Vývoj legislativy SSL a ASL v moderní době

N_SAS / VŠFS / LS 2014 / KS Přednáška č. 11 + 12 Vývoj legislativy SSL a ASL v moderní době -Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a o spisové službě = historicky 1. legislativní úprava spisové služby (platnost od 1. 1. 2005) 2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů - Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu SSL - Usnesení vlády ČR č. 11/2004 (Projekt Národního digitálního archivu) - Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti - Vyhláška č. 529/2005 Sb., o administrativní bezpečnosti a o registrech utajovaných informací - Usnesení vlády ČR č. 1338/2008 o stanovení výstupních formátů dokumentů v digitální podobě - Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (E-government Act) platnost od 1. 7. 2009) - Zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona č, 300/2008 Sb. - Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů - Oznámení MV, kterým se zveřejňuje Národní standard pro elektronické systémy SSL ERMS (In: Věstník MV, roč. 2009, částka 76, část II + novelizovaná verze: Věstník MV, roč. 2010, částka 101) - novela AZ č. 190/2009 Sb. (platnost od 1. 7. 2009) + včetně další související novelizace tohoto zákona (viz výše) = nyní AZ č. 243/2010 Sb., obsahující úplné znění zákona č. 1

499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (jak vyplývá z pozdějších změn): -příloha č. 1: Dokumenty vzniklé z činnosti podnikatelů zapsaných v OR, které jsou podnikatelé za podmínek stanovených tímto zákonem povinni uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií -příloha č. 2: Dokumenty, které budou podle obsahu vždy předloženy k výběru za archiválie -příloha č. 3: Archiválie, které se zařazují do I. kategorie -příloha č. 4: přehled SOkA jako vnitřních organizačních jednotek SOA + 2 hlavní prováděcí vyhlášky: č. 645/2004 Sb. (ve znění pozdějších předpisů), ve znění novely č. 192/2009 Sb. (od 1. 7. 2009) č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby (z důvodu zásadních změn nahradila dosavadní vyhlášku č. 646/2004 Sb.) od 1. 7. 2009 Hlavní odlišnosti současné úpravy ( tj. od 1. 7. 2009) od původní (tj. k 1. 1. 2005): Zejména problematika správy e-dokumentů v ZoA: - pojmy metadata + jednoznačný identifikátor součást správy dokumentů Metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času Jednoznačný identifikátor označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost pomocí speciálního kódu, který musí být s dokumentem spojen. vedení SSL: - VPP (kromě obcí), kraje + hl. m. Praha vykonávají SSL v e-podobě (!) - obce (vč. organizačních součástí VÚSC) vykonávají SSL buď v e-podobě, nebo v listinné - elektronická evidence dokumentů (nejen podací deník): jednoznačný identifikátor spojený s konkrétním dokumentem, - zmírnění podmínek pro uložení dokumentů ve spisovně nebo ve správním archivu! - úprava seznamu VPP (viz 3 ZoA), 2

- možnost změn skartačních lhůt (po dohodě s příslušným dohlížejícím veřejným archivem), - zrušení dvojích skartačních lhůt u správních archivů, zavedení závazného postupu při spisové rozluce (viz 68a ZoA), - povinnost opatřit doručený ED vždy alespoň kvalifikovaným časovým razítkem, - právní fikce pravosti ED (viz 69a, odst. 8 ZoA)! - určení závazných formátů DZ pro e-komunikaci i pro ukládání: viz vyhláška č. 193/2009 Sb. příloha č. 1, viz vyhláška č. 191/2009 Sb. - 20, viz vyhláška č. 194/2009 Sb. příloha č. 3 Nový 69a ZoA o e-dokumentech: - není-li dokument opatřen e-podpisem, e-značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, původce jej opatří k. časovým razítkem - před konverzí e-dokumentu na analogový dokument a zpětně nebo při změně formátu e-dokumentu původce ověří e-podpis, e-značku nebo k. časové razítko - údaje o ověření se uchovávají spolu s e-dokumentem - Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným e-podpisem nebo označen platnou e-značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, osoby odpovědné za převedení z dokumentu v analogové podobě nebo změnu formátu dokumentu v digitální podobě nebo osoby odpovědné za provedení autorizované konverze dokumentů a opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci. (odst. 8) Novelizovaná ustanovení Vyhlášky č. 191/2009 Sb., o výkonu SSL: - ( 4) vždy kontroly, zda e-dokument neobsahuje chybný datový formát či škodlivý kód + výsledek ověření autenticity e-dokumentu se připojí k e-dokumentu, jehož se týká + až po ověření se e-dokument zavede do systému e-ssl a označí jednoznačným identifikátorem - ( 5) při provedené konverzi z listinné podoby do digitální a naopak se převáděný dokument označí shodně s dokumentem převedeným + informace o tom se uloží s dokumentem 3

- ( 16) dokument v digitální podobě, popř. spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro e-systémy SSL X pokud to není možné: původce jej musí převest do analogové podoby a vybavit potřebnými náležitostmi (současně s vyřízením dokumentu, resp. s uzavřením spisu!) Ustanovení podle 16, odst. 4 se po přechodnou dobu 3 let (tj. do 1. 7. 2012) použije pouze pro ukládání dokumentů se skartačními znaky A a S - ( 17) dokumenty, popř. spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených v 20 vyhlášky č. 191/2009 Sb. a opatřují se metadaty - ( 20) Výstupním datovým formátem dokumentů se rozumí formáty stanovené pro a/formát výstupu z elektronického systému SSL b/formát dokumentu ukládaného v e-spisovně, která je součástí e-systému SSL c/formát pro předávání do digitálního archivu Současná podoba legislativy (od 1. 7. 2012): - určení původci = subjekty, které jsou povinny podle 63, odst. 1 ZoA vést SSL: - VPP podle 3, odst. 1 ZoA mimo ÚSC (vč. jejich organizací) a notářů -kraje -hl. m. Praha -obce s pověřeným OÚ, obce se stavebním nebo matričním úřadem -městská část Prahy nebo statutárního města s přenesenou působností - určení původci - výkon SSL v plném rozsahu (všichni kromě viz níže) všechna příslušná ustanovení v ZoA a ve vyhlášce č. 259/2012 Sb. - výkon v omezeném rozsahu (subjekty podřízené VÚSC, obce bez pověřené působnosti) ne povinnost vydat spisový a skartační řád + ne ustanovení ZoA o umístění spisovny - určení původci s plným rozsahem vedení SSL: vykonávají SSL v elektronické podobě (ERMS) - určení původci s omezeným rozsahem vedení SSL: vykonávají SSL buď: 4

- v elektronické podobě (viz Národní standard pro ERMS), nebo - v listinné podobě. - orgány veřejné moci (OVM) podle zákona č. 300/2008 Sb. (instituce, jejichž prostřednictvím stát jedná a které mají určité zákonné kompetence výkon veřejné správy, moc zákonodárnou a soudní): -organizační složky státu (OSS) -územní samosprávné celky - ÚSC (obce a kraje) -soudy a státní zastupitelství -Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy -zdravotní pojišťovny -Český rozhlas, Česká televize -samosprávné komory zřízené zákonem (Hospodářská komora apod.) -notáři a soudní exekutoři - od 1. 11. 2009 mají ze zákona povinně zřízenou datovou schránku (DS): - OVM (včetně notářů a soudních exekutorů) - právnické osoby (PO) zřízené ze zákona - PO zapsané v Obchodním rejstříku (OR) - organizační složky (OS) zahraničních PO zapsaných do OR - insolvenční správci - od 1. 7. 2012 mají ze zákona povinně zřízenou datovou schránku rovněž: - advokáti - daňoví poradci Metadata data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času, lze je rozdělit na: - popisná: vznikají v rámci operací SSL, - uchovávací: jsou tvořena při ukládání dokumentu do úložiště / archivu, - strukturální: udávají pozice dokumentu při provádění jednotlivých ICT operací. 5

Jednoznačný identifikátor označení dokumentu zajišťující jeho nezaměnitelnost pomocí speciálního kódu, který musí být s dokumentem spojen. Podání úkon směřující vůči OVM, musí respektovat procesní pravidla podle příslušné legislativy (např. správní řád). Nová legislativní ustanovení o dokumentech v digitální podobě: - 69a zákona č. 329/2012 Sb., o archivnictví: - není-li dokument opatřen e-podpisem, e-značkou nebo kvalifikovaným časovým razítkem, původce jej opatří k. časovým razítkem - před konverzí e-dokumentu na analogový dokument a zpětně nebo při změně formátu e-dokumentu původce ověří e-podpis, e-značku nebo k. časové razítko - údaje o ověření se uchovávají spolu s e-dokumentem - tzv. vyvratitelná domněnka pravosti = Neprokáže-li se opak, dokument v digitální podobě se považuje za pravý, byl-li podepsán platným uznávaným e- podpisem nebo označen uznávanou e-značkou osoby, která k tomu byla v okamžiku podepsání nebo označení oprávněna, a následně za doby platnosti uznávaného elektronického podpisu a kvalifikovaného certifikátu, na kterém je uznávaný elektronický podpis založen, nebo uznávané elektronické značky a kvalifikovaného systémového certifikátu, na kterém je uznávaná elektronická značka založena, opatřen kvalifikovaným časovým razítkem. Ustanovení věty první se vztahuje i na dokumenty vzniklé z činnosti původců, kteří nejsou určenými původci. (odst. 5) - Vyhláška MV č. 259/2012 Sb., o spisové službě: - vždy kontroly, zda e-dokument neobsahuje chybný datový formát či škodlivý kód + výsledek ověření autenticity e-dokumentu se připojí k e-dokumentu, jehož se týká + až po ověření se e-dokument zavede do systému e-ssl a označí jednoznačným identifikátorem - při provedené konverzi z listinné podoby do digitální a naopak se převáděný dokument označí shodně s dokumentem převedeným + informace o tom se uloží s dokumentem - dokument v digitální podobě, popř. spis v digitální podobě, se považuje za úplný, je-li opatřen metadaty stanovenými v národním standardu pro e-systémy SSL - dokumenty, popř. spisy, v digitální podobě zařazené do skartačního řízení se ukládají ve výstupních datových formátech stanovených v 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. a opatřují se metadaty 6

- Výstupním datovým formátem dokumentů se rozumí formáty stanovené pro a/formát výstupu z elektronického systému SSL b/formát dokumentu ukládaného v e-spisovně, která je součástí e-systému SSL c/formát pro předávání dp digitálního archivu - Vyhláška MV č. 194/2009 Sb.: - Přípustné formáty DZ dodávané do DS jsou obsaženy v její příloze č. 3. Novelizace vyhláškou č. 422/2010 Sb. (rozšíření počtu povolených formátů DZ). Datové schránky a konverze elektronických dokumentů Hlavní okruhy problémů: I. Datové schránky II. Konverze e-dokumentů Důsledky zákona č. 300/2008 Sb. (DS a konverze dokumentů) na oblast správy dokumentů: - DS je elektronické úložiště, které je určeno k doručování dokumentů OVM, k provádění podání vůči nim a k dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob jeho prostřednictvím - Dokument, dodaný prostřednictvím DS, má stejnou váhu jako doporučená zásilka s dodejkou, a to do vlastních rukou. - DS není e-mailová schránka (DS reprezentují speciální oddělený komunikační systém), - DS není dlouhodobé úložiště ED, respektive archiv (obsah datových zpráv (DZ) je smazán po 90 dnech od jejich doručení, jen obálka metadata jsou uchovávána trvale) 7

Zřízení DS: 1/ ze zákona: a/ OVM, PO zřízeným zákonem, PO zapsaným v OR, OS zahraničních PO zapsaných v OR, insolvenčním správcům (neprodleně), b/ advokátům a daňovým poradcům (k 1. 7. 2012). 2/ na žádost: ostatní subjekty (ostatní PO + fyzické osoby - FO). Kdy DS nelze využít: - neumožňuje-li povaha dokumentu zaslání prostřednictvím DS, - nelze-li provést konverzi zasílaných dokumentů, - není-li zpřístupněna a aktivována DS odesílatele i příjemce, - jsou-li zneplatněny přístupové údaje osoby oprávněné k přístupu do DS. Jak se dostat do DS 2 základní způsoby: Přístup do DS: 1. přímo přes www rozhraní (připomíná jednoduché internetové bankovnictví), 2. přes aplikační rozhraní, tj. prostřednictvím některé IT aplikace, která je schopna se s ISDS propojit. - oprávněná osoba: nebo - administrátor: nebo -FO, pro kterou byla DS zřízena, -statutární orgán PO (je-li oprávněn jednat za společnost), -člen statutárního orgánu PO (je-li oprávněn jednat za společnost), -vedoucí OVM, - pověřená osoba: -vedoucí organizační složky podniku zahraniční PO -osoba určená oprávněnou osobou -osoba k tomu pověřená oprávněnou osobou nebo administrátorem 8

Pověření osob: - tzv. pověřeným osobám jsou následně zaslány MV přístupové údaje, - po přihlášení tyto osoby mohou vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje (pověření = udělení plné moci), - k DS existuje možnost určit tzv. administrátora: má stejná práva jako vlastník DS (statutární orgán) + může pověřovat další osoby. Propojení IS instituce a ISDS: Provozuje-li instituce IS pro řízení dokumentů (e-ssl), může jej propojit s ISDS (zejména u větších institucí doporučováno!). Konverze (autorizovaná) dokumentu 2 základní druhy: pošty 1/ na žádost: provádějí ji kontaktní místa Czech POINT, Hospodářské komory a České -na základě žádosti a za úplatu, -konverzovaný dokument možno: -odeslat do modulu Úschovna (lhůta uložení do 30 dní), -vypálit na CD (je v ceně účtované za konverzi). 2/ z moci úřední provádějí OVM pro výkon své působnosti, o využití CzechPOINT@Office (OVM podá žádost o její zřízení/registraci na MV) varianta pro OVM bez implementované e-ssl, o využití API CzechPOINT (OVM podá žádost o její zřízení/registraci na MV) varianta pro OVM s implementovanou e-ssl. Způsoby převedení analogových dokumentů do digitální podoby: (jejich použití záleží vždy potřebě původce při úřadování a možnostech konverze dokumentu) 1/ autorizovaná konverze (podle zákona č. 300/2008 Sb.): výstupní datový formát ED podle vyhlášky č. 193/2009 Sb. = PDF (verze 1.7 a vyšší) + autentizační prostředky (kvalifikované časové razítko a uznávaný e-popis nebo uznávaná e-značka + ověřovací doložka) = výsledkem je ověřená e-kopie s právními účinky prvopisu, 2/ jiná konverze (podle 69a/ZoA): výstupní datový formát ED = není specifikován + autentizační prostředky (kvalifikované časové razítko a uznávaný e-podpis nebo uznávaná e- značka) = výsledkem je ověřená e-kopie bez právních účinků prvopisu, 3/ jiná konverze: výstupní datový formát ED = není specifikován + autentizační prostředky = nejsou specikovány = výsledkem je neověřená e-kopie bez právních účinků prvopisu. 9

Které dokumenty jsou vyloučeny z konverze: - v jiné podobě, než je dokument v papírové podobě nebo DZ, - jedinečné listinné dokumenty: např. občanský průkaz, - dokumenty obsahující změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, - tam, kde není zřejmé, zda se jedná o originál nebo kopii dokumentu, - u dokumentů s plastickým textem, či s otiskem plastického razítka, - dokumenty fotografické, zvukové nebo audiovizuální. Úschova DZ doručených prostřednictvím DS: Pozor! Úschova doručených i odesílaných DZ (ostatně jako i dalších dokumentů vůbec) je povinností vlastníka DS a plně na jeho zodpovědnosti (viz povinnosti z oblasti spisové služby a archivnictví v ČR) různé varianty v praxi. Elektronizace VS a rozvoj e-governmentu důsledky pro SSL a ASL Hlavní okruhy problémů: I. Elektronizace veřejné správy a e-government II. Aktuální situace v legislativní oblasti v ČR Hlavní teze: - 1. služba v praxi = žádosti podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, - zákon č. 227/2000 Sb., o e-podpisu, - nařízení vlády č. 495/2004 Sb. = prováděcí předpis k zákonu o e-podpisu: -poprvé rovnoprávnost dokumentu v listinné a e-podobě: Písemnosti OVM v e-podobě označené e-značkou založenou na kvalifikovaném systémovém certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb nebo podepsané uznávaným e-podpisem mají stejné právní účinky jako veřejné listiny vydané těmito orgány ( 11, odst. 2) aj. 10

- vyhláška MV č. 496/2004 Sb., o e-podatelnách (povinnost OVM ji zřídit a provozovat). - Usnesení vlády ČR č. 757/2007 Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby na léta 2007 2015 (Smart Administration), egon symbol egovernmentu ( živý organismus ): má 4 hlavní pilíře: - Zákon o egovernmentu ( srdce ), - Komunikační infrastruktura veřejné správy KIVS ( oběhová soustava ), - Czech POINT ( prsty ), - Základní registry veřejné správy ( mozek ). -Vyhláška MV č. 324/2008 Sb., o kontaktních místech veřejné správy (viz CzechPOINT). -Zákon č. 111/2009 Sb., o základních registrech (původní účinnost od 1. 7. 2010): používání 4 základních registrů ISVS: - Registr obyvatelstva (ROB): občané ČR a EU, cizinci s povolením pobytu, cizinci s uděleným azylem, - Registr osob (ROS): všechny osoby s právní subjektivitou (fyzické i právnické), - Registr práv a povinností (RPP): působnost orgánů veřejné správy, práva a povinnosti osob (vč. jejich přístupových práv k příslušným informacím), esbírka zákonů, správní řízení u institucí v ČR, - Registr územní identifikace, adres a nemovitostí (RUIAN): informace o územní identifikaci a o katastru nemovitostí. - Zákon č. 100/2010 Sb., kterým se mění zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech jeho hlavní účel = posunutí účinnosti původního zákona o 2 roky (tj. od 1. 7. 2012) 11