Autorem materiálu a všech jeho částí, není-li uvedeno jinak, je Ing. Jan Weiser. Dostupné z Metodického portálu www.rvp.cz, ISSN: 1802-4785, financovaného z ESF a státního rozpočtu ČR. Provozuje Národní ústav pro vzdělávání, školské poradenské zařízení a zařízení pro další vzdělávání pedagogických pracovníků (NÚV). KONTROLA Zpracoval Ing. Jan Weiser
Osnova výkladu Kontrola jako manažerská funkce Základní fáze kontroly Hodnotící kriteria Moderní přístupy ke kontrole Vnitřní kontrolní systém Kontroling Shrnuti Otázky a úkoly
Kontrola jako manažerská funkce Kontrola je manažerská funkce.smyslem je získat objektivní představu o řízené realitě, tj. plnění plánovaných záměrů, stupni realizace přijatých rozhodnutí. Základní členění kontrolních procesů: Vnitřní (interní) kontrola Vnější (externí) kontrola
Základní fáze kontroly Určení předmětu kontroly Získání a výběr informací pro kontrolu Ověření správnosti získaných informací Hodnocení kontrolovaných procesů Závěry a návrhy opatření pro řídící subjekty
Hodnotící kriteria Standardy představují nejběžnější kriterium, podle kterého kontrolujeme danou skutečnost. Lze je rozdělit do několika skupin v závislosti na kontrolované oblasti. Obecné normy chování, se kterými je zaměstnanec průběžně seznamován(bozp, hygiena, požární ochrana); Specifické požadavky, které konkretizují pro dané aktivity dílčí či cílové hodnoty, jichž má být dosaženo. Obecně se jedná o měřitelné, kvantifikovatelné veličiny: o fyzikální veličiny dosažené teplo, tlaky, spotřebované kilogramy, metry litry, vyrobené kusy a pod o ekonomické veličiny náklady, rozsah zásob, závazků, pohledávek, velikost úvěrů, tržby, zisk apod. o kombinované veličiny vznikající spojením fyzikálních a ekonomických. Např. kalkulační položky jako je spotřeba materiálových či mzdových nákladů na jednotku (kus, litr, metr) výroby; o neměřitelné veličiny nelze-li požadovaný stav kvantitativně vyjádřit, je vhodné využít kriteria vzorku, popř. vzorku s mezními hodnotami. Např. specifikace tvarově náročných výrobků, specifikaci barevných odstínů, kvality povrchu apod.
Hodnotící kriteria Časové srovnání - představuje další častý rozborový nástroj kontroly, kdy se posuzuje, jak se daný předmět kontroly vyvíjí v sledovaném období s ohledem na vývoj v minulém období. Z analýzy v čase můžeme odvodit řadu cenných poznatků o trendech vývoje kontrolované reality, o vlivech sezónnosti či anomálií ve vývoji. Konkurenční srovnání.- v tomto případě se jako etalonu pro kontrolu užívají hodnoty veličiny, které v dané oblasti dosahuje konkurenční firma. Správné řídící a provozní praktiky - představují okruh požadavků, které obvykle nejsou specifikovány v dokumentech, ale představují obecné požadavky na chování, jednání pracovníků, uspořádání pracovních nástrojů atd., které jsou obecně dané. Kvalifikovaný pracovník je musí znát (učí se ve školách,kursech apod.) Příkladem mohou být pravidla pro zpracování a čtení technických výkresů, postupy pro zaznamenávání změn v nich apod.
Vnitřní kontrolní systém Představuje uskupení kontrolních činností, které jsou vzájemně propojeny a koordinovány. Při jeho tvorbě se ptáme: Proč kontrolovat - účel Co kontrolovat - předmět Kdo kontroluje - subjekt Kdy kontroluje - periodicita Jak kontroluje způsob, metody
Účel kontroly Kontrola může mít následující funkce: Inspekční funkce objektivní zjišťování stavu na základě stanovených kriterií Preventivní funkce spočívá v působení přítomností, posiluje odpovědnost Eliminační funkce má zamezit opakování zjištěných odchylek
Mini-pauza ke zvýšení koncentrace, zlepšení paměti a myšlení. Blbost, vzdalující se od nás, se zdá být menší.
Předmět kontroly Kontrolujeme zejména problémové oblasti Regulované elementy Nestabilní procesy Zvláštní procesy Nové aktivity Zaměření kontroly může být na: Kvantitativní, ekonomické, kvalitativní, nebo časová aspekty kontrolované oblasti.
Subjekty kontroly Vedoucí pracovníci kdo řídí, kontroluje Jednotliví zaměstnanci samokontrola Vnitřní kontroloři Specialisté kontroly Vyškolení pracovníci (interní audit, technická kontrola)
Časová dimenze Obecné doporučení říká, že alespoň jednou za rok by měly být zkontrolovány všechny řízené oblasti. Časový charakter kontroly: Předběžná (je proces po všech stránkách připraven) Průběžná (probíhá vše v souladu s požadavky) Následná ( je dosahováno požadovaného výsledku)
Metody Běžná vnitřní kontrola realizují ji orgány firmy, má pevný metodický postup. Audit představuje nestranné ověření určité skutečnosti (funkce útvarů,kvalita produktů, celková výslednost procesů, apod.) Externí audit provádí externí autorizovaný pracovník (roční účetní uzávěrka) Interní audit provádí vlastní vyškolení pracovníci
Moderní přístupy ke kontrole Posílení preventivní funkce kontroly! Lidské chyby a jejich příčiny: Chyby vědomé Chyby záměrně utajované Chyby z nedostatku znalostí Chyby z nedostatku soustředění
Controling Nejstarší koncepce kontrolingu je zaměřena na vyhodnocování stavu plnění podnikových záměrů tj. plánů, rozpočtů, projektů. Představuje formu makropohledu na firmu. Sledují se zejména: Ekonomické ukazatele plánu či rozpočty Dodržování termínů Správné věcné plnění Dodržování kvality
Controling Naplňování přijatých koncepcí a postupů Dodržování stanovených standardů Využívání zdrojů, účinnost a efektivnost Efektivita plánovaných úkolů Úroveň dosahování stanovených cílů
Místo shrnutí Nejčastější chyby kontrolního systému: Absence kontroly Nízká autorita kontroly Nadměrná kontrola Nepřesná kontrola Subjektivní kontrola Nesrozumitelné závěry formálnost kontroly Kontroloři mohou být hlídacím psem, ale ne psem honicím.
Klíčová slova Kontrola, kontroling, fáze kontroly, standard, hodnotící kriteria, metody kontroly.
Otázky a úkoly 1. Co je smyslem kontroly v organizaci? 2. Kontrolní procesy v organizaci můžeme rozdělit do dvou základních skupin. Které skupiny to jsou? 3. Vyjmenujte základní fáze kontroly. 4. Co jsou hodnotící kriteria kontroly? Krátce charakterizujte alespoň dvě skupiny těchto kriterií. 5. Které otázky je třeba si vyjasnit při tvorbě vnitřního kontrolního systému? 6. Co je podstatou kontrolingu?
Použitá literatura Veber, Jaromír, Základy managementu pro středí školy, Fortuna 2003 Vysušil, Jiří, Základy managementu. Vydavatelství HZ 1996 Použité www stránky a ilustrační obrázky (veřejné zdroje) http://plajzka.blog.cz/galerie/humor-vobrazcich/obrazek/32219824p Renčín, Vladimír, Renčín Best of. Nakladatelství EMINENT, 2011
http://www.google.ru/search?um=1&newwindow=1&hl=cs&q=v%c3 %BDstupn%C3%AD+kontrola&bav=on.2,or.r_qf.&bvm=bv.45960087, d.yms&biw=1280&bih=892&ie=utf- 8&tbm=isch&source=og&sa=N&tab=wi&ei=X0KCUcOLBImR4AT1woC YDA#um=1&newwindow=1&hl=cs&tbm=isch&sa=1&q=kontrola+kvali ty&oq=kontrola&gs_l=img.1.1.0l7j0i24l3.11892.13139.0.14970.9.9. 0.0.0.0.82.608.9.9.0...0.0...1c.1.12.img.30bK0Eg91js&bav=on.2,or.r_q f.&bvm=bv.45960087,d.yms&fp=a4a8b5301e5c6175&biw=1280&b ih=892&imgrc=y0oq3mqjrawggm%3a%3b9ns7hkstxpdbm%3bhttp%253a%252f%252fwww.gastroplus.cz%252fwpcontent%252fuploads%252f2011%252f10%252f108592253.jpg% 3Bhttp%253A%252F%252Fwww.gastroplus.cz%252Fgastrotemata%2 52Fporadenstvi%252Fkontrola-potravin-v-ceske-republicefunguje%252F%3B495%3B346