SMRNICE. 1/2012 SPISOVÝ ÁD OBSAH 1 edmt úpravy...2 2 Vymezení pojm...2 3 íjem dokument...2 4 íjem a oznaování dokument v analogové podob...2 5 íjem a oznaování dokument v digitální podob...3 6 Evidence dokument...4 7 Samostatná evidence dokument...4 8 Vyizování dokument...4 9 Vyhotovování dokument...4 10 Odesílání dokument...5 11 Podepisování dokument a užívání razítek...5 12 Ukládání dokument v píruních registraturách...6 13 Ukládání dokument...6 14 Vyazování dokument a podrobnosti skartaního ízení...7 íloha. 1 Spisový a skartaní plán...9 íloha. 2 Pedávací protokol dokument A/S k uložení do spisovny...15 íloha. 3 Návrh na vyazení dokument...16 íloha. 4 Seznam dokument navržených ke skartaci...17
Smrnice. 1/2012 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice 1 PEDMT ÚPRAVY 1.1. Tento spisový ád je vydán v souladu se zákonem. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm kterých zákon, v platném znní, s vyhláškou. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, se zákonem. 563/1991 Sb., o úetnictví, v platném znní 2 VYMEZENÍ POJM 2.1. Pojmy používané v tomto spisovém ádu jsou vymezeny zejména v 2 zákona. 499/2004 Sb. 3 PÍJEM DOKUMENT 3.1. Dokumenty doruené do naší školy se pijímají na sekretariát, který plní funkci podatelny a výpravny. Povená osoba zodpovídající za spisovou službu je Marcela Pernikáová (vedení spisovny). 3.2. Dokument pedaný mimo podatelnu nebo dokument vytvoený z podání inného ústn se pedá bez zbyteného odkladu podateln. 3.3. Dokumenty, které z hlediska innosti školy nemají úední charakter, nepodléhají evidenci. Jedná se zejména o prospekty, reklamy a jiný propaganí materiál, pozvánky neúedního charakteru, tiskoviny (nap. noviny a asopisy, sbírky zákon, vstníky), knihy, vizitky a osobní poznámky z jednání. 4 PÍJEM A OZNAOVÁNÍ DOKUMENT V ANALOGOVÉ PODOB 4.1. Dokument se považuje za doruený pvodci okamžikem zaevidovaní dokumentu. Doruený dokument v analogové podob, popípad jeho obálku, opatí povená osoba v den doruení otiskem podacího razítka. 4.2. Zásady oznaování dokumentu: otisk razítka se umístí tak, aby nezasahoval do textu dokumentu. 4.3. Pokud jsou dokumenty v analogové podob pedány mimo podatelnu nebo pokud jsou vytvoeny z podání uinných ústn, opatí je povená osoba zpravidla v den doruení nebo vytvoení rovnž otiskem podacího razítka. 4.4. Obálka dokumentu v analogové podob se ponechává u dokumentu tehdy, pokud je dokument doruován do vlastních rukou, nebo pokud je to nezbytné pro urení, kdy byl dokument podán k poštovní peprav nebo kdy byl doruen jiným zpsobem, anebo údaje na ní uvedené jsou rozhodné pro stanovení adresy odesílatele. 4.5. Pokud je v adrese na doruené obálce obsahující dokument v analogové podob uvedeno na prvním míst jméno, popípad jména, a píjmení fyzické osoby, pedá se obálka adresátovi, popípad jím urené osob, neotevená. - Zjistí-li adresát po otevení obálky s dokumentem v analogové podob, která mu byla pedána, že obsahuje dokument úedního charakteru, zabezpeí neodkladn jeho dodatené oznaení a zaevidování. Strana 2
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2012 Spisový ád 4.6. Vytvoený dokument v analogové podob se opatí íslem jednacím nebo evidenním íslem ze samostatné evidence dokument. 4.7. Dokument v digitální podob pevede povená osoba autorizovanou konverzí nebo jiným zpsobem pevedení do analogové podoby; dokument v analogové podob opatí íslem jednacím nebo evidenním íslem ze samostatné evidence dokument a podacím razítkem. Datová zpráva se uloží po dobu nejmén tí let, pokud není stanoveno uložení delší. 4.8. Podací razítko i jiný technologický prostedek obsahuje položky pro vyplnní údaj o názvu pvodce, datu doruení dokumentu (as doruení), ísle jednacím nebo evidenním ísle ze samostatné evidence dokument, potu list dokumentu, potu listinných píloh dokumentu v analogové podob a o potu list chto píloh, u píloh v nelistinné podob jejich poet a druh; 4.9. i pevedení dokumentu v analogové podob na dokument v digitální podob se pevádný dokument oznaí shodn s pevedeným dokumentem a zpravidla se uloží v úložišti pevedených dokument; obdobn se postupuje i pevedení dokumentu v digitální podob na dokument v analogové podob s tím, že vzniklý dokument v analogové podob se oznaí shodn s pevádným dokumentem tak, aby byla zajištna jednoznaná vazba mezi mito dokumenty a aby bylo možné jejich zptné dohledání; pevádný dokument v digitální podob se uloží v úložišti pevedených dokument. 4.10. Dokument v analogové podob, který je neúplný nebo poškozený tak, že jej nelze zobrazit uživatelsky vnímatelným zpsobem a souasn z nj nelze urit, kdo jej odeslal, se nezpracovává. 5 PÍJEM A OZNAOVÁNÍ DOKUMENT V DIGITÁLNÍ PODOB 5.1. Dokument se považuje za doruený pvodci okamžikem jeho dostupnosti podateln. Dokument v digitální podob musí být pi jeho vstupu do spisové služby zkontrolován, zda spluje požadavky svého formálního zpracování a zda je zpsobilý prokázat v ase svou autenticitu a integritu. Je provedena kontrola splnní požadavk stanovených a zveejnných tak, aby se mohl dokument zaadit do spisové služby. Souasn je zjišována existence autentizaních prvk (pipojení elektronického podpisu, elektronické znaky a kvalifikovaného asového razítka) a jejich platnost. 5.2. O doruení dokumentu v digitální podob zpsobilého k zaazení do spisové služby pvodce informuje jeho odesílatele, pokud z pijatého dokumentu má možnost zjistit adresu pro odeslání takové informace. 5.3. Bez ohledu na to, jestli je dokument pi výkonu spisové služby pevádn z analogové podoby do podoby digitální nebo naopak, je nutné zachovat jednotnou identifikaci, aby byla udržena vazba k pvodnímu dokumentu. Strana 3
Smrnice. 1/2012 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice 6 EVIDENCE DOKUMENT 6.1. Základní evidenní pomckou spisové služby vedené v elektronické podob je elektronický systém spisové služby. 6.2. V elektronickém systému spisové služby se opravy a identifikace provádjících osob zpracovává automaticky. 7 SAMOSTATNÁ EVIDENCE DOKUMENT 7.1. Samostatná evidence je vedena pro následující dokumenty: etní knihy elektronická podoba etní agenda elektronická podoba daová a pojistná agenda elektronická i listinná podoba ídní výkazy elektronická podoba ídní knihy elektronická podoba rozvrhy hodiny elektronická podoba zápisy z pedagogických rad elektronická podoba kniha úraz listinná podoba vysvení a protokoly listinná podoba 7.2. V elektronickém systému spisové služby se o dokumentu vedou navíc tyto údaje: jednoznaný identifikátor dokumentu, informace o tom, zda je dokument v analogové nebo digitální podob 7.3. Dokument zaevidovaný v elektronickém systému spisové služby se oznauje jednacím. íslo jednací obsahuje oznaení nebo zkratku oznaení pvodce, poadové íslo a oznaení ureného asového období, kterým je zpravidla kalendání rok. 8 VIZOVÁNÍ DOKUMENT 8.1. vodce zabezpeí, že každý dokument vyizuje vždy fyzická osoba, která je za vyízení zodpovdná. 8.2. V evidenci dokument se zaznamená zpsob vyízení dokumentu a identifikace subjektu, který je adresátem vyízení dokumentu. Byl-li dokument vyízen spolu s jiným dokumentem, uvede se tato skutenost v evidenci dokument. 9 VYHOTOVOVÁNÍ DOKUMENT 9.1. Dokumenty vzniklé z úední innosti školy musí obsahovat tyto náležitosti: název a adresa školy, íslo jednací dokumentu nebo evidenní íslo ze samostatné evidence dokument. V odpovdi na doruený dokument se uvádí také íslo jednací odesílatele, popípad evidenní íslo ze samostatné evidence dokument dorueného dokumentu, pokud je obsahuje; Strana 4
Smrnice. 1/2012 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice 11.7. Osoba oprávnná za školu používat uznávaného elektronického podpisu, uznávané elektronické znaky, kvalifikovaného asového razítka, datových schránek je editel školy, ekonomka školy, úetní a Marcela Pernikáová. 12 UKLÁDÁNÍ DOKUMENT V PÍRUNÍCH REGISTRATURÁCH 12.1. Prvním ukládacím místem pro vyízené, ale stále ješt provozn potebné a platné dokumenty vetn vlastních kopií, jsou píruní registratury jednotlivých pracovník. Za ádné uložení spis zodpovídají jednotlivé zástupkyn editele; správné uložení, oznaení a zabezpeení dokument zajišuje píslušný pracovník. 12.2. Dokumenty se skartaním znakem A se vyhotovují na trvanlivém papíru ureném pro vcný obsah, rok vzniku a skartaní znak a lhta uvedená ve skartaním plánu. Takto vybavené složky se ukládají do šanon nebo do archivních krabic (jedná-li se o dokumenty typu A ), a to vždy podle shodného skartaního znaku a lhty. Spolený skartaní znak a lhty se nadepíší do spodní ásti hbetního štítku šanonu, do horní ásti se vepíší spisové znaky, obsah a rok vzniku dokument jednotlivých složek. 12.3. V píruních registraturách jsou dokumenty uloženy zpravidla 1 až 2 roky a poté se pipraví k pedání do spisovny školy. 13 UKLÁDÁNÍ DOKUMENT 13.1. Ukládacím místem pro dokumenty školy je spisovna školy. 13.2. Dokument nebo spis v analogové podob, anebo dokument nebo spis v digitální podob se ped uložením kontrolují, jsou-li úplné. 13.3. Povená osoba pebírá dokumenty na základ pedávacích seznam. Zkontroluje, zda jsou v evidenci dokument správn zpracovány všechny povinné údaje a zda jsou dodrženy podmínky uzavení spisu a sepíše o tom edávací protokol. Kontroluje se zejména: oznaení dorueného dokumentu v analogové podob podacím razítkem a úplnost jeho vyplnní, oznaení dokumentu v analogové podob jednoznaným identifikátorem zajišujícím identifikaci a nezamnitelnost tohoto dokumentu v elektronickém systému spisové služby pvodce, je-li dokument v analogové podob v tomto systému evidován nebo zpracováván, kompletnost spisu v analogové podob v rozsahu dokument uvedených v soupisu dokument podle 12 odst. 2 nebo ve sbrném archu podle 12 odst. 3, poet list dokumentu v analogové podob, poet jeho listinných píloh a poet list tchto píloh, popípad poet svazk listinných píloh dokumentu, celkový poet list, popípad poet svazk listinných píloh podle písmene d) spisu u dokument v analogové podob, evedení dokumentu v digitální podob do výstupního datového formátu, uvedení spisového znaku a skartaního režimu u všech dokument a spis, Strana 6
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2012 Spisový ád zápis v evidenci dokument a jeho úplnost, a to podle druhu evidence, ve které je dokument evidován, uložení dokument a spis v obalech, které zaruují jejich neporušitelnost a zachování jejich itelnosti, uložení dokument v digitální podob zpracovávaných ped vyízením na enosných technických nosiích dat v elektronickém systému spisové služby. 13.4. Právo povat dokumenty nebo svolit k jejich nahlédnutí má pouze povená osoba. O tchto skutenostech vede povená osoba dokumentaci, ve které je uveden datum zápky, íslo jednací dokumentu, obsah a jméno a píjmení íslušného zamstnance, který zapení stvrdí svým podpisem. Stejná evidence se vede u nahlédnutí do dokument. U dokument v digitální podob je evidence pístup vedena elektronickým systémem spisové služby. 13.5. Dojde-li k nevratnému poškození nebo zniení dokumentu v digitální podob nebo nelze-li dokument v digitální podob zobrazit uživatelsky vnímatelným zpsobem, poznamená se tato skutenost do poznámky v evidenci dokument etnísla jednacího dokumentu, kterým bylo poškození nebo zniení ešeno. Dojde-li ke ztrát nebo zniení dokumentu v analogové podob, do evidence dokument se zapíše slovo "Ztráta" a íslo jednací dokumentu, kterým byla ztráta ešena. 14 VAZOVÁNÍ DOKUMENT A PODROBNOSTI SKARTANÍHO ÍZENÍ 14.1. Do skartaního ízení se zaazují všechny dokumenty, kterým uplynula skartaní lhta, a úední razítka vyazená z evidence. 14.2. Škola je povinna ukládat dokumenty v digitální podob ve stanovených datových formátech a s požadovanými metadaty. Pokud není schopen uložit dokument nebo spis v požadovaných datových formátech a s požadovanými metadaty, musí ho pevést do analogové podoby. 14.3. Skartaní ízení se provádí zpravidla jednou ro, max. za 5 let. 14.4. K provedení skartaního ízení sestaví škola skartaní komisi, jejímž lenem je vždy pracovník spisovny. Ten sestaví seznamy dokument urených k posouzení ve skartaním ízení. V seznamech dokument, uspoádaných podle spisových znak, uvede oddlen dokumenty se skartaním znakem "A" a dokumenty se skartaním znakem "S". Dokumenty se skartaním znakem "V" se posoudí a zaadí k dokumentm se skartaním znakem "A", nebo k dokumentm se skartaním znakem "S". Takto vytvoený skartaní návrh je posouzen a podepsán leny skartaní komise a editelem školy. 14.5. Z evidence dokument vedené v elektronické podob v elektronickém systému spisové služby nebo ze samostatné evidence dokument vedené v elektronické podob se stanoví seznam dokument urených k posouzení ve skartaním ízení. 14.6. Skartaní návrh na vyazení dokument, popípad razítek, vetn seznamu dokument se zašle archivu eská republika, Státní oblastní archiv v Teboni, Státní okresní archiv eské Budjovice. Pedkládá-li pvodce skartaní návrh v listinné podob, pipojí k nmu seznamy dokument ve dvojím vyhotovení. 14.7. Povený zamstnanec z píslušného archivu následn postupuje podle vyhlášky. 259/2012 Sb. Strana 7
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2012 Spisový ád PÍLOHA. 1 SPISOVÝ A SKARTANÍ PLÁN KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta A. Materiály editelství V/75 A.01. Základní právní dokumenty školy (zizovací listiny, dokumenty o vzniku, pípadn zániku školy, doklad o zaazení do sít škol, organizaní ád, provozní ád a další ády upravující innost školy, jmenování editel apod. A/10 A.01.1. Smlouvy A/10 A.02. Porady vedení školy A/5 A.03. Rada školy A/5 A.04. Interní smrnice školy, pokyny editele A/5 A.05. Podací deník A/10 A.06. Korespondence editele školy V/10 A.06.1. Korespondence s nadízenými orgány V/5 A.06.2. Korespondence s rodii V/5 A.06.3. Bžná korespondence editele S/5 A.07. Patronátní a sponzorské smlouvy A/10 A.08. Koncepce rozvoje školy, výkazy a zprávy o innosti školy, školní vzdlávací program, dlouhodobé plány rozvoje školy, roní plány, celoroní statistická hlášení a výkaznictví A.08.1. Plány práce, výkazy a hlášení za období kratší než roní S/5 A.09. A.10. Výroní zprávy, zprávy o innosti školy (roní a delší), vlastní hodnocení školy Inspekce, revizní zprávy nadízených orgán, záznamy kontrolních orgán A/10 A/10 A/10 A.10.1. Hospitace S/10 A.11. Kroniky školy, pamtní a jubilejní knihy A/10 A.12. Skartaní ízení (skartaní návrhy, protokoly, protokoly o likvidaci dokument, protokoly o pedání dokument do íslušného archivu) A/10 A.13. Archivní kniha A/20 A.14. Spisová služba V/15 A.14.1. Podací deník A/10 A.14.2. Spisový a skartaní ád školy A/5 Strana 9
Smrnice. 1/2012 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta B. Pedagogické materiály V/75 B.01. Matriky žák, tídní výkazy, katalogové listy, (katalogy žák) A/45 B.01.1. Výpisy z tídních výkaz S/3 B.01.2. Seznamy žák A/20 B.01.3. Komisionální, opravné zkoušky S/5 B.02. Maturitní protokoly A/45 B.03. Osobní spisy (listy) žák S/20 B.04. ídní knihy A/10 B.04.1. Tídní knihy nepovinných pedm, Zájmová innost, douování B.05. Statistika V/15 B.05.1. Pro nadízené orgány na pedepsaných formuláích A/10 B.05.2. Podklady pro statistiku S/5 B.06. Zápisy z pedagogických rad (klasifikaní konference) A/10 B.06.1. Metodická sdružení, pedmtové komise V/5 B.07. Závažné pestupky žák, pípady užívání alkoholu a drog A/5 B.08. Práce žák V/15 B.08.1. Maturitní V/5 B.08.2. Soutžní, olympiády V/5 B.08.3. Ostatní S/5 B.09. Rozvrh hodin S/1 B.10. Organizace výuky (studia na školách) V/5 B.10.1 Studijní obory, koncepce, zmny A/10 B.11. Individuální plány pro žáky se specifickými vadami uení V/10 B.12. Logopedie - praktická cviení na školách S/3 B.13. Dyslektická náprava - praktická cviení na školách S/3 B.14. Školy v pírod, lyžaské výchovné a výcvikové zájezdy, plavání zprávy o prhu vetn dokumentace, organizace, hodnocení B.15. Korespondence s rodii V/5 B.16. Stížnosti (žák, student, rodi, uitel) V/10 B.17. Akce školy, úast na sportovních a kulturních akcích V/5 V/5 V/5 Strana 10
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2012 Spisový ád KÓD VS B.17.1. B.17.2. Název dokumentu Zprávy, výsledkové listiny, dokumentace (letáky, brožury, fotografie, multimediální záznamy) Provozní dokumentace k zabezpeení akcí vetn úetních a pokladních doklad Skartaní znak a lhta B.18. ijímací ízení, protokoly, pihlášky S/10 B.19. ijímací zkoušky S/10 B.20. Žákovské knížky S/3 B.21. Omluvné listy S/1 B.22. Nedbalá docházka, pestupky V/5 B.23. Úrazy (pracovní, školní, mimoškolní) V/15 B.23.1. Knihy úraz A/5 B.23.2. Hlášení úraz, posudky, lékaské protokoly úraz smrtelných a s trvalými následky A/5 V/5 A/10 B.23.3. hlášení úraz, posudky, lékaské protokoly ostatních úraz S/10 B.23.4. Náhrady pojistné události S/10 B.24. Výchova branná, dopravní S/5 B.25. Veejná prezentace práce školy A/10 B.25.1. Návštvy významných host A/10 B.25.2. Propagace práce školy (letáky, brožury, fotografie, multimediální záznamy), partnerské kontakty s jinými školami, spolupráce se samosprávou a veejnými orgány C. Personální a mzdové materiály V/75 C.01. Seznamy vyuujících A/45 C.02. Osobní spisy uitel (pracovní smlouvy, platové zaazení, kárná ízení, doklady o kvalifikaci, pracovní nápln, ukonení pracovního pomru apod.) V/5 A/50 C.03. Osobní spisy provozních zamstnanc A/50 C.04. Pracovní smlouvy, ukonení pracovního pomru S/10 C.05. Dohody o provedení práce, dohody o pracovní innosti S/10 C.06. Smlouvy o dílo V/10 C.07. Mzdové/platové listy nebo úetní záznamy o údajích potebných pro úely dchodového pojištní V/30 C.07.1. Ostatní mzdové/platové dokumenty V/10 C.07.2. Evidence pracovní doby V/10 Strana 11
Smrnice. 1/2012 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice KÓD VS C.07.3. Název dokumentu Záznamy o pekážkách v práci - nemoc, úrazy, OR, MD, omluvená nepítomnost v práci, neomluvená nepítomnost v práci, Skartaní znak a lhta C.07.4. Stejnopisy evidenních list pro úely dchodového pojištní V/3 V/10 C.08. Hospitace S/10 C.09. Kárná ízení V/10 C.10. Daová piznání a podklady k nim S/10 C.11. Docházka S/5 C.12. Oduené hodiny S/5 C.13. Návrhy odmn S/5 C.14. Výplatní pehledy S/5 C.15. Výplatní lístky pro zamstnance S/5 C.16. žná korespondence ohledn personální a mzdové agendy S/5 C.17. Hmotná odpovdnost S/1 C.18. Další vzdlávání pedagogických pracovník V/5 C.19. Kolektivní smlouvy A/10 C.20. Odborové organizace V/10 D. Hospodáské a úetní materiály V/75 D.01. Dokumentace budov (vlastních), velké opravy A/10 D.01.1. Drobné opravy, údržba S/10 D.02. Hlavní kniha (nebo sestava nahrazující hlavní knihu) A/10 D.03. Roní a delší rozpoet A/10 D.04. Rozbory hospodaení (roní a delší), roní úetní uzávrky, audit A/10 D.05. Inventarizace V/15 D.05.1. Pi vzniku školy, generální. pi sluování škol a jiných mimoádných okolnostech A/10 D.05.2. Bžná roní V/10 D.05.3. Inventární seznamy, vyazovací protokoly S/10 D.05.4. Inventární knihy S/10 D.06. Korespondence k úetnictví S/5 D.07. Knihy faktur S/5 D.08. etní doklady S/10 Strana 12
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2012 Spisový ád KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta D.09. Knihy objednávek S/10 D.10. Objednávky S/10 D.11. Pokladní knihy S/10 D.12. Pokladní doklady S/10 D.13. Poštovní kniha S/10 D.14. Sešit klí a razítek S/10 D.15. Stravování V/15 D.15.01. Penžní deník (nebo sestava jej nahrazující) S/10 D.15.02. Pokladní kniha S/10 D.15.03. Inventurní soupis S/10 D.15.04. Vyhodnocení mank, pehled inventurních rozdíl S/10 D.15.05. Výdejky potravin S/5 D.15.06. Skladové karty zásob S/5 D.15.07. Protokol o poškození, zniení a ztrát zásob S/5 D.15.08. Záznam stravovaných osob a poplatk S/5 D.15.09. Kniha zbytk S/3 D.15.10. ihlášky ke stravování S/3 D.15.11. Stravenky použité S/1 D.15.12. Jídelní lístky S/1 D.16. Fond kulturní a sociálních poteb (konta, rozpoty, doklady) S/5 D.17. Stipendia, dary, granty, sponzorské listiny V/10 E. Vedlejší hospodáská innost V/75 E.01. Roní úetní výkazy VHC A/10 E.02. tvrtletní výkazy o hospodaení a statistické výkazy S/5 E.03. Hlavní úetní knihy nebo sestavy je nahrazující S/10 E.04. Analytické úetní sestavy S/5 E.05. Knihy faktur S/10 E.06. etní doklady (k dani z pidané hodnoty) S/10 E.07. etní doklady ostatní S/5 E.08. Pokladní kniha S/10 E.09. Pokladní doklady S/5 E.10. Výpisy z banky S/5 Strana 13
Smrnice. 1/2012 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice KÓD VS Název dokumentu Skartaní znak a lhta E.11. Zakázkové knihy S/10 E.12. Kniha objednávek S/10 E.13. Revizní zprávy A/20 Strana 14
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2012 Spisový ád PÍLOHA. 2 PEDÁVACÍ PROTOKOL DOKUMENT A/S K ULOŽENÍ DO SPISOVNY edávací protokol dokument A/S k uložení do spisovny Útvar:... íslo protokolu:. Dne:... Poad. íslo Název dokument Rok vzniku Skart. znak a lhta Místo uložení Poznámka o vyazení (trvalém uložení) edal:... evzal:... Poznámka: protokol se vypluje 2x 1x spisovna, 1x pedávající Strana 15
Smrnice. 1/2012 Spisový ád SPŠ stavební, eské Budjovice PÍLOHA. 3 NÁVRH NA VYAZENÍ DOKUMENT Hlavikový papír R Státní oblastní archiv v Teboni, pracovišteské Budjovice Rudolfovská 40 P.O. BOX 141 370 21 eské Budjovice Návrh na vyazení dokument Na základ zákona. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové služb a o zm kterých zákon, ve znní pozdjších právních pedpis a vyhlášky. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, kterou se stanoví jednotlivosti skartaního ízení, a podle skartaního ádu školy navrhujeme vyadit dokumenty uvedené v píloze. Do skartaního ízení byly zahrnuty dokumenty Stední prmyslové školy stavební, eské Budjovice, Resslova 2 z let... s uplynulou skartaní lhtou, které nejsou nadále správni provozn potebné pro další innost. Dokumenty jsou uloženy ve spisovn a pipraveny k eventuální revizi. iložený seznam dokument navržených ke skartaci je uspoádán podle spisového plánu pvodce a zahrnuje jak dokumenty skartaního znaku S, tak i dokumenty skartaního znaku A, které jsou navrženy k trvalému uložení v R Státní oblastní archiv v Teboni, pracovišteské Budjovice; u dokument skartaního znaku V byl proveden pedbžný výbr. Žádáme o odborné posouzení navrhovaných dokument a povolení jejich skartace. podpis editele školy razítko ílohy: 2 x seznamy dokument Strana 16
SPŠ stavební, eské Budjovice Smrnice. 1/2012 Spisový ád PÍLOHA. 4 SEZNAM DOKUMENT NAVRŽENÝCH KE SKARTACI Hlavikový papír Seznam dokument navržených ke skartaci Dokumenty S - A*) Poad. íslo Spisový znak Název dokument Roky vzniku Skartaní lhta Množství *) Nehodící škrtnte pracovník spisovny editel školy Strana 17