UctoX 2 - Manuál Poznámka: Veškerá grafika (otisky obrazovky a ikony) jsou z UctoX v2.0, OS X 10.10 a ios 8 - program tedy může na Vašem zařízení vypadat trochu odlišně.
Obsah 1 Účty 2 2 Účet 4 3 Přijaté a odeslané faktury 6 3.1 Barvení................................ 8 3.2 Kniha faktur (OS X)......................... 8 3.3 Zakázkové listy............................ 9 4 Tisk 10 5 Další moduly 12 5.1 Bankovní výpisy........................... 12 5.2 Pokladna................................ 12 5.3 Sklad.................................. 12 5.4 Investiční majetek........................... 12 5.5 Kniha jízd............................... 12 5.6 Tisk (OS X).............................. 12 6 Předvolby 13 6.1 Základní................................ 13 6.2 Podtypy................................ 13 6.3 Vlastní pole.............................. 13 6.4 Pokročilé................................ 13 7 Editor tisku (OS X) 14 7.1 Element Textu............................ 14 8 Podpora EET 15 8.1 Instalace................................ 15 8.2 Zasílání dat do EET......................... 15 9 Řešení problémů 16 9.1 icloud................................. 16 9.2 Debug Log............................... 16 9.2.1 OS X.............................. 16 9.2.2 ios............................... 17 9.3 Hlášení pádů aplikace......................... 17 1
1. Účty UctoX 2 už není pouze česky, což technicky znamená, že pokud máte nastavený systémový jazyk na angličtinu, bude UctoX anglicky. Toto může mít negativní dopad na import účtu z verze 1.x. Je doporučeno přenastavit systémový jazyk na češtinu alespoň během vytváření účtu a importu z verze 1.x. Existují utility (na př. http://www.macupdate.com/app/mac/31850/languageswitcher), které dovolí přepnout jazyk jen u specifických programů - pokud tedy máte systém v jiném jazyce než češtině, doporučuji použít nějakou takovouto utilitu na změnu jazyka u UctoX na češtinu. Po otevření UctoX, zobrazí se Vám seznam účtů. V UctoX můžete mít účtů kolik chcete. Začněte zmáčknutím tlačítka Vytvořit účet... (macos) nebo tlačítka + (ios). V dalším dialogu, zadejte jméno účtu, případně heslo a zvolit, zda se má účet synchronizovat přes icloud, Dropbox, nebo ani jedno. Jméno účtu slouží pouze k identifikaci účtu, toto jméno není užito nikde dále v účetnictví. Heslo je dobrovolné, ale pokud jej zadáte, bude vyžadováno k otevření účtu. Pokud heslo zapomenete, ztratíte veškerá data. icloud synchronizace je nastavená jako zapnutá, pokud máte icloud účet. Pokud chcete icloud sychronizaci později zapnout nebo vypnout, uděláte tak v okně s účty (viz dále). V okně se seznamem účtů můžete přepnout typ synchronizace, přejmenovat účet, nebo jej odstranit (viz obrázek). Nejlevější tlačítko přepíná mezi typy synchronizace. Prostředním tlačítkem účet přejmenujete, pravým vymažete. Pro zobrazení těchto tlačítek na ios, swipněte řádku doleva. Několik poznámek: ˆ Pokud jste vytvořili účet na jiném zařízení a máte zapnutou synchronizaci s icloud, počkejte až se účet nasynchronizuje na nové zařízení a nevytvářejte jej znovu lokálně! ˆ Vypnutí icloud synchronizace neovlivní další zařízení, pouze vypne synchronizaci na tomto zařízení. ˆ Pro import z verze 1.x, vytvořte nový účet a vyberte Soubour - Importovat z UctoX 1.x... Nelze naimportovat účet z verze 1.x na ios. ˆ Z technických důvodů import z verze 1.x nezahrnuje vlastní šablony. 2
Synchronizace přes Dropbox: Synchronizace přes Dropbox vyžaduje, aby jste byli na všech zařízeních v UctoX 2 přihlášeni do stejného Dropbox účtu. Na macos, vyberte Přihlásit do Dropbox... z aplikačního menu UctoX 2. Na ios, v úvodní obrazovce klikněte na tlačítko s otazníkem a vyberte Přihlásit do Dropbox... Pokud máte potíže s prvotní synchronizací (t.j. účet se automaticky nezobrazuje na druhém zařízení), proved te nějakou změnu (např. textu faktury), účet uložte a nechte okno účtu několik minut (5+) otevřené, abyste zajistili, že UctoX 2 má dostatek času změny zapsat na Dropbox. Podobně, na druhém zařízení nechte několik minut otevřenou úvodní obrazovku s účty. 3
2. Účet Když otevřete účet, otevře se nové okno. Na OS X můžete mít otevřených účtů kolik chcete, na ios jste omezeni otevřením jednoho účtu najednou. Na OS X, okno účtu zobrazuje nalevo seznam modulů. Přepínáte mezi nimi jednoduše kliknutím. Na ios musíte swipnout doprava, čímž posunete doprava celou obrazovku a zobrazíte senzma modulů a tlačítko pro zavření účtu. Na většině zařízení, seznam modulů se vejde na jednu obrazovku, ale na iphone 4S musíte zascrollovat dolů, abyste se dostali do předvoleb. 4
5
3. Přijaté a odeslané faktury Fakturu vytvoříte tlačítkem +, zadáte číslo faktury a potvrdíte. vyplňte všechna potřebná data: Na faktuře ˆ Text - vyplňte, co přesně fakturujete ˆ Položky - přidejte položky jak ručně vyplněné, tak ze skladu (viz modul Sklad) ˆ Kontakt - bud vyberte kontakt z kontaktů tohoto účtu, nebo zmáčkněte tlačítko + pro vytvoření nového kontaktu ˆ Podtyp - zde můžete kategorizovat své příjmy a výdaje (viz Předvolby) ˆ Datum splatnosti - kliknutím na ikonu budíku můžete přidat upomínku do kalendáře (OS X) ˆ Zálohové faktury - upravujte zálohové faktury této faktury ˆ Vlastní pole - někdy je vhodné si u faktur ukládat vlastní data. Vlastní pole si můžete přidat v Předvolbách. Pár tipů (tyto tipy jsou použitelné i u jiných modulů): ˆ Tisk - na OS X, použijte tlačítko Tisknout.... Na ios swipněte fakturu doprava, čímž zobrazíte tlačítko pro tisk. ˆ Sekce - na ios jsou všechny sekce zavíratelné - můžete jednotlivé sekce otevírat a zavírat kliknutím na záhlaví sekce ˆ Duplikace a přejmenování - můžete duplikovat faktury a jejich položky tím, že přes ně swipnete doleva (ios), nebo použijete tlačítko s ozubeným kolem (OS X) ˆ Mazání - na ios swipněte doleva pro zobrazení tlačítka na smazání, na OS X použijte tlačítko - 6
7
3.1 Barvení Seznam faktur je barvený a každá faktura obsahuje ikony, které indikují její stav. Červené ikony jsou nezaplacené, modré ikony obsahují položky, z nichž byl vytvořen investiční majetek (viz Instiční majetek). ˆ ikona X označuje nezaplacenou fakturu, jejíž datum splatnosti je stále v budoucnosti ˆ ikona varování označuje, že faktura je nezaplacená a datum splatnosti již proběhlo ˆ ikona zaškrtnutí označuje, že faktura byla zaplacená ˆ ikona procenta označuje, že faktura je zaplacená částečně - toto se stane když jsou zaplacené některé zálohové faktury, ale faktura sama o sobě není označena jako zaplacená 3.2 Kniha faktur (OS X) Na OS X můžete jednoduše zobrazit přehled všech faktur a filtrovat jej. Faktury s šipkou dolů jsou přijaté faktury, faktury s šipkou nahoru jsou faktury odeslané. Pro zobrazení detailu faktury zmáčkněte tlačítko s šipkou na konci řádku. 8
3.3 Zakázkové listy Tento modul dovoluje vytvářet dokumenty s cenovými odhady, které můžete dávat potenciálním zákazníkům. Můžete z nich také rovnou vytvářet faktury. 9
4. Tisk UctoX podporuje tisk prakticky všech dokumentů, které vytváří. Tlačítko pro tisk je vždy v pravém horním rohu na OS X, nebo může být zobrazen swipnutím řádku s dokumentem doprava. Na iphonech bývá tlačítko tisku i v detailu jednotlivých dokumentů. Když kliknete na tlačítko Tisk, zobrazí se dialog nastavení tisku. Často může být dokument tištěn několika způsoby, na př. odeslané faktura může být vytištěna jako faktura, nebo jako dodací list - toto je první možnost v dialogu. V UctoX je několik stylů tiskových šablon, ze kterých si můžete vybrat. Na OS X si můžete vytvořit vlastní šablonu (viz Editor tisku). Možnost Výchozí užije výchozí šablonu - jako výchozí šablonu si můžete nastavit klidně i vlastní. Možnost Základní použije vestavěný styl šablon nazvaný Základní. Můžete si také zvolit jazyk, kterým chcete dokument tisknout. Oboje OS X a ios verze podporují náhled dokumentu, ukládání do PDF nebo zasílání přímo na tiskárnu (viz obrázky). 10
11
5. Další moduly 5.1 Bankovní výpisy Zde vedete své bankovní výpisy. Nepřidávejte sem faktury! Faktury přidávejte do modulu faktur, ne sem, jinak budou započteny dvakrát. Vložte jen položky z bankovních výpisů, které nejsou faktury. Na OS X můžete importovat bankovní výpisy z formátů GPC a ABO. 5.2 Pokladna Pokud přicházíte do styku s hotovostí, ved te si své operace zde. Stejně jako s bankovními výpisy, nepřidávejte sem faktury placené v hotovosti! 5.3 Sklad Udržujte zde svůj sklad digitálně. Můžete přidávat položky do skladu přímo z faktur, vytvářet položky faktury ze skladových položek, atd. Sklad může být užitečný i pokud nemáte fyzický sklad - lze přidat položky jako služby; na př. můžete vytvořit položku hodina práce, označit ji jako Službu, což Vám umožní jednoduše přidávat do faktur položky často používané položky. 5.4 Investiční majetek Toto je jediný modul, který nedovoluje vytvářet položky přímo. Vytvářet IM můžete pouze z došlých faktur, bankovních výpisů a účtenek v pokladně. Pouze položky s větší hodnotou jsou povoleny. 5.5 Kniha jízd Mějte přehled o svých služebních jízdách. 5.6 Tisk (OS X) Na OS X můžete využít hromadný tisk k tisku všech faktur najednou; můžete tisknout přehled příjmů a výdajů, DPH, atd. 12
6. Předvolby Do převoleb se dostanete přes seznam modulů na ios, nebo přes UctoX 2 - Předvolby... v menu na OS X. 6.1 Základní Základní předvolby - zadejte zde své osobní/obchodní detaily a nastavte si zde své bankovní účty. Můžete zde také zrušit nebo změnit heslo. 6.2 Podtypy Jak již bylo zmíněno, můžete své příjmy a výdaje kategorizovat. Je celkem 17 neměnných kategorií (6 pro příjmy, 11 pro výdaje), ale tyto můžete dále dělit. Na př. máte-li obchod, ve kterém také provádíte opravy, můžete si rozdělit zdanitelné příjmy na Obchod a Opravy. Toto Vám umožní jednoduše analyzovat příjmy a zjistit, jaký příjem máte z obchodu a jaký z opravny. 6.3 Vlastní pole Vlastní pole umožňují vytvářet vlastní pole ve fakturách. Na př. máte-li auto servis, můžete chtít u každé faktury mít detaily o vozidle. Jednoduše přidejte vlastní pole SPZ a toto pole pak bude přístupné pro každou fakturu. 6.4 Pokročilé Zde naleznete různé možnosti, hlavně pro tisk. Můžete zde nastavit logo své firmy, naskenovaný podpis a razítko, změnit výchozí styl šablony, nebo přepínat mezi velikostmi papíru (v současné době jsou podporovány pouze velikosti A4 a US Letter). 13
7. Editor tisku (OS X) Zde si můžete vytvořit své vlastní šablony pro tisk. Vytvořte novou šablonu (tlačítkem +), vyberte typ šablony (výchozí je Faktura). Pokud chcete tuto šablonu udělat výchozí, zmáčkněte na tlačítko Nastavit jako výchozí. Pokud chcete tuto změnu odvolat a vrátit se k výchozí vestavěné šabloně, zmáčkněte tlačítko Nastavit výchozí šablonu jako výchozí. Pokud chcete začít od základu znova, začněte táhnutím přidávat elementy ze seznamu na papír. Pokud chcete jen upravit výchozí šablonu, zmáčkněte v liště napravo Výchozí šablona... a potvrd te dialog. Všimněte si i dalších tlačítek v liště, hlavně pro přesouvání elementů a jejich duplikace; nebo hromadné nahrazení písma v šabloně. Pokud jsou na faktuře dva různé elementy na sobě, můžete na ně zmáčknout pravým tlačítkem, čímž dostanete menu pro jednoduchý výběr elementu, který zrovna chcete vybrat. Během editace mějte na paměti, že chcete-li šablonu používat i na ios, musíte použít pouze fonty, které na ios jsou! Seznam fontů, které jsou na ios k disposici naleznete na http://iosfonts.com. Většina elementů nepotřebuje další vysvětlivky, ale element Textu pravděpodobně potřebuje drobou poznámku: 7.1 Element Textu Element textu může obsahovat statický text, ale také zástupce, které lze přidat tlačítkem Vložit zástupce. Tito zástupci budou nahrazeny informacemi z tištěného dokumentu (zelení zástupci), předvoleb (fialoví zástupci), nebo jsou jen všeobecní zástupci, jejichž hodnota závisí na typu dokumentu. 14
8. Podpora EET Od verze 2.4 UctoX 2 podporuje EET. Používáním EET v UctoX 2 čestně prohlašujete, že jste nevolili bývalého agenta StB Bureše, nebo jste zaplatili poplatek 2000,- + DPH za vývoj této integrace. Kontaktujte mne na support@charliemonroe.net, vystavím fakturu. V současné době lze zasílat data do EET pouze na platformě macos. Pokud máte zájem využívat tuto možnost i na ios, prosím napište na support@charliemonroe.net. 8.1 Instalace Nejdříve je nutné nainstalovat certifikát certifikační autority (CA) do Klíčenky a nastavit důvěru pro tento certifikát. Viz obrázek. Následně ve svém účtu v UctoX otevřte Předvolby - Hodnoty pro ČR. Zde musíte nastavit identifikaci provozovny a načíst.p12 soubor s certifikátem (tlačítko Načíst... ). O správném nainstalování certifikátů se můžete přesvědčit tlačítkem Zobrazit.... Pro ověření funkčnosti spojení použijte tlačítko Otestovat spojení.... Identifikace pokladního zařízení se automaticky vytváří na základě sériového čísla zařízení. 8.2 Zasílání dat do EET V pokladně a ve fakturách přibylo v pravém pruhu tlačítko EET. Zmáčknutím na něj zašlete data do EET. Pokud data již byla zaslána, zaslána znovu nebudou, ale zobrazí se dialog s údaji o FIK, BKP, UUID zprávy a datum odeslání. 15
9. Řešení problémů 9.1 icloud Pokud máte problémy s icloud synchronizací, postupujte prosím podle těchto bodů: ˆ Vyberte si jedno zařízení s konsistentními daty. ˆ Ujistěte se, že UctoX 2 neběží na žádném ze zařízení. Na ios zařízeních, dvakrát klikněte na tlačítko Home a vypněte UctoX 2 swipnutím nahoru, pokud se objevuje na seznamu. ˆ Na ostatních zařízeních odinstalujte UctoX 2. Na OS X, otevřte Launchpad, nalezněte ikonu UctoX 2, zmáčkněte klávesu Option a následně klikněte na X v levém horním rohu ikony. Na ios podržte několik vteřin ikonu UctoX 2 a následně klikněte na X v levém horním rohu ikony. ˆ Vymažte icloud data. Pokud jste na OS X, jděte do Systémové předvolby - icloud - Spravovat... - vyberte UctoX 2 na seznamu aplikací a zmáčkněte Vymazat dokumenty a data. Pokud jste na ios zařízení, jděte do aplikace Nastavení - icloud - Úložiště - Spravovat úložiště - Dokumenty a data - Zobrazit vše - UctoX 2 - Upravit - Smazat vše. ˆ Otevřte UctoX 2 na zařízení, které jste zvolili v kroku 1, přihlaste se do tohoto účtu a počkejte několik minut, než se dokončí synchronizace. Následně, nainstalujte a otevřete UctoX 2 na ostatní zařízení a vyčkejte, než se objeví účet. 9.2 Debug Log Debug log je soubor vytvořený programem UctoX 2 a obsahuje technické informace o tom, co se děje na pozadí. Ve výchozím nastavení, debug logování je vypnuté, nebot není třeba. Mohu Vás požádat o zaslání tohoto souboru a zde je jak na to. 9.2.1 OS X Na OS X, v horní liště se ujistěte, že v menu Debug je položka Debug logování zaškrtnutá (t.j. debug logování je zapnuté). Pokud řešíte problém s icloud synchronizací, vypněte a znovu zapněte UctoX 2 (některé informace o icloudu jsou logovány během spuštění programu). Nyní proved te úkony, které vyvolávají potíže. Následně debug logování vypněte v menu Debug. Ve stejném menu vyberte Zobrazit debug log... - čímž se ve Finderu vybere soubor logu. Ve Vašem emailovém klientovi vytvořte novou zprávu pro support@charliemonroe.net a přiložte vybraný soubor k Vašemu hlášení. Pokud řešíte problém s icloud synchronizací, ponechte program chvíli (pár minut) běžet předtím, než debug logování vypnete a zašlete hlášení. 16
9.2.2 ios Na ios, naleznete na úvodní obrazovce v pravém horním rohu tlačítko Nápovědy. Klikněte na něj a zapněte debug logování. Pokud řešíte problém s icloud synchronizací, vypněte a znovu zapněte UctoX 2 (některé informace o icloudu jsou logovány během spuštění programu). Program vypnete dvojklikem na tlačítko Home vašeho zařízení a swipnutím směrem nahoru. Nyní proved te úkony, které vyvolávají potíže. Následně debug logování vypněte v menu Nápověda. Ve stejném menu vyberte Poslat debug log... - tímto se vytvoří nová emailová zpráva s debug logem jako přílohou. Pokud řešíte problém s icloud synchronizací, ponechte program chvíli (pár minut) běžet předtím, než debug logování vypnete a zašlete hlášení. 9.3 Hlášení pádů aplikace Říká se, že neexistuje dokonalý software. Ačkoliv o to, my vývojáři, usilujeme, někde v těch tisících řádcích kódu, ze kterých je program sestaven, se typicky najde malá trhlinka, která vede k pádu programu za jistých okolností. Abych tuto chybu mohl odstranit, potřebuji jednak crash log a jednak znát, za jakých okolností k němu došlo (t.j. co jste právě dělali v moment, kdy program spadl). Pro nahlášení pádu, začněte psát email v programu Mail adresovaný na adresu support@charliemonroe.net, vysvětlete okolnosti pádu a poté táhněte myší ikonu z okna o pádu programu do mailového okna, jak značí ilustrace níže. A je to! Pokud v záhlaví okna tato ikonka není, nebo okno vypadá jinak, nejdříve zmáčkněte na tlačítko Nahlásit.... 17
18