daně nejp. 10 let od konce zdaňovacího období v němž se uskutečnilo zdanitelné plnění výslovná úprava elektronické achivace ( 35a)
ÚPRAVA ARCHIVAČNÍ POVINNOSTI zák. o organizaci a provádění soc. zabezpečení lhůty pro archivaci evidenčních listů (3 roky) lhůty pro archivaci mzdových listů (30 let) zvláštní předpisy dopadající na některé osoby např. notáři, advokáti upravuje zák. o archivnictví a stavovské předpisy povinné osoby dle zák. proti praní špinavých peněz 10-ti letá lhůta pro archivaci údajů o identifikaci osob
Archivace dle zákona o DPH 34 daňový doklad musí být věrohodný, s neporušeným obsahem a čitelný není stanoven obligatorní požadavek el. podpisu, pouze jako možnost vedle zajištění kontrolních mechanismů procesů 35, 35a pravidla uchovávání dokladů archivační lhůta 10 let odkonce zdaňovacího období možná převoditelnost z elektronické do listinné podoby povinnost elektronicky uchovávat data zaručující věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu
ARCHIVACE DOKUMENTŮ JAKO ORIGINÁLŮ zák. o archivnictví uchováváním se rozumí rovněž zajištění věrohodnosti původu dokumentů neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase hlavní cíle při elektronické archivaci zajištění ochrany před neautorizovaným přístupem, zásahem, úpravou nebo zničením zajištění dostupnosti, ověřitelnosti a čitelnosti
ELEKTRONICKÝ PODPIS standardy ETSI stanoví mezinárodní formáty pro el. podpis podle druhů dokumentů (PAdES, XAdES, CAdES) Směrnice 1999/93/ES o el. podpisu Rozhodnutí Komise, kterým se stanoví minimální požadavky na přeshraniční zpracování dokumentů elektronicky podepsaných příslušnými orgány stanoví požadavek zavedení technických opatření pro zpracování dokumentů podepsaných el. podpisem mezi členskými státy
ELEKTRONICKÝ PODPIS zákon o elektronickém podpisu základním prosředkem ověřování totožnosti je zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb umožňuje zjistit, zda došlo ke změnám dokumentu od okamžiku podpisu pro účely archivace vyžaduje časové razítko za účelem zjištění platnosti podpisu v době jeho připojení (platnost 3 roky nutno obnovovat) vyhláška 212/2012 Sb. o ověřování platnosti el. podpisu
PRESUMPCE PRAVOSTI EL. DOKUMENTŮ kombinace platného el. podpisu + časového razítka je předpokládána pravost dokumentu v případě podezření z pozměnění snadná technická ověřitelnost X padělání papírového dokumentu většinou nutno vyhotovit znalecký posudek na podpis z oboru grafologie
EL. PODPIS V. DATOVÁ SCHRÁNKA soudy vyžadují el. podpis v dat. schránce pouze u hmotněprávních úkonů procesní podání vůči soudům včetně důkazů i bez podpisu (DS do jisté míry nahrazuje el. podpis) archivace v DS pouze 90 dnů, nutná konverze dokumentu do listinné podoby nebo jeho el. archivace s připojejím časového razítka