ODBORNÁ KNIHOVNA ČESKÉ POJIŠŤOVNY ONLINE SW ŘEŠENÍ AIP SAFE Ludmila Langová, AiP Safe Lenka Vavrušková, ČP Příspěvek se věnuje stručnému popisu systému AiP Safe a možnostem jeho využití pro archivaci, správu a zpřístupňování dokumentů v elektronické podobě. Jeho využití ilustruje příklad použití v Referátu dokumentační služby České pojišťovny a.s. - Centrála. 1. Úvod Tento příspěvek si klade za cíl seznámit účastníky konference s jednou z alternativ, jak efektivně spravovat a zpřístupňovat dokumenty v elektronické podobě prostřednictvím systému pro správu a archivaci dokumentů vyvíjený společností AiP Safe s.r.o., www.aipsafe.cz. AiP Safe je modulární systém pro tvorbu, editování, archivování a poskytování digitálních dokumentů, poskytování kopií elektronickou cestou a pro řízení procesů s tím souvisejících. Pomocí tohoto systému lze velmi účinně vytvářet a spravovat digitální archiv. Vznik systému AiP Safe navazuje na projekt UNESCO "Paměť světa". Jednou ze základních vlastností systému je individuální přístup k dokumentům, který zajišťuje bezpečnost dat v systému. S daty může v jednom okamžiku pracovat více uživatelů. Činnosti uživatelů v systému mohou být detailně monitorovány. Systém umožňuje rychlý přístup k digitálním dokumentům pomocí vyhledávacích dotazů nad popisnými daty, a to i přes InternetIntranet. Takovýto přístup k datům se označuje jako klientský přístup. Do systému může současně přistupoval libovolný počet klientů. Systém je rozdělen do několika základních celků vzájemně komunikujících přes společné jádro systému, kterým je databázový server. V prostředí České pojišťovny a. s. se neuplatňují všechny možnosti systému, využívá se jeho jádro (digitální archiv), workflow a přístup k dokumentům přes Intranetové rozhraní, které je pro firmu typu České pojišťovny (několik počítačů, na kterých se dokumenty pořizují, a velké množství počítačů, které slouží pouze k vyhledávání a čtení dokumentů) ideální. Přístup přes InternetIntranet eliminuje nutnost instalace jakéhokoli software, který na počítači již nebyl nainstalován dříve - na počítači určeném pro prohlížení dat musí být nainstalován pouze internetový prohlížeč. 104
2. Princip digitálního archivu Základem archivu je strukturovaný digitální dokument, kombinující digitální data a jejich popisná metadata. V systému AiP Safe jsou vytvářené strukturované digitální dokumenty ukládány ve struktuře odpovídající formátu DOBM (resp. XML), jehož používání pro tvorbu digitálních dokumentů doporučilo UNESCO. DOBM je definováno v rámci obecného standardu SGML (Standard Generalized Markup Language). Takto definované dokumenty lze prohlížet libovolným internetovým prohlížečem. Uživateli se digitální dokument ve formátu DOBM jeví jako stromová struktura vzájemně propojených HTML stránek. Díky tomu jsou DOBM dokumenty hardwarově a softwarově prakticky nezávislé a maximálně nadčasové. DOBM definice určuje vztahy mezi stránkami různých úrovní, včetně jejich popisných dat a vlastními daty. V České pojišťovně se daty rozumí soubory ve formátu doc nebo html (v případě nákupu scanneru i digitální obrazové soubory), ale obecně se může jednat o soubory libovolného typu, např. zvukové záznamy a video sekvence, s nimiž lze asociovat v internetovém prohlížeči program, který daný soubor zobrazuje. To umožňuje spojit například hudební záznam s jeho notovým záznamem. Systém umožňuje import a export odpovídajících XML dokumentů. To mu dává široké možnosti uplatnění při převádění dat mezi různými informačními systémy. 3. Vytváření definic dokumentů Při nasazení systému AiP Safe je nejprve vytvořena specifikace, obsahující definice základních typů dokumentů používaných v dané organizaci. Tyto definice mohou oprávnění pracovníci následně upravovat a rozšiřovat. Definice přitom mohou být velmi různorodé. Od jednoúrovňového digitálního dokumentu skládajícího se z jedné popisné stránky s přiřazenými daty po mnohoúrovňové, charakterizující členitou strukturu dokumentu. Samozřejmě může být každý dokument v systému popsán vícero způsoby, a to i v rámci jiné definice dokumentu. Všechny digitální dokumenty musí ovšem odpovídat některé z definic v dané specifikaci. V České pojišťovně se používá jedna specifikace, ve které jsou obsaženy dva typy dokumentů, denní monitoring tisku (soubor s obsahem ve formátu HTML) a průběžně zpracovávané články z tuzemských a zahraničních periodik (formát DOC). Specifikace vznikla na základě požadavků České pojišťovny. Zahrnuje v sobě nejenom všechny možnosti, které měla předcházející aplikace, ale podstatně je rozšiřuje. 4. Výroba a editace dokumentů V systému je možno na základě definice dokumentu připravit popisné položky dokumentů pro jejich opakované použití pomocí vytvořených maker. Základními prvky jsou stránka, metadata a data. Při tvorbě maker může být využita i možnost opakovaného vkládání jejich části. V makrech mohou být již předem 105
vyplněna některá popisná data, je možné vkládat systémové hodnoty (datum, čas,.), informace z předem libovolně definovaných seznamů (znaky MDT, primární prameny, seznam jazyků,.), využívat možností vzestupného automaticky řízeného číslování (stále vzrůstající evidenční číslo,.). Dobře připravená makra zrychlí a usnadní vlastní tvorbu digitálních dokumentů. Při výrobě digitálního dokumentu uživatel vytváří strukturu digitálního dokumentu pouhým označením a vložením makra na potřebné místo. Aplikace mu zobrazuje stromovou strukturu digitálního dokumentu a podle bodu, na kterém je nastaven kurzor, zobrazuje stránku s metadaty, případně datový soubor. Digitální dokument uložený v systému lze opakovaně editovat, jak úpravou popisných dat, tak i jejich přidáním. Digitální dokument je samozřejmě možné doplňovat dalšími datovými soubory, popř. jej ze systému úplně odstranit. V České pojišťovně se veškeré dokumenty zakládají pouze za pomoci maker. I pro rozšiřování dokumentů již publikovaných na Intranetu se používá maker, pouze opravy nesprávně zadaných údajů se provádějí ručně. 5. Přístup k dokumentům přes InternetIntranet Součástí systému je WWW server, který zpřístupňuje archiv dokumentů v prostředí InternetIntranet. WWW server komunikuje prostřednictvím aplikačního serveru Sirius s SQL databází. Na základě informací získaných z databáze pracuje tento server se soubory dokumentů umístěných na Storage serveru. Komunikace WWW serveru a Storage serveru je podporována pomocí FTP protokolu nebo připojením souborového systému. Výstupy jsou prezentovány uživatelům pomocí HTML formulářů, které lze snadno adaptovat na konkrétní potřeby. Nad popisnou částí dokumentů se vyhledává fulltextově. Vyhledávané slovo nebo fráze může být umístěného kdekoli v popisné části dokumentů nebo je možné výběr omezit - vyhledáváme např. jméno Klein, ale pouze Kleina jako autora, nikoli jako jméno kdekoli v textu. Je možné vyhledávat pomocí zástupných znaků, dokonce i rozsahy dat či čísel. 6. WorkFlow - organizace procesů Workflow je v rámci systému AiP Safe definováno jako automatizace celého nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu k druhému podle sady procedurálních pravidel stanovených individuálně pro každou jednotlivou organizaci. V České pojišťovně se používá pouze jeden proces. Tento proces se využívá jako kontrolní mechanismus pro kvalitu zpracovaných informací. Řídící panel Tato aplikace zobrazuje uživateli seznam úkolů, které mu byly přiděleny podle schématu procesu. K jednotlivým úkolům je zobrazen podrobný seznam 106
informací, přehled odkazovaných Safe Dokumentů a souborů. Přímo z panelu je možné si připojené dokumenty zobrazovat a pracovat s nimi. Procesy ve WorkFlow jsou definovány pomocí schémat. Schémata se skládají z jednotlivých bodů a spojnic mezi nimi. Schéma může mít několik startovacích i ukončovacích bodů. V bodech lze stanovit časové limity pro jejich zahájení a dobu realizace. Při překročení těchto limitů dojde k automatickému pokračování procesu podle předem daného schéma. Při ukončení bodu lze zadat povinné a nepovinné informace, které se předávají následujícímu bodu nebo případně všem následujícím bodům procesu. Systém umožňuje uživateli zvolit v průběhu procesu, u kterých uživatelů bude proces pokračovat. Schéma Editor Grafický editor umožňuje intuitivní vytváření schémat procesů a definování vztahů a podmínek mezi jednotlivými body ve schématu. Pomocí skriptů přiřazených k jednotlivým bodům je procesu dána značná míra "inteligence". Schémata se podobně jako specifikace vytváří na základě spolupráce požadavků zákazníka, v tomto případě České pojišťovny. Schéma používané v České pojišťovně je zcela jednoduché, skládá se pouze ze dvou základních bodů - v prvním se připojuje dokument, odesílaný ke kontrole, v druhém bodě se provádí kontrola a zkontrolovaný dokument se převádí do stavu, který umožňuje vyhledání a zobrazení na Intranetu. Správa procesů Ve správě WorkFlow procesů mohou oprávnění uživatelé (zpravidla administrátor) nahlížet na okamžitý stav procesu, případně také upravit právě probíhající proces. Aplikace správy procesů mimo jiné umožňuje naplánovat pravidelné spouštění definovaných procesů a nastavit zastupování uživatelů v systému WorkFlow. Důležitá je zejména při velkém počtu procesů a uživatelů, v České pojišťovně v podstatě není třeba ji využívat. Job Viewer Aplikace Job Viewer slouží k detailnímu zobrazení všech dostupných informací o průběhu procesů v systému AiP Safe. Detailní zobrazení lze volat také z aplikace Řídící panel. Tato aplikace se využívá pouze v případě, že je nutné detailně monitorovat procesy ve společnosti, v České pojišťovně opět není třeba ji využívat. 7. Správa dokumentů Pro účely celkové správy digitálních dokumentů je vytvořena aplikace Správa dokumentů. Jednou z hlavních funkcí aplikace je nastavení a změna nastavení bezpečnostních úrovní jednotlivých digitálních dokumentů a datových celků. Dále pak možnost poskytování oprávnění přístupu k digitálním doku- 107
mentům a datovým celkům s vysokou úrovní zabezpečení jednotlivým uživatelům nebo skupinám uživatelů, a to jak ke čtení, tak i editování. Umožňuje správu digitálních dokumentů a datových celků - jejich odstranění ze systému, hromadné i individuální ovládání zobrazení dokumentů a možnost jejich vyhledání na InternetuIntranetu a další funkce. Mimo jiné umožňuje i různé typy importů a exportů digitálních dokumentů a dat ve formátech jako DOBM, HTML, XML. 8. Uživatelé Registrovaní uživatelé mohou být v systému rozděleni do několika skupin podle práva přístupu k úrovni zabezpečení digitálních dokumentů. Registraci uživatele lze časově omezit, případně ji okamžitě pozastavit. Každý uživatel se hlásí do systému svým jménem a heslem. Systém umožňuje přidělení individuálních práv uživatele k definovanému digitálnímu dokumentu a datovému celku. Práva se dělí na právo zápisu a právo ke čtení digitálního dokumentu. Přidělené právo lze časově omezit, případně okamžitě zrušit. V České pojišťovně jsou všechny dokumenty v nejnižší bezpečnostní úrovni. Ta umožňuje všem, kteří přistupují přes Intranetové rozhraní, přístup ke všem dokumentům. Tím, že dokumenty jsou v nejnižší úrovni, mají právo na čtení dokumentů všichni. Právo na zápis do dokumentu (jeho opravu) má pouze ten, kdo dokument vytvořil nebo na něj získal dočasné právo pomocí workflow. Tím je zajištěna plná zodpovědnost uživatele za digitální dokument, který vytvořil. 108