Obsah manuálu pro pokladní deníky 1.Pokladní deníky...2 1.1.Zavedení pokladního deníku...2 1.1.1.Popis pokladního deníku...2 1.1.2.Účetní předpisy k pokladnímu deníku...3 1.1.3.Rozpis DPH k pokladnímu deníku...3 1.1.4.Další funkce nad seznamem pokladních deníků...3 1.2.Zápisy do pokladního deníku...4 1.2.1.Příjmové doklady...4 1.2.2.Výdajové doklady...5 1.3.Zaúčtování pokladního dokladu do účetního deníku...6 1.4.Oprava dokladu a oprava již zaúčtovaného dokladu...6 1.5.Zrušení dokladu...6 1.6.Přehledy o stavu pokladny...7 Logistis spol. s r.o. 1
1. Pokladní deníky Modul určen pro vedení finanční pokladny (pokladen) Vaší firmy. Dovoluje vést pokladní deníky i v jiných měnách. Registruje jednotlivé vklady a výběry dle přednastavených podmínek (viz předpisy a zápisy, předpisy pro DPH). Ve spojení s modulem účetnictví automatizovaně vytváří podklady pro další zpracování v účetním systému. 1.1.Zavedení pokladního deníku V úvodním menu programu postupně zvolíme Finanční Účetnictví - Peníze - Pokladní deníky. Po stisku kl. Enter se objeví seznam pokladních knih. Počet vedených pokladních deníků je stanoven nastavením systému a v případě potřeby je možno jej zvýšit. Pro zadání nového (prvního) pokladního deníku. stiskneme horkou klávesu Insert a otevřeme si formulář popisu 1.1.1.Popis pokladního deníku Číslo(identifikátor pokladny): jednoznačně identifikuje pokladní knihu v rámci systému LogisTIS a uživatel si je může libovolně zvolit. (př. 01, 02 atd.) Název: zcela závisí na libovůli uživatele a přestavuje uživateli bližší popis pokladní knihy (př. Hlavní pokladna, Provozní pokladna aj.) Účet: Budeme-li pokladnu používat ve spojení z modulem účetnictví, je nutno zadat účet syntetický s analytickým členěním (dle již zadané účetní osnovy přístupné pod klávesou F2, popř. tento účet do účetní osnovy zadat v okamžiku zápisu pokladní knihy do evidence), na kterém se budou jednotlivé pokladní pohyby registrovat. Poznamenejme, že je možno využít analytického členění ( v praxi zřejmě pro každou pokladnu jedna analytika). Počáteční zůstatek: tuto položku použijeme v případě, že zavádíme do systému pokladnu, která již byla vedena jiným způsobem a chceme pokračovat v jejím vedení a udržet si přehled o aktuálním stavu pokladní hotovosti. Logistis spol. s r.o. 2
Typ měny a kurz: Pro domácí (CZK) měnu ponecháme položku včetě kurzu nevyplněnou. Pokud chceme pokladnu používat pro evidenci v jiné měně, zadáme i kód měny (klávesou F2 si vyžádáme seznam použitých měn) a její kurz. Typ měny je kontrolován proti seznamu měn, který je v systému zaveden. Zadaný kurz je používán jako přednastavený pro účtování pokladních dokladů do hlavní knihy v domácí (CZK) měně v případě, že nezměníte tento kurz přímo na jednotlivých dokladech. Tisk dokladu s kontací: Tato volba umožňuje vytisknout běžný pokladní doklad spolu se účetním zápisem do hlavní knihy. Po ukončení zápisu nás systém vyzve abychom nezapomněli na účetní předpisy a rozpis DPH. Tyto náležitostí jsou nezbytné pro identifikaci jednotlivých plateb provedených v pokladně, evidenci daně z přidané hodnoty (v případě, že jste plátce daně) a pro automatické zaúčtování v modulu Účetnictví. 1.1.2.Účetní předpisy k pokladnímu deníku 1.1.3.Rozpis DPH k pokladnímu deníku 1.1.4.Další funkce nad seznamem pokladních deníků Jako u každého seznamu systému LogisTIS je soupis funkcí nad seznamem přístupný stisknutím klávesy F10, nebo jsou přístupné jednotlivé funkce stisknutím horké klávesy, která je uvedena v levém sloupci seznamu. Enter otevře pokladní knihu v aktuálním roce. U síťové verze systém kontroluje, zda již někdo s vybranou knihou nepracuje. V tom případě je kniha otevřena s omezeními pro vstup a úpravy dokladů. Ins vloží nový popis pokladní knihy do seznamu F3 opraví existující popis pokladní knihy Del vyřadí knihu ze seznamu (pouze je-li prázdná) P otevře seznam účelů plateb (předpisů) pro danou knihu a s tímto seznamem dovolí pracovat (vkládat, rušit, upravovat a získávat přehledy) viz 1.1.1 účetní předpisy k pokladně D otevře tabulku řádků DPH, do kterých se z dané knihy bude zapisovat. Tabulky jsou dvě jedna pro příjmové a druhá pro výdajové doklady viz 1.1.2. rozpis DPH k pokladně O zobrazí popis pokladní knihy T tisk seznamu pokladních knih K vytiskne pokladní knihu za požadované období Logistis spol. s r.o. 3
L poskytne přehled finančních prostředků čerpaných dle jednotlivých drůhů pohybů (účelů plateb) za zadané období E excel ještě není k dispozici U v případě, že je v konfiguraci systému modul účetnictví vytiskne výpis z účetního deníku zaúčtování vybraných dokladů B v případě, že je v konfiguraci systému modul účetnictví, poskytne náhled do hlavní knihy na obraty jednotlivých měsíců daného účtu, na kterém je pokladna vedena. 1.2.Zápisy do pokladního deníku Pro pořízení záznamu do deníku je nutno otevřít přehled pokladních dokladů najedeme kurzorem na požadovaný deník a stiskneme kl. Enter. Nový doklad zapíšeme do pokladní knihy stisknutím klávesy Insert a výběru typu dokladu - příjmový, nebo výdajový doklad. Po vyplnění hlavičky dokladu je otevřena část dokladu vyhrazená pro jednotlivé řádky dokladu. Vyplněný řádek dokladu generuje další řádek až do vyčerpání celkové částky uvedené v hlavičce dokladu. Vložení dalšího řádku do dokladu vyvoláte stisknutím klávesy šipka dolů na posledním řádku, popř. stisknutím klávesy Ins-Insert na kterémkoliv řádku dokladu. 1.2.1.Příjmové doklady Nejprve je nutno vyplnit hlavičku dokladu. Pro zadání data je možno po stisku kl. F2 použít kalendář. Pro datum platí pravidlo, že musí být zachována následnost data pro řadu dokladů příjmových i výdajových. V případě, že zadáváme první doklad v roce je možno začít číslování od námi zadaného čísla, všechny další pak budou pokračovat v číselné řadě. Příjmový doklad Ostatní údaje hlavičky nejsou povinné. Pro položku Firma platí pravidlo, že tato firma bude použita v jednotlivých řádcích dokladu jako přednastavený údaj. V okamžiku, kdy ukončíme vypisování hlavičky objeví se první řádek dokladu. V něm je předepsána částka z údaje uvedeného v hlavičce dokladu. Protože doklad může samozřejmě obsahovat i více řádků, je možno tuto částku změnit (tedy rozepsat na více řádků), dokonce je možno u příjmového Logistis spol. s r.o. 4
dokladu zadat i řádek se zápornou částkou, který bude v podstatě představovat výdej. Po zadání každého řádku jsou zapsané částky konfrontovány s částkou uvedenou v hlavičce dokladu. Pokud je mezi nimi rozdíl, je automaticky generován další řádek s částkou odpovídající rozdílu. V případě, že ukončíme nevyrovnaný doklad jsme na to upozorněni. Doklad můžeme ponechat nevyrovnaný (třeba jej chceme příště doplnit), ale v případě pokusu o zaúčtování takového dokladu systém zaúčtování odkmitne. Teď jsme ale trochu předběhli. Po zadání částky (předpokládejme, že je kladná v případě záporné se postupuje jako u výdajového dokladu) je nutno se rozhodnou o jaký druh příjmu se jedná. 0 ostatní příjmy U tohoto druhu je nutno zadat předpis a zápis pro zaúčtování. Předpis určuje o jaký příjem se jedná a je možno jej vybrat z nabídnutého seznamu předpisů. V případě, že požadovaný předpis v seznamu není, je možno pomocí kl. Insert nový vložit. V popisu předpisu je definováno, zda platba podléhá zdanění DPH a je opatřen účetními zápisy, dle kterých bude daný řádek dokladu zaúčtován do účetního deníku. V případě, že u jednoho předpisu je uvedeno více zápisů, bude nutno při vlastním provedení zaúčtování do účetního deníku rozhodnout, jak uvedená částka z dokladu má být rozúčtována na jednotlivé řádky. Doporučujeme ale pro každý předpis stanovit jen jeden zápis, vyhneme se tak možností omylu z nepozorností. Do pole poznámka se přenese název příslušného předpisu, který je možno změnit, popř. doplnit. Po zadání variabilního symbolu a firmy od které příjem přichází (tyto údaje nejsou povinné) v případě, že v předpisu je stanoveno, že se na něj vztahuje DPH, se objeví tabulka rozpisu DPH. Proto je nutno mít po zavedení pokladního deníku i nastaven rozpis pro účtování DPH. 1 úhrada pohledávky Je-li součástí systému i modul Pohledávky, je možno zaúčtovat takovýto řádek dle údajů již pořízených v systému pohledávek. Dokonce je možno zavést takovou úhradu pro pohledávku, která ještě není zaevidovaná. Provázanost s pohledávkami je řešena pomocí variabilního symbolu (v pohledávkách pak odpovídající číslo faktury) a kódu partnera. Z praktického hlediska pak nedoporučujeme evidovat úhradu, bez předchozí evidence pohledávky (možnost omylu a z něho vyplývající označení pohledávky jako nadále neuhrazené). Po zaúčtování řádku s úhradou pohledávky dojde v systému pohledávek k evidenci platby a pohledávka je už vedena jako uhrazená, eventuálně je evidovaná částečná úhrada. A nyní k praktickému zapsaní řádku. Můžeme sami doplnit příslušný variabilní symbol a obchodního partnera, pokud je známe, nebo údaje variabilní symbol a číslo partnera potvrdíme kl. Enter prázdné. V toto okamžiku se nám otevře seznam všech neuhrazených pohledávek, ve kterém příslušnou pohledávku kurzorem vyhledáme a potvrdíme kl. Enter. Pokud zadáme v poslední položce partnera (možnost po stisku kl. F2 vybrat ze seznamu) a variabilní symbol ponecháme prázdný, otevře se seznam neuhrazených pohledávek vůči němu a v případě, že je takováto pohledávka jen jedna doplní se variabilní symbol přímo, bez zdržování se otevíráním seznamu s jedním záznamem. 2 příjem zálohy Podobně, jako u pohledávek, je v tomto případě propojena evidence záloh pořízených v systému. Účtování se pak provádi dle SUAU zadaného při zápisu zálohy. 3 vrácení závazku Použijeme v případě přeplacení závazku naším partnerem. V tomto případě se naváže na evidencí závazků. 4 vracení vydané zálohy Tento typ řádku je propojen s evidencí vydaných záloh. V seznamu řádků pokladního dokladu je první typ specifikován jako trojmístné číslo, které identifikuje pořadové číslo předpisu, u typů 1 až 4 je specifikace tvořena písmenem P a číslem typu, např. P02. 1.2.2.Výdajové doklady U výdajových dokladů program automaticky nabídne seznam druhů výdajových dokladů. Jejích specifikace je analogii příjmových. Takže postačí jen jejích výčet: Logistis spol. s r.o. 5
0 ostatní výdaje 1 úhrada závazku 2 zaplacení zálohy 3 vrácení pohledávky 4 vrácení přijaté zálohy Specifikace je totožná s příjmy, pouze místo písmene P je uvedeno V. Poznamenejme, že pokud u výdajového dokladu zadáme na řádku částku se záporným znamenkem, je tento řádek chápán jako příjem. Pro editaci následujicího řádku postačí pomocí šipky dolů posunout se za poslední zapsaný řádek, kdy se automaticky objeví nový prázdný řádek. Pro opravu příslušného řádku je třeba najet na něj kurzorem a stisknout kl. Enter. 1.3.Zaúčtování pokladního dokladu do účetního deníku Je-li v systému definován modul účetnictví, pak je možno doklad zaúčtovat do účetního deníku. V seznamu dokladů příslušné pokladny kurzorem vybereme doklad, který chceme zaúčtovat a stiskneme kl. X. Tím otevřeme účetní doklad výpisu, který je možno v tomto stadiu ještě změnit, opravit, či provést rozúčtování na střediska nebo činnosti. Je-li doklad v pořádku provedeme jeho zápis do účetních knih stiskem kl. Z. Program odmítne zaúčtovat doklad s nevyrovnanými stranami, nebo s odkazem na neexistující účet. Pro zaúčtování všech dokladů od konkrétního směrem dolů, je možno použit hromadné zaúčtování všech dosud nezaúčtovaných dokladů. Pro tuto operaci je nutno stisknout kl. Y a odpovědět kladně na uvedený dotaz. Hromadné zaúčtování je možno v průběhu práce přerušit opakovaným stisknutím klávesy Esc. 1.4.Oprava dokladu a oprava již zaúčtovaného dokladu Základním pravidlem je fakt, že lze opravit pouze doklad, k němuž nebyl vytvořen zápis do účetního deníku (stav N nebo Z na konci řádku v přehledu dokladů pokladny). Chceme-li opravit již zadaný doklad, najdeme jej kurzorem v seznamu a stiskneme kl. F3. Protože zaúčtovaný doklad není možno již měnit, je nutno jej před opravou odúčtovat a vyjmout z hlavní knihy. Příslušný doklad vybereme kurzorem (zaúčtovaný je v poslední kolonce označen písmenem Z ) a stiskneme kl. X (tedy jako bychom ho chtěli zaúčtovat). Otevře se příslušný účetní doklad, který má v rámu vpravo nahoře nadepsáno pouze prohlížení doklad zaúčtován v HK. Stiskem kl. N provedeme odečet dokladu z hlavní knihy (v rámu se objeví možná oprava řádků doklad dosud nezaúčtován do HK). V tomto okamžiku je možno vstoupit do jednotlivých řádků účetního dokladu a provádět v nich změny (po najetí kurzorem na příslušný řádek a stisku kl. Enter). Pokud opustime doklad (stiskneme kl. Esc), poslední kolonka bankovního výpisu se změni na písm. N. Aby bylo možno provést opravu samotného dokladu je nutno zrušit zápis dokladu v deníku. Toho dosáhneme stiskem kl. R a kladnou odpovědí na následujicí dotaz. K opravě dokladu se pak dostaneme po stisknutí kl. F3. 1.5.Zrušení dokladu Logistis spol. s r.o. 6
Systém umožňuje zrušit pouze poslední doklad v řadě výdajových, či příjmových dokladu a to za předpokladu, že není ještě zaúčtován. Pokud chceme tedy zrušit doklad uprostřed seznamu je nutno zrušit všechny následující (event. je dle předchozí kapitoly odúčtovat), a teprve pak je možno přistoupit ke zrušení námi požadovaného. 1.6.Přehledy o stavu pokladny Chceme-li zobrazit pohyb na pokladně vyhledáme ji v seznamu pokladen a po stisknutí kl. B se objeví roční přehled pohybů členěny po měsících. Pro zobrazení seznamu dokladu vybraného měsíce (kurzorem) stiskneme kl. D. Zde je možno opět vybraný doklad pomocí kl. O zobrazit. Nad seznamem pokladen je možno podobným způsobem zobrazovat úč. kontace, pohyby a pokladní deník. Jedná se tiskové sestavy, které je možno si na obrazovce prohlédnout, nebo eventuálně vytisknout. Logistis spol. s r.o. 7