Druh dokumentu: POKYN PŘEDSEDY Účinnost od: Verze č.: Počet stran: Strana č.: 3. 1. 2014 5.0 11 1 Číslo výtisku: 1 Číslo kopie: Datum: Garant: Funkce: Podpis: 3. 1. 2014 Ing. Zdena Šopová ředitelka odboru rozpočtu a správy majetku Datum: Ověřil: Funkce: Podpis: 3. 1. 2014 JUDr. Zdeněk Čáp ředitel odboru legislativněprávního Datum: Schválil: Funkce: Podpis: 3. 1. 2014 JUDr. Rostislav Dvořák předseda Změna č.1: datum Garant: Ověřil Schválil: Změna č.2: datum Garant: Ověřil Schválil:
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 2 OBSAH: Část I ZKRATKY A POJMY... 4 1.1 Zkratky... 4 1.2 Pojmy... 4 Část II ÚČEL... 4 Část III ZÁVAZNOST... 4 Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE... 4 4.1 Právní předpisy... 4 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty... 4 4.3 Přílohy... 4 4.4 Související šablony a formuláře... 4 Část V... 5 5.1 Všeobecně... 5 5.2 Vnitřní hospodaření v působnosti odboru rozpočtu a správy majetku... 5 5.3 Hospodaření v působnosti jednotlivých útvarů... 5 Část VI POŽADAVEK NA NÁKUP... 5 6.1 Vstupní požadavky na nákup majetku, zásob nebo služeb... 6 Část VII VÝBĚR DODAVATELŮ... 6 7.1 Všeobecně... 6 7.2 Seznam schválených dodavatelů... 6 7.3 Poptávka a nabídka... 7 7.4 Výběrové řízení... 8 7.5 Výběrová komise... 8 7.6 Činnost výběrové komise... 8 7.7 Zpráva z výběrového řízení... 8 Část VIII REALIZACE NÁKUPU... 9 8.1 Všeobecně... 9 8.2 Objednávky... 9 8.3 Podepisování objednávek... 9 8.4 Vypracování smlouvy... 9 8.5 Evidence smluv... 10 8.6 Ověření nakupovaného produktu... 10 Část IX HODNOCENÍ DODAVATELŮ... 10 9.1 Hodnocení dodavatelů... 10
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 3 Číslo změny ZMĚNY V TEXTU Změny v textu Nahrazuje se (odstraněno) Vloženo Kapitola, bod Strana Kapitola, bod Strana Komentář
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 4 Část I ZKRATKY A POJMY 1.1 Zkratky svaz předseda generální ředitel SSD IT Svaz českých a moravských výrobních družstev předseda Svazu českých a moravských výrobních družstev generální ředitel Svazu českých a moravských výrobních družstev seznam schválených dodavatelů informační technologie 1.2 Pojmy dodavatel reklamace zaměstnanec fyzická nebo právnická osoba, která uzavřela se svazem smluvní vztah na poskytnutí výrobku nebo služby svazu uplatnění nároku z odpovědnosti dodavatele za vady; veškeré reklamace jsou vyřizovány v souladu s podmínkami smluvního vztahu a právními předpisy fyzická osoba, která je v pracovněprávním vztahu ke svazu Část II ÚČEL Tento pokyn předsedy stanovuje základní principy vnitřního hospodaření svazu, pravidla při výběru dodavatelů a hodnocení dodavatelů a postupy při realizaci nákupů v rámci svazu. Část III ZÁVAZNOST Tento pokyn předsedy je závazný pro všechny zaměstnance. Část IV SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTACE 4.1 Právní předpisy zákon o účetnictví občanský zákoník 4.2 Vnitřní předpisy svazu a další závazné dokumenty NP-02 Organizační řád NP-11 Spisový, skartační a archivní řád 4.3 Přílohy PR-/01 Seznam záznamů 4.4 Související šablony a formuláře Bez šablon a formulářů.
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 5 Část V 5.1 Všeobecně 5.1.1 Finanční zdroje pro vnitřní hospodaření jsou zajišťovány v souladu s předpisy svazu prostřednictvím rozpočtu svazu a dílčích rozpočtů jednotlivých útvarů. 5.1.2 Vnitřním hospodařením svazu jako celku je pověřen odbor rozpočtu a správy majetku. 5.1.3 Jednotlivé útvary hospodaří podle dílčích rozpočtů. 5.2 Vnitřní hospodaření v působnosti odboru rozpočtu a správy majetku 5.2.1 Odbor rozpočtu a správy majetku odpovídá za nákup tohoto majetku a zásob: a) nemovitosti, b) vybavení kanceláří, c) dopravní prostředky, d) komunikační a kancelářská technika, e) hardwarové a softwarové produkty, f) periodický tisk, g) spotřební materiál zejména běžné kancelářské potřeby, veškerý spotřební materiál ke kancelářské technice a IT, úklidové a sanační prostředky, pracovní oblečení a ochranné pomůcky apod. 5.2.2 Odbor rozpočtu a správy majetku odpovídá za nákup těchto služeb: a) služby k zajištění chodu svazu (např. v oblasti požární ochrany a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, informačních technologií apod.). b) práce a dodávky oprav a údržby majetku, c) správa nemovitostí zajišťovaná dodavatelsky, d) projektové a průzkumné práce, posudky. 5.3 Hospodaření v působnosti jednotlivých útvarů Jednotlivé útvary v rámci zajišťování svých činností nakupují: a) odborný tisk a publikace, b) občerstvení, c) dary, d) propagační předměty, e) tiskové, grafické a fotografické služby, f) služby zajišťované svazem v souvislosti s činností členských družstev (např. výstavy, veletrhy), g) služby externích specialistů v rámci pořádaných vzdělávacích akcí, h) drobné kancelářské potřeby, které není možné zajistit prostřednictvím skladu odboru rozpočtu a správy majetku, i) ostatní výrobky a služby nezbytné pro zajištění činností vyplývajících z jejich působnosti ve smyslu NP-02 Organizační řád. Část VI POŽADAVEK NA NÁKUP
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 6 6.1 Vstupní požadavky na nákup majetku, zásob nebo služeb 6.1.1 Požadavek na nákup může dát kterýkoliv zaměstnanec svému přímému nadřízenému prostřednictvím příslušného modulu informačního systému. 6.1.2 Požadavek na nákup v působnosti útvaru schvaluje prostřednictvím příslušného modulu informačního systému vedoucí tohoto útvaru. V případě požadavku na nákup v působnosti odboru rozpočtu a správy majetku přezkoumá jeho oprávněnost z hlediska potřeb útvaru vedoucí příslušného útvaru a v kladném případě předá požadavek prostřednictvím příslušného modulu informačního systému příslušnému zaměstnanci odboru rozpočtu a správy majetku. Část VII VÝBĚR DODAVATELŮ 7.1 Všeobecně 7.1.1 Hlavním cílem výběru a hodnocení dodavatelů je zvyšování kvality nakupovaných výrobků a služeb při efektivním a šetrném vynakládání finančních zdrojů svazu. 7.1.2 Pro výběr dodavatelů jsou stanovena následující minimální kritéria: a) garantovat vhodným způsobem termín dodávky, b) garantovat vhodným způsobem cenu dodávky, c) pozitivní zkušenosti z předchozí spolupráce nebo reference. Garance termínu, ceny a kvality dodávky může být stanovena např. v podmínkách smluvního vztahu. 7.1.3 Přednostně jsou pro dodávky využíváni osvědčení dodavatelé již vedení v aktuálním SSD s tím, že dodávky v ceně do 50 tis. Kč bez DPH jsou jim zadávány přímo dle jejich specializace a územní návaznosti na místo plnění, avšak pouze za splnění předpokladu, že podmínky dané dodávky jsou obvyklé a splňují kritéria dle odstavce 7.1.2. V takovém případě je třeba provést kontrolu a doložit cenu jako cenu na trhu obvyklou. V ostatních případech se postupuje jako při výběru nových dodavatelů. 7.1.4 Výběr nových dodavatelů (v aktuálním SSD nezařazených) je prováděn dle kritérií uvedených v bodu 7.1.2 formou poptávky, a to z obdržených nabídek alespoň dvou dodavatelů při ceně dodávky do 100 tis. Kč bez DPH a alespoň tří dodavatelů při ceně dodávky nad 100 tis. Kč bez DPH, pokud to specializace dodávky umožňuje (podrobnosti viz bod 7.3.4), nebo formou výběrového řízení dle kapitoly 7.4 a násl. 7.1.5 O výběru dodavatele rozhoduje vedoucí příslušného útvaru, resp. v případě výběrového řízení výběrová komise. 7.2 Seznam schválených dodavatelů 7.2.1 Do SSD jsou zařazováni dodavatelé, kteří splňují kritéria dle bodu 7.1.2 a u kterých je dán předpoklad další spolupráce. Dodavatel může být zařazen do SSD i na základě přímého písemného podnětu předsedy. 7.2.2 SSD je veden v elektronické podobě. SSD je součástí číselníku obchodních partnerů informačního systému a jeho modulů. 7.2.3 Za vkládání a aktualizaci údajů o dodavatelích v SSD odpovídají jednotliví vedoucí útvarů. 7.2.4 Záznam o schváleném dodavateli musí obsahovat tyto údaje:
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 7 a) identifikační údaje dodavatele (obchodní firmu, resp. název, či jméno a příjmení, jde-li o fyzickou osobu, adresu sídla či místa podnikání, resp. bydliště, jde-li o fyzickou osobu, IČO, informaci, je-li dodavatel plátcem DPH), b) obor činnosti, ke které je dodavatel oprávněn, a jsou svazem využívány, c) kontaktní údaje, d) záznamy o dodavateli, vč. hodnocení dodavatele. 7.3 Poptávka a nabídka 7.3.1 Poptávka může být realizována formou písemnou či ústní. O formě poptávky rozhoduje vedoucí příslušného útvaru. V případě že nabídka bude podkladem pro výběrové řízení dle kapitoly 7.4 a násl., je vždy poptávka realizována v písemné formě nebo zabezpečenou elektronickou formou (např. datová zpráva prostřednictvím datové schránky, případně e-mailem za podmínky využití elektronického podpisu nebo certifikátu). 7.3.2 Písemná poptávka obsahuje alespoň: a) identifikaci poptávajícího a poptávaného, b) předmět poptávky, c) požadovanou formu zpracování nabídky, d) termín a místo doručení nabídky. 7.3.3 Na základě obdržených nabídek je proveden výběr dodavatele, resp. vyhodnocení obdržených nabídek v případě výběrového řízení. Výběr dodavatele provede u dodávek v ceně do 100 tis. Kč bez DPH vedoucí příslušného útvaru, u dodávek v ceně nad 100 tis. bez DPH předseda svazu. Při výběru dodavatele rozhoduje komplexní posouzení rozhodujících parametrů nabídek - např. termín, cena, kvalita, záruční doba, platební podmínky, odborná způsobilost, srovnatelné reference apod. Pokud je cena v nabídce členského výrobního družstva, v ostatních rozhodujících parametrech minimálně srovnatelná s nejoptimálnější nabídkou, vyšší max. o 10% u dodávek v ceně do 2 mil. Kč bez DPH a max. o 5% u dodávek v ceně nad 2 mil. Kč bez DPH, může být na základě schválení předsedou (či podle jeho zvážení představenstvem) přednostně přijata tato nabídka členského družstva. 7.3.4 Výběr dodavatele je prováděn podle těchto zásad v uvedeném pořadí: a) Posuzují se obdržené nabídky v minimálním počtu podle bodu 7.1.4. b) Pokud po prokazatelném poptání dodavatelů v minimálním počtu podle bodu 7.1.4 nebudou v určeném termínu obdrženy všechny nabídky, je provedena doplňková poptávka chybějícího počtu dodavatelů s novým termínem předložení nabídek. Pokud to ale naléhavost realizace neumožní, je vybrán dodavatel z již obdržených nabídek. c) Pokud po prokazatelném poptání i doplňkové poptávce celkem min. 5 dodavatelů nebude získána v určených termínech žádná nabídka, je realizován nákup: ca) přímým zadáním dodavateli vedenému v SSD, cb) přímým zadáním dodavateli, jehož nabídku se dodatečně podaří získat, pokud tato nabídka splňuje kritéria podle bodu 7.1.2. d) V případě nutnosti akutního řešení havarijních stavů v nemovitostech svazu, včetně opatření k zamezení vzniku následných škod, jsou práce v nezbytně nutném rozsahu zadány přímo u místně dosažitelného odborného zhotovitele s nejrychlejším termínem provedení. K tomuto jsou ve smyslu uzavřených smluv o správě či nájemních smluv oprávněny také subjekty, zajišťující běžnou údržbu a drobné opravy nemovitostí v majetku svazu podle kapitoly 6.1 PT-09 Správa a provoz nemovitostí. Také v těchto případech je (při splnění daných podmínek) preferován výběr členského výrobního družstva. 7.3.5 Přijaté nabídky včetně poptávek jsou uloženy na poptávajícím útvaru minimálně do doby ukončení realizace smluvního vztahu a poté jsou uloženy dle NP-11 Spisový, skartační a archivní řád.
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 8 7.3.6 V případě realizace zakázky, a je-li to z povahy dokumentu technicky možné, je nabídka uložena jako příloha v elektronické formě v příslušném modulu informačního systému u související objednávky. 7.4 Výběrové řízení 7.4.1 Výběrové řízení je prováděno na základě rozhodnutí předsedy nebo představenstva svazu. 7.4.2 Výběrové řízení musí být provedeno také v případě, kdy je poptávkou osloven některý z dodavatelů, který byl v SSD dříve označen jako nevyhovující. 7.5 Výběrová komise 7.5.1 Předseda jmenuje výběrovou komisi. Výběrová komise se skládá z předsedy výběrové komise a členů výběrové komise. Počet členů výběrové komise je vždy lichý. 7.5.2 Jmenování předsedy výběrové komise a členů výběrové komise je vždy prováděno písemnou formou; tento požadavek je splněn také provedením záznamu o jmenování v zápisu z porady vedení svazu, příp. z jednání představenstva svazu. Předseda je vždy členem výběrové komise nebo předsedou výběrové komise. Jmenování výběrové komise může být provedeno na dobu neurčitou, dobu určitou či pouze na jedno výběrové řízení. Doba platnosti jmenování výběrové komise je stanovena v tomto jmenování. Jmenování výběrové komise je uloženo minimálně po dobu jeho platnosti na sekretariátu svazu a poté je uloženo dle pravidel popsaných v NP-11 Spisový, skartační a archivní řád. 7.5.3 Členové výběrové komise včetně jejího předsedy jsou vázáni mlčenlivostí. Nesmí být podjatí, tedy zejména majetkově či osobně propojeni s kterýmkoliv z vybíraných dodavatelů. Prohlášení o nepodjatosti může mít písemnou formu. 7.6 Činnost výběrové komise 7.6.1 Činnost výběrové komise spočívá ve výběru dodavatele na základě nabídek předložených jednotlivými uchazeči a jejich vyhodnocení útvarem realizujícím poptávku. 7.6.2 Hodnotící kritéria jsou stanovena alespoň v tomto rozsahu: a) oprávnění uchazeče ke splnění předmětu poptávky (registrace, předmět podnikání), b) splnění technických požadavků/parametrů poptávky, c) termín dodání, d) záruční a pozáruční podmínky (přichází-li dle charakteru poptávky v úvahu), e) cena včetně případné slevy, f) dosavadní zkušenosti svazu s uchazečem nebo reference o uchazeči. 7.6.3 Další hodnotící kritéria jsou stanovena v závislosti na předmětu poptávky a musí zahrnovat podstatné prvky, které jsou rozhodující pro zajištění kvality předmětu poptávky. 7.7 Zpráva z výběrového řízení 7.7.1 O výběrovém řízení a jeho průběhu je vždy vyhotovována zpráva z výběrového řízení. Za zpracování zprávy z výběrového řízení je odpovědný předseda výběrové komise, případně jím určený jiný člen výběrové komise. Zprávu z výběrového řízení svým podpisem stvrzuje předseda výběrové komise a všichni její členové a ověření zprávy provádí podle charakteru předmětu poptávky předseda, příp. představenstvo svazu. Ověření je provedeno formou schválení objednávky nebo smlouvy s vybraným dodavatelem. 7.7.2 Zpráva z výběrového řízení obsahuje: a) stručný popis průběhu celého procesu výběrového řízení,
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 9 b) hodnotící tabulky všech členů výběrové komise, c) závěr, výběr dodavatele. 7.7.3 Originál zprávy z výběrového řízení je uložen u poptávky a nabídky (viz bod 7.3.4) a současně v elektronické formě jako příloha v příslušném modulu informačního systému u související objednávky. Část VIII REALIZACE NÁKUPU 8.1 Všeobecně Nákup může být realizován na základě objednávky nebo smlouvy. 8.2 Objednávky 8.2.1 Objednávka má formu dopisu, může být vystavena i na formuláři dodavatele, nebo elektronickou formou. Objednávka musí alespoň obsahovat: a) identifikaci objednatele, b) identifikaci dodavatele, c) specifikaci a rozsah nakupovaného majetku, zásob či služby, d) datum vystavení, e) podpis schvalující osoby za svaz, f) dodací podmínky, včetně ceny, záruky a odpovědnosti za vady, je-li to vhodné. 8.2.2 Objednávky jsou trvale evidovány centrálně v elektronické formě v příslušném modulu informačního systému. Je-li z povahy věci třeba určité dokumenty uchovat v listinné formě, jsou pak evidovány a ukládány na každém útvaru samostatně. Za evidenci a uložení je odpovědný vedoucí útvaru, případně jím určený zaměstnanec. Objednávky v listinné formě jsou uchovávány alespoň do konce následujícího kalendářního roku a poté jsou uloženy dle NP-11 Spisový, skartační a archivní řád. V případně archivace objednávky uložené v elektronické formě je s touto naloženo jako s písemností dle NP-11 Spisový, skartační a archivní řád. 8.3 Podepisování objednávek 8.3.1 Objednávku do výše 100 000,- Kč bez DPH (včetně) v rámci schváleného dílčího rozpočtu útvaru přezkoumává příslušný zaměstnanec realizujícího útvaru a schvaluje vedoucí realizujícího útvaru prostřednictvím příslušného modulu informačního systému. 8.3.2 Objednávku nad 100 000,- Kč bez DPH (včetně) v rámci rozpočtu svazu přezkoumává vedoucí realizujícího útvaru a schvaluje předseda prostřednictvím příslušného modulu informačního systému. 8.4 Vypracování smlouvy 8.4.1 Na základě podkladů předaných realizujícím útvarem, zpracuje odbor legislativně-právní návrh smlouvy, není-li tento předložen vybraným dodavatelem. Tento návrh předává ředitel odboru legislativně-právního k připomínkám realizujícímu útvaru. Každá smlouva musí obsahovat ujednání o ceně, podmínkách záruky a odpovědnosti za vady. 8.4.2 Příslušný zaměstnanec realizujícího útvaru vypracuje připomínky a předá je odboru legislativně-právnímu k vypracování potřebného počtu originálů smlouvy, které následně opatří vedoucí realizujícího útvaru a příslušný zaměstnanec odboru legislativně-právního záznamem o přezkoumání, a to formou parafy na každé straně jednoho vyhotovení originálu smlouvy.
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 10 8.4.3 Smlouva může být vypracována i dodavatelem; v takovém případě je návrh smlouvy nejprve připomínkován realizujícím útvarem a poté postoupen k připomínkám odboru legislativněprávnímu. Ten spolu se svými připomínkami postoupí návrh zpět realizujícímu útvaru k zajištění vypracování originálů smluv. O přezkoumání je proveden záznam formou parafy vedoucího realizujícího útvaru a příslušného zaměstnance odboru legislativně-právního na každé straně jednoho vyhotovení originálu smlouvy. 8.4.4 Originály smlouvy jsou prostřednictvím sekretariátu svazu předávány k podpisu předsedovi, který je oprávněn za svaz uzavřít smluvní vztah, není-li předpisy svazu vyžadován podpis dvou členů představenstva. 8.5 Evidence smluv 8.5.1 Evidence smluv je vedena v každém útvaru samostatně. Za evidenci smluv je odpovědný vedoucí útvaru, případně jím určený zaměstnanec. 8.5.2 Smlouvy jsou uloženy na příslušném útvaru, a to minimálně po dobu jejich platnosti, poté jsou uloženy dle pravidel popsaných v NP-11 Spisový, skartační a archivní řád. 8.5.3 V případě, že na základě smlouvy probíhá jakékoliv finanční plnění, ukládá se podepsaná smlouva v elektronické formě rovněž v příslušném modulu informačního systému. 8.6 Ověření nakupovaného produktu 8.6.1 Při dodání předmětu dodávky je příslušný zaměstnanec realizujícího útvaru povinen provést ověření dodávky. Předmětem kontroly je věcná správnost předmětu dodání, počet souhlasný s objednávkou či smlouvou, neporušenost obalů a trvanlivost, záruka, funkčnost, případně další prvky kontroly dle povahy dodávaného materiálu, zásob či služeb. Záznamem o provedené kontrole je podpis přejímajícího a dodavatele na dodacím listu, případně jiném odpovídajícím dokumentu. 8.6.2 V případě, že předmět dodávky neodpovídá objednávce či smlouvě, nebo vykazuje jakékoliv jiné vady, zajistí vedoucí realizujícího útvaru uplatnění reklamace v souladu s příslušnými právními předpisy. 8.6.3 Po úplném uzavření případu (kompletním bezvadným dodáním zboží, kompletním dodání služby, vyúčtováním apod.) provede příslušný zaměstnanec, který objednávku zpracovával, konečné uzavření případu objednávky v příslušném modulu informačního systému. 8.6.4 Uzavření případu provede příslušný zaměstnanec, který objednávku provedl, také v případě, že se případ nerealizuje z důvodu následné nepotřebnosti nebo v případě neschválení nadřízeným zaměstnancem. Toto konečné uzavření se provede obdobně dle bodu 8.6.3 s tím, že příslušný zaměstnanec v modulu zapíše poznámku, proč případ nebyl realizován. Část IX HODNOCENÍ DODAVATELŮ 9.1 Hodnocení dodavatelů 9.1.1 V případě dodavatele, který dodává svazu své služby nebo majetek či zásoby poprvé, je na základě ověření první dodávky a další využitelnosti tohoto dodavatele vedoucím příslušného útvaru rozhodnuto o jeho zařazení/nezařazení do SSD. 9.1.2 O dodavatelích zařazených do SSD jsou v informačním systému průběžně vedeny záznamy podstatné pro jejich pravidelné hodnocení (např. plnění/neplnění termínů dodávek, změny cen
3. 1. 2014 3. 1. 2014 5.0 11 11 dodávek, dodržení smluvních podmínek apod.). Za vystavování takových záznamů jsou odpovědni zaměstnanci přicházející do styku s dodavateli. 9.1.3 Na základě průběžných záznamů je v příslušném modulu informačního systému 1x ročně (vždy v prosinci příslušného roku) prováděno hodnocení dodavatelů. To nevylučuje možnost provedení mimořádného hodnocení. 9.1.4 Za hodnocení dodavatele je odpovědný vedoucí útvaru, který rozhodl o jeho zařazení do SSD. Výsledkem hodnocení je označení vyhovující / nevyhovující v informačním systému. Je-li dodavatel jako nevyhovující ze SSD vyřazen, musí být současně uveden důvod tohoto vyřazení.