Informace o průběhu realizace projektu: Název projektu: Zefektivnění činnosti městského úřadu Mikulov Koncem roku 2010 a počátkem roku 2011 byly ve výběrových řízeních vybrány dodavatelské firmy pro jednotlivé klíčové aktivity projektu. Klíčová aktivita 01 Zvýšení kvality řízení procesů na městském úřadě, vč. procesů řízení organizací zřizovaných a zakládaných městem Mikulov Realizované činnosti: Analýza interní dokumentace zjišťován byl rámcový soulad stávající dokumentace s aktuální legislativou a zasazení interní dokumentace v procesech řízení organizace. Jedná se o statickou část analýzy, která popisuje pouze stávající situaci. Navazovat bude dynamická část analýzy. Místní šetření dodavatel se seznámil s podmínkami a fungováním městského úřadu a organizací zřizovaných a zakládaných městem. Byly vedeny řízené rozhovory se všemi vedoucími odborů a vedením organizací (vyjma školských zařízení). Proběhla analýza chování jednotlivých odborů úřadu ve skupinách. Analýza procesů a organizační struktury úřadu proběhlo zmapování agend úřadu, které bude sloužit jako podklad pro personální a organizační optimalizaci. Byly sebrány podklady pro vytvoření procesního modelu u vybraných agend úřadu. Souběžně s mapováním agend proběhlo mapování bezpečnostních procesů. Snímek pracovní doby probíhá prostřednictvím elektronického snímkovače pracovní doby. Jsou sbírána data pro potřeby stanovení časové náročnosti skupiny činností s cílem optimalizovat časové rozložení zapojení jednotlivých zaměstnanců úřadu. Probíhá průběžné vyhodnocování snímku pracovní doby, byl instalován SW, který kontroloval práci na PC všech zaměstnanců MěÚ Mikulov. Byl proveden klientský audit.
Klíčová aktivita č.02 Strategie školství a volnočasových aktivit Realizace: Aktivita byla ukončena v listopadu 2011 schválením a předáním výstupu v tištěné i elektronické podobě. S výstupem byli seznámeni ředitelé a pedagogové základních škol a zastupitelé města Mikulova. Klíčová aktivita č. 03 Nastavení systému ekonomického řízení organizace Realizované činnosti: Místní šetření proběhly řízené rozhovory s vedoucí odboru finančního MěÚ Mikulov zaměřené na stávající stav v oblasti ekonomického řízení městem zřizovaných a zakládaných organizací; proběhly rozhovory také s vedoucími těchto organizací Analýza ekonomických procesů - došlo k vytvoření závěrečného účtu a byl zpracován rozpočtový výhled; byla vytvořena pracovní verze interní směrnice zaměřené na rozpočtový proces. Klíčová aktivita č.04 Vzdělávání ve vybraných oblastech Realizované činnosti Kurz Projektové řízení Obsahem kurzu bylo komplexní seznámení s projektovým řízením, jeho terminologií a metodami. Výuka byla zaměřena na praktické využití jednotlivých metod projektového řízení na ukázkových projektech. Účastníci kurzu (6 zaměstnanců MěÚ Mikulov a 1 zaměstnanec organizace zakládané městem), byli po dobu kurzu rozděleni do 2 pracovních týmů, v nichž postupně vypracovávali metody projektového řízení na cvičném projektu. Účastníci kurzu se seznámili se SW podporou MS Project. Kurz Finanční řízení Obsahem kurzu bylo účastníky seznámit s cash-flow a jeho významem pro finanční řízení projektů, ukázat využití údajů o CF ve finančním řízení, ve finanční analýze a v dlouhodobém finančním plánování. Účastníci byli seznámeni s metodami řízení peněžních toků ve veřejnoprávním sektoru.
NASTÁVÁ OBDOBÍ ZMĚN, O NICHŽ JSEM PŘESVĚDČEN, ŽE ZNAMENAJÍ EFEKTIVNĚJŠÍ A HOSPODÁRNĚJŠÍ ČINNOST MĚSTSKÉHO ÚŘADU, ŘÍKÁ TAJEMNÍK JIŘÍ VEČEŘA V průběhu roku 2011 probíhaly intenzivní práce na realizaci projektu Zefektivnění činnosti Městského úřadu Mikulov, který je financován z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost a městského rozpočtu. Tajemníka Městského úřadu Mikulov Jiřího Večeři jsme se zeptali na výsledky tohoto projektu, a jaké změny můžeme na úřadě v roce 2012 díky výsledkům projektu očekávat. Už projekt skončil? Ne, je časově rozložen na období tří let. Začal v závěru roku 2010 a jeho realizace má být ukončena 31. 5. 2013. Na jaké oblasti se tedy v loňském roce zaměřil? Pokud jde o činnost městského úřadu, zejména byly podrobně mapovány agendy a procesy jednotlivých odborů úřadu a vytvořen katalog agend. Provedla se také revize vnitřních předpisů a byla zpracována nová směrnice k ochraně osobních údajů. Byl proveden personální a organizační audit, vč. klientského auditu, tj. testování chování úředníků ke klientům a v neposlední řadě bylo provedeno dotazníkové šetření spokojenosti veřejnosti s prací městského úřadu. A jaké jsou výsledky? Na konci loňského roku jsme společně s dodavatelskou firmou vyhodnotili získané poznatky a zpracovali konkrétní opatření k optimalizaci úřadu. Tato opatření, která projednala a schválila dne 10. ledna 2012 Rada města, spočívají ve změně organizační struktury úřadu a snížení počtu pracovníků, ale také např. v rozšíření úředních dnů na pondělí, úterý a středu. To zní velmi pozitivně. Jaké další novinky mohou občané očekávat? Již v lednu jsme zprovoznili vyvolávací systém na pracovištích občanských průkazů, cestovních dokladů a ověřování listin a podpisů, od kterého očekáváme zlepšení organizace práce. Dále bude na těchto pracovištích, vč. pracovišť evidence vozidel a řidičů a dovozů a přestaveb vozidel, zaveden rezervační systému přes internet."
To znamená, že se budu moci k určitému úředníkovi objednat na dobu, která mi vyhovuje, a nemuset stát frontu? Ano. Tyto služby budou zavedeny už od 1. února a v příštím vydání Zpravodaje poskytneme podrobný návod k tomu, jak se objednat přes internet. Návod bude samozřejmě umístěn také na webových stránkách města www.mikulov.cz. V současné době hýbou úřadem změny a nová organizační struktura. V čem konkrétně spočívá? Ze stávajících deseti odborů jich nadále bude jen sedm. Konkrétně se jedná o tyto změny: - byl zrušen Odbor dopravy, přičemž jeho agendy byly převedeny do Odboru organizační a vnitřních věcí a do nově zřízeného Odboru stavebního a životního prostředí, - byl zrušen Odbor územního plánování a stavebního řádu a Odbor životního prostředí a zřízen Odbor stavební a životního prostředí, který bude vykonávat agendu obou zrušených odborů a dále tam byly převedeny agendy památkové péče a silniční dopravy a pozemních komunikací, - byl zrušen Odbor regionálního rozvoje a investic a Odbor obecní živnostenský úřad a zřízen Odbor rozvoje a živnostenského podnikání; bylo zrušeno oddělení projektů, ale na druhé straně vytvořeno oddělení Obecní živnostenský úřad; odbor bude vykonávat agendy obou zrušených odborů mimo agendu památkové péče, dotací z rozpočtu města a spolupráce se spolky v oblasti sportu a kultury, - v rámci Odboru sociálních věcí bylo zrušeno Oddělení sociálně právní ochrany dětí s tím, že všechny pracovníky odboru bude řídit přímo vedoucí odboru. Kdy k tomu zeštíhlení odborů dojde? Od 1. února a organizační struktura Městského úřadu bude vypadat takto: sekretariát tajemníka, Odbor organizační a vnitřních věcí, Odbor majetkoprávní, Odbor sociálních věcí, Odbor rozvoje a živnostenského podnikání (oddělení Obecní živnostenský úřad), Odbor stavební a životního prostředí, Odbor finanční. Dotknou se změny i obsazení pozic vedoucích odborů? Obsazení pozice vedoucí sekretariátu tajemníka a pozic vedoucích Odborů organizačního a vnitřních věcí, majetkoprávního, sociálních věcí a Odboru finančního se nemění. A na ostatních restrukturalizovaných odborech? Vedením Odboru rozvoje a živnostenského podnikání bude pověřen Marian Sokolík, vedením Odboru stavebního a životního prostředí Leona Alexová a vedením oddělení Obecní živnostenský úřad Zdeňka Svěchotová. Všichni do doby jmenování vedoucího odboru na základě výběrového řízení.
Kolik zaměstnanců má nyní Městský úřad? Počet zaměstnanců byl radou města stanoven na 60 úředníků a 3 obslužné zaměstnance. To znamená v porovnání s lednem 2011 snížení o 7 pracovníků. Na tento stav se však dostaneme až po vlastní realizaci personálních opatření a uplynutí dvouměsíční výpovědní doby dotčeným zaměstnanců. To se jistě promítne i ve mzdových úsporách. To rozhodně. Úsporu finančních prostředků na mzdy vč. odvodů lze vyjádřit částkou cca 2 miliony korun ročně. Plně se však tato úspora projeví až v roce 2013, protože letos musíme akceptovat zákoník práce, tj. výpovědní lhůtu a odstupné, pokud na ně má odcházející pracovník nárok. Závěrem Nyní nastává období personální a organizační realizace těchto změn, o nichž jsem přesvědčen, že znamenají efektivnější a hospodárnější činnost Městského úřadu. jich
Město Mikulov se stalo úspěšným žadatelem o finanční podporu z prostředků Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost ve výzvě číslo 53 Zvýšení kvality řízení v úřadech územní veřejné správy. Název projektu: Zefektivnění činnosti městského úřadu Mikulov Zkrácený název projektu: Efektivní úřad Mikulov Registrační číslo projektu: CZ.1.04/4.1.01/53.00035 Celkové způsobilé výdaje projektu: 8 026 268,95 Kč,- Poskytnutá dotace: 6 822 328,60 Kč,- Doba trvání projektu: 1.6.2010 31.5.2013 Projekt je rozdělen do 4 klíčových aktivit: -Zvýšení kvality řízení procesů na městském úřadě, vč. procesů řízení v organizacích zřizovaných a zakládaných městem Mikulov -Strategie rozvoje školství a volnočasových aktivit -Nastavení systému ekonomického řízení organizace -Vzdělávání ve vybraných oblastech Hlavní přínosy Projektu: -Zkvalitnění řízení interních procesů v úřadu a ve vztahu k řízeným a založeným organizacím -Finanční úspora -Zvýšení důrazu na strategické řízení a plánování -Eliminace neshod při řízení projektů -Zprůhlednění a zefektivnění organizačních vazeb -Optimalizace organizační struktury -Optimalizace využití lidských zdrojů -Snížení možnosti pochybení zaměstnanců -Zvýšení dovedností, znalostí i kompetencí zaměstnanců -Možnost využití systému na všechny projekty -Zlepšení kvality, včasnosti nabízených služeb Realizace projektu byla zahájena 1.6.2010. V současné době probíhá příprava zadávací dokumentace k výběrovým řízením na externí dodavatele.