Týmový Hlídač úkolů 1.0 Program Hlídač úkolů slouží ke sledování jednotlivých fází úkolů, od počátečního zadání, přes urgování, až po jejich splnění a následnou zpětnou vazbu. OBSAH.. 1 1. Nastavení programu 1.1 Nastavení.... 2 1.2 Výběr profilu. 2 1.3 Přihlášení uživatele.. 3 1.4 Další nastavení. 3 2. Pohledy 2.1 Tvorba nového pohledu. 4 2.2 Oprava pohledu... 4 2.3 Mazání pohledu 4 3. Práce s programem 3.1 Popis hlavního okna.. 5 3.2 Zobrazení priorit.. 5 3.3 Operace v programu. 6 3.4 Možnosti upozornění 6 1
K čemu Hlídač úkolů přesně slouží? Hlavním účelem tohoto programu je rychlé zadávání úkolů okolním uživatelům s jistotou jejich převzetí. Následný přehled zobrazuje seznam těchto úkolů a informuje zadavatele o jejich plnění. 1. Nastavení programu Nastavení programu a pohledů můžete provádět pouze pod účtem správce profilu. U nově instalovaného programu (serveru) je toto přihlášení následující: Uživatel: Správce - Heslo: <prázdné> 1. Při prvním spuštění budete vyzváni k výběru profilu a uživatele. Klikněte na tlačítko Ano. 2. V okně Nastavení vyberte Profil. V nabídce Vám budou zobrazeny profily, které jsou dostupné na firemní síti. Pokud v seznamu není nic na výběr, musíte profil nalistovat pomocí tlačítka Vyhledat profily. Spustí se program Hledání databázových profilů, který vyhledá všechny dostupné profily na síti. V nabídce Profil můžete jeden vybrat. 2
3. Po výběru profilu vyberte Uživatele, popřípadě jej vytvořte na záložce Správa uživatelů. Abyste mohli založit nového uživatele, je třeba se přihlásit jako Správce profilu přičemž heslo je prázdné. 4. Dále klikněte na tlačítko Přihlásit. Tím budou zkontrolovány přihlašovací údaje (uživatel a jeho heslo). Pokud dané údaje souhlasí, program Vám zobrazí hlášku o úspěšném přihlášení. 5. V poli Obnova diáře vyberte počet minut, po kterých se bude diář aktualizovat (doporučujeme neměnit). 6. V dalším poli vyberte, kolik dní do minulosti má diář aktivně reagovat (pouze správce). 7. Po zaškrtnutí políčka Potvrzovat přijetí urgencí/úkolů Vás bude program upozorňovat o tom, že adresát úkol/urgenci vzal na vědomí (zaškrtl ve svém Hlídači úkolů tlačítko Beru na vědomí ). 8. Poslední zaškrtávací pole Spouštět po přihlášení do Windows doporučujeme zaškrtnout. 3
2. Pohledy Pomocí pohledů definujete, jaké úkoly se Vám budou zobrazovat. Důležitou vlastností programu je možnost, si pohledy libovolně dotvářet, měnit a mazat. Po instalaci Vám program nabídne tři základní pohledy, které není nutno měnit. a) Prvním pohledem je Můj diář za období.... V tomto pohledu Vám diář zobrazí Vaše veškeré úkoly za dané období. To znamená nejen události, které jste si vytvořili sami, ale i ty, které Vám zadal jiný uživatel programu. b) Druhým pohledem jsou Moje úkoly od ostatních za období.... Zde jsou zobrazeny úkoly, které Vám vytvořili ostatní uživatelé a nejsou splněné. c) Úkoly pro ostatní za období jsou třetím, posledním pohledem, kde jsou zobrazeny ty úkoly, které jste zadali Vy jiným uživatelům a nejsou splněné. 2.1 Tvorba nového pohledu Chcete-li vytvořit nový pohled, klikněte v hlavním okně na Pohled -> Vytvořit nový pohled. V tvorbě nového pohledu postupujte následovně: 1) Popiska - zadejte název nového pohledu. 2) Třídit sestupně nebo vzestupně - zaškrtněte hodící se. 3) Zobrazovat... dnů do minulosti a... do budoucnosti - zadejte počet dnů, který Vám vyhovuje. 4) Zaškrtněte vyhovující zobrazení: a) všechny události v mém diáři b) události v mém diáři vytvořené jiným uživatelem c) události, které jsem vytvořil(a) do cizích diářů 5) Zaškrtněte vyhovující prioritu události: a) s vysokou prioritou b) s normální prioritou c) s nízkou prioritou d) bez uvedené priority 6) Zobrazovat splněné události - ne/zaškrtněte 7) Zobrazovat nesplněné události - ne/zaškrtněte 2.2 Oprava pohledu 4
Pokud chcete cokoli ve vytvořeném pohledu změnit, klikněte v hlavním okně na Pohled -> Opravit pohled. Parametry pohledu, které můžete měnit, jsou naprosto identické s těmi, které jste nastavili při vytváření nového profilu. 2.3 Mazání pohledu Chcete-li smazat aktuálně otevřený pohled, klikněte v hlavním okně na Pohled -> Smazat pohled. 3. Práce s programem Hlavní okno programu má v horní části kalendář (libovolný počet zobrazených měsíců, pro navýšení/snížení počtu zobrazených měsíců stačí zvětšit/zmenšit hlavní okno). Ve střední části programu máte k dispozici nástrojovou lištu (pět tlačítek) pro operace s úkolem. V této části se rovněž nachází rolovací menu pro výběr pohledu. Pomocí oranžového tlačítka si můžete zobrazit/skrýt kalendář z horní části okna. 3.1 Popis hlavního okna Ve spodní části je seznam úkolů. Kritéria zobrazení tohoto seznamu nastavíte přes Pohled -> Vytvořit/opravit pohled. 3.2 Zobrazení priorit Na obrázku je v levé části zobrazena editace priority v okně události, pravá část ukazuje priority v kalendáři (trojúhelníček u daného dne). Podle vybrané priority se trojúhelníček v kalendáři zabarví. 5
V případě, že jsou všechny události v daném dni splněny, je trojúhelníček v kalendáři uvnitř vybarven bíle. Splněná událost je rovněž zobrazena jako přeškrtnutá v seznamu událostí. 3.3 Operace v programu 1. Zadavatel zadá novou událost -> Příjemce je upozorněn na novou událost 2. Příjemce vezme událost na vědomí -> Zadavatel je informován o přečtení úkolu 3. Příjemce pošle komentář k úkolu -> Zadavateli přijde upozornění na komentář 4. Zadavatel si přečte komentář -> Příjemce je informován o reakci na komentář 5. Zadavatel může urgovat úkol -> Příjemci se objeví upozornění s urgencí 6. Příjemce úkol splní -> Zadavatel je informován o splnění úkolu Přidání události - klikněte na tlačítko přidat úkol v nástrojové liště. 3.3 Možnosti upozornění Po zadání nového úkolu se příjemci zobrazí v pravém dolním rohu upozornění na nový úkol. Příjemce musí zaškrtnout (potvrdit) převzetí úkolu tlačítkem Beru na vědomí. Úkol si může znovu přečíst v hlavním okně hlídače úkolů. Opravení úkolu - klikněte na konkrétní událost, a poté na tlačítko v nástrojové liště. 6
Komentář k úkolu tuto funkci použijete v situaci, kdy Vám někdo naplánuje úkol, který nemůžete splnit nebo k jeho splnění potřebujete více informací. V nástrojové liště klikněte na tlačítko a do popisku úkolu vložte komentář. Zadavateli se objeví upozornění na vložený komentář, na které když klikne, zobrazí se stejné okno s vepsaným textem. Urgence úkolu pokud chcete příjemci úkol připomenout a znovu ho upozornit, klikněte na konkrétní událost, a poté na tlačítko v nástrojové liště. Splnění úkolu - Pro splnění události klikněte na konkrétní událost, a poté na tlačítko v nástrojové liště. Splnit událost můžete také v editačním okně úkolu. V jednom upozorňovacím dialogu se může objevit více úkolů, potom je nutné vzít na vědomí všechny zobrazené úkoly. 7
Nárok na poradenskou službu mají pouze firmy, které produkt řádně zakoupili. 1. máje 59, 460 01 Liberec 1, Česká Republika Tel./fax: +420 488 058 058 Hotline: +420 485 100 404 E-mail: hotline@systegra.cz Internet: www.systegra.cz Copyright 1993-2009 SYSTEGRA. Všechna práva vyhrazena. 8