Certifikace projektových manažerů v České republice zkušenosti z praxe Jaromír Pitaš, Michael Motal, Josef Hajkr Klíčová slova: Národní standard kompetencí projektového řízení, CERTIFIKACE, certifikační proces, IPMA, projektové řízení Anotace: Příspěvek shrnuje zkušenosti z certifikace projektových manažerů podle IPMA v České republice za poslední tři roky, představuje současný stav nastavení procesu zlepšování a uvádí rovněž i některá fakta z budoucnosti. Úvod V polovině letošního roku uplynou právě tři roky od zahájení procesu implementace nového standardu IPMA ICB v3.0. Článek shrnuje průběh celého úspěšného procesu. Objasňuje stávající nastavení certifikace v rámci Certifikačního orgánu Společnosti pro projektové řízení. Zmiňuje možné zdroje ohrožení a uvádí směry, kterými se bude rozvoj procesu certifikace ubírat. Jak se podařilo implementovat IPMA ICB v.3.0 Celý proces implementace nového standardu IPMA ICBv3.0 začal v ČR v návaznosti na Kongres IPMA, který se konal v červnu 2007 v Krakově. Již v červenci byl iniciován interní projekt Společnosti pro projektové řízení "Implementace ICB ver.3.0 vytvoření Národního standardu kompetencí projektového řízení (CzNCB v.3.0)". Tento projekt proběhl v období 2. 7. 2007 25. 4. 2008 a podařilo se dosáhnout jak věcné stránky, tak i dodržet plánovaný termín. Řešitelský tým pracoval ve složení Jaromír Pitaš, Josef Hajkr, Michael Motal, Pavel Máchal, Zdenko Staníček. V rámci strategie tohoto projektu jsme rozhodli o tom, že národní implementaci IPMA ICB v3.0 postavíme na těchto faktech: Kvalitní projektové řízení je jenom jedno. Nemá smysl dělat tlustou čáru mezi IPMA (kompetenčním pohledem), PMI a PRINCE2 (procesním pohledem). Tyto standardy se budou v budoucnu dále sbližovat. Je třeba, aby pojmy, nástroje a techniky byly přiměřeně kompatibilní. Kvalitní srovnání pojmů, nástrojů a technik a rovněž znalost toho, jak konkrétně probíhá zkouška IPMA v jiných zemích EU. Zohlednění ČSN ISO 10 006. Povinné absolvování tréninkových hodin před vlastní certifikací (stupeň D 30 hodin, stupeň C 36 hodin a stupeň B 45 hodin).
Projekt implementace ICB ver.3.0 byl úspěšně proveden a stanovené cíle byly splněny. Jaké jsou, ale dopady tohoto projektu? Na tuto otázku lze odpovědět následovně: Jsou jasně definovány pojmy, nástroje a techniky, které tvoří znalostní základ profese projektového manažera, a které se také začaly zkoušet v rámci certifikace IPMA. Je vytipována vhodná literatura, ze které je možné se připravovat a dle které je vhodné vytvářet studijní a tréninkové programy. Zájemci o certifikaci přesně vědí, co se požaduje a odkud studovat. Vzdělávací instituce mohou postupně upravit své programy a prokázat trhu, jakým procentem pokrývají CzNCB v.3.0. Je možné vytvářet jednoznačné testové otázky (vytvořena první verze databáze tesových otázek) a celkově zkvalitnit certifikační proces. Povinné vzdělávání výrazným pozitivním způsobem ovlivnilo celý trh přípravných kurzů (širší nabídka, vyšší kvalita). Je možné zahájit následnou přípravu akreditace vzdělávacích programů (viz samostatný projekt, který je dostupný na http://www.ipma.cz/web/vzdelavani/akreditace.php). Nedlouho po ukončení úspěšné prvotní implementace ICB v.3.0 byl zahájen druhý projekt Dotažení certifikačního procesu DCP, který měl za cíl celý proces certifikace vylepšit a nastavit kvalitně proces jeho rozvoje. Tento projekt proběhl v období 19. 9. 2008 30. 4. 2009. Sponzorem byl Jaromír Pitaš a řešitelský tým pracoval v rozšířeném složení Josef Hajkr, Jan Havlík, Pavel Máchal, Michael Motal, Igor Novák, Zdenko Staníček. Opět bylo dosaženo všech cílů projektu. Za zmínku stojí celková pracnost, kdy na vytvoření výstupů bylo v průběhu necelého roku věnováno téměř 200 člověkodnů práce týmu. Projekt byl průběžně dokumentován a komunikován (viz http://www.ipma.cz/web/akce/projekty-spr/dcp.php). Realizací projektu byly vytvořeny následující klíčové výstupy: Je nastaven proces údržby otázek a CzNCB (včetně bezpečnostní politiky). CzNCB je iterováno do verze 3.1 (tištěné vydání vyšlo v březnu 2010). Jsou opraveny a rozšířeny sady zkouškových otázek pro všechny stupně certifikace (revidována a rozšířena databáze testových otázek). Je sjednocen styl zkoušení písemné části zkoušky mezi zkoušejícími. Je sesouladěna dokumentace pro žadatele o certifikaci s CzNCB a NCRG. Nad původní plánovaný rozsah projektu proběhly úspěšně dva workshopy (WS): WS se zkoušejícím 5. 3. 2009 v Praze, zaměřený na sjednocení přístupu k hodnocení písemné části zkoušky. Akreditační WS se vzdělávacími firmami 26. 3. 2009 ve Zlíně. Nyní je třeba si odpovědět na otázku: Jaké jsou dopady tohoto projektu nad rámec těch, které přinesl projekt první? Odpověď lze vyjádřit takto: Jsou odladěny testové sady pro všechny stupně certifikace. Je optimalizován celý proces certifikace (viz podrobné schéma dále). Zájemci o certifikaci IPMA mají možnost využít kvalitnější a on-line dostupné informace (viz specializovaná webová stránka http://www.ipma.cz/ web/certifikace/jak-se-efektivne-pripravit-kezkousce-ipma.php). Organizace mají možnost implementovat zlepšený kompetenční model IPMA včetně kvalitního výkladového česko-anglického i anglicko-českého slovníku pojmů.
Shrnutí předchozích dvou let a výhled do budoucna Rok 2008 byl charakteristický nástupem tvorby nového certifikačního procesu a zahájením optimalizace procesů certifikace. Zdlouhavost certifikačních procesů jednotlivých stupňů a nefungující komunikace byly hlavními problémy, které brzdily procesy a odrazovaly potenciální žadatele. Jejich postupnou nápravou došlo k významnému nárůstu počtu certifikovaných osob. V roce 2009 byl zahájen i recertifikační proces dle IPMA ICB v.3.0 (CzNCB v.3.0). Byl to taktéž rok dokončení certifikací dle ICB ver.2 a další optimalizace certifikačních procesů stupňů D B. Jasným vydefinováním požadavků na stupně C a B došlo k posílení významu certifikace stupně C i B. Certifikační proces dosáhl v tomto roce požadované vážnosti a náročnosti (rozdíly mezi D, C a B už při písemném přezkoušení), což se jednoznačně odrazilo ve vnímání certifikací potenciálními žadateli, kandidáty a zejména organizacemi. Zde svou roli také sehrál zahájený proces akreditací vzdělávání dle CzNCB v.3.0 a propagace certifikace IPMA. Došlo ke stabilizaci počtu žadatelů o certifikaci, a to včetně žadatelů z řad studentů univerzit. Pozitivem je zejména nárůst zájmu o certifikaci stupně D z řad studentů univerzit. Zde velkou roli hraje Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně (Komunikační agentura) a ACSA ve spolupráci s YPMG. Statistika úspěšnosti kandidátů za rok 2009 Následující tabulky ukazují základní statistická data roku 2009 (od 1. 5. 2009 31. 12. 2009 od zavedení revidovaných testových sad). Tabulka 1 Celková data za zkoušku jako celek průměr pokus č.1 pokus č.2 pokus č.3 celkem pokusů 130 117 12 1 zkoušku neudělalo 39 36 3 0 % neúspěchu 30,00% 30,77% 25,00% 0,00% D-pokusů celkem 81 75 6 0 D-neudělal 22 22 0 0 % neúspěchu 27,16% 29,33% 0,00% 0,00% C-pokusů celkem 39 32 6 1 C-neudělal 15 12 3 0 % neúspěchu 38,46% 37,50% 50,00% 0,00% B-pokusů celkem 10 10 0 0 B-neudělal 2 2 0 0 % neúspěchu 20,00% 20,00% 0,00% 0,00%
Tabulka 2 Data za písemnou zkoušku část test (zdroj: Certifikační orgán SPŘ, o.s.) Test celkem 130 Test neudělalo 23 % neúspěchu 17,69% D-pokusů celkem 81 D-neudělal 13 % neúspěchu 16,05% C-pokusů celkem 39 C-neudělal 9 % neúspěchu 23,08% B-pokusů celkem 10 B-neudělal 1 % neúspěchu 10,00% Tabulka 3 Data za písemnou zkoušku část volné otázky (zdroj: Certifikační orgán SPŘ, o.s.) VO celkem 120 VO neudělalo 9 % neúspěchu 7,50% D-pokusů celkem 81 D-neudělal 6 % neúspěchu 7,41% C-pokusů celkem 39 C-neudělal 3 % neúspěchu 7,69% Tabulka 4 Data za písemnou zkoušku část příklad (zdroj: Certifikační orgán SPŘ, o.s.) Příklad celkem 120 Příklad neudělalo 23 % neúspěchu 19,17% D-pokusů celkem 81 D-neudělal 15 % neúspěchu 18,52% C-pokusů celkem 39 C-neudělal 8 % neúspěchu 20,51% Tabulka 5 Data za písemnou zkoušku část komplexní příklad (zdroj: Certifikační orgán SPŘ, o.s.) KP-pokusů celkem 10 KP-neudělalo 2 % neúspěchu 20,00% V roce 2010 očekáváme minimálně shodný počet certifikovaných osob jako v roce 2009. Je třeba zmínit i významný úspěch, kdy se SPŘ o.s stalo dodavatelem služby Certifikace 240 úředníků státní správy podle IPMA v letech 2010 2012 v rámci projektu spolufinancovaného z fondů EU Příprava projektových manažerů státní správy a jejich certifikace podle IPMA na stupeň D Certifikovaný projektový praktikant. Jedná se o přelomový projekt v uznání standardu a certifikace IPMA státní správou v České republice. Již v polovině tohoto roku bude možné absolvovat celý certifikační proces v anglickém jazyce (tuto problematiku řeší interní projekt Certifikace IPMA anglicky ).
Graf 1 Přehled počtu certifikovaných osob SPŘ o.s. (zdroj: Certifikační orgán SPŘ, o.s.) IPMA Certifikace 250 počet certifikovaných 200 150 100 50 0 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 D 21 31 50 97 69 99 71 121 97 C 0 0 10 10 9 24 27 54 36 B 3 0 10 4 3 9 28 18 20 total 24 31 70 111 81 132 126 193 153 rok Jak je celý proces certifikace nyní nastaven? Zavedením povinného vzdělávání kandidátů o certifikaci došlo k výraznému zlepšení připravenosti kandidátů na zkoušku. Vlastní certifikační proces je průběžně zlepšován dílčími rozvojovými projekty, nebo již zavedenými procesy. Klíčovým prvkem dalšího zkvalitňování je pravidelné monitorování úspěšnosti kandidátů. Certifikační orgán pečlivě sleduje úspěšnost jednotlivých částí certifikačního procesu a může tak poukázat na nedostatky jak v oblastech, které činí kandidátům problémy, tak i nedostatky vlastního certifikačního procesu. Tým projektu DCP se pravidelně schází a garantuje workshopy pro zkoušející i vzdělávací společnosti (viz obr. 1.). Obsah workshopů a jejich zaměření: Zkoušející na workshopech probírají problematické oblasti při hodnocení a navzájem si sjednocují způsob hodnocení kandidátů. Zástupcům vzdělávacích společností jsou na workshopech prezentovány oblasti, ve kterých mají kandidáti největší potíže. Akreditované společnosti navíc získají v rámci uzavřené části přímou zpětnou vazbu v čem a jak upravit své vzdělávací programy tak, aby zvýšily úspěšnost svých kandidátů.
Obrázek 1 Schéma nastavení procesu zlepšování v rámci certifikace Kde je možné spatřovat hlavní ohrožení do budoucna? Pro budoucí období lze identifikovat několik možných zdrojů rizik. A/ Legislativní neukotvení Pokud by se SPŘ o.s. ani v rámci spolupráce s PMI Czech Republic Chapter, ani s dalšími subjekty, nedokázala legislativně zakotvit povinnost mít pro projekty, které jsou podpořeny z veřejných prostředků certifikované projektové manažery, znamenalo by to: nebezpečí budoucí preference nějaké jiné, úzce zaměřené zájmové skupiny, a rovněž i to, že certifikační proces bude opomíjen státní správou a samosprávou. B/ Důsledky krize do oblasti vzdělávání a poradenství Globální krize přinesla od loňského roku zásadní změny do oblasti vzdělávání a poradenství. Organizace začaly šetřit často i v oblasti rozvoje kompetencí projektového řízení. Organizacím byla ze strany státu nabídnuta možnost získat podporu pro vzdělávání a v několika grantových schématech i možnost financování vlastní certifikace. Tato v zásadě zajímavá myšlenka: Nepropouštějte lidi, ale pošlete je na kurzy. začala bohužel značně degenerovat. Úředníci, kteří administrují granty typu Vzdělávejte se, nyní silně ovlivňují koncové ceny na trhu. Neuvědomují si (a neuvědomuje si to ani řada firem, které si grantové přihlášky píší), že naprosto není nutné stavět finanční limity výběrového řízení pouze na prostředky přijaté v rámci grantu. V praxi je používána formulace: Celková cena nesmí překročit částku.. Tato formulace je v kombinaci s tím, že se jedná o veřejnou soutěž, naprosto nevhodná a má vážné důsledky. Jaké? Prostředky, kterými jsou jednotlivé firmy z grantů podpořeny, nestačí pokrýt ceny tržní. Běžná grantová podpora typicky vychází na cca 22-25 tis. Kč/den kurzu a vyhovuje v zásadě pouze malým firmám, začátečníkům a jednotlivcům. Tato cena je ale mimo realitu projektového řízení, alespoň pro kvalitní akreditované firmy. Fakticky se předpokládá, že uchazeči se ve výběrových řízeních prostě přizpůsobí ceně, kterou určil úředník od stolu. To je zásadně špatně a navíc v příkrém rozporu s principy tržní ekonomiky. Cena musí vznikat na trhu. Kdyby tyto granty
zasahovaly jenom malou část vzdělávacího trhu jako v minulosti, je to v zásadě jedno. V současné době je ale takto podpořeno poměrně vysoké procento všech větších rozvojových programů. Jaké to má důsledky? Paradoxně nejvíce trpí přímo ty firmy, které se domnívají, že takto ušetří na vzdělávání. Opak je pravdou. Platí, že co je zadarmo, toho si nevážíme. Určitá finanční spoluúčast je nezbytná pro efektivní motivaci. Kvalitní firmy prostě na taková cenová omezení nereflektují, nabídky nepodávají (nebo jsou rychle z cenových důvodů vyřazovány) a granty vyhrávají firmy méně kvalitní, nebo ty, které jsou okolnostmi donuceny vzít každou možnou zakázku. To je ale velice nepříjemné. Reálně tak hrozí, že kvalita kurzů v oblasti projektového řízení, včetně specializovaných kurzů vedoucích k certifikaci IPMA, bude klesat. To následně ovlivní úspěšnost kandidátů u testů a ústních zkoušek. Navíc bývá oblast projektového řízení zpracována v grantech nekvalitně. Poptáváno není řešení nějakého problému, ale rovnou určité množství školících dní na předem vypsaná témata. Je poptáváno nikoliv, CO má být vyřešeno, ale JAK se má postupovat. To je špatně, protože firmy, které poptávají podporu v oblasti projektového řízení, většinou neumí kvalitně popsat potřebné řešení. Navíc jsou poptávaná řešení v převážné většině případů jenom o kurzech. To je ale návrat o několik let zpět. Kurzy samy o sobě na rozvoj kultury projektového řízení nestačí. Je třeba kombinovat interaktivní kurzy, řešitelské workshopy, poradenství a coaching. Takto ale nejsou většinou schopni uvažovat ani ti, kdo si granty sami píší, ani ti, kdo je posuzují. Doporučujeme: Úředníkům, kteří administrují granty, aby si uvědomili, že jejich úkolem je způsobit, aby organizace dostaly finanční podporu, nikoliv aby určovali koncovou cenu. firmám a organizacím, aby v každém případě formulovali granty tak, aby bylo možné nabídnout cenu nad rámec podpory z grantu. Přitom je to snadné. Stačí uvádět formulace typu: Předpokládaná hodnota zakázky je. Pak není problém i v rámci veřejné soutěže nabídnou cenu vyšší. Je třeba počítat s potřebou dofinancovat oblast projektového řízení z vlastních zdrojů. Jinak nelze očekávat opravdu kvalitní nabídku. Akreditovaným firmám, aby nepřistupovali na nerealistické grantové ceny a neohrožovaly tak potřebnou kvalitu. Je nutné zcela jasně komunikovat skutečnost, že oblast projektového řízení je právě tou oblastí, která má vysokou přidanou hodnotu a jednoznačnou a rychlou návratnost investic. To ale platí pouze za předpokladu kvalitního dodavatele. V rámci certifikačního orgánu budeme trvale analyzovat to, kdo školí a s jakým úspěchem a pokud by se v kvalitě připravenosti kandidátů začaly projevovat negativní tendence, nezbude nic jiného, než předepsat to, že všechny přípravné kurzy musí být absolvovány pouze u akreditovaných firem. Závěr Domníváme se, že uplynulé tři roky jsou dokladem toho, že investované úsilí mělo smysl. Dnešním dnem ale práce nekončí. Kam budeme směřovat svou pozornost? V letošním roce budeme kvalitu testových otázek průběžně sledovat a plánujeme tvorbu dalších testových sad (rozšíříme databázi testových otázek). Budeme dále věnovat pozornost zkoušejícím a rovněž i akreditovaným firmám a pořádat pro ně specializované workshopy. Iniciujeme diskusi nad problémem jak zkoušet behaviorální kompetence (to je problém v rámci celé IPMA). Budeme podporovat proces co nejužší spolupráce zejména mezi IPMA, PMI a PRINCE2 se záměrem koordinovat své úsilí zejména v legislativní oblasti.
V rámci IPMA budeme na mezinárodním poli diskutovat o tom, jak více harmonizovat celý proces certifikace a zejména znalostní základy (plánujeme zde aktivní vystoupení na Světovém kongresu IPMA v Istanbulu v listopadu 2010 a vystoupení v rámci workshopu zkoušejících tamtéž). Literatura: PITAŠ, Jaromír, STANÍČEK, Zdenko, MOTAL, Michael a kol. Národní standard kompetencí projektového řízení verze 3.1. Brno: VUT v Brně ve spolupráci se Společností pro projektové řízení, o.s. 2010, 314. S. ISBN 978-80-214-4058-6.