Elektronická Příloha č. 2 Smlouvy (EP2) Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Verze: 2.01 Datum: 6. října 2011 Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 1 / 21
Obsah 1. Úvodní informace... 3 2. Metodika vyplňování Přílohy č. 2 Smlouvy... 3 3. Aktualizace EP2... 3 4. Práce s formuláři EP2... 4 4.1. Tlačítka ve formuláři... 4 4.2. Kontrola na rozsah... 5 4.3. Vkládání numerických údajů... 5 4.4. Vkládání údajů typu datum... 5 4.5. Vkládání údajů typu ordinační hodiny... 5 4.6. Číselníky... 6 4.7. Seznamy... 6 4.6.1. Jednoduché (nerozsáhlé) úpravy seznamů formuláře... 7 4.6.2. Export a reimport seznamů přímo z EP2... 7 4.6.3. Import seznamů z MS Excel... 7 4.8. Závěrečná kontrola formuláře před předáním do VZP ČR... 10 4.9. Historie změn dokumentu... 11 4.8.1. Uživatelské komentáře... 11 4.8.2. Programový log... 11 4.10. Uzavření verze... 12 4.11. Použití tabulky Převodník Výkon-Přístroj... 12 4.12. Co s přístroji, které nejsou potřebné k provádění nasmlouvaných výkonů, v EP2 uvedeny jsou a nepřekódovaly se... 13 5. Postup pro podpis EP2 formuláře... 14 5.1. Příprava k elektronickému podpisu... 14 5.2. Realizace opatření dokumentu elektronickým podpisem... 14 5.3. Ověření elektronických podpisů... 16 5.4. Doporučené nastavení Acrobatu Readeru... 17 6. Datové rozhraní pro import souborů s dílčími seznamy (dle EP2 verze 7)... 19 Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 2 / 21
1. Úvodní informace Pro nasmlouvání a úpravy věcného obsahu přílohy č. 2 Smlouvy o poskytování a úhrady zdravotní péče se používají formuláře EP2 v poslední platné verzi (aktuálně jde o verzi EP2 č. 5). Poskytovatel obdrží od VZP již předvyplněný/é formulář/e EP2 (minimálně je uvedeno IČO, IČZ, IČP, popř. číslo primariátu). Potřebné změny či doplnění údajů zapracuje přímo do příslušných polí (např. adresa, ordinační hodiny, jméno lékaře, atd.). Některá pole upravovat nelze, např. IČO, IČZ, IČP. 2. Metodika vyplňování Přílohy č. 2 Smlouvy Metodika vyplňování Přílohy č. 2 Smlouvy se řídí postupem pro jednotlivé segmenty aktualizovaným na www.vzp.cz v části pro poskytovatele smluvní vztahy. 3. Aktualizace EP2 Frekvence aktualizace dat Lůžková ZZ: frekvence aktualizace dat závisí na obsahu podepsaného dodatku ke Smlouvě o poskytování a úhradě zdravotní péče pro zpracování Příloh č. 2 Smlouvy v elektronické podobě Ambulantní ZZ: frekvence aktualizace dat se řídí dle potřeby změn údajů v Příloze č. 2 Smlouvy Změny v jednotlivých formulářích se provádějí výměnou dosavadního formuláře za nový s tím, že v části Speciální ujednání bude v novém formuláři uvedeno, který formulář nahrazuje a s jakým datem účinnosti. Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 3 / 21
4. Práce s formuláři EP2 Pro správné fungování a zobrazení formuláře EP2 musí mít ZZ nainstalován ADOBE READER verzi 9.0 a vyšší. 4.1. Tlačítka ve formuláři Tlačítko Význam/Funkce kontrola proběhne v rámci formuláře, objeví např. nesoulad mezi seznamem pracovníků a uvedenou kapacitou v tabulce součet kapacit stejná funkce jako CTRL+P tlačítko, kterým lze nevratně navýšit číslo verze formuláře (tento krok se provede při předání zpět na VZP) v seznamech přidá jeden řádek na konec seznamu přidá řádek u ordinačních hodin smaže druhé a další ordinační hodiny ve formuláři do seznamu importuje soubor exportuje ze seznamu soubor připraví formulář k elektronickému podpisu (uzamkne jej pro změny) obecné tlačítko pro vymazání řádku záznamu Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 4 / 21
4.2. Kontrola na rozsah pole s vyznačeným rozsahem umožňují zadat graficky naznačený počet znaků či počet znaků dle datového rozhraní 4.3. Vkládání numerických údajů pole jsou formátována tak, aby nebylo možné zadat větší počet míst před i za desetinnou čárkou, než jak je uvedeno v datovém rozhraní ukázka pole definovaného s rozsahem 4 místa před a 2 místa za desetinnou čárkou 4.4. Vkládání údajů typu datum pro vkládání data používat objekt nabízený při vstupu do pole je možný přímý zápis data ve formátu d.m.yyyy tam, kde je to možné, jsou vložené údaje typu datum kontrolovány v logické vazbě Datum od musí být menší než Datum do kontrola je prováděna po stisku tlačítka ukázka možností zápisu údaje typu datum: 4.5. Vkládání údajů typu ordinační hodiny je možný přímý zápis hodin ve formátu hhmm nebo hh:mm v případě vložení hodnoty ve tvaru hhmm bude vložený údaj automaticky konvertován do tvaru hh:mm tam, kde je to možné, jsou vložené údaje typu datum kontrolovány v logické vazbě Datum od musí být menší než Datum do kontrola je prováděna po stisku tlačítka Kontrola umístěného v horní části formuláře ukázka možností zápisu údaje typu ordinační hodiny Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 5 / 21
4.6. Číselníky Formuláře EP2 obsahují i následující číselníky: Okresy a kraje Obory (v případě přílohy typu C) zápis hodnot do formuláře se provádí výběrem v objektu se seznamem 4.7. Seznamy V případě vyplňování či úprav tzv. seznamů (seznam pracovníků, nasmlouvaných výkonů, zdravotnické techniky, atd.) lze postupovat rozdílně v závislosti na rozsahu potřebných úprav. Předávají se kompletní seznamy (uvádějí se tedy všichni pracovníci, popř. všechny přístroje platné k datu účinnosti hlášení), nestačí uvést pouhé změny. Pouze LZZ vždy doplní Datum účinnosti hlášení pokud není vyplněno (uvede se první den v měsíci). Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 6 / 21
Jestliže v aktualizovaném seznamu není uveden dosud existující pracovník (či přístroj), je jeho platnost automaticky v informačním systému VZP ČR ukončena k předešlému dni před účinností hlášení LZZ: Vzhledem k probíhající bonifikaci lékařů je vhodné datum ukončení pracovního poměru pracovníka uvádět co nejpřesněji. LZZ ve všech předávaných seznamech, které jsou součástí EP2 (pracovníci poskytující péči na pracovišti, zdravotnická technika, speciální vybavení pracoviště ) vyplňuje Datum od (popř. Dat. zaháj.) pouze tehdy, je-li zřejmé, že ke změně dojde v průběhu čtvrtletí (tedy např. v případě, že již při předání aktualizace k 1. 7. 2011 ví, že k 1. 8. 2011 bude ve stavu navíc např. nový přístroj EKG), jinak v případě, že pracovník nebo přístroj pokračuje již z minulého období - zůstávají pole prázdné. ZZ ve všech předávaných seznamech Datum do (popř. Dat. ukonč.) vyplňuje pouze v těch případech, kdy činnost pracovníka nebo přístroje byla ukončena k jinému datu, než je Platnost přílohy do. Nelze však uvést jiné datum, než je interval platnosti přílohy (např. není nutno uvádět Datum do u pracovníků, kteří končí např. v průběhu 4. čtvrtletí 2011 nebo k 31. prosinci 2011 - stačí, když v následujícím hlášení nebudou uvedeni). LZZ: V případě, že ZZ ukončuje platnost zpětně (před datem účinnosti hlášení), uvede konkrétní Datum do ; nesmí však být vyplněno Datum od (např. ZZ zjistí, že zapomnělo uvést ukončení činnosti pracovníka již v 1. čtvrtletí. Při hlášení s datem účinnosti 1. října 2011 uvede u tohoto pracovníka Datum do 31. března 2011, Datum od nebude vyplněno). Pro hromadné vymazání/doplnění informací do polí Datum od (popř. Datum zaháj.) a Datum do (popř. Dat. ukonč.) je vhodné pro úpravy seznamu v MS Excel za použití exportu a reimportu seznamů přímo v EP2. Současně je třeba také aktualizovat tabulku SOUČET KAPACIT PRACOVNÍKŮ tak, aby odpovídaly souhrny hodin v jednotlivých kategoriích pracovníků v tabulce a součty ze seznamu pracovníků (seznam č.1). Potřebnou shodu lze zkontrolovat stisknutím tlačítka ve formuláři. 4.6.1. Jednoduché (nerozsáhlé) úpravy seznamů formuláře V případě malých změn (např. změna příjmení jednoho pracovníka; přidání dalšího přístroje; změna kapacity pracovníka atd.) je vhodné činit úpravy přímo ve formuláři EP2. 4.6.2. Export a reimport seznamů přímo z EP2 Přímý export z EP2 a následný import dat zpět do formuláře je vhodný zejména pro hromadné úpravy seznamů - např. úprava řazení dat dle vybraného sloupce, či hromadné vymazání datumu od/do u seznamu č. 1 atd. 4.6.3. Import seznamů z MS Excel Předpoklady: EP2 s příslušným typem formuláře, do něhož je potřeba data načíst (EP2 pro dané pracoviště) program MS Excel tabulka údajů v Excelu Notepad (Poznámkový blok) pojmenování jednotlivých sloupců dle datového rozhraní Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 7 / 21
Vzory názvů sloupců Jsou uvedeny v části Datové rozhraní pro import souborů s dílčími seznamy (uvedené v závěru tohoto materiálu). Názvy sloupců je nutné respektovat, jinak nedojde k načtení dat do formuláře. Postup při importu seznamu, který byl vytvořen v MS Excel Jakmile jsou zkontrolovány názvy sloupců, můžeme přejít k uložení souboru: Soubor -> Uložit jako vybereme umístění, kam si soubor uložíme soubor nazveme jako Typ souboru vybereme CSV (oddělený středníkem) stiskneme Uložit Je velmi pravděpodobné, že se v tomto bodu objeví chybové hlášení: Toto hlášení můžete ignorovat stisknutím Ano. Nyní přistoupíme k otevření vytvořeného seznamu v programu Poznámkový blok alias Notepad. Můžeme si ho otevřít dvěma způsoby: Start -> Všechny programy -> Příslušenství -> Poznámkový blok Start -> Spustit -> napíšeme slovo notepad Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 8 / 21
Již vytvořený seznam v Excelu si otevřeme cestou: Soubor -> Otevřít -> abychom nyní našli náš již vytvořený soubor, musíme si změnit Soubory typu z Textové dokumenty na Všechny soubory Po výběru souboru se zobrazí data v poznámkovém bloku. Dále je nutné postupovat takto: Soubor -> Uložit jako -> je nutné k názvu souboru přidat příponu.csv taktéž je nutné změnit typ Kódování na UTF-8 stiskneme tlačítko Uložit Načtení do formuláře Nyní k finálnímu načtení do příslušného seznamu ve formuláři EP2: otevřeme si EP2, pro který byl seznam vytvořen najedeme si na místo formuláře zde stiskneme Import *.xml, *.csv Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 9 / 21
4.8. Závěrečná kontrola formuláře před předáním do VZP ČR prováděná po stisknutí tlačítka Kontrola provádí se: kontrola na validitu polí typu datum logická kontrola polí Datum od vs. Datum do logická kontrola polí Hodiny od vs. Hodiny do soulad součtu hodin dle kategorií pracovníků mezi seznamem č. 1 a tabulkou součet kapacit zdravotnických pracovníků a další o výsledku kontroly je uživatel informován hlášením hlášení obsahuje případný popis chyby - seznam chyb včetně jejich popisu je uveden na poslední stránce EP2 (do IS VZP ČR se toto hlášení nepromítá) Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 10 / 21
4.9. Historie změn dokumentu V rámci EP2 je na závěr dokumentu uvedena i historie změn dokumentu. Obě tyto části při podpisu EP2 zmizí, rovněž do IS VZP ČR nejsou přenášeny. Historie změn dokumentu je rozdělena na 2 částí: 4.8.1. Uživatelské komentáře - povolen vstup uživatele, slouží k informaci smluvnímu partnerovi - komentáře nejsou přenášeny při přenosu výsledné formy *. pdf formuláře do IS VZP ČR 4.8.2. Programový log - automaticky zaznamenané změny ve formuláři - programový log není přenášen při přenosu výsledné formy *. pdf formuláře do RPP. - změny provedené v datech jsou označovány na příslušném místě *.pdf formuláře dle - následujícího barevného schématu: Ukázka programového logu - programový log není přenášen při přenosu výsledné formy *. pdf formuláře do RPP. - změny provedené v datech jsou označovány na příslušném místě *.pdf formuláře dle následujícího barevného schématu: Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 11 / 21
4.10. Uzavření verze je možné provést v případě, že kontrola dat proběhla v pořádku po stisku tlačítka dojde k nevratnému navýšení čísla verze Ukázka: výsledek kontrol je OK uživatel může navýšit číslo verze a formulář uložit 4.11. Použití tabulky Převodník Výkon-Přístroj pokud bude při aktualizaci EP2 v seznamu č. 3 uvedeno přístrojové vybavení bez kódů výkonů (u těchto přístrojů budou vyplněny položky evidenční číslo, počet, výrobce a v poli název od ZZ bude uveden původní název přístroje, který není shodný s názvem z číselníku přístrojů), můžete jako vodítko k dohledání kódů přístrojů využít tabulku Převodník Výkon-Přístroj, jež tvoří Přílohu č. 3 tohoto materiálu návod na použití této tabulky naleznete na listu Návod k použití - tabulka tedy pomáhá identifikovat přístrojové vybavení potřebné pro provádění nasmlouvaných výkonů (při využití možnosti dohledání dle nasmlouvaného seznamu výkonů na EP2) rovněž ale můžete vyhledat příslušný přístroj (který se neokódoval v EP2) na listu Převodník pomocí klávesové kombinace CTRL + F - kdy zadáte část vyhledávaného slova (například víte, že se neokódoval EKG přístroj a budete vyhledávat tedy EKG ) - viz níže postupně se Vám pak budou zobrazovat pole, který tento klíčový vyhledávací text budou obsahovat v poli Vyktech_z pak naleznete kód techniky, který při rozpoznání přístroje doplníte do EP2 Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 12 / 21
4.12. Co s přístroji, které nejsou potřebné k provádění nasmlouvaných výkonů, v EP2 uvedeny jsou a nepřekódovaly se pokud tyto nejsou potřebné pro provedení nasmlouvaných výkonů, lze postupovat více způsoby: můžete je ze seznamu přístrojového vybavení vymazat můžete se pokusit dohledat kód přístroje dle předchozího bodu dokumentu (4.11) v případě EP2 typu A, B můžete tyto přístroje přesunout do seznamu č. 4 Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 13 / 21
5. Postup pro podpis EP2 formuláře 5.1. Příprava k elektronickému podpisu ZZ podepisuje dokument elektronickým podpisem až po té, co jej podepsala VZP (výjimkou jsou Informativní části formulářů pro lůžkovou péči, které podepisuje pouze LZZ). Před podpisem první strany je nutné učinit přípravu na elektronický podpis - a to ve formě stisku tlačítka: 5.2. Realizace opatření dokumentu elektronickým podpisem Klikneme levým tlačítkem na políčko pro elektronický podpis za Pojišťovnu/Podpis za zdravotnické zařízení. a) Pokud máte nastavenou vlastnost Zobrazovat dokumenty v režimu náhled při podepisování objeví se informační okno, kde zvolíme Pokračovat a poté lze dokument podepsat. Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 14 / 21
b) Pokud nemáte nastavenou vlastnost Zobrazovat dokumenty v režimu náhled při podepisování, na liště pod menu se objeví nabídka pro podpisy. Klikněte na nabídku Podepsat dokument Objeví se informační okno s nabídkou certifikátů pro podpis a zvolíte tlačítko Podepsat. Objeví se dialogové okno pro název souboru s podpisem pro uložení. Můžete přepsat, nebo ponechat název souboru, do kterého se ukládá PDF formulář doplněný o elektronický podpis. A pomocí tlačítka Uložit provedete uložení podepsaného dokumentu. Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 15 / 21
5.3. Ověření elektronických podpisů V nabídce Dokument -> Podepsat -> Ověřit všechny podpisy - tím provedete ověření všech elektronických podpisů. V tomto dialogovém okně prosím zvolte tlačítko OK a poté proběhne ověření všech elektronických certifikátů. Po ověření podpisů zvolíte opět OK. V liště pod menu již vidíte 1. Informaci, že všechny podpisy jsou platné Na levé straně je nabídka podpisů nebo v liště pod menu je ikonka nazvaná Panel podpisů, pomocí kterého můžete získat další informace o stavu podepsaného dokumentu Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 16 / 21
Další cestou jak získat informaci o stavu podpisu je možnost zobrazení informace konkrétního podpisu. 2x poklepejte myší na vybraný podpis a zobrazí se: Kde pomocí tlačítka Vlastnosti podpisu si můžete zobrazit detail podpisu. 5.4. Doporučené nastavení Acrobatu Readeru Aby Acrobat Reader mohl ověřit elektronické podpisy, musí být kořenový certifikát daného elektronického podpisu uložen mezi důvěryhodnými kořenovými certifikáty Microsoft Internet Explorer -> Nástroje -> Možnosti Internetu Záložka obsah a zde tlačítko certifikáty a zde na kartě Důvěryhodné kořenové certifikační úřady musí být uložen kořenový certifikát od certifikační autority ( například PostSignum Root QCA pro certifikát vydaný PostSignem) Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 17 / 21
Vyberte tlačítko Certifikáty Pro podepisování je dobré nastavit následujíc vlastnosti Acrobatu Readeru V Nabídce Úpravy -> Předvolby Nabídka zabezpečení odznačte v bloku pro digitální podpis políčka Ověřit podpisy při otevření dokumentu Zobrazovat dokumenty v režimu náhledu při podepisování Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 18 / 21
6. Datové rozhraní pro import souborů s dílčími seznamy (dle EP2 verze 7) Seznam 1: <seznam1> <pracovnik> <Rodne_cislo> <Prijmeni> <Jmeno> <Titul> <Kategorie_pracovnika> <Typ_pracovnika> <Datum_zahajeni_cinnosti> <Datum_ukonceni_cinnosti> <Kapacita_pracovnika> <Funkcni_licence_FL1> <Funkcni_licence_FL2> <Funkcni_licence_FL3> <Funkcni_licence_FL4> <Funkcni_licence_FL5> <Funkcni_licence_FL6> <Funkcni_licence_FL7> <Funkcni_licence_FL8> <Funkcni_licence_FL9> <Funkcni_licence_FL10> </pracovnik> </seznam1> Seznam 2a: <seznam2a> <vykon> <Kod_vykonu> <Nazev_vykonu> <Datum_od> <Datum_do> </vykon> </seznam2a> Seznam 2b: <seznam2b> <vykon> <Kod_vykonu> <Nazev_vykonu> <Datum_od> <Datum_do> </vykon> </seznam2b> Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 19 / 21
Seznam 2c: <seznam2a> <vykon> <Kod_vyrobku> <Nazev_vyrobku> <Datum_od> <Datum_do> </vykon> </seznam2c> Seznam 2d: <seznam2d> <vykon> <Kod_vykonu> <Nazev_vykonu> <Datum_od> <Datum_do> </vykon> </seznam2d> Seznam 3: <Seznam_zdravotnicke_techniky> <technika> <Vyktech_z> <Nazev_150> <Souhrn_150> <Evidencni_cislo> <Pocet> <Vyrobce> <Nazev> <Datum_od> <Datum_do> </technika> </Seznam_zdravotnicke_techniky> Seznam 4: <seznam4> <vybaveni> <Nazev> <Pocet_kusu> <Datum_od> <Datum_do> </vybaveni> </seznam4> Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 20 / 21
Seznam 7: <seznam7> <polozka> <Skupina> <Kod_materialu> <Nazev_materialu> <Smluvni_cena> <Datum_od> <Datum_do> </polozka> <seznam7> Uživatelská příručka pro poskytovatele zdravotní péče Strana 21 / 21