2.4 E-usnesení: e-legantní, e-fektivní, e-lektronická podpora rozhodování samosprávy Úřad, kde bylo řešení aplikováno: Magistrát města Hradce Králové Statutární město Hradec Králové patří svojí velikostí i významem mezi nejdůležitější centra osídlení v České republice. Je sídlem Královehradeckého kraje. Správní území města má rozlohu 105,6 km 2 a je rozdělené na 21 katastrálních území. Magistrát města zajišťuje agendy přenesené působnosti pro převážnou část území bývalého okresu, celkem pro 82 obcí a přibližně 150 000 obyvatel tohoto území. Magistrát má 414 zaměstnanců a je organizačně členěn na odbory. Zastupitelstvo města má 37 členů, radu města tvoří 11 členů. Úvod V roce 1999 došlo na Magistrátu města Hradce Králové k radikální změně při správě agendy usnesení rady a zastupitelstva města. Vedení úřadu přehodnotilo celý proces od pořízení návrhu usnesení až po jeho publikaci, archivaci a sledování plnění úkolů vyplývajících z přijatých usnesení. Jako podpora této agendy byl vyvinut softwarový produkt E-usnesení a úkony volených orgánů, který komplexně řeší problematiku spojenou se správou usnesení na úřadě. Při návrhu způsobu práce s usneseními jsme sbírali a analyzovali všechny potřeby a požadavky cílových skupin (od úředníky přes zastupitele až po občany), kterých se tato problematika dotýká, a promítli jsme je do způsobu práce s agendou. Výsledná aplikace řeší různé potřeby a pohledy podle aktérů vstupujících do oběhu dokumentů a informací. Jiné potřeby má úředník, který tvoří návrh usnesení, jiné požadavky má organizační oddělení, které udržuje přehled v materiálech a přiděluje jim závazná čísla usnesení. Zastupitelé požadují, aby mohli aktivně pracovat s návrhy, dělat si do nich své poznámky a přihlašovat se k diskuzi. Na konci celé struktury uživatelů je občan, který chce mít rychlý a pohodlný přístup ke všem rozhodnutím učiněným zastupitelskými orgány. Výše popsaný postup analýzy požadavků není statický, nýbrž probíhá kontinuálně od roku 1999 a aplikace prochází postupným vývojem. Průběžně jsou přidávány nové vlastnosti a funkce tak, aby prostředí, ve kterém se uživatel pohybuje, bylo co nejvíce uživatelsky přívětivé. Zdůvodnění potřebnosti projektu, cíl projektu Do roku 1999 úřad pracoval se systémem Office Power. Vzhledem k tomu, že v tomto roce skončila veškerá uživatelská podpora tohoto systému, bylo jen otázkou času, kdy se další používání systému ukáže jako neudržitelné. Vedení úřadu bylo postaveno před úkol zásadně inovovat technologii a způsob práce s usneseními rady a zastupitelstva.
Existovaly dva základní způsoby inovace. Buď projekt zadat externí firmě, nebo přijít s vlastním nápadem a využít odborné znalosti zaměstnanců úřadu. Rozhodli jsme se pro druhou variantu a přizvali jsme ke spolupráci pracovníky oddělení informatiky. Společnými silami jsme naplánovali realizaci projektu, jehož cílem bylo zkvalitnit servis úřadu pro práci volených orgánů, zejména zvýšením kvality podkladů pro rozhodování, a umožnit efektivní průběžné kontroly plnění přijatých rozhodnutí. Dále bylo potřeba zefektivnit práci úředníků, kteří tento servis poskytují, a v neposlední řadě uspořit náklady za kopírování papírových materiálů a být příkladem v šetrném přístupu k přírodním zdrojům. Výsledkem byl přesně popsaný proces správy usnesení včetně nově vytvořené aplikace, která přesně reflektovala potřeby zastupitelů, radních, úředníků magistrátu a občanů města. Zároveň považujeme za důležité zdůraznit, že naším cílem nebylo pouze převést papírové texty do elektronické podoby, ale zajistit, aby se s těmito materiály dalo účelně a efektivně pracovat. Výsledná aplikace proto umožňuje přístup k uloženým datům z různých pohledů, tato data účelně propojuje a přináší množství funkcí, které významným způsobem urychlují práci a šetří finanční prostředky vynakládané na správu této agendy. Efektivním způsobem přispívá ke komunikaci a týmové spolupráci, neboť podporuje sdílení informací a dokumentů na centrálním úložišti a pomocí integrovaných nástrojů definuje pravidla pro práci s nimi. Další funkce jako např. přidělování a kontrola plnění úkolů vyplývajících z usnesení rady a zastupitelstva města výrazným způsobem přispívají k efektivnějšímu řízení a automatizaci procesů uvnitř úřadu. Klíčové funkce a postupy 1. Před jednáním rady či zastupitelstva Jednou z hlavních funkcí ve správě usnesení je tvorba návrhu usnesení. Poté, co si uživatel zaměstnanec úřadu spustí aplikaci, jsou mu automaticky přidělena práva podle toho, zda je editor usnesení (tj. má práva vkládat nové návrhy). Krok za krokem prochází předepsaným postupem od založení nového bodu jednání, přes zpracování košilky návrhu, tvorbu textu usnesení až nakonec po vložení důvodové zprávy s přílohami. Již v této fázi má uživatel k dispozici spoustu pomocných a kontrolních funkcí včetně připravených šablon, které zabezpečují formální správnost vkládaného návrhu. Jsou tedy stanovena jasná pravidla, kterými se úředník musí při tvorbě návrhu řídit. Aplikace je však nastavena tak, že uživatel je intuitivně veden správnou cestou. To znamená nejen zrychlení celé práce, ale také značné ulehčení pro nové uživatele, kteří si celý postup ještě detailně neosvojili. Pro to, aby měl uživatel přehled o svých návrzích, ale i o návrzích svého odboru a úseku, slouží funkce Mé návrhy, která umožňuje procházet organizační strukturu úřadu a vypisuje vložené návrhy usnesení na dané úrovni.
Dalším článkem ve správě agendy usnesení je organizační oddělení, které se stará o přípravu jednotlivých zasedání rady a zastupitelstva. Shromažďuje návrhy, kontroluje jejich správnost a distribuuje je zastupitelům a radním. Skutečnost, že veškeré návrhy, dokumenty a další informace se shromažďují v elektronické podobě na jednom úložišti, přináší nesporné výhody při zpracování dalších výstupů. Organizační oddělení v aplikaci nastavuje termíny uzávěrky, kdy lze nejpozději vložit nový návrh do systému. Po zavedení aplikace jsme mohli posunout datum uzávěrky na pozdější termín, protože se výrazně zkrátil čas, který je potřebný pro předkládání materiálu. Zároveň veškeré pozdější opravy chyb nebo jakékoliv doplnění materiálů po uzávěrce je mnohem snazší a přehlednější než dříve, neboť se upravuje pouze jednou v centrálním skladu. Poté, co jsou organizačnímu oddělení doručeny veškeré návrhy, je automaticky generován program jednání rady či zastupitelstva. Členové zastupitelstva a rady dostávají data vypálená na CD, pomocí kterých provedou aktualizaci offline aplikace ve svých noteboocích. Zároveň s tím dostanou na CD informaci o plnění úkolů vyplývajících z dříve schválených usnesení. Mají tak neustálý přehled o stavu jednotlivých úkolů. Výšezmíněný postup distribuce materiálů přinesl našemu úřadu značné časové a finanční úspory. Jeden výtisk podkladů pro zasedání zastupitelstva má více než 300 400 stran A4; dříve jsme tiskli až sedmdesát kopií určených pro členy zastupitelstva, vedoucí odborů, novináře apod. Dnes jsou potřebné pouze jeden originál a dvě kopie, zbytek je šířen v elektronické podobě. Tím, že radní a zastupitelé dostávají veškeré materiály v elektronické podobě, otevírají se jim široké možnosti pro jejich další práci. Všechna usnesení, ať už se jedná o usnesení přijatá nebo o návrhy, mají neustále s sebou, a to včetně podkladových materiálů. Veškeré texty jsou strukturovaně uložené v databázi, aby bylo možné použít funkce třídění, vyhledávání, tisk různých sestav apod. Aktuálně mohou sledovat postup při plnění schválených usnesení, mají přehled o práci magistrátu, výborů, komisí a jejich složení, přehledy o stížnostech, vyhláškách a předpisech magistrátu. Jedním z výstupů aplikace jsou různé statistiky sledující plnění zadaných úkolů. Neocenitelnou výhodou při jednáních rady města je možnost elektronického předhlasování návrhu. Členové rady ve svých noteboocích označí ty body jednání, ke kterým hodlají diskutovat, tzv. funkce přihláška do diskuze. Toto značení provádějí nejpozději do dne, kdy se koná jednání rady města. 2. Při jednání Po příchodu do rady proběhne synchronizace centrální databáze a primátor města tak dostane program jednání s přehledem bodů, u kterých bude diskuze. Stejnou informaci dostávají také předkladatelé návrhů (vedoucí odborů atd.), kteří se tak včas dozvědí, zda budou přizváni do rady k podání vysvětlení. U bodů, kde je zřejmé, že se nikdo nepřihlásí k diskuzi, je možno přímo hlasovat. To vše podporuje
zodpovědnou přípravu radních před jednáním rady města a vlastní průběh schůze zefektivňuje. Jednání zastupitelstva jsou nahrávána a je využíváno samostatné aplikace pro elektronické (a bezdrátové) hlasování, jehož výsledky jsou graficky on-line promítány v sále. Výsledkem hlasování jsou přijatá/nepřijatá usnesení, která jsou pomocí jednoduché funkce publikace návrhů vystavena na web. Organizační oddělení tedy již nemusí ručně přepisovat texty usnesení do jednoho seznamu a ručně jim přidělovat závazná čísla. Zápis bodu jednání a návrh usnesení pořídí pouze jednou na příslušeném odboru. K již publikovaným usnesením je možné připojit i soubory zvukových nahrávek ze zasedání a hlasovací protokoly. 3. Po jednání Po publikaci výsledku jednání na webu mají všichni (zastupitelé, úředníci, občané, novináři) přístup ke konečné verzi usnesení včetně výše zmíněných doplňujících informací (hlasovací protokoly, zvukové záznamy atd.). Tomu, kdo má v usnesení přidělen nějaký úkol, je automaticky prostřednictvím aplikace MS Outlook odeslána zpráva, která obsahuje text usnesení. Do budoucna připravujeme rozšíření aplikace o funkci, která bude generovat přímo úkol v programu MS Outlook, a tak budeme moci využívat všechny možnosti, které MS Outlook poskytuje při správě úkolů. Sledování stavu plnění úkolů je jednou z klíčových vlastností aplikace a vnáší do správy usnesení striktní pořádek. Tato funkce umožňuje sledovat plnění na úrovni jednotlivých odstavců textu usnesení, nikoliv pouze na celém dokumentu. Je zcela běžnou praxí, že v jednom textu usnesení dostane úkol zadaný jak vedoucí odboru, tak tajemník nebo náměstek. Vzhledem k tomu, že agenda usnesení je opravdu rozsáhlá a evidují se stovky usnesení, důvodových zpráv a dalších dat, bylo nezbytné aplikaci doplnit o základní funkce vyhledávání, třídění a filtrování. Díky pečlivému databázovému uchování dat je možné exaktně vyhledávat podle různých kritérií. Aplikace umožňuje klasické fulltextové vyhledávání (používat logické spojky atd.), unikátní hledání podle osob s dalšími možnostmi nastavení kritérií jako předložil, napsal, zpracoval atd. Fulltextově prohledávat texty usnesení lze s celou řadou nastavení. Tento dotaz hledá i části slov, tzv. podřetězce. V checkboxech vyhledávače můžeme zvolit, jak velkou část usnesení chceme vidět, a také, zda nás zajímá plnění celého usnesení nebo jen jednotlivých odstavců. Veškeré vyhledávací nástroje ihned poskytují v nalezeném výsledku informaci o plnění usnesení. Ke snadné orientaci mezi jednotlivými usneseními slouží funkce přehledy zasedání, která zobrazí zasedání ve vybraném roce. Následně si lze různými způsoby listovat v jednotlivých zasedáních. Např. vybrat všechna usnesení s jejich nadpisy nebo si vypsat všechny ukládací části usnesení z celého zasedání (tzv. slovesné třídění). Pokud je zasedání ještě odemčené, budou k dispozici všechny editační nástroje (editace, mazání, přesun návrhu na jiné zasedání apod.).
Shrnutí Způsob, jakým v Hradci Králové pracujeme s agendou usnesení, přinesl mnoho pozitivních změn jak v oblasti ekonomické, tak ve zkvalitnění služeb poskytovaných veřejnosti. Předpokladem úspěšné implementace byla i úprava zaběhlých pracovních postupů úředníků. Na závěr přinášíme souhrn nejdůležitějších přínosů, které jsou přímým důsledkem nového způsobu práce s agendou. Přínosy pro občana - prostřednictvím internetu má přístup k usnesením rady a zastupitelstva; - vyhledávací funkce usnesení jsou archivována i zpětně od roku 1990 a díky jejich strukturovanému ukládání lze v nich vyhledávat dle nejrůznějších parametrů; - ke každému přijatému usnesení jsou dále veřejnosti k dispozici hlasovací protokoly a zvukový záznam z jednání zastupitelstva; - občan má přehled o projednávaných bodech a jejich výsledku; - vydáváme speciální CD pro novináře s obsahem jednání zastupitelstva mají tak k dispozici všechny materiály elektronicky. Přínosy pro zastupitele - všechna přijatá usnesení mají neustále s sebou, a to včetně veškerých podkladových materiálů; - mají přehled o tom, kým a jak jsou usnesení plněna; - mají přehled o práci magistrátu, výborů, komisí a jejich složení, přehledy o stížnostech, o vyhláškách a předpisech magistrátu; - zvýšení PC gramotnosti; - mají k dispozici zapůjčený notebook; - větší vědomí o potřebnosti investic do hardwaru a softwaru obecně. Přínosy pro zaměstnance úřadu - rychlejší zpracování materiálů pro jednání používají se strukturované šablony pro standardní zprávy; - jasně stanovené postupy a pravidla, strukturovaný systém přístupových práv, který umožňuje velmi variabilní možnosti pro práci s předkládanými materiály; - snadná zastupitelnost a podpora týmové práce při přípravě materiálů; - zvýšení PC gramotnosti.
Finanční a organizační přínosy - snížení nákladů na kopírování: zatímco před zavedením e-usnesení se na jedno zasedání kopírovalo 70 výtisků podkladů, tj. cca 2 500 listů, nyní jsou potřebné pouze 1 originál a 2 kopie. Obdobně rozsáhlé množství materiálů bylo připravováno i pro jednání rady města, a to 2 měsíčně, byť v polovičním počtu kopií. Celková roční úspora v počtu kopií je odhadována na 400 000 stran A4. - zkrácení časů pro překládání materiálů bylo možno posunout uzávěrku pro pracovníky magistrátu o 4 dny; - snazší možnost oprav chyb a doplňování materiálů; - odbourání dotazování se členů zastupitelstva a veřejnosti na výsledek projednávání jednotlivých záležitostí vše je dostupné elektronicky; - zrychlení jednání rady města ( elektronické předhlasování ). Příloha na CD: - otisky obrazovek elektronických záznamů z jednání Autor příspěvku: Jan Slavík, interní auditor, Magistrát města Hradce Králové, Čs. armády 408, 502 00 Hradec Králové, tel: 495 707 403, e-mail: jan.slavik@mmhk.cz