Bezpečná správa dodavatele. Návod k nastavení HP dodavatele: Jak zaregistrovat vaši firmu v databázi dodavatelů HP

Transkript

1 Návod k nastavení HP dodavatele: Jak zaregistrovat vaši firmu v databázi dodavatelů HP Global Procurement Poslední aktualizace: 2 February 2012

2 OBSAH Téma 1 Proč potřebuje HP údaje o vaší společnosti?... 3 Téma 2 upozornění zaslané Bezpečnou správou dodavatele... 4 Co dělat, když upozornění přijde do složky s nevyžádanou poštou... 4 Téma 3 Přístup do Bezpečné správy dodavatele (SVAT)... 5 Téma 4 Vyplnění formuláře k aktualizaci dodavatele... 6 Informace o fyzické adrese... 6 Kontaktní údaje ekonomického oddělení / centrály... 7 Bankovní a účetní údaje dodavatele... 8 Klasifikační údaje dodavatele Další informace, poznámky, komentáře Přílohy Global Procurement Page 2 Last Updated: 2/2/2012

3 Tém a 1 P roč potřebuje HP údaje o vaší společnosti? Hewlett-Packard (HP) potřebuje informace o vaší firmě pro podnikání s vaší společností a k zajištění přesných plateb za budoucí objednávky. Poskytnuté informace jsou zabezpečeny šifrováním dat pomocí Bezpečné správy dodavatele (SVAT). Veškeré poskytnuté informace budou považovány za důvěrné a slouží pouze k podnikání mezi HP a vaší společností. Global Procurement Page 3 Last Updated: 2/2/2012

4 Tém a 2 upozornění zaslané Bezpečnou správou dodavatele Chcete-li přidat nebo aktualizovat informace o své firmě v databázi HP dodavatelů, obdržíte automatické upozornění Bezpečné správy dodavatele. Toto upozornění bude zasláno z HP adresy: SupplierSetup@hp.com. Poznámka: Tento slouží pouze k procesu zahájení registrace pro dodavatele HP. Tato schránka není monitorována, takže prosím, neodpovídejte na tuto ovou adresu. 1. V ové zprávě je stručné vysvětlení proč jsou informace o vaší firmě potřebné a jak budou tyto zabezpečené údaje použity a předány. 2. Zde máte krátký popis kroků, které je potřeba učinit při poskytování informací o vaší firmě. 1 2 Co dělat, k dyž em ail upozornění přijde do složk y s nev yžádanou poštou V některých případech může upozornění přijít do složky s nevyžádanou poštou. Aby jste tomu zabránili, ujištěte se, prosím, že ová adresa SupplierSetup@hp.com není blokována pravidly pro spam/nevyžádané. Global Procurement Page 4 Last Updated: 2/2/2012

5 Tém a 3 Přístup do Bezpečné správy dodavatele (SVAT) Bezpečná správa dodavatele (SVAT) je webová aplikace, která slouží k shromažďování požadovaných informací a souhlasů k zařazení dodavatele do databáze dodavatelů HP. Veškeré poskytované informace jsou zabezpečeny šifrováním dat. V upozornění, které obdržíte od HP, je odkaz na SVAT a klíč k zadání žádosti o nastavení dodavatele. 1. Přejděte na uvedený odkaz na SVAT, který jste obdrželi v upozornění Zadejte klíč k zadání žádosti o nastavení dodavatele. P oznám k a: Klíč k zadání žádosti o nastavení dodavatele je pouze jednorázový. V případě dalších nebo budoucích aktualizací bude nutno požádat o nový klíč kontaktováním HP na adrese SupplierSetupSupport@hp.com 3. Klikněte na Go>> tlačítko a budete mít přístup k Formuláři aktualizace dodavatele. 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 2/2/2012

6 Téma 4 Vyplnění formuláře k aktualizaci dodavatele Formulář aktualizace dodavatele obsahuje šest částí ; informace o fyzické adrese, kontaktní údaje ekonomického oddělení / centrály dodavatele, bankovní a účetní údaje dodavatele, klasifikační údaje dodavatele, další informace, poznámky, komentáře a přílohy. Pole označená hvězdičkou (*) jsou povinná a bez vyplnění informací v těchto položkách nebute moci odeslat formulář. Informace o fyzické adrese V první části formuláře k aktualizaci dodavatele jsou informace o fyzické adrese vaší společnosti. 1. Zadejte celé jméno včetně právní formy vaší společnosti do pole Právní název dodavatele 2. Vyplňte fyzickou adresu vaší společnosti v poli Adresa dodavatele 3. Zadejte název města v poli Město 4. Zadejte okres, kraj, stát, provincii přichází-li v úvahu 5. Vyplňte poštovní směrovací číslo 6. Zadejte číslo PO Box, PO Box PSČ, město PO Box přichází-li v úvahu 7. Vyberte zemi z rozbalovacího seznamu 8. Zadejte tefonní číslo vaší společnosti včetně mezinárodní předvolby, např do pole Telefonní číslo dodavatele Global Procurement Page 6 Last Updated: 2/2/2012

7 Následující čtyři položky jsou povinné, jestliže se má s vámi zástupce HP kontaktovat faxem, telefonicky nebo prostřednictvím Vyplňte Číslo fax dodavatele, jestliže přichází v úvahu. 10. V poli Kontaktní osoba dodavatele zadejte jméno osoby z vaší firmy, na kterou bychom se měli obracet v další korespondenci. 11. Pole Kontaktní telefon dodavatele je pro telefonní číslo osoby, na kterou se má HP obracet. 12. Pole Kontaktní dodavatele je pro adresu, na které je k dosažení kontaktní osoba K ontak tní údaje ek onom ick ého oddělení / centrály Druhá část formuláře aktualizace dodavatele obsahuje informace o kontaktních údajích ekonomického oddělení / centrály. To jsou údaje, které HP užije k realizaci plateb vaší společnosti. 13. Jsou-li kontaktní údaje ekonomického oddělení/ centrály stejné jako ty, které jste právě uvedli v předchozí části, zaznačte kontrolní políčko Stejné. Údaje, které jste uvedli v části o fyzické adrese budou automaticky vyplněny. 14. Je-li adresa ekonomického oddělení/ centrály jiná, budete muset vyplnit adresu centrály a kontaktní údaje i v této části. Požadované údaje jsou stejné jako v předchozí části Global Procurement Page 7 Last Updated: 2/2/2012

8 Bankovní a účetní údaje dodavatele Pole v této části jsou nutné k dokončení nastavení účetních údajů vaší společnosti v naší databázi dodavatelů a k uskutečnění plateb za budoucí objednávky. HP se s vámi skontaktuje v případě potřeby získání dat pro aktualizaci databáze dodavatelů, proto je důležité, aby jste tyto informace uvedli v době přihlášení formuláře, to zkrátí čas. Osoba nebo funkční jednotka, která má ve vaší organizaci na starosti pohledávky, bude mít k dispozici informace požadované níže. 15. Pole by mělo obsahovat název banky, ve které chcete obdržet platby. 16. V poli Sucursal by jste měli zadat název pobočky banky, pokud přichází v úvahu může to být BIZ kód, interní kód, atd., pokud je informace nezbytná k uskutečnění správné platby, ujistěte se, prosím, že jste ji uvedli v tomto poli. Například Sucursal číslo slouží k vygenerování bankovního kódu v Mexiku Následující čtyři pole jsou pro údaje o adrese banky, kterou používáte. 17. Adresa banky, město, stát/ region/ další a země, vyberte zemi z rozbalovací nabídky. 18. Pobočka banky pokud přichází v úvahu 19. Bankovní kód ( IFSC pro Indii) bankovní kód má různý formát ( pouze čísla, kombinace čísel a písmen) a délku v závislosti na zemi. Například pro dodavatele z USA se bankovní kód nazývá ABA směrové číslo. Pokud si nejste jisti jaký je bankovní kód, měli byste kontaktovat svou banku. 20. Číslo bankovního účtu číslo účtu, které chcete aby bylo použito při realizaci plateb vaší společnosti. 21. Majitel účtu ve většině případů je majitelem účtu vaše společnost. 22. Kontrolní kód vyplňte tento údaj v případě potřeby. Pro dodavatele z USA podejte Typ účtu Savings 01/Checking SWIFT kód zadejte SWIFT (zkratka pro Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication) kód banky, který jednoznačně identifikuje banku po celém světě.swift kód se používá pro indetifikaci banky v mezinárodních platebních transakcích.swift kód by měl mít buď 8 nebo 11 číslic, přičemž 5. a 6. znak je kód země. Global Procurement Page 8 Last Updated: 2/2/2012

9 24. IBAN kód International Bank Account Number. Je potřebný k mezinárodním transakcím a je povinný pro banky z evropských zemí. Poslední čtyři skupiny položek v části bankovních a účetních údajů jsou věnovány daňovým údajům společnosti. Tyto skupiny jsou kombinací rozbalovacího seznamu, ve kterém musíte vybrat příslušné číslo země a polí k vyplnění, kde je třeba zadat daňové identifikační číslo, pod kterým je registrována vaše společnost. Tato čísla jsou specifická pro jednotlivé země. Například DIČ pro evropské země a federální TAX ID pro USA. 25. DPH #1 z rozbalovacího menu musíte vybrat číslo, které platí pro vaši zemi. 26. Rozbalovací seznam Specifických čísel DPH # 1 pro dané země budete si moci vybrat mezi čísly specifickými pro různé země. Výběr by měl odpovídat zemi, ve které je vaše společnost zaregistrovaná a specifickým daňovým číslům a informacím užívaným v této zemi V DPH # 1/2/3/4 musíte vybrat určité číslo země a v poli vedle uvést číslo, pod kterým je registrována vaše společnost. Máte k dispozici čtyři skupiny polí pro daňové údaje společnosti. 27 Global Procurement Page 9 Last Updated: 2/2/2012

10 Klasifikační údaje dodavatele Tato část vyžaduje další informace o vaší firmě. 28. Vyberte klasifikační typ společnosti/ daňový typ dodavatele/ situaci prodejce, typ příjemce atd. máte na výběr předem definované kódy v rozbalovacím menu. Například, pokud se vaše společnost nachází mimo USA, je třeba vybrat A01 zahraniční vlastnictví. 29. V dalším rozbalovacím seznamu byste měli odpovědět, zda je vaše firma součástí akciové společnosti Další inform ace, poznám k y, k om entáře 30. V poli Poznámky můžete zadat jakékoli informace, které by měly být brány v úvahu při zadávání vaší firmy jako dodavatele v databázi dodavatelů HP. 30 Přílohy V části Přílohy můžete připojit jakýkoli dokument, který je důležitý ke správnému nastavení vaší firmy v databázi dodavatelů HP, nebo který je požadován z důvodů právních předpisů a zákonů příslušné země. 31. Klikněte na tlačítko Procházet a vyhledejte soubor uložený ve vašem počítači 32. Zadejte stručný Popis dokumentu, který přikládáte 33. Klikněte na tlačítko Přiložit soubor P oznám k a: Velikost každého přiloženého souboru je omezena na 10MB. Přikládání jakéhokoli souboru přesahujícího 10MB nahlásí chybu systému a soubor nebude přiložen ani uložen. 34. Po přiložení se soubor zobrazí v tabulce 35. Pokud chcete odstranit některý z přiložených souborů, klikněte na tlačítko Odstranit po levé straně 36. Klikněte na tlačítko Odeslat jakmile jste uvedli všechny požadované informace Global Procurement Page 10 Last Updated: 2/2/2012