Nabídkový software Offer2000
OBSAH 1. ÚVOD...3 1.1 INSTALACE...3 1.2 AKTIVACE PROGRAMU...3 1.3 OPĚTOVNÁ AKTIVACE PROGRAMU NEBO VLASTNÍHO LOGA...3 1.4 HLAVNÍ OKNO PROGRAMU...4 1.5 NASTAVENÍ PROGRAMU PŘI PRVNÍM SPUŠTĚNÍ...6 1.6 NASTAVENÍ VLASTNÍHO LOGA V TISKOVÉ SESTAVĚ...7 1.7 VYTVOŘENÍ NOVÉ NABÍDKY...7 1.7.1 Rychlé vkládání položek do nabídek...9 1.7.2 Vkládání položek z ceníku...9 1.7.3 Vkládání vlastních položek...10 1.7.4 Vkládání vrat...10 1.7.5 Výpočet ceny...11 1.7.6 Nastavení fontu...11 1.7.7 Uložení nabídky do externího souboru...11 1.7.8 Smazaní položky...11 1.7.9 Ukončení práce s nabídkou...11 1.8 KOPÍROVÁNÍ NABÍDEK...12 1.9 HLEDÁNÍ V NABÍDKÁCH...12 1.10 AKTUALIZACE...13 2. FAQ...14 2
1. ÚVOD Tento software byl vyvinut firmou TECHNOPARK CZ s.r.o. a je určen pro vytváření a evidenci cenových nabídek. Program Offer2000 pracuje pod operačním systémem Win2000/WinXP. 1.1 INSTALACE Instalace z CD-ROMu TECHNOPARK CZ 1) Spusťte instalační program setup.exe, který najdete v adresáři Offer2000-Instalace a nainstalujte program do vybraného umístění (např. do C:\program files\offer2000\) 2) Je vhodné nainstalovat ServisPack1 pro.net 1.1 (soubor NDP1.1sp1.exe) Poznámky: a) Pokud máte stažený program z našeho webu a nemáte dosud na svém PC nainstalované komponenty nutné pro běh programu (Jet, IE60SP1), můžete si je stáhnout z www stránek fy Microsoft, anebo nás požádejte o zaslání CD, kde najdete vše potřebné. b) Pro usnadnění tisku nabídky do Pdf formátu doporučujeme nainstalovat program PDF Creator (je na CD v adresáři PDF tiskárna) 1.2 AKTIVACE PROGRAMU Při prvním spuštění programu budete vyzváni k zadání aktivačního čísla. Toto číslo najdete na obalu CD-ROMu nebo Vám ho na požádaní zašleme emailem. 1.3 OPĚTOVNÁ AKTIVACE PROGRAMU NEBO VLASTNÍHO LOGA Pokud Vám vyprší v blízké době platnost na použití programu nebo jste obdrželi nový aktivační klíč, který Vám umožní použít vlastní logo, musíte provést opětovnou aktivaci programu. Klikněte na ikonu nastavení programu, zvolte záložku O programu, klikněte na tlačítko Změnit a zadejte aktivační číslo, které jste od nás obdrželi. Pokud jste zadali správný kód, objeví se na této záložce datum, do kterého můžete náš program používat, popřípadě do kdy můžete používat vlastní logo. Aktivační kód má v sobě zakódován název 3
firmy, na kterou byla vystavena a pokud při tisku nabídky zjistí, že název firmy není totožný s názvem firmy, na které byl aktivační kód vystaven, vytiskne logo fy TECHNOPARK CZ s.r.o.. 1.4 HLAVNÍ OKNO PROGRAMU V hlavním okně se nachází tabulka, ve které je seznam již vytvořených nabídek. Nabídku lze otevřít poklepáním kurzru myši na příslušný řádek. Obr.1. Hlavní okno programu Význam jednotlivých ikon je následující: vytvoří novou nabídku otevře nabídku ze souboru umožňuje vyhledávání ve stávajících nabídkách 4
obnoví původní zobrazení nabídek otevře ceník otevře ceník s vraty otevře ceník markýz otevře ceník roletových motorů exportuje nový ceník nastaví program ukončí program Poznámky: a) nabídky zobrazené v hlavním okně lze libovolně řadit dle parametrů příslušných sloupců, tzn. že nabídky lze seřadit podle čísla nebo datumu a to vzestupně či sestupně, zákazníka, názvu nebo vypracoval a to dle abecedy od A Z či od Z A. Jaké řazení bude pro Vás vhodné je jen a jen na Vás. Výběr příslušného sloupce se provádí kliknutím kurzoru myši na název sloupce (sloupec, podle kterého je řazeno, má u názvu malou šedou šipku). b) číslování nabídek je automatické a v novém roce vždy začíná od jedničky. 5
1.5 NASTAVENÍ PROGRAMU PŘI PRVNÍM SPUŠTĚNÍ Klikněte na ikonu nastavení programu. Zadejte hodnoty, které se přednastaví při vytvoření nové nabídky (jméno, dodací podmínka, DPH), dále údaje, které jsou společné pro všechny nabídky (měna, záruční podmínky a informace o dodavateli). Dále lze nastavit způsob automatického ukládání rozpracované nabídky a v neposlední řadě název kategorie, kterou budete nejvíce používat pro rychlejší vyhledávání. Obr.2. Nastavení programu 6
1.6 NASTAVENÍ VLASTNÍHO LOGA V TISKOVÉ SESTAVĚ Pro nahrání vlastního loga klikněte na nastavení programu a vyberte záložku Tisk. Po kliknutí na tlačítko Nahrát budete vyzváni k zadání cesty. Logo musí být v některém z formátů bmp, gif a jpg. Zvolte, zda chcete, aby logo bylo zobrazeno nad názvem firmy nebo vlevo od názvu firmy, eventuelně můžete zobrazování loga vypnout. Obr.3. Nastavení zobrazování loga Vzhled stránky si můžete dále přizpůsobit nastavením vzdálenosti loga, šířkou pole dodavatele a velikostí loga. 1.7 VYTVOŘENÍ NOVÉ NABÍDKY Klikněte na ikonu. Zobrazí se okno nová nabídka. Vyplňte název (zobrazuje se v hlavním okně), popis, termín dodání (slovně např. 14 dní) a poznámku (zůstává zákazníkovi skryta). U zákazníka vyplňte jeho jméno a kontakt. Zákazníky si můžete ukládat do databáze zákazníků (vyplněním políček zákazník a kontakt a stiskem tlačítka Uložit ). Při vytváření 7
další nabídky lze požadovaného zákazníka jednoduše vyhledat kliknutím na tlačítko Najít. Otevře se seznam zákazníků, kliknutím na požadovaného zákazníka (jeho jméno se zvýrazní) a stiskem tlačítka OK, se kontakt zkopíruje do nabídky. Obr.4. Nová nabídka Význam jednotlivých ikon: uloží rozpracovanou nabídku uloží nabídku do souboru otevře ceník otevře ceník s vraty otevře ceník markýz otevře ceník roletových motorů vytiskne nabídku 8
umožní náhled před tiskem nastaví font pro tisk (písmo se mění až při tisku, tzn. při změně fontu není v náhledu před tiskem tato změna patrná) uloží a uzavře nabídku 1.7.1 Rychlé vkládání položek do nabídek Nejefektivnější cestou ke vkládaní položek je vepsání názvu položky do nového řádku prvního sloupce (např. KP600), po stisku tlačítka Enter dojde automaticky ke vložení popisu a ceny. Pokud chcete vložit do ceníku položku, která není v ceníku, musíte napsat do nového řádku popis, cenu a množství. Sloupec s názvem se nevyplňuje. Program si všechny takto vložené položky automaticky ukládá pro možnost snazšího opakovaného vkládání. 1.7.2 Vkládání položek z ceníku Pokud neznáte název produktu, klikněte na ikonu, zobrazí se ceník. Jednotlivé položky lze vkládat po stisku tlačítka Vložit. Každou položku lze takto vložit pouze jednou. Pokud ji potřebujete vícekrát, změňte počet kusů nebo ji vložte ručně do požadovaného řádku. 9
Obr. 5. Ceník V ceníku lze vyhledávat podle kategorie (např. Turnikety), podle názvu (např. KP100) a podle popisu (např. zdroj). Při vyhledávání podle kategorie a popisu stačí zadat pouze část textu. Při vyhledávání názvu stačí zadat začátek názvu položky. 1.7.3 Vkládání vlastních položek V případě, že jste někdy ručně vložili vlastní položku, zobrazí se Vám po otevření ceníku záložka vlastní ceník. Zde je seznam všech vložených položek. Položky v seznamu lze editovat (měnit popis a cenu), mazat a přidávat nové. Můžete je opětovně vložit do aktuální nabídky stiskem tlačítka Vložit. 1.7.4 Vkládání vrat Po kliknutí na ikonu vrat se zobrazí okno s ceníkem vrat. Vpravo nahoře vyberte typ vrat, který chcete vložit do nabídky (sekční, výklopná, roletová) a dole vyberte příslušný model (např. ECOT 42L). Do nabídky se položka vloží po kliknutí na příslušné tlačítko. 10
1.7.5 Výpočet ceny Cenou komponentů se rozumí součet všech položek. Zákaznická sleva (kterou poskytujete zákazníkovi) se zadává v procentech a počítá se z ceny komponentů, na které je poskytovaná sleva (ve sloupci sleva označené políčko u jednotlivých vložených komponentů). Sleva za platbu v hotovosti se počítá z ceny komponentů po odečtení zákaznické slevy. Montáž se může uvést v procentech z ceny nebo jako pevná cena. 1.7.6 Nastavení fontu Kliknutím na tlačítko máte možnost zvolit font, který bude použit při tisku. Změna fontu je vhodná zejména v případě, kdy je zapotřebí změnit počet stran, na které bude nabídka vytištěna. 1.7.7 Uložení nabídky do externího souboru Po klinutí na tlačítko se otevře dialogové okno s výzvou k zadání cesty a jména souboru, do kterého chcete nabídku uložit. Nabídku můžete uložit do následujících formátů: PDF formát vhodný k poslání nabídky zákazníkovi. CSV takto uložené nabídky je možné zobrazit a následně i upravovat v programu MS Excel. Quote interní formát programu Offer2000. Pokud si nebude vědět rady s nějakou složitější nabídkou (např. na parking), pošlete nám ji, my ji opravíme a zašleme Vám ji nazpět. 1.7.8 Smazaní položky Vyberte položku, kterou chcete smazat a klikněte na tlačítko Delete (na klávesnici). 1.7.9 Ukončení práce s nabídkou Nabídku uložíte a zavřete po kliknutí na ikonu. Pokud se Vám v průběhu zavírání objeví varovná hlášení, že záznamy se neshodují, potvrďte uzavření nabídky. Poté ji znovu otevřete a opravte špatně uložené záznamy. 11
1.8 KOPÍROVÁNÍ NABÍDEK V hlavním okně programu označte nabídku, kterou chcete zkopírovat (musí být označen celý řádek), klikněte pravým tlačítkem myši a vyberte volbu zkopírovat nabídku, potvrďte její zkopírování. Vytvoří se nová nabídka, do které budou zkopírovány všechny položky z původní nabídky. Pokud byla původní nabídka vytvořena v jiném ceníku, budou ceny kopírovaných položek nahrazeny cenami, které odpovídají novému ceníku. 1.9 HLEDÁNÍ V NABÍDKÁCH Pokud chcete vyhledat nabídku, klikněte na ikonu hledání v nabídkách následující formulář:. Zobrazí se Obr.6. Hledání nabídek Zadejte kritéria, podle kterých chcete prohledávat již vytvořené nabídky. Nabídky, které splňují všechna zadaná kriteria, se zobrazí v hlavním okně programu. Ikona k obnovení původně zobrazovanému seznamu nabídek. slouží 12
1.10 AKTUALIZACE Automatickou aktualizaci programu lze provést po stisku ikony Z internetu. a zvolením tlačítka Obr.7. Aktualizace nabídkového software Program se připojí na internet a zkontroluje, zda jsou k dispozici nové aktualizace (novější program, ceník produktů, ceník vrat atd. ). Pokud ano, budete požádáni o potvrzení zahájení stahování. Po úspěšně dokončeném stahování se spustí aktualizace. Předpokladem úspěšného stažení je stabilní připojení k internetu. Pokud se Vám opakovaně nedaří aktualizace stáhnout, můžete si stáhnout aktualizace ručně z našich webových stránek (http://www.technopark.cz/offer.php). 13
2. FAQ Je možné nainstalovat program pod Windows 98? Ano je to možné, ale musíte si ještě doinstalovat ovladač Jet 4.0 (z adresáře Jet) pro přístup k databázím MS Access. Lze nainstalovat program, kde je OS Linux? Ne, není. Ale v budoucnu (konec roku 2006) by to nemusel být problém. Instalační program zobrazí chybová hlášení, že není nainstalován MS Internet Explorer 6 SP1, co s tím? Doinstalujte si zmíněný program je na našem CD v adresáři IE60SP1 a poté spusťte instalaci programu znovu. Při tisku do PDF s použitím tiskárny Adobe Acrobat 6.0 se mi vytiskne jen 1/4 stránky? Otevřete si ovládací panely, klikněte na ikonu Tiskárny, vyberte tiskárnu Adobe Acrobat a nastavte velikost papíru na A4. Je lepší ukládat nabídku do PDF přímo nebo s použitím virtuální tiskárny (např., PDF Creator) Pokud preferujete kvalitní tisk nebo potřebujete dokument zamknout pro úpravy, ukládejte nabídky pomocí virtuální tiskárny (např. PDF Creator). Pokud upřednostňujete rychlost a jednoduchost při zachování standardní kvality, volte přímé ukládání do PDF. V době psaní tohoto manuálu není možné přímo uložit do PDF vícestránkovou nabídku. Při tisku nabídky na tiskárně nejsou vytištěny některé okraje, co s tím? Změňte velikost okrajů pro tisk. Spusťte program Offer2000, klikněte na ikonu Nastavení programu, zvolte záložku Tisk, změňte okraje (viz obr. 3) a stiskněte OK. Jakým způsobem se lze zálohovat a obnovit databáze? Ruční zálohu lze provést po otevření okna Nastavení, zvolením záložky Umístění souborů a kliknutím na tlačítko Zazálohovat. Program provádí rovněž automaticky zálohu před každou aktualizací ceníku. Všimněte si, že na této záložce máte rovněž informaci 14
o aktuálním umístění databáze a o adresáři, kde se databáze ukládají. Tyto cesty budete muset znát pro provedení obnovy. Obnovu databáze provedete tak, že si najdete adresář, ve kterém máte uložené zálohy,vyberete si databázi, kterou chcete obnovit a tu zkopírujete do databázového adresáře a následně přejmenujete na Offer2000.mdb. Offer2000 mi nefunguje, pokud jsem přihlášen jako uživatel s omezenými právy do Windows? V tomto případě máte dvě možnosti. První možností je nastavení u uživatelského účtu, pod kterým pracujete s Offer2000, vyšší oprávnění k práci s adresářem, ve kterém je aplikace nainstalována (doporučený způsob). Druhou možností je nutná změna cesty, kde si program ukládá data. Nastavení vyšších oprávnění pro práci s Offer2000 ve Windows 1) Přihlaste se do Windows jako uživatel s Administrátorskými právy 2) Najděte si v průzkumníkovi adresář, kde máte naistalován Offer2000 (C: \program files\offer2000) 3) Klikněte pravým tlačítkem myši a zkontrolujte, zda-li máte v plovoucím menu položku Sdílení a zabezpečení, pokud ano, zvolte ji a přeskočte následující bod 4) Otevřete ovládací panel Možnosti složky. Klepněte na tlačítko Start a na příkaz Ovládací panely. Poklepejte na panel Možnosti složky. Na kartě Zobrazit v seznamu Upřesnit nastavení zrušte zaškrtnutí políčka Použít zjednodušené sdílení souborů. 5) V okně Sdílení a zabezpečení se přepněte na záložku zabezpečení. Vraťte se do bodu 2. 6) V horní části okna vyberte uživatele, který bude pracovat s Offer2000. Pokud uživatel v seznamu není, klikněte na tlačítko Přidat. V následujícím okně stiskněte tlačítko Upřesnit, dále Najít, v seznamu najděte uživatele a stiskněte tlačítko OK, v dalším okně opět OK. Po zvolení uživatele označte políčko úplné řízení ve sloupci povolit. Změny potvrďte stiskem tlačítka OK. Změna cest k souborům v programu Offer2000 1. Přihlaste se do Windows jako uživatel s Administrátorskými právy 15
2. Spusťte program Offer2000, klikněte na ikonu Nastavení programu, zvolte záložku Umístění souborů, klikněte na tlačítko Změnit a zadejte cestu adresáři, kde chcete, aby byly uložené databáze programu a ke kterému máte plná přístupová práva. Změny potvrďte stiskem tlačítka OK. 3. Ukončete program Offer2000. Odhlaste se z Windows a přihlaste se jako uživatel, který bude pracovat s Offer2000. Spusťte program Offer2000, klikněte na ikonu Nastavení programu, zvolte záložku Umístění souborů. Změňte cestuk souboru nastavením na C:\Document and Setting\ Změny potvrďte stiskem tlačítka OK a restartujte program. Po restartu programu, by mělo vše fungovat korektně. 16