PowerPoint 2000 Ing. Vladislav Křivda, Ph.D. Obsah: PowerPoint 2000 1
1 Seznámení s PowerPointem 1.1 Úvodem Program PowerPoint slouží k vytváření a publikaci prezentací. Pod pojmem prezentace si můžeme představit výstup před publikem, kdy řečník pro názornější předávání informací a zvýšení pozornosti při své řeči ukazuje přehledné podpůrné materiály, které si předem připravil. Prezentace s použitím tohoto softwaru nahrazuje dnes již poněkud zastaralé průsvitné fólie ( slides ) se zpětnými projektory. PowerPoint umožňuje vytvářet profesionální prezentace, použití barevných a složitých obrázků, které by na fólii v černobílém provedení ztratily svoji názornost a půvab, rychlou úpravu jednotlivých snímků v případě odhalení chyby či doplnění údajů apod. Program PowerPoint 2000 je součástí programového balíku Microsoft Office 2000 Premium, kam dále patří textový editor Word, tabulkový procesor Excel, program na vytváření www stránek FrontPage, databázový program Access a poštovní program Outlook. Při práci s touto příručkou se předpokládá, že uživatel má základní znalosti z prostředí Windows (verze Windows 95 a vyšší), ví jak otvírat a ukládat soubory, vytvářet složky a vyzná se v jejich struktuře apod. Rovněž znalosti z jiných programů, jako je např. Word či Excel, pomohou uživateli při práci v programu PowerPoint. Tato publikace si neklade za cíl dopodrobna vysvětlovat všechny možnosti tohoto programu k tomu jsou určeny rozsáhlejší a dražší manuály. Cílem bylo co nejstručněji a současně nejpřehledněji a nejsrozumitelněji zasvětit uživatele do jednoduchého a přitom názorného vytváření prezentací. Autor přeje všech čtenářům-řečníkům co nejvíce fantazie při vytváření prezentace v PowerPointu a co možná nejméně nepříjemných posluchačů při vlastním výstupu. 1.2 Spuštění programu Z hlavní lišty: START/PROGRAMY/MICROSOFT POWERPOINT Obr. 1: Spuštění programu MS PowerPoint ve Windows 98 PowerPoint 2000 2
Po spuštění se objeví další dialogové okno, kde se PowerPoint ptá, co chceme dělat (Obr. 2). Stručný průvodce: Automatizovaný způsob vytváření prezentací vhodný pro úplné začátečníky. Průvodce se postupně ptá na typ prezentace (Obecné, Společnost, Projekty, Prodej a marketing atd.), styl prezentace (Prezentace na obrazovce, v síti WWW, černobílé nebo barevné fólie pro zpětný projektor, diapozitivy), možnosti prezentace (název, zápatí, datum poslední aktualizace a číslo snímku). Z těchto údajů PowerPoint vytvoří dosti propracovaný polotovar zamýšlené prezentace, který lze poté upravit. Šablona návrhu: Umožňuje si zvolit jako základ prezentace jednu z připravených šablon (vzorových prezentací) a převzít z ní buď jen formát pro snímky (např. pozadí) nebo celý komplex snímků s osnovou textu a připravenými doprovodnými objekty a efekty. Obr. 2: Úvodní dialog po spuštění PowerPointu Prázdná prezentace: Relativně nejnáročnější možnost, kdy se začíná prakticky z ničeho. Výhodou je, že můžete prezentaci vytvořit přesně podle svých představ. Otevřít existující prezentaci: Umožňuje vybrat lehce některou prezentaci, kterou jste vytvářeli dříve a dále ji například zpracovávat. 1.3 Pracovní plocha Obr. 3: Pracovní plocha aplikace PowerPoint 2000 PowerPoint 2000 3
Legenda k obrázku Obr. 3: 1. Tlačítka aplikace Minimalizovat, Obnovit/Maximalizovat a Zavřít 2. Tlačítka dokumentu Minimalizovat, Obnovit/Maximalizovat a Zavřít 3. Titulkový pruh 4. Tlačítko ovládací nabídky aplikace 5. Tlačítko ovládací nabídky dokumentu 6. Hlavní nabídka (menu) 7. Panely nástrojů ( Standardní - horní a Formát - dolní) 8. Podokno osnovy 9. Podokno snímku 10. Příčka 11. Podokno poznámky 12. Posuvník 13. Tlačítka pro výběr zobrazení 14. Panel nástrojů Kreslení 15. Stavový řádek 16. Pomocník Office 1.4 Místní nabídka Nejběžnější příkazy, které se obvykle používají pro jednotlivé objekty a jsou k dispozici v různých nabídkách menu, lze najít pohromadě v tzv. místní nabídce (Obr. 4). Ta se objeví po stisku pravého tlačítka myši na příslušném objektu. 2 Základy práce s prezentacemi 2.1 Práce v různých zobrazeních Zobrazení volíme podle toho, kterou část dokumentu chcete vidět a pracovat s ní. PowerPoint 2000 zná celkem šest zobrazení (Obr. 5). Některé typy zobrazení lze zvolit pouze pomocí menu, některé pouze pomocí ikon vlevo dole a pro některá zobrazení lze použít oba způsoby. Pozice na obrázku Obr. 5 odpovídají číslování následujících odstavců. 1. Normální zobrazení (Obr. 6): Toto zobrazení je nejpoužívanější. Ukazuje jak vlastní snímek (prioritně), tak osnovu a poznámky. Osnova prezentace zobrazuje všechen text z textových polí nadpisů snímků a polí pro základní text jednotlivých snímků. Texty z vložených textových polí v osnově nebudou. Snímek obsahuje všechny objekty, které bude obsahovat vlastní prezentace. Obr. 4: Místní nabídka Obr. 5: Výběr zobrazení pomocí menu a ikon Podokno Poznámky slouží k umístění podpůrných textů, které si zde připraví řečník. Tyto poznámky během vlastní prezentace nejsou vidět, přednášející je má možnost vytisknout. PowerPoint 2000 4
Mezi podokny Osnova, Snímek a Poznámky přecházíme myší kliknutím do jednotlivých podoken nebo klávesou F6. 2. Zobrazení osnovy (Obr. 7): Toto zobrazení je podobné normálnímu zobrazení s tím rozdílem, že podokno osnovy je roztaženo na úkor částí pro snímek a poznámky. 3. Zobrazení snímku (Obr. 8): Opět je podobné normálnímu zobrazení, kdy podokna Osnova a Poznámky jsou zredukovány na úzké pruhy. 4. Zobrazení řazení snímků (Obr. 9): Při tvorbě prezentací je to druhý nejpoužívanější způsob zobrazení. Je vhodné při práci s více snímky najednou a konfigurování celé prezentace pro vlastní projekce. Jednotlivé snímky jsou zmenšeny vedle sebe v takovém pořadí, jak budou zobrazovány. Při poklepání na některý snímek přejdete do normálního zobrazení. 5. Zobrazení poznámek (Obr. 10): Zobrazení podobné takovému, jak je známe např. z Wordu, kdy na jedné stránce je zobrazen snímek a u něj příslušné poznámky. 6. Spuštění prezentace (Obr. 11): V tomto případě jde o předvedení vytvořené prezentace na obrazovce počítače na celé její ploše nebo pomocí dataprojektoru na plátno. V tomto zobrazení se snímek nevytváří ani se nedá zpracovávat, ale promítá se ve vytvořené podobě se všemi efekty. Prezentace lze rovněž spustit klávesou F5. Obr. 6: Normální zobrazení Obr. 7: Zobrazení osnovy Obr. 8: Zobrazení snímku Obr. 9: Zobrazení řazení snímků PowerPoint 2000 5
Obr. 10: Zobrazení poznámek Obr. 11: Spuštění prezentace 2.2 Práce se snímky Vkládání snímků: Prezentace může obsahovat prakticky neomezené množství snímků, které můžeme odstraňovat nebo přidávat nové. Při zvolení prázdné prezentace nebo šablony návrhu na začátku tvorby prezentace nám PowerPoint nabídne výběr automatických rozvržení (Obr. 13). Při vložení nového snímku vyvoláme toto okno těmito způsoby: - VLOŽIT/NOVÝ SNÍMEK - kliknutím na ikonu Běžné úlohy na panelu nástrojů Formát a poté na položku Nový snímek (Obr. 12) - kliknutím na ikonu Nový snímek na panelu nástrojů Standardní - klávesy Ctrl + M Obr. 12: Vložení nového snímku 1. Úvodní snímek 2. Seznam s odrážkami 3. 2 sloupce textu 4. Tabulka 5. Text a graf 6. Graf a text 7. Organizační diagram 8. Graf 9. Text a klipart 10. Klipart a text 11. Pouze nadpis 12. Prázdný 13. Text a objekt 14. Objekt a text 15. Velký objekt 16. Objekt 17. Text a videoklip 18. Videoklip a text Obr. 13: Okno Nový snímek 19. Objekt nad textem 20. Text nad objektem 21. Text a 2 objekty 22. 2 objekty a text 23. 2 objekty nad textem 24. 4 objekty Přecházení mezi snímky: J Při zobrazeném podokně osnovy: Pomocí myší stačí kliknout v osnově do textu snímku, na který chcete přejít. Pomocí klávesnice stačí umístit textový kurzor do podokna osnovy (F6) a potom klávesami Ctrl+ nebo Ctrl+ přecházíme po nadpisech snímků. J Bez podokna osnovy: PowerPoint 2000 6
Pomocí svislého posuvníku nebo klávesovými zkratkami: Page Up...skok na předcházející snímek Page Down...skok na následující snímek Ctrl + Home...skok na první snímek Ctrl + End...skok na poslední snímek Práce v zobrazení Řazení snímků: J Označování snímků: Pomocí myší kliknutím na příslušný snímek. Klávesnicí přeskakujeme mezi snímky klávesami,, a, na první snímek klávesou Home a na poslední End. Chceme-li označit větší množství snímků v řadě (které chceme potom např. přesouvat, kopírovat nebo mazat), označíme první z nich a poté společně s klávesou Shift klikneme na poslední snímek. Chceme-li označit větší množství snímků, které nejsou v řadě, musíme opět označit první snímek a potom s klávesou Ctrl označovat postupně ostatní snímky. Všechny snímky označíme klávesami Ctrl + A nebo v menu ÚPRAVY/VYBRAT VŠE. J Odstraňování snímků: Označíme snímek nebo snímky, které chceme odstranit a stiskneme klávesu Delete nebo zvolíme ÚPRAVY/ODSTRANIT SNÍMEK. J Změna pořadí (přesouvání) snímků: Snímek nebo označené snímky uchopíme myší a přesuneme na nové místo. Možno použít také schránku: - označte snímek nebo snímky, které chcete přesunout - z menu ÚPRAVY/VYJMOUT nebo z panelu nástrojů (Standardní) ikonu - klikněte mezi snímky, kam chcete přesouvané snímky umístit - z menu ÚPRAVY/VLOŽIT nebo z panelu nástrojů (Standardní) ikonu Pozn.: V normálním zobrazení stačí myší uchytit ikonu u nadpisu snímku ( - u této ikony je také číslo snímku) a myší přesunout na nové místo. J Kopírování a duplikování snímků: Kopírování myší je velmi podobné přesouvání, ale je nutno držet klávesu Ctrl. POZOR!!! Při dokončování kopírování je nutno první pustit tlačítko myši a poté klávesu Ctrl. Při opačném postupu by zmizel křížek u šipky, který nás upozorňuje na kopírování a došlo by k přesunutí snímku. Pomocí schránky: - označte snímek nebo snímky, které chcete kopírovat - z menu ÚPRAVY/KOPÍROVAT nebo z panelu nástrojů (Standardní) ikonu - klikněte mezi snímky, kam chcete kopírované snímky umístit - z menu ÚPRAVY/VLOŽIT nebo z panelu nástrojů (Standardní) ikonu Duplikování snímku(-ů) znamená,že vytvoříme kopii hned za vybraný snímek(-ky). Stačí po označení snímku(-ů) zvolit v menu VLOŽIT/DUPLIKÁT SNÍMKU. PowerPoint 2000 7
3 Práce s textem a objekty Text můžeme umísťovat do automatických textových polí. Ty jsou součástí snímku po jeho vložení díky automatického rozvržení, které jsme si zvolili při vytváření nového snímku. Další možností je umístit text do textového pole, které umístíme do snímku my a to příkazem VLOŽIT/TEXTOVÉ POLE nebo pomocí ikony z panelu nástrojů Kreslení. Psaní textu, formátování písma a odstavců, odrážky a číslování, tabulátory a textové efekty (např. WordArt), dále také práce s objekty je velmi podobné jako v jiných softwarech (např. Word) a nebudeme se na tomto místě tímto blíže zabývat. Tabulky vkládáme buď pomocí menu (VLOŽIT/TABULKA) nebo pomocí ikony na panelu nástrojů Standardní. Tabulku můžeme upravovat pomocí panelu nástrojů Tabulky a ohraničení, který vyvoláme např. pomocí ikony (je umístěna rovněž na panelu nástrojů Standardní ). Práce s tabulkou je obdobná jako v jiných programech. 4 Úprava vzhledu prezentací 4.1 Změna velikosti a tvaru snímků Z menu SOUBOR/VZHLED STRÁNKY vyvoláme nové okno (Obr. 14). Z nabídky Velikost snímků lze zvolit možnosti, jak je vidět na obrázku Obr. 15. Obr. 14: Okno pro nastavení velikosti a orientace snímku Obr. 15: Volba velikosti snímku 4.2 Rozvržení objektů na snímku Rozvržení snímku lze změnit pro jednotlivé snímky jednoduchým příkazem z menu: FORMÁT/ROZVRŽENÍ SNÍMKU. Otevře se známé okno (Obr. 13 s tím rozdílem, že okno není nazváno Nový snímek, ale Rozvržení snímku), ze kterého si vybereme nové rozvržení a potvrdíme tlačítkem Použít. 4.3 Barevná schémata Barevné schéma snímku je sada osmi vhodně se doplňujících barev, kterými PowerPoint zbarvuje obvyklé součásti snímku, jako je pozadí, nadpisový text, ostatní text, výplně objektů, stíny aj. Normálně bývají barevná schémata pro všechny snímky stejná, chceme-li však, aby některé snímky vynikaly, vybereme jiné barevné schéma. Z menu tedy zvolíme FORMÁT/BAREVNÉ SCHÉMA SNÍMKU. Můžeme zvolit buď Standardní schéma nebo schéma Vlastní (Obr. 16). Chceme-li změnit schéma u jedno snímku, zvolíme Použít, chceme-li tak učinit u všech snímku, zvolíme Použít u všech. PowerPoint 2000 8
Standardní Obr. 16: Barevné schéma snímku Vlastní Chceme-li změnit barevné schéma u více snímků, vybereme je způsobem jak je popsáno v kapitole 2.2 a potom schéma změníme. Zkopírování barevného schématu z jednoho snímku na druhý provedeme následujícím způsobem: 1. V zobrazení Řazení snímku označte snímek, jehož barevné schéma chcete použít 2. Na panelu nástrojů Standardní stisknete ikonu -Kopie formátu. Chcete-li zkopírovat schéma na více snímků, poklikejte na něj (tzn. dvojklik). 3. Klikněte na snímek nebo snímky, na něž chcete schéma aplikovat. 4. Pokud jste na ikonu klikli dvojitě (pro kopírování na více snímků), vypnete kopírování opětovným kliknutím na ikonu 4.4 Pozadí snímků str 120 cregtgh t***************** nebo stiskem klávesy Esc. PowerPoint 2000 9
Publikace neprošla jazykovou úpravou. Případné chyby nechť si čtenář opraví sám :) PowerPoint 2000 10