Elektronická výměna dat se společností COOP MORAVA, s.r.o. únor 2007 CCV, s.r.o. 2007
Kontakt Dotazy, náměty a připomínky adresujte Klientskému centru EDI ORION. Klientské centrum EDI ORION Email: support @ edizone.cz Tel.: (+420) 553 626 832 Fax: (+420) 541 243 402 Web: http://www.edizone.cz Copyright CCV, s.r.o., 2003-2007 ORION_CM-ELEKTRONICKA_VYMENA_DAT_200702.DOC Strana 2 z 8
OBSAH ELEKTRONICKÁ VÝMĚNA DAT SE SPOLEČNOSTÍ COOP MORAVA, S.R.O.... 1 1. ÚVOD... 4 2. POSTUP ZAVEDENÍ EDI KOMUNIKACE... 4 2.1. POSTUP ZAVEDENÍ EDI... 4 2.2. ZAHÁJENÍ EDI KOMUNIKACE S COOP MORAVA... 4 3. PRAVIDLA ELEKTRONICKÉ VÝMĚNY DAT S COOP MORAVA... 6 3.1. INFORMACE O ZBOŽÍ... 6 3.2. INFORMACE O CENÁCH... 6 3.2.1. ODESÍLÁNÍ CENÍKU ZPRÁVA PRICAT... 6 3.3. INFORMACE O ZMĚNÁCH SPOLEČNOSTI A ZMĚNÁCH V EDI... 6 4. INFORMACE PRO DODAVATELE SE SKLADOVÝMI DODÁVKAMI... 7 5. INFORMACE PRO DODAVATELE S PŘÍMÝMI DODÁVKAMI... 7 6. DALŠÍ ZDROJE K PROJEKTU... 7 6.1. DOKUMENTY... 7 6.2. KONTAKTY... 8 ORION_CM-ELEKTRONICKA_VYMENA_DAT_200702.DOC Strana 3 z 8
1. Úvod Společnost COOP MORAVA, s.r.o. započala elektronickou výměnu dat se svými dodavateli v lednu roku 2002, kdy centrální nákupní systém icoop začal odesílat první objednávky. V průběhu roku 2002 byla do systému centrálního objednávání icoop zapojena téměř polovina dodavatelů. Do konce roku 2003 budou elektronicky zasílány objednávky všem dodavatelům společnosti COOP MORAVA, s.r.o. a od srpna 2003 začne COOP MORAVA, s.r.o. přijímat elektronicky také faktury. Následující kapitoly by Vám měly detailně popsat způsob, jak se do elektronické komunikace s Vaším odběratelem COOP MORAVA, s.r.o. zapojit. V případě, že EDI komunikaci nebudete v širší míře využívat, případně potřebujete překlenout období, které potřebujete pro přípravu EDI komunikace, můžete využít pro zpracování objednávek portál FENIX, který Vám elektronické objednávky a další možnosti pro výměnu elektronických dokumentů, zalistování zboží, návrhy cen, zpřístupní. K portálu Fenix obdržíte přístup. Uživatelská příručka a další potřebné dokumenty jsou součástí portálu FENIX. 2. Postup zavedení EDI komunikace V případě, že Vaše společnost již elektronickou výměnu dat používá a Váš EDI poskytovatel má napojení na COOP MORAVA, s.r.o. (prostřednictvím EDI poskytovatele CCV, s.r.o.), netýká se Vás kapitola 2.1 a můžete pokračovat kapitolou 2.2. 2.1. Postup zavedení EDI Pokud ještě s žádným odběratelem ani dodavatelem pomocí EDI elektronicky nekomunikuje, je nutné nejprve EDI řešení ve Vaší společnosti zavést. Pro komplexní poradenství a řešení EDI problematiky a nabídku EDI řešení ORION můžete kontaktovat Klientské centrum ORION (email: support @ edizone.cz, telefon:(+420) 553 626 832, fax: (+420) 541 243 402). Základní postup pro zavedení EDI je ve stručnosti následující: 1. Výběr EDI řešení a poskytovatele existuje více variant EDI řešení několika typů a existuje více EDI poskytovatelů. Na základě nabídky EDI poskytovatelů si vyberte optimální variantu řešení a služeb pro vaší společnost. Tyto služby si u zvoleného EDI poskytovatele (někdy též VAN Operátora, např. CCV, s.r.o.) sjednejte. Pokud v první fázi nebudete mít EDI komunikaci k dispozici, můžete využít pro náhled na EDI objednávky portálu FENIX. Důležité je, aby zvolený EDI poskytovatel dokázal komunikovat se společností COOP MORAVA a pro další využití EDI by Vám měl poskytnout také napojení na ostatní obchodní řetězce (např. v EDI řešení ORION jsou všechny české a slovenské řetězce k dispozici bez jakýchkoliv doplatků a mimořádných nákladů). 2. Zajištění komunikace EDI řešení musí s EDI poskytovatelem komunikovat, dnes se obvykle využívá internetového připojení a je tedy nutné jeho zajištění. 3. Zajištění identifikace V EDI komunikaci se pro identifikaci používá značení EAN. Měli byste tedy mít společnost zaregistrovanou u EAN ČR, čímž získáte lokalizační číslo své společnosti (tzv. GLN). GLN společnosti je obvykle povinně vyžadováno ostatními EDI poskytovateli. V případě komunikace pouze s COOP MORAVA s využitím EDI řešení ORION není EAN kód společnosti nutný. 4. Implementace řešení Celé EDI řešení je nutné ve společnosti implementovat a optimálně také integrovat do používaného informačního systému (účetní/skladové hospodářství). K implementaci přikročte až po výběru EDI řešení tak, aby realizované rozhraní vašeho systému s vybraným EDI systémem dokázalo komunikovat. Pokud budete využívat pouze portálu FENIX budete odkázáni pouze na doklady vystavené na tomto portálu. Výše uvedené kroky jsou pouze rámcové, mohou se lišit v závislosti na použitém řešení, požadavcích společnosti apod. 2.2. Zahájení EDI komunikace s COOP MORAVA Pokud již EDI řešení používáte, postupujte dle níže uvedených kroků. U každého kroku je uvedeno, které strany se týká. Detailní obsah jednotlivých kroků se může lišit pro dodavatele pro skladové a přímé dodávky. ORION_CM-ELEKTRONICKA_VYMENA_DAT_200702.DOC Strana 4 z 8
1. DODAVATEL: Je nutné mít podepsanou rámcovou kupní smlouvu se společností COOP MORAVA, s.r.o. včetně Přílohy číslo 5 o předávání identifikačních dat. 2. DODAVATEL: Vyplnění EDI dotazníku - Vyplňte Dotazník pro zahájení elektronické výměny dat se společností COOP MORAVA, s.r.o. a odešlete jej na faxem nebo emailem EDI poskytovateli CCV, s.r.o. 3. CCV: Potvrzení příjmu EDI dotazníku Na kontaktní adresu z dotazníku obdržíte do 5 pracovních dnů email s nejbližším možným termínem připojení a základními instrukcemi. V případě, že potvrzení neobdržíte, kontaktujte klienstké centrum EDI ORION telefonicky a ověřte si, že byl dotazník doručen. 4. DODAVATEL: Zalistování zboží a cen Pomocí portálu Fenix lze zalistovat zboží a ceny. Příslučné postupy naleznate na https://www.coopmorava.cz/portal/page/portal/fenix_dodavatele. 5. COOP Morava: Zaevidování cen V systému COOP MORAVA proběhne na základě vámi zalistovaných dat ověření navržených cen. Které provádí paní Romana Gottfriedová. tel.: +420 542 216 124, gottfriedova@coopmorava.cz. Pokud jste připraveni k odesílání ceníku elektronicky zprávou PRICAT, postupujte dle instrukcí v kapitole 3.2.1. 6. DODAVATEL: Nastavení EDI systému Nastavte svůj EDI systém a informační systém tak, aby dokázal zpracovávat jednotlivé obchodní strany používané v objednávkách z COOP MORAVA. Více informací o identifikaci obchodních stran naleznete v dokumentu EAN kódy spotřebních družstev COOP MORAVA, s.r.o.. 7. DODAVATEL: Žádost o jednotkovou objednávku Pokud jsou předchozí kroky splněny, zažádejte na emailové adrese support @ edizone.cz o odeslání jednotkové objednávky z COOP MORAVA. Uveďte identifikaci své společnosti (EAN nebo IČ). 8. CCV: Odeslání jednotkové objednávky dodavateli. Dodavatel je o odeslání jednotkové objednávky informován emailem. 9. DODAVATEL: Příjem jednotkové objednávky Obdržíte jednotkovou objednávku. Současně s EDI objednávkou jde objednávka také náhradním kanálem (email, fax), který jste uvedli v dotazníku. 10. DODAVATEL: Ověření správnosti objednávky Proveďte kontrolu správnosti přijaté EDI objednávky. Případné problémy a nesrovnalosti je nutné neprodleně řešit tak, že opravíte položky v zalistovací kartě a provedete nové zalistování, případně provedete opravu přímo na portálu FENIX. Pokud se vyskytnou jiné problémy, informujte o nich buďto paní Gottfriedovou nebo na adrese support@edizone.cz 11. DODAVATEL: Zahájení testovacího provozu Zažádejte emailem CCV, s.r.o. (support @ edizone.cz) o pravidelné zasílání EDI objednávek spolu se současným emailováním/faxováním objednávek. Uveďte identifikaci své společnosti (EAN nebo IČ). 12. CCV, COOP MORAVA: Spuštění testovacího provozu Po přípravě a nastavení dodavatele v systému ORION je požadavek předán společnosti COOP MORAVA, kde dojde k finálnímu připojení dodavatele do systému icoop a dále jsou informována jednotlivá družstva. 13. DODAVATEL: Testovací provoz V průběhu testovacího provozu důkladně kontrolujte obsahovou shodnost elektronicky zpracovávaných objednávek s emailovými/faxovými objednávkami. V případě nesrovnalostí kontaktujte emailem poskytovatele CCV, s.r.o. (support @ edizone.cz). Kontrola probíhá po dobu minimálně 14 dnů, délka testovacího provozu by neměla přesáhnout jeden měsíc. 14. DODAVATEL, COOP MORAVA: Ostrý provoz Ukončení testovacího provozu potvrďte podpisem Akceptačního protokolu, ve kterém je stanoveno datum zahájení výměny objednávek výhradně elektronickou formou. Vyplněný a podepsaný protokol odešlete ve dvou výtiscích obchodnímu řediteli COOP MORAVA, s.r.o., Sukova 2, Brno, 659 40. Jeden podepsaný výtisk obdržíte zpět. ORION_CM-ELEKTRONICKA_VYMENA_DAT_200702.DOC Strana 5 z 8
3. Pravidla elektronické výměny dat s COOP MORAVA Důležitou součástí EDI komunikace je správa dat o zboží a obchodních stranách. Z těchto důvodů je nutné ke správě datové základny přistupovat zodpovědně, a to nejen při zavádění elektronické výměny dat, ale po celou dobu jejího používání. Mezi hlavní činnosti, které se trvale provádí v průběhu EDI komunikace, patří: Informování o změnách v sortimentu Informování o změnách cen Informování o změnách společnosti Informování o změnách EDI V případě změn ze strany COOP MORAVA, s.r.o., které se týkají elektronické výměny dat, budou dodavatelé operativně informováni na kontaktních emailových adresách, uvedených v EDI dotazníku. 3.1. Informace o zboží Při změnách v sortimentu je nezbytně nutné změny s předstihem oznamovat pracovišti COOPDATA. Povinnost o informování upravuje příloha č. 5 rámcové kupní smlouvy, bod 9. Jde zejména o předávání následujících informací: Rozšíření nabídky o nový sortiment Vyřazení zboží z nabídky Změny v EAN kódech, logistických variantách (balení), názvu zboží apod. Při oznamování změn je důležité dodržovat následující pravidla: Změny oznamovat s předstihem zboží musí být zalistováno dříve, než bude v aktuální nabídce. Dle přílohy č. 5 rámcové kupní smlouvy, bod 5, musí být informace předány nejméně 10 dnů před uskutečněním první dodávky. Dbát na kvalitu předávaných údajů musí obsahovat všechny informace, které si přejete v EDI objednávkách dostávat (EAN kódy zboží a převody pro logistické varianty apod.). 3.2. Informace o cenách Další z informací, které je nutné předávat společnosti COOP MORAVA pro správné objednávání a následnou likvidaci faktur jsou informace o cenách zboží. Evidenci cen zajišťuje pracoviště COOP MORAVA. Na pracoviště je nutné oznamovat všechny typy cen (základní ceny, kvartální, akční). Kontakt: provádí paní Romana Gottfriedová. tel.: +420 542 216 124, gottfriedova@coopmorava.cz. Pokud jste připraveni k odesílání ceníku elektronicky zprávou PRICAT, postupujte dle instrukcí v následující kapitole. 3.2.1. Odesílání ceníku zpráva PRICAT V případě, že máte implementovánu zprávu PRICAT, můžete společnosti COOP MORAVA zasílat ceníky elektronicky. a) Pokud EDI výměnu s COOP MORAVA teprve připravujete, odešlete první ceník ve formátu EDIFACT emailem k ověření formální správnosti na adresu poskytovatele support @ edizone.cz. Ceník může obsahovat testovací údaje. b) Pokud už s COOP MORAVA elektronicky komunikujete, odešlete ceník přes EDI do schránky COOP MORAVA a informujte poskytovatele CCV, s.r.o. na adrese support @ edizone.cz o odeslání testovacího ceníku pro COOP MORAVA. c) Po přípravě a posouzení vzorku obdržíte email, od kdy můžete zprávy PRICAT odesílat a případně další informace. Pokud jste schopni poskytnout ceník v jiné elektronické podobě, můžete možnost jeho elektronického předávání konzultovat se společností CCV, s.r.o. 3.3. Informace o změnách společnosti a změnách v EDI Podobně jako v případě sortimentu je nutné předávat požadované informace o společnosti dodavatele pracovišti COOPDATA. ORION_CM-ELEKTRONICKA_VYMENA_DAT_200702.DOC Strana 6 z 8
O změnách, které mohou ovlivnit přenosy EDI zpráv, dále informujte také společnost CCV, s.r.o. na adrese Klientského centra EDI ORION : Email: support @ edizone.cz Tel.: (+420) 553 626 832 Fax: (+420) 541 243 402 Je důležité oznamovat všechny změny, které mohou ovlivnit přenosy zpráv nebo kontrolu správnosti zpráv, zejména pak: Informace o výluce EDI řešení Informace o změně EDI poskytovatele nebo řešení (přechod na jiné verze EDIFACT, změna v adresaci zpráv) Informace o výluce a změnách pro alternativní příjem zpráv (změna faxových čísel pro příjem objednávek, emailových adres) Informace o změnách společnosti (změna názvu, GLN, IČ apod.) Informace o změnách kontaktů pro EDI a COOP MORAVA (změna osoby, emailů, telefonů) Informace o nových divizích (je-li plánována výměna zpráv s divizemi) Uvedené informace je nutné oznamovat a případně konzultovat s předstihem, aby byla zaručena plynulá výměna obchodních dokumentů mezi dodavateli a společností COOP MORAVA, s.r.o. 4. Informace pro dodavatele se skladovými dodávkami S dodavateli, kteří dodávají družstvům COOP MORAVA na velkoobchodní sklady (VOS), bude probíhat výměna následujících EDI zpráv: Objednávka (ORDERS) z COOP MORAVA pro dodavatele. Zpráva je povinná. Termín: COOP MORAVA může objednávky odesílat okamžitě. Dodavatelé musí zprávu přijímat do konce roku 2003. Faktura (INVOIC) od dodavatele pro COOP MORAVA. Zpráva je povinná. Termín: COOP MORAVA začne dodavatele postupně oslovovat na základě EDI dotazníku od 8/2003. Od 7/2005 je zpráva očekávána od všech dodavatelů. Ceník (PRICAT) od dodavatele pro COOP MORAVA. Zpráva je zatím nepovinná. 5. Informace pro dodavatele s přímými dodávkami S dodavateli, kteří dodávají družstvům COOP MORAVA přímo na prodejny, bude probíhat výměna následujících EDI zpráv: Faktura (INVOIC) od dodavatele pro COOP MORAVA. Zpráva je povinná. Termín: COOP MORAVA začne faktury přijímat od 8. měsíce 2003. Dodavatelé budou oslovováni dle požadavků a priorit COOP MORAVA, s.r.o. Od 7/2005 je zpráva očekávána od všech dodavatelů. Další informace pro dodavatele: Elektronická fakturace přímých dodávek je upřesněna v dokumentu Elektroniká výměna faktur se společnosti COOP MORAVA. 6. Další zdroje k projektu Hlavním informačním zdrojem, který vždy obsahuje nejaktuálnější informace, jsou webové stránky http://www.edizone.cz/coop nebo na portále společnosti COOP MORAVA, s.r.o., který najdete na adrese http://www.coopmorava.cz. 6.1. Dokumenty Dokumenty potřebné k zavedení elektronické výměny dat se společností COOP MORAVA, s.r.o. naleznete v aktuální podobě na webové adrese http://www.edizone.cz/coop v sekci Dokumenty. Jedná se zejména o dokumenty: ORION_CM-ELEKTRONICKA_VYMENA_DAT_200702.DOC Strana 7 z 8
Elektronická výměna dat se společností COOP MORAVA, s.r.o. Dotazník pro zahájení EDI EAN kódy COOP MORAVA a VOS Akceptační protokol + dodatek (specifikace náhradních kanálů pro případ nouze). 6.2. Kontakty Klientské centrum EDI ORION Email: support @ edizone.cz Tel.: (+420) 553 626 832 Fax: (+420) 541 243 402 Web: http://www.edizone.cz V klientském centru ORION jsme připraveni poskytnout Vám bližší informace o našich produktech a službách a detaily o možnostech EDI komunikace se společností COOP MORAVA, s.r.o. COOP MORAVA, s.r.o. Sukova 2, Brno, 659 40 Sekretariát Tel.: (+420) 542 216 122-124 Fax: (+420) 542 215 252 coopmorava@coopmorava.cz Jiří Klemt, obchodní ředitel Tel.: (+420) 542 216 122 Email: klemt@coopmorava.cz Oddělení cen - sl. Krupicová Tel.: (+420) 542 216 124 Email: krupicova@coopmorava.cz Správa zboží COOP DATA - pí. Buchalová Tel.: (+420) 596 620 633 Email: buchalova@coopdata.cz ORION_CM-ELEKTRONICKA_VYMENA_DAT_200702.DOC Strana 8 z 8