EVROPSKÁ KOMISE GŘ pro vnitřní trh a služby Služby Správní spolupráce a sítě členských států Systém pro výměnu informací o vnitřním trhu (IMI) Pilotní fáze Časté otázky (Verze 1) (duben 2008)
OBSAH 1. První kroky v systému IMI...3 2. Úprava údajů orgánu zaregistrovaných v IMI...5 3. Správa uživatelských práv ve vašem orgánu...6 4. Výměna informací zasílání žádostí v IMI...8 5. Výměna informací vyřizování žádostí, které náš orgán obdržel v IMI...10 6. Registrace orgánů v IMI a poskytování podpory uživatelům (pro koordinátory IMI)...12 7. Vyžádání dalších informací a podpory...14 2
1. PRVNÍ KROKY V SYSTÉMU IMI 1.1. Bylo mi sděleno, že jsem prvním uživatelem v příslušném orgánu. Co to znamená? Každý orgán zaregistrovaný v systému IMI musí určit nejméně jednu osobu jako uživatele systému IMI. Když koordinátor IMI registruje váš orgán v IMI, zároveň je zaregistrován první uživatel. Tomuto prvnímu uživateli budou automaticky přidělena veškerá uživatelská práva, včetně práv místního správce údajů. Od systému IMI obdrží automatický e-mail, v němž bude vyzván, aby při prvním přihlášení do systému aktualizoval informace o svém orgánu. Nejdůležitějším úkolem prvního uživatele je registrace dalších uživatelů v orgánu. Později bude moci nové uživatele v orgánu registrovat uživatel s právy místního správce údajů. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 10 ) Pokud budete mít potíže při přihlášení do systému, měli byste se obrátit na koordinátora IMI, který váš orgán zaregistroval. Pokud nevíte, na koho se obrátit, můžete se obrátit na svého NIMIC nebo SDIMIC, kteří by měli být schopni vám pomoci. Seznam všech NIMIC najdete na internetových stránkách IMI na adrese: http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html. 1.2. Obdržel jsem e-mail s dočasným heslem pro systém IMI. Nemám však uživatelské jméno. Jak mohu získat přístup do systému IMI? Pokud jste v systému IMI zaregistrován jako nový uživatel, systém automaticky vytvoří vaše uživatelské jméno a dočasné heslo. Dočasné heslo vám bude sděleno automatickým e-mailem. Uživatelské jméno by vám měla sdělit osoba, která vás zaregistrovala jako nového uživatele. Pokud neobdržíte uživatelské jméno a jste prvním uživatelem zaregistrovaným ve vašem orgánu, obraťte se na koordinátora IMI, který váš orgán zaregistroval. Pokud jste následným uživatelem, obraťte se na osobu odpovědnou za systém IMI ve vašem orgánu. 1.3. Zapomněl jsem uživatelské jméno. Na koho se mám obrátit? Pokud si nemůžete vzpomenout na své uživatelské jméno, obraťte se na osobu s právy místního správce údajů pro systém IMI ve vašem orgánu. Místní správce údajů vám sdělí uživatelské jméno. Z bezpečnostních důvodů se toto uskuteční mimo systém IMI, například osobně nebo faxem. Pokud jste jediným místním správcem údajů ve vašem orgánu a zapomněli jste své uživatelské jméno, obraťte se na místního správce údajů u koordinátora IMI, který váš orgán zaregistroval. Ten vám sdělí vaše uživatelské jméno (mimo systém). 1.4. Systém nezná mé heslo / bezpečnostní kód. Na koho se mám obrátit? Pokud jste zapomněli heslo nebo bezpečnostní kód, obraťte se na místního správce údajů ve svém orgánu. Místní správce údajů heslo znovu nastaví. Poté obdržíte automatický e-mail s novým dočasným heslem. Pro přihlášení pak musíte použít své předchozí uživatelské jméno a toto dočasné heslo. Pokud jste zapomněli heslo nebo bezpečnostní kód a jste jediným místním správcem údajů ve vašem orgánu, obraťte se na místního správce údajů u svého koordinátora 3
IMI. Ten heslo znovu nastaví. Poté obdržíte automatický e-mail s novým dočasným heslem. Pro přihlášení pak musíte použít své předchozí uživatelské jméno a toto dočasné heslo. Upozorňujeme, že systém IMI rozlišuje velká a malá písmena. Při zadávání hesla nebo znaků bezpečnostního kódu se ujistěte, že jste zadali všechny znaky správně. Pokud zadáte údaje pro přihlášení třikrát nesprávně, systém vás zablokuje. V tomto případě postupujte podle kroků popsaných výše pro nové nastavení hesla. 1.5. Nemohu získat přístup do systému IMI existují nějaké požadavky na internetový prohlížeč a bezpečnostní nastavení? Systém IMI byl navržen tak, aby neobsahoval vlastnosti specifické pro určitou platformu. Měl by tedy fungovat na většině nových internetových prohlížečů. Nebylo však možné provést rozsáhlé testování na všech možných platformách a se všemi možnými konfiguracemi. Z tohoto důvodu byl systém IMI otestován plně pouze na prohlížečích, které se ve státní správě, jakož i na obecném počítačovém trhu používají nejčastěji. Měl by však fungovat (ale není podporován) na většině hlavních prohlížečů. Níže uvedená tabulka toto vysvětluje podrobně: IMI byl PLNĚ OTESTOVÁN a je PLNĚ PODPOROVÁN Mozilla Firefox verze 2 na Windows XP s opravným balíčkem 2 Internet Explorer verze 6 na Windows XP s opravným balíčkem 2 Internet Explorer verze 7 na Windows Vista Enterprise Mozilla Firefox verze 2 na Linuxu (distribuce Ubuntu) IMI BY MĚL FUNGOVAT, ale NEBYL OTESTOVÁN a NENÍ PODPOROVÁN Internet Explorer 5.5 Mozilla Firefox 1.x Netscape Navigator 9.x Apple Safari 3.1 Opera 9.26 IMI NEFUNGUJE Internet Explorer 5.0 a starší verze Netscape Communicator 4.x a starší verze Lynx a jiné pouze textové prohlížeče Upozorňujeme, že velmi restriktivní bezpečnostní nastavení možností prohlížeče může funkce IMI omezit. Je-li například vypnuta podpora pro JavaScript, nebudou některé funkce IMI dostupné. Tak tomu je rovněž v případě, je-li systém IMI přidán na seznam serverů s omezeným přístupem v Internet Exploreru. Máte-li při přístupu do IMI problémy, obraťte se na osobu, která má na starosti počítačovou síť ve vaší organizaci. Více informací o doporučeném internetovém nastavení pro IMI je uvedeno v Poznámkách k verzi systému IMI: Informace o kompatibilitě IMI s internetovými prohlížeči a podporovanými platformami, které jsou 4
dostupné na internetových stránkách IMI. Viz: http://ec.europa.eu/internal_market/iminet/index.html 2. ÚPRAVA ÚDAJŮ ORGÁNU ZAREGISTROVANÝCH V IMI 2.1. Údaje o našem orgánu obsahují část týkající se oblastí působnosti. Proč musíme zadávat všechny tyto údaje? S cílem napomoci ostatním uživatelům IMI při vyhledávání vhodného orgánu v jiném členském státě se od každého orgánu požaduje, aby poskytl podrobnější informace o svých oblastech působnosti. K dispozici jsou tři pole: seznam předem definovaných klíčových slov, oblasti ekonomické činnosti a oblasti politiky. Seznam klíčových slov byl vypracován s cílem pomoci vám poskytnout pokud možno přesnou představu o vašem orgánu. Tento seznam může být aktualizován, jak se systém bude rozšiřovat, aby bylo zahrnuto více povolání. Oblastmi ekonomické činnosti a oblastmi politiky jsou předem definované seznamy na úrovni EU. V těchto seznamech nemusíte nalézt oblast (oblasti) působnosti, které zcela odpovídají vašemu orgánu. Doporučuje se, abyste postupovali pragmaticky a vybrali nejlepší možnou kombinaci ekonomických činností a oblastí politiky, které charakterizují váš orgán a které uživatelům v ostatních členských státech pomohou vás najít. Oblasti působnosti může aktualizovat pouze uživatel (uživatelé) s právy místního správce údajů. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 8 ). 2.2. Co je to neformální název a proč jej potřebujeme? Kromě oficiálního názvu orgánu obsahuje databáze příslušných orgánů rovněž tzv. neformální název každého orgánu. Neformální název by měl jasně a jednoznačně přiblížit úlohu orgánu, aby uživatelé pochopili jeho povahu. Například irský příslušný orgán The Honorable Society of Kings Inns odpovídá za přijímání advokátů, to však není zjevné uživateli, který není obeznámen s irskou vnitrostátní správní strukturou. Případný neformální název by zněl profesní organizace pro přijímání advokátů, což jednoznačně přibližuje úlohu příslušného orgánu. Je-li oficiální název příslušného orgánu již přiměřeně stručný a udává význam, je možno jej použít rovněž jako neformální název. Zatímco oficiální název každého orgánu bude zachován v původním jazyce, neformální název bude přeložen do všech úředních jazyků EU. Uživatelé v jiném členském státě budou proto moci tento název použít ke kontrole, zda našli správný orgán. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 8 ). 2.3. Proč musíme poskytnout informace o jazycích používaných naším příslušným orgánem? Systém IMI poskytuje řadu nástrojů s cílem pomoci uživatelům v různých zemích vzájemně komunikovat navzdory jazykovým překážkám. Za prvé, systém obsahuje obsáhlý seznam předem definovaných datových polí a otázek/odpovědí, které jsou k dispozici ve všech úředních jazycích EU (kromě irštiny). 5
Za druhé, systém poskytuje nástroj pro automatický překlad, který mohou uživatelé použít k překladu poznámek obsažených v žádostech o informace 1. Tento nástroj pro automatický překlad však nebude k dispozici pro všechny dvojice jazyků. Proto je důležité určit jednoznačně všechny jazyky, jež daný orgán ovládá. Pokud uživatel v IMI chce k žádosti v IMI připojit poznámku nebo se rozhodne kontaktovat orgán e-mailem, pomůže to zajistit, že tak pokud možno učiní v jednom z těchto jazyků. Kromě toho bude rovněž možné určit pracovní jazyk každého uživatele v rámci orgánu. To se provádí při registraci nového uživatele. 2.4. Kdo je napojený koordinátor? A co znamená napojený orgán? Každý příslušný orgán musí mít nejméně jednoho napojeného koordinátora. Implicitně je to koordinátor, který vašemu orgánu povolil přístup k určité legislativní oblasti (oblastem). Mimoto můžete na svůj orgán napojit další koordinátory. To jim umožní získat souhrnné zobrazení všech žádostí vašeho orgánu. Napojení koordinátoři mohou hrát úlohu rovněž ve schvalovacím postupu (schvalování žádostí nebo odpovědí vašeho orgánu) nebo při postoupení, kdy mohou být požádáni, aby vyřešili rozpory mezi příslušnými orgány, nejsou-li odpovědi považovány za uspokojivé. Stejně tak je možné napojit na váš orgán rovněž další orgány téhož členského státu. Jakmile je určitý orgán napojen na váš orgán, může prohlížet seznam žádostí vašeho orgánu prostřednictvím seznamu žádostí ostatních orgánů. Napojený orgán bude mít k dispozici souhrnné zobrazení vašich žádostí. To například umožní celostátní lékařské komoře mít přehled o žádostech, jimiž se zabývá regionální nebo místní lékařská komora v témže členském státě. Souhrnné zobrazení poskytuje obecné informace o obou zúčastněných orgánech, zejména jejich zemi, e-mailovou adresu, stav žádosti, číslo žádosti, legislativní oblast žádosti a použitý soubor dotazů. Uvedeno je rovněž cílové datum pro odpověď. Napojit koordinátora nebo příslušný orgán na váš orgán může pouze místní správce údajů. Napojení se provádí zvlášť pro každou legislativní oblast. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 11 ). 3. SPRÁVA UŽIVATELSKÝCH PRÁV VE VAŠEM ORGÁNU 3.1. V současnosti máme v našem orgánu pouze jednoho zaregistrovaného uživatele. Kolik uživatelů by mělo být zaregistrováno a jaká uživatelská práva jim máme přidělit? Rozhodnutí, kolik uživatelů zaregistrovat, je na uvážení každého příslušného orgánu v systému IMI. Při registraci musí mít každý orgán nejméně jednoho uživatele, který bude mít automaticky všechna uživatelská práva. Tento první uživatel může zaregistrovat další uživatele. Jakmile je pro týž orgán zaregistrováno více uživatelů, systém vás požádá, abyste měli nejméně jednoho uživatele s právy místního správce údajů a nejméně jednoho uživatele 1 Upozorňujeme, že v počáteční fázi systému IMI není dosud nástroj pro automatický překlad k dispozici. Uživatelům se doporučuje, aby pečlivě zkontrolovali, kterými jazyky hovoří orgán, na nějž se chtějí obrátit, a aby napsali případné připomínky pokud možno v jednom z těchto jazyků. 6
s právy osoby zpracovávající žádosti. Koordinátoři IMI musí mít povinně rovněž nejméně jednoho uživatele s právy osoby schvalující žádosti. Při rozhodování, kolik uživatelů zaregistrovat, můžete uvážit velikost orgánu a očekávaný tok informací s orgány v ostatních členských státech. Měli byste se rovněž rozhodnout, zda chcete či nechcete využívat přidělování (viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 6 ). Můžete například zaregistrovat pouze několik uživatelů, ale přidělit jim rozsáhlá uživatelská práva. Nebo můžete chtít jasně rozlišovat mezi uživateli podílejícími se na žádostech o informace ( osoby zpracovávající žádosti ) a uživateli, kteří odpovídají za správu údajů a uživatelů ( místní správci údajů ). Obecně se doporučuje zaregistrovat pro každý profil uživatele nejméně dva uživatele, aby byla zajištěna náhrada v případě dovolené nebo nemocenské. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 10 ). 3.2. Náš orgán je zaregistrován v IMI s prvním uživatelem. Tento první uživatel z našeho orgánu odešel, aniž by zaregistroval další uživatele. Jak můžeme získat přístup do systému IMI? Doporučuje se, aby každý orgán měl nejméně dva zaregistrované uživatele s právy místního správce údajů. Pokud má orgán pouze jednoho zaregistrovaného uživatele a tento uživatel úřad opustí, aniž by zaregistroval další uživatele, nemůže orgán získat přístup do systému IMI. V tomto případě se orgán musí obrátit na svého koordinátora IMI. 3.3. Jak může koordinátor nahradit původního prvního uživatele příslušného orgánu, který koordinuje? Jako koordinátor můžete nahradit původního prvního uživatele novým uživatelem. K tomu musíte být místním správcem údajů. Vyberte položku nabídky Správa správa údajů ostatních orgánů a určete odpovídající příslušný orgán. Na záložce Uživatelé pak můžete upravovat údaje prvního uživatele dotyčného orgánu. Konkrétně musíte přepsat údaje starého uživatele údaji nového uživatele (včetně nového uživatelského jména a nové e-mailové adresy) a poté kliknout na Aktualizovat údaje uživatele. Jakmile uvidíte zprávu s potvrzením, že údaje uživatele byly aktualizovány, musíte znovu nastavit heslo uživatele (tlačítko Znovu nastavit heslo napravo od údajů uživatele). Nezapomeňte novému uživateli sdělit jeho uživatelské jméno. To je nutno provést mimo systém IMI (např. telefonem, faxem, poštou). Nového uživatele informujte rovněž o tom, že obdrží automatický e-mail s dočasným heslem a že pomocí uživatelského jména a dočasného hesla může vstoupit do systému IMI. 3.4. Jako místní správce údajů v našem orgánu jsem odstranil uživatele, ten je však nadále uveden na záložce Uživatelé mého orgánu se stavem neaktivní uživatel. Co to znamená? Je možné odstranit ze systému IMI uživatele ve vašem orgánu. To se provádí pomocí funkce správy uživatelů. Odstranění uživatele může provést pouze místní správce údajů. Jakmile je uživatel odstraněn, jeho stav se změní na neaktivní. To znamená, že nemůže vstoupit do systému IMI. Jelikož se však může podílet na žádostech o informace, jeho údaje jsou v systému ponechány. Po uplynutí šesti měsíců jsou všechny osobní údaje vztahující se na neaktivní uživatele vymazány a na seznamu uživatelů vašeho orgánu je již neuvidíte. 7
4. VÝMĚNA INFORMACÍ ZASÍLÁNÍ ŽÁDOSTÍ V IMI 4.1. Proč nevidím veškeré údaje žádostí svého orgánu? Musíte mít práva osoby zpracovávající žádosti, abyste viděli veškeré údaje žádosti. Jako základní uživatel nebo místní správce údajů jste oprávněni vidět pouze celkový přehled ( souhrnné zobrazení ) žádostí vašeho příslušného orgánu. Uživatelská práva nastavuje místní správce údajů ve vašem orgánu. Ten vás bude informovat rovněž o potřebných postupech k získání dodatečných uživatelských práv. 4.2. Proč nemohu jménem svého orgánu zasílat žádosti? Musíte mít práva osoby zpracovávající žádosti, abyste jménem svého příslušného orgánu mohli zasílat žádosti nebo odpovědi na žádosti. Uživatelé bez tohoto uživatelského práva tak nemohou činit. Uživatelská práva nastavuje místní správce údajů ve vašem orgánu. Ten vás bude informovat rovněž o potřebných postupech k získání práv osoby zpracovávající žádosti. 4.3. Co dělat, když nemohu najít odpovídající příslušný orgán v jiném členském státě? Na koho se mám obrátit? IMI obsahuje databázi příslušných orgánů v celém Evropském hospodářském prostoru, které se podílejí na provádění právních předpisů v oblasti vnitřního trhu na svém území. Všichni uživatelé systému IMI mají možnost vyhledávat příslušné orgány pomocí řady vyhledávacích kritérií. Tato funkce má orgánům v členských státech napomoci při získávání obecných informací a kontaktních údajů jakéhokoli orgánu zaregistrovaného v systému IMI. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 2 ). Pokud nemůžete určit odpovídající příslušný orgán v jiném členském státě, doporučuje se, abyste se obrátili na příslušného koordinátora IMI v tomto členském státě. Můžete: Vytvořit žádost a zaslat ji koordinátorovi IMI v členském státě, na nějž se chcete obrátit. V tomto případě můžete připojit poznámku, která koordinátora informuje, že se vám nepodařilo určit odpovídající příslušný orgán a že chcete, aby žádost předal správnému orgánu. Zaslat e-mail koordinátorovi IMI v členském státě, na jejž se chcete obrátit. K určení nejvhodnějšího koordinátora IMI můžete použít funkci obecného vyhledávání. Můžete například vyhledávat podle zeměpisné oblasti nebo v souvislosti s určitým povoláním. Výsledky vyhledávání budou obsahovat kontaktní údaje koordinátora, včetně e-mailové adresy. To vám umožní požádat koordinátora IMI o pomoc při určení správného orgánu. Poté můžete v systému IMI vytvořit žádost o informace a zaslat ji přímo správnému orgánu v členském státě, na nějž se chcete obrátit. Pokud kontaktujete koordinátora IMI e-mailem, doporučuje se použít jazyk, jenž tento koordinátor ovládá. 4.4. Při vytváření nové žádosti systém požaduje, abych uvedl adresu subjektu, jehož se žádost týká (pracovníka). Jakou adresu mám zadat? Při vytváření nové žádosti v systému IMI je uživatel požádán, aby zadal údaje o subjektu, jehož se žádost týká. V případě odborných kvalifikací to je obvykle pracovník. Jednou z požadovaných informací je adresa pracovníka. To by mělo pomoci orgánu, který žádost obdrží, identifikovat pracovníka a poskytnout požadovanou odpověď. 8
V současnosti systém IMI umožňuje uvést pouze jedinou adresu, aniž by bylo upřesněno, o jakou adresu se jedná. V závislosti na dostupných informacích se žádající orgán musí v každém jednotlivém případě rozhodnout, jaká je nejvhodnější adresa, která by měla být v této žádosti zadána, přičemž může zvolit například adresu trvalého bydliště pracovníka v domovském členském státě; dočasnou adresu v žádajícím členském státě; adresu zaměstnání; soukromou adresu. 4.5. Viděl jsem otázku v náhledu souboru dotazů, jakmile jsem však zadal údaje o pracovníkovi, tato otázka již nebyla k dispozici. Proč? Pro každou legislativní oblast poskytuje systém IMI určitý počet souborů dotazů. Pro legislativní oblast odborných kvalifikací existují tři různé soubory dotazů: trvalé usazení, dočasné poskytování služeb a obecné otázky. Při vytváření nové žádosti vás systém nejprve požádá, abyste vybrali soubor dotazů. Umožní vám zobrazit náhled různých souborů dotazů, abyste se mohli snáze rozhodnout. Volba souboru dotazů ovlivní informace požadované o subjektu, jehož se vaše žádost týká (např. pracovník). Jakmile zadáte údaje o subjektu, jehož se žádost týká, systém vás vyzve, abyste vybrali konkrétní otázky, které chcete položit. Otázky, které jsou k dispozici, se mírně liší od otázek, které jste viděli v náhledu jednotlivých souborů dotazů. Důvodem je skutečnost, že některé z těchto strukturovaných otázek souvisí s určitým povoláním. Například v náhledu jednoho souboru dotazů můžete vidět otázku, která se vztahuje pouze na farmaceuty. Pokud při zadávání údajů o pracovníkovi vyberete jiné povolání než farmaceuti, nebude otázka, kterou jste předtím viděli, již k dispozici. 4.6. Jak mohu uložit rozpracovanou novou žádost? Koncept žádosti můžete uložit, jakmile zvolíte orgán, na který se chcete obrátit, a vyberete soubor dotazů, který chcete použít. Ukládání v pozdějších fázích vytváření žádosti je rovněž možné. Žádost je uložena jako koncept a objeví se ve vašem seznamu kroků s číslem žádosti a se stavem Koncept žádosti. Kdykoli se můžete rozhodnout žádost upravit, abyste ji dokončili, odeslali (pokud byly vyplněny všechny potřebné údaje) nebo vymazali. 4.7. Proč musím při vytváření žádosti vybrat koordinátora IMI? Pokud jste napojeni pouze na jednoho koordinátora, ten bude automaticky napojen na všechny vaše žádosti a při vytváření nové žádosti není nutné koordinátora vybrat. Pokud jste byli vyzváni, abyste vybrali koordinátora IMI, je to proto, že jste napojeni na více než jednoho koordinátora. V tomto případě budete pokaždé, když vytváříte žádost, vyzváni, abyste pro ni vybrali koordinátora. Podle pravomocí koordinátorů, na něž jste napojeni, můžete chtít zvolit pro různé žádosti různé koordinátory. Koordinátor se poté může podílet na schválení vaší žádosti nebo vydání stanoviska v případě, že nejste spokojeni s odpovědí, kterou poskytl odpovídající orgán. 9
5. VÝMĚNA INFORMACÍ VYŘIZOVÁNÍ ŽÁDOSTÍ, KTERÉ NÁŠ ORGÁN OBDRŽEL V IMI 5.1. Kdo vidí veškeré údaje odpovědí, které poskytnu? Veškeré údaje odpovědí (včetně osobních údajů subjektu, jehož se žádost týká) mohou vidět pouze osoby, které se přímo podílejí na žádosti, tj.: uživatelé s právy osoby zpracovávající žádosti v žádajícím orgánu uživatelé s právy osoby zpracovávající žádosti ve vašem orgánu. 5.2. Jaké informace uvidí můj koordinátor (koordinátoři) IMI? Koordinátoři IMI napojení na váš orgán mají podle výchozího nastavení k dispozici souhrnné zobrazení žádostí orgánů, které koordinují. Mohou však mít k dispozici úplné zobrazení (bez osobních údajů) žádosti, jsou-li požádáni, aby zasáhli při postoupení nebo ve schvalovacím postupu, avšak pouze v případě, že jim orgán poskytl přístup k údajům žádosti prostřednictvím svého legislativního nastavení. Pokud váš orgán souhlasil s tím, že jeho koordinátor (koordinátoři) IMI mohou vidět údaje žádostí, váš napojený koordinátor (koordinátoři) IMI uvidí veškeré údaje žádostí, ovšem za určitých podmínek: bez osobních údajů subjektu, jehož se žádost týká; pouze v případě, pokud koordinátor musí ve vztahu k dané žádosti přijmout opatření (v případě postoupení nebo je-li nutné schválit žádost nebo odpověď). V ostatních fázích postupu má koordinátor k dispozici pouze souhrnné zobrazení vašich žádostí. Váš místní správce údajů vás může informovat, zda váš orgán souhlasil s tím, aby koordinátor (koordinátoři) IMI viděli údaje žádostí. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 9 ). 5.3. Jaké jsou důsledky přijetí žádosti? Přijetí žádosti znamená, že se jako odpovídající orgán zavazujete, že poskytnete veškeré informace, které máte k dispozici a které můžete sdělit. Abyste poskytli odpověď na některé otázky, můžete potřebovat pomoc jiného orgánu. 5.4. Jak se dozvíme, že našemu orgánu byla zaslána nová žádost? Pokud váš orgán obdrží žádost, bude upozorněn automatickým e-mailem systému IMI. Tento e-mail upozorňující na novou došlou žádost bude zaslán všem uživatelům s právy osoby zpracovávající žádosti a na kontaktní e-mailovou adresu zaregistrovanou u daného orgánu 2. Osoby zpracovávající žádosti v rámci příslušného orgánu uvidí nové žádosti rovněž na svých seznamech úkonů. Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 5 ). Abyste zjistili kontaktní e-mailovou adresu svého orgánu nebo ji změnili, obraťte se na uživatele s profilem místního správce údajů ve svém orgánu. 2 Upozorňujeme, že v počáteční fázi systému IMI bude upozorňující e-mail zaslán pouze na kontaktní e-mailovou adresu orgánu, nikoli osobám zpracovávajícím žádosti. Proto je důležité, aby tato adresa byla aktualizována a pravidelně kontrolována. 10
5.5. Co dělat, když nemohu odpovědět na konkrétní otázku obsaženou v žádosti? Může se stát, že na některé otázky nebudete moci odpovědět, například na dotazy týkající se trestních postihů. V tomto případě se doporučuje, abyste vysvětlili, že požadované informace nemůžete poskytnout. Toto můžete vysvětlit prostřednictvím rozbalovacího seznamu možností, které se nabízejí jako možné odpovědi, nebo připojením poznámky vedle dané otázky. 5.6. Co dělat, když neznám všechny odpovědi na otázky obsažené v žádosti? Při zodpovídání některých dotazů obsažených v žádosti můžete požádat o pomoc jiný orgán. Pokud stále nemůžete poskytnout veškeré požadované informace, můžete žádající orgán informovat tak, že vedle dotazu připojíte poznámku. Pokud poskytnete buď odpověď, nebo poznámku, vaše odpověď může být stále považována za úplnou odpověď na žádost. 5.7. Jsem osobou zpracovávající žádosti v našem orgánu proč nemohu na žádost odpovědět? Jako osoba zpracovávající žádosti v odpovídajícím orgánu můžete odpovědět na jakoukoli žádost, kterou váš orgán obdržel, pokud váš orgán nepoužívá funkci přidělování a dotyčná žádost nebyla přidělena někomu jinému. V tomto případě mohou s ohledem na tuto žádost podniknout kroky pouze osoby zpracovávající žádosti, jimž byla daná žádost přidělena osobou přidělující žádosti. Osoby zpracovávající žádosti, jimž daná žádost nebyla přidělena, mohou vidět veškeré údaje žádosti, nemohou však podnikat žádné kroky. (Viz Pokyny pro uživatele, část 2 oddíl 6 ). 5.8. Odpověď na mou žádost obsahuje poznámky v cizím jazyce může je systém IMI přeložit? Systém IMI obsahuje on-line funkci strojového překladu pro určité dvojice jazyků, kterou budete moci využít k získání hrubého překladu poznámek připojených jiným orgánem 3. Orgánům se doporučuje, aby poznámky napsaly v jazyce, který příslušný orgán, jemuž je žádost určena, ovládá. To však nemusí být vždy možné. V tomto případě můžete obdržet poznámku v jazyce, který váš orgán neovládá. 5.9. Žádající orgán požaduje, abych poskytl dodatečné informace. Jak mám přesně dodatečné odpovědi poskytnout? Po zaslání úplné odpovědi na žádost může být odpovídající orgán požádán, aby poskytl dodatečné informace (stav žádosti Otevřená žádost, vyžádány dodatečné informace ). Pokud odpovídající orgán souhlasí s poskytnutím dalších informací, může aktualizovat své předchozí odpovědi a/nebo připojit libovolné poznámky v příslušném rámečku Poznámky za každou otázkou. Může rovněž připojit další vysvětlení (nebo popřípadě celé dodatečné informace ) v obecném rámečku Poznámky na konci seznamu dotazů. 3 V počáteční fázi systému IMI není nástroj pro automatický překlad k dispozici. 11
6. REGISTRACE ORGÁNŮ V IMI A POSKYTOVÁNÍ PODPORY UŽIVATELŮM (PRO KOORDINÁTORY IMI) 6.1. Jak mám jako NIMIC nebo SDIMIC zaregistrovat orgán v mém členském státě, který může jednat jako koordinátor i jako běžný příslušný orgán? Pokud určitý orgán jedná jako příslušný orgán pro jedno či několik povolání a rovněž jako DIMIC pro odborné kvalifikace, existují dvě technická řešení registrace tohoto orgánu. Ministerstvo zdravotnictví může být například příslušným orgánem pro lékaře, farmaceuty a fyzioterapeuty, může však jednat rovněž jako DIMIC pro odborné kvalifikace. V takovém případě můžete: zaregistrovat orgán jednou jako DIMIC s vybranými klíčovými slovy udávajícími působnost pro lékaře, farmaceuty a fyzioterapeuty. Toto řešení se doporučuje, pokud tentýž útvar v rámci ministerstva jedná jako příslušný orgán i jako DIMIC. Upozorňujeme, že všichni koordinátoři mohou zasílat a dostávat žádosti o informace stejně jako běžný příslušný orgán; zaregistrovat orgán v systému IMI dvakrát jednou jako příslušný orgán pro lékaře, farmaceuty a fyzioterapeuty a jednou jako DIMIC pro odborné kvalifikace. Tato možnost se doporučuje, pokud v rámci ministerstva odpovídají za různé úkoly (příslušný orgán a DIMIC) dva samostatné útvary. Pokud se rozhodnete zaregistrovat orgán dvakrát a pro oba zaregistrované subjekty určíte stejné uživatele, uživatel (uživatelé) zaregistrovaní pro příslušný orgán musí používat jinou e-mailovou adresu (adresy) než uživatel (uživatelé) zaregistrovaní pro DIMIC. Mimoto tito uživatelé musí mít rovněž dvě odlišná uživatelská jména (jedno pro přihlášení jako koordinátor, jedno pro přihlášení jako příslušný orgán). Důvodem je skutečnost, že systém nepovoluje, aby stejná e-mailová adresa nebo stejné uživatelské jméno byly zaregistrovány vícekrát. Hlavní rozdíl mezi těmito dvěma možnostmi spočívá v dopadu na jiný členský stát, který hledá příslušný orgán pro lékaře, farmaceuty nebo fyzioterapeuty. Pokud je ministerstvo zdravotnictví zaregistrováno pouze jednou, vyhledávání příslušných orgánů a klíčového slova lékaři nepovede k žádnému výsledku. Bylo by nutné, aby vyhledávající členský stát uvedl všechny typy orgánů nebo koordinátoři IMI spolu s klíčovým slovem lékaři, aby vyhledal ministerstvo zdravotnictví. Pokud na druhou stranu bylo ministerstvo zdravotnictví zaregistrováno dvakrát, výsledkem vyhledávání příslušného orgánu a lékařů jiným členským státem bude ihned ministerstvo zdravotnictví. 6.2. Jak mám zaregistrovat příslušný orgán pro odborné kvalifikace, který se může stát pověřeným koordinátorem pro služby? Měli byste orgán zaregistrovat jako běžný příslušný orgán pro odborné kvalifikace. Jakmile bude přidána nová legislativní oblast (služby), můžete poté tuto novou legislativní oblast přidat orgánu, který je již zaregistrován. Můžete uvést, že tento orgán bude v nové legislativní oblasti jednat jako DIMIC, zatímco pro odborné kvalifikace zůstává běžným příslušným orgánem. To je možné, jelikož všechny možnosti týkající se orgánu se nastavují zvlášť pro každou legislativní oblast. 12
6.3. Jak zaregistruji ministerstvo, v němž jsou různé útvary odpovědné za různá povolání? Pokud v rámci téhož orgánu existují různé útvary odpovědné za jednotlivá povolání, existují dvě technická řešení, jak tento orgán zaregistrovat. Ministerstvo zdravotnictví může mít například jeden útvar odpovědný za lékaře a jiný zvláštní útvar odpovědný za farmaceuty. V takovém případě můžete: zaregistrovat v systému IMI dva samostatné příslušné orgány, s uvedením názvu útvaru v názvu orgánu, aby se předešlo nedorozumění doporučuje se použít tento postup, jestliže jsou útvary fyzicky oddělenými subjekty, které mají vlastní zaměstnance; zaregistrovat v systému IMI pouze jeden příslušný orgán odpovědný za obě povolání doporučuje se použít tento postup, pokud jsou oběma útvarům přiděleni titíž zaměstnanci. V tomto případě může být vhodné použít k přidělování nových žádostí odpovídajícímu útvaru funkci přidělování. 6.4. Jak mám zaregistrovat příslušný orgán odpovědný za tři povolání, pokud jsem koordinátorem pouze u dvou z těchto tří povolání? Mohou se objevit případy, kdy je jeden příslušný orgán odpovědný za tři povolání, například lékaře, farmaceuty a fyzioterapeuty, avšak za tato 3 povolání odpovídají dva různí koordinátoři IMI: ministerstvo zdravotnictví dohlíží na lékaře a farmaceuty, ministerstvo školství je odpovědné za fyzioterapeuty. To lze vyřešit následovně: Příslušný orgán zaregistruje ministerstvo zdravotnictví. Za prvé by se mělo ministerstvo ujistit, že při definování oblasti působnosti příslušného orgánu jsou všechna tři povolání vybrána jako klíčová slova, tj. lékaři, farmaceuti a fyzioterapeuti. Ministerstvo zdravotnictví registrující orgán se automaticky objeví jako napojený koordinátor pro daný orgán. Vzhledem k tomu, že příslušný orgán je odpovědný rovněž za fyzioterapeuty, avšak na toto povolání dohlíží ministerstvo školství, tento druhý koordinátor musí být rovněž vybrán jako napojený koordinátor. To by se mělo provést pokud možno během procesu registrace (tj. v tomto příkladě ministerstvem zdravotnictví). Může to rovněž provést samotný příslušný orgán po registraci. Existence dvou napojených koordinátorů znamená, že pokaždé, když tento orgán odešle nebo obdrží žádost, jeho osoba (osoby) zpracovávající žádosti musí vybrat vhodného koordinátora. Pokud se žádost týká například lékařů, osoba zpracovávající žádosti vybere ministerstvo zdravotnictví. Pokud se žádost týká fyzioterapeuta, vybere ministerstvo školství. 6.5. Proč jako koordinátor nemohu přidat další uživatele pro příslušný orgán, který jsem zaregistroval? Když koordinátor IMI registruje v systému IMI nový orgán, je vyzván, aby zaregistroval rovněž prvního uživatele v orgánu. Tento první uživatel který implicitně obdrží všechna uživatelská práva, včetně práv místního správce údajů je poté odpovědný za registraci dalších uživatelů pro svůj vlastní orgán. Koordinátor IMI se nepodílí na registraci dalších uživatelů pouze vidí údaje místního správce údajů orgánu, jelikož může být požádán o pomoc, pokud orgán sám nemůže vyřešit potíže. To zahrnuje například nové nastavení hesla místního správce údajů orgánu. 13
Systém IMI je obecně založen na zásadě, že každý příslušný orgán odpovídá za správu vlastních údajů a uživatelů. Důvody jsou dvojí: za prvé jsou to důvody ochrany údajů a soukromí a za druhé důvody týkající se zvládnutelnosti. Pokud by byl koordinátor odpovědný za správu uživatelů a údajů každého orgánu, který koordinuje, dalo by se to zvládnout v pilotní fázi s poměrně malým počtem příslušných orgánů. Jakmile se však systém rozšíří na vyšší počet uživatelů a orgánů, bylo by to nezvládnutelné a nereálné. 7. VYŽÁDÁNÍ DALŠÍCH INFORMACÍ A PODPORY 7.1. Kde najdu další informace o systému IMI? Evropská komise poskytla uživatelům řadu podpůrných dokumentů s cílem usnadnit používání systému IMI. Kromě obecného přehledu o systému IMI existuje rovněž obsáhlá příručka o používání systému IMI ( Pokyny pro uživatele ). Všechny informace jsou k dispozici na internetových stránkách systému IMI na adrese http://ec.europa.eu/internal_market/imi-net/index.html Na internetových stránkách jsou k dispozici rovněž další výukové materiály, například řada prezentací v PowerPointu a on-line simulací hlavních funkcí systému IMI (v programu Captivate). Jak se systém zdokonaluje, bude prostřednictvím internetových stránek IMI i samotného systému IMI k dispozici více vícejazyčných materiálů. 7.2. Na koho se mohu obrátit, pokud jde o podporu v souvislosti se systémem IMI? Mohou nastat případy, kdy při používání systému IMI potřebujete dodatečnou pomoc. Můžete například objevit technický problém systému nebo nám třeba budete chtít poskytnout zpětnou vazbu o tom, jak lze zlepšit funkce systému. Postup se liší podle povahy problému. V některých případech by prvním kontaktním místem měl být místní správce údajů ve vašem orgánu. Ten vám může například pomoci, pokud zapomenete heslo. V jiných případech se však musíte obrátit na svého koordinátora IMI. Tak tomu může být například v případě, jste-li jediným uživatelem ve vašem orgánu a zapomenete uživatelské jméno. Každý členský stát mimoto určil jednoho národního koordinátora IMI (NIMIC), který odpovídá za celkové využívání a bezproblémové fungování systému IMI. V závislosti na organizační struktuře IMI ve vaší zemí mohl NIMIC zřídit v daném členském státě funkci asistenční služby IMI nebo řadu decentralizovaných míst poskytujících podporu. Kontaktní údaje NIMIC jsou k dispozici na internetových stránkách IMI. Rovněž Evropská komise vytvořila asistenční službu IMI. Pokud NIMIC nemůže vyřešit problém na místě, bude se moci obrátit na asistenční službu Evropské komise na adrese imi-helpdesk@ec.europa.eu nebo zavolat na číslo asistenční služby Evropské komise pro IMI 0032-2-2955470. 14