DAŇOVÉ DOKLADY V ELEKTRONICKÉ FORMĚ

Právnická fakulta Masarykovy univerzity Katedra finančního práva a národního hospodářství Studijní obor: Právo a finance DAŇOVÉ DOKLADY V ELEKTRONICKÉ FORMĚ Bakalářská práce Autor práce: Ivan Syka Akademický rok 2012/2013

Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Daňové doklady v elektronické formě zpracoval sám. Veškeré prameny a zdroje informací, které jsem použil k sepsání této práce, byly citovány v poznámkách pod čarou a jsou uvedeny v seznamu použitých pramenů a literatury. Ivan Syka 1

Poděkování Zvláště děkuji vedoucímu práce JUDr. Ing. Liboru Kynclovi, Ph.D za podrobnou inspirující diskuzi při zpracovávání práce a mnoho užitečných rad v průběhu zpracování práce. Dík patří také pracovníkům a majitelům nejmenované účetní firmy, kteří se účetnictvím a daňovou problematikou každodenně zabývají a poskytli mi mnoho užitečných informací z praxe. 2

Anotace Bakalářská práce pojednává o daňových dokladech v elektronické podobě. Jsou zde popsány náležitosti daňových dokladů a jejich kategorizace obecně, bez ohledu na jejich formu. Hlavním tématem však není jejich konkrétní zaměření a náležitosti. Jde především o to, co ještě po přenesení do elektronické podoby je daňovým dokladem s pohledu právního, daňového a účetního. Práce se v kontextu stávající legislativy a technických možností zabývá praktickou využitelností elektronických dokladů a náročností a specifiky práce s takovými doklady. Klíčová slova Daňový doklad, faktura, proforma, zaručený elektronický podpis, časové razítko, archivace, certifikát, datová schránka, daň z přidané hodnoty, konverze. Abstract This bachelor thesis deals with tax documents in an electronic form. Proprieties of tax documents and their categorizations generally are described in the thesis, without reference to their form. But the main matter is not their factual sight and proprieties. The thing is, what else is a tax document, with the legal, tax, and accounting view, after the translation to the electronic form. This thesis in the context of current legislature and technical possibilities deals with a practical utility of electronic documents and seriousness and a specificity of work with these documents. The question how it is possible to develop this sphere in the context of experience from the practice is indicated at the close of the thesis. Keywords Tax document, invoice, proforma, warranted electronic signature, clock stamp, archiving, certificate, data box, VAT - Value Added Tax, conversion. 3

Seznam použitých zkratek NOZ Zákon č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů ZUC Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů ZDZP Zákon č. 586/1992 Sb. o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů ZEP Zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů ZDPH Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů ZEU Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů ZASS Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů DPH daň z přidané hodnoty 4

Obsah ÚVOD... 6 1. DAŇOVÝ DOKLAD... 9 1.1. Daňový doklad jako právní pojem... 9 1.2. Daňový doklad z pohledu účetní praxe... 11 1.3. Nejužívanější formáty daňových dokladů... 14 1.4. Proforma faktura a zálohová faktura, charakteristika a srovnání... 15 2. ELEKTRONICKÁ PODOBA DOKLADŮ... 19 2.1. Dokumenty v elektronické podobě charakteristika, pojmy... 19 2.2. Životní cyklus elektronického dokumentu... 21 2.3. Elektronický doklad požadované vlastnosti... 22 2.4. Digitalizace dokladů jako technologický proces... 22 2.5. Zabezpečení a podepisování elektronických dokladů... 28 2.6. Uchovávání dokladů v elektronické podobě... 30 2.7. Přenos elektronických dokladů... 32 3. DORUČOVÁNÍ ELEKTRONICKÝCH DOKLADŮ... 35 ZÁVĚR... 38 SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY... 40 5

Úvod Pojem daňový doklad v elektronické podobě představuje širokou škálu různých dokumentů ve, z pohledu právní praxe, relativně nové elektronické podobě. Dovolil bych si tvrdit, že elektronickou podobu daňových dokladů správně využívá pouze zlomek subjektů, které s daňovými doklady pracují, a v právní praxi dosud neexistuje jednotný přístup k těmto dokumentům, jejichž podoba se vyvíjí a mění v souvislosti s rychlým tempem rozvoje technologií. Stát, který by měl být jako zákonodárce iniciátorem a propagátorem změn, v této oblasti spíše zaostává a státní, resp. daňová správa trpí nedostatkem schopných pracovníků, kteří by tuto problematiku zvládali a reálně by tak využívání takových technologií přinášelo časovou i ekonomickou úsporu. Spíše naopak, v mnoha případech ať už se jedná o soudní spory nebo daňová řízení, není elektronická podoba dokladu relevantní a je nutné využívat konverzi do papírové podoby, která je časově i ekonomicky poměrně náročná. Nicméně je využívání elektronické podoby dokladů celosvětově na vzestupu a využívání ve vnitropodnikových systémech se ve velkých podnicích stalo nutností. Elektronická podoba dokladů má přes zmíněné nedostatky způsobené spíše vnějšími okolnostmi, také mnoho výhod. V dnešní celosvětově propojené ekonomice odbourává jazykovou bariéru, protože výstupy z mnoha formátů je možné vytvořit v jazykových mutacích při zachování hlavního obsahu. Při využívání standardizovaných formátů dat jako je EDI je umožněno strojní zpracování dat v rozsahu a kvalitě při ručním zpracování nedosažitelných. Přenos dat je také prakticky neomezený v rámci celosvětové sítě internetu a probíhá v reálném čase při nesrovnatelně nižších nákladech v porovnání s přenosem v papírové podobě. Cílem práce je diskutovat oblast elektronických daňových dokladů z pohledu platných právních předpisů. Je zde vytvořen soubor relevantních informací, jejich schematické seřazení a utřídění pojmů spojených s daným tématem tak, aby bylo možné analyzovat a kvalifikovaně posoudit praktické případy z oblasti tvorby a archivace daňových a případně účetních dokladů 6

z pohledu vhodnosti využití elektronické podoby daňových dokladů a dalších dokumentů v současné praxi. Zvláštní pozornost je v souladu se zadáním věnována skupině dokladů označovaných jako proforma faktura a zálohová faktura, které jsou ve stále větší míře využívány při obchodování na internetu, kde budeme zkoumat jejich vlastnosti, účel používání a posoudíme, zda tyto doklady vůbec spadají do skupiny daňových dokladů. Práce zohledňuje různá hlediska, především nákladovosti, povinné náležitosti a náležitosti nutné pro praxi. Převážně totiž větší rozsah náležitostí současně zvyšuje ekonomickou náročnost vytváření a často také archivace dokladů a je tedy nutné hledat kompromis mezi uvedenými požadavky. Tématem první kapitoly je pojem daňový doklad jako označení pro široký okruh dokumentů. Práce se zaměřuje především na daňové doklady, kde výstavcem i příjemcem je soukromoprávní subjekt. Je zde popsáno, jakým způsobem je z různých hledisek možné daňový doklad definovat a jeho obecné znaky. Zkoumáme požadavky kladené na obsah a formu daňových dokladů. Zjistíme také, že v nejširším pojetí může být daňovým dokladem mnoho dokumentů, u kterých bychom to neočekávali. Popsány jsou nejběžněji používané typy daňových dokladů. V závěru je popsána problematika dokladů označovaných jako proforma faktura a zálohová faktura, jejich společné znaky a rozdíly. Tyto doklady a jejich odlišení jsou s ohledem na velice časté využívání tohoto typu dokladů při obchodování na internetu považovány za významnou podskupinu daňových dokladů a proto je jim v rámci daného tématu věnována zvláštní kapitola. Třetí kapitola se zaměřuje na elektronickou formu dokladů. Jsou zde analyzovány nejdůležitější právní předpisy pro tuto oblast. Seznámíme se s požadavky kladenými na doklady v elektronické podobě a jejich zabezpečení. V této kapitole je také uveden přehled nástrojů a postupů využívaných při tvorbě, zabezpečení, doručování a archivaci dokladů v elektronické podobě. Ve čtvrté kapitole je pak zvláštní pozornost věnována problematice průkaznosti doručení dokladu v elektronické podobě příjemci jako nejkritičtějšímu místu v procesu doručování elektronických dokladů. 7

Při vytváření této práce je pro zkoumání právních předpisů použito gramatické a systematické metody především pro výklad a definici základních pojmů a oblastí. Analyticky jsou posuzovány možné situace z různých hledisek. V práci je také využíváno praktických zkušeností a poznatků zprostředkovaných pracovníky účetní firmy zpracovávající účetní, daňové a mzdové agendy různého rozsahu pro cca 50 podniků podnikajících v širokém spektru oborů se zastoupením vývoje a výzkumu, služeb, výrobní i obchodní činnosti a dokonce i činnosti insolvenčních správců, která rozhodně není běžně v agendách účetních firem zastoupena. Tato firma není v práci na vlastní žádost jmenována. Tyto praktické poznatky jsou zpracovány metodou indukce a následně syntézy s teoretickými poznatky. 8

1. Daňový doklad Daňový doklad je označením určité skupiny dokladů, kterou je nutné nejprve vymezit. Tato kapitola se tedy bude nejprve zabývat obecným vymezením pojmu daň podle odborných pramenů, ale především pak právními předpisy, které nějakým způsobem definují nebo popisují daňové doklady, následně jsou zde uvedeny také poznatky z odborné praxe, kde může být chápáno vymezení daňového dokladu poněkud odlišně. 1.1. Daňový doklad jako právní pojem Daň je možné podle jedné z daňových teorií stručně charakterizovat jako zákonem stanovenou pravidelnou nenávratnou platbu do veřejných rozpočtů bez ekvivalentního protiplnění. 1 Odlišně je daň definována pro účely daňového řádu jako peněžité plnění zákonem označené jako daň, clo nebo poplatek, peněžité plnění, pokud zákon stanoví, že se při jeho správě postupuje podle tohoto zákona a také peněžité plnění v rámci dělené správy. 2 Jediným zákonem, kde je definován přímo daňový doklad je Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, kde je v 26 odst. 1 uvedeno, že daňovým dokladem je písemnost, která splňuje podmínky stanovené v tomto zákoně. 3 Tyto podmínky jsou dále specifikovány v ZDPH. Tady už je uveden úplný výčet konkrétních náležitostí daňového dokladu, z nichž můžeme vybrat ty nejdůležitější jako je identifikace osob, uvedení jejich daňových identifikačních čísel, předmět plnění, den vystavení dokladu, den uskutečnění plnění, výše daně a další. 4 Co do počtu vystavených dokladů asi nejčastěji používaný doklad je právě zjednodušený daňový doklad, který jak už z názvu vyplývá, neobsahuje všechny 1 RADVAN, Michal. Daně a správa daní. Vyd. 1. Brno: Masarykova univerzita, 2014, 130 s. ISBN 978-80-210-6702-8. S. 8. 2 2 odst. 3 písm. a, b, c zákona č. 280/2009 Sb. daňový řád, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 3 26 odst. 1 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 4 29 Zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 9

náležitosti výše zmíněného daňového dokladu. U tohoto dokladu je omezení především výší celkové částky za plnění, které tento doklad dokumentuje, na 10000,- Kč. Každodenní prodej běžného zboží jako jsou potraviny, drogerie a další v maloobchodech je současně zdanitelným daňovým plněním a doklady vystavené při jeho prodeji spadají nejčastěji právě do této kategorie. Zjednodušený daňový doklad je tedy podskupinou výše uvedených daňových dokladů vůči kterým je v 30a Zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů rozlišen výčtem náležitostí těchto dokladů, které obsahovat nemusí. Na dokladu může chybět označení osoby, pro kterou se uskutečňuje plnění a její daňové identifikační číslo a také jednotková cena bez daně a sleva, pokud není obsažena v jednotkové ceně, základ daně a výše daně. 5 Pro zjednodušené daňové doklady se používá různých dalších označení. Setkáváme se často s pojmy paragon, doklad o prodeji za hotové a prodejka. Laickou veřejností je požadován jednoduše účet nebo účtenka. Pro úplnost je třeba dodat, že tento doklad je patrně nejčastěji používán, ale s pohledu dosahované celkové výše finančního obratu je na prvním místě právě daňový doklad v nezjednodušené formě. Pro skupiny zjednodušených daňových dokladů se obvykle v účetní praxi používá označení výdajové a příjmové pokladní doklady. 6 Dále jsou zmíněny v ZDPH v oddílu 5 zvláštní daňové doklady, kam patří splátkový kalendář, platební kalendář, souhrnný daňový doklad a doklad o použití a v oddílu 6 daňové doklady při dovozu a vývozu. V případě takto definovaných dokladů je důležité si uvědomit, že se jedná o daňový doklad v užším slova smyslu, kdy jde o daň z přidané hodnoty, ale z pohledu např. daně z příjmu se o daňový doklad jednat nemusí. Dalším důležitým momentem pro pochopení následujících informací je skutečnost, že daňovým dokladem je podle ZDPH obecně jakákoli písemnost a že 5 30a zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 6 ŠTOHL, Pavel. Učebnice účetnictví 2011 1.díl pro střední školy a veřejnost. Vyd.12. Znojmo: Štohl Pavel Ing.-vzdělávací středisko, 2011. ISBN 978-80-87237-35-9. S. 12-16. 10

výčet náležitostí neobsahuje povinnost daňový doklad jakkoli nadepisovat nebo označovat konkrétním názvem. To platí i v případě dalších dokladů, které slouží jako daňové doklady pro jiné daně než je DPH, přestože už v zákoně o těchto daních není přímo uvedena definice daňový doklad, ale jsou pouze popsány náležitosti dokladu obecně. Z výše uvedeného tedy vyplývá, že daňovým dokladem v nejširším pojetí může být jakýkoli doklad splňující náležitosti požadované pro prokazování některé z daní, aniž by bylo nutné ho jakkoli nadepisovat. Pojmy jako faktura nebo proforma faktura, kterými se budeme dále zabývat, nejsou nikde definovány. Jedná se pouze o vžité označení určitého druhu dokladu, který však nemusí být vždy i daňovým nebo účetním dokladem. Aby byl přehled právních předpisů co nejúplnější, zařazujeme také právní předpisy, které stanovují podobu nebo obsah mimo jiné i daňových dokladů nebo upravují jiné daně než DPH. Povinnost vydávat zákazníkům doklady o prodeji zboží a poskytnutí služby včetně jejich náležitostí stanovuje Zákon č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání, ve znění pozdějších předpisů. 7 Dalšími daněmi, které zakládají vznik daňových dokladů v nejširším významovém pojetí, jsou spotřební daně 8, daň z příjmu 9 a daně popsané v zákoně o stabilizaci veřejných rozpočtů. 10 Problematikou daňových dokladů se samozřejmě zabývá také zákon o účetnictví 11, což bude podrobně popsáno v následující kapitole. 1.2. Daňový doklad z pohledu účetní praxe Pokud se setkáváme s běžnou účetní praxí, je použití pojmu daňový doklad vztaženo na všechny doklady, které jsou předmětem účetnictví. Následně se ještě u těchto dokladů používá rozdělení na tzv. doklady daňově účinné a 7 31 odst. 14 zákona č. 455/1991 Sb. o živnostenském podnikání (živnostenský zákon), ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 8 Zákon 353/2003 Sb. o spotřebních daních ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 9 Zákon 586/1992 Sb. o daních z příjmů ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 10 Zákon 261/2007 Sb. o stabilizaci veřejných rozpočtů ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 11 Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 11

neúčinné, což už je dělení přímo závislé na subjektu daně. V tomto případě však je daní myšlena daň z příjmu, o které pojednává Zákon č. 586/1992 Sb. o dani z příjmů, ve znění pozdějších předpisů. Pokud pak hledáme v Zákoně č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, zjistíme, že s největší pravděpodobností je daňovým dokladem myšlen doklad účetní tak, jak je v tomto právním předpisu v 11, odst.1 popsán. Je zde uvedeno, že účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy 12 a dále je opět uveden jen výčet náležitostí takového dokladu, kterými jsou např. označení účetního dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, okamžik vyhotovení účetního dokladu a další. Je tedy zřejmé, že daňové doklady jsou podskupinou účetních dokladů, kdy každý účetní doklad, už nemusí být dokladem daňovým. Proto pojem daňový doklad používaný v praxi označuje širší skupinu dokladů, než jak to vymezuje ZDPH. Pro úplnost je třeba také poznamenat, že při zařazování dokladů je nutné doklady posuzovat z hlediska vztahu k určitému subjektu, protože je jasné, že doklady, které z pohledu jednoho subjektu nesplňují podmínky ani pro zařazení do nejšíře pojaté skupiny daňových dokladů, tak jak byly popsány výše, mohou pro druhý subjekt splňovat veškeré požadavky kladené na daňový doklad v nejužším pojetí, tedy podle definice v ZDPH. 12 11, odst.1 zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 12

Doklady Účetní doklady Doklady nesplňující požadavky na účetní doklad Účetní doklady daňově účinné Účetní doklady daňově neúčinné Daňové doklady podle ZDPH Ostatní daňové doklady (nesplňují požadavky ZDPH) Obr. 1 Schématické znázornění postupného členění dokladů z pohledu jediného subjektu. 13

Účetní doklad Daňový doklad Definice obsažena v ZUC, předepsané náležitosti pro širší pojetí dokladu neexistuje Právní předpis ZUC více předpisů, ZDPH, ZDZP aj. zařazení Všechny daňové doklady a další doklady, které neovliňují žádnou z daní, velkou skupinu tvoří interní doklady subjektu(např. pohyb zboží mezi středisky, přesuny peněz mezi účty a pokladnami a další) pouze doklady ovlivňující daň Tabulka č. 1 - srovnání účetních a daňových dokladů 1.3. Nejužívanější formáty daňových dokladů Faktura-daňový doklad Nejčastěji se setkáme s popisem faktury jako vyúčtováním nebo účtem za dodané zboží nebo služby. 13 Tento popis, vystihuje charakter faktury v její nejběžnější podobě. V českých právních předpisech však definici faktury nenalezneme. Rozhodně je třeba poznamenat, že všechny doklady označené jako faktura-daňový doklad ještě nemusí být daňovým nebo účetním dokladem a vždy je nutné zkoumat, zda jsou obsaženy všechny náležitosti. Na zmínku o faktuře, aniž by byla zákonem definována, však už v právních předpisech běžně narazíme. Např. v č. 63/2001 Fin. zprav. OPATŘENÍ kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro podnikatele (Č.j. 281/89 759/2001) se dočteme, že pokud ve vyúčtováních (fakturách) za přijaté služby 14 Tady je vidět jak běžným se pojem faktura stal a je tedy pochopitelné, že názvy 13 HALABRINOVÁ, Dagmar. Praktický průvodce fakturací aneb jak správně vystavovat faktury a další doklady. Vyd. 1. Brno: Aprofitail Czech Republic s.r.o., 2014, 230 s. ISBN 978-80-905622-0-2. S. 49. 14 63/2001 Fin. zprav. OPATŘENÍ kterým se stanoví účtová osnova a postupy účtování pro podnikatele (Č.j. 281/89 759/2001). Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 14

odvozených dokladů (především zálohová faktura a tzv. proforma faktura), kterými se budu zabývat podrobněji v následujících kapitolách, vyvolávají dojem určitého podruhu faktury jako specifického vyúčtování, což nemusí vždy odpovídat skutečnosti. Zjednodušené daňové doklady Nejčastěji se vyskytující doklady. Různá obecně zažitá pojmenování jako paragon, účtenka a další, které však v účetní praxi označujeme správně jako příjmové a výdajové pokladní doklady. Skupina dokladů podrobněji popsaná v kapitole 1.1. Další doklady Doklady při dovozu a vývozu vystavuje celní úřad a jsou s ohledem na objem dovozu a vývozu velmi časté. Splátkové kalendáře jsou součástí smluv o nájmu, tedy i leasingových a jsou tedy také poměrně rozšířené. Platební kalendář je daňovým dokladem, pokud jsou splátky placeny před uskutečněním zdanitelného plnění a podle informací získaných z praxe se příliš nevyužívá. 15 1.4. Proforma faktura a zálohová faktura, charakteristika a srovnání Na úvod této kapitoly si můžeme říct, že oba dokumenty v praxi plní stejnou nebo velmi podobnou funkci. Jde o doklad, který slouží jako podklad pro platbu předem za určité plnění, v okamžiku svého vystavení nejsou účetními ani daňovými doklady a pravidla pro jejich využití v praxi jsou nejednotná. Důvodem jejich využívání je předejít vystavení daňového dokladu, který spadá do účetní evidence a není možné jej při neuhrazení nebo nepřevzetí jednoduše zrušit, ale je nutné vytvořit opravný doklad. Dalším důvodem je předejít nutnosti odvést DPH, pokud nemá výstavce jistotu, že dojde k uskutečnění plnění (např. při odeslání zboží s dokladem poštou není zaručeno převzetí odběratelem). Proforma faktura Tento pojem je v praxi běžně využíván pro označení dokladu, který obsahuje údaje o prodeji zboží, tedy jaké zboží, kolik, cena za jednotku a celková 15 HALABRINOVÁ, Dagmar. Praktický průvodce fakturací aneb jak správně vystavovat faktury a další doklady. Brno: Aprofitail Czech Republic s.r.o., 2014, 230 s. ISBN 978-80-905622-0-2. S. 116,118. 15

cena, kupující, prodávající a platební instrukce nejběžněji platba na účet před odesláním zboží prostřednictvím přepravce. DPH je na dokladu vyčísleno, ale na dokladu se obvykle výslovně uvádí, že se nejedná o daňový doklad. Doklad nadepsaný jako proforma faktura je využíván masivně při prodeji zboží přes tzv. e-shopy. Pokud hledáme informace o slovním významu slova proforma, nalezneme třeba tuto definici: pro forma z formálních důvodů, jen na oko. 16 Při zadání textu proforma faktura v internetových vyhledávačích, zjistíme, že výkladu tohoto pojmu i celé problematiky kolem elektronického objednávání zboží, platby předem a správného vystavení daňového dokladu se věnuje mnoho diskuzí. Přestože je vnímání proforma faktury nejednotné, je možné vysledovat určité rysy, kde panuje shoda - proforma faktura není daňový ani účetní doklad, což by na ní mělo být výslovně uvedeno, a slouží jako podklad pro platbu předem za objednané zboží, které bude dodáno až po jejím zaplacení. Z hlediska právní úpravy bývá často proforma faktura stejně jako zálohová faktura vnímána jako návrh nebo akceptace (pokud předchází objednávka) smlouvy podle nového občanského zákoníku 17. Některé odborné publikace uvádí, že je možné chápat tyto doklady jako výzvu k zaplacení. 18 Zálohová faktura Opět se jedná o prostý název dokladu, který je takto pojmenován díky ustáleným zvyklostem a odpovídá svým obsahem a charakterem proforma faktuře, jak bylo popsáno v předchozí kapitole 2.1. V praxi, jak bude popsáno dále, však existuje snaha tyto doklady, tedy proforma a zálohovou fakturu, významově odlišit. 19 Zařazení zálohové faktury a proforma faktury z pohledu ZDPH a ZUC Pokud je jednou z náležitostí daňového dokladu den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty jak je uvedeno v ZDPH, nemůže se v případě proforma 16 ŘÍMAN, Josef a Miroslav ŠTĚPÁNEK. Malá československá encyklopedie. Vyd. 1. Praha: Academia, 1987, 998 s., [32] s. barev. obr. příl. S.108. 17 Zákon č. 89/2012 Sb. občanský zákoník In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 18 HALABRINOVÁ, Dagmar. Praktický průvodce fakturací aneb jak správně vystavovat faktury a další doklady. Brno: Aprofitail Czech Republic s.r.o., 2014, 230 s. ISBN 978-80-905622-0-2. S. 125. 19 Ibid, S. 125. 16

faktury ani zálohové faktury jednat o daňový doklad. Tyto doklady jsou obvykle vystavovány jako podklad pro platbu, jejíž realizace je předpokladem pro uskutečnění plnění. V době vzniku dokladu tedy nemůže být den úplaty ani den uskutečnění plnění znám a na dokladu uveden. Podle stejného principu můžeme usuzovat, že nejde ani o účetní doklad, protože není možné uvést okamžik uskutečnění účetního případu, kterým by mohla být opět platba nebo okamžik uskutečnění plnění. Oba doklady bychom však mohli považovat za návrh smlouvy, kdy projevem vůle jedné ze stran je zaplacení uvedené ceny. Srovnání zálohové faktury a proforma faktury Z předchozích informací je zřejmé, že z pohledu právních předpisů nenacházíme mezi srovnávanými doklady rozdíl. Pokud tedy chceme odlišnosti najít, musíme se zaměřit na to, jakým způsobem jsou doklady využívány v praxi. Asi rozhodující pro to, jak budou jednotlivé druhy dokladů využívány a zda vůbec je důvod, aby jeden subjekt používal oba druhy dokladu, je jejich začlenění a možnosti jejich využití v hromadně používaných účetních programech. Jen málokdo už v dnešní době vytváří a pracuje s doklady bez použití některého z těchto pomocníků. Pro ilustraci, byl vybrán jeden z nejrozšířenějších tuzemských účetních systémů s obchodním názvem Pohoda a v případě online fakturace např. systém provozovaný pod doménovým jménem fakturoid.cz. V manuálu k systému POHODA je popsána zálohová faktura jako předpis na zaplacení dílčích záloh za plnění probíhající v delším časovém období, s tím že všechny zálohy jsou proúčtovány v konečné faktuře po dokončení plnění. Proforma faktura je pak označena jako výzva k zaplacení celé částky za poskytnuté plnění. Platba má v tomto případě předcházet poskytnutí plnění. Vystavená proforma faktura není zavedena do účetnictví. Po jejím zaplacení je vystavena faktura daňový doklad s poznámkou, že už byla uhrazena. 20 Na webu fakturid.cz pak z článku na téma částečné zálohové faktury opět vyplývá, že proforma faktura je doklad na zálohové uhrazení celé částky budoucí 20 Vydané zálohové faktury [online] [citováno 20.6.2014]. STORMWARE s.r.o., Dostupný z WWW: <http://www.stormware.cz/prirucka-pohodaonline/fakturace/vydane_zalohove_faktury/> 17

faktury, kdežto pro uhrazení části budoucí faktury se využije doklad popsaný jako částečná zálohová faktura. 21 Na závěr kapitoly o srovnání tedy můžeme konstatovat, že z pohledu právních předpisů se oba doklady, tedy proforma faktura i zálohová faktura vyznačují stejnými znaky a účinky. Rozdíly tedy nacházíme při jejich praktickém použití, kdy je zažitý postup použití proforma faktury jako dokladu pro platbu předem za jednotlivá jednorázová plnění. Zálohová faktura je pak využívána v případech, kdy je třeba doklad pro platbu předem pouze na část konečné ceny plnění nebo kdy jsou průběžně požadovány platby záloh v jednotlivých etapách jediného dlouhodobého plnění. 21 Lukáš Konarovský, Částečné zálohové faktury[online] [cit. 5. 6. 2014]. Dostupný z WWW: < http://www.fakturoid.cz/blog/2013/03/08/castecne-zalohove-faktury/> 18

2. Elektronická podoba dokladů Aby bylo možné správně pochopit problematiku vzniku, doručování a uchovávání daňových dokladů v elektronické podobě, je třeba se napřed seznámit jednak s problematikou definování pojmu doklad z pohledu formy, kde často narážíme na podobné pojmy jako je dokument, listina nebo písemnost, aniž bychom byli schopni tato označení nějak odlišit, a na druhé straně si přiblížit pojmy a nástroje se kterými se můžeme setkat v souvislosti s elektronickou podobou takových dokladů. Následně budou s využitím těchto základních informací popsány postupy, jejich kritická místa a různé směry jak elektronické doklady využívat z hlediska typu a možností uživatele. 2.1. Dokumenty v elektronické podobě charakteristika, pojmy Pokud hledáme výchozí předpis, který obecně definuje dokument jako obecný pojem nadřazený ostatním, jak bude uvedeno dále, je takovým předpisem u nás rozhodně Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tady je v 2 pod písm. e) definován dokument jako každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální. 22 A přestože povinnost uchovávat dokumenty mají podle ZASS veřejnoprávní původci, pro určité situace na použití právě ZASS odkazuje také ZUC v 31, kde se o úschově účetních dokladů hovoří. Dalším pojmem je písemnost. Tento pojem se vyskytuje např. v souvislosti s definicí daňového dokladu podle ZDPH jak je uvedeno v kap. 1.1. této práce. 23 Pro názornost budeme definovat písemnost ve srovnání s pojmem listina, protože bývají velice často zaměňovány. Velice výstižně popisuje tyto dva pojmy ve svém článku L. Kyncl, který uvádí, že mezi pojmy písemná a listinná forma právního úkonu je velký rozdíl a 22 2 pod písm. e) zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 23 26 odst. 1) zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 19

mají naprosto odlišný význam. Listinná forma je charakterizována hmotným nosičem jako je především papír, ale i plátno, plast nebo folie. V případě písemné formy potom vzniká písemnost, která není charakterizována konkrétní podobou a může být i v listinné i elektronické formě. 24 S ohledem na uvedenou definici pojmu dokument je zřejmé, že doklad, ať už daňový nebo účetní a také písemnost a listina jsou podmnožinou větší množiny dokumentů, která je definována v mnohem širším rozsahu. Při laickém používání těchto pojmů jsou zaměňovány, aniž by jejich uživatel rozlišoval význam definovaný zákonem a tuto znalost není možné ani u soukromoprávních osob předpokládat. Pro dané téma je důležité, že ZDPH, ZUC i ZASS hovoří o možnosti digitální podoby dokladu, což je stále problematické z pohledu zažité praxe a stereotypů v oblasti zpracovávání účetnictví a daňových dokladů. Problémem je, že dlouhodobé používání papíru nebo podobného média pro vytváření dokumentů a bezprostřední možnost sledovat jejich obsah udržuje představu dokumentu pouze ve formě listiny a tato domněnka je stále silně v povědomí mnohdy i odborné veřejnosti, což v současnosti stěžuje zavádění dokumentů v elektronické podobě do praxe. Starší prameny popisují dokument výhradně jako listinu zaznamenávající pomocí písmem či znaky něco použitelného jako důkaz. 25 Stručně bývá vymezován také jako důležitá listina, svědectví, právní doklad či doklad svědčící o určité skutečnosti. 26 Význam pojmu dokument je tady chápán jako označení pro důkaz, stále je ale myšlena listinná podoba. Tento výklad však v současnosti neodpovídá skutečnosti, protože právní předpisy naše i zahraniční už umožňují vytvářet dokumenty přímo v elektronické podobě, s tím, že budou až následně 24 KYNCL, Libor. České právo a problematika sjednání pojištění online. Pojistný obzor, Praha: Česká asociace pojišťoven, 2011, roč. 2011, č. 2, s. 10-12. ISSN 0032-2393. 25 MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. Teoretik. ISBN 9788087576366. S. 247. 26 BLACK, Henry Campbell, Joseph R. NOLAN a Jacqueline M. NOLAN-HALEY. Blackův právnický slovník. Translated by Vladimír Balaš. 6. vyd., v ČR 1. Praha: Victoria Publishing, 1993. s. 768-1. ISBN 80-85605-23-6. S. 455. 20

zobrazovány nebo tištěny podle potřeby. 27 Jak se vnímání dokladů zpracovávaných počítači různě vyvíjí, dokladuje dnes asi už úsměvná zmínka o počítačové kriminalitě v publikaci z roku 1999, kde jsou nedostupnost počítačů, vysoká cena a nutnost odborných znalostí důvodem datům naopak důvěřovat více než běžné papírové podobě. Zvýšení důvěryhodnosti předkládaných dokladů, jejich zpracováním na počítači je přirovnáváno ke snaze o zvýšení důvěryhodnosti sňatkového podvodníka bezchybným vzhledem a chováním. 28 Abychom mohli analyzovat současnou situaci využívání elektronické podoby dokladů v praxi a formulovat následně výhled do budoucna, je nutné poznat životní cyklus elektronických dokladů, obecné požadavky na elektronický doklad, možnosti, které skýtá stávající legislativa a jejich význam pro praxi a úskalí elektronických dokladů při archivaci a dokazování. 2.2. Životní cyklus elektronického dokumentu Poznat jednotlivé fáze životního cyklu dokladů je předpokladem pro pochopení návaznosti a vhodnosti použití dále uvedených prostředků a nástrojů pro práci s elektronickými dokumenty. Jednotlivé fáze cyklu jsou tvorba, využití, uchování a archivace. Ve fázi tvorby je vytvářen přímo elektronický originál nebo elektronický dokument převodem z analogové podoby. Ve fázi využití je dokument součástí nějakého informačního systému subjektu a je součástí probíhajících procesů. V případě daňových dokladů jde např. o doklad zařazený v aktuálním účetním období, je součástí účetních procesů jako jsou odpisy, kontroly úhrad, doklad může být stornován, je podkladem pro odvod DPH apod. Fáze uchovávání je uložením dokladu ve spisovně nebo privátních úložištích jako součást nevyužívaných spisů. Ve fázi archivace je pak doklad zařazen mezi archiválie ve veřejném nebo soukromém archivu. Dokument nemusí vždy procházet všemi fázemi a také délka jednotlivých fází se může u rozdílných dokumentů lišit. Znalost jednotlivých fází nám usnadňuje rozhodování při tvorbě 27 MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. Teoretik. ISBN 9788087576366. S. 247. 28 SMEJKAL, V. Internet @ paragrafy. 1. vydání. Praha: Grada, 1999, 168 s. ISBN 8071697656. S. 70. 21

dokumentu. Např. volbou správného formátu při tvorbě dokumentu předejdeme problémům s archivací a také nám umožní plnohodnotné využití dokumentu při práci s ním. (vyhledávání dílčích informací, seskupování a řazení dokumentů atd.) 29 2.3. Elektronický doklad požadované vlastnosti Pokud se vrátíme k požadavkům na daňový doklad stanoveným v ZDPH, můžeme odvodit určitý přehled vlastností, které jsou u papírových dokumentů považovány za samozřejmé, ale doklady v elektronické podobě jsme ochotni akceptovat až poté, co u nich budou důvěryhodně a pochopitelně doloženy tytéž vlastnosti. Jde především o neměnnost a nezměnitelnost dokladu, doložitelnost doby odeslání a přijetí dokladu dotčenými subjekty, převoditelnost do podoby čitelné fyzickými osobami a trvanlivost v čase. Poslední z požadavků se spíše odvíjí od fyzikálních vlastností úložiště dat. Nic to ale nemění na tom, že uchovávání dat je nedílnou součástí procesu nakládání s elektronickými doklady a není možné tuto problematiku oddělovat. 2.4. Digitalizace dokladů jako technologický proces Nejprve je potřebné popsat obecnou formu elektronických dokumentů. Na základě těchto konkrétních forem se poté budu zabývat výhodami a nevýhodami, které popsané formy skýtají z pohledu kritérií, která jsou stanovena v předchozí kapitole 2.3. V literatuře zabývající se tématem elektronických dokumentů je pro vymezení elektronického dokumentu použito srovnání s dokumentem analogovým. Např. T. Lechner popisuje analogový dokument jako něco hmatatelného, kdy je záznam spojen vždy s nějakým hmotným substrátem, kterým může být nejen papír, ale i filmový pás, dřevo, kámen, plast a další. Naproti tomu je elektronický dokument, ten není přímo viditelný a k jeho zobrazení je nutný 29 LECHNER, Tomáš. Elektronické dokumenty v právní praxi. Praha: Leges, 2013, 255 s. Praktik. ISBN 9788087576410. S. 110-111. 22

počítač. 30 Jinde je uvedeno, že analogovým záznamem je každý záznam signálem se spojitě proměnlivým průběhem a digitální záznam je realizován posloupností znaků bitů nezávisle na konkrétním nosiči. 31 U digitalizovaných dokumentů můžeme rozlišit základní dva typy jejich vzniku, jak je všeobecně známo ze současné praxe. dokumenty přímo vytvořené v elektronické podobě, kdy před jejich vytvořením neexistovala žádná předloha v analogové podobě a analogová forma vzniká následně např. vytištěním již vytvořeného dokumentu elektronického dokumenty, již existující v analogové podobě jsou převedeny pomocí technologie digitálního záznamu obrazu (scanner, fotoaparát) do digitální podoby jako obraz (následně je možné pomocí programového vybavení převést pomocí rozpoznávání tvarů písmen dokument částečně do zápisu znakového, hrozí ale ztráta věrohodnosti a části grafické informace V tomto rozdělení jednoznačně chybí kategorie informačních systémů, které jsou považovány za elektronický doklad jako celek. Pokud bychom uvažovali jednotlivé doklady vytvořené v tomto systému, stává se systém pouhým počítačovým programem, který je schopný převést data obsažená na tomto jediném dokladu do čitelné podoby a takový výsek dat, týkajících se tohoto dokladu můžeme zařadit do první uvedené kategorie, tedy záznam textu ve znakové podobě. Konverze Konverze je právními předpisy upraveným procesem převodu analogových dokumentů na digitální a naopak, který se realizuje za použití stanovených prostředků a pravidel. U daňových dokladů se blíže seznámíme s konverzí podle ZEU, podle ZASS a podle ZDPH. 30 LECHNER, Tomáš. Elektronické dokumenty v právní praxi. Praha: Leges, 2013, 255 s. Praktik. ISBN 9788087576410. S. 17-18. 31 MATES, Pavel a Vladimír SMEJKAL. E-government v České republice: právní a technologické aspekty. 2., podstatně přeprac. a rozš. vyd. Praha: Leges, 2012, 464 s. ISBN 9788087576366. S. 250-251. 23

Konverze podle ZASS V případě ZASS jde o archiválie, kterými se zákon zabývá, ale při absenci zakotvení podobného postupu pro soukromoprávní subjekty je jistě přípustné využití takového postupu i na dokumenty, které nejsou archiváliemi a navíc jak už jsme si jednou řekli v kap.3.1. na ZASS odkazuje v případech, které nejsou upraveny přímo v něm i ZUC. V 69a, který je přímo nadepsán Zvláštní ustanovení o dokumentech v digitální podobě, je popsán obecně převod dokumentů, tak jak je definuje právě ZASS, z analogové podoby do digitální i naopak, jsou zde stanoveny vlastnosti dokumentu (věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu, čitelnost dokumentu, bezpečnost procesu převádění nebo změny datového formátu), které musí při převodu zůstat zachovány. Je zde podrobně popsáno jakým způsobem se kontrolují bezpečnostní prvky jako je elektronický podpis nebo značka, časové razítko a o kterých skutečnostech převodu se provádí záznam uchovávaný spolu s převedeným dokumentem. Důležitým ustanovením je 69a odst. 5), kde se uvádí, že neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý To platí i pro dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci. 32 Součástí uvedeného ustanovení je samozřejmě výčet bezpečnostních prvků, kterými musí být dokument opatřen. Důležitá však je poslední věta, kterou autor chápe, tak, že možnost využít postup konverze podle ZASS je přiznána v některých případech i soukromoprávním původcům a ustanovení ZASS se následně vztahují i na jimi takto vytvořené dokumenty. Konverze podle ZEU Pokud hovoříme o konverzi podle ZEU, jde o autorizovanou konverzi, která je popsána v 22, písm. a). Jde o úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky 33 nebo naopak jak je dále uvedeno pod písm. b) kde je uvedeno úplné převedení dokumentu 32 69a odst. 5) zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 33 22, písm. a) zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 24

obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. 34 Dále jsou v ZEU specifikovány požadavky na vstupní dokumenty, náležitosti ověřovací doložky a informace o evidenci provedených konverzí. Důležitou informaci o subjektech oprávněných provádět autorizovanou konverzi najdeme v 23 ZEU. Rozlišujeme konverzi na žádost, kterou provádějí advokáti podle zvláštních předpisů, ale především kontaktní místa veřejné správy, nám dobře známá jako CzechPOINT (Český Podací Ověřovací Informační Národní Terminál 35 ). Orgány veřejné moci pro výkon své působnosti pak provádějí konverzi z moci úřední. 36 Konverze podle ZDPH Konverze je v ZDPH upravena zcela volně bez jakékoli konkretizace. V 35a v odst.1 je uvedeno, že daňový doklad lze převést z listinné podoby do elektronické a naopak. 37 Samozřejmě jsou v ZDPH uvedeny také podmínky, za kterých je dosaženo věrohodnosti čitelnosti a neporušenosti obsahu u daňového dokladu i daňového dokladu v elektronické podobě. Konverze shrnutí Při konverzi jde tedy o proces změny z elektronické podoby dokladů do podoby listinné a naopak. Důvodů pro konverzi dokumentů najdeme jistě mnoho (např. povinnost zasílat prvořadě do datových schránek a naopak obava ze ztráty důvěryhodnosti a průkaznosti u elektronických dokladů při potřebě dlouhodobé archivace). Důležitá však je ve všech uvedených právních předpisech zjevná snaha po zachování co největší shody obou dokumentů a jejich rovnocennost. Do budoucna bychom si snad mohli přát jediný předpis, který bude řešit problematiku 34 22, písm. b) zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 35 Co je Czech POINT[online] [cit. 20.6.2014]. Ministerstvo vnitra ČR. Dostupný z <http://www.czechpoint.cz/web/?q=node/22> 36 23 zákona č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 37 35a odst.1 zákona č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 25

konverze přehledně jako ucelený soubor postupů a pravidel, aby docházelo k postupnému zjednodušení a sjednocení přístupu k elektronickým dokladům. Formáty dat Bez znalosti formátů dat se neobejdeme při tvorbě nebo digitalizaci jakéhokoli dokumentu. Bez určení, v jakém formátu se mají elektronická data uložit, není vůbec možné žádný dokument vytvořit. Proto jsou informace o datových formátech nezbytnou součástí této kapitoly. Určitým vodítkem pro výběr formátu při vytváření elektronických dokladů může být přehled přípustných formátů datové zprávy dodávané do datové schránky, tak jak je uvádí vyhláška Ministerstva vnitra194/2009 Sb. o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů v příloze č.3. 38 Mezi nejznámější a nejpoužívanější, které jsou zároveň v této vyhlášce uvedeny patří: pdf, pdf/a tyto soubory je možné zobrazit v mnoha volně šířených programech, rozšířený popis uveden dále, txt opět se jedná o malé soubory, nevýhodou je ztráta formátování, kterou vyvažuje možnost dokument otevřít v mnoha textových editorech bez ohledu na platformu na které běží, doc/docs, xls/xlsx dokumenty vytvořené nejrozšířenějšími kancelářskými programy Word a Excel od firmy Microsoft pro tvorbu textových dokumentů a tabulek, xml formát nezávislý na technologii, zaveden v mnoha účetních a firemních počítačových systémech od různých výrobců, rozšířený popis uveden dále, jpg program pro ukládání obrazových dokumentů, kterými samozřejmě mohou být i texty, velmi často je tento formát přednastavený jako výstupní u kancelářských scannerů a multifunkčních zařízení edi elektronická výměna dat mezi aplikacemi, jeden z nejstarších, ale dosud nejužívanějších formátů 38 Příloha č. 3 vyhlášky 194/2009 Ministerstva vnitra o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek ve znění vyhlášky č. 422/2010 Sb. In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 26

Za zvláštní zmínku stojí především formát PDF (portable document format), který je jedním z nejužívanějších v případě fyzických osob používajících malé množství elektronických dokladů. Je také masivně využíván provozovateli e- shopů k zasílání dokumentů odběratelům při vytvoření elektronické objednávky. Velkému rozšíření napomáhá bezplatný software pro vytvoření a zobrazování dat v tomto formátu, který vytváří firma ADOBE pod názvem Adobe Reader. Ve formátu pdf jsou dokumenty čitelné na různých platformách (apple, windows a další) a existuje mnoho bezplatných programů pro jejich zobrazování a vytváření od dalších firem. Za zmínku stojí, že možnost exportu do formátu pdf obsahují také nejpoužívanější kancelářské aplikace distribuované jako programový balík Office od společnosti Microsoft. Dalšími důležitými formáty jsou XML a EDI. Tak jako je formátu PDF využíváno při zasílání jednotlivých dokladů, jsou formáty XML A EDI využívány středními a velkými podniky při automatizované výměně dat, která jsou přímo použitelná pro načtení do informačních a účetních systémů bez jakékoli úpravy a lidského zásahu, čímž se snižuje chybovost a je umožněno zpracování velkého množství dokladů. V případě jazyka XML jde o otevřený, technologicky nezávislý formát s jednoduchými syntaktickými pravidly. Na rozdíl od složitých komerčních produktů může každý založit své aplikace na XML. 39 EDI je potom zkratkou anglického názvu Electronic Data Interchange, tedy elektronická datová výměna. Jedná se o zasílání souborů dat s předem danou strukturou, která na straně odesílatele i příjemce zpracovává přímo počítačová aplikace bez lidského zásahu. Přestože se jedná o několik desítek let starou technologii, právě díky dlouhodobě zavedeným mezinárodním standardům je celosvětově nejvyužívanějším formátem pro výměnu obchodních dat. Její výhodou je možnost mezinárodního využití a existence různých řešení pro velmi různorodé typy uživatelů z mnoha různých oborů. 40 39 GRUSOVÁ, Lucie. XML pro úplné začátečníky. 1. vydání. Praha: Computer Press, 2002. 196 s. ISBN 80-7226-697-7. S. 4. 40 Stručný úvod do světa EDI[online]. CCV, s.r.o., [citováno 24.6.2014]. Dostupný z WWW: <http://www.edizone.cz/elektronicka-vymena-dat-edi/co-je-edi/strucny-uvod-dosveta-edi/> 27

2.5. Zabezpečení a podepisování elektronických dokladů Jak už bylo uvedeno obecně v kapitole 2.3., elektronický doklad má určité vlastnosti (možnost určit výstavce, neměnnost, dobu vystavení a eventuálně určit příjemce, kdy byla zpráva přijata a zajistit uložení dokladů při zachování všech náležitostí), které je třeba určitými důvěryhodnými nástroji zabezpečit před neoprávněnými zásahy a změnami. Tyto požadavky vychází z nároků kladených na dokumenty obecně v praxi, které se samozřejmě odráží také v legislativě. Záleží také na způsobu, jakým budeme dokument využívat. Jiné požadavky jsou kladeny na podání daňovému úřadu a jiné na doklad, který má sloužit jako důkazní prostředek u soudu. Specifické požadavky kladené na elektronické daňové doklady vychází především ze ZDPH a ZUC. V obecnější rovině najdeme různé požadavky, které se dotýkají i námi vymezené skupiny daňových dokladů v mnoha dalších předpisech trestněprávních, občanskoprávních, správního práva, práva na ochranu osobních údajů a mnoha dalších. My se seznámíme s nástroji, které jsou využitelné v praxi, mají oporu v zákoně a je možné je aplikovat během procesu práce právě s daňovými doklady. Nyní tedy následuje charakteristika takových prostředků podle jednotlivých jmenovaných požadavků s komentářem o praktických zkušenostech s tímto nástrojem na základě osobní zkušenosti a konzultací s dalšími osobami přicházejícími s takovými doklady do kontaktu. Jedním z nejpoužívanějších prostředků k zabezpečení elektronických dokladů před neautorizovanými změnami a zásahy a současně k identifikaci osoby původce je elektronický podpis a elektronická značka. Potřeba elektronického podpisu, příp. značky, vznikla současně s používáním elektronických dokumentů. Elektronický podpis je prostředkem zajišťujícím integritu a autentizaci u jednotlivých dokladů. U elektronického podpisu rozlišujeme několik úrovní zabezpečení. 41 Aby byl elektronický podpis uznáván v co nejširším rozsahu a především akceptován orgány státní moci je nutné podpis zabezpečit kvalifikovaným certifikátem vydaným akreditovanou 41 LECHNER, Tomáš. Elektronické dokumenty v právní praxi. Praha: Leges, 2013, 255 s. Praktik. ISBN 9788087576410. S. 63-64. 28

certifikační autoritou. Problematiku elektronického podpisu, který jednak jednoznačně identifikuje podepisující osobu a současně po svém připojení k datové zprávě zajišťuje neměnnost datové zprávy, řeší Zákon č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu, ve znění pozdějších předpisů. Elektronický podpis má podle tohoto zákona tři úrovně, elektronický podpis, zaručený elektronický podpis a uznávaný elektronický podpis. Pro nás je nejdůležitější uznávaný elektronický podpis, který jediný vyhovuje všem požadavkům, které jsou právě na daňové doklady v elektronické podobě kladeny. ZEP definuje elektronický podpis v 2 písm. a) jako údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené, a které slouží jako metoda k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k datové zprávě. 42 V případě zaručeného elektronického podpisu pak přibývají další náležitosti. Požadavek jednoznačného spojení podpisu s podepisující osobou umožňující identifikaci podepisující osoby ve vztahu k datové zprávě, vytvoření podpisu prostředky, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou a připojení ke zprávě tak, že je možné zjistit jakoukoli následnou změnu dat. 43 A konečně uznávaný elektronický podpis je potom definován jako zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo na kvalifikovaném certifikátu poskytovatele, který je usazen mimo území České republiky, byl-li kvalifikovaný certifikát vydán v rámci služby vedené v seznamu důvěryhodných certifikačních služeb. 44 Elektronická značka, o které také hovoří ZEP, je obdobou elektronického podpisu po technologické stránce. Plní však jiný účel. Pokud bychom jako 42 2 písm. a) zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 43 2 písm. b) zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 44 11 odst. 3 zákona č. 227/2000 Sb. o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů. In: CODEXIS [právní informační systém]. Atlas Consulting [cit. 20.6.2014] 29