Software pro Váš úspěch PRACUJTE V SÍTI NA PLATFORMĚ V3 CESTOVNÍ PŘÍKAZY ELEKTRONICKY PRO VŠECHNY ZAMĚSTNANCE IMPLEMENTACE DOCHÁZKY V DĚTSKÉ PSYCHIATRICKÉ LÉČEBNĚ OPAŘANY
Nové prostory POBOČKA V OLOMOUCI Nová adresa je: Vema, a. s. pobočka Olomouc Ibsenova 496/19 779 00 Olomouc tel: 585 220 334 fax: 585 220 334 e-mail: vema@vema.cz Jihoslovanská Tolstého Ibsenova Schweitzerova Ibsenova Husitská Mišákova Velkomoravská
Úvodní slovo ředitele společnosti Vážení čtenáři, rád bych se s Vámi podělil o to, co se nám za uplynulé období podařilo realizovat, jaké jsou naše poznatky z poptávky trhu po informačních systémech a kde vidíme prostor pro naše uplatnění ve Vašich organizacích. Naše společnost klade trvale velký důraz na rozvoj informačních systémů a promítání nových technologií do praktického užití. V tomto roce jsme se zaměřili na rozšíření využívání platformy tenkého klienta, kterou označujeme V3. Principem varianty V3 je přesun veškerých operací nad datovým prostředím z pracovních stanic na server, které přináší snížení komunikačních nároků na síť a centralizaci správy celého systému na server, nižší zatížení sítě, větší bezpečnost dat, jednodušší správu uživatelů. Mezi základní výhody našeho řešení V3 patří také to, že se při přechodu na V3 nic nemění z hlediska uživatelského rozhraní aplikací. Můžeme říci, že na tyto argumenty naši uživatelé opravdu slyší a tuto moderní technologii na základě dobrých zkušeností oceňují. Naše společnost patří mezi prestižní dodavatele personálních informačních systémů. Údaje o pracovnících jsou využívány v každé organizaci na mnoha místech. Dosáhnout toho, aby tyto údaje byly pořizovány do systému pouze jedenkrát a ve všech ostatních systémech byly sdíleny, je cílem, kterého by rádi mnozí dosáhli. Pro tento účel jsme vytvořili novou aplikaci Adresářové služby (ADR), která slouží k přenosu údajů mezi personálními databázemi Vema a adresářovými službami. K nejvíce poptávaným IS patří v poslední době řešení docházkových systémů. Těší nás, že můžeme zákazníkům nabídnout vyzkoušené komplexní řešení, které jsme realizovali ve státních institucích, výrobních organizacích i zdravotnických zařízeních. Uvedení tohoto systému do praxe patří k těm náročnějším, protože se dotýká každého pracovníka organizace a proto si zejména v této oblasti nemůžeme dovolit žádná pochybení. Intranetové řešení, které zákazníkům nyní nabízíme, ještě zvýší komfort práce uživatelů. Trvale sledujeme, jak si stojíme v porovnání s naší konkurencí.v minulých měsících jsme se zaměřili na slovenský trh a domníváme se, že i zde patříme opravdu k těm, kteří mají co nabídnout. Nespornou výhodou je řešení jak české tak i slovenské legislativy, kterou oceňují zejména nadnárodní společnosti. Úspěšně se zde prosazuje např. aplikace Ochranné prostředky, kterou stávající informační systémy většinou neřeší. K prioritám v naší činnosti patří péče o stávající klienty. Postupně přidělujeme osobní konzultanty nejenom pro VIP zákazníky, ale pro podstatně větší okruh zákazníků tak, aby měli k dispozici osobní péči zkušeného pracovníka, na kterého se mohou s důvěrou obracet při řešení jejich problémů s využíváním našich aplikací. Věříme, že tento krok povede k širšímu využití možností, které naše systémy nabízejí, a ještě větší spokojenosti zákazníků. Ing. Michal Máčel, CSc. ředitel společnosti magazín Vema 2007 3
využívání v praxi Ing. Dagmar Hrušková, vedoucí analytik ekonomiky a logistiky Nové technologie mohou práci významně zpříjemnit i zefektivnit INTRANETOVÝ PŘÍSTUP K APLIKACÍM PRO KAŽDÉHO Většina z nás považuje za samozřejmé, že si z kteréhokoli počítače může na internetu vyhledat spoustu potřebných informací, počínaje dopravním spojením a konče aktuálním komentářem k zákonu, nebo třeba objednat knihu či poslat požadavek do Call Centra. Někteří z nás se již přes internet dostanou i ke svým datům v aplikacích Vema. M áme za sebou přibližně rok provozování našich aplikací přes Portál, lze tedy shrnout první zkušenosti uživatelů s využíváním nových možností, které Portál do organizací přináší. Stručně řečeno - Portál se stává stejně přirozenou součástí našeho života, jako je internet nebo mobil. Rozšiřuje okruh lidí, kteří mohou velmi jednoduše čerpat z dat různých aplikací, resp. odesílat svá data, významně usnadňuje přístup k datům a zkvalitňuje možnosti práce s nimi. Z jakéhokoli počítače, který o Vemě nic neví, se uživatel pomocí Internet Exploreru dostane na svou hlavní stránku Portálu, kde najde vše potřebné, a to v podobě, v jaké to potřebuje. Následující článek je stručným přehledem, které skupiny uživatelů a k čemu Portál v organizacích využívají. i uživatelsky přívětivá. Uživatel se tak dostává k informacím, které zatím buďto vůbec k dispozici neměl, nebo se k nim dostával mnohem obtížněji, resp. byl závislý na dodávce řady "papírů" od dalších lidí. Naproti tomu získání informací přes Portál je stejně snadné, jako výše zmíněné získání informací o dopravním či telefonním spojení. Příkladem může být potřeba zjistit, jak vypadají aktuální obraty na vybraném bankovním účtu.k tomu lze použít např. následující tabulku: Uživatele Portálu lze obvykle rozdělit do tří skupin, které Portál potřebují pro různý účel, a tedy jej i jinak používají: vedení organizace - zejména ředitel, ekonom a personalista odborní referenti - např. fakturant, účetní, mzdový účetní, docházkový vedoucí ostatní pracovníci Portál pro vedoucí pracovníky Díky Portálu může management velmi efektivně získávat aktuální informace ze všech aplikací, které jej zajímají. Je docela příjemné, že jsou to informace nezprostředkované a navíc ve formě, která je pro něj nejen přínosná z pohledu obsahu, ale Pokud pracovníka v datech něco zajímá, zde např. zač bylo vydáno skoro 300 000 Kč, není problém se přes příslušné "živé" okénko dostat k příslušné faktuře: Takových dotazů je v praxi potřeba zodpovídat mnoho, v oblasti ekonomiky typicky stavy peněz, očekávané příjmy a výdaje, práce s účetními vý- 4 magazín Vema 2007
využívání v praxi kazy, jak hospodaří střediska apod., v oblasti lidských zdrojů platové či mzdové přehledy, odpracované doby, dovolené a řada dalších. V některých případech, chceme-li např. srovnat hospodaření středisek, může být přehlednější pracovat se "živým" grafem: Kromě rychlého získání odpovědi na konkrétní dotazy s možností "doklikat se" k podrobnostem přináší Portál sofistikované nástroje pro analýzy dat. To je však již mimo rámec tohoto krátkého článku. Odborní referenti Druhou skupinou pracovníků, která využívá Portál, jsou odborní referenti, kteří mají na starosti účetnictví, správu pohledávek a závazků, mzdy, docházku apod. Pro tyto pracovníky je práce s aplikacemi Vema hlavní pracovní náplní, odpadá tedy jedna z výhod, kterou Portál přináší všem ostatním, tedy že není potřeba učit se s aplikacemi pracovat a instalovat SW. Rovněž rutinní pořizování dokladů apod. se i nadále provádí jako dosud. Všechny ostatní výhody však jsou společné. Ve vlastní agendě pracovníci vesměs Portál používají k efektivnímu vyhledávání informací, ke kontrolám, různým dotazům do databáze, které jsou jinak obtížněji dostupné. Příkladem mohou být přehledné tabulky pohledávky či závazky po splatnosti, hospodářský výsledek a řada dalších, vždy s přechody do detailů. Zpřístupnění vybraných dat všem zaměstnancům Zcela nové možnosti přináší Portál ve vztahu k běžným zaměstnancům, kteří dosud neměli s aplikacemi Vema prakticky žádný kontakt. Portál nejen umožňuje každému dostat se k informacím, které je on konkrétně oprávněn vidět, ale je to přístup snadný, není potřeba nic na spoustu počítačů instalovat, není potřeba pořádat dlouhá školení. Pracovníci mají k dispozici svou osobní kartu, mzdové lístky, svou docházku, potřebné informace o organizaci aj. Kromě toho může každý pracovník spravovat vybrané vlastní agendy sám - typicky pořizovat a vyúčtovávat vlastní cestovní příkazy, či plánovat svou nepřítomnost. Pracovníci si rovněž mohou stáhnout dokumenty, které v organizaci každý potřebuje, např. žádanky o pracovní volno či dovolenou. Jako zřetelná výhoda se přirozeně ukázala i dostupnost personalizace Portálu - prakticky každá organizace má vlastní sadu hlavních stránek pro jednotlivé typy funkcí top management, personalista, ekonom, zaměstnanec,, realizovali jsme také velké množství nových dynamických dokumentů pro individuální potřeby organizací a jejich pracovníky. Není účelem tohoto článku popisovat podrobně, co vše může Portál svým uživatelům přinést, rádi však zodpovíme vaše dotazy a předvedeme, jaké možnosti jsou k dispozici. magazín Vema 2007 5
aplikace Irena Fialová, MSc., analytik HR Podpora personálního procesu PROFESIONÁLNÍ PŘÍSTUP K VÝBĚRU ZAMĚSTNANCŮ Aplikace Výběrová řízení je ambiciózním členem rodiny HR produktů Vema. Chce se stát nepostradatelným pomocníkem při výběru nových zaměstnanců soukromých firem i státních organizací. Uživatelům nabízí pohodlí jednotné a ucelené administrativy odpovídající požadavkům 21. století. i mazání jejich dokumentů, a to na základě udělení či neudělení souhlasu s archivací osobních údajů. Zrod aplikace VBR Spouštěcím mechanismem pro myšlenku tvorby nové aplikace byl zájem ze strany klientů, kteří chtěli systémově ošetřit proces přijímání nových pracovníků. Okamžitě bylo zřejmé, že nová aplikace bude pracovat ve velmi těsném sepětí s HR aplikacemi Personalistika a Mzdy, popř. Systemizace. Funkčnost, ovládání a celková struktura pak není určována zákonným rámcem, ale byla sestrojena intuitivně na základě analýzy i přání svých tvůrců. Snahou autorského týmu bylo co nejvíce reflektovat potřeby každodenního života personalisty nebo osoby odpovědné za přijímání nových zaměstnanců. N ení sporu o tom, že lidské zdroje patří mezi nejdůležitější firemní kapitál. Kvalita zaměstnanců ovlivňuje interní procesy a má stěžejní podíl na výstupech organizace. Potenciál a invence pracovníků je hodnota nevyčíslitelná a jako takovou je nutno ji respektovat. Proces výběru nových členů firemních týmů je, v tomto kontextu, úlohou velmi zodpovědnou i náročnou, a proto je nutno věnovat personálnímu recruitmentu maximální pozornost a nepodceňovat jej. VBR pracuje v součinnosti s ostatními aplikacemi HR, ale i samostatně. Aplikace Výběrová řízení (VBR) aspiruje na funkci aktivního pomocníka při výběru zaměstnanců. Jedná se o nového člena rodiny HR aplikací, které nabízí technickou i administrativní podporu při obsazení pracovních pozic novými lidmi. Aplikace je koncipována jako: prostředek k vytvoření podrobné charakteristiky pracovní pozice, včetně možnosti transformace do podoby inzerátu a výběru inzertního média funkční nástroj pro práci s uchazeči i jejich přesuny v rámci jednotlivých kol výběrového řízení pomocná ruka personalisty při písemné komunikaci s účastníky výběrového řízení, kdy jsou uchazeči informování prostřednictvím pozvánek a dalších písemností provázejících celý proces personálního náboru archiv dokumentů jednotlivých uchazečů s možností ukládání Použití modulu neomezuje ustálené organizační postupy a pravidla při výběru zaměstnanců, naopak je flexibilně podpoří. Komu je nová aplikace určena? Odpověď na tuto otázku byla jedním ze základních stavebních kamenů počáteční analýzy prostředí, do něhož měla být aplikace zasazena. Přes některé odlišnosti v pravidlech práce s uchazeči v soukromém a státním sektoru, se nakonec ukázalo, že je možné aplikaci koncipovat jako univerzální pro obě prostředí. Výsledek v sobě alokuje nástroje, jichž mohou využívat jak pracovníci soukromého sektoru, tak osoby odpovědné za nábor do státní správy. Jednou z funkcí, pomocí nichž lze 6 magazín Vema 2007
aplikace dokumentovat univerzální schopnost aplikace, je Výmaz dokumentů uchazeče bez souhlasu k archivaci. Prostřednictvím tohoto příkazu dojde ke smazání veškerých poskytnutých materiálů, jako jsou například: životopis uchazeče motivační dopis uchazeče reference o uchazeči, apod. Práce s funkcí, intenzita jejího užití, automatické uvedení data výmazu a další ovladače jsou plně v kompetenci uživatele systému.pouze na něm tedy závisí, jakým způsobem je bude využívat a zda vůbec s ní chce pracovat. Co za Vás VBR nevyřeší aneb nutnost přítomnosti lidského faktoru Aplikace bohužel nedokáže zajistit pročítání životopisů uchazečů a konečné rozhodnutí o přijetí konkrétního pracovníka. Tato činnost zůstane vždy v působnosti personalisty, popř. jiné odpovědné osoby. Při optimálním naplnění daty však dokáže zefektivnit práci a snížit nápor administrativy. Aplikace nemá ambice ovládnout proces výběru pracovníků, ale chce být pracovitým pomocníkem a užitečným společníkem personalisty, při všech důležitých činnostech, jenž bude provádět. VBR nabízí maximální administrativní podporu procesu náboru nových pracovníků, a to včetně jejich hodnocení. Funkce aplikace, které uživatel ocení Pro usnadnění práce s množstvím dokumentace provázejícím většinu výběrových řízení lze, prostřednictvím nové aplikace, ukládat elektronicky doručené písemnosti přímo k jednotlivým uchazečům. V části Dokumenty uchazeče je pak tato dokumentace připravena k užití, archivaci či odstranění dle přání i potřeb uživatele. Sledovat mediální odezvu na uveřejněnou inzerci pracovních pozic lze prostřednictvím Přihlášky. Díky schopnosti měření počtu příchozích uchazečů v závislosti na zdroji inzertních informací, lze získat zajímavý přehled o zaměření média na cílovou skupinu i o efektivitě a účinnosti inzerce v daném médiu. Tyto informace lze pak dále vyhodnocovat a zpracovávat pro další náborové kampaně. Při propojení aplikace VBR spolu s dalšími aplikacemi HR Vema je možné využívat pro práci s lidskými zdroji jak nově příchozí uchazeče, tak interní pracovníky zvažující změnu pracovní pozice v rámci organizace. magazín Vema 2007 7
aplikace Ing. Zora Ryšavá, analytik ekonomiky a logistiky Aplikace evidující nepeněžní složky odměny ve vazbě na aplikaci PAM ZAMĚSTNANECKÉ VÝHODY Aplikace Zaměstnanecké výhody slouží k evidenci poskytování zaměstnaneckých výhod do výše nároku, který byl jednotlivým zaměstnancům přidělen organizací v rámci jednoho fiskálního období jako forma nepeněžního odměňování. V dnešní době se žádná organizace neobjede bez kvalitní péče o své pracovníky. Ti jsou pro ni rozhodujícím kapitálem, o který se musí pečlivě starat. Nedílnou součástí její činnosti musí být tedy investice do spokojenosti svých zaměstnanců. Systém výhod by měl především motivovat zaměstnance a pomáhat rozvoji firmy. Benefity jsou často zvýhodněné daňově. To se týká například poskytování stravenek, příspěvků na penzijní připojištění či životní pojištění. Firma si tak může spočítat, zda se jí vyplatí motivovat zaměstnance zvýšením mzdy nebo přiznáním nějaké zaměstnanecké výhody. Ke zvýšení atraktivity firmy na trhu pracovních příležitostí patří i otázka volitelného systému bloků zaměstnaneckých výhod, který je jedním ze způsobů nepřímého odměňování. Zaměstnanecké výhody jsou složky odměny poskytované navíc k různým formám peněžní odměny. Naším cílem je poskytnout konkurence schopný systém zaměstnaneckých výhod, který by umožnil jak získat, tak i udržet kvalitní pracovníky. Nelze vždy předpokládat, že zaměstnanecké výhody, které je zaměstnavatel připraven svým zaměstnancům poskytnout, jsou pro všechny zaměstnance stejně přitažlivé. V těchto případech je jako nejvhodnější řešení navrhován "Cafeteria systém", pružný systém zaměstnaneckých výhod, který umožňuje zaměstnancům vybrat si z řady nabídek v rámci stanovených limitů. Základní informace o aplikaci Cílem aplikace Zaměstnanecké výhody je evidence čerpání finančních prostředků, které organizace přidělila jednotlivým zaměstnancům na úhradu různých mimopracovních aktivit, např. kulturní a sportovní akce, příspěvky na rekreace, úhrady vitamínových preparátů a očkovacích látek, rehabilitace, atd. Karty zaměstnanců, na nichž je evidován aktuální stav a pohyb prostředků přidělených konkrétnímu zaměstnanci, jsou vytvářeny na základě údajů z aplikace Mzdy (PAM) podle definovaných pravidel a úzce s touto aplikací spolupracují. Podmínky, které zaměstnanec musí splnit, aby měl nárok na čerpání benefitů, se nastavují přímo v aplikaci Zaměstnanecké výhody. V aplikaci Zaměstnanecké výhody se zadávají nabídky jednotlivých aktivit, objednávky na tyto aktivity ze strany zaměstnanců nebo doklady, které obsahují informace o způsobu čerpání přidělených prostředků zaměstnanci. Tyto informace se dále transformují dle zadaných kritérií, jejichž výsledek je možno sledovat na kartách zaměstnanců. Je umožněno zadávat čerpání jednotlivých aktivit se stanoveným příspěvkem, eventuelně vytvářet požadavky na akce, které procházejí schvalovacím řízením v rámci organizace a teprve po schválení z nich tvořit objednávku, na jejímž základě dojde k čerpání přidělených prostředků. Čerpat lze již uhrazené služby, nebo čerpání proplácet ve výplatě, eventuelně hradit přes účtárnu. Vzniklé přečerpání je možno hradit buď hotově, nebo převodem na účet organizace, eventuelně po odsouhlasení zaměstnancem lze provést srážku ze mzdy. V případě, že se zaměstnanec rozhodne výhody v daném období nečerpat, je možné nevyčerpaný nárok převést do roku následujícího. Zaměstnanci mohou přistupovat na svoji kartu zaměstnaneckých výhod přes internet prostřednictvím portálového řešení. SPOLUPRÁCE S OSTAT- NÍMI APLIKACEMI Informace přicházející z aplikace PAM do aplikace Zaměstnanecké výhody Aplikace Zaměstnanecké výhody je propojena s aplikací PAM, odkud přebírá informace rozhodující o existenci karty zaměstnance. Na základě těchto informací se tvoří v aplikaci Zaměstnanecké výhody nové karty, aktualizují se již existující, zablokují se karty, které již nesplňují vstupní podmínky pro čerpání prostředků v aplikaci Zaměstnanecké 8 magazín Vema 2007
aplikace Osobní karta zaměstnaneckých výhod Portálu Vema výhody, nebo se odblokují karty, které podmínky opět splňují, a vypočítává se limit finančních prostředků na dané fiskální období pro jednotlivé zaměstnance. Informace odcházející z aplikace Zaměstnanecké výhody do aplikace PAM Pokud se proplácí zaměstnancům čerpání ve výplatě, je možné do aplikace PAM zasílat věty čerpání proplácené přes výplatu, obsahující osobní číslo a částku, která má být ve výplatě proplacena. Nastavení podmínek pro vytváření karet v aplikaci Zaměstnanecké výhody Bude-li organizace případné vzniklé přečerpání limitu pro čerpání benefitů srážet zaměstnancům ze mzdy, lze do aplikace PAM zaslat jako srážky označené věty přečerpání finančního limitu. Do aplikace PAM lze zasílat věty s uskutečněným čerpáním, které podléhá zdanění (Slovenská republika), obsahující osobní číslo a částku, která má být zdaněna. Karta zaměstnance v aplikaci Zaměstnanecké výhody magazín Vema 2007 9
technologie Ing. Martin Ticháček, vedoucí oddělení zakázkového programování Propojení systémů Vema s adresářovými službami VEMA A ADRESÁŘOVÉ SLUŽBY Systémy pro řízení lidských zdrojů obsahují údaje o všech zaměstnancích organizace. Díky tomu představují ideální pramen těchto dat pro všechny ostatní aplikace. Pokud ke sdílení personálních údajů využijeme adresářové služby, výrazně zvýšíme efektivitu práce s nimi. P otřeba sdílení informací Infrastruktura informačních systémů ve všech organizacích je čím dál více složitá. Přitom v řadě případů dochází k tomu, že informace o stejném objektu musí zpracovávat více systémů. Takovýmto objektem může být například zaměstnanec organizace. Jistě není třeba popisovat v kolika aplikacích a systémech jsou uloženy údaje o každém z nás.pokud jsou tyto údaje do všech systémů pořizovány ručně, je tato činnost časově náročná a nelze se vyhnout chybám. Rostoucí roli proto hraje vzájemné sdílení těchto údajů mezi jednotlivými informačními systémy. Cest k tomuto sdílení je samozřejmě celá řada, nicméně stále více se pro tento účel používají adresářové služby. Proč adresářová služba Z pohledu sdílení dat mezi informačními systémy je základní výhodou adresářové služby jednoduchost Aplikace ADR slouží k výměně informací mezi databázemi Vema a adresářovými službami. ADR je ideálním prostředníkem pro sdílení údajů mezi informačními systémy Vema a ostatními aplikacemi. přístupu k údajům, které jsou v ní uloženy. Tato jednoduchost vyplývá ze standardizace komunikačního protokolu mezi adresářovými službami a ostatními systémy. S údaji v adresářové službě může pracovat libovolný systém, který tento protokol podporuje a má právo tyto údaje z adresářové služby číst nebo je do ní zapisovat. Adresářová služba je tedy ideálním nástrojem pro sdílení dat mezi různými systémy. Vazba na systém řízení lidských zdrojů Mezi klíčové součásti informačního systému každé organizace patří nepochybně systém pro řízení lidských zdrojů, ve kterém jsou evidovány veškeré údaje o zaměstnancích. Z tohoto důvodu se nabízí využít systém řízení lidských zdrojů jako zdroj informací, které se pomocí adresářových služeb poskytnou ostatním aplikacím. Aplikace ADR Společnost Vema jako přední výrobce software pochopitelně na potřebu komunikace mezi systémem řízení lidských zdrojů a adresářovými službami nezapomněla. Pro tento účel byla vytvořena aplikace ADR, která slouží k přenosu údajů mezi databázemi Vema a adresářovými službami. Pořizování údajů na jediném místě snižuje pracnost a zabraňuje vzniku chyb. Ačkoli si to neuvědomujeme, používáme adresářové služby téměř neustále. Bez adresářových služeb bychom se nepřihlásili do počítačové sítě, neodeslali bychom e-mail, nepřipojili se k internetu. Adresářové služby jsou totiž základním kamenem síťové infrastruktury. Účel adresářových služeb Jako adresářovou službu označujeme aplikaci, která slouží pro ukládání dat, jejich organizaci a přístup k nim. Přitom jsou tato data specifickým způsobem reprezentována. Nejjednodušší představa je taková, že data jsou uložena ve formě entit (záznamů), přičemž každá entita obsahuje několik atributů. Atribut je pak nositelem dat, tedy má jednu nebo více hodnot. Entitou je například uživatel počítačové sítě, atributem je jeho jméno nebo jeho telefonní čísla. V hierarchické struktuře lze snadno rozdělovat pravomoci. Snaha o organizaci dat samozřejmě není samoúčelná. Jejím cílem je mimo jiné možnost snadno a rychle vyhledávat potřebné informace. Pro adresářovou službu je dále charakteristické, že udržuje jednoznačné pojmenování jednotlivých prvků. Každá entita má tedy jednoznačné jméno v rámci adresářové služby, každý atribut má jednoznačné jméno v rámci entity. Co ADR umí Údaje o zaměstnancích se obvykle nejprve pořizují právě do systému řízení lidských zdrojů. Pokud do organizace nastupuje nový zaměstnanec, bývá ihned personálně zaveden. V tomto okamžiku ADR vytvoří pro zaměstnance účet v adresářové službě a zapíše tam všechny potřebné údaje o něm. Pokud se zaměstnanec dále zpracovává v aplikaci PAM, rozšíří se množina známých údajů o něm a ADR je opět odzrcadlí do adresářové služby. 10 magazín Vema 2007
technologie Základní kámen sí ové infrastruktury K ČEMU SLOUŽÍ ADRESÁŘOVÉ SLUŽBY Jmenná služba Komunikační technologie pro označování entit obvykle používají identifikaci pomocí čísel. S číselnými identifikátory se však člověku nepracuje dobře. Pro něj je vhodnější označovat entitu jménem. Z toho pramení potřeba prostředku, který zajišťuje převod mezi číselnou identifikací a jménem. Tímto prostředkem je jmenná služba. Adresář je optimalizovaný na velké množství vyhledávacích a čtecích operací. Adresářová služba Označení entity jménem je pouze prvním krokem. Pokud totiž pracujeme s větším množstvím entit, je vhodné je hierarchicky uspořádat, tedy roztřídit do jmenných prostorů. Přitom toto uspořádání pochopitelně má být zcela nezávislé na omezeních a struktuře primárních číselných identifikátorů entit. Nástroje pro toto uspořádání pak označujeme jako adresářové služby. Pojmenovávání entit Jak jsme již zmínili, musí mít každá entita v rámci globálního jmenného prostoru adresářového stromu jednoznačné pojmenování. Toto pojmenování nazýváme Distinguished Name (DN), neboli rozlišovací jméno. Rozlišovací jméno se skládá z Relative Distinguished Name (RDN), tedy relativních rozlišovacích jmen, která odpovídají větvím adresářového stromu, přes které je třeba projít v hierarchii mezi entitou a kořenem stromu. Můžeme říci, že tento způsob pojmenovávání položek je analogický souborovému systému a jeho adresářové struktuře. Stromová struktura Struktura adresářového stromu, jeho větvení, má pro adresářovou službu mimořádný význam. Pro přiblížení jejího účelu si můžeme rozdělit položky stromu na uzly a listy. Uzly definují větve stromu, zatímco listy jsou samostatnými koncovými objekty. Hlavními nositeli informací jsou v tomto případě listy, nicméně i uzlové položky mohou nést další informace. Struktura stromu se tedy přímo projeví ve jménech jednotlivých položek, uzlů i listů. Současně ale může ovlivnit i další vlastnosti listů. V adresářových službách je například obvyklé, že oprávnění uživatele je dáno jeho umístěním ve stromové struktuře. Data uložená v adresáři lze organizovat a spravovat z jediného místa. Kdy používáme adresářové služby Při práci s počítačem využíváme adresářové služby téměř neustále. Na adresářových službách je založena architektura počítačových sítí, bez adresářových služeb se neobejde elektronická pošta ani internet. To znamená, že adresářová služba slouží jako centralizovaný sklad informací o organizaci. Adresářové služby tedy představují ideální místo pro sdílení informací mezi všemi informačními systémy. Entita se skládá z atributů, každý atribut obsahuje jednu nebo více hodnot. Stejně tak při ukončení pracovně právního vztahu může ADR reagovat třeba potlačením platnosti účtu zaměstnance. Pokud se v systemizaci změní místo, na které je zaměstnanec zařazen, ADR na to může okamžitě reagovat změnou zařazení účtu tohoto zaměstnance do skupin, díky čemuž se změní oprávnění zaměstnance na používání síťových zdrojů. Stejně tak na základě změny organizační struktury je možné provést modifikaci adresářového stromu. ADR tedy umí nejen vytvářet nové účty, ale rovněž s nimi aktivně dále pracuje. Přitom některé z těchto akcí mohou být prováděny automaticky, jiné až po odsouhlasení administrátorem sítě. ADR tedy velmi usnadňuje práci s adresářovými službami, protože na jedné straně dokáže přenášet údaje bez nutnosti lidského zásahu, na druhé straně umožňuje snadno provádět i velmi složité strukturální změny v adresářové službě. Závěr Díky tomu, že aplikace ADR rozumí jak údajům v informačních systémech Vema, tak datům v adresářových službách, stává se ideálním mostem mezi aplikacemi PAM, PER, STM a všemi ostatními systémy, které dokáží využívat adresářové služby. Díky tomu odpadá nutnost pořizovat údaje vícekrát, což snižuje pracnost a odstraňuje možnost vzniku chyb. magazín Vema 2007 11
využívání v praxi Ing. Josef Babák, samostatný konzultant N eustále se zvyšující počet firemních počítačů a distribucí aplikací zvyšuje pracnost aktualizace Uživatelé našich aplikací si již zvykli na velmi solidní úroveň a včasnost aktualizací jednotlivých aplikací. Řada úprav aplikací je dělána pod silným časovým tlakem ve vazbě na legislativu.následné včasné instalace aktuálních verzí aplikací pak mnohdy podmiňují správnost a plnou funkčnost používaných aplikací. Dnes je již nostalgickou minulostí distribuce nových verzí aplikací na magnetických médiích pomocí klasické pošty a postupem času se podobnou historií stává forma distribuce na optických discích. Velká většina současných uživatelů našich aplikací získává aktuální distribuované verze našich aplikací prostřednictvím internetu stahováním z našich Automatické aktualizace a instalace jsou cestou ke snadnější správě počítačů. AUTOMATICKÉ DISTRIBUCE V průběhu letošního roku začala řada našich uživatelů používat režim získávání distribucí aktualizací našich aplikací z internetového distribučního serveru a následně instalaci těchto aktualizací pomocí instalačních plánů. Pro ty uživatele, kteří o možnosti využití automatických aktualizací uvažují, je následující článek. webových stránek nebo z FTP serveru. Na první pohled by se mohlo zdát, že režim, kdy si uživatel stáhne příslušné aplikace z webu nebo FTP a následně je nainstaluje na všechny používané počítače, je optimální a není na něm třeba nic významného měnit. Praxe však ukazuje, že tomu tak není. V této formě distribuce a následné instalace aplikací je slabým místem uživatel, případně správce sítě, který musí sledovat zda existuje pro danou aplikaci novější verze a následně musí tuto novou verzi nainstalovat na všechny jím spravované počítače, kterých zejména u větších zákazníků bývají desítky až stovky. Při snaze naší společnosti udržovat aplikace v co nejvyšší míře aktuálnosti a funkčnosti, na kterou navazuje neustále se zvyšující počet distribucí, se pak pro větší uživatele stává každá distribuce noční můrou a nelze se divit, že se řadě uživatelů nedaří udržovat aplikace v aktuálním stavu. Automatické aktualizace uspoří čas na získání instalačního balíčku a čas samotné instalace Abychom usnadnili našim zákazníkům správu aktualizací našich aplikací, byla v rámci vývoje systémových aplikací implementována podpora pro automatické aktualizace aplikací. Pro velké uživatele s velkým počtem klientských stanic je systém automatických aktualizací řešením potíží popisovaných v předchozím odstavci. Automatické aktualizace nepoužívají pouze zákazníci s rozsáhlými instalacemi, ale postupně tento režim začínají používat i zákazníci menší, s nižším počtem počítačů. Pro tyto uživatele je hlavní výhodou úspora času potřebného pro získání instalačního balíčku a samotnou instalaci a automatické zajištění plné funkčnosti a aktuálnosti aplikací ihned po uvolnění distribuce těchto aktualizací. Proces automatických distribucí a následných instalací je řízen takzvaným Instalačním plánem, ve kterém jsou nastaveny parametry automatických aktualizací a podmínky, za kterých mají být automatické aktualizace prováděny. Úroveň možností nastavení instalačních plánů je v současné době již na takové úrovni, že umožňuje automatické aktualizace od velkých sítí s velkým množstvím počítačů, s hierarchií vlastních aktualizačních serverů, po jednotlivé desktopové počítače v malých organizacích, kde jsou aktualizace prováděny přes internet z aktualizačních serverů Vemy. Automatické distribuce aktualizací budou postupem času používány většinou našich uživatelů V průběhu letošního roku začala řada našich uživatelů využívat možnosti získávání distribucí našich aplikací z internetového aktualizačního serveru a následně režim instalací těchto aktualizací pomocí instalačních plánů. Ze začátku na tento režim aktualizací začali přecházet spíše větší zákazníci, ale předpokládám, že postupem času se tento způsob stane standardním způsobem aktualizace aplikací u všech našich zákazníků. Dovolím si tvrdit, že automatické aktualizace jsou pro naše uživatele jednoznačným přínosem a doufám, že se rozšíří a budou natolik spolehlivé, že distribuci a instalaci aktualizace nezaznamenají nejen uživatelé, ale ani systémoví konzultanti našeho Call Centra. 12 magazín Vema 2007
aplikace Ing. Iveta Klimečková, analytik ekonomiky a logistiky Volba aplikací a režimu práce je základním stavebním kamenem hladce fungujícího informačního systému. CO MOŽNÁ NEVÍTE O IS EKOS... Informační systém EKOS a jeho satelitní aplikace jsou dnes již bohatě vyvinutými komponentami s mnoha dovednostmi a vzájemnou spoluprácí na nejvyšší úrovni. Rádi bychom vám nabídli inspiraci k jejich optimálnímu využití a rozšíření. V nabídce společností, zabývajících se informačními systémy v oblasti ekonomiky a logistiky, existují obvykle samostatné komponenty jako Vzájemné zápočty, Zahraniční měna, Výpočet DPH, Výkaznictví apod. U nás jsou všechny tyto nadstavby ukryty v jednotlivých aplikacích. Veškerá funkčnost je standardní, legislativně udržovaná, obvykle obsažená v základní ceně aplikace. Kompletní řešení oblasti Finance Vzhledem k dlouholeté tradici a neustálému vývoji aplikací lze říci, že pokrýváme prakticky všechny požadavky plynoucí z reálných potřeb této oblasti zpracování. Účetní knihy - evidence obratů na účtech v české i zahraniční měně. Účetní závěrky - elegantní nástroje pro "čištění" zůstatků účtů, řešení saldokontních účtů, variabilní tiskové i elektronické výstupy sestav, automatická podpora uzávěrky účetního období, Výkazy - elektronické i tiskové výstupy pro zřizovatele a nadřízené orgány, banky, finanční úřady, výpočet a elektronický výstup přiznání k DPH ve formátu podporovaném MFČR apod. Pohledávky a závazky, vztahy s EU a okolím, saldokonto, zápočty Aplikace s touto problematikou a jejím celkovým řešením se ukrývá pod "skromným" názvem Fakturace. Evidence pohledávek a závazků - faktury je možné přijímat, vystavovat a párovat k nim platby v tuzemské i zahraniční měně, bez ohledu na to, zda se jedná o zahraničního nebo tuzemského partnera. Kontrakty s Evropskou unií a zahraničím - pořizování a evidence přijatých dokladů i ze států EU a vystavování vydaných fakturačních dokladů do států EU - zejména evidence a tisk výkazů pro INTRASTAT a Souhrnné hlášení. Saldokonto a párování plateb - součástí aplikace je proces párování plateb s fakturami s volbou několika možností, a přehledné saldokonto pohledávek a závazků. Vzájemné zápočty pohledávek a závazků - řešení pro největší dodavatele a odběratele. Jak nás znáte i neznáte. Periodická fakturace - pravidelné automatické úhrady na základě platebního nebo splátkového kalendáře, pro dodavatele i odběratele. Platby v našich aplikacích V oblasti bezhotovostního styku nabízíme komfort vysoké automatizace pro tvorbu převodních příkazů i nahrávání bankovních výpisů. Přehledné zadávání a zpracování hotovostních úhrad doplňuje on-line informace o stavu a pohybu hotovosti v korunách i zahraniční měně. Elektronická komunikace s bankovními ústavy - elektronické bankovní rozhraní pro 18 bankovních ústavů, s možností dalšího rozšíření. Evidence hotovosti - běžné pokladní doklady a úhrady faktur v korunách i ve valutách, režim práce pro síťová i odloučená pracoviště, podpora vystavení a vyúčtování záloh, platby kartou, Zahraniční měna, valuty a kursové rozdíly - kompletní ošetření kursových rozdílů vznikajících při realizaci plateb, hromadících se na peněžních účtech, i nerealizovaných kursových rozdílů pohledávek a závazků. Evidence a inventury majetku - možnost snímaní a vstupu dokladů do aplikace pomocí čárových kódů včetně příslušenství, specifické případy majetku pořízeného s dotací, řešení v případě dvou různých vstupních cen apod. Přehled historie - úplná historie všech změn provedených v minulosti. Odpisy dlouhodobého majetku - kompletní problematika výpočtu a evidence účetních i daňových odpisů, uživatelské odpisové plány, dorovnávání odpisů, odpisy nehmotného majetku, plánování budoucích odpisů Logistika jako součást IS EKOS Logistiku chápeme v naších aplikacích zejména jako sledování informačních toků od dodavatele do podniku, uvnitř podniku a od podniku k odběrateli. magazín Vema 2007 13
aplikace Karta partnera - přehledné informace o zákaznících v dynamickém dokumentu (základní informace, pohledávky, závazky, faktury po splatnosti, platby, očekávané příjmy, výdaje). Ceníky - možnost slevy na partnery, typ předmětu, materiál apod. Skladová evidence - příjemky a výdejky s podporou automatického převodu mezi sklady, přijaté a vydané dodací listy, prodejky a rezervační doklady s automatickým výdejem z rezervace, volba metody (FIFO nebo průměrné ceny), rozpočítání vedlejších nákladů apod. Konsignační sklady - vytváření dokladů pouze snímačem čárového kódu, bez nutnosti mít na konsignačním skladě jakýkoliv další software nebo hardware - skladník nemusí ovládat editor Vema, pouze jednoduchý program snímače, a doklady do aplikace Sklady jsou pak nahrány automaticky. Zakázky - rozlišení na jednotlivé úkoly a vyhodnocení hospodaření z konkrétních činností uvnitř organizace. Tuto část využijí zejména výrobní organizace, ostatní uživatelé mohou IS Vema v oblasti HR Ochranné prostředky Servis Autodoprava zakázku využít jako libovolné kriterium pro zisk informací. Nabídky a objednávky - automatické vytvoření faktury, výdejky ze skladu, propojení dokladů Odbyt - kompletní řešení problematiky odbytu s on-line vazbou na sklady, faktury, kartu zákazníka apod. V současnosti tvoříme oblast týkající se opačné strany mince - Nákup. Další důvody pro EKOS Výsledkem vývoje celého informačního systému EKOS je vysoce variabilní nastavení a neustálé rozšiřování dovedností našich aplikací. Úplný on-line režim V současnosti je možné při propojení v síti pracovat zcela v režimu online. Vzhledem k použitým technologiím lze komunikovat i s odloučenými pracovišti v jediném datovém prostředí. Přitom každé pracoviště vidí pouze "své" doklady a číselníky. Režim on-line dále umožňuje pořízení dokladu v prvotní evidenci nebo v účetnictví a jeho okamžité automatické vložení až do výsledných účetních sestav (hlavní knihy). Cestovní příkazy Portálové řešení IS EKOS Účetnictví Fakturace Banka a Pokladna Majetky Sklady Odbyt Zaměstnanecké výhody Evidence písemností Konverzní moduly Finanční analýza Rozpočítání režií Pohled na fakturu z položky bankovní platby Práce v průběhu roku Ošetřujeme v plné šíři různé požadavky na pořizování a opravy dokladů z hlediska času. Je možné volit režim účtování během celého účetního období, nebo omezit pouze na aktuální měsíc, na měsíc dopředu apod. Nově nabízíme možnost uzamykání již uzavřených měsíců a dokladů. Investiční celky během let Při uzávěrce účetnictví je možné odkládat vybrané údaje k pozdější analýze vývoje společnosti. V prostředí jednoho roku tak lze získat výstupy za více let a schopnost jednoduše a efektivně porovnávat informace. Projekty a granty V současné době velmi aktuální téma pro všechny typy organizací, které mají zájem získávat peníze na své projekty z různých zdrojů u nás i v rámci EU. Nabízíme kompletní řešení této problematiky. Nástroje pro analýzu Naše aplikace nabízejí uživatelsky velmi přívětivé a intuitivní nástroje, pomocí kterých i uživatelé zcela neznalí práce v našich aplikacích mohou z různých databází Vema získat vše potřebné. Hudba nejbližší budoucnosti Dynamickou analýzu dat současnosti i historie se chystáme v rámci aplikace Účetnictví rozšířit o doplnění základních ukazatelů finančního zdraví a prosperity podniku. Tabulky organizace Zakázky, granty Partneři, karty zákazníků Exporty mnoha tváří Běžnou součástí našich aplikací jsou exporty datových souborů a zejména spočítaných výstupů do mnoha formátů, včetně možnosti jejich ode- Návrh struktury aplikací Vema v oblasti EL pro větší organizaci 14 magazín Vema 2007
aplikace slání e-mailem. Kromě specifických rozhraní pro nadřízené orgány a elektronickou komunikaci s portály veřejné správy podporujeme výstupy do souboru ve formátu pdf, xml, csv, spolupráci s MS Excel, Word apod. Spolupráce IS Vema Mezi všemi aplikacemi Vema existují úzké vazby, které jsou výhodou při komplexním řešení informačního systému organizace naší společností. Filosofie ovládání Nesporným kladem soužití informačních systémů EL + HR je jednotná filosofie ovládání.pro střední a velké uživatele nabízíme jednotný přístup např. přes portálové řešení, kde je možné získat zcela aktuální informace z různých agend v jednotné podobě a na jednom místě, i bez znalosti našich aplikací. Společné číselníky Jejich výhodou je údržba. V našich aplikacích je možné vybrané číselníky sdílet v rámci obou informačních systémů (on-line promítnutí změn) nebo je aktualizovat v okamžiku určeném uživatelem. Jeden společný servis V neposlední řadě lze připomenout servis celého informačního systému v organizaci našimi specializovanými odborníky včetně podpory instalací nových verzí a aktualizací. Aplikace v okolí IS EKOS a PAM V nabídce společnosti Vema existují nejrůznější satelitní aplikace, které spolupracují obvykle se svým "kmenovým" informačním systémem, nebo jinými aplikacemi Vema, např.: Korespondence umožňuje evidovat písemnosti v podobě podacího deníku, včetně archivace, skartace apod. Zaměstnanecké výhody řeší systém nepeněžního odměňování Osobní ochranné pracovní prostředky uvítají zejména organizace ve zdravotnictví a rizikovém provozním prostředí Cestovní příkazy lze pořizovat přes webové rozhraní v jednoduchém formuláři, aniž by zadavatel musel ovládat naše aplikace. Kapitola pro školy Menším uživatelům nabízíme nastavení jednoduchých obrazovek a režimu práce tak, aby vše bylo pořízeno a současně předáno ke zpracování dál v jednom okamžiku.řešení oblasti ekonomiky a logistiky pro větší školy zcela pokrývá jejich požadavky, včetně portálového přístupu pro vedoucí pracovníky. Ošetřujeme i existenci některých pracovišť zcela mimo síť s tím, že pořízené údaje je možné automaticky nahrát do centrálního zpracování. Naše aplikace pokrývají všechny požadované výstupy na zřizovatele škol, zejména do systému ARIS a účetnictví GORDIC. Dále řešíme např. sledování čerpání dotací dle jednotlivých zdrojů financování, přehled o rozpočtu a jeho čerpání, sledování nákladů a výnosů dle položek rozpočtové skladby a účelového znaku apod. Karta partnera s rozvinutým přehledem vydaných faktur Podpora v oblasti zdravotnictví IS EKOS vyhovuje i organizacím ve zdravotnictví. Párování plateb zdravotních pojišťoven s fakturami v jiné výši a vzájemné zápočty pohledávek a závazků usnadňují práci s největšími partnery pro zdravotnická zařízení. Příjemnou pomůckou je i operativní evidence zdravotnického materiálu a jeho kontrola proti výdeji v aplikaci Sklady. Účetní výstupy plně vyhovují legislativě a požadavkům v tomto oboru, včetně odeslání e-mailem přímo z účetnictví. S našimi aplikacemi jsou uživatelé spokojeni také v lékárnách, záchranných zdravotnických službách apod. Nejste v "tom" sami Vzhledem k neustálému vývoji našich aplikací jsou informační systémy Vema a jejich vazby značně sofistikované. Volba výběru aplikací, jejich propojení, přístupů a režimu práce není zcela jednoduchá, ačkoli právě tato nastavení jsou rozhodující pro další průběh zpracování. Inspirace k zamyšlení Na změny, které vylepší způsob práce a vedou tak k vyšší spokojenosti uživatelů, není nikdy pozdě. Nejvhodnějším okamžikem k zamyšlení, zdali máte opravdu vše a v maximálně vyhovující skladbě, je přelom běžného roku.naši konzultační spolupracovníci vám mohou navrhnout a pomoci realizovat optimální výběr aplikací a režimu práce právě pro vaši organizaci. magazín Vema 2007 15
aplikace Ing. Martina Tinzlová, analytik ekonomiky a logistiky Dynamické dokumenty a tabulky - komfortní nástroj k analýze dat VYUŽÍVEJTE NOVÉ PŘEHLEDNÉ DOKUMENTY Informační systém EKOS a jeho satelitní aplikace jsou dnes již bohatě vyvinutými komponentami s mnoha dovednostmi a vzájemnou spoluprácí na nejvyšší úrovni. Rádi bychom vám nabídli inspiraci k jejich optimálnímu využití a rozšíření. D ynamické dokumenty a tabulky jsou distribuovány jako doplňkové instalace, které uživatelé standardních aplikací Vema mají možnost využívat zdarma. Tyto doplňkové instalace, označené jako eekos pro oblast ekonomiky a logistiky (IS EKOS) nebo epam, eper apod. pro oblast lidských zdrojů (HR), je nutné nainstalovat a posléze zaregistrovat pomocí aplikace Vema - Správce v příslušném datovém prostředí IS EKOS nebo aplikací HR. Zaregistrované dynamické dokumenty a tabulky se ve všech aplikacích Vema nachází v menu Sestavy / Dynamické dokumenty. Základní podmínkou pro spouštění dynamických dokumentů a tabulek z aplikací je nastavení centrální správy aplikací Vema a sdíleného datového prostředí s definovanými uživateli. Potom je možné z jakékoliv aplikace IS EKOS spustit libovolný dynamický dokument či tabulku ekonomiky a logistiky bez ohledu na to, z které aplikace jsou zobrazovaná data. Tato vlastnost platí i v aplikacích HR, z jakékoliv aplikace HR zaregistrované v centrální správě lze spustit dynamický dokument či tabulku všech spolupracujících aplikací HR. Data zobrazená pomocí dynamických dokumentů a tabulek respektují uživatelská oprávnění nastavená v aplikacích Vema. Každý uživatel aplikací Vema tedy může spustit dynamické dokumenty a tabulky pouze z aplikací, do kterých má přístup a ve spuštěných dokumentech a tabulkách vidí pouze ta data, která je oprávněn vidět. Dynamické dokumenty Dynamické dokumenty poskytují přehledové informace. Zobrazují stav databáze až do nejjemněji definovaných detailů. Sloupce a řádky dokumentů jsou pevně dané. IS EKOS standardně nabízí několik dynamických dokumentů: Stavy na bankovních účtech pracuje s daty aplikace Banka, poskytuje konečný přehled zůstatků na jednotlivých bankovních účtech a přehled o celkových obratech za posledních deset dnů. Data jsou zobrazována k aktuálnímu datu. Z dokumentu lze vstoupit do podrobných dynamických tabulek Zůstatky na bankovních účtech nebo Přehled obratů na bankovních účtech. Hospodářský výsledek dává informaci o vývoji nákladů a výnosů v čase a současně ukazuje strukturu položek výsledovky z dat aplikace Účetnictví. Přehled lze seskupovat a rozvíjet za různé úrovně nákladové struktury výběrem nákladového hlediska. Z dokumentu lze přejít do tabulky Rekapitulace obratů. Dalším dynamickým dokumentem, který umožňuje sledovat vývoj nákladů, výnosů a zisku za období širší než je aktuální rok, je dokument Hospodářský výsledek - historie. Rozpočet po střediscích lze využít ke sledování rozpočtu, rezervací a čerpání rozpočtu ve všech datových prostředích, která používají rozpočtovou skladbu. Pro tento dynamický dokument existuje modifikace Rozpočet po činnostech. Karta partnera obsahuje podrobné informace o partnerovi, např. kontaktní údaje, daňové identifikační číslo, atd. V dokumentu se nachází odkazy do dalších dynamických tabulek, např. přes Kontakty partnera lze vstoupit do přehledu všech kontaktů partnera nebo odkazy Vydané faktury a Přijaté faktury vedou do stejnojmenných dynamických tabulek zúžených na doklady daného partnera. 16 magazín Vema 2007
aplikace Tabulka Rekapitulace obratů umožňuje pracovat s obraty na účtech mnoha různými způsoby. Primárně slouží k rychlé informaci o výši obratů na stranách Má dáti a Dal účtů. Tabulka Aktiva, pasiva podává informaci o stavu aktiv a pasiv včetně obratů na účtech. K dalším dynamickým tabulkám poskytujícím různé přehledy účetních dat patří Deník, Doklady deníku, Obraty dle partnerů, Obraty dle zakázek, Rozpočet. Největší dlužníci, Největší věřitelé dávají přehled o nezaplacených fakturách vydaných / přijatých za jednotlivé firmy. Tabulky Největší odběratelé, Největší dodavatelé naopak informují o zaplacených fakturách vydaných / přijatých za jednotlivé firmy. Tabulky Pohledávky po splatnosti, Závazky po splatnosti poskytují seznam očekávaných úhrad faktur vydaných/ přijatých za datum splatnosti a firmu. Dynamické tabulky Očekávané příjmy, Očekávané výdaje prezentují stejné údaje o očekávaných úhradách faktur, ale agregovaná jen za jednotlivá data splatnosti. Data aplikace Banka jsou zobrazována v dynamických tabulkách Zůstatky na bankovních účtech, Přehled obratů na bankovních účtech, Plánované úhrady z bankovních účtů. Pokladní data jsou zastoupena dynamickými tabulkami Příjmy a výdaje v pokladně, Změna hotovosti v pokladně. Podrobné informace o konkrétním dynamickém dokumentu či tabulce lze získat z nápovědy, kterou je možné zobrazit klávesou F1 nad daným dynamickým dokumentem či tabulkou ve všech aplikacích Vema. Dynamické tabulky Dynamické tabulky představují analytický nástroj pro zpracování dat z databází Vema, zobrazují zúžená data agregovaná dle optimálně zvolených kritérií. Připravené dynamické tabulky jsou dodávány s úplným záhlavím, které uživateli umožňuje snadnou modifikaci tabulky dle vlastní potřeby - nastavením pořadí sloupců, skrytím sloupců, libovolným tříděním. Data tabulky je možné zobrazit ve formě grafu a ten dále upravovat. Obojí lze tisknout černobíle či barevně. Dynamické tabulky mohou mít jednoduché záhlaví, potom veškeré modifikace probíhají v tabulce Nastavení dynamických tabulek. IS EKOS poskytuje k analýze dat řadu dynamických tabulek: Hospodaření středisek má analytický význam především pro rozbor hospodaření organizace dle vnitropodnikové struktury a vývoj nákladů, výnosů a zisku v čase. Tabulku je možné efektivně využít jako graf. Rekapitulace obratů, Pohledávky po splatnosti magazín Vema 2007 17
Autentizace uživatele Druhá okolnost je nutnost autentizovat, to znamená "bezpečně poznat" každého uživatele. Je třeba, aby zavyužívání v praxi Obrazovka místo formuláře CESTOVNÍ PŘÍKAZY PRO VŠECHNY ZAMĚSTNANCE Z pracovávání agendy cestovních příkazů se od ostatních liší. Zatímco specializované agendy jako je účetnictví a mzdy jsou obsluhované několika málo pracovníky, jež je možné a účelné vyškolit v používání prostředků datového editoru, cestovní příkazy používá téměř každý. Ke komunikaci je tedy nutné použít prostředků, které umí používat většina uživatelů, což je v současné době některý webový prohlížeč. Na druhé straně je účelné využít silných vlastností datového editoru, to znamená napsat standardní DBV aplikaci, k ní sérii dynamických dokumentů, které převedou řeč Obrázek č. 1 Vema do řeči webového prohlížeče, a vytvořit prostředek, který tyto dynamické dokumenty prezentuje v prohlížeči. Ing. RNDr. Radko Škaloud, CSc. samostatný konzultant Pracovníci vyslaní na služební cestu nevyplňují formuláře v papírové formě, ale používají běžného prohlížeče pro připojení k podnikové databázi cestovních příkazů. Zrovna tak proces schvalování nástupu cesty, cestovní zprávy a vyúčtování probíhá výhradně v elektronické formě. Uživatelé, kteří sledují vývoj produktů Vema již vidí, že tento požadavek je splněn aplikací Portál Vema. Ten se používá běžně pro prezentaci dat a výsledků, které jsou v DBV databázi, data uložená v DBV se zobrazují ve webové formě. Cestovní příkazy ale vyžadují, aby tok dat byl i opačný - od uživatele z portálu do DBV. Znamená to vyřešit kontroly integrity zadávaných dat, vracení chybových hlášení do portálu, realizovat uživatelské modifikace v portálu. 18 magazín Vema 2007
využívání v praxi městnanec "viděl" jen svoje cestovní příkazy, aby vedoucí "viděl" cestovní příkazy jen svých podřízených. Proto je nezbytné použít nějakou metodu autentizace uživatele. Buď standardními prostředky Windows nebo použít vlastní autentizaci Vema, pokud uživatel nemá k dispozici Active Directory. Pokud si uvědomíme, že větší organizace mívají i několik tisíc zaměstnanců a většina jezdí na služební cesty, je jisté, že ruční zadání těchto osob, jejich podřízeností a zastupitelnosti je obtížné. Ještě podstatně obtížnější je tyto osoby a jejich vztahy udržovat on-line v čase. Protože nejčerstvější a nejlepší informace o těchto skutečnostech má personální oddělení a jeho pracovníci, tak aplikace Cestovní příkazy (zkráceně CEP) a autentizační aplikace by měla údaje o osobách přebírat právě z Personalistiky. Všechny cestovní příkazy máte na jednom místě a vždy přístupné. Funkčnost aplikace Základní požadavky na vnitřní funkčnost aplikace cestovních příkazů (zkráceně CP) byly následující: tuzemská pracovní cesta, zahraniční pracovní cesta, měsíční výkaz MHD, použití služebního i soukromého vozidla, znemožnění antidatování CP, více míst, kde se mohou náhrady za CP vyplácet, elektronické schvalování jednotlivých fází života CP (nástup, cestovní zpráva a vyúčtování), zástupnost jednotlivých oprávněných vedoucích, automatický výpočet cestovních náhrad, společné pracovní cesty skupiny osob, vyhledávání vhodné spolujízdy a vytváření knihy Obrázek č. 2 Obrázek č. 3 Cestovní náhrady a kniha jízd služebních vozidel se tvoří automaticky. jízd. Požadavky na spolupráci s aplikací PAM, případně Pokladnou a Účetnictvím zatím nejsou jednoznačně stanoveny. Na základě těchto požadavků byla vytvořena aplikace CEP, která s dynamickými dokumenty ecep, s portálovou platformou VemaPortal a případně autentizací VMSAuthServ plní všechny výše uvedené požadavky. Jak to funguje v Českém hydrometeorologickém ústavu Aplikace byla nasazena na Českém hydrometeorologickém ústavu v následující konfiguraci. Používá se autentizace Vema, každou noc probíhá přenos osobních čísel z Personalistiky Vema do autentizace Vema a do CEP Vema. Nadřízenost a zastupitelnost se pořizuje ručně vyplněním tabulek v CEP. V CEP existují jen dvě role administrátora a zaměstnance. Administrátor pracuje v prostředí klienta Vema, jediný má právo zasahovat do tabulek aplikace a do uživatelských úprav. Může také dělat nestandardní operace s CP. Do role zaměstnance spadá zatím asi 400 lidí, kteří jsou v hlavní destinaci ČHMÚ v Komořanech. Důvodem je pouze zkušební provoz. V současné době se zapojují pobočky. Pak bude CEP používat asi 800 zaměstnanců. Používají se jen tuzemské CP a měsíční výkazy MHD. Aplikace běží pod technologií tenkého klienta na stejném serveru jako ostatní ekonomické, logistické, personální, mzdové a správní agendy Vema. Server je vybaven procesorem 1GHz, 0.5GB RAM, dvěma disky 30GB s operačním systémem Microsoft Windows 2000 SP4. Pro schvalování cestovního příkazu nemusíte s příkazem nikam chodit. Práce zaměstnance s CP vypadá zkráceně následujícím způsobem. Zaměstnanec zadá do prohlížeče adresu http://jmeno_serveru/vemaportal/ a po případném autentizačním dialogu se mu objeví přehled jeho CP rozdělených na nový CP, všechny CP, neuzavřené CP, CP ke schválení (takové, které přihlášený má právo schvalovat) a výkaz MHD, viz obr. 2. Situaci, když je pracovní cesta schválená a pracovník chce vyplatit zálohu, čili neuzavřený CP demonstruje obr. 1. Na něm je vidět, jakým způsobem je CP členěn na jednotlivé záložky, jak se pracuje s funkcemi portálu a s náhledem CP, viz obr. 3. Na ČHMÚ je připravený automatický přenos nároku na výplatu CP do účetnictví, pokladny pak tento nárok budou vyrovnávat. Párovacím symbolem bude číslo CP. magazín Vema 2007 19
implementace Božena Hořejší, vedoucí personálního a mzdového oddělení DPL Opařany Jak jsme implementovali elektronický docházkový systém v Dětské psychiatrické léčebně Opařany a co nám přinesl IMPLEMENTACE DOCHÁZKY Elektronický docházkový systém Vema slouží k přesné evidenci odpracované doby, sleduje nepřítomnost na pracovišti v průběhu směny ze služebních i soukromých důvodů, poskytování přestávek na jídlo a oddech, výrazně zjednodušuje kontrolu docházky a má přímou návaznost na zpracování mezd v aplikaci PAM Vema. O elektronické vedení docházky zaměstnanců jsme se začali zajímat již v roce 2004. Oslovili jsme 3 firmy dodávající docházkové systémy. V 1. čtvrtletí r. 2005 jsme vyhodnotili jednotlivé nabídky, porovnali náklady na pořízení a očekávaný přínos pro kontrolu dodržování pracovní doby a možnou úsporu práce vedoucích pracovníků a oddělení PAM. Vycházeli jsme ze skutečnosti, že písemné vedení knih příchodů a odchodů není vždy objektivní a přesnost zápisů záleží na zaměstnancích a kvalitě kontrolní činnosti jejich vedoucích. Všechny firmy, které jsme kontaktovali, nabízely srovnatelné výstupy v oblasti vedení evidence odpracované doby, ale ne všechny komplexní řešení s návazností na mzdy a se zkušenostmi ve Umístění panelu docházkového terminálu ve vstupní hale budovy "D" umožňující nepřetržitou kontrolu registrování průchodů zaměstnanců a kontrolu jeho funkčnosti. složité problematice platových podmínek zdravotnictví. Nabídka firmy Vema, a. s. Brno tyto požadavky splňovala a navíc již máme dlouholeté zkušenosti z využívání programů PAM a EKOS Vema. Květen 2005 Zásadního rozhodnutí ve vedení evidence pracovní doby jsme využili pro provedení podrobných rozborů pracovních rozvrhů na jednotlivých pracovištích léčebny a především jsme se zaměřili na nepřetržité a dvousměnné zdravotnické provozy. Vyhodnotili jsme rozložení pracovní doby a potřebného počtu zaměstnanců v časových úsecích na konkrétních pracovištích, neboť potřeba zaměstnanců se mění v závislosti na celkovém počtu hospitalizovaných pacientů stanice, jejich skladby podle diagnóz, zapojení do školní docházky a dalších specifických podmínek. Z rozboru vyplynulo několik organizačních opatření, která vedla na jedné straně k posílení bezpečnosti pacientů i zaměstnanců a na druhé k úsporám pracovní doby. Problematika efektivnosti pracovní doby byla jednotlivě řešena již dříve. Komplexní rozbor odhalil další rezervy, bylo využito jednotících prvků a podmínek. Červen 2005 Další fází byla specifikace požadavků na konkrétní řešení systému podle našich podmínek a požadavků, řešení technické části systému a vypracování harmonogramu konzultací k projektu, instalace docházkového terminálu a programového vybavení a školení administrátorů a docházkových vedoucích. Září 2005 Dodavatel předal předběžnou verzi implementačního projektu k prostudování a připomínkování, byl nainstalován docházkový terminál a proběhlo školení administrátorů a docházkových vedoucích. Bylo vytvořeno datové prostředí aplikace docházka (DCH), nakonfigurováno a naplněno prvotními daty. Říjen 2005 Docházkový systém byl uveden do zkušebního provozu duplicitně s vedením ruční evidence. Postupně ho začali používat zaměstnanci ekonomického, provozního, technického a stravovacího úseku. Ze zdravotnických pracovišť bylo vybráno jedno oddělení. Byla vyzkoušena funkčnost rozvrhů pravidelné týdenní pracovní doby, čtrnáctidenních pracovních cyklů, dělených směn, nepravidelné pracovní doby v nepřetržitém a dvousměnném provozu, nepravidelných výpomocí a pohotovostí na pracovišti i mimo pracoviště. V začátcích docházkoví vedoucí zpracovávali nasnímaná data přímo na oddělení PAM pod vedením pracovnice personálního oddělení nebo mzdové účetní. Tento krok se ukázal výhodný pro obě strany. Pracovnice oddělení PAM si osvojily základní práci s programem a docházkoví vedoucí získali potřebné zkušenosti s prací na PC a ztratili počáteční nedůvěru. Přesvědčili se, že nasnímané okamžiky nelze ze systému vymazat jejich neodborným zásahem, vždy je možný návrat na původní záznam. EDS představuje propracovaný systém evidence pracovní doby s návazností na mzdy, který je možný přizpůsobit složitým podmínkám rozvržení pracovní doby a odměňování ve zdravotnictví. Listopad 2005 Pečlivá příprava a trpělivá práce se systémem byla odměněna dobrými výsledky. Od 1. 11. byl zkušební provoz EDS zaveden na všech pracovištích léčebny. Přehledy docházky a výstupy pro PAM byly porovnány 20 magazín Vema 2007