Aktualizováno 11.12.2006 Správa systému Příprava dat pro převod do nového roku Aktualizováno 6.12. 2006 prosinec 2004 Strana 1 (celkem 7)
WINFAS Popis převodu dat do nového roku Krok 1 - Příprava DAT Příprava dat firmy starého roku 1) Dočištění dat starého roku - vyčištění dat - doplnění rozdíly úhrad a haléřových rozdílů (aplikace *1006) - doplnění kurzových rozdílů (aplikace *1007) 2) Speciální případy - převodové můstky (NEpovinné) - Žádný z kroků v této části není povinný - Kdy využijete tyto speciální postupy: - budete-li chtít dodatečně převádět některé části účetnictví, nesmíte po prvním převedení firmy do nového roku již měnit ve staré ani v nové firmě kódy a názvy knih, účtů a identifikátory klienta - potřebujete-li některý z těchto údajů přesto změnit, nebo chcete využít některé ze specialit, postupujte podle následujících příkladů a) Účetní knihy - sloučení více knih do jedné nebo změna kódu knihy (pro následující rok) - Nastavuje se v aplikaci *8077 Účetní knihy - vyberte knihu, kterou chcete na příští rok přejmenovat (nebo sloučit) - vyberte Kód knihy pro nové období (kam budou převedena data následujícího roku) - kniha kterou vybíráte musí být vytvořena ve staré i nové databázi Příklady vyžití: 1) slouží pro aut. Převod dokladů z jedné (několika) knih do jiné knihy = sloučení knih 2) slouží pro překódování knihy v novém roce Strana 2 (celkem 7)
b) Účtová osnova - přečíslování účtu pro nové období - spusťte si aplikaci *8010 Účtová osnova - vyberte účet u kterého chcete nastavit přečíslování pro nové období - pole Účet pro nové období - na uvedený účet bude v novém roce převedeno veškeré účtování z tohoto účtu - účet pro nový rok, nemusí být zadán v účtové osnově starého roku - příklad využití: jen přečíslování např.: 324777 na 324000 - pole Účet pro přeúčtování PS (počátečních stavů) - konečný zůstatek účtu který upravujete bude převeden vnovém roce na tento účet jen jako počáteční stav - účet pro nový rok, nemusí být zadán v účtové osnově starého roku - příklad využití: sloučit účty na 1 účet např. 343xxx na 343900 změnit účet PS např. 121200 na 121100 změnit účet PS např. 611200 na 611100 c) Klíče - přečíslování klíčů pro nové období - provádí se v aplikaci *2102 Klíče tlačítkem Uprav - týká se dvou možností 1) Údaj Klíč pro nové období = totální překlíčování (asi jenom vyjímečně) 2) Údaj NV = změna výkonu pro nedokončenou výrobu (příklad: 402 na 102) Strana 3 (celkem 7)
d) Rozpad účtu - přeúčtování z 1 účtu na více jiných účtů (asi jenom vyjímečně) - spusťte si aplikaci *8044 Přeúčtování převodů - tlačítkem Přidej vytvořte pravidlo - Z účtu : účet ze kterého převádíte peníze - Na účet : účet na který převádíte peníze - MD a DAL: zde uvedete poměrnou část převodu - při převodu je kontrola, že celý účet je rozepsán do nuly (0) e) Číselník klientů - možnost změny identifikátoru a název adresy klienta pro nový rok - spusťte si aplikaci *3000 Klienti - vyberte klienta u kterého chcete v novém roce jiný identifikátor nebo adresu - využijete pouze při převodu, v průběhu roku lze údaje měnit běžnou opravou Změna identifikátoru: - provádí se v základní identifikaci firmy (hlavní okno úpravy klienta) Změna názvu adresy: - provádí se v okně Adresy klienta do kterého se dostanete ze Základní identifikace klienta tlačítkem Adresy Strana 4 (celkem 7)
f) Vypnutí nulování čítače číselné řady - Můžete vybrat číselné řady u kterých se nemají v novém roce vynulovat čítače - spusťte si aplikaci *9001 Nastavení číselných řad - vyberte skupinu číselných řad a řadu kterou chcete opravit - stiskněte tlačítko Uprav Strana 5 (celkem 7)
Úpravy dat firmy nového roku (netýká se pouze převodu, postupy jsou obecné) 3) Další možnosti lze provést i kdykoliv jindy v průběhu roku (nepovinné) a) Možnost převodu všech dokladů na jiného klienta - využití pokud máte například vícekrát zapsaného jednoho klienta v číselníku a chcete ho sjednotit - převedete všechny doklady na jednoho klienta a ostatní duplicitní klienty smažete - spusťte si aplikaci *3000 Klienti - klepněte na tlačítko Převod - vyberte klienta ze kterého chcete vzít faktury (zdrojový) a na kterého je navázat (cílový) - klepnutím na OK spustíte převod - po převedení dokladů je možné zdrojového klienta z číselníku vymazat - zdrojový i cílový klient musejí být zapsáni v číselníku klientů b) Nagenerování nových souvztažností - máte například účet 311206 (tj. v AU rok). V novém roce potřebujete tedy vytvořit nové souvztažnosti. V novém roce budete využívat stejné souvztažnosti, ale s účtem 311207. - původní i nový účet musejí byt zadány v číselníku účtů - postup je následující: - otevřete si aplikaci *8011 Souvztažnosti - klepněte na tlačítko Generuj - vyberte původní a nový účetm, ke kterému mají být vygenerovány souvztažnosti - po potvrzení se Vám zobrazí seznam souvztažností, které mají být vygenerovány - v seznamu je možné zvolit, které souvztažnosti generovány budou a které ne - po potvrzení dojde k vygenerování souvztažností c) Vytvoření nových šablon a DUPů - nezapomínejte, že u všech číselníků, šablon a dupů existuje tlačítko Kopíruj - pomocí něj si můžete nejrychlejším způsobem vytvořit nové položky - při vytváření nové šablony/dupu/položky si vyberte co nejpodobnější, klepněte na tlačítko Kopíruj, šablonu/dup/položku upravte a uložíte pod novým názvem Nyní můžete provést vlastní převod dat. Tento postup je popsán v dokumentu Převod do nového roku - Vlastní převod. Pokud tento dokument nemáte, je možné jej stáhnout z Internetových stránek www.winfas.cz Odkaz najdete v sekci Download / Dokumenty Strana 6 (celkem 7)
WinFAS základní kontroly účetnictví 2006 Než uzavřete účetnictví roku, proveďte si minimálně tyto kontroly. Mohou se vyskytnou chyby, které především souvisí ještě s převody z FASu či jiného SW. POZOR : Snažte se vše provést ještě do konce roku 2006!! 1. Kontrola okruhů Sestavy / Kontrolní sestavy / Kontrola okruhů účtování. Výsledky hospodaření z rozvahových a výsledkových účtů musí být shodné. Ostatní okruhy účetnictví (vnitro, podrozvaha), pokud pro ně máte náplň, musí vykazovat nulové rozdíly. 2. Kontrola výsledků IQ - účetní data (ÚD) - vybrat hlavní knihu, vybrat jen třídu účtů nejprve rozvahové (0-4), pak výsledkové (5-6) za období od - do celý rok. Výsledky v obou sestavách musí vyjít stejně a musí souhlasit na Kontrolu okruhu účtování 3. Dtto 2. - jen s rozdílem, že nezadáte žádné datum od -do. Výsledky musí být stejné. 4. Kontrola zaklíčování (jen kdo klíčuje) Pokud klíčujete: IQ - účetní data zaklíčované. Zadejte např. jen sumář (např. za střediska) - výsledek musí vyjít stejný jako z hlavní knihy. 5. Dodavatelsko-odběratelské saldokonto Kontrola saldokonto na účetnictví: IQ účto x saldo. Návod na využití této IQ sestavy je dostupný přímo z IQ sestavy po klepnutí na ikonu zeměkoule (pozor! návod je umístěn na internetu). Zde doporučujeme, zadávejte vždy jen jeden účet od do a pak tlačítko Porovnej. 6. V kontrole salda můžete mít staré vyřízené faktury, které se do roku 2006 dostaly nedopatřením a v roce 2006 již nemají vůbec (!) být. V aplikaci *1018 tlačítko STORNO - faktury vymazat. 7. Kontrola účetního salda (hlavně účet 111, 131) Využít IQ Údu sestavu Účetní saldo. Pokud jste ji zatím nevyužívali na odsouhlasení, můžete si ji stáhnout z www. 8. Účetní výkazy - základní obecné kontroly a) aktiva = pasiva, b) výsledek v rozvaze se rovná výsledku ve výsledovce, c) hodnoty minulého období že souhlasí na rok 2005. Pokud jste ještě výkazy za rok 2006 nezkoušeli, doporučujeme provést ještě před konečným převodem firmy 2006 do 2007. 9. Kontrola záloh Sestavy / Účetnictví / Úhrady / Zálohy / Nepoužité zálohy v knize. Zde Vám musí souhlasit suma daně daňových dokladů z plateb a suma záloh na hlavní knihu. 10. V případě jakýchkoliv nejasností kontaktujte OK. Děkujeme. Strana 7 (celkem 7)