Příloha č. 4 Vnitřní integrace úřadu Cílem vnitřní integrace úřadu je splnění integračních bodů v rámci typizovaného projektu. Integrační body pro vnitřní integraci jsou definovány takto: - Integrační bod č. 1 Nastavení pravidel pro autorizaci, identifikaci a autentizaci uživatele - Integrační bod č. 2 Komunikace se základními registry - Integrační bod č. 3 Propojení spisové služby s elektronickou úřední deskou - Integrační bod č. 4 Agendy pro podporu vnitřních činností úřadu 1. Identity management a single sign on (IB 1) Systém by měl zajistit automatické poskytnutí personalizovaných služeb založených na identitě (tzv. User Provisioning) uživatelů vyplývajících z jejich rolí v organizaci. Tj. umožnit rychlé a automatické přidělení práv přístupu k síti a aplikacím podle organizačního a pracovního zařazení pracovníka při nástupu do organizace a stejně rychlé odebrání oprávnění při ukončení pracovního poměru. Jednotlivá aplikační práva by měla být nastavována v daných aplikacích a přístupy k databázím by měly být řízeny jejich prostředky. Dalším cílem je mít možnost centrální správy hesel pro všechny definované účty. Důležitá je možnost aplikace bezpečnostních politik města. Cíle identity managementu: Evidence organizační struktury Modelování organizační struktury modelování změn Hierarchické členění Možnost tvorby paralelních struktur Časová platnost objektů a vazeb Plánování budoucích změn Uchování historického stavu jednotlivých verzí organizační struktury Pracovních pozic a vazeb na katalog agend (služeb) Systém lokálních předpisů Přiřazení činností pracovním pozicím Hromadné řízení uživatelských oprávnění Pro výsledný provoz IS požadujeme funkcionalitu SSO (Single sign on). Ta by měla zajistit přenos autentizačních dat napříč spolupracujícími systémy a umožňovat tak aby se uživatel do systému přihlásil pouze jednou a pak již po bezpečnou stanovenou dobu nemusel znova zadávat své autentizační údaje, aby si systém pamatoval jeho identitu a uměl ji použít. Hlavním požadovaným efektem je to, aby si uživatel nemusel pamatovat množství hesel do různých systémů, ale byl identifikován pokaždé stejně ve svých definovaných rolích. Systém by měl zároveň obsahovat funkcionalitu možnosti zablokování přihlášení uživatelů na dobu potřebnou pro provedení aktualizací používaných agend. Uživatel by měl být při pokusu o přihlášení do agendy informován o technické odstávce systému. Součástí této funkčnosti by měla být možnost rozeslat všem přihlášeným uživatelů informaci o nutnosti okamžitého odhlášení z aplikace z technických důvodů.
Rozsah funkcionality SSO: Jednotná správa uživatelů pro všechny agendové moduly Správa prostorové struktury Správa organizační struktury. Součástí organizační struktury by měl být soupis funkčních míst, která jsou v jednotlivých organizačních jednotkách obsazována (tabulková místa) Kromě přiřazení pracovníka k určitým funkcím, umožňovat i organizování pracovníků do skupin. Skupiny mohou představovat projektové týmy, pracovní skupiny řešící určitý úkol, apod. O všech změnách udržování historie Možnost provádět změny i "dopředu", tedy s platností od nějakého data v budoucnosti Možnost ukázat stav ke konkrétnímu datu Hierarchie míst Vytvoření hierarchicky popsané prostorové struktury. Následně by bylo možné její využití i pro evidenci majetku a jako informační výstup, např. telefonní seznam s umístěním funkce (Jan Novák, referent místních poplatků, 1. patro, kancelář 106). Hierarchie organizačních jednotek (útvarů) Vytvořit popis organizační struktury (jednotky a útvary). Jde o hierarchické členění organizačních jednotek a útvarů formou tzv. organizačního pavouka. Ve struktuře město/úřad/odbor/oddělení Funkce (funkční místa) Funkce by měla reprezentovat jednotlivé funkční místo. Funkce může být obsazena pouze jedním uživatelem, naopak uživatel může mít více funkcí. Příklad : Jan Novák, referent místních poplatků. Uživatelé Uživateli by měli být chápány všechny osoby, které je potřeba evidovat v rámci Organizační struktury. Nejedná se tedy jen o uživatele IS, ale v globálu o všechny zaměstnance úřadu. Skupiny (týmy) Možnost vytvářet různé pracovní skupiny (týmy). Význam je zcela obecný. Může se jednat o projektové týmy, tematické pracovní skupiny apod. Role Role by měly tvořit spojnici mezi funkcí, činností a právem v aplikaci. Role by měly být tvořeny v nejjednodušší podobě 1:1 k funkcím. Činnosti (agendy) Agendou je pojímaná činnost, kterou úřad vykonává ve své působnosti. 2. Rozhraní na registry (IB 2) Vzhledem k tomu, že tato část je závislá na dokončení ze strany ministerstva, požaduje zadavatel závazek uchazeče. Dílo bude dodáno podle v současnosti známých požadavků a nutných technických úprav díla pro provozování napojení na základní registry. Pokud tyto požadavky budou správci základních registrů změněny nebo upraveny, nebude zadavatel sankcionovat případné nesplnění harmonogramu prací, které bude souviset s uvedenými změnami či úpravami. Součástí této části integrace bude autorizace úředníka z pohledu jeho role a oprávnění této role k výkonu konkrétní agendy dle katalogu působností orgánů veřejné moci, jako součásti registru práv a povinností. Při práci se základními registry by neměl ve většině případů
úředník provádět autorizaci, identifikaci a autentizaci občana z osobních dokladů, neboť žádost vyřizuje na základě elektronicky podávaného formuláře. Měl by tato ověření provádět vůči jednotlivým základním registrům (např. zda osoba existuje v registru obyvatel, zda je osobou vyvíjející ekonomickou činnost v registru osob, na jaké adrese bydlí či sídlí v registru územní identifikace adres a nemovitostí a také zda některým rozhodnutím orgánu veřejné moci nedošlo ke změně některých referenčních údajů) a právě v rozsahu svého zákonného oprávnění se na tyto referenční údaje dotazovat, tedy na základě stanovené role ve veřejné správě. Software by měl poskytovat správu uživatelů oprávněných k egon službám na základě přidělené činnostní role, administraci egon služeb včetně nastavení četnosti a způsobu zpracování notifikací změn a včetně obhospodařování logovacích souborů egon služeb přes grafické uživatelské rozhraní s možností tisku sestav. Software by měl obsahovat sadu čtecích služeb pro získávání údajů z ROB, ROS, RUIANadresa pro ověření správnosti dat včetně možnosti jejich editace v lokálních registrech. 3. Propojení spisové služby s elektronickou úřední deskou (IB 3) Portálové řešení: Portálové řešení bude sloužit k propojení spisové služby úřadu s elektronickou úřední deskou na internetových stránkách města. Rozhraní spisové služby pro elektronickou úřední desku musí umožnit propojení současné elektronické spisové služby s elektronickou úřední deskou, umístěnou na internetových stránkách města. Požadujeme, aby elektronické dokumenty vytvořené v rámci spisové služby a určené pro vyvěšení na úřední desce úřadu, byly po převodu do formátu PDF a odsouhlasení vedoucím, předány správci úřední desky na podatelnu úřadu, přičemž systém nastaví zákonem stanovenou dobu pro vyvěšení a sejmutí dokumentů. Správce úřední desky je poté jednoduchým způsobem, např. pouhým kliknutím na položku Vyvěsit, odešle na elektronickou úřední desku. Tímto systémem se docílí odstranění duplicitní práce ve dvou aplikacích a zajistí se vyvěšení správného dokumentu tak, aby to co je zveřejněno na úřední desce úřadu, bylo totožné s tím, co je na elektronické úřední desce. Rozhraní spisové služby a elektronické úřední desky musí být schopno hlídat lhůtu pro sejmutí dokumentů z úřední desky a po uplynutí tohoto termínu automaticky sejmout dokument z elektronické úřední desky bez zásahu obsluhy. O této skutečnosti spisová služba informuje správce úřední desky na podatelně úřadu. Systém musí správci úřední desky rovněž dovolit upravit termín vyvěšení a sejmutí dokumentu ručně dle potřeby, dříve nebo později, než je zákonem stanovená doba. Evidenci zveřejněných dokumentů na elektronické úřední desce se musí zajistit v rámci aplikace spisové služby. Pro potřebu dohledání dokumentů návštěvníkem internetových stránek města pak musí systém umožnit najít dokument zpětně v archivu dokumentů úřední desky. Pro tuto funkci je nutné vytvořit vyhledávací formulář přímo na stránce elektronické úřední desky, který umožní vyhledávat dokumenty dle zadaných kriterií, např. podle data zveřejnění, čísla jednacího, názvu dokumentu, části textu hledaného dokumentu a pod. Pro implementaci elektronické úřední desky do stávajících internetových stránek města je potřeba řídit se potřebou jednoduchého použití v systému HTML a PHP, za dodržení předepsaných standardů těchto technologií.
4. Agendy pro podporu vnitřních činností úřadu (IB 4) 4.1. Software pro přípravu a zpracování průběhu jednání Agenda řeší přípravu a zpracování průběhu jakéhokoli v čase opakovaného jednání (například jednání rady a zastupitelstva, komise nebo porady). Součástí řešení by měly být Workflow procesy pro tvorbu, správu, schvalování, kontrolu, vyhledávání, prezentaci a export dat. Systém by měl podporovat automatický zápis úkolů z různých usnesení (rady, komise, výboru) do dalších agend. Součástí řešení by mělo být možnost připojovat k vytvářenému dokumentu libovolný počet příloh včetně důvodové zprávy tak, aby tvorba, distribuce a zpracování podkladů bylo co nejrychlejší a již v průběhu jednání aktuální. Výsledné řešení by mělo zajišťovat účastníkům přístup k podkladům jak ze své kanceláře, tak i mimo úřad. Agenda by měla umožňovat změnu původního pořadí bodů, zpracování usnesení, zápisu a úkolů. Vedoucí by měl mít zajištěn přehled o úkolech podřízených. Jednotliví pracovníci by měli mít možnost vidět přehled svých úkolů z různých porad, jejich stav i prioritu. Pokud by výsledkem jednání mělo být usnesení, či zápis, měly být archivovány a ihned zpřístupněny uživatelům s oprávněním. Samozřejmostí by měla být jednotná forma výstupů a zohledněn typ veřejné a neveřejné. Výsledkem jednání by měl být dokument umožňující jednoduché vyhledávání, rychlou dostupnost zápisu a možnost publikace na zveřejňování dokumentů na úřední desce, na webových stránkách a pod. Workflow tvorba návrhu usnesení zpracování zápisů z jednání, porady, zasedání zastupitelstva nebo rady města dostupnost podkladů elektronicky, tisk, CD schválení a připomínkování programu a následně návrhu usnesení vložení/odebrání bodu, položky návrhu usnesení nebo úkolu příprava programu tvorba pozvánek na připravované jednání vložení přílohy podklady Další požadavky na dodaný software přímá práce s dokumentem (on-line) během jednání možnost vyhledávání dle různých kritérií okamžité a snadné opravy rychlost přístupu k vytvořeným dokumentům přehled o úkolech a jejich plnění historie verzí a změn respektování dosavadního způsobu práce jednotný vzhled dokumentů Výstupy usnesení na webový portál obce elektronickou úřední desku
4.2. Software pro tvorbu, evidenci, delegování a sdílení úkolů Tato aplikace by měla tvořit podporu pro tvorbu, evidenci, delegování a sdílení úkolů v rámci MÚ Rychnov nad Kněžnou. Agenda by měla být určena pro samostatné použití nebo i využít propojení se software pro přípravu zpracování průběhu jednání. Software by měl respektovat organizační strukturu MÚ Rychnov nad Kněžnou a při tvorbě úkolů tuto strukturu využívat. Řešitelé by měli mít vždy přehled o blížících se termínech jednotlivých úkolů, které se jich týkají s možností vyhledávat v úkolech již splněných v minulosti. U jednotlivých úkolů by měla být možnost přikládat přílohy. Hlavní funkce historie změn které byly v dokumentech prováděny možnost vkládání příloh - zadání i splnění úkolu filtrování úkolů dle zadaných kritérií kontrola plnění přidělení úkolů jednotlivci či skupině pracovníků vytváření podřízených úkolů filtrování úkolů dle zadaných kritérií uživatelské nastavení notifikace e-mailem delegování úkolů možnost tisku úkolů a přehledů fulltextové vyhledávání popisných dat správa oprávnění a šablon strukturovaná evidence úkolů a sledování jejich plnění zadávání termínů a důležitosti úkolů Hlavní požadavky na dodávaný software odstranění nutnosti projednávat úkoly osobně, telefonicky všechny zaevidované úkoly budou uloženy na jenom místě přehled o úkolech podřízených zaměstnanců kontrola plnění úkolů, které jsou ve zpoždění využití uživatelských práv při stanovení přístupu odstranění nutnosti projednávat úkoly osobně, telefonicky nebo e-mailem možnost třídění dle termínů a důležitosti jednoduché výběry 4.3. Software pro tvorbu, evidenci smluv Agenda zajišťuje přehlednou evidenci smluv organizace, přehled o finančním plnění smluv a přehled o plnění stanovených úkolů vyplývajících ze smluv. Požadavek je jednoduchý přístup k informacím: co je pokryto smlouvou, co se ke smlouvě váže, termíny vyplývající ze smlouvy, jak je smlouva kryta, jak byla realizována, jaké dokumenty ke smlouvě náleží. Ze smluv by mělo být možné získat veškeré právní i ekonomické údaje. Software by měl zajistit schválení připravované smlouvy - včetně vyjádření zodpovědných pracovníků. U smluv by měla být možná případně definice oběhu dokumentů, která by pomohla zajistit dohled nad procesem schvalování, včetně kontroly plnění termínů.
Hlavní požadavky na dodávaný software Evidenční oblast: o možnost přístupů na základě přidělených přístupových práv o informace o projektu, ve vztahu ke smlouvě o centrální evidenci všech smluv o časové údaje ve vztahu ke smlouvě (platnost, příchod, podepsaná osoba...) o výstupy do editoru podle vzorů o doplnění starších smluv skenováním o připojování příloh a dodatků k jednotlivým smlouvám o vytváření sestav dle zvolených kritérií o zápis informací o smluvních podmínkách o vytváření oběhového lístku ke smlouvě Kontrolní oblast: o Definice a kontrola termínů a úkolů Finanční oblast: o Schvalování finančního plnění a krytí o Možnost kontroly a čerpání rozpočtu o Vytváření platebních kalendářů a faktur o předávat požadavky na úhrady Spisová služba: o připojení elektronických podpisů o propojení se spisovou službou a tím i datovými schránkami o přijímání, odesílání dokumentů přes podatelnu Výsledkem instalace tohoto software by mělo být: možnost sledovat historii smlouvy přehledná evidence smluv a informovanost o jejich obsahu snadný způsob vyhledávání finanční pohledy Software by měl využít vazby na současné systémy používané na MÚ Rychnov nad Kněžnou JOS - Jednotná organizační struktura Registr obyvatel Spisová služba 5. Technické požadavky, specifikace HW a SW Licence pro datový stroj Licence na neomezený počet klientů pro agendový informační systém. Technická podpora Cílem je zajištění takové úrovně podpory a řízení implementovaných a provozovaných technologií a služeb, aby byl zajištěn provoz 12x5, požadovaná dostupnost a kvalita služeb.
Cena za technickou podporu musí obsahovat následující položky: provádění změn všech software dodaných v rámci 3. etapy projektu TC, vyplývajících ze změn obecně platných předpisů. elektronickou distribucí nových verzí softwarů alternativně zaslání informace e-mailem s možností následného stažení ze zadaného serveru dodavatele, součástí distribuce by měly být pokyny o důležitosti aktualizace a konkrétní postup instalace. služba HelpDesk pro řešení technických problémů služba HelpDesk pro zajištění veškeré písemné komunikace, čímž je myšlena elektronická forma. Služby technické podpory na vyžádání: Poskytování služeb technické podpory na vyžádání bude prováděno na základě písemných požadavků objednatele. Dodavatel řešení je povinen na základě požadavku objednatele zpracovat a s objednatelem odsouhlasit způsob realizace služeb technické podpory a časový harmonogram jejich provádění. Dále být součinný při kontrole práce i s třetími subjekty, která spravují ITC prostředky města. Implementační a provozní práce zahrnují: instalace a konfigurace operačních systémů, instalace a konfigurace DB a jejích klientů, instalace a konfigurace aplikačního SW, Součástí nabídky bude položkový výčet veškerých potřebných prací pro kompletní instalaci všech dodávaných software, nastavení systému a nutná administrátorská školení. Dodavatel provede kompletní implementaci včetně provedení testů redundance a odolnosti proti plánovanému selhání jednonásobné chyby u redundantních komponent. transformace a migrace dat Uchazeč uvede a zahrne do ceny plnění všechny nutné migrace pro úspěšné nasazení díla do provozu tak, aby bylo plně datově kompatibilní se stávajícím prostředím a informačními systémy, viz níže. Minimálně je požadováno zachování všech dat a vazeb ze současného agendového informačního systému. školení uživatelů (vyjma školení uvedených v harmonogramu implementace) V rámci implementace vnitřní integrace proběhne školení na moduly dodávané v rámci agendového informačního systému. Podpora provozu software zahrnuje: tvorba a úpravy SW dle požadavků dodatková školení správce aplikací expertní a konzultační činnost tvorba software (analytické a návrhové práce) dle požadavků objednatele konzultační činnost dle potřeb objednatele analytické a návrhové práce dle specifikace objednatele záchrana a obnova dat Helpdesk Pro zajištění správy servisních požadavků a podpory uživatelů bude využíván Helpdesk provozovaný uchazečem. Helpdesk bude potvrzovat přijetí požadavku mailem. Záruky Zadavatel požaduje záruky za dodané dílo po dobu udržitelnosti, tj. 5 let, a to v ceně investice.
Stávající infrastruktura: Servery V současné době je zprovozněno nové technologické centrum. Následující seznam uvádí dostupné servery v rámci prostředí informačního systému města. Fyzické servery: 1x ESX1 DELL PE R720 VMware ESXi 5.0 1x ESX2 DELL PE R720 VMware ESXi 5.0 1x SMGMT DELL PE R720XD Windows 2008 Veem, vcenter Disková uložiště: 1x HP P4300 LeftHand 1x HP X1400 Windows Storage Server Virtuální servery: 1x SDC1 Windows 2008R2, DC,DNS,DHCP 1x SDC2 Windows 2008R2, DC,DNS,DHCP 1x SFS Windows 2008R2, File Server, Print server 1x SSQL Windows 2008R2, SQL 2012 1x Murk1 Windows 2000 1x Murk4 Windows 2000 1x Murk5 Windows 2000 1x SMAIL Windows 2008R2, KerioMailServer 1x Veraapp Centos 6.3 64bit 1x Veradb Centos 6.3 64bit 1x Veraflexi Centos 6.3 64bit Stanice Celkový počet stanic v rámci úřadu je cca 90 PC. V oblasti stanic je správa optimalizována takto: jednotný operační systém Windows, včetně automatického update centrální správa politik (nastavení práv uživatelů k operačnímu systému pracovní stanice) vzdálený přístup k pracovní stanici při podpoře uživatelů ochrana proti malware je centralizovaná a probíhají pravidelné aktualizace na stanicích včetně systémových záplat. Základní SW V současné době je jako systémová platforma zvolen Microsoft a jeho operační systémy. Jako centrální bod pro identifikaci je zvolen systém Active Directory, který je spravován interním IT. Položka Popis Operační systémy Serverové systémy W 2008, Centos 6.3 Klientské systémy W XP, Windows 7 Databáze Informix, MS SQL Agendový systém IS Radnice VERA kompletní agenda