Jak šel čas naše zkušenosti před a po Ing. Petr Chlup jednatel společnosti
Krátký profil společnosti Firma Anglo česká s.r.o. působí na trhu v České republice od roku 1992. Zabývá se řešením problematiky osobní hygieny a čistoty v provozech výrobců potravin, zdravotnictví, lázeňství, strojírenství i menších provozů na čerpacích stanicích, v restauracích, školách a kancelářích. Dodává papírové ručníky, tekutá mýdla, krémy na ruce, dávkovací systémy, průmyslové utěrky, chemické mycí a dezinfekční přípravky, úklidovou techniku a další stovky položek pro zabezpečení čistoty a hygieny v různých typech provozů. Jsme specializovaný velkoobchod.
Důvody, které vedly k uvažování o změnách v informačním systému Co vás vedlo k tomu, že jste začali uvažovat o využívání (pokud zatím firma nevyužívala IS) /změnách podnikového informačního systému? Dosud jsme pracovali s IS v prostředí DOS. Potřebovali jsme takový program, který by nám zabezpečoval mnohem lépe zpětnou vazbu, umožňoval propojení na Outlook, vícejazyčnou podporu, abychom byli lépe připraveni na zahraniční obchod. Jak dlouho jste uvažovali o této problematice, než jste přistoupili k výběru? To, že budeme muset změnit IS jsme věděli už delší dobu, ale hlavním impulsem pro nasazení nového IS byla plánovaná změna v logistice. Zrušili jsme vlastní sklady a začali spolupracovat s profesionální logistickou firmou.
Výběrové řízení a implementace Co ve finále rozhodlo pro řešení SAP? Pro konkrétního partnera? Velkou měrou k našemu rozhodování o dodavateli budoucího IS přispěl fakt, že dodavatel původního systému, společnost INFORIS s.r.o. Tábor, se stala partnerem SAP. Jelikož jsme s jeho předchozím produktem byli poměrně spokojeni, byl pro nás tento dodavatel určitou zárukou méně bolestného přechodu na nový IS. Navíc jeho dobrá znalost problematiky našich podnikových procesů též byla značnou výhodou.
Výběrové řízení a implementace Jak dlouho trvala implementace? Kolik uživatelů systém používá, několik poznámek k implementaci. Úvodní analýza a detailní popis jednotlivých podnikových procesů trvaly 3 měsíce. Vlastní nasazení SAP B1 proběhlo přes víkend. Intenzivní podpora při nasazení trvala 1 týden. SAP B1 využívají téměř všichni zaměstnanci (25), zakoupeno bylo 15 licencí. Kteří další externí partneři se podíleli na implementaci a jaká byla jejich role? ADEUS s.r.o. Jindřichův Hradec účetní a poradenská společnost, která prostřednictvím vzdáleného přístupu provádí bankovní operace, účetně a daňově Anglo českou s.r.o. zaštiťuje. Provádí též účetní audit. Sama společnost ADEUS s.r.o. používá SAP B1 pro řízení své firmy a vedení účetnictví jiným společnostem formou outsourcingu.
Hlavní výhody, zlepšení, dosažené cíle Ing. Chlup: S produktem SAP B1 sám hodně pracuji a s jeho platformou jsem spokojen. V této chvíli vidím jednu z hlavních výhod jeho detailní a vhodně uspořádané evidenci obchodních případů. SAP B1 umožňuje neustálé vyhodnocování zpětných vazeb směrem k obchodním partnerům. Dobře vím, že musím počítat s rozsahem zhruba 1 až 2 let, než mohu prohlásit, že SAP B1 mi skutečné dává to, co jsem si sliboval. Po roce fungování jsme nezjistili žádný zásadní problém, který by nás omezoval v představách o našem dalším rozvoji.
Implementované řešení a faktory úspěchu Jaké produkty/aplikace/řešení jste implementovali? Používání IS SAP B1 zatím plně zabezpečuje potřeby Anglo české s.r.o. Byl vytvořen speciální Add-On, který řeší detailní evidenci obchodních případů, které firma potřebuje pro svůj rozsáhlý prodej po telefonu. Dále byl vyprojektován samostatně stojící modul, který řeší napojení na externě spolupracující logistickou společnost formou denních exportů ze SAP B1.
Implementované řešení a faktory úspěchu Co pro vás proces zavádění SAPu znamenal pro vaši firmu, vaše kolegy a podřízené? Ing. Chlup: Obavy, aby proces zavádění nového IS nezpomalilo každodenní pracovní činnost. Nedovedli jsme samozřejmě přesně odhadnout, jak bude celý přechod trvat dlouho. Se zavedením SAP B1 byly spojeny také změny v náplních práce zaměstnanců a změny organizační. Jaké faktory vedly k úspěšnému nasazení? Dobrá spolupráce s implementačním partnerem (INFORIS s.r.o.), účetním partnerem a později i logistickou firmou. Co je dle vašeho názoru nutné pro úspěšné nasazení systému? Ing. Chlup : Především motivovaný, kvalifikovaný a sehraný pracovní tým a o rozvoj takového týmu stále usilujeme.
Implementované řešení a faktory úspěchu Do jaké míry jste využívali standardní procesy/funkcionality a do jaké míry vaše původní procesy? SAP B1 byl implementován ve stavu, kdy předchozí IS už nebylo možné dál rozvíjet, Všechny potřebné funkce původního IS byly bez problémů nahrazeny možnostmi SAP B1. Vyřešil vám SAP problém, kvůli kterému jste systém pořizovali? Ing. Chlup : Bez dobrého IS si nelze dovolit zabezpečení logistiky zvenku, což byl náš jasný požadavek. A SAP B1 nám tuto možnost naplňuje. Máte již další představu o dalším využívání systému? Ing. Chlup : V této fázi už využíváme 2 logistické ukazatele reklamace a dodací lhůty. Nyní pracujeme na vyhodnocení třetího kompletnost dodávek. Tyto 3 ukazatele já považuji za nejdůležitější z pohledu logistiky. Rozšíření (formou Add-on) a využívání MRPsystému optimalizující skladové zásoby a nákup..
Závěr Citát popisující výhody softwaru SAP (generální ředitel, finanční ředitel, ředitel IT) Ing. Chlup : Dnes využíváme SAP B1 asi z 50%, takže tento IS nám určitě ještě pár let nebude těsný. A jak je to dnes?