EVROPSKÝ SOCIÁLNÍ FOND PRAHA & EU: INVESTUJEME DO VAŠÍ BUDOUCNOSTI JAK EFEKTIVNĚ VYUŽÍVAT SVŮJ ČAS 1. CO TO JE 2 2. STANOVENÍ CÍLŮ A PRIORIT 2 3. ORGANIZOVÁNÍ ČASU 4 4. ŽROUTI ČASU 4 VOLITELNÝ PŘEDMĚT BAKALÁŘSKÝCH STUDIJNÍCH PROGRAMŮ VŠCHT PRAHA ROZVOJ SOCIÁLNÍCH KOMPETENCÍ PRAHA 2011 1
1. CO TO JE Učení o čase Nauka o osobní disciplíně Obrana proti stresoru jménem čas Plánování Efektivita práce 2. STANOVENÍ CÍLŮ A PRIORIT Požadavky na cíle Rozdíl mezi snem (přáním) a cílem Pravidlo SMART specifický měřitelný odsouhlasený realistický definovaný v čase Paretovo pravidlo 80/20 20 % příčin způsobuje 80 % výsledků Eisenhowerův princip Důležitost x naléhavost Rozdělení priorit vnímat klíčové osoby, jejich priority a změny 2. STANOVENÍ CÍLŮ A PRIORIT Eisenhowerův princip I hašení požárů, větší stres II plánování zanedbání x prevence III omezovat, delegovat IV odmítat, nedělat 2
2. STANOVENÍ CÍLŮ A PRIORIT CVIČENÍ 1: STANOVENÍ CÍLŮ ČEHO CHCETE DOSÁHNOUT V PROFESNÍM ŽIVOTE? Shrnutí Time-management znamená řízení času. Čas však řídit nelze, nedá se ani koupit, rozmnožit nebo uložit do zásoby. Zbývá nám tedy řídit své činnosti tak, abychom dokázali čas co nejefektivněji využívat a uměli se vypořádat s náročnými situacemi a stresem. Tak se náš život stane klidnějším a kvalitnějším. V časovém presu je nutné identifikovat hlavní priority, pracovat se svými emocemi a stresem a umět efektivně říci NE všemu, co nás chce o čas připravit (tzv. zloděj času ). Je potřeba si stanovit vlastní cíle, nejen pracovní, ale i v soukromém životě, a těmto cílům podřizovat svůj čas. Vhodné definování cílů podléhá jasným pravidlům. Vhodným postupem se jeví metoda SMART, která říká, že cíle musejí být Specific = specifické (přesně popsaný problém i jeho řešení), Measurable = měřitelné (je nutné zpětně ověřit, zda došlo k naplnění), Agreed = odsouhlasený (odpovídá potřebám), Realistic = reálný (cíle musí být natolik reálné, aby jich šlo dosáhnout), Time-based = ohraničený v čase (musí se stanovit čas, v rámci kterého se má dosáhnout cílů, po jeho skončení se mohou měřit dosažené výsledky). Pro každý cíl připadá několik dílčích úkolů. Vilfredo Pareto přišel na pravidlo, které zdomácnělo v každém odvětví. Praxe ukazuje, že při řízení, rozhodování či plánování je třeba soustředit se především na oněch kritických 20 % činností, čímž lze dosáhnout 80 % možného efektu. Řídící práce je tak vykonávána s největším efektem. Abychom mohli určit těch 20% nejdůležitějších činností, musíme všem úkolům přiřadit priority. Eisenhowerův princip je technika určování priorit v rámci (sebe)organizování. Jedná se o jednu z metod řízení času. Úkoly se dělí podle dvou dimenzí - důležitost úkolu (jak je daný úkol v rámci organizace/osoby důležitý) a naléhavost úkolu (jak je daný úkol časově naléhavý). Výsledkem jsou 4 kvadranty: I. Důležité a naléhavé manažer řeší tyto úkoly sám a neprodleně, cílem je předejít těmto úkolům, pokud jsou ještě v kvadrantu II, aby byly řešeny včas a nebyl tzv. hašen až požár. II. Důležité a nenaléhavé tyto úkoly lze pohodlně a vhodně plánovat. Pokud jsou zanedbány, pak se velice rychle dostanou do I. kvadrantu, což znamená stres a někdy i chyby. III. Nedůležité, ale naléhavé tyto úkoly je možné delegovat na nižší stupně řízení. IV. Nedůležité a nenaléhavé je třeba vytvořit taková pravidla rozhodování, aby se tento typ úkolů vůbec na danou rozhodovací úroveň nedostával a zůstal delegován. Takto se velice rychle dostanete k úkolům, které můžete změnit a které nemůžete, čímž si ušetříte čas zbytečným uvažováním nad úkoly, které změnit nemůžete. Pro ty, které můžete změnit, zvažte, zda je vůbec změnit chcete. 3
3. STANOVENÍ CÍLŮ A PRIORIT CVIČENÍ 2: ČASOVÝ DIAGRAM BĚŽNÉHO DNE A VÝJIMEČNÉHO 3. ORGANIZOVÁNÍ ČASU Plánování Plánování dne, týdne, měsíců opačný postup Řazení úkolů v průběhu dne důležité bez odkladu na začátek Využít nejaktivnější etapu dne sova nebo skřivan? Nikdy neplánovat více než 60% času přestávky, rezervy pro nepředvídatelné Dnes na další den, v pátek na příští týden Kontrola plánu pochvala, přeplánování Odkládání úkolů prokrastinace jaké jsou důvody? Plánovací nástroje Diář, telefon, software 4. ŽROUTI ČASU Psací stůl pořádek na něm i v něm, ve skříních Archivace dokumentů papírová, počítačová Email versus osobní kontakt Telefonní či osobní konverzace Cíle a priority, naplánované úkoly Sběr informací Porady, schůze příprava, časové vymezení Prokrastinace, sebekázeň, netrpělivost Hlučné prostředí Vyřizování osobních záležitostí Povídání s kolegy POZOR nedostatečné, ale i přílišné věnování se danému bodu je žroutem času. Pravidelnost, vymezit na tyto aktivity přesný čas během dne. 4
4. ŽROUTI ČASU CVIČENÍ 3: UMÍTE SI HLÍDAT SVŮJ ČAS PŘI ROZHOVORECH, NÁVŠTĚVÁCH ČI TELEFONÁTECH? Shrnutí Efektivní využití času a snížení stresových situací spočívá v pravidelnosti a systematickém přístupu. Základem je stanovení si denního plánu, který vychází jak z plánu na delší časové období, tak i z konkrétní situace. Tento plán musí být stanoven reálně, měly by v něm být zahrnuty také přestávky a měl by mít rovněž rezervu pro nepředvídatelné události. Plánování by mělo odrážet stanovené priority, úkoly se řadí od nejdůležitějších a nejnaléhavějších a až na závěr je vhodné umístit nedůležité a nepříliš spěchající úkoly, byť je jejich plnění příjemné a rychlé. Nelze ignorovat plnění důležitých, byť nespěchajících úkolů, které se velice rychle stávají neodkladnými, což je zbytečné Je dobré tvořit seznam úkolů na další den již na konci pracovní doby dne předešlého, kdy jste pracovně naladění a víte, co jste nestihli. Stejně tak je dobré plánovat si v pátek odpoledne hrubý plán na další týden a pokud možno na celý měsíc, což vám pomůže nasměrovat pracovní úsilí a rozdrobit pak plán na dny. Důležitá je kontrola plánu, z důvodu nutného přeplánování, ale i zpětné vazby o délce trvání činností pro další plánování. Pozor na časté přeplánování. Odkládání úkolů mívá chorobný podtext (prokrastinace). Je dobré zjistit důvody, uvědomovat si, že většinou jde o věci jednodušší, než se zdá; je dobré odměňovat se. Je velmi vhodné plánovat si úkoly s ohledem na vlastní naladění podle toho, kdy jste nejvíce schopni přemýšlet, kdy naopak potřebujete stereotypní a nenáročné úkoly apod. Dejte si pozor na žrouty času. Jejich přemrštěné hlídání nebo naopak nedodržování základních pravidel vám sebere více času než byste mysleli. Zbavte se hromad a udělejte si pořádek na stole i ve stole a skříňkách. Vytvořte si archivní systém. Využívejte výpočetní techniku. Zvažte, zda bude efektivnější zdlouhavá emailová výměna názoru nebo přímá diskuse. Náhlé telefonické či osobní vyrušení s novým úkolem berte jako pokyn k zapracování do vašeho seznamu aktivit a ne jako povel k okamžitému jednání. Neřešte nic jiného, než máte naplánováno. A hlavně stanovte si cíle, úkoly a priority. Nejen pro sebe, ale i pro práci se svými kolegy stanovte časový interval. Je dobré vědět, že člověk dokáže aktivně duševně pracovat pouze 90 minut, pak potřebuje pauzu. Zde je vhodný čas na osobní záležitosti či přátelský kontakt s kolegy. 5
SKUPINOVÁ DISKUSE Porada stručně pravidla a řízení Pokud není dáno, zjistit začátek a hlavní body programu, příprava na poradu, přijít včas. Informativní (každé pondělí v 9h) naslouchám, týká se mě?, reaguji. NEZVIDITELŇOVAT SE! Řešitelská doplňuji si informace, rozumím?, zeptám se hned. ZDE JE MOŽNÉ SE UKÁZAT. A naopak, pokud nepochopím úkol. Delegování jak přijímat přidělované úkoly od nadřízených a kolegů. Pozor na přílišnou asertivitu, jste ve zkušební době. Zaveďte spíše dialog o prioritách a zkontrolujte úkoly a jejich termíny s nadřízeným. Nezapomeňte, že máte ukázat ochotu a vstřícnost, na zadaných úkolech pak schopnost. Není třeba odmítat, ale naučit se řadit dle priorit. Ale nenechat se zavalit úkoly či starostmi jiných. Shrnutí Jednou z činností, které vás čekají, je účast na poradách. Každý účastník by měl na poradu přijít včas a připravený. Ten, kdo poradu svolává, by měl dopředu oznámit její začátek a hlavní body programu. Pokud tomu tak není, zjistěte si to sami, abyste nebyli překvapeni nepříjemnými a hlavně nesplněnými úkoly. Je na vás, abyste si stanovili, která porada je pro vás pouze informativní a kde byste měli dávat pouze pozor, zda vám nebude přidělen úkol, zde je dobré se příliš nezviditelňovat, jelikož pravděpodobně nebudete mít vůdčí ani jinou klíčovou roli. Pak jsou ale porady řešitelské, kde můžete mít již i své místo a zde je dobré se řádně připravit. Bez přípravy se může dostavit neúspěch. Vedoucí porady by měl dodržet stanovený čas, posloupnost bodů programu a jejich časový limit, je vhodné začínat méně příjemnými body. V praxi se často stává, že diskuse o nejméně důležitých bodech jsou nejdelší a nejživější a důležité a zásadní rozhodnutí se provádí bez podrobnější analýzy. Je vhodné neprobírat body, u nichž se stejně nedá rozhodnout účastníci nemají dostatek pravomocí, není dost informací apod. Splnit všechny úkoly není v silách žádného vedoucího, proto musí část z nich delegovat na podřízené. Při delegování je nezbytné přesunout spolu s úkolem na podřízeného také pravomoci potřebné k jeho plnění. Vedoucí si musí být rovněž vědom, že delegováním části úkolů se nezbavuje odpovědnosti za jejich splnění. Vám se naopak může snadno stát, že budete zahlceni úkoly bez stanovených priorit. Nebojte se zavést diskusi s nadřízeným, aby vám na počátku s tímto pomohl. Dejte pozor na kolegy, kteří se budou chtít některých nepopulárních úkolů zbavit a díky vaší neznalosti prostředí si vyberou právě vás. 6