Zápis o schůzi Představenstva Bytového družstva NATURA Poznaňská, ze dne

1 Zápis o schůzi Představenstva Bytového družstva NATURA Poznaňská, ze dne 5. 2. 2015. V souladu s plánem BDNP ze dne 5.února 2015, v 18,30 hod. v kanceláři BD NATURA uskutečnila SPBDNP s tímto programem : 1. Stav v realizaci usnesení z poslední schůze PBDNP ze dne 15.1.2015 2. Stav v realizaci usnesení z mimořádné schůze PBDNP ze dne 11.12.2014 3. Vyhodnocení a rozpracování úkolů z členské schůze BDNP ze dne 24.11.2014 3.1. Informace o přípravě na provedení 2.etapy úhrady za plastová okna. 4. Aktuální stav v realizaci Plánu hlavních opatření BDNP na 2.polovinu roku 2015 4.1. Aktuální informace o přípravě na zavedení kamerového systému 4.2. Opatření k přípravě na provedení pasportizace objektu a bytů v rámci BSNP 4.3. Zpráva o provedených opatřeních v údržbě objektu a jeho okolí 4.4. Organizační příprava na provedení členské schůze BDNP v dubnu 2015 4.5. Informace o přípravě komise na provedení plánované kontroly objektu,podle usnesení SPBDNP z 15.1.2015. 4.6. Schválení finančních náhrad za leden 2015. 5. Projednání a schválení žádostí družstevníků. 5.1. Pí.Jaromíra Trexlerová, Poznaňská 444/15, byt.č. 21.:Žádost o povolení stavebních úprav v bytové jednotce- rekonstrukce koupelny a WC.Plánovaná délka rekonstrukce od 2.2.- 13.2.2015. 5.2. Pí. Edita Nováková, Poznaňská 445/13, byt.č.32. : Žádost o provedení výměny 2 topných těles v období od 16.5.2015-15.7.2015. Žádost již byla předběžně schválena na SPBDNP dne 4.12.2014,čl. 4.2.. 5.3. Informace o dokončení úkolu mytí oken ve veřejných prostorách objektu podle usnesení SPBDNP 4.12.2014 čl. 3.3.. 6. Různé 6.1. Informace o stavu hospodaření a finančních prostředků BDNP k 31.1.2015 6.2. Přehled odpovědnosti a povinností představenstva BDNP s cílem zkvalitnit řízení a organizaci BDNP, zejména rozpracovat metodiku práce představenstva v zájmu zajištění zákonných povinností. 7. Přijetí usnesení závěr. Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ 181 00, IČ: 247 15 590, obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, 140 00Praha 4, č.ú. 4 200 261 983 / 6800

2 Usnesení schůze Představenstva Bytového družstva BDN Poznaňská ze dne 5.února 2015 Představenstvo BD NATURA Poznaňská, na své řádné schůzi dne 5.února 2015 projednalo schválené body programu s těmito závěry : 1. Stav v realizaci usnesení z poslední schůze představenstva BDNP ze dne 15.1.2015 ( příloha 3 ) Představenstvo konstatuje, že úkoly z usnesení poslední schůze představenstva ze 15.ledna 2015 jsou, v souladu s přiloženým přehledem, úspěšně realizovány. dne 2. Realizace usnesení z mimořádné schůze PBDNP ze dne 11.12.2014 Představenstvo bere na vědomí informaci od Dr.Pohořala o postupním předávání a přebírání finanční dokumentace od společnosti SPRUN s.r.o. v souladu s časovým plánem podle přijaté dohody o ukončení mandátní smlouvy se společností SPRUN s.r.o. K termínu 2.2.2015 byla převzata mzdová dokumentace za rok 2014 a upřesněny další kroky k dokončení řádného převzetí smluvních povinností od SPRUN s.r.o.. Souběžně probíhá předávání dokumentace pro novou správní firmu SBD Severní město. Úkol pokračuje do 31.3.2015 Pohořal,Říčařová, Wagenknechtová 3. Realizace úkolů z členské schůze BDNP ze dne 24.11.2014 Představenstvo bere na vědomí informaci o připravenosti k provedení 2.etapy úhrady nákladů za plastová okna družstevníkům, podle schváleného postupu. Současný stav finančních prostředků a finanční toky umožňují uskutečnit výplatu k 16.únoru 2015. O odeslání schválených finančních prostředků pro 2.etapu budou informováni dotčení družstevníci. 16.-18.2.2015 Pohořal,Říčařová 4. Plán hlavních opatření BDNP na 1.polovinu roku 2015. 4.1. Představenstvo bere na vědomí informaci o provedeném průzkumu využívání kamerového systému v bytových domech v Poznaňské ulici a ukládá zpracovat a předložit zámysl na provedení přípravy a realizace zavedení kamerového systému pro objekt BDNP,včetně časového plánu a předběžného rozpočtu. 5.3.2015 Pohořal,Peml 4.2. Opatření k přípravě a provedení pasportizace objektu a bytů v rámci BDNP. Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ 181 00, IČ: 247 15 590, obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, 140 00Praha 4, č.ú. 4 200 261 983 / 6800

3 Představenstvo, v zájmu provedení včasné a kompletní pasportizace bytového domu a jednotlivých bytů ukládá zpracovat a předložit ke schválení SPBDNP plán přípravy a provedení pasportizace 5.3.2015 Pohořal,Trlla 4.3. Představenstvo rozhodlo o provedení jarní členské schůze BDNP v období v druhé polovině měsíce května 2015 a ukládá zajistit pronájem místnosti a zařízení v KD Krakov. 5.3.2015 Říčařová 4.4. Představenstvo vzalo na vědomí informaci místopředsedy PBDNP o provedení předběžné kontroly stavu objektu v souvislosti s odstraňováním následků ze zápisu o revizní kontroly prostředků a opatření požární bezpečnosti objektu.představenstvo schvaluje tyto hlavní úkoly pro provedení kontroly : 4.4.1. Dodržování domovního řádu a vnitřních předpisů pro režim a pořádek v bytovém domě BDNP. 4.4.2. Zjistit skutečný aktuální stavebně technický stav objektu a připravit návrh opatření pro nový dlouhodobý plán investic BDNP. 4.4.3. Prověřit stav nájemníků v družstevních bytech a připravit podklad pro ověření stavu v placení schválených poplatků za jednotlivé nájemníky. 4.4.4. Využít přípravu a provedení kontroly k postupnému doplňování podkladů pro pasportizaci. Kontrolu uskutečnit do 28.2.2015 Příprava komise na provedení kontroly 9.2.2015,17,00 hod Zprávu o provedení kontroly včetně návrhů předložit SPBDNP 5.3.2015 4.5. V souladu se Zásadami pro uzavření Smlouvy o výkonu funkce člena orgánu BDNP, schválené členskou schůzí BDNP dne 26.6.2014,čl.4.3. představenstvo schvaluje, na základě pracovního výkazu ( příloha č. 4) finanční náhradu, za pracovní činnost spojenou s realizací úkolů pro BDNP, za období leden 2015, členům představenstva takto : Dr. Stanislav Pohořal 7 500 Kč JUDr. Milan Peml 1 500 Kč Pí. Ivana Říčařová 3 000 Kč Mgr. Dagmar Wagenknechtová 500 Kč Za pracovní činnost podle pracovního výkazu v lednu 2015 přiznává představenstvo finanční náhradu p. Janu Kryštofovi v celkové výši 5 300,- Kč. Práce byly prováděny nad rámec funkčních povinností člena orgánu a finanční náhrada bude hrazena na základě Dohody o provedení práce, nebo proti vystavené faktuře Výplatu finančních náhrad,po zdanění a úhradě povinných odvodů, proveďte z fondu oprav BDNP. Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ 181 00, IČ: 247 15 590, obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, 140 00Praha 4, č.ú. 4 200 261 983 / 6800

4 5. Projednání a schválení žádostí družstevníků. 5.1. Pí. Pí.Jaromíra Trexlerová, Poznaňská 444/15, byt č. 21.(příloha 5 ) Představenstvo schvaluje žádost o povolení stavebních úprav v bytové jednotcerekonstrukce koupelny a WC v plánované délce rekonstrukce od 2.2.- 13.2.2015. Zároveň ukládá provedení kontroly stavebně technického stavu po ukončení úprav do 20.2.2015 Peml, Kryštof 5.2. Pí. Edita Nováková, Poznaňská 445/13, byt.č.32.( příloha 6 ) Představenstvo opětovně schvaluje žádost o provedení výměny 2 topných těles v období od 16.5.2015-15.7.2015. Žádost již byla předběžně schválena na SPBDNP,na základě neúplných podkladů, dne 4.12.2014,čl. 4.2.. Představenstvo ukládá dojednat se jmenovanou konkrétní časový termín a technické podmínky provedení výměny. Kryštof 5.3. Představenstvo bere na vědomí, že bylo provedeno mytí oken ve společných prostorách pí.hoškovou, podle usnesení SPBDNP ze dne 4.12.2014,. 5.4. Převod členského podílu v BD NATURA Poznaňská- byt č.4, Poznaňská 445 / 13 Představenstvo BDNP bere na vědomí, že dnem 5.února 2015, smluvně převedli pí. Hana Kliková a p.jiří Klika, práva a povinností spojené s členstvím v BD NATURA Poznaňská a s právem užívání bytu č. 4, Poznaňská 445 /13, Praha 8 Bohnice novému nabyvateli pí. Jitce Havlové a p. Miloši Havlovi. Představenstvo BDNP ukládá připravit nájemní smlouvu pro nové družstevníky spolu s předpisem nájmu a zálohy na služby a dořešit technické otázky spojené s převzetím bytu a s přijetím za člena BDNP. 28.2.2015 Říčařová,Kryštof Součinnost SBD Sever 5.5. Rezignace p.roberta Pošváře na funkci člena představenstva BD NATURA Poznaňská. Představenstvo přijalo rezignaci p.roberta Pošváře na funkci člena představenstva BD NATURA Poznaňská, k termínu 6.3.2015 z důvodu připraveného převodu členských práv a povinností na nového družstevníka o odstěhování se do nového bydliště. Představenstvo vyjadřuje poděkování p.pošvářovi za odvedenou práci ve prospěch rozvoje BD NP a ukládá připravit volbu na doplněné představenstva o nového člena pro schválení na jarní členské schůzi BDNP. 5.3.2015 Pohořal Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ 181 00, IČ: 247 15 590, obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, 140 00Praha 4, č.ú. 4 200 261 983 / 6800

5 6. Různé 6.1. Stav hospodaření a finančních prostředků BDNP Představenstvo vzalo na vědomí informaci o aktuálním stavu finančních prostředků a hospodaření v BDNP k termínu 31.1.2015. 6.2. Přehled odpovědnosti a povinností představenstva BDNP Představenstvo projednalo a schvaluje Přehled odpovědnosti a povinností představenstva BDNP. Konstatuje, že uvedený metodický materiál plně odpovídá potřebám vymezení základních činností nezbytných k zajištění rozvoje BDNP.Zároveň upřesňuje postavení a úlohu členů orgánů BDNP z hlediska vytváření podmínek pro jejich práci a ocenění,v souladu s novými zákonnými úpravami s platností od 1.1.2014. Představenstvo ukládá : 6.2.1. Zveřejnit tento materiál jako součást zápisu z této SPBDNP na www.stránkách 6.2.2. Využít materiálu k návrhu na schválení odměn členům orgánů za rok 2015 pro jednání jarní členské schůze BDNP 2015. Pohořal 6.3. Projednání žádosti společnosti PODA a.s. na zřízení přípojky nového operátora pro uživatele z objektu BDNP. Představenstvo projednalo připomínky k návrhu smlouvy se společností PODA a s ohledem na další zájemce o vybudování přípojky operátora v objektu BDNP rozhodlo : 1. Vyhlásit veřejnou soutěž na výběr konečného operátora pro přípojku internetu a televize a oslovit všechny zájemce do 5.3.2015 2. Veřejnou soutěž ukončit a předložit návrhy pro PBDNP do 2.4.2015 3. Schvaluje komisi pro veřejnou soutěž ve složení : Předseda : JUDr. Milan Peml Členové : Mgr. Dagmar Wagenknechtová p. Filip Drahoš Peml, Přijetí usnesení - závěr Usnesení bylo schváleno všemi hlasy přítomných členů představenstva BDNP ve všech bodech.. Termín příští schůze představenstva - čtvrtek 5. března 2015 v 18,30 hod. Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ 181 00, IČ: 247 15 590, obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, 140 00Praha 4, č.ú. 4 200 261 983 / 6800

6 V Praze, 5.února 2015 Za správnost Zapisovatel Dr. Stanislav Pohořal Mgr. Dagmar Wagenknechtová Přílohy : 1. Prezenční listina účastníků SPBDNP 1 list 2. Pozvánka na schůzi Představenstva BDNP - 1 list 3. Realizace usnesení z poslední SPBDNP 3 listy 4. Pracovní výkaz fin. náhrad členů představenstva leden 2015 1 list 5. Pí. Trexlerová žádost o provedení stavební úpravy 1 list 6. Pí. Nováková žádost o provedení stavební úpravy 1 list 7. Rezignace p.roberta Pošváře na funkci člena představenstva 1 list 8. Přehled odpovědnosti a činností představenstva BDNP 10 listů Bytové družstvo NATURA Poznaňská, Poznaňská 443 / 17, PRAHA 8, PSČ 181 00, IČ: 247 15 590, obchodní rejstřík vedený Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 7516 Volksbank CZ, a.s., Na Pankráci 1724/129, 140 00Praha 4, č.ú. 4 200 261 983 / 6800

1 Usnesení schůze Představenstva Bytového družstva BDN Poznaňská ze dne 15. ledna 2015 Představenstvo BD NATURA Poznaňská, na své řádné schůzi dne 15.ledna 2015 projednalo schválené body programu s těmito závěry : 1. Stav v realizaci usnesení z poslední schůze představenstva BDNP ze dne 4.12. 2014 ( příloha 3 ) Představenstvo konstatuje, že úkoly z usnesení poslední schůze představenstva ze dne 4.prosince 2014 jsou, v souladu s přiloženým přehledem, úspěšně realizovány. 2. Realizace usnesení z mimořádné schůze PBDNP ze dne 11.12.2014 ( příloha 4 ) 2.1. Představenstvo bere na vědomí informaci o přijetí dohody o ukončení mandátní smlouvy se společností SPRUN s.r.o. k termínu 31.12.2014 a dohodnutá opatření o dopracování a řádném předání správní a účetní dokumentace od SPRUN s.r.o.,včetně dokončení celkového vyúčtování roku 2014,zpracování předpisů záloh a nájmů pro BDNP na rok 2015,účetní uzávěrky a daňového přiznání BDNP za rok 2014. 2.2. Představenstvo bere na vědomí informaci předsedy představenstva o podepsání nové příkazní smlouvy se správní firmou Stavební bytové družstvo Sever ( v souladu s usnesením mimořádné SPBDNP ze den 11.12.2014), s platností od 1.ledna 2015. 2.3. Představenstvo ukládá dokončit předávací činnosti od SPRUN s.r.o. ve stanovené kvalitě a podle dohodnutého časového plánu. 2.4. Představenstvo ukládá zajistit potřebné podklady pro novou správní firmu tak,aby bylo možné postupně najíždět na plné poskytnutí smluvních služeb v průběhu období leden březen 2015. Pohořal,Říčařová, Wagenknechtová Předání dokumentace a podkladů od společnosti SPRUN s.r.o. probíhá podle domluveného časového plánu. Dne 2.2.2015, za přítomnosti Dr.Pohořala a pí.říčařové bylo provedeno předání mzdové agendy BDNP od SPRUN a dne 4.2.2015 byla agenda předáno nové správní firmě. Jsou dohodnuty překrytí v provádění potřebných účetních i správních opatření.

2 3. Plán hlavních opatření BDNP na 2.polovinu roku 2014. 3.1. Dokončení revitalizace stavební části vchodových prostorů vyhodnocení investiční akce. Představenstvo projednalo vyhodnocení investiční akce ( příloha č. 5 ) a schvaluje : 1. Celkové vyhodnocení investiční akce - Rekonstrukce a modernizace vstupních prostor objektu Poznaňská 443,444,445 a celkové náklady na investiční akci ve výši 522 177,- Kč. Zároveň oceňuje řídící a organizační práci realizačního týmu ve složení Dr.Pohořal, JUDr. Peml a p.kryštof. 2. Provedení výplaty finančních náhrad za odvedenou práci při plnění úkolů spojených s touto investiční akcí, v období září prosinec 2014, v souladu se smlouvami o výkonu funkce člena orgánu BDNP ( u členů představenstva BDNP ) a podle pracovního výkazu takto : Dr. Stanislav Pohořal JUDr. Milan Peml p.jan Kryštof pí. Ivana Říčařová Mgr. Dagmar Wagenknechtová 19 700,- Kč 6 900,- Kč 19 600,- Kč 500,- Kč 1 500,-Kč Bylo splněno Výplatu finančních náhrad proveďte z Fondu oprav BDNP, z položky na realizaci uvedené investiční akce v lednu a únoru 2015. 3. Odměnu ve výši 6 000,- Kč pro pí. Rapsovou za mimořádný úklid spojený s odstraňováním následků stavebních prací v jednotlivých vchodech. Odměnu vyplaťte v měsíci únoru 2015. Celková výše odměny bude krácena o odvody státu ( zdravotní a sociální pojištění apod. ). 3.2. Mimořádná splátka úvěru Sberbank CZ a.s. 3.2.1. Představenstvo bere na vědomí informaci o dokončení administrativy spojené s provedením mimořádné splátky investičního úvěru u Sberbank CZ.a.s. i skutečnost, že celková zůstatková částka úvěru k 1.1.2015 činí 23 980 281,83

3 Kč. 3.2.2. Představenstvo pověřuje Dr.Stanislava Pohořala a JUDr. Milana Pemla k podpisu Dodatku č..3. k Úvěrové smlouvě investičnímu úvěru KA 1009384 o úpravě podmínek pro splácení úvěru pro rok 2015 a dále. Do 30.1.2015 Bylo splněno 4. Stav v realizaci plánu hlavních opatření na 1.polovinu roku 2015. Představenstvo BDNP projednalo aktuální stav v plnění plánu hlavních opatření na 1.polovinu roku 2015, konstatuje, že úkoly jsou postupně plněny v souladu s plánem. Představenstvo bere na vědomí a schvaluje : 4.1. Informaci o provedení 1.etapy výplaty náhrad za plastová okna v měsíci lednu 2015 ( příloha č.6 ). Výplata byla provedena v souladu s usnesením členské schůze a plánem opatření pro 1.polovinu roku 2015 ( dále jen plán ), v plném rozsahu v celkové výši 313 995,- Kč 4.2. V souladu s plánem opatření v oblasti oprava údržby byla ve dnech 12.-14.1.2015 provedena společností THERM s.r.o., na základě smlouvy, výměna měřidel na studenou vodu a dále odečty vody a tepla. Podklady budou využity pro zpracování předpisu služeb a nájmu pro rok 2015. 4.3. Ve dnech 7. 8. 1.2015 byla provedena pravidelná revize stavu protipožární ochrany v rámci objektu Poznaňská 443-444-445 ( podle bodu 3.3. plánu ). Představenstvo ukládá vyhodnotit zjištěné závady a navrhnout opatření k jejich odstranění. do 5.3.2015 Pohořal, Peml,Kryštof 4.4. Kontrola účinnosti vydaných směrnic pro udržování pořádku a režimu v objektu ( bod 5.1. plánu ) 4.4.1. Představenstvo schvaluje vytvoření komise pro provedení kontroly účinnosti vydaných vnitřních směrnic pro udržování pořádku a režimu v objektu (bod.5.1. plánu ) v měsíci únoru 2015 ve složení : Předseda : Dr.Stanislav Pohořal Úkol pokračujš bude vyhodnoceno v rámci plánované kontroly podle bodu 4.4.1 tohoto usnesení

4 Členové : JUDr. Milan Peml p.ján Trlla p.jan Kryštof 4.4.2. Komise zpracuje a předloží zprávu o provedené kontrola s návrhy na odstranění nedostatků na březnové SPBDNP Do 5.3.2015 Pohořal,Peml 4.5. Přiznání finančních náhrad členům představenstva za prosinec 2014 4.5.1. V souladu se Zásadami pro uzavření Smlouvy o výkonu funkce člena orgánu BDNP, schválené členskou schůzí BDNP dne 26.6.2014,čl.4.3. představenstvo schvaluje, na základě pracovního výkazu ( příloha č. 7) finanční náhradu, za pracovní činnost spojenou s realizací úkolů pro BDNP, za období prosinec 2014, členům představenstva takto : Bylo splněno Dr. Stanislav Pohořal 6 800 Kč JUDr. Milan Peml 2 500 Kč Pí. Ivana Říčařová 4 800 Kč p. Robert Pošvář 800 Kč 4.5.2. Za pracovní činnost spojenou s úpravou zeleně a prořezáváním stromů, likvidací odpadu, a opravu střechy v měsíci prosinci 2014 přiznává představenstvo finanční náhradu p. Janu Kryštofovi v celkové výši 1300,- Kč. Výplatu finančních náhrad,po zdanění a úhradě povinných odvodů, proveďte z fondu oprav BDNP do 15.2.2015

5 Říčařová 5. Projednání a schválení žádostí družstevníků. 5.1. Pí. Danuše Svrčinová, Poznaňská 444, byt č. 33 - Úhrada schváleného příspěvku na zasklení lodžie, podle usnesení SPBDNP z 2.10.2014. Představenstvo bere na vědomí informaci o odstranění závady v zatékání vody ze střechy u pí.danuše Svrčinové a v souladu s usnesením SBDNP schvaluje provedení úhrady 50 % ceny za zasklení lodžie ( podle přiložené faktury příloha č. 8 ) ve výši 13 160,- Kč. Úhradu provést bankovním převodem na účet jmenované. do 30.1.2015 Říčařová 5.2.Ing. Ferdinand Adamčík, bývalý člen BDNP, žádost o prominutí nedoplatku za používání místnosti s regulačními ventily a měřidly ve výši 1 296,- Kč ( příloha 10 ). Představenstvo BDNP souhlasí s prominutím nedoplatku ve výši 1296,- Kč. Informaci o rozhodnutí představenstva předá jmenovanému JUDr.Peml. Do 30.1.2015 6. Různé 6.1. Stav hospodaření a finančních prostředků BDNP Představenstvo vzalo na vědomí informaci o aktuálním stavu finančních prostředků a hospodaření v BDNP k termínu 31.12.2014. 6.2. Projednání žádosti společnosti PODA a.s. na zřízení přípojky nového operátora pro uživatele z objektu BDNP. Představenstvo vzalo na vědomí předložené podklady od firmy PODA a.s. ( dopis + návrh uživatelské smlouvy, příloha č. 9 ) a ukládá členům představenstva předložit připomínky a stanoviska k žádosti PODA a.s. písemně k rukám JUDr. Pemla,nejpozději do 23.1.2015. Návrh konečného stanoviska předložit na příští SPBDNP 5.2.2015 Bylo uhrazeno V zájmu konečného posouzení na SPBDNP 5.2.2015 je přiložen ceník nabízených produktů od jmenované firmy.

6 Peml, Pohořal Přijetí usnesení - závěr Usnesení bylo schváleno všemi hlasy přítomných členů představenstva BDNP ve všech bodech.. Termín příští schůze představenstva - čtvrtek 5.února 2015 v 18,30 hod. Schváleno představenstvem BD Natura Poznaňská 5.2. 2015 Zpracoval : Dr.Stanislav Pohořal

Příloha č. Pracovní výkaz o finančních náhradách za pracovní činnost členů orgánů BDNP leden Čerpat z prostředků fondu oprav 2015 Pracovní výkaz termín Pohořal Peml Říčařová Pošvář Wagenk. Kryštof celkem hradit z poznámka 1. Opatření se Sberbank pro 2015 leden 1500 500 správa dodatek ke smlouvě 2. Provedení úhrady a agenda 1.etapy výplaty leden 1000 1000 FO Plastová okna vratky 3. Nová správní firma příprava,ukončení SPRUN leden 1000 1500 500 správa 4. Výměna vodoměrů SV 12.-15. 1000 1000 FO 5. instalace a náplně info tabulí BDNP 5.1. 1000 700 FO Nové nástěné vitriny 6. Rekonstrukce a úklid skladu BDNP 26.-27.1 900 1800 FO 7. Kontrola objektu - stav v odstranění závad 27.1. 600 600 FO 8. Natěračské práce společné prostory 31.1. 1200 FO dveře, rámy a hydranty 9. Přehled odpovědnosti představenstva BDNP 23.-.31.1. 2000 FO Zpracován metod.materiálu celkem 7500 1500 3000 500 5300 17800 Schváleno schůzí představenstva BDNP dne 5.2.2015 Za správnost : Dr.Stanislav Pohořal

1 Ze stanov BDNP : Přehled odpovědnosti a povinností představenstva BD NATURA Poznaňská. Bytové družstvo Natura Poznaňská : Je právnickou osobou,vystupuje v právních vztazích svým jménem a nese odpovědnost těchto vztahů vyplývajících a za porušení svých závazků odpovídá celým svým majetkem Právní poměry družstva se řídí obecně závaznými předpisy České republiky ; Předmětem činnosti družstva je uspokojování bytových potřeb jeho členů Družstvo dbá, aby družstevní byty a nebytové prostory, s nimiž hospodaří, byly řádně a účelně využívány k určeným účelům. Představenstvo BDNP : Představenstvo je statutárním orgánem družstva Představenstvo řídí činnost družstva a rozhoduje o všech záležitostech, které nejsou zákonem,stanovami nebo rozhodnutím členské schůze vyhrazeny jinému orgánu družstva Představenstvo BDNP při zajišťování působnosti BDNP plní dále povinnosti vyplývající: 1. Úloha řídícího orgánu a představitele obchodní korporace. 2. Zákonné povinnosti majitele bytového domu. číslo Hlavní činnosti představenstva Odpovědnost Poznámka vysvětlení A Povinnosti představenstva jako statutárního orgánu BDNP Představenstvo BDNP je povinno : a) zajišťovat a kontrolovat plnění usnesení přijatých členskou schůzí, b) zabezpečovat a kontrolovat chod a vedení družstva, včetně řádného vedení účetnictví v souladu s obecně závaznými předpisy, c) předkládat kontrolní komisi nejpozději do 10 dnů před konáním Představenstvo na základě stanov BDNP Povinnosti v části A plní členové představenstva BDNP z pozice člena statutárního orgánu. Za uvedenou činnost jsou odměňováni na základě rozhodnutí členské schůze formou ročních odměn vyplácených částečně ve formě měsíční zálohy a doplatku na konci roku ( v případě

2 členské schůze k vyjádření a členské schůzi ke schválení řádnou účetní závěrku a navrhovat způsob rozdělení a užití zisku, popřípadě způsob úhrady ztráty, d) svolávat a organizačně zabezpečovat svolávání členské schůze, e) podávat členské schůzi zprávu o své činnosti, jakož o činnosti družstva, včetně návrhů koncepce jeho dalšího rozvoje a zaměření, f) plnit další povinnosti stanovené mu v jiných ustanoveních těchto stanov splnění schválených cílů pro daný rok ). B Hlavní oblasti zabezpečení a rozvoje BDNP 1. 1.1. Řízení a organizace družstva Opatření vnitrodružstevního charakteru 1. Komunikace a služby členům bytového družstva Vytváření poradních komisí na podporu kvality rozhodování Provádění informační politiky pro družstevníky - zpracování www.stránek,informačních desek, poskytování písemných podkladů pro družstevníky při přípravě schůzí a mimořádných opatření Administrativní zpracování podkladů pro jednání členských schůzí a představenstva Zajišťování operativních informací spojených s vnitřními opravami, udržováním pořádku a řešením mimořádných situací. Poskytování operativních služeb pro členy BDNP Poskytování individuálních informací a konzultací členům BDNP, novým nabyvatelům družstevního podílu a nájemníkům. Péče o vytváření příznivých mezilidských vztahů,zejména v péči o seniory, organizace dětských dnů apod. Plní členové představenstva a kontrolní komise BDNP s přizváním dalších členů BDNP nad rámec povinností člena statutárního orgánu. Plnění činností v části B je nezbytné pro celkové zajištění realizace programových a věcných úkolů BDNP. Za práci odvedenou členem představenstva nebo kontrolní komise, při realizaci činností v oblasti 1..2.,3., podle níže uvedené specifikace, může být, rozhodnutím představenstva zpravidla na základě pracovního výkazu ( měsíčního, k plánu investiční akce apod. ), přiznána členovi orgánu odměna nebo finanční náhrada,jakož i zvýšené náklady při zabezpečování schválených prací ve prospěch BDNP, podobně jako poskytování odměny pro ostatní členy BDNP za jejich osobní účast a aktivitu na realizaci schválených pracích ve prospěch družstva. Uvedený postup, který směřuje k vyloučení účasti správní firmy na obstarávání uvedených činností za odpovídající odměnu, má jednoznačně charakter spořících opatření spojených s podporou hospodaření vedení BDNP s péčí řádného hospodáře. 2. Vedení písemností, dokumentace a archivace dokumentů bytového Práce je prováděna nad rámec funkčních povinností člena orgánu a bude hrazena na základě Dohody o provedení práce, nebo proti vystavené faktuře, zpravidla podle

3 družstva Evidence členů družstva a její průběžné doplňování Smlouvy a právní dokumenty spojené s právní subjektivitou družstva, členstvím v BD a užíváním bytu a veřejných prostor bytového domu Archivace dokumentů z jednání a opatření orgánů BDNP ( zápisy z členských schůzí, schůzí představenstva, přehledy přijatých rozhodnutí,směrnic as vnitřních pokynů ) pracovního výkazu, v hotovosti nebo převodem na bankovní účet. 3. Vytváření podmínek pro práci orgánů BDNP Zajišťování osobní přípravy a studia dokumentů nezbytných pro zvládnutí povinností vyplývající s funkce člena představenstva Hodnocení členů orgánů za práci spojenou se zabezpečováním úkolů BDNP Poskytování finančního ocenění ( odměna,mimořádná odměna, finanční náhrada ) za práci členů orgánů BDNP Tvorba metodických materiálů a pomůcek pro práci představenstva a BDNP 1.2. Kontrola a analýza stavu 1. Kontrola : Plánů přijatých členskými schůzemi Směrnic přijatých členskými schůzemi a představenstvem Plnění zákonných norem stanovených pro činnost bytových družstev a majitelů bytových domů Kontrola čerpání z fondu oprav a dalších prostředků BDNP Kontrola vedení účetnictví a stavu hospodaření BDNP Kontrola pořádku v bytovém domě Technické a preventivní prohlídky v objektu. Součinnost Kontrolní komise BDNP

4 Kontrola platební kázně u členů BDNP Kontrola stavu nájemníků v objektu a plnění povinností o placení poplatků ve prospěch BDNP 2. Analýzy a hodnocení 1.3. Plánování Hodnocení a navrhování opatření pro rozvoj vnitrodružstevních procesů Hodnocení a tvorba opatření spojených s plněním povinností majitele objektu Studie a návrh opatření pro zkvalitňování řídící činnosti PBDNP Zpracování koncepce a dlouhodobých plánů rozvoje družstva, údržby a oprav bytového domu. Roční plány rozvoje bytového družstva finanční plán, plán rozvoje,oprav a údržby Účelové plány pro přípravu a realizaci dílčích úkolů 1.4. Zajišťování bezpečnosti a kázně v bytovém domě a jeho okolí Zpracování a objasňování vnitřních směrnic pro zajištění režimu a pořádku v objektu. Zajišťování součinnosti s orgány Policie České republiky a Městské policie Praha zejména při vyšetřování přestupků a trestních činů spojených s poškozením majetku BDNP a narušováním vztahů mezi obyvateli objektu. Analýza potřeb, příprava, instalace a organizace sledování v krizových částech objektu s využitím elektronických prostředků- kamery, záznamová zařízení,prostředky vyhodnocování apod.

5 1.5. Spolupráce s orgány státní správy a civilními partnery. Organizace součinnosti s Magistrátem hl. m.prahy, Městskou částí Praha 8 Zpracování stanovisek k požadavkům institucí na řešení problémů s obyvateli objektu BDNP- exekuce, stanoviska pro zdravotní pojišťovny, orgány sociální péče, požadavky od soudů, notářů advokátních kanceláří apod. Zpracování a podávání žalob,vedení komunikace se soudy v souvislosti se správou domu a při plnění zákonných povinností BDNP, jako právního subjektu. Zpracovávání a předkládání dokumentace pro Resjtříkový soud při Městském soudu Praha Spolupráce s katastrálním úřadem. Spolupráce s ostatními bytovými družstvy Aktivní podpora působení Asociace bytových družstev Poznaňská Součinnost s BILLA spolupráce při správě, opravách a údržbě, organizaci suterénu ( prvního podzemního podlaží 1.6. Zabezpečení právních opatření a úkonů. Zpracování a registrace úpravy stanov BDNP,povinných dokumentů ze zákona Příprava a zajištění převodu bytů do vlastnictví Uzavírání pojistných smluv a likvidace pojistných událostí 2. Ekonomická oblast Činnosti vykonávané výhradně představenstvem : 1. Provádění úhrad stanovených zákonem v souvislosti s provozem domu a pozemku tj úhrady faktur a záloh dodavatelů, úhrady daní z příjmů fyzických osob, úhrady sociálního a zdravotního pojištění, případně další požadované platby, 2. Jednání a kooperace s bankami a peněžními ústavy v souvislosti Předseda, Odpovědná členka představenstva za ekonomický úsek. Uvedené činnosti nejsou přenosné na správní firmu z důvodů nezastupitelné odpovědnosti představenstva BDNP. Správní firmě,pro potřebu operativního přehledu o stavu účtů byl zajištěn pasivní přístup na účty u Sberbank CZ

6 s úhradou poskytnutých úvěrů(investičních,na opravu objektu apod. 3. Vedení a kontrola bankovních účtů BDNP 4. Kontrola plnění smluvních úkolů správní firmou s důrazem na vedení účetnictví.,a.s. 2.1. Vedení účetnictví a. Zpracování a vedení účetních dokladů, podle zákona o účetnictví v platném znění, b. kontrola prvotních účetních dokladů, c. tvorba vnitřních směrnic v oblasti ekonomiky a hospodaření d. plnění statistické povinnosti BDNP podle zákona e. zpracování a předkládání daňových přiznání, f. zpracování měsíčních informací o stavu dlouhodobé přijaté zálohy (fondu oprav), g. Zpracování a poskytnutí roční informace ( nejpozději do 30.4. následujícího roku ) pro jednotlivé uživatele bytových a nebytových jednotek o finančním hospodaření objektu v rámci ročního zúčtování zálohových plateb, h. Vypracování měsíční předvahy a čtvrtletní účetní závěrky (předvaha, rozpis nákladů a záloh k vyúčtování, interní výkaz zisku a ztrát), i. Provádění pravidelné roční inventury hmotného majetku, závazků a pohledávek, zůstatků účtů dle účtové rozvahy, j. Zpracování řádné roční účetní závěrky (výkaz zisků a ztrát, rozvaha, příloha, tvořící součást účetní závěrky), včetně daňového přiznání k dani z příjmu právnických osob; nejpozději do 25. 3. následujícího roku, k. Účast na případných kontrolách souvisejících s vedením účetnictví. l. uzavírání smluv na zajištění plnění spojených s užíváním domu (dodávky služeb, energií a médií); Správní firma Prováděno v součinnosti a prostřednictvím smluvní správní firmy

7 m. evidence objemu a nákladů medií a energií pro roční vyúčtování služeb; 2.2. Mzdová evidence a personalistika a. Zpracování a uzavírání smluv b. zpracování a zúčtování mezd kmenových a externích pracovníků subjektu včetně srážek z nich, c. přiznání a zúčtování dávek nemocenského pojištění, d. výpočet, zúčtování a odvody daně ze mzdy, e. výpočet a odvody sociálního a zdravotního pojištění, f. vedení evidenčních listů, g. archivování všech mzdových listů a veškerých podkladů ke mzdám, h. zajištění registrace BDNP ( právnické osoby ) u příslušného finančního úřadu, u zdravotní pojišťovny, u správy sociálního zabezpečení 2.3. Evidence nájemného a. Příprava a zpracování předpisů všech plateb včetně služeb, jejich aktualizace na základě podkladů objektu, s přihlédnutím ke známým cenovým úpravám, oficiální inflaci a závěrům technických prohlídek domů, b. Zajištění změny výše nájemného a služeb hrazených prostřednictvím žirových účtů, SIPO, c. Průběžná evidence a kontrola úhrad nájemného a služeb, d. Měsíční kontrola stavu úhrad nájmu a služeb, přehled dlužníků e. Zpracování a odeslání upomínek dlužného nájemného a služeb včetně penalizace, f. Zpracování splátkového kalendáře dlužníků g. Zpracování ročního vyúčtování všech zálohových plateb včetně služeb v souhrnu za celé družstvo a za jednotlivé uživatele na základě dodaných podkladů, a to vždy nejpozději do 30. 4. následujícího roku, včetně odeslání přeplatků, Správní firma Správní firma

8 h. Platby nájemného za nebytové prostory, přípravu předpisu nájemného při jejich zřízení, průběžnou evidenci a kontrolu jeho úhrady, zpracování a odeslání upomínek dlužného nájemného, včetně zpracování vyúčtování zálohových plateb nebytových prostor. 3. 3.1. Technická oblast Zajištění chodu technických zařízení v objektu a provádění revizí. 1. Zdravotní technika a instalace ( vnitřní vodovod a kanalizace,odvodnění domu,přívod a distribuce vody ) a. Výměna vodoměrů pro TUV a SV b. Zabezpečení odečtů spotřeby vody 2. Vytápění a zásobování teplem(rozvody a dodávka tepelné energie) 3. Větrání a klimatizace fungování vzduchotechniky 4. Ochrana ovzduší 5. Hluk vibrace,akustika prostředí 6. Elektrotechnická zařízení ( osvětlení, instalace, hromosvod ) 7. Výtahy 8. Požární bezpečnost 9. Zabezpečení dodávek všech medií nutných pro provoz domu a bytů ( elektrická energie, teplo, voda, odvoz odpadu ) 10. Zajištění funkčnosti a servisu vchodových čipů Zajišťuje představenstvo Technickou oblast v plném rozsahu zajišťuje představenstvo. Pro operativní údržbu a opravy objektu využívá služeb domovníka Revize musí být prováděny termínech a rozsahu podle nařízení vlády České republiky. 3.2. Opravy a údržba objektu 1. Provádění odborných prohlídek technických, preventivních apod 2. Zajišťování odborných posudků 3. Zpracování projektové nebo rozpočtové dokumentace 4. Zajišťování specialisovaných firem k provedení údržby a oprav 5. Organizace jednodušších prací svépomocí 6. Kontrola stavebních úprav v bytech a provádění jejich kolaudace. 7. Zajištění nepřetržité havarijní služby 3.3. Příprava rozpočtu a technické prohlídky Údržba = zjištění a určení závady a následně pak vlastní oprava Plánovaná údržba = periodická údržba,preventivní prohlídky a preventivní údržba.

9 1. Provádění komplexních preventivních prohlídek s protokolem 2. Zpracování rozpočtu a stanovení priorit pro plánování oprav a rekonstrukcí objektu - roční, dlouhodobý ( 3 5 let ) 3.4. Evidence o stavu bytového domu 1. Provádění pasportizace. 2. Vedení a doplňování pasportu objektu 3. Vedení a doplňování pasportů jednotlivých bytů a nebytových prostor 4. Vedení dokumentace o opravách a rekonstrukcích a údržbě konstrukčních částí v bytovém domě : a. Střešní plášť b. Obvodový plášť c. Balkony terasy lodžie d. Podzemní podlaží e. Nadzemní podlaží f. Instalace g. Technické vybavení budovy 3.5. Zajištění úklidu domu,chodníků a přilehlých prostranství 1. Mytí, stírání a čištění a. Společných prostor domu s příslušenstvím b. Prosklených ploch u společných prostor domu c. Dveře ve společných prostorách d. Osvětlovací tělesa ve společných prostorách e. Kabiny výtahů f. Čištění volných prostor sklepů,schodů apod. 2. Čištění a udržování prostor a. Chodníků a zeleně okolo domu b. Kolem odpadkových nádob ( kontejnerů ) 3. Hlášení všech zjištěných závad v domě,od jednotlivých nájemců bytů, v nebytových prostorách,hlášení poruch na zařízeních a vybavení domu Domovník Cílem je zajistit vedení evidence o skutečném stavebně technickém stavu bytového fondu BDNP

10 3.6. Rekonstrukce a modernizace objektu 1. Plánování rekonstrukcí a modernizace objektu investičních akcí a. Analýza potřeb b. Průzkum a vymezení optimálního řešení investiční akce c. Vypracování předběžného rozpočtu a plánu financování akce d. Projednání záměru díla se stavebním úřadem popř. s dalšími odpovědnými orgány státní správy.zajištění stavebního povolení e. Příprava a vyhlášení veřejné soutěže f. Výběr a oslovení odborných firem pro provedení díla g. Vyhodnocení a výběr konečného dodavatele h. Příprava a podpis smlouvy o provedení díla i. Organizační zajištění a podpora investiční akce j. Realizace a průběžná kontrola provedení investiční akce k. Kontrola kvality,přejímka kolaudace investiční akce l. Odstranění následků úklid m. Odstranění zjištěných závad v záruční době n. Provedení úhrad faktur za odvedené dílo Představenstvo Zpravidla realizuje odborná komise schválená představenstvem, popř. členskou schůzí BDNP Zpracoval a předkládá : Dr. Stanislav Pohořal Schváleno představenstvem BD Natura Poznaňská 5.února 2015