ZPRÁVA KONTROLNÍ KOMISE BYTOVÉHO DRUŽSTVA DUBINA II. ZA OBDOBÍ 05/2014 05/2015 Vypracovala: Lucie Pučeglová, předsedkyně KK V Českém Krumlově, 18.5.2015
Zpráva kontrolní komise BD DUBINA II. za období 05/2014 05/2015 ze dne 18.5.2015 Předseda kontrolní komise: Lucie Pučeglová (mandát do 2016) Členové kontrolní komise: Mgr. Jaroslav Vaněček (do 2015) Ing. Kateřina Krepsová (do 2015) Rozsah působnosti kontrolní komise: Dle zákona č. 90/2012 Sb. o obchodních společnostech a družstvech (o obchodních korporacích) a stanov Bytového družstva Dubina II. je kontrolní komise (dále jen KK) oprávněna kontrolovat veškerou činnost družstva a projednávat stížnosti jeho členů. Ze své činnosti se zodpovídá členské schůzi a je nezávislá na ostatních orgánech družstva. KK se vyjadřuje k řádné účetní závěrce a návrhu na rozdělení zisku nebo úhrady ztráty družstva. Na zjištěné nedostatky upozorňuje KK představenstvo a požaduje nápravu. KK je oprávněna žádat představenstvo o jakékoliv informace o hospodaření družstva. Představenstvo má povinnost bez zbytečného odkladu oznámit KK všechny skutečnosti, které mohou mít závažné důsledky v hospodaření nebo postavení družstva a jeho členů. OBSAH ZPRÁVY 1) Činnost kontrolní komise 2) Fungování správy družstva 3) Kontrola účetnictví, odchod paní účetní do důchodu 4) Dluhy na nájemném, vyúčtování a poplatcích 5) Neobsazené byty 6) Soudní spory BD DUBINA II. 7) Povinné revize kontrola stavu 8) Průkazy energetické náročnosti budov 9) Hypoteční úvěry 10) Převod bytových jednotek do osobního vlastnictví 11) Závěr
1) Činnost kontrolní komise Členové kontrolní komise jsou v pravidelném telefonickém či e-mailovém spojení mezi sebou navzájem, se členy představenstva a kanceláří BD Dubina II. Kontrolní komise pravidelně sleduje webové stránky BD DUBINA II. Schůzky kontrolní komise: Kontrolní komise se v období 05/2014 05/2015 sešla k ústnímu jednání 5x, v termínech 7.6.2014, 28.8.2014, 6.11.2014, 26.2.2015 a 16.4.2015, místo konání jednání kontrolní komise byla kancelář BD DUBINA II. v Praze, 1x došlo ke schůzce kontrolní komise při shromáždění delegátů v Praze. Na svých schůzkách v kanceláři družstva řeší aktuální problémy a provádí kontrolu účetnictví, v součinnosti s paní účetní. Účast na jednání představenstva: Členové kontrolní komise se již v červnu 2013 dohodli, že, pokud to bude možné, bude se kontrolní komise účastnit všech jednání představenstva. Ve sledovaném období se kontrolní komise účastnila jednání představenstva ve dnech 5.7.2014 (Český Krumlov Lucie Pučeglová) 16.8.2014 (Český Krumlov Lucie Pučeglová) 20.9.2014 (Odolena Voda Mgr. Vaněček) 18.10.2014 (Aš Mgr. Vaněček) 16.11.2014 (Tišnov Ing. Krespová) 13.12.2014 (Odolena Voda Lucie Pučeglová) 15.1.2015 (Odolena Voda Mgr. Vaněček) 14.2.2015 (Tišnov Lucie Pučeglová, Ing. Krepsová) 21.3.2015 (Svitavy Lucie Pučeglová) 18.4.2015 (Lomnice / Popelkou Lucie Pučeglová, Mgr. Vaněček) 16.5.2015 (Český Krumlov Lucie Pučeglová) V současné době se kontrolní komise prioritně zabývá problémem hypotečních úvěrů viz níže. 2. Fungování správy družstva Bytové družstvo DUBINA II. je řízeno pětičlenným představenstvem, které se schází jednou měsíčně. V období od 06/2014 do 05/2015 došlo ke 12 jednání. Jednání představenstva
se většinou účastní všichni členové představenstva, třikrát se omluvila paní Havranová, dvakrát byl omluven pan Ing. Susser, jedenkrát pan Ing. Štaberňák. V roce 2015 dojde k ukončení mandátu dvěma členům představenstva. Správa družstva z kanceláře BD DUBINA II. byla v tomto období zajištěna jednou účetní paní Kovačovou, jednou asistentkou správy bytů paní Vávrovou a asistentkou představenstva paní Sladovou, která v průběhu roku odešla na mateřskou dovolenou a začala pracovat pro BD DUBINA II. na částečný úvazek na mandátní smlouvu, po ukončení mateřské dovolené začala pracovat na částečný pracovní úvazek jako zaměstnanec. Kontrolní komise poskytovala součinnost při domlouvání podmínek pro paní Sladovou. Před avizovaným odchodem paní Sladové na mateřskou dovolenou doporučila kontrolní komise na jednání představenstva představenstvu přijmout na částečný úvazek spíše účetní, která by převzala část práce paní Sladové a zároveň by se mohla zaučit pro dobu, kdy odejde stávající účetní, paní Kovačová, do důchodu. Představenstvo se rozhodlo přijmout na částečný úvazek asistentku, slečnu Minaříkovou, která je v současné době čtvrtou zaměstnankyní družstva a měla převzít část práce paní Sladové. Na počátku svého působení v kanceláři družstva nebyla příliš vytěžována, spíše ze strany paní Vávrové a paní Kovačové. V současné době je zaměstnána mimo jiné prací pro kontrolní komisi spojenou s přepočtem hypotečních úvěrů viz níže bod Hypoteční úvěry. 3) Kontrola účetnictví, odchod paní účetní do důchodu Kontrolní komise provádí na svých jednáních kontrolu účetních dokladů faktury přijaté, pokladní doklady, cestovní příkazy apod. Při kontrole některých přijatých faktur si KK vyhledala záznamy z jednání samosprávy dané lokality, zda byly náklady proplaceny tak, jak stanoví Stanovy BD DUBINA II. Při kontrolách nenašla kontrolní komise žádné pochybení kontrolovaných podkladů. Kontrolní komise sleduje stav fondů na jednotlivých lokalitách. Účetní, paní Kovačová, připravila včas všechny potřebné dokumenty k podání daňového přiznání pro daňového poradce. Daňové přiznání bylo podáno daňovým poradcem dne 28.4.2015. Účetní, paní Kovačová, oznámila 15.5.2015 svůj záměr odejít do důchodu. Vzhledem k množství práce, kterou vykonává a kterou je třeba předat včas svému nástupci/kyni, vyzvala
kontrolní komise na jednání představenstva dne 16.5.2015 představenstvo, aby začalo co nejrychleji činit kroky a podmínky přijetí. Představenstvo vzalo výzvu kontrolní komise na vědomí. 4) Dluhy na nájemném, vyúčtování a poplatcích Kontrolní komise kontroluje pravidelně, jakým způsobem je pracováno s dlužníky. V první polovině roku 2014 požádala kontrolní komise asistentku představenstva a následně novou asistentku, slečnu Minaříkovou, aby zpracovaly seznam dlužníků nad 10 000,- s údaji, jakým způsobem je každý jednotlivý případ řešen (kdy a kolik bylo zasláno upomínek, kdy byl předán případ právnímu zástupci, v jaké fázi je vymáhání pohledávek v případě exekučního rozhodnutí, kolik členů je vystěhováno atd.). Vzhledem k tomu, že kontrolní komise i přes opakovanou žádost o výše jmenované informace obdržela požadovaný dokument tři dny před dokončením této zprávy a s údaji, které nebyly srovnatelné s těmi již dříve obdrženými, nemůže kontrolní komise podrobně referovat o krocích, které jsou prováděny. Paní Sladovou byla přislíbena náprava. Ke dni 31.1.2015 eviduje družstvo následující pohledávky za nájemným a vyúčtováním : Členové družstva dlužící pod 10 000,- Kč 21 dlužníků s celkovým dluhem cca 150 000,- Kč ( k 31.3.2014 32 dlužníků s celkovým dluhem cca 226 000,- Kč) Členové družstva dlužící nad 10 000,- Kč 78 dlužníků s celkovým dluhem cca 11 080 000,- Kč ( k 31.3.2014 72 dlužníků s celkovým dluhem cca 9 930 000,- Kč) Neobsazené byty 23 bytů s celkovým dluhem cca 2 100 000,- Kč (k 31.3.2014 18 bytů s celkovým dluhem cca 720 000,- Kč) Lokalita 31.1.2015 Počet 31.3.2014 Počet
dlužníků dlužníků Aš 9 365 000,- 43 8 583 000,- 48 Bělá pod Bezdězem 38 000,- 1 0,- Benátky / Jizerou 13 000,- 1 0,- Český Krumlov 996 000,- 6 799 000,- 6 Holice 0,- 10 000,- 1 Chlume / Cidlinou 35 000,- 1 36 000,- 1 Jihlava 85 000,- 3 40 000,- 1 Nymburk 33 000,- 1 33 000,- 1 Odolena Voda 180 000,- 8 163 000,- 7 Písek 60 000,- 1 42 000,- 1 Poděbrady 80 000,- 4 13 000,- 1 Svitavy 52 000,- 3 0,- Telč 103 110,- 3 14 000,- 1 Turnov 19 000,- 1 15 000,- 1 Tišnov 21 000,- 2 77 000,- 1 Vamberk 0,- 105 000,- 2 Kontrolní komise bude nadále sledovat stav nárůstu dluhů a způsob a rychlost řešení. KK žádá představenstvo, aby sledovalo stav vymáhání dluhů pravidelně a navrhuje alespoň 1x za tři měsíce zařadit na program jednání představenstva bod týkající se dlužníků. 5) Neobsazené byty Oproti roku 2014 došlo v roce 2015 ke změně v zaznamenávání údajů o dluzích na nájemném a vyúčtování u neobsazených bytů v majetku BD DUBINA II. Do roku 2014 se evidoval pouze skutečný dluh utvořený na vyúčtování a neevidoval se dluh na nájemném (neexistoval nájemce). V roce 2015 se k dluhům začal zaznamenávat i dluh na nájemném. Z tohoto důvodu došlo k nárůstu celkového čísla pohledávek za dlužníky. K 31.1.2015 eviduje BD DUBINA II. 23 volných bytů, z toho 22 v lokalitě Aš a jeden byt v Českém Krumlově. Obsadit volné byty v Aši není vzhledem k situaci v této lokalitě jednoduché. Bytové domy jsou ve velmi špatném stavu, někteří nájemníci (většinou dlužníci)ruší svým jednáním a chováním ostatní obyvatele domů. 6) Soudní spory BD DUBINA II.
Kontrolní komise pravidelně sleduje stav soudních sporů bytového družstva s městem Aš. Již několik let vede Bytové družstvo dva soudní spory s městem Aš. V jednom soudním sporu je BD DUBINA II žalobcem a žalovaným Město Aš, souzená částka cca 8 600 000,- Kč. Na konci roku 2014 byl vydán v tomto soudním sporu nepravomocný rozsudek ve prospěch bytového družstva. Město Aš se proti tomuto rozsudku odvolalo, nicméně je zde nějaká pravděpodobnost úspěchu v tomto soudném sporu. Ve druhém soudním sporu je BD DUBINA II žalovaným, žalobcem je město, žalovaná částka cca 4 600 000,-. Na podzim roku 2014 byl vydán, dnes již pravomocný rozsudek, kterým se žaloba zamítá. 7) Povinné revize kontrola stavu Na základě žádosti předsedkyně KK, provedl pan Mgr.Vaněček kontrolu složek jednotlivých lokalit se zaměřením na kontrolu aktuálního stavu prováděných kontrol a revizí. Kontrola proběhla ve dnech 16.4.-5.5.2015 v kanceláři BD DUBINA II. Z této kontroly pan Mgr.Vaněček vyhotovil písemnou zprávu s přehledem zjištěných nedostatků a s případnými návrhy opatření. Tuto zprávu předložila Lucie Pučeglová na jednání představenstva 16.5.2015 s návrhem, aby jeden člen představenstva dozoroval tuto problematiku. Po konzultaci kontrolní komise s paní Vávrovou, která po první kontrole provedla kroky k nápravě a eviduje termíny jednotlivých kontrol a revizí pro lokality družstva, není pro ni jednoduché z její pozice donutit správce některých lokalit k vyřízení objednání revize apod. Návrh kontrolní komise nebyl ze strany představenstva akceptován. V případě, že bude nějaká lokalita v prodlení s nějakou předepsanou kontrolou či revizí, bude o tom seznámen delegát s požadavkem sjednání nápravy. Pokud se tak nestane do 14ti dnů, objedná tento úkon představenstvo samo, na náklady té dané lokality. Zjištěné nedostatky: AŠ nedoložena platné revize hromosvodů + revize požárně bezpečnostního zásobování vodou (K dnešnímu dni má KK zprávu, že by měly být již tyto nedostatky odstraněny) NYMBURK (G,H) nedoložena revize plynových spotřebičů + nedoložena revize komínů a spalinových cest BĚLÁ POD BEZDĚZEM nedoložena revize plynových spotřebičů + revize komínů a spalinových cest
BENÁTKY NAD JIZEROU nedoložena revize komínů a spalinových cest CHLUMEC NAD CIDLINOU z dostupné revizní zprávy vyplynulo, že bytový dům čp 796 a čp 797 má závadové plynové kotle a zjištěné závady bránily spolehlivému provozu, výsledkem byla revizní zpráva s nevyhovujícím závěrem, kotle byly upraveny, revizní zpráva o vyhovujících kotlích však nebyla dodána. Samospráva si výměnu kotlů neodsouhlasila. JIHLAVA nedoložena revize plynových spotřebičů PODĚBRADY nedoložena provozní revize k 30.9.2014. Nedoloženo odstranění nedostatků (obstarání pasportů, umožnění sledovat pojistný ventil zásobníkového ohřívače) TELČ nedoložena revize plynových spotřebičů a revize komínů a spalinových cest. Kontrolní komise žádá představenstvo, aby se jí písemně vyjádřilo k doporučením v závěru zprávy vypracované Mgr. Vaněčkem. Kontrolní komise žádá především správce jednotlivých lokalit bytového družstva, aby nebrali tyto předepsané kontroly a revize na lehkou váhu. V případě, že by došlo k nějaké pojistné události z důvodu např. poškozené elektroinstalace, pojišťovna by zřejmě neproplatila pojistné plnění v případě, kdy bychom nedoložili platnou revizní zprávu elektroinstalace apod. 8) Průkazy energetické náročnosti budov Kontrolní komise si dovoluje upozornit vedení bytového družstva a samosprávy jednotlivých lokalit na nutnost zajistit zpracování průkazu energetické náročnosti budov (dle zákona č. 318/2000 Sb., o hospodaření energií, ve znění pozd.předpisů) Od 1.1.2016 je povinnost pro bytová družstva tyto průkazy vlastnit, může být zpracován pouze energetickým specialistou, jejich seznam je k dispozici na webových stránkách Ministerstva průmyslu a obchodu - www.mpo-enex.cz. KK prosí představenstvo, aby společně se zástupci samosprávy (správci) dohodli kroky vedoucí ke splnění této povinnosti včas.
9) Hypoteční úvěry Na počátku roku 2015 se kontrolní komise dozvěděla o problému, který se týká hypotečních úvěrů. Hypoteční úvěry jsou čerpány lokalitami Aš, Bělá pod Bezdězem, Český Krumlov, Lomnice nad Popelkou, Moravská Třebová, Svitavy, Vamberk, Turnov. Při konci fixace úrokové sazby u jedné z lokalit zjistila při zpracování podkladů paní Sladová, že aktuálně zaslané zůstatky hypotečních úvěrů bankou se neshodují se zůstatky evidovanými za členy BD DUBINA II. Při hlubším prozkoumání paní Sladová zjistila, že na počátku čerpání úvěru v roce 2005 byly tehdejšími zaměstnanci bytového družstva chybně nastaveny splátky hypotečního úvěru. Při výpočtu nebyl zohledněn fakt, že na počátku úvěru je celková splátka tvořena z větší části umořováním úroku a podstatně menší částí je samostatná splátka. Členové družstva tak od počátku ve většině platili méně, než platit měli a k dnešnímu dni jim vznikl nedoplatek, o kterém na základě chybných potvrzení zaslaných kanceláří družstva o zůstatku jejich úvěru, nevěděli. Paní Sladová provedla přepočty hypotečních splátek od počátku úvěru zatím pro lokality Turnov, Svitavy a Lomnice nad Popelkou. Kontrolní komise, zejména předsedkyně Lucie Pučeglová, se záležitostí začala ihned zabývat. Požádala o nově zpracované podklady a při porovnání s dokumenty ze složky jednotlivých bytů (závazky členů bytového družstva apod.)byla nalezena chyba, která byla konzultována s paní Sladovou. Po tomto zjištění došlo k novému přepočítání. Na základě tohoto problému se představenstvo BD DUBINA II. rozhodlo navštívit všechny lokality, kterých se to týká a celou záležitost vysvětlit osobně a předat členům družstva tabulky s novými údaji zpracované paní Sladovou. Kontrolní komise se rozhodla, že se těchto návštěv lokalit bude též účastnit. V březnu se uskutečnila setkání v Turnově a Svitavách, kterých se zúčastnila Lucie Pučeglová, v dubnu proběhlo setkání v Lomnici nad Popelkou, kterého se účastnila Lucie Pučeglová a pan Mgr. Vaněček. Na těchto setkání přislíbila Lucie Pučeglová, že splátky každého člena, kterého se tento problém týká, kontrolní komise osobně přepočítá. Dojde tak ke kontrole zpracovaných podkladů paní Sladovou a dalo by se předpokládat, že pokud dojdeme ke stejným závěrům, měly by být informace již konečné. Kontrolní komise jen prosí všechny členy, aby měli trpělivost a poskytli kontrolní komisi dostatek času pro kontrolu nových podkladů.
10) Převod bytových jednotek do osobního vlastnictví Již minulý rok byli členové družstva informováni o možnosti převodů bytových jednotek do osobního vlastnictví dříve než po dvaceti letech, a to přesně po deseti letech od kolaudace. Představenstvo má vymyšlený možný scénář převodů bytů do osobního vlastnictví a s tímto scénářem má v úmyslu navštívit osobně všechny lokality. Již došlo k seznámení s tímto scénářem v lokalitách Turnov, Svitavy a Lomnice nad Popelkou (spojeno s vysvětlováním situace ohledně hypotečních úvěrů). Kontrolní komise si je vědoma, že k přechodu bytů do osobního vlastnictví může dojít až v případě, kdy bytové družstvo nebude evidovat žádný závazek vůči bance (hypoteční úvěry splatné v termínech 2022 2026). 11) Závěr Kontrolní komise se v nejbližší době bude věnovat především kontrole přepočítaných hypoték (Lucie Pučeglová, Ing. Krepsová), kontrole pojistných smluv na všech lokalitách (Mgr.Vaněček). Nadále bude probíhat kontrola účetnictví, hlubší analýze budou podrobeny náklady na účtu správa. Kontrolní komise komunikuje se zaměstnanci kanceláře družstva, komunikuje se členy představenstva, vzhledem k pravidelné účasti KK na jednáních představenstva, se může KK zapojit do řešení problémů a sdělit své názory. Přesto, že ne vždy dochází k souladu mezi názory představenstva a kontrolní komisí, je nutno dodat, že jednání probíhají na profesionální úrovni a slušně. Sepsala: L. Pučeglová Ověřil: Ing. K. Krepsová, Mgr. J.Vaněček