Příloha č. 1 ke Směrnici pro oběh účetních dokladů Pokladní řád
Pokladní řád I. Úvodní ustanovení K provádění hotovostních operací jsou pro Městský úřad Stráž pod Ralskem zřízeny tyto pokladny: a) Příjmová pokladna č. 1 (OVVS podatelna) doplňková b) Výdajová pokladna č. 2 (FO) hlavní c) Příjmová pokladna č. 3 (OVVS matrika) doplňková d) Příjmová pokladna č. 4 (FO) hlavní e) Pokladna č. 5 (OSM a RM bytový fond) hlavní Všechny uvedené pokladny, kromě pokladny č. 5 jsou vedeny elektronicky v PC. Převod dat z programu pokladny do programu účetnictví z jednotlivých pokladen provádí referent finančního odboru. Jednotlivé výstupy z programu (pokladní doklady, deníky) jsou založeny v účetnictví. Pokladna č. 5 je vedena ručně. Pokladní operace provádí referent příslušného odboru zodpovědný za pokladnu (dále jen referent ). S každým referentem musí být sepsána dohoda o hmotné odpovědnosti, která je založena v osobní spisu daného zaměstnance. V případě nepřítomnosti jsou dle popisu pracovního místa určeni zástupci, kteří rovněž musí mít sepsanou dohodu o hmotné odpovědnosti. Takto jmenovaný zástupce přejímá všechny povinnosti a práva. Předání se provádí inventarizací pokladny. Referent je povinen: a) prověřit, zda pokladní doklady mají požadované náležitosti, b) ověřit si totožnost příjemce hotovosti, c) potvrdit svým podpisem na pokladním dokladu uskutečnění pokladní operace, d) vést pokladní knihu v PC, v případě pokladny č. 5 ručně, e) vykazovat účetní zůstatek v pokladně a kontrolovat jeho výši se skutečným stavem hotovosti, f) měsíčně předávat na finanční odbor pokladní knihu a příslušné pokladní doklady, g) neprodleně oznamovat svému vedoucímu pokladní schodky a přebytky. 1. Náležitosti pokladního dokladu: II. Pokladní doklady a) druh pokladního dokladu (příjmový, výdajový, daňový, nedaňový), b) číslo pokladního dokladu, c) datum vyhotovení, 2
d) název organizace, e) jméno a adresu plátce nebo příjemce hotovosti, f) účel platby, g) částku platby číselně i slovně, h) podpis příjemce hotovosti, i) razítko u právnické osoby, j) podpis výstavce dokladu. 2. Před výplatou hotovosti je zúčtovatelný doklad podepsán oprávněnými zaměstnanci. 3. Jména a podpisy oprávněných zaměstnanců jsou uvedeny v příloze č. 2 ke Směrnici pro oběh účetních dokladů. Při výplatě hotovosti se postupuje takto: III. Výplata v hotovosti a) výdajový pokladní doklad musí být vystaven na jméno příjemce, b) příjemce nebo zmocněný zástupce potvrdí převzetí hotovosti na výdajovém pokladním dokladu svým podpisem, c) při výplatě hotovosti příjemci, který není pokladníkovi znám, poznamená pokladník do dokladu údaje z příjemcova občanského průkazu. Výdaj hotovosti z pokladny se provádí každý pracovní den v průběhu běžné pracovní doby. Při výdaji větší finanční částky z Výdajové pokladny č. 2 je nutno alespoň den předem upozornit referenta na tuto skutečnost. 1. Náležitosti pokladní knihy: IV. Pokladní kniha a) číslo pokladní knihy, b) název organizace, c) období pokladních operací, d) pořadové číslování stránek, e) datum uskutečnění pokladní operace, f) číslo pokladního dokladu, g) druh pokladního dokladu (příjmový, výdajový, daňový, nedaňový), h) stručný popis pokladní operace, i) jméno plátce nebo příjemce hotovosti, j) částku přijaté či vydané pokladní hotovosti, k) zůstatek pokladny, l) podpis referenta příslušného odboru, m) podpis vedoucího příslušného odboru, n) podpis vedoucího finančního odboru, o) razítko organizace. 3
2. Pokladní knihy jsou tištěny nebo zpracovány vždy za kalendářní měsíc a spolu s příslušnými pokladními doklady předány na finanční odbor nejpozději druhý pracovní den následujícího měsíce. V. Pokladní limit a) Příjmová pokladna č. 1 stanoven do výše: 50.000 Kč b) Výdajová pokladna č. 2 stanoven do výše: 50.000 Kč c) Příjmová pokladna č. 3 stanoven do výše: 50.000 Kč d) Příjmová pokladna č. 4 stanoven do výše: 100.000 Kč e) Pokladna č. 5 stanoven do výše: 30.000 Kč K 31. 12. příslušného kalendářního roku musí být zůstatek všech pokladen nulový. Finanční prostředky musí být nejpozději v tento den vloženy na bankovní účet města GE Money Bank, a.s. v případě pokladny č. 1 4 a na bankovní účet u České spořitelny, a.s. v případě pokladny č. 5. VI. Opravy v pokladních dokladech Opravy zápisů v pokladních dokladech a v pokladní knize lze provádět jen způsobem platným pro opravy zápisů v účetních písemnostech dle zákona o účetnictví. VII. Výběr hotovosti Výběr hotovosti, jako záloha do pokladny se provádí pouze do Výdajové pokladny č. 2 z účtu města u GE Money Bank, a.s. a do Pokladny č. 5 z účtu města u České spořitelny, a.s. Výběr provádí referent pomocí šeku, který podepíší oprávněné osoby. Výběr hotovosti na mzdy se provádí v termínech předem dohodnutých a dle předem dodaných výplatních listin. VIII. Vklad a převody hotovosti Vklad hotovosti provádí referenti dle stanovených pokladních limitů na účet města u GE Money Bank, a.s. v případě pokladny č. 1 4. V případě pokladny č. 5 na účet města u České spořitelny, a.s. Mezi pokladnami č. 1 4 lze provádět jednotlivé hotovostní převody. IX. Postup při výplatách mzdy a záloh na mzdu 1. Výplata mzdy V případě, že zaměstnanec nepřevzal mzdu v den výplaty, musí mu být následující pracovní den zaslána poštou. Podpis je nahrazen stvrzenkou pošty o převzetí zaslané částky. Tato stvrzenka se připojí k výplatní listině. 4
2. Výplata záloh na mzdu Zaměstnanec předloží žádost svému nejbližšímu nadřízenému. Zálohu na mzdu schvaluje starosta nebo tajemník po souhlasu vedoucího finančního odboru. Referent, který zálohu vyplácí, zajistí, aby kopie dokladu zálohy na mzdu byla předána mzdové účetní. X. Bezpečnost při manipulaci a úschově hotovosti Při výběru nebo vkladu finanční částky vyšší než 100 tis. Kč doprovází referenta vždy zástupce Městské policie. Hotovost je vždy přenášena bezpečným způsobem v pevné brašně nebo kabelce. Peněžní hotovost je ukládána v příručních pokladnách, které jsou mimo pracování dobu uzamčeny v trezorech Městského úřadu. XI. Kontrola dokumentace pokladních operací Starosta určuje na návrh vedoucího finančního odboru počet a rozsah kontrol dokumentace pokladních operací a kontrol fyzické pokladní hotovosti na vykazovaný účetní stav. Termín provedení namátkových kontrol stanoví tak, aby nebyl kontrolovanému místu předem znám. Stanoví též odpovědného zaměstnance pro provádění kontrol. Při kontrole se přepočítává pokladní hotovost a zjištěný stav se porovná s údaji v pokladní knize. Dále se ověří výběry a vklady podle výpisů z účtu organizace a k nim přiložených dokladů. Přezkoumá se přípustnost provedených pokladních operací, správnost náležitostí pokladních dokladů, správnost vedení pokladní knihy, zajištění bezpečnosti při manipulaci s hotovostí a jejich úschově. O provedené kontrole a zjištěných nedostatcích se sepisuje protokol. Starosta rozhodne o opatřeních k odstranění zjištěných nedostatků, stanoví termíny, do kdy musí být opatření provedena. Dále určí zaměstnance, kteří jsou odpovědni za jejich splnění. XII. Platnost a účinnost Tento Pokladní řád ruší Podkladní řád ze dne 1. listopadu 2012. Účinnost tohoto Pokladního řádu je od 1. února 2013. Ve Stráži pod Ralskem dne 5 Bc. Věra Reslová starostka města