Pro audit dokladů je pro Vás připravena tato volba. Vyberte si z rozbalovacího seznamu organizaci a vyberte si konkrétní typ dokladů, o které máte zájem. V rámci názvů jednotlivých typů dokladů bylo použito označení a předčíslí dokladu dle údajů převzatých z účetního programu. Pro lepší orientaci na první pohled je umístěno za lomítkem u názvu typu dokladu také první použité číslo v číselné řadě. Číslo každého dokladu je pak vždy shodné s číslem použitým v účetním programu Po výběru typu dokladů se Vám níže objeví jejich kompletní seznam. Stačí si jen vybrat ten, o který máte zájem a kliknout na jeho název
Po otevření dokladu v náhledu je možné ověřovat či kontrolovat správnost a obsahovou úplnost dokladu a činit s ním další úkony v rámci procesu auditu: 1) při splnění všech předpokladů či kladném posouzení správnosti a oprávněnosti dokladu jako celku je možné zvolit funkci Auditovat. (POZOR: zvolením této funkce a potvrzením v následném dialogovém okně kliknutím na OK se práce s dokladem nenávratně uzamkne a není již možné s ním pracovat jinak, než si jej v plném obsahovém náhledu prohlížet!). Tato funkce potvrzuje jednoznačný výrok auditora k tomuto dokladu. 2) Nebo je možné si vyžádat doplňující vyjádření k auditovanému dokladu od vybraného uživatele. (Variantám 1) a 2) se budeme věnovat na dalších stranách, 3) nebo je možné si doklad jen prohlédnout (využijí například oprávnění účetní, daňový poradci či vedoucí pracovníci podniku) a odejít do jiných částí SW (pokud je máte přístupné), případně kliknout na ikonu audit pro návrat na předchozí stránku SW, ze které jste doklad vybírali.
Pokud jste rozhodnuti doklad auditovat, je pro Vás připravena tato volba. Po kliknutí na OK v potvrzujícím dialogovém okně bude aktivní práce s dokladem ukončena, doklad bude uzamčen.
a Vy se vrátíte automaticky zpět na poslední stranu, ze které jste doklad vybírali. Informace o provedeném auditu se projeví vpravo vedle názvu příslušného dokladu.
Pokud jste ovšem dospěli k názoru, že nemáte dostatek informací k dokladu, případně jste v jeho obsahu shledali chyby a potřebujete jej před provedením auditu ještě konzultovat s oprávněnými pracovníky společnosti, využijte této možnosti. Napište doplňující dotaz do tohoto pole Vyberte z rozbalovacího seznamu konkrétního uživatele a kliknutím na Odeslat k vyjádření a následně potvrzením OK jej odešlete vybranému uživateli.
V případě vyžádání si vyjádření se tento aktuální stav projeví informací vpravo od názvu konkrétního dokladu. Oslovený uživatel obdrží zprávu e-mailem v tomto znění (například). Stačí, aby na odkaz kliknul (otevře se mu automaticky okno webového prohlížeče), přihlásil se do edrivesoft a poskytl své vyjádření, o které byl auditujícím požádán.
K seznamu dokladů, u nichž byl uživatel požádán auditujícím o vyjádření, se uživatel může dostat také přímým přihlášením do edrivesoft. Na tomto místě je informován o celkovém počtu takových dokladů a po kliknutí na Otevřít. se objeví nové okno se seznamem všech těchto dokladů. Stačí si vybrat požadovaný dokument, kliknutím na jeho název jej otevřít v náhledu. následně poskytnout svůj komentář či vyjádření k dokladu a kliknutím na Odeslat (a následně ještě kliknutím na OK v potvrzujícím dialogovém okně) poskytnout zpět auditujícímu. Ten je pak o podaném vyjádření, které je stejně jako text dotazu zaznamenáno v linii auditu
informován e-mailem. Zároveň je informace o podaném vysvětlení či vyjádření zaznamenána pro přehlednost přímo vpravo od názvu konkrétního dokladu.
V této části je možné nalézt přehlednou informaci nejen o aktuálním stavu dokladu a informaci o tom, kdo je například na řadě, ale také celou historii práce s ním. Kdo, kdy a jak s dokumentem pracoval, jaký úkon provedl. Naleznete zde také celé texty vzájemné komunikace mezi auditorem a uživateli Je-li auditor spokojen s podaným vyjádřením, je možné potvrdit audit dokladu (případně samozřejmě dotazy a odpovědi opakovat tak dlouho, jak je třeba). Pokud je doklad po podaném vyjádření auditován, změní se příslušný příznak vpravo od názvu dokumentu a tento stav je zde a automaticky zaznamenán.
A pokud je doklad auditorem auditován, jsou automaticky znemožněny jakékoli manipulace s informacemi k dokladu (všechny předchozí volby zmizí) a je možné si v této části doklad již jen prohlížet, případně k němu pouze přikládat dodatečné přílohy.