Aplikace pro správu dokumentace malého rozsahu Řešení pro správu dokumentace malého rozsahu je vhodné pro správu dokumentace v rozsahu desítek až stovek dokumentů. Je vhodné pro pracovní skupiny, které mají na starosti přípravu, publikaci a správu dokumentace na úrovni webu, knihovny a složek. Řešení využívá nástroje SharePointu v oblasti správy dokumentů včetně schvalování a je rozšířeno o sadu dalších doplňků pro rozšíření možností správy obsahu. V praxi se může jednat například o procesní instrukce, pracovní instrukce a podobný druh dokumentace. Popis aplikace Řešení je vedeno jako součást struktury firemního intranetu organizace. Umožňuje jednoduchým způsobem poskytovat informace a spravovat jednotlivé sady dokumentace v knihovně, vztahující se k různým tématům. Sada dokumentace je tvořena složkou a jednotlivými vloženými typy dokumentů. Složka představuje základním prvek pro správu dokumentace. Pro správu je využívána tzv. dokumentová sada. Dokumentová sada obsahuje rozšíření o nové funkce: práci s jazykovými mutacemi (klony) dokumentů, aktualizaci společných metadat, práci s různými typy dokumentů včetně jejich propojení (hlavní dokument, přílohy, doplňky), výpis dokumentace s doporučovanými akcemi nebo hromadné provedení archivace apod.. Následující obrázek znázorňuje hierarchii složky. Hlavní dokument A Příloha A1 Klon Hlavní dokument B Příloha A2 Příloha A3 Příloha B1 Příloha B2 Klony Uživatelům v roli správce se v podobě složky doplněné o nástroje rozšířené správy se nabízí rozhraní pro komplexnější správu dokumentace.
Pro snadnější práci a jednodušší přístup k informacím jsou k dispozici sady dlaždic, které nabízí uživatelsky příjemné rozhraní a s vybranými oblastmi tématy informací. Nástroje pro filtrování nebo služby pro vyhledávání pomocí klíčových slov a připojených metadat a firemních metadat nabízí silný nástroj pro nalezení relevantních informací. Uživatelům v roli čtenářům jsou předloženy všechny potřebné prostředky jak přistupovat k sadám dokumentům a čerpat z nich informace podle potřeby pro svou práci. Celé rozhraní aplikace je ve výsledku rozděleno na dvě základní rozhraní podle popisovaných rolí: správce a čtenář. Uživatelské rozhraní aplikace z pohledu role uživatele - čtenáře Základní uspořádání vychází z vlastností a prostředků, které nabízí platforma SharePoint, a je rozšířeno o vlastní webové části a pro větší uživatelský komfort a snadnější přístup k informacím pro jednotlivé oblasti.
Aplikace používá webovou část, která nabízí moderní dlaždicové uspořádání pro přístup k jednotlivým tématickým oblastem dokumentů. Uživatel může přistupovat k jednotlivým skupinám a podskupinám tematicky připravených - zaměřených dokumentů prostřednictvím těchto dlaždic. Každá dlaždice reprezentuje příslušné téma a tomu odpovídající dokumenty a přílohy. Dlaždice jsou vybaveny tzv. tooltipem a uživatel má díky tomu k dispozici rozšířený popis jednotlivých dlaždic. Obrázek 1: Hlavní stránka aplikace z pohledu uživatele Uživatelé mají k dispozici na hlavní stránce Oznámení, kde jsou informováni o novinkách a změnách na webu. Pro lepší komunikaci se správci aplikace je k dispozici tzv. FAQ často kladené otázky. Jejím prostřednictvím mohou uživatelé adresovat dotazy na správce aplikace. Uživatelé mají možnost prohlédnout si všechny otázky, které byly správcům položeny. Pro rychlý přístup k požadovaným dokumentům jsou k dispozici filtry pro hledání dokumentů. Uživatel má možnost definovat ve filtru skupiny a podskupiny oblastí dokumentů, které chce vyhledávat. Navíc může filtrovat požadované dokumenty podle zadaného textu v nadpisu dokumentu. Pro vlastní vyhledávání požadovaných informací a dokumentů jsou definovány masky výsledků vyhledávání na základě popisných metadat. V dolní části stránky se zobrazují poslední tři upravené nebo nové dokumenty. Uživatelské rozhraní z pohledu správce obsahu Uživatelské rozhraní pro správce aplikace je uzpůsobeno tak, aby poskytovalo pracovníkům nástroje pro přehlednou práci s dokumentací a její správu nejen na úrovni celého webu, ale i příslušné knihovny a jejich jednotlivých složek. Struktura knihovny je tvořena jednotlivými složkami, kde každý adresář představuje dokumentovou sadu příslušné dokumentace. Složka tak obsahují příslušné hlavní dokumenty, přílohy a jejich klony. Zásady a pravidla pro jednotlivé dokumenty jsou řízeny příslušnými typy obsahu. Metadata jsou připojována na základě složky a příslušného typu dokumentu. Na úrovni složky jsou k dispozici všechny potřebné nástroje pro dokumentovou správu.
Obrázek 2: Dokumentace, která se vztahuje k vybranému tématu. Po zobrazení obsahu příslušné složky jsou dostupné další informace, jako jsou: - název složky a její příslušnost ke skupině - které oddělení odpovídá za složku a jméno správce obsahu - seznam dokumentů (hlavních, příloh i klonů) ve složce, seskupených např. podle typu obsahu U každého dokumentu jsou navíc k dispozici akce (ve formě ikon), které je možné s dokumentem provádět: - Editace dokumentu - Editace metadat - Schválení/zamítnutí - Smazání - Odeslání k archivaci K určeným typům dokumentům je možné nahrávat jeho klony nebo je z dokumentu přímo vytvořit jak je vidět na následujícím obrázku. Využití je například při požadavku na evidenci jazykových mutací, včetně zachování jejich hierarchie.
Ve výpisu obsahu knihovny je pro správce k dispozici pomocná navigace pro rychlé vyhledání obsahu podle metadat. Obrázek 3: Uživatelské rozhraní aplikace z pohledu administrátora Správce aplikace má k dispozici další zajímavé informace jako o počtu dokumentů, které se nacházejí v každé složce, dále má informaci o tom, zda je jednotlivý obsah schválený nebo zda byl archivován. Uživatelská oprávnění Veškeré zobrazované dokumenty a přístup k nim podléhají nastavení uživatelských oprávnění a stavu schválení jednotlivých dokumentů. To zajišťuje, že pracovník vidí pouze takovou dokumentaci, ke které má oprávnění a která je schválená. Stav dokumentu schválený/čeká na schválení/zamítnutý je důležitý pro jeho dostupnost a zobrazení uživatelům i s ohledem na volbu verzování dokumentů. Pokud jsou nastavena v organizaci pravidla pro automatické řízení práv, pak jsou v aplikaci použita. Správce webu může nastavit uživatelská oprávnění až na úroveň dokumentu. Samozřejmě, že nastavení uživatelských oprávnění se týká nejen dokumentů, ale i jednotlivých složek nebo dalších seznamů webu.
Výhody nasazení Výhodou nasazení řešení pro správu dokumentace malého rozsahu je možnost směrování vybraného obsahu na cílovou audienci. Uživatelé mají na jednom místě dostupné potřebné informace, se kterými mohou pracovat (filtrovat, vyhledávat). Další výhodou je oddělení prostředí pro uživatele a pro správce. Správce má k dispozici nástroje pro práci s dokumentací na jednom místě a může provádět potřebné činnosti s hlavními dokumenty, jejich přílohami a klony.