Elektronické aukce ú č a s t n í k Uživatelský manuál

Elektronické aukce ú č a s t n í k Uživatelský manuál 1

Obsah 1 Použité výrazy... 3 2 Registrace a přihlášení do systému... 4 2.1 Registrace organizace... 5 2.2 Přihlášení do systému... 7 3 Editace registrovaných údajů (platí pouze pro hlavního administrátora)... 8 3.1 Povolené IP adresy u organizace... 9 4 Ovládání systému...10 4.1 Přehled aukcí...11 4.1.1 Zadání aukce...12 4.1.1.1. Elektronické podepsání konečných nabídek aukce...14 4.1.2 Report...17 4.1.2.1. Základní údaje...17 4.1.2.2. Předmět aukce...18 4.1.2.3. Zobrazení výsledků...18 4.1.2.4. Přehled účastníků...19 4.1.2.5. Online report...20 4.1.2.6. Online chat aukce...21 4.1.2.7. Přehled nabídek v čase...22 4.1.2.8. Export reportu...23 4.2 Aukční síň...24 4.2.1 Vložení přílohy k nabídce...26 4.2.2 Souhlas se všeobec. podmínkami pro účast v elektr. aukci AllyTrade...27 4.2.3 Vložení nabídky u holandské aukce...28 4.2.4 Vložení nabídky u anglické aukce...30 5 Administrace (viditelné pouze hlavnímu administrátorovi)...34 6 Kontaktní údaje...36 2

1 Použité výrazy Hlavní administrátor - uživatel systému, který danou organizaci do systému zaregistroval - rozhoduje o aktivaci resp. deaktivaci jednotlivých služeb pro celou organizaci - kontroluje, zda uživatelé systému mění každý měsíc své heslo - vytváří nové uživatelské přístupy vztahující se pro danou organizaci - je zodpovědný za korektnost firemního záznamu - vidí veškeré operace uživatelů v systému Uživatelé osoby, které mají administrátorem nastaven přístup do systému Účastník subjekt, účastnící se elektronické aukce /dodavatel resp. odběratel/ (Vy) Vypisovatel - zadavatel elektronické aukce Účastník aukce je systémem AllyTrade informován automaticky odeslaným e-mailem o: - zveřejnění aukce, do které byl účastník přímo pozván (osloven k účasti) - zpřístupnění aukce - zahájení (začátku aukce) - ukončení aukce - změně v čase ukončení aukce - svém vítězství (příp. prohře) v aukci, pokud je vítěz v systému vyhlášen 3

2 Registrace a přihlášení do systému Pro zaregistrování organizace a následné přihlášení do systému použijte, prosím, odkaz http://aukce.allytrade.cz. Pod odkazem Zapomněli jste heslo? si můžete zadáním zaregistrované e-mailové adresy požádat o zaslání přístupových údajů. http://aukce.allytrade.cz Uživatelské jméno a heslo Zapomněli jste heslo? 4

2.1 Registrace organizace Pro zaregistrování organizace do systému můžete použít následující dva způsoby: - odkaz Registrace do systému - odkaz Registr firem * * - Registr firem v horní části stránky v nástrojové liště podržte kurzor na záložce Registr firem a poté klikněte na odkaz Registrace firmy. Registrace firmy Registrace do systému 5

Budete přesměrováni na registrační formulář, kde si nejprve musíte zvolit právní formu! Podle ní se pak registrační formulář automaticky upraví. Po vyplnění všech povinných údajů (do dalších kroků registrace se budete přesouvat pomocí odkazu Pokračovat v registraci ) se Vám zobrazí potvrzení registrace. Registrované uživatelské jméno musí tvořit min. 3 znaky, heslo musí tvořit min. 6 znaků! Přístupová data se mohou skládat jak z písmen, tak z číslic. Uživatelská hesla uživatelů musí hlavní administrátor měnit každý měsíc! Právní forma Pokračovat v registraci 6

2.2 Přihlášení do systému Přihlášení do systému probíhá na již zmíněném odkazu http://aukce.allytrade.cz. V levém horním rohu zadejte své uživatelské jméno a heslo. Tyto údaje si volí hlavní administrátor při registraci organizace a rovněž je přiděluje i vytvořeným uživatelům. Pokud je uživatelské jméno a heslo správné, jste automaticky nasměrováni do výběru funkcí, které máte aktivovány aktivaci provádí hlavní administrátor. V každém okně, ve kterém se budete v danou chvíli nacházet, si můžete zobrazit po levé straně stránek čas na AllyTrade. Čas na AllyTrade je čas na serveru AllyTrade, který je pravidelně automaticky aktualizován. Zobrazit čas 7

3 Editace registrovaných údajů (platí pouze pro hlavního administrátora) Registrované údaje (adresu, telefony, e-mailovou adresu, přihlašovací údaje apod.) může hlavní administrátor editovat v administračním centru Můj Ally, které naleznete v místě, kde probíhá login. Jednotliví uživatelé si mohou editovat jen své údaje (své jméno a příjmení, tel., e-mail, přihlašovací údaje), ale ne údaje registrované hl. administrátorem. Po kliknutí na odkaz Editace záznamu se dostanete již na editaci údajů. Název organizace, IČ a DIČ může editovat pouze provozovatel portálu! Editace údajů Můj Ally Editaci údajů provedete pomocí odkazů editace. 8

3.1 Povolené IP adresy u organizace Systém AllyTrade Vám při editaci záznamu (ne při samotné registraci) umožňuje zadat k organizaci povolené IP adresy pro přihlášení pod účet hlavního administrátora. Místo pro zadání IP adres naleznete pod místem pro zadání hesla. Do systému je možné zadat jakýkoliv počet IP adres (jedná se o vnější IP adresu, pod kterou uživatel vystupuje), IP adresy lze od sebe jakkoliv oddělit. Tento bezpečnosti prvek se hodí např. k tomu, aby se pod uživatele nemohl nepřihlásit nikdo jiný než uživatel z určité sítě (nikoliv počítače) nebo určitého mobilního zařízení, např. CMDA, (záleží na nastavení konkrétního zařízení u operátora). Místo pro zadání IP adresy 9

4 Ovládání systému 4.1. Přehled aukcí přehled vypsaných elektronických aukcí 4.2. Aukční síň zde naleznete momentálně probíhající elektronické aukce Aukční síň Přehled aukcí 10

4.1 Přehled aukcí V přehledu aukcí naleznete všechny vypsané elektronické aukce (veřejné aukce nebo ty aukce, do kterých jste byli přímo osloveni). Zde naleznete veškeré údaje o aukci: kdy aukce byla (bude) zpřístupněna nebo zahájena a kdy aukce byla (bude) ukončena. U probíhajících a ukončených aukcí zde rovněž naleznete report s výsledky aukce. Zároveň zde můžete vyhledávat aukce podle názvu nebo podle stavu aukce, např. jen ukončené. Výběr aukce podle jejího názvu nebo stavu možnost výběru aukce ve vyhledávání podle jejího názvu nebo podle aktuálního stavu aukce (ukončené, stornované, budoucí, vyhodnocené /je znám vítěz/ apod.) Zobrazit pouze aukce, do kterých jsem byl pozván nebo do nich dal nabídku slouží pro zobrazení pouze těch aukcí, do kterých jste byli přímo pozváni nebo na které jste podali nabídku Zobrazit po kliknutí na tento odkaz začne systém vyhledávat aukce podle zvoleného kritéria Název aukce pole obsahující úplný název dané aukce Vypisovatel zadavatel aukce Čas zpřístupnění aukce datum a čas zpřístupnění aukce. Od tohoto termínu můžete vložit svou první nabídku, v této fázi ještě nejsou vidět nabídky ostatních účastníků. Tuto první nabídku můžete až do zahájení aukce měnit nebo aktualizovat Termín zahájení aukce datum a čas zahájení aukce. Tento termín nemusí být stejný jako termín zpřístupnění aukce Termín ukončení datum a čas ukončení aukce Zadání pod tímto odkazem naleznete zadání a základní informace o aukci. Zde jsou také k nalezení přílohy aukce Report kliknutím na odkaz se zobrazí veškeré informace o dané aukci vč. výsledků aukce (v případě probíhajících nebo ukončených aukcí) Zobrazit pouze aukce, do kterých Výběr aukce podle názvu Výběr aukce podle stavu Čas zahájení Vyhledání zvoleného typu aukce Zadání Název aukce Vypisovatel Čas zpřístupnění Legenda Čas ukončení Report 11

4.1.1 Zadání aukce V horní části zadání aukce naleznete veškeré údaje o aukci, jako jsou název aukce, vypisovatel, zpřístupnění (od tohoto termínu můžete vložit svou první nabídku, kterou můžete až do termínu začátku aukce měnit i aktualizovat), začátek a konec aukce, typ aukce (anglická nebo holandská), popis aukce, automatické prodloužení aukce, požadované položky (vč. celého popisu jednotlivých položek), informaci o přílohách, které byly do aukce vloženy a zda se jedná o přílohu k aukci jako celku nebo zda je příloha určena jen k určité položce. Pomocí odkazu zúčastněte se aukce se v případě již probíhající aukce (v zadání budoucí aukce tento odkaz nenaleznete) můžete přesunout přímo do aukční síně, kde již můžete vkládat své nabídky. Do detailu položky se dostanete buď kliknutím na danou položku nebo si můžete pomocí odkazu Zobrazit detail všech položek zobrazit detailně všechny položky najednou. Zde naleznete názvy a popis položek, požadované množství, jednotku, vyvolávací cenu, informaci o tom, zda je potřeba zadávat cenu s nebo bez DPH, max. počet desetinných míst (tzn. maximální počet desetinných míst, která můžete na danou položku ve své nabídce zadat), min. a max. krok, kritéria položky atp. Zúčastněte se Základní informace o aukci Informace o prodloužení aukce Požadované položky Zobrazit detail všech položek Informace o přílohách Otevřít/ uložit přílohu 12

Ve spodní části zadání aukce rovněž naleznete odkaz Zúčastněte se aukce, který Vás přesměruje do aukční síně a dále zde naleznete i tyto další informace: - zda je v aukci vyžadován celý nákupní koš, - zda mohou být vkládány vyšší i nižší ceny než je cena vyvolávací, - informaci o tom, na základě čeho bude aukce řízena, zda podle nejlepší nabídky aukce, nebo podle nejlepší nabídky jednotlivých účastníků. V případě, že bude aukce řízena podle nejlepší nabídky celé aukce, znamená to, že účastníci musí své ceny snižovat resp. zvyšovat podle aktuální nejlepší ceny celé aukce. V případě, že bude aukce řízena podle nejlepší nabídky jednotlivých účastníků, znamená to, že účastníci mohou své ceny měnit bez ohledu na nejlepší aktuální cenu celé aukce, tedy mohou svou cenu měnit podle svých možností. - zda je aukce veřejná, tzn. viditelná všem firmám registrovaným v systému AllyTrade - zda je umožněno při zpřístupnění aukce povolit zadat jakoukoliv cenu při zaškrtnutí tohoto pole budou moci účastníci od zpřístupnění do zahájení aukce vkládat jakoukoliv cenu i vyšší nebo nižší (dle formátu aukce) než je vyvolávací cena. Po zahájení aukce ale opět nebude možné zadat vyšší nebo nižší cenu než byla cena vyvolávací. Pokud je tato možnost nastavena, jste o tom informováni i v bidovacím okně (v bidovacím okně naleznete krátkou informaci o tom, že během zpřístupnění aukce je možno zadat jakoukoliv cenu). -! zda vypisovatel požaduje po ukončení aukce zaslat podepsaný pdf report s Vašimi konečnými nabídkami. V případě, že je toto okno zaškrtnuté, bude po ukončení aukce pro každého účastníka automaticky vygenerován a odeslán report v pdf souboru s jeho konečnými nabídkami. Tento report, který je účastníkům automaticky zaslán na jejich e-mail, musí účastníci podepsat a potvrzený zaslat zpět vypisovateli. Tento pdf soubor můžete podepsat i elektronicky viz následující strana. Jestliže se nepodaří pdf report konečných nabídek automaticky vygenerovat, můžete si jej po ukončení aukce zde stahnout! 13

4.1.1.1. Elektronické podepsání konečných nabídek aukce Jestliže vypisovatel požaduje po ukončení aukce zaslat Vámi podepsaný pdf report s Vašimi konečnými nabídkami, můžete tento vygenerovaný pdf report podepsat elektronicky. Po ukončení aukce naleznete v zadání aukce vygenerovaný pdf soubor s Vašimi konečnými nabídkami. Elektronicky podepsat report PDF report Po kliknutí na odkaz Elektronicky podepsat report se Vám zobrazí nové okno s informacemi reportu, určenými k elektronickému podepsání. Klikněte, prosím, na ikonu Elektronicky podepsat soubor. 14

Report s Vašimi konečnými nabídkami v aukci bude elektronicky podepsán, Vám se zobrazí potvrzovací okno a po jeho potvrzení se Vám zobrazí elektronicky podepsaný soubor. Vypisovateli je doručen automatický email s informací, že daný účastník elektronicky podepsal svou konečnou nabídku. Report a informaci z elektronického podpisu vidí účastník v zadání aukce. Dále je tento report a tato informace z elektronického podpisu viditelná pro účastníka i pro vypisovatele aukce, a to v reportu aukce v přehledu účastníků. 15

Po podepsání je pdf report a informace z elektronického podpisu v zadání aukce ze strany účastníka vidět takto: Po podepsání je report a informace z elektronického podpisu v reportu aukce ze strany vypisovatele vidět takto: 16

4.1.2 Report V reportu aukce naleznete veškeré informace o elektronické aukci. Report aukce je u holandské i anglické aukce až na určité výjimky téměř stejný, proto report obou typů aukcí bude popsán společně 4.1.2.1. Základní údaje V této části reportu naleznete veškeré základní informace o aukci název aukce, vypisovatele, termíny konání, typ aukce, předmět nabídky a popis aukce. Rovněž zde naleznete informace o automatickém prodlužování aukce. 17

4.1.2.2. Předmět aukce V této části reportu naleznete informace o poptávaném nebo nabízeném produktu (název položky, její popis, požadované množství, jednotku, vyvolávací cenu, min. a max. krok, počet desetinných míst (tzn. maximální počet desetinných míst, která můžete na danou položku ve své nabídce zadat), nejlepší nabídku na položku, úsporu vůči požadované ceně atp.). Pomocí odkazu Zobrazit/Skrýt detail všech položek můžete zadání položek zobrazit nebo skrýt. Zobrazit detail všech položek 4.1.2.3. Zobrazení výsledků Výsledky aukce si můžete zobrazit buď za celý nákupní koš nebo za jednotlivé položky. V případě, že je umožněno podávat nabídky jen na některé z položek, musíte si v této části reportu buďto zobrazovat výsledky po jednotlivých položkách nebo si zobrazit online report aukce, kde jsou úplně všechny ceny podané jednotlivými účastníky na jednotlivé položky přehledně a hromadně uvedeny on-line report viz kapitola 4.1.2.5. Online report aukce str. 20 21. Online report je Vám ale viditelný pouze po ukončení aukce! Report je totiž přednastaven tak, že zobrazuje primárně výsledky za celý nákupní koš, tzn. zobrazuje primárně ty cenové nabídky, které byly podány na všechny položky najednou jejím jediným odesláním. U firmy, která nepodala nabídku na všechny položky, je místo bodového ohodnocení poznámka Není nabídka na celý nákupní koš. Zobrazení výsledků buď celého nákupního koše nebo jednotlivých položek 18

4.1.2.4. Přehled účastníků V této části reportu naleznete přehled účastníků, kteří se aukce účastnili nebo u ještě probíhající aukce účastní. Obchodní názvy ostatních účastníků Vám ale zůstanou skryty, tyto účastníci budou označeni???????. V případě vícekriteriální aukce systém nabídky účastníků automaticky přepočítá na body dle zadaných vah, které zadavatel aukce k jednotlivým kritériím přiřadil. Bodové ohodnocení v reportu aukce je ale pouze orientační; nejvyšší počet bodů účastníka neznamená, že má daný účastník nejlepší cenu! Body jsou tvořeny ze všech kritérií, které jsou v aukci obsaženy, tzn. že účastník s nejvyšším počtem bodů může mít horší cenu, ale např. lepší dodací dobu nebo delší splatnost apod., a proto může být jeho nabídka vyhodnocena jako výhodnější. U ukončených aukcí může vypisovatel označit vítěze aukce. Vítěz může být vybrán buď na celý koš (tzn. jeden vítěz na všechny položky) nebo může být označen na každou položku jiný vítěz dle zadání aukce. Vítězné firmy jsou označeny žlutou barvou. Vítěze aukce (i to, na které položky je označen který vítěz) můžete také zjistit i v online reportu online report viz kapitola 4.1.2.5. Online report str. 20 21. Pokud podržíte kurzor na otazníku, který naleznete napravo od vítězné firmy, zobrazí se Vám zdůvodnění výběru vítěze zadané vypisovatelem. Jak je uvedeno výše, obchodní názvy ostatních účastníků Vám až do úplného vyhodnocení aukce zůstanou skryty. Tito účastníci budou označeni???????. Ale po vyhlášení vítězů všech položek nebo po ukončení vyhlašování vítězů (záleží ale pouze na vypisovateli aukce, zda aukci takto zcela vyhodnotí) bude všem účastníkům, kteří v aukci nevyhráli, automaticky odeslán e-mail obsahující názvy společností, které v aukci zvítězily! Zároveň jsou obchodní názvy vítězů aukce vidět v reportu a online reportu aukce. Po celkovém vyhodnocení výsledků aukce zůstanou několika otazníky označeni pouze ti dodavatelé, kteří v aukci nezvítězili. legenda Označení nabídky, která nebyla vložena na všechny produkty Bodové ohodnocení Účastník, který v aukci nezvítězil Zobrazení zdůvodnění výběru vítěze Zadavatel může účastníka z aukce vyloučit (systém poté neumožní tomuto dodavateli vstup do dané aukce), může smazat všechny obdržené nabídky účastníka nebo může smazat jen některé z obdržených nabídek účastníka. O vyloučení z aukce nebo o smazání nabídek je daný účastník informován automaticky zaslaným e-mailem a zároveň je tomuto dodavateli zaslán vzkaz do online chatu aukce online chat aukce viz kapitola 4.1.2.6. Online chat aukce strana 21 22. 19

Pokud bude účastník z aukce vyloučen, nebude již v této sekci Přehled účastníků nadále zobrazován. Dodavatel, jehož všechny nabídky budou smazány, se v tomto přehledu znovu zobrazí až po novém vložení další nabídky. Pokud zadavatel smaže jen některé z nabídek daného účastníka, v tomto přehledu se tato skutečnost neprojeví. Toto byste viděli v části Přehled nabídek v čase viz kapitola 4.1.2.7. Přehled nabídek v čase str. 22 23. 4.1.2.5. Online report Jak je již uvedeno na str. 18, můžete zde v reportu sledovat i uložit si online report. Online report je Vám ale viditelný pouze po ukončení aukce! V průběhu aukce odkaz na zobrazení online reportu nenaleznete. V on-line reportu naleznete přehledné výsledky aukce na všechny položky, tzn. všechny nabídky od všech účastníků. Nejlepší nabídka je označena žlutou barvou. Vítězní účastníci jsou značeni barvou modrou. I zde jsou ale obchodní názvy ostatních účastníků až do úplného vyhodnocení aukce skryty. V on-line reportu dále naleznete pravidla pro prodlužování aukce, tj. informaci o tom, kolikrát bylo automatické prodloužení během trvání aukce provedeno. Můžete si zde samozřejmě i sami nastavit vlastní zobrazení online reportu, tzn. můžete si nastavit údaje, které chcete mít v online reportu zobrazeny a samozřejmě si můžete online report exportovat do xls. souboru. Online report si můžete exportovat i se základními údaji aukce. Po kliknutí na export do souboru se Vám zobrazí pop-up okno s dotazem, zda si přejete online report exportovat i se základními údaji. Informace o prodloužení aukce Bodové ohodnocení Legenda Přehled nabídek podle produktů a dodavatelů Export online reportu do souboru Nastavení zobrazení Zavřít okno Nastavit 20

Kdybyste klikli na bodové ohodnocení některé položky u některého z dodavatelů, zobrazí se Vám nové okno, ve kterém je uveden detail a historie nabídek tohoto účastníka na danou položku. 4.1.2.6. Online chat aukce Tato funkcionalita Vám umožní odesílat vypisovateli aukce krátké zprávy. Po kliknutí na tento odkaz budete přesměrováni do detailu tohoto nástroje. Pro to, abyste mohli vypisovateli začít odesílat vzkazy, je potřeba se nejprve do chatu přihlásit. Přihlášení probíhá v horní části obrazovky prostřednictvím ikony Přihlásit. Přihlásit 21

Po přihlášení do chatu již můžete začít tuto funkcionalitu využívat. Uvidíte zde historii odeslaných i přijatých zpráv a jednoduše zde poznáte, zda je vypisovatel aktuálně přihlášen či ne. Historii chatu si můžete samozřejmě i vytisknout. Modře označené zprávy jsou zprávy, které jste Vy poslali zadavateli zakázky, červeně označené zprávy jsou zprávy, které jste od vypisovatele aukce obdrželi. Každý z účastníků vidí pouze korespondenci mezi sebou a zadavatelem zakázky, tzn. že žádný z ostatních účastníků nevidí, co píšete zadavateli aukce. Na online chat se rovněž dostanete i z aukční síně. Odhlásit Zobrazit historii chatu Čas do konce aukce Odeslat zprávu Text Vaší zprávy Přehled zpráv 4.1.2.7. Přehled nabídek v čase V této části reportu naleznete veškeré nabídky od všech dodavatelů. I zde jsou ale obchodní názvy ostatních účastníků (až do úplného vyhodnocení aukce) skryty. Tyto nabídky jsou zde seřazeny tak, jak byly postupně odesílány jedna po druhé (od nejstarší po naposledy vloženou). I tento přehled zobrazuje primárně výsledky za celý nákupní koš, tzn. zobrazuje primárně ty cenové nabídky, které byly podány na všechny položky najednou jejím jediným odesláním. Ale i zde si můžete výsledky zobrazit jen pro určitou položku. 22

Tento přehled nabídek v čase si můžete rovněž exportovat buď do xls, html nebo do txt souboru. Dále zde naleznete přehledný sloupcový graf a po kliknutí na jednotlivé sloupce grafu se Vám otevře pop-up okno s detailem nabídky (datum a čas odeslání nabídky a bodové ohodnocení). Po kliknutí na odkaz Zobrazit kritéria se zobrazí detail nabídky účastníka. Nabídky označené písmenem K obsahují komentář. V této části reportu se Vám promítne (jak již bylo uvedeno na straně 20) dílčí mazání jen některých nabídek účastníka (ne všech nabídek účastníka). U smazaných nabídek je poznámka Smazáno a zároveň je u smazaných nabídek přeškrtnuté jejich bodové ohodnocení (v případě jednoduchých aukcí cena). Po kliknutí na zmíněný odkaz Zobrazit kritéria naleznete u smazaných nabídek i důvod smazání nabídky zadaný vypisovatelem aukce. Zobrazit výsledky na Tiskové sestavy Účastníci aukce Detail nabídky Smazaná nabídka Komentář k nabídce Zobrazit kritéria Důvod smazání nabídky Detail nabídky po kliknutí na sloup grafu Bodové ohodnocení Graf výsledků 4.1.2.8. Export reportu Export do souboru Celý report aukce si můžete tisknout (txt nebo html soubor) nebo exportovat do xls nebo txt souboru. 23

V této části reportu máte možnost zobrazit si i souhrnný report v pdf, kde naleznete vygenerovaný celkový přehledný report aukce, tzn. informace o úsporách a sumarizaci aukce, základní údaje o aukci (název, vypisovatele, termíny konání aukce, typ aukce atd.), informaci o automatickém prodloužení aukce, předmět aukce i účastníky aukce a dále zde v tomto souhrnném pdf reportu naleznete i přehlednou tabulku, ve které je uveden přehled produktů a TOP 3 nabídky podané na produkty. Souhrnný report (PDF) 4.2 Aukční síň Aukční síň zobrazuje právě probíhající aukce! Je možné vybírat z probíhajících aukcí a vkládat vlastní nabídky, pokud uživatel splňuje zadané požadavky vypisovatele. V aukční síni naleznete rovněž informace o tom, zda je vyžadován celý nákupní koš. V horní části aukční síně naleznete: - Přehled probíhajících aukcí okno přehledu slouží k zobrazení probíhajících aukcí. V tomto přehledu si vyberte aukci, o kterou máte zájem a chcete se jí účastnit. - Skrýt přehled probíhajících aukcí slouží ke skrytí okna s přehledem probíh. aukcí. - Čas do konce aukce čas zbývající do řádného ukončení aukce. Zde uvedený čas je směrodatný! - Název aukce zobrazuje celý název aukce. - Základní údaje aukce v této části aukční síně naleznete informace o aukci, tedy vypisovatele aukce, termíny zpřístupnění, začátku i konce aukce, typ aukce, informaci o tom, zda je vyžadován celý nákupní koš atp. - Popis aukce zde naleznete popis aukce zadaný vypisovatelem. - Seznam položek v aukci okno, zobrazující veškeré položky ve vybrané aukci. V případě, že je umožněno podávat nabídky jen na některé položky aukce (není vyžadován celý nákupní koš), můžete v nabídkovém okně viz kapitola 4.2.4. Vložení nabídky u anglické aukce str. 30-33 nechat u položek, na které nechcete svou nabídku podat, pole pro vložení Vaší ceny prázdné. 24

Příp. si zde v Seznamu položek v aukci můžete pomocí kurzoru a klávesy CTRL označit jen ty položky, na které chcete reagovat. Nabídkové okno se Vám po kliknutí na odkaz Vložte nabídku automaticky upraví tak, že zde budete mít uvedeny jen ty položky, které jste si vybrali. - Vybrat všechny položky slouží k označení všech položek aukce (v bidovacím okně budou uvedeny všechny položky). - Aktuální nejlepší nabídka hodnota momentálně nejlepší nabídky (v historii nabídek značena ***). - Vložte nabídku tento odkaz slouží pro přesměrování do nabídkového formuláře, ve kterém probíhá samotné odeslání nabídky (nabídek). - Chat tento odkaz Vás přesměruje do online chatu aukce, pomocí kterého můžete zadavateli aukce odesílat krátké zprávy. Online Chat aukce viz kapitola 4.1.2.6. - str. 21 22. - Vložte přílohu ke každé Vaší nabídce můžete přiložit jakýkoliv soubor. K nabídce můžete vložit i více souborů. Přehled probíhajících aukcí Skrýt přehled probíhajících aukcí Základní údaje aukce Název aukce Čas do konce aukce! Popis aukce Seznam položek v aukci Vložte nabídku Aktuální nejlepší nabídka Volba výběru položek Chat Vložte přílohu 25

4.2.1 Vložení přílohy k nabídce Po kliknutí na tento odkaz budete přesměrováni na hlavní menu tohoto nástroje. Název přílohy si volíte sami dle svého uvážení. Pomocí odkazu Procházet načtete soubor z disku Vašeho PC. Odkazem Uložit přílohu přiložíte soubor k Vaší nabídce a poté se do aukční síně navrátíte prostřednictvím odkazu Návrat do aukční síně. Název přílohy Procházet načtení souboru Již vložené soubory Uložit přílohu Návrat do aukční síně Odstranit přílohu Ve spodní části aukční síně dále naleznete: Historie nabídek zde naleznete přehled nabídek, které byly do aukce již vloženy. Můžete si zobrazit buď pouze vlastní nabídky nebo všechny nabídky. Nabídky můžete rovněž třídit podle pořadí (od nejlepší po nejhorší) nebo podle času odeslání. V tomto přehledu naleznete datum a čas vložení nabídky, bodové ohodnocení nabídky nebo při jednoduché aukci cenu nabídky. Systém je přednastaven na zobrazování nabídek podaných na všechny položky (nabídek na celý nákupní koš), tzn. že ty nabídky, které byly podány jen na určité položky, zde nevidíte. Pro jejich zobrazení si musíte danou položku nalézt a označit v seznamu položek v aukci. Ihned po označení dané položky se v historii nabídek zobrazí všechny nabídky na tuto položku (vč. nabídek na tuto položku, které ale byly odeslány jako nabídka na celý nákupní koš). Dále je zde uvedena informace o smazání nabídek dodavatelů. Dodatečné informace Dodatečné informace dodatečné upřesňující informace pro uživatele. Historie nabídek Informace o smazání dané nabídky Třídit podle Dodatečné informace 26

4.2.2 Souhlas se všeobecnými podmínkami pro účast v elektronické aukci AllyTrade Po prvním kliknutí na odkaz Vložte nabídku v aukční síni u zvolené aukce budete nejprve přesměrováni na všeobecné podmínky pro účast v elektronické aukci AllyTrade. Zde se musíte s těmito všeobecnými podmínkami pro účast v elektronické aukci AllyTrade seznámit a souhlasit s těmito podmínkami. Po odsouhlasení podmínek budete přesměrováni do bidovacího okna. Pokud byste klikli na odkaz Nesouhlasím, do nabídkového okna nebudete přesměrováni a nebudete moci do dané aukce podat svou nabídku. Systém AllyTrade požaduje potvrzení Vašeho souhlasu se všeobecnými podmínkami pro účast v elektronické aukci AllyTrade pouze při prvním vstupu do nabídkového okna v dané aukci. Tzn. že při opakovaném vstupu do bidovacího okna u dané aukce (u které jste již souhlas se všeobecnými podmínkami pro účast v elektronické aukci AllyTrade potvrdili), již systém nebude znovu požadovat Váš souhlas s těmito všeobecnými podmínkami. Systém vyžaduje Váš souhlas se všeobecnými podmínkami pro účast v elektronické aukci AllyTrade jak u anglické tak i u holandské aukce. 27

4.2.3 Vložení nabídky u holandské aukce Holandská aukce je takový typ aukce, kdy postupně automaticky dochází ke snižování ceny (resp. zvyšování ceny v závislosti na tom, zda se jedná o aukci nákupní či prodejní) o určený cenový krok v určeném časovém úseku. Takto se bude cena automaticky snižovat (resp. zvyšovat) buď do doby, než kdokoliv z účastníků potvrdí aktuální cenu (tzn. je ochotný položku za aktuální cenu koupit resp. prodat), nebo aukce skončí uplynutím automaticky vypočítaného termínu ukončení aukce. U holandské aukce tedy nebude docházet k automatickému prodlužování aukce! Potvrzení aktuální ceny provede účastník odesláním nabídky. Účastník nemůže aktuální cenu přepsat a do pole Vaše nabídka zapsat svou nabízenou cenu. Cenová hodnota v poli Vaše nabídka se aktualizuje zcela automaticky. Ihned po odeslání nabídky účastníka dojde k ukončení holandské aukce. Holandská aukce může být pouze jednoduchá (tzn. v aukci bude jediné kritérium, a to cena) a pouze pro jednu položku. Holandskou aukci nelze vypsat pro více produktů! Po kliknutí na odkaz Vložte nabídku a po potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami pro účast v elektronické aukci AllyTrade budete přesměrováni do dalšího okna, kde naleznete nabídkový formulář. V horní části tohoto formuláře naleznete čas do konce aukce, startovní cenu, limit cenu (tzn. cenu, na které má holandská aukce v případě nevložení žádné nabídky skončit), cenový krok a zároveň zde vidíte i čas do dalšího automatického posunu ceny. Dále je zde uvedena informace o tom, jestli zadaná startovní i limit cena obsahuje DPH nebo ne. Z tohoto okna se jednoduše přesměrujete i na online chat aukce. Pod základními informacemi o aukci naleznete přímo nabídkový formulář viz níže uvedený obr. 28

Jak je již uvedeno na předchozí straně, u tohoto typu aukce postupně automaticky dochází ke snižování (resp. zvyšování) ceny o určený cenový krok v určeném časovém úseku. Aktuálně zobrazovanou částku (cenovou hodnotu, na které se aukce v danou chvíli nachází) nemůže tedy žádný účastník změnit a přepsat. Popis při podržení kurzoru na tomto odkazu se Vám (pokud je zadán) zobrazí popis položky. Přidat komentář k položce aukce můžete připsat jakýkoliv komentář. Nabídka obsahující komentář bude v přehledu nabídek v čase viz kapitola 4.1.2.7. Přehled nabídek v čase str. 22 23 - označena písmenem K komentář. Komentář k Vaší nabídce dodatečná poznámka k Vaší nabídce. Odeslat nabídku Tlačítko pro odeslání nabídky. Čas do konce aukce čas zbývající do ukončení aukce. Zde uvedený čas je směrodatný! Podržením kurzoru na otazníčcích se Vám zobrazí popis a funkcionalita dané služby Jakmile odešlete nabídku (tzn. jste ochotni položku za aktuální cenu koupit resp. prodat), zobrazí se Vám potvrzovací pop-up okno s oznámením, že byla nabídka úspěšně odeslána. Po potvrzení tohoto okna se Vám zobrazí druhé pop-up okno s informací, že aukce byla ukončena a Vy budete ihned přesměrováni do přehledu aukcí. Do holandské aukce může být tedy vložena jedna jediná nabídka! Informace o tom, zda máte podat nabídku vč. DPH nebo ne Online chat aukce Základní informace o aukci Aktuální cena položky Popis položky Komentář k položce Komentář k Vaší nabídce Odeslat nabídku 29 Čas do konce aukce

4.2.4 Vložení nabídky u anglické aukce Anglická aukce může obsahovat jednu nebo i více položek. Při anglické aukci mohou účastníci své ceny snižovat (resp. zvyšovat podle zadání aukce) po celou dobu trvání aukce až do jejího úplného ukončení. Tzn. že anglická aukce je časově limitovaná a časově ohraničená (trvání od do) a v tomto časovém intervalu mohou účastníci odeslat libovolný počet nabídek. Po kliknutí na odkaz Vložte nabídku a po potvrzení souhlasu se všeobecnými podmínkami pro účast v elektronické aukci AllyTrade budete přesměrováni přímo na nabídkový formulář. V horní části tohoto formuláře naleznete veškeré nezbytné údaje (zda je vyvolávací cena s nebo bez DPH, zda je vyžadován celý nákupní koš nebo je umožněno podávat nabídky jen na zvolené položky atd.). Naleznete zde informace o automatickém prodloužení anglické aukce i informaci o tom, kolikrát již byl který typ automatického prodloužení proveden. Dále zde naleznete čas do konce aukce. Z tohoto okna se jednoduše přesměrujete i na online chat aukce. Pod základními informacemi o aukci naleznete buď přímo nabídkový formulář (u jednoduché aukce) nebo pole pro vyplnění společných kritérií všech položek /pokud jsou společná kritéria položek zadána/ (u vícekriteriální aukce) viz níže uvedený obr. Pomocí odkazu Zobrazit kritérium u položek se Vám dané kritérium zobrazí u každé položky. Po vyplnění všech Vašich hodnot na zadaná společná kritéria tyto hodnoty před-vyplníte ke všem položkám prostřednictvím odkazu Předvyplnit všeobecná kritéria na položkách. Upozornění a poznámky k aukci Návrat do aukční síně Čas do konce aukce Online chat Informace o prodlužování aukce i počet již provedených prodloužení Zobrazení popisu služby Pole pro zadání Vaší hodnoty na všeobecná kritéria Požadované hodnoty na kritéria Předvyplnit všeobecná kritéria na položkách Zobrazit kritérium u položek 30

V druhé polovině nabídkového formuláře naleznete část Vaše nabídka, kde probíhá samotné vyplnění Vašich cen na jednotlivé produkty. Jestliže bude v nabídkovém formuláři více než 20 produktů, v horní i dolní části po levé straně položek uvidíte zaškrtávací okénko a po jeho odškrtnutí nebudou až do odeslání Vaší nabídky nejlepší ceny v tomto okně aktualizovány, což Vám urychlí práci s vyplňováním nabídky. Vaše nabídka do tohoto okna budete vpisovat Vaši cenu za danou položku. Nejlepší nabídka Číselná hodnota nejlepší nabídky dané položky. Tato hodnota je pravidelně aktualizována. Pokud budete mít v tomto okně uveden i znak!, znamená to, že na danou položku odeslali někteří účastníci stejnou cenu. Rozdíl od NEJ hodnota, o kterou se na dané položce Vaše nabídka liší od nejlepší nabídky. Vaše NEJ Vaše nejlepší podaná nabídka na danou položku. V tomto okně zároveň uvidíte i Vaše pořadí na dané položce, např. pokud zde budete mít uvedenu 1, jste pro tuto položku zatím nejlepší. Min. krok hodnota, o kterou musíte svou nebo nejlepší nabídku (dle zadání aukce) minim. snížit resp. zvýšit. Informaci o min. kroku zde naleznete jen v případě, že je v aukci min. krok zadán. Max. krok maximální hodnota, o kterou můžete svou nebo nejlepší nabídku (dle zadání aukce) nejvíce snížit resp. zvýšit. Informaci o max. kroku zde naleznete jen v případě, že je v aukci max. krok zadán. Váha váha položky v % zadaná vypisovatelem aukce. Popis při podržení kurzoru na tomto odkazu se Vám (pokud je zadán) zobrazí popis položky. Přidat komentář ke každé položce aukce můžete připsat jakýkoliv komentář. Tento komentář je automaticky k dané položce uložen, nemusíte jej tedy při každém novém vkládání nabídky psát znovu. Tento komentář ale můžete průběžně měnit. Při prvním vkládání cenové nabídky u každé položky naleznete odkaz Přidat komentář. Jakmile odešlete cenovou nabídku, která již u některé položky komentář obsahuje, tento odkaz se Vám u této položky změní na Změnit komentář. Pokud máte komentář u položky zobrazen, automaticky se tento odkaz změní na odkaz Skrýt komentář. Nabídka obsahující komentář bude v přehledu nabídek v čase viz kapitola 4.1.2.7. Přehled nabídek v čase str. 22 23 - označena písmenem K komentář. Sumarizační údaje v těchto dvou řádcích naleznete celkové (sumarizační) údaje o aukci. V průběhu aukce jsou tyto údaje průběžně aktualizovány. Naleznete zde: - Vaše nabídka součet Vašich cen na vybrané položky, - Nejlepší nabídka součet nejlepších nabídek na vybrané položky (součet nejlepších nabídek od všech dodavatelů), - Rozdíl od NEJ rozdíl Vašich nejlepších cen a nejlepších cen na vybrané položky, - Vaše NEJ - součet Vašich nejlepších cen na vybrané položky, - Nejlepší dodavatel na celý koš celková hodnota nabídky dodavatele, který byl na celý koš vyhodnocen jako nejlepší, 31

- Rozdíl od NEJ rozdíl Vaší nejlepší nabídky na vybrané položky a nejlepšího dodavatele na celý koš. Komentář k Vaší nabídce dodatečná poznámka k Vaší nabídce. Odeslat nabídku Tlačítko pro odeslání nabídky. Čas do konce aukce čas zbývající do řádného ukončení aukce. Zde uvedený čas je směrodatný! Podržením kurzoru na otazníčcích se Vám zobrazí popis a funkcionalita dané služby V případě, že můžete reagovat jen na některé položky aukce (není vyžadován celý nákupní koš), můžete zde nechat u těch položek, na které nechcete svou nabídku podat, pole pro vložení ceny prázdné. V případě, že je umožněno vkládat nabídky pouze na zvolené položky (není vyžadován celý nákupní koš) a Vy byste chtěli odeslat aktualizovanou cenu jen pro jedinou položku a ceny ostatních položek byste chtěli ponechat beze změny, můžete odeslat aktualizovanou cenu pro tuto jedinou položku kliknutím na ikonu zelené fajfky u dané položky. Tuto ikonu naleznete u každé položky. Tuto funkcionalitu využijete zejména u aukcí, kde je větší počet položek, neboť odeslání cen na jednotlivé položky pomocí této ikony je rychlejší a bidovací okno se Vám nebude celé pře-načítat tak, jak je tomu při odeslání nabídky prostřednictvím odkazu Odeslat nabídku. Vaše nabídka Popis produktu Na tuto položku byla některými účastníky vložena stejná cenová nabídka Skrýt/ zobrazit komentář Komentář k položce Odeslání ceny jen pro tuto položku Vaše NEJ Min. a max. krok Kritérium zobrazené na položce NEJ nabídka Rozdíl od NEJ Váha položky Přidat komentář Komentář k Vaší nabídce Odeslat nabídku 32 Čas do konce aukce

Při správném odeslání nabídky se Vám zobrazí potvrzovací pop-up okno s oznámením, že nabídka byla úspěšně odeslána. Po potvrzení tohoto okna budete ihned přesměrováni nazpět do bidovacího okna. Pokud se Vám toto potvrzovací okno nezobrazí, nabídka nebyla odeslána! V případě, že byste nabídku neodesílali prostřednictvím ikony zelené fajfky, ale prostřednictvím odkazu Odeslat nabídku, budou vždy odeslány všechny Vámi zadané (všechny uvedené a vyplněné) ceny položek (i kdybyste v nabídkovém formuláři zaktualizovali pouze jednu jedinou cenu, odešlou se všechny)! V případě, že by ve Vaší nabídce bylo něco zadáno špatně (nebyl splněn max. nebo minimální krok, byla špatně uvedena splatnost či dodací doba), zobrazí se Vám v nabídkovém okně informace o tom, co je ve Vaší nabídce uvedeno špatně a zároveň se Vám tato informace objeví i ve spodní části nabídkového okna. Informace o chybně vyplněné nabídce Informace o chybně vyplněné nabídce 33

5 Administrace (viditelné pouze hlavnímu administrátorovi) V administraci můžete vytvářet další uživatele systému. Zde těmto uživatelům můžete nastavit i přístup do jednotlivých služeb v rámci systému AllyTrade, ale pouze za předpokladu, že tyto služby máte Vy sami aktivní. Správa uživatelů 34

Administrace správa uživatelů Po kliknutí na tento odkaz se dostanete do detailu daného nástroje. Pro korektní zadání uživatele je potřeba vyplnit všechny povinné údaje označeny *. Zde (jak je již uvedeno na str. 34) budete uživatelům umožňovat přístup do jednotlivých služeb v rámci systému AllyTrade. Přehled již vytvořených uživatelů Vytvoření nového uživatele zadání kontaktních údajů o uživateli Nastavení uživatelských práv zpřístupnění jednotlivých služeb Vytvořit uživatele 35

6 Kontaktní údaje V případě jakéhokoliv problému či dotazu, prosím, ihned kontaktujte naše pracovníky. Help Desk Mob.: 775 569 781 e-mail.: Ondřej Batela Manažer péče o zákazníky Mob.: 602 155 629 e-mail.: batela@economy.cz 36