Legislativa spisové a archivní služby v ČR

N_SAS / VŠFS / LS 2016 / DS Přednáška č. 9+10 Legislativa spisové a archivní služby v ČR Hlavní okruhy problémů: I. Vývoj legislativy archivnictví v českých zemích do roku 1974 II. Vývoj legislativy archivnictví a spisové služby v moderní době (od roku 1974 do současnosti) Hlavní teze: Ad část I: Vývoj legislativy archivnictví v českých zemích do roku 1974 (viz významné mezníky archivnictví z přednášky Dějiny a organizace českého archivnictví ) - Nejstarší rodový archiv vládnoucích Přemyslovců = 1. stupeň historického vývoje - V době Karla IV. doloženo ustanovení 1. státního archiváře - Česká komora a její archiv - Česká dvorská kancelář a její archiv - 1747: opět oficiálně zřízena funkce místodržitelského archiváře + poté spojen archiv místodržitelství s archivem české komory = 1. krok k vytvoření ústředního archivu Českého království - 1749: Marie Terezie zrušila ve Vídni Rakouskou- + Českou dvorskou kancelář a vytvořila centralizované Direktorium in publicis et cameralibus (pro správu politickou a komorní finanční) a Nejvyšší soudní úřad (pro správu soudní) - 1749 vytvořen Haus-, Hof- und Staatsarchiv (Domácí, dvorský a státní archiv) ve Vídni: snaha postupně do něho centralizovat a odevzdat správu velkého množství dokumentů z různých částí říše, včetně Českého království (např. odvoz písemností z pražské univerzitní knihovny, ze zrušených klášterů v Čechách apod.) 1

- 1763: v Praze ustaveno tzv. zemské Gubernium + jeho archiv (zásluhy Jana Josefa Klausera při záchraně a pořádání archivu) - 1839: oficiální konstituování Moravského zemského archivu (úloha Fr. Palackého) - 1846: z podnětu Fr. Palackého (tehdy jednatele Českého muzea) založen Archiv Vlasteneckého muzea (jeho 1. archivářem se stal K. J. Erben) od 1918 Archiv Národního muzea - 1849: spolu s Guberniem zanikl organizačně i guberniální archiv - 1850: v Praze zahájilo činnost tzv. české místodržitelství + konstituování místodržitelského archivu - 1850 vytvořena v Rakousku Ústřední komise pro výzkum a uchovávání uměleckých a historických památek (podléhala ministerstvu vyučování) + od roku 1872 měla tzv. archivní sekci, - 1854: založení Institutu pro rakouský dějezpyt - Fr. Palacký inicioval vznik funkce tzv. zemského archiváře (od 1862 Antonín Gindely) - 1863: založen Zemský archiv Království českého v Praze - 1894 vznik Archivní rady = poradní orgán ministerstva vnitra (první metodické požadavky na archivy) + v roce 1912 její reorganizace na poradní orgán vídeňské vlády (čeští delegáti), - podpora Zemského výboru = Archiv země České vypracoval Pravidla o uspořádání a opatrování městských archivů (1900) - 1907: původně vídeňský archivář Václav Kratochvíl uvedl do českých zemí tzv. provenienční princip - již 20. 11. 1918 porada významných českých archivářů: tzv. anketa: projednávání návrhu Jana Bedřicha Nováka (tehdejší ředitel Archivu země České) o uspořádání nové čs. archivní správy: všeobecný (ústřední) státní archiv (místodržitelský + český zemský archiv), rezortní archivy, státní archivy pro Moravu (Brno), Slezsko (Opava) a Slovensko, poradní orgán Archivní rada, archivnictví podřídit resortu, který bude mít na starosti agendu knihoven a muzeí - 1919: vznik Státní archivní školy - kompetenční spory (hlavně mezi ministerstvy vnitra a školství): neschopnost dohody a společné koordinace archivnictví: trvá po celé období tzv. 1. republiky, de facto až do počátku 50. let 20. stol. 2

ministerstvo vnitra - má gesci nad státními archivy ministerstvo školství - nad soukromými archivy Pro vývoj po roce 1945 podstatné = zrušení zemského a vznik krajského zřízení (k 1. 1. 1949): začaly být budovány krajské archivy (tehdy de facto pouze jako krajské archivní pobočky a depozitáře Archivu MV v Praze) - na základě výše uvedených změn vznikl v Ústřední archiv MV (z původního Archivu MV) - 1945: ministerstvo školství vytvořilo Archivní radu (v čele Zdeněk Nejedlý): volání po národním archivu, sepětí archivů s muzei, knihovnami a historickým bádáním X správní funkce až druhořadá - po roce 1945 postupně původní rozpory v archivnictví mezi MV a M školství rozhodnuty ve prospěch MV: postupná centralizace, odstranění dřívější dvoukolejnosti, větší důraz na správní aspekty oboru - další budování městských archivů staly se mj. základem i pro některé pozdější okresní archivy - znárodnění průmyslu: urychlení vytváření podnikových archivů akce na záchranu dokumentace (1951 vydala vláda směrnice pro podnikové archivy) - po převratu v roce 1948: vládní (Fierlingerova) Komise pro organizaci veřejné správy existovala její subkomise pro archivní otázky - Usnesení vlády z 9. 1. 1950 o archivní službě = vznik státních (krajských) archivů byly podřízeny Krajskými národními výbory (KNV) - Státní archivní komise (1951) = při MV X ale měla nadrezortní charakter (!), centrální orgán (dočasně) pověřený řízením archivnictví, hl. úkolem příprava archivní legislativy, subkomise ediční (vydávání Archivního časopisu ), skartační a podniková - Vládní nařízení č. 29/1954 Sb. o archivnictví = zásadní význam, jednotná organizace a řízení archivnictví: mj. zřízení nového ústředního archivu českého státu (Státní ústřední archiv) spojením Ústředního archivu MV, Archivu země České a od 1. 1. 1956 i Ústředního zemědělsko lesnického archivu + archivnictví řídí MV prostřednictvím Archivní správy MV (namísto zrušené Státní archivní komise) + poradním orgánem MV je Vědecká archivní rada + v krajích řídí archivní záležitosti Krajské správy MV (zde zřízena tzv. archivní oddělení, kde pracovali odborní referenti - archiváři), jednotný systém evidence archiválií v archivech (JAF = Jednotný archivní fond) Reforma státní správy v roce 1960: snížení počtu krajů (tj. i krajských archivů) z 19 na 7, následné dobudování sítě okresních archivů (pro nová sídla okresních úřadů): 3

- vytvoření základní archivní sítě v tehdejší ČSR: v Čechách = SÚA, 7 krajských archivů, 72 okresních archivů - K 1. 1. 1969: federalizace bývalého Československa důsledky pro archivnictví - Historicky 1. zákonná úprava archivnictví: zákon č. 97/1974 Sb., o archivnictví + 2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 117/1974 Sb. o skartačním řízení č. 118/1974 Sb. o podnikových archivech Ad část II: Vývoj legislativy archivnictví a spisové služby v moderní době - Usnesení vlády ČR č. 213/1991 ke komplexnímu rozboru stavu archivnictví v ČR (mj. stavba nového archivního areálu v Praze Chodovci, správní archivy) - 1992 = Novela AZ z roku 1974 = zákon č. 343/1992 Sb. (mj. snížení hranice pro nahlížení do archiválií na 30 let X zásadní problémy viz situace po roce 1989 - neřeší) - Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů -poprvé rovnoprávnost dokumentu v listinné a e-podobě: Písemnosti orgánů veřejné moci (OVM) v e-podobě označené e-značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo podepsané uznávaným e-podpisem mají stejné právní účinky jako veřejné listiny vydané těmito orgány ( 11, odst.2) - zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy Zákon č. 320/2002 Sb. o změně a zrušení některých zákonů v souvislosti s ukončením činnosti OÚ mj. nově vymezena působnost archivů: SÚA a SOA = OSS SOkA = vnitřní organizační jednotky SOA - Nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o e-podpisu -Vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách (povinnost OVM je zřídit a provozovat) Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a o spisové službě = historicky 1. legislativní úprava spisové služby (platnost od 1. 1. 2005) 4

2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (platnost od 1. 1. 2005) č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu SSL (platnost od 1. 1. 2005) - novela AZ č. 190/2009 Sb. (platnost od 1. 7. 2009) + včetně další související novelizace tohoto zákona = AZ č. 309/2009 Sb., resp. AZ č. 243/2010 Sb., obsahující úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jak vyplývá z pozdějších změn): -příloha č. 1: Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v OR, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií -příloha č. 2: Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie -příloha č. 3: Archiválie, které se zařazují do I. kategorie -příloha č. 4: přehled SOkA jako vnitřních organizačních jednotek SOA + 2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 192/2009 Sb. = novela vyhlášky č. 645/2004 Sb. (ve znění pozdějších předpisů) platnost od 1. 7. 2009 č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (z důvodu zásadních změn nahradila dosavadní vyhlášku č. 646/2004 Sb.) platnost od 1. 7. 2009 - zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů ve znění zákona č. 190/2009 Sb. platnost od 1. 7. 2009 - Národní standard pro ERMS (původně platnost od 1. 7. 2009, novela Standardu od 1. 1. 2011) přechodné období k plné realizaci pro určené původce nejpozději do 1. 7. 2012. - zákon č. 167/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů platnost od 1. 7. 2012 - vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění vyhlášky č. 192/2009 Sb. (s platností od 1. 7. 2012) - vyhláška č. 212/2012 Sb., o struktuře údajů, na základě kterých je možné jednoznačně identifikovat podepisující osobu, a postupech pro ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky, kvalifikovaného certifikátu, kvalifikovaného systémového certifikátu a kvalifikovaného časového razítka (vyhláška o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu) s platností od 1. 7. 2012 5

- Oznámení MV, kterým se zveřejňuje národní standard pro elektronické systémy spisové služby, otištěné ve Věstníku MV, částka 64/2012, část II (s platností od 11. 7. 2012) - Oznámení MV, kterým se zveřejňuje vzorový provozní řád archivu oprávněného k ukládání archiválií v digitální podobě, otištěné ve Věstníku MV, částka 65/2012, část II (s platností od 16. 7. 2012) - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (s platností od 1. 8. 2012) - Zákon č. 329/2012 Sb., který obsahuje úplné znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, jak vyplývá z pozdějších změn - Zákon č. 502/2012 Sb., kterým se mění zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, ve znění pozdějších předpisů, a další související zákony (s platností od 1. 1. 2013) Hlavní odlišnosti úpravy k 1. 7. 2009 od původní (tj. k 1. 1. 2005): Zejména problematika správy e-dokumentů v ZoA: - pojmy metadata + jednoznačný identifikátor součást správy dokumentů Metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času Jednoznačný identifikátor označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost pomocí speciálního kódu, který musí být s dokumentem spojen. vedení SSL: - VPP (kromě obcí), kraje + hl. m. Praha vykonávají SSL v e-podobě (!) - obce (vč. organizačních součástí VÚSC) vykonávají SSL buď v e-podobě, nebo v listinné - elektronická evidence dokumentů (nejen podací deník): jednoznačný identifikátor spojený s konkrétním dokumentem, - zmírnění podmínek pro uložení dokumentů ve spisovně nebo ve správním archivu! - úprava seznamu VPP (viz 3 ZoA), - možnost změn skartačních lhůt (po dohodě s příslušným dohlížejícím veřejným archivem), - zrušení dvojích skartačních lhůt u správních archivů, zavedení závazného postupu při spisové rozluce (viz 68a ZoA), 6

- povinnost opatřit doručený ED vždy alespoň kvalifikovaným časovým razítkem, - právní fikce pravosti ED (viz 69a ZoA)! - určení závazných formátů DZ pro e-komunikaci i pro ukládání: viz vyhláška č. 193/2009 Sb. příloha č.1, viz vyhláška č. 194/2009 Sb. příloha č. 3 Hlavní změny v novele ZoA č. 167/2012 Sb. (od 1. 7. 2012): I. část = novela ZoA: 1 - zrušena kategorizace archiválií (stav k 1. 7. 2012 není dotčen) zrušena původní Příloha č. 3 ZoA Výběr archiválií 3 - notáři již nejsou VPP, ale nyní SPP (viz úprava též v Příloze č. 1 ZoA) 3 - obchodní společnosti + družstva s výjimkou bytových (dříve formulace podnikatelé zapsaní v OR ) = povinnosti podle Přílohy č. 1 3 - povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr rovněž právní nástupci VPP + SPP, jde-li o dokumenty, ke kterým měli tuto povinnost již tito původci 3 - uchovávání DgD = zajištění (až do výběru archiválií!): -věrohodnosti původu, -neporušitelnost obsahu a čitelnosti, -tvorby a správy s nimi spojených metadat, -připojení údajů prokazujících jejich existenci v čase (viz časové razítko) Výběr archiválií ve skartačním řízení 8 - zrušena povinnost při skartačním řízení sestavit skartační komisi - skartační řízení vždy před zánikem původce (dříve při zániku ) 9 - ve skartačním návrhu se již původce nenavrhuje termín skartačního řízení 10 - ve skartačním protokolu zrušeno určení kategorie vybraných archiválií 7

Výběr archiválií mimo skartační řízení 11 - nový typ výběru = odúmrtí (výběr z moci úřední) - při zrušení původce, vstupu do likvidace, při konkurzu = původce požádá o výběr archiválií neprodleně! Společná ustanovení k výběru archiválií 13 - původce bez povinnosti vedení SSL v ERMS + DgD pro výběr archiválií mimo skartační řízení tyto DgD převede do výstupního datového formátu + opatří metadaty (před okamžikem výběru archiválií) X pokud to není možné původní DgD převést do analogové podoby 15 - vybrané DgA musí být původcem předány archivu s údaji o jejich vyhledávání (metadata) 15 - kompetence NA (NDA) pro přejímání a správu DgA od všech ostatních veřejných archivů X pokud má jiný digitální archiv vlastní oprávnění vlastní správa DgA - tzv. trvalý skartační souhlas: beze změn Evidence archivválií 16 - evidence DgA = eviduje se DgA v digitálním archivu se ukládá jeho replika (!) nový 18a - před zánikem veřejného archivu MV určí nástupnický archiv (NA nebo SOA) nový 18b - zpřístupnění DgA = dálkovým způsobem prostřednictvím speciálního národního portálu (je to součást ISVS) správcem NA nový 18b - funkce národního portálu pro zpřístupnění DgA: -výběr a příjem DgA a jejich metadat, -evidence DgA v rámci NAD, -příjem metadat popisů archivů a kulturně-vědeckých institucí, které mají vybrané DgA ve své základní evidenci, -příjem metadat popisů původců DgA, -příjem a prezentace archivních pomůcek v digitální podobě, -přístup k vlastním DgA, které NDA spravuje. nový 18c repliky) - NAD a jiné digitální archivy spravují metadata uložených DgA (digitální 8

Práva a povinnosti vlastníka a držitele archiválie 25 - povinnosti vlastníka archiválie - chránit a udržovat archiválie v analogové podobě, -archiválie v digitální podobě vytvořit repliku v digitální podobě ve stanoveném datovém formátu a předat ji neprodleně NDA nebo jinému digitálnímu archivu k uložení! Nahlížení do archiválií 34 - nahlížení do DgA děje se prostřednictvím národního portálu či jiných portálů pro zpřístupnění DgA nový 38a využití tzv. základních registrů v rámci využívání archiválií v archivech 40 - archiv na žádost potvrzuje shodu repliky DgA uložené v digitálním archivu s originálem DgA uložené v příslušném archivu 46 - nová celostátní kompetence NA v oblasti DgD a DgA Akreditace archivů nový 60a,b,c - pravidla pro získání (resp. odnětí) oprávnění k ukládání DgA v archivu 61 - zjednodušení stavebně-technických podmínek v archivech + nově pravidla pro digitální archivy Spisová služba 63 - SSL vykonávají v plném rozsahu = tzv. určení původci -VPP (OSS, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, SPO, SP, VŠ, zdravotní pojišťovny, VVI, PO zřízené zákonem), -kraje, -Praha, -obce s pověřeným obecním + obce se stavebním a matričním úřadem, -městská část / městský obvod statutárního města s přenesenou působností -SSL vykonávají v omezeném rozsahu (tj. bez podmínek pro umístění spisovny v 68, odst.4 + bez ustanovení o správním archivu v 69): -ostatní obce, -školy, 9

-OS ÚSC + PO založené ÚSC 63 - SSL vykonávají v elektronické podobě v ERMS: -VPP (OSS, ozbrojené síly, bezpečnostní sbory, SPO, VŠ, zdravotní pojišťovny, PO zřízené zákonem), -kraje, -Praha -obce s pověřeným obecním + obce se stavebním a matričním úřadem - městská část / městský obvod statutárního města s přenesenou působností -SSL vykonávají v elektronické podobě v ERMS nebo v listinné podobě: -školy + VVI. -ostatní obce (ÚSC), -OS ÚSC + PO založené ÚSC, -SP, 64 - příjem DgD = minimální povinnost: tzv. výstupní formáty DgD + formáty výstupu z autorizované konverze DgD v DZ 65 - možnost využití vlastních technologických prostředků (pouze pro svoji potřebu!) které nahradí uznávaný e-podpis, uznávanou e-značku a kvalifikované časové razítko musí být schopné ověřit jednoznačně identitu konkrétní osoby 66 - určení původci povinně a neprodleně zasílají spisový a skartační plán svému archivu -počátek skartační lhůty stanoví spouštěcí událost (vyřízení dokumentu, uzavření spisu) -maximální skartační lhůta = 100 let -struktura a podrobnosti zpracování spisového a skartačního plánu = viz vyhláška č. 259/2012 Sb. o SSL 68 - určený původce informuje před svým zánikem archiv o opatřeních k zabezpečení spisovny nebo správního archivu 10

69a - před převedením DgD do analogové podoby / před změnou datového formátu ověří určený původce: platnost e-podpisu, e-značky nebo kvalifikovaného časového razítka a platnost kvalifikovaných certifikátů + připojování doložky (uchovávání metadat) 69a, odst.5 (dříve odst. 8) tzv. vyvratitelná domněnka pravosti DgD: nová úprava = zpřesnění, kdy dávat kvalifikované časové razítko: ještě v době platnosti předtím zmíněných autorizačních prostředků (!) + ověření certifikátů Příloha č. 1 ZoA redukce některých původních typů dokumentů k úschově a k výběru archiválií + doplnění dokumentů z činnosti notářů Příloha č. 3 ZoA (původní) zrušena (viz zrušení kategorizace archiválií) II. část = novelizace souvisejících zákonů: Změna zákona o e-podpisu: 6 - skartační lhůta dokumentů o certifikačních službách = 10 let (poskytovatel certifikačních služeb uchovává údaje dalších 20 let viz metadata) 11 - v rámci e-komunikace vůči -státu -ÚSC -PO zřízené státem, ÚSC nebo PO ze zákona -jiným PO - v rámci výkonu veřejné správy -FO v rámci výkonu veřejné správy lze použít pouze uznávaný e-podpis nebo uznávanou e-značku (!) Legislativa archivní a spisové služby mj. zejména implementuje pravidla pro dlouhodobé ukládání ( archivaci ) e-dokumentů / e-archiválií (od 1. 7. 2012): - Zákon č. 167/2012 Sb. (novela ZoA) platnost od 1. 7. 2012 + včetně další novelizace ZoEP = povinná aplikace ustanovení Rozhodnutí Evropské komise 2011/130/EU o tzv. referenčních datových formátech. - Vyhláška č. 212/2012 Sb., o ověřování platnosti UEP platnost od 1. 7. 2012 11

- Novelizovaný Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (ERMS) platnost od 11. 7. 2012 - Vzorový provozní řád archivu oprávněného k ukládání digitálních archiválií platnost od 16. 7. 2012 - Vyhláška č. 259/2012 Sb., o spisové službě - platnost od 1. 8. 2012 - poslední (nové) vyhlášení úplného znění ZoA: zákon č. 329/2012 Sb. - Zákon č. 502/2012 Sb.: novelizace zákona č. 235/2004 Sb. o DPH zrovnoprávnění elektronické a papírové faktury, nová pravidla pro správu účetních dokumentů (s platností od 1. 1. 2013) - Zákon č. 56/2014 Sb., kterým se mění ZoA č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů (poslední novela ZoA ke dni 20. 3. 2014): - 3, nový odst. 4 = povinnost uchovávat dokumenty a umožnit z nich výběr archiválií pro podnikatele, kteří provozují koncesovanou živnost vedení spisovny - 49, odst. 1 = posílení kontroly podnikatelů, kteří provozují koncesovanou živnost vedení spisovny ze strany příslušného SOA - 72, odst. 2: místo archivního inspektora nově kontrolující - Příloha č.1 ZoA pro SPP se zrušuje povinnost uchovávat a umožnit výběr archiválií zápisů z porad vedení + dokumentů o výrobních programech + dokumentů o oceňování výrobků - Vyhláška č. 283/2014 Sb., kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (s platností od 1. 1. 2015) - nové znění 3: datum doručení + otisk podacího razítka (obdobný technolog. prostředek), - nové znění 4: kontrola úplnosti + čitelnosti + přijímaný datový formát + kontrola a ověření uznávaného e-podpisu, uznávané e-značky, popř. kvalifikovaného časového razítka, vč. certifikátů údaje o kontrole do ERMS / podle spisového řádu, - nové znění 6: autorizovaná / jiná konverze ukládací lhůty konvertovaných dokumentů, - nové znění 8: evidence podací deník / ERMS / samostatná evidence, - nové znění 10: struktura záznamů v podacím deníku / ERMS / samostatné evidenci, - nové znění 12: struktura údajů o spisu + co je součástí vyřízeného spisu, - doplnění 15: původce v ERMS zpracovává spisový a skartační plán podle schématu XML (viz Národní standard pro ERMS), - doplnění 21: podrobnosti postupu při zničení (nearchivních) dokumentů, - doplnění 23: výstupní datový formát metadat dokumentů v ERMS = XML. - podzim 2014 = neúspěšné ukončení projektu Národní digitální archiv!!! - aktuální metodika pro správu dokumentů a výběr archiválií v e-podobě: www.nacr.cz 12

- Nařízení eidas (EP a Rady EU č. 910/2014, o e-identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro e-transakce na vnitřním trhu zrušení směrnice 1999/93/ES e-značka (FO + PO) + e-pečeť (jen PO) od 1. 7. 2016 (pro služby vzbuzující důvěru + přechodné období pro e-identifikaci) 13