Tabulkový procesor Microsoft Excel

Transkript

1 Tabulkový procesor Microsoft Excel Úvod Tabulkový procesor Microsoft Excel spolu s Microsoft Word, Access, Outlook, PowerPoint a FrontPage tvoří programový balíku Microsoft Office. Tabulkový procesor Microsoft Excel nabízí mnoho užitečných funkcí pro snadné vytváření tabulek a jejich další zpracování. Spuštění Excelu a popis úvodní obrazovky Stejně jako ostatní aplikace Microsoft Office se i Excel spouští prostřednictvím nabídky Start Programy a zvolením Microsoft Excel. Další způsob, jak spustit Microsoft Excel je, v nabídce Start kliknout na jednu z položek Nový dokument Office nebo Otevřít dokument Office. Nebo pomocí Panelu zástupců Microsoft Office. Microsoft klade důraz na uživatelsky jednoduché ovládání a proto uspořádání panelů s ikonami je v produktech balíku Microsoft Office podobné. Ne jinak tomu je tady i v Microsoft Word a Microsoft Excel. V horní části se nachází hlavní nabídka se všemi položkami menu, pod ní jsou panely nástrojů s tlačítky (ikonami). Každé tlačítko (ikona) má jednu konkrétní funkci. Je možnost doplnit jiná tlačítka, pokud standardně nejsou zobrazena (např. Editor rovnic). Zvolená buňka (sloupec/řádek). Hlavní nabídka. Aktivní zvolená buňka B3. Zde se zobrazují vzorce a skutečný obsah vybrané buňky. Záhlaví sloupců (písmena). Panely nástrojů s ikonami. Záhlaví řádek (čísla). Jednotlivé Listy. Vodorovná lišta pro posouvání. Svislá lišty pro posouvání. Uprostřed okna Excelu je pracovní oblast rozdělená na malé obdélníky, takzvané buňky. Pro snadnou orientaci, je každá označena písmenem ve vodorovném směru a číslem ve svislém směru.

2 Těsně nad písmeny označující jednotlivé sloupce je velmi důležitý řádek vzorců začínající. Ten zobrazuje aktuální obsah zvolené buňky a zároveň může sloužit i pro editaci buněk. Ve spodní části jsou listy (List1, List2, ). Jeden soubor může mít několik listů. Každý list je samostatná tabulka, nezávislá na ostatních. Tabulky v jednotlivých listech lze mezi sebou provázat vzorci atd. Posledním řádkem ve spodní části Excelu je stavový řádek, který má informační charakter zobrazuje, v jakém režimu pracujete, co se právě s Excesem děje apod. Nový list, Otevřít, Uložit Tisk, Náhled, Pravopis Vkládání matematických funkcí. Ovládání okna Microsoft Excel. Minimalizace, maximalizace, zavření. Seřazení. Aktuální buňka. Sloučení buněk a zarovnání na střed. Vytvoření grafu. Ovládání aktuálního dokumentu.

3 Operace s buňkami Obsah buňky Každá buňka je nezávislá na ostatních a proto může obsahovat libovolné informace. Informace v buňce může mít následující charakter: řetězec (text) textová buňka může obsahovat cokoliv (čísla, text, znaménka). číslo libovolná číselná hodnota. Číselná buňka nesmí obsahovat text. vzorec vzorec vždy začíná znakem =. Vše, co je za rovnítkem, bere Excel jako definici vzorce. datum buňka obsahuje datum v předem stanovené formě zápisu. Typ buňky datum se používá výhradně pro zápis data. Pozor! Pokud buňka obsahuje 832 kilogramů, pak se nejedná o číselnou buňku, ale o buňku textovou, protože číselná buňka nesmí obsahovat žádný text. Pohyb mezi buňkami, zadávání dat do buněk Po buňkách se pohybujeme kurzorovými šipkami, nebo klepnutím levým tlačítkem myši na buňku, kterou si přejeme vybrat. Aktuální buňka (buňka se kterou se pracuje) je vždy zvýrazněná tučnou černou čarou. Kromě toho, že obsah je vidět v buňce samotné, její skutečný obsah je také zobrazen v řádku vzorců. Obsah aktivní buňky (B2) je zobrazen i v řádku vzorců. Obsah buňky v mřížce. Termín Skutečný obsah buňky se používá proto, že obsah může být pozměněn formátem, může být delší apod. Text, číselnou hodnotu, datum nebo vzorec zadáte do buňky pouhým napsáním. Obsah buňky potvrdíte klávesou ENTER, nebo některou z kurzorových kláves. Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa Kurzorová klávesa CTRL + CTRL + CTRL + CTRL + Page Up Page Down F5 CTRL + A CTRL + MEZERNÍK SHIFT + MEZERNÍK Přejdi o jednu buňku nahoru. Přejdi o jednu buňku dolů. Přejdi o jednu buňku doprava. Přejdi o jednu buňku doleva. Přejdi na horní okraj celé tabulky. Přejdi na dolní okraj celé tabulky. Přejdi na pravý okraj celé tabulky. Přejdi na levý okraj celé tabulky. Přejdi o obrazovku nahoru. Přejdi o obrazovku dolů. Vyvolá okno, ve které je možné přesně zadat, na kterou buňku budeme přesunuti. Výběr celého listu Výběr celého sloupce Výběr celého řádku Oprava obsahu buňky klávesa F2 Pokud potřebujete opravit obsah již napsané buňky, pak pro editaci slouží klávesa F2.

4 Přesuňte se na požadovanou buňku a stiskněte klávesu F2. Proveďte opravu a změnu potvrďte klávesou ENTER. Přepsání původního obsahu buňky Přesuňte se na požadovanou buňku a rovnou začněte psát nový text, změnu potvrďte klávesou ENTER. Text bude automaticky změněn. Vymazání obsahu buňky Přesuňte se na požadovanou buňku a stiskněte klávesu DEL. Vymaže se pouze obsah buňky, nikoliv formát. Dlouhý text v buňce Snadno se může stát, že text v buňce je příliš dlouhý a v buňce se nezobrazí. Buňka A2 obsahuje dlouhý text, který prochází buňkou B2 a končí v buňce C2, vztahuje se však k buňce A2. Buňka A3 obsahuje stejný text, ale ten již není zobrazen celý, protože následující buňka vpravo (B3) je již plná. Původní text není zkrácen, pouze není vidět. Nastavení šířky sloupce 1. Místo příliš dlouhého čísla se zobrazí křížky. 2. V takovém případě je nutné roztáhnout šířku sloupce tak, aby se číslo do buňky vešlo. 3. Nastavte myš v záhlaví sloupců na pravou hranici buňky, jejíž šířku chcete změnit. Myš by měla změnit tvar na oboustranný kříž (viz obrázek). Stiskněte a držte levé tlačítko myši a táhněte vlevo nebo vpravo na požadovanou velikost. Uvolněte levé tlačítko myši a šířka sloupce je změněna. 4. Šířku sloupce lze nastavit i přesně podle neširšího obsahu buňky ve sloupci. Postupuje se podobně jako v bodě 3. S rozdíle: V okamžiku, kdy se myš změní na oboustranný kříž, dvakrát poklepejte levým tlačítkem myši. Šířka celého sloupce bude změněna automaticky. Nastavení šířky řádku Postupuje se obdobně jako při změně šířky sloupce s rozdílem, že se kurzor myši přesune na záhlaví řádků. Potom se postupuje podle bodu 3.

5 Kopírování buňky pomocí myši 1. Přesuňte se na buňku, jejíž obsah chcete kopírovat. 2. Přesuňte myš na pravý dolní roh buňky, je zvýrazněn malým černým čtverečkem. Tvar myši se změní na černý kříž (viz obrázek). 3. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. 4. Táhněte požadovaným směrem. Svisle nebo vodorovně. Zde je vidět, jaký text se kopíruje. 5. Na požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši. Řada čísel 1. Napište dvě čísla a označte do bloku podle obrázku. 2. Myš přesuňte na pravý dolní roh, je zvýrazněn malým černým křížkem. Tvar myši se změní na černý kříž (viz obrázek). 3. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. 4. Táhněte požadovaným směrem. Svisle nebo vodorovně. Zde je vidět, jak se postupně mění čísla. 5. Na požadované pozici uvolněte levé tlačítko myši. Místo čísel můžete zadat měsíce, dny v týdnu.

6 Označení buněk do bloku Při práci budeme často potřebovat pracovat s více buňkami najednou. Abychom nemuseli každou buňku upravovat zvlášť, označíme několik buněk do bloku a operaci pak provedeme s celým blokem. 1. Přesuňte myš na buňku, která tvoří levý horní roh budoucího bloku. 2. Stiskněte, držte levé tlačítko myši a táhněte myší požadovaným směrem. Při táhnutí se označuje oblast buněk budoucí blok. 3. V okamžiku, kdy je označen blok podle vašich požadavků, uvolněte levé tlačítko myši. Blok je označen. Zrušením označeného bloku provedete klepnutím levým tlačítkem myši na jakoukoliv buňku, nebo stisknutím jedné z kurzorových kláves. Kopírování buňky pomocí schránky Vyjmout Zkratková klávesa: CTRL + X Kopírovat Zkratková klávesa: CTRL + C Vložit Zkratková klávesa: CTRL + V Pro kopírování buněk nebo označeného bloku buněk se v Excelu používají výše uvedené ikony nebo zkratkové klávesy. Kopírování buňky (buněk) 1. Označte do bloku buňky, které budete kopírovat. 2. Stiskněte ikonu dvou za sebou jdoucích listů kopírování do schránky (nebo použijte zkratkovou klávesu). Okolo zkopírované oblasti začne blikat přerušovaná čára. 3. Přesuňte se na buňku, která bude obsahovat zkopírované buňky. Na požadované buňce stiskněte ikonu Vložit nebo použijte zkratkovou klávesu. Přesouvání buňky (buněk) 1. Označte do bloku buňky, které budete přesouvat. 2. Stiskněte ikonu nůžek vyjmout a vložit do schránky (nebo použijte zkratkovou klávesu). Okolo vyjmuté oblasti začne blikat přerušovaná čára. 3. Přesuňte se na buňku, která bude obsahovat vyjmutou buňky. Na požadované buňce stiskněte ikonu Vložit nebo použijte zkratkovou klávesu. Přesun buňky pomocí myši Buňky označené v bloku uchopte za některý z jeho okrajů levým tlačítkem myši a táhněte požadovaným směrem. Na požadované pozici pusťte levé tlačítko myši a blok buněk se přesune. Vzorce zůstanou nepoškozeny, automaticky se upraví novým pozicím buněk.

7

8 Grafická úprava buňky Jedná se o grafickou (vizuální) úpravu buňky, textu v buňce, ohraničení a stínování. V každé buňce lze provést grafickou úpravu samostatně, nezávisle na jiné buňce. Každá buňka může mít jinou velikost písma, jiné ohraničení, zarovnání, stínování apod. Nebo je možné buňky označit do bloku a pro všechny buňky v bloku nastavit stejnou grafickou úpravu. Zarovnání obsahu buňky Zarovnání se vztahuje na aktivní buňku nebo na oblast buněk označených do bloku. Řez písma Zarovnání vlevo. Zarovnání na střed. Zarovnání vpravo. Tučné písmo. Kurzíva. Podtržení. Klávesová zkratka: CTRL+B Klávesová zkratka: CTRL+I Klávesová zkratka: CTRL+U Přeškrtnutý text: Klávesová. zkratka CTRL+SHIFT+5 Uvedené řezy lze mezi sebou kombinovat. Řez se vztahuje na aktuální buňku nebo na celý blok vybraných buněk. Deaktivace vybraného řezu provedete opětovným klepnutím na příslušné tlačítko. Typ a velikost písma Velikost písma se vztahuje na aktuální buňku nebo na celý blok vybraných buněk. Při zvětšení velikosti písma se automaticky přizpůsobí i výška buňky, šířka nikoliv. Ohraničení, barva výplně a barva písma Nastaví ohraničení vybrané buňky nebo bloku buněk. Nastaví barvu výplně vybrané buňky nebo bloku buněk. Nastaví barvu písma vybrané buňky nebo bloku buněk. Formát buňky Okno Formát buňky umožňuje nastavit důležité vlastnosti buňky. 1. Vyberte buňku (klepnete na ni) nebo celý blok, u které budou změny provedeny.

9 2. Klepněte na menu Formát na hlavním panelu a zvolte Buňky. Nebo můžete na vybranou buňku klepnout pravým tlačítkem myši a vybrat Formát buněk. Nebo použít zkratkovou klávesu CTRL+SHIFT+1. Záložka Číslo Záložka číslo umožňuje nastavit, jak se bude číselná hodnota v buňce zobrazovat. Pokud je v buňce například číslo 8535,26, mlže se zobrazit jako 8 535,26 nebo 8 535,26 Kč nebo 8,54E+03 apod. Skutečná hodnota buňky zůstává nezměněná formátem se definuje pouze maska buňky. V levé části záložky číslo lze zvolit jeden z druhů zobrazení a ten pak konkrétněji nastavit v pravé části okna. V horní části záložky v poli Ukázka je zobrazen zvolený formát. Skutečná hodnota v buňce. Hodnota v buňce změněná formátem. Záložka zarovnání Záložka zarovnání umožňuje nastavit zarovnání obsahu buňky ve vodorovném i svislém směru. V okně Orientace se pomocí myši otáčí s textem v buňce. Velikost úhlu lze zadat i číselně. Zalomení textu V dolní části okna se nachází zaškrtávací volba Zalomit text. Někdy může být u delšího textu v buňce nežádoucí, aby text pokračoval přes více buněk doprava. Pokud je buňka dostatečně vysoká a je zatržena volba Zalomit text, bude text zalomen do více řádků v jedné buňce. Text přesahuje do několika buněk. Text je zalomen do několika řádků v jedné buňce. Přizpůsobit buňce Je-li toto pole zaškrtnuto, text v buňce se přizpůsobí velikosti buňky. Text přesahuje do několika buněk. Text v buňce se přizpůsobil velikosti buňky. Sloučit buňky Sloučí vybrané buňky do jedné.

10 Záložka písmo Záložka Písmo umožňuje nastavit všechny parametry písma. Nastavené parametry zkontrolujete v poli Náhled. U některých písem se může objevit koncovka CE. Například TimesNewRomanCE, to znamená, že písmo podporuje česká písmena (ěščřžýáíéúůňťď). Efekty Přeškrtnutý text. Horní index. Dolní index. Záložka ohraničení Prostřednictvím záložky Ohraničení zvolíte způsob ohraničení jedné buňky nebo bloku buněk. V pravé části nazvané Čára Styl se nastavuje styl podoba čáry (čárkovaná, čerchovaná atd.). Výsledek může vypadat například takto. Záložka vzorky Záložka vzorky umožňuje nastavit pouze výplň jedné nebo více buněk. Jako výplň můžeme nastavit libovolnou barvu a případně i jeden z osmnácti předdefinovaných vzorů. Zvolená barva výplně buňky. Zvolený vzorek buňky. Záložka zámek Dovoluje zamknout buňku, aby se nedalo manipulovat s jejím obsahem, velikostí. Pouze v případě, že je zamčený celý list. Nebudeme používat.

11 Zdroj: Lukáš Polák