Směrnice k provedení inventarizace

Základní škola Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A příspěvková organizace, 400 10 Ústí nad Labem IČ: 44553234 SMĚRNICE č. 17/2014 Směrnice k provedení inventarizace Obsah: Čl. 1 Úvod Čl. 2 Příkaz k provedení inventarizace Čl. 3 Příprava inventarizace Čl. 4 Provedení vlastních inventarizačních prací Čl. 5. Postup inventarizací a odpovědnost Čl. 6 Inventurní soupis Čl. 7 Inventarizační zápisy a souhrnná zpráva o provedení inventarizace Čl. 8 Inventarizační rozdíly Čl. 9 Závěrečná ustanovení Účinnost: 01.09.2014 Zpracoval: Martina Holíková, ekonomka školy Schválil: PaedDr. Milan Zelenka, ředitel školy Počet stran: 18 Počet příloh: 9 (z celkového počtu stran 18) Strana 1 (celkem 18)

1. Úvod 1. Inventarizace majetku a závazků se provádí v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhláškou č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů 2. Inventarizací se zjišťuje skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřuje se, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazků v účetnictví. 3. Skutečné stavy majetku a závazků se při inventarizaci zjišťují: - fyzickou inventurou u hmotného a nehmotného majetku - dokladovou inventurou u závazků a pohledávek, popř. u ostatních složek majetku, u nichž nelze provést fyzickou inventuru 2. Příkaz k provedení inventarizace V souladu se zákonem o účetnictví č. 563/91 Sb. 6, odst. 3 a 29 a 30 proveďte řádnou inventarizaci majetku a závazků. Hlavním cílem je uvést do souladu fyzický stav veškerého majetku s účetním stavem a určit odpovědnost za hospodaření s ním. 3. Příprava inventarizace 1. Pro řízení inventarizačních prací schválil ředitel školy v příloze č. 1 ústřední inventarizační komisi(dále jen ÚIK) a dílčí inventarizační komise (dále jen DIK). Zaměstnanci jmenovaní v jednotlivých dílčích komisích a ostatní zaměstnanci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventarizovaný majetek nachází, jsou povinni zúčastnit se prací souvisejících s přípravou inventarizace. Povinností DIK je zkontrolovat označení předmětů inv. čísly a zkontrolovat skutečný stav se stavem evidenčním. 2. Zaměstnanci odpovědní za inventarizovaný majetek předají před zahájením inventarizačních prací předsedovi příslušné komise písemné prohlášení (příloha č. 3), že: - všechny doklady týkající se stavu a pohybu hospodářských prostředků jimi zpracovaných odevzdali k zaúčtování; v případě, že některé doklady, které se týkají stavu a pohybu majetku, nebyly předány k zaúčtování, uvedou tuto skutečnost v prohlášení a doklady předají předsedovi příslušné komise. - všechny příjmy a výdaje těchto prostředků jsou zachyceny v účetnictví 3. Zaměstnanci odpovědní za inventarizovaný majetek připraví svěřený majetek k provedení fyzické inventury. Tito zaměstnanci se fyzické inventury zúčastní a podepíší písemné prohlášení, že inventarizace proběhla za jejich přítomnosti, veškeré doklady byly předány k zaúčtování před zahájením inventury a žádné doklady ani informace nezatajili. 4. Provedení vlastních inventarizační prací Inventarizace se provede k 31.12.2014 s tím, že fyzické stavy budou zjišťovány takto: - u dlouhodobého hmotného (včetně drobného dlouhodobého hmotného majetku a učebních pomůcek) k 31.10.2014 - u nehmotného dlouhodobého (včetně drobného dlouhodobého nehmotného majetku) k 31.10.2014 - u staveb a pozemků k 31.10.2014 - majetku vedeného v operativní evidenci k 31.10.2014 Strana 2 (celkem 18)

- učebních pomůcek vedených v operativní evidenci dle jednotlivých kabinetů k 31.10.2014 - majetku pronajatého, zapůjčeného k 31.10.2014 - zásob, cenin, závazků a pohledávek k 31.12.2014 - pokladny k 31.12.2014 - skladu potravin k 31.12.2014 - dokladovou inventuru skutečných stavů pohledávek, závazků, bankovních účtů, cenných papírů, rezerv, podrozvahových účtů apod. k 31.12.2014 Začátek inventarizace - 31.10.2014 ve 14.00 hodin Konec inventarizace - 06.11.2014 v 16.00 hodin 5. Postup inventarizací a odpovědnost 1. Zaměstnanci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace musí být proškoleni vedoucím ÚIK o způsobu a cílech prováděných inventarizací, dále o kompetencích a odpovědnostech pracovníků dílčích inventarizačních komisích. Toto proškolení potvrzují písemně (viz příloha č. 4) 2. ÚIK svolá předsedy DIK a seznámí je s postupem inventarizací, provede jejich metodickou instruktáž a poskytuje metodickou pomoc při provádění dílčích inventur. 3. Předsedové DIK odpovídají za správné a včasné provedení inventarizací (tj. zjištění fyzického stavu, jeho porovnání s evidencí, vyčíslení inventarizačních rozdílů, úplné a správné zpracování písemných materiálů o inventarizaci a dodržení všech stanovených lhůt) na jednotlivých úsecích za svěřenou oblast majetku a závazků. 4.Vedoucí pracovišť jsou povinni uvolnit zaměstnance k provádění inventarizace v případě, že jsou tito zaměstnanci pověřeni funkcí vedoucích nebo členů inventarizačních komisí nebo jsou odpovědni za inventarizovaný majetek. 5. Zaměstnanci jmenovaní v ÚIK a v DIK jsou povinni při provádění inventarizací ohlásit každou odchylku od žádoucího stavu, a to neprodleně v průběhu probíhající inventarizace, předsedovi ÚIK. 6. Druhy majetku a závazků, jejichž stav se zjišťuje fyzickou nebo dokladovou inventurou, popř. kombinací obou způsobů, jsou stanoveny v článku 4. 7. Zaměstnanci, kteří jsou odpovědní za provedení inventur a inventarizace předloží nejpozději do 8.11.2014 podepsané inventurní soupisy (vzor příloha č. 5) a zápis o provedení inventarizace. 6. Inventurní soupis Zjištěný stav majetku se zaznamenává v inventurních soupisech, které slouží jako doklady o provedené inventuře. Jednotlivé strany inventurních soupisů musí být označeny pořadovými čísly stránek. Inventurní soupis musí obsahovat (vzor příloha č. 5): - skutečné stavy majetku a závazků účetní jednotky zjišťované fyzickou nebo dokladovou inventurou tak, aby bylo možno zjištěný majetek a závazky jednoznačně určit - podpisový záznam osoby, které byl majetek svěřen do užívání - podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventur a inventarizace Strana 3 (celkem 18)

- způsob zjišťování skutečných stavů - ocenění majetku a závazků k okamžiku ukončení inventury - okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury Inventurní soupisy musí být orazítkované a podepsané DIK. 7. Inventarizační zápisy a souhrnná zpráva o provedení inventarizace Do 08.11.2014 vyhotoví DIK zápis o provedení inventarizace veškerého majetku, který bude vyplněn ve všech bodech opatřen razítkem organizace a příslušnými podpisy. Inventarizační zápis se vyhotovuje na závěr každé inventury (viz příloha č.2) 1. V případě, že inventarizační rozdíly vznikly neúmyslnou záměnou nebo chybným zaúčtováním, budou tyto případy ještě před vyčíslením konečných inventarizačních rozdílů napraveny. Příslušné doklady o nápravě takto vzniklých inventarizačních rozdílů budou přiloženy. 2. Pokud nebyly zjištěny žádné inventarizační rozdíly ani jiné další závady, bude toto zjištění výslovně uvedeno v zápise. 3. Zaměstnanec odpovědný za inventované prostředky potvrdí svým podpisem, že fyzická inventura byla provedena za jeho účasti. Náhrady a postihy za manka a škody budou uplatněny u pracovníků, kteří odpovídají za svěřený úsek hospodaření podle ustanovení Zákoníku práce. 4. DIK předají zápisy ÚIK k projednání. ÚIK odpovídá za provedení rekapitulace všech výsledků inventarizačních prací a za podání písemné souhrnné zprávy - prohlášení inventarizační komise (viz příloha č. 6) a vyhotovení protokolu o provedení fyzické inventury (příloha č. 9) Zodpovídá předseda ÚIK termín odevzdání řediteli školy 8.11.2014. 8. Inventarizační rozdíly vypořádání a nápravná opatření 1. Inventarizačními rozdíly se rozumí rozdíly mezi skutečným stavem a stavem v účetnictví, které nelze prokázat způsobem stanoveným zákonem o účetnictví, kdy - skutečný stav je nižší než stav v účetnictví rozdíl se označuje jako manko, popř. schodek u peněžní hotovosti a cenin, - skutečný stav je vyšší než stav v účetnictví rozdíl se označuje jako přebytek. 2. Inventarizační rozdíly se vyúčtují do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků. 3. Návrhy na vyřazení - majetek, který byl znehodnocen, nepoužíván apod. musí být vyřazen. Jeho vyřazení schválí zápisem inventarizační komise (příloha č. 6). Majetek do 3 000,00 Kč schvaluje ředitel školy, v případě majetku v ceně vyšší jak 3 000,00 Kč musí být zápis o vyřazení podepsán inventarizační komisí + originál posudku odborné firmy a tyto náležitosti se musí zaslat zřizovateli, který je předá ke schválení Radě města. Strana 4 (celkem 18)

9. Závěrečná ustanovení Přílohami této směrnice jsou vzory inventarizačního zápisu, inventurních soupisů, inventurních sumářů, vzor prezenční listiny z instruktáže členů ÚIK a DIK k provedení inventarizace, jmenování inventarizačních komisí ÚIK a DIK. Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance Základní školy Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A, příspěvkové organizace. Tato směrnicí se ruší směrnice č. 3/2012 ze dne 01.10.2012. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 01.09.2014. Základní škola Ústí nad Labem, Pod Vodojemem 323/3A, příspěvková organizace PaedDr. Milan Zelenka ředitel školy V Ústí nad Labem dne 18.08.2014 Seznam příloh: Příloha č. 1 Jmenování UIK A DIK Příloha č. 2 Zápis dílčí inventarizační komise formulář Příloha č. 3 Prohlášení hmotně odpovědného pracovníka Příloha č. 4 Prezenční listina z instruktáže členů ÚIK a DIK k provedení inventarizace Příloha č. 5 Vzory inventurních soupisů Příloha č. 6 Zápis o vyřazení dlouhodobého majetku Příloha č. 7 Prohlášení inventarizační komise Příloha č. 8 Protokol o provedení fyzické inventury Příloha č. 9 Vzory inventurních sumářů Strana 5 (celkem 18)

Příloha č. 1 ke Směrnici č. 17/2014 Jmenování ÚIK: předseda: Mgr. Petr Matějček členové: Hana Kopencová Věra Poživilová Jmenování dílčích inventarizačních komisí (DIK): I.st. předseda: Mgr. Hana Procházková členové: Mgr. Helena Centnerová Mgr. Zora Balachová II.st. předseda: Mgr. Renata Vítová členové: Mgr. Kamila Turková PaedDr. Zdeněk Vaněk Ostatní předseda: Michal Mikyna členové: Jaroslava Mizeráková Marcela Jandová Strana 6 (celkem 18)

Příloha č. 2 Vzor zápis DIK - ke Směrnici č. 17/2014 Zápis dílčí inventarizační komise z inventarizace k účetnímu datu.. Majetek nebo závazky evidované na účtu(číslo a název účtu): účetní stav: zjištěný skutečný stav: rozdíl: k datu..kč.. k datu...kč...kč odpovědná osoba za majetek nebo závazky (jméno, příjmení):.. odpovědná osoba za evidenci majetku nebo závazků (jméno, příjmení): způsob provedení inventury (přepočítáním,ověřením smluv, posouzení termínů promlčení apod.): datum zahájení inventury : datum ukončení inventury:: návrh DIK na lepší hospodaření s majetkem: vyjádření odpovědného zaměstnance ke zjištěním DIK: datum, jméno a podpis odpovědného zaměstnance: Datum vyhovení zápisu DIK: DIK ve složení: předseda DIK (jméno, příjmení).. podpis.. členové DIK.. Přílohy (inventurní soupisy, položkové sestavy apod.): Strana 7 (celkem 18)

Příloha č. 3: Vzor prohlášení hmotně odpovědného pracovníka ke Směrnici č. 17/2014 Prohlášení hmotně odpovědného pracovníka Prohlašuji tímto, a) že všechny doklady, týkající se stavu a pohybu hospodářských prostředků jsem odevzdal k zúčtování, nebo inventarizační komisi b) že všechny příjmy a výdaje, které se týkají svěřeného majetku jsou zachyceny v účetnictví nebo operativní evidenci, že jsem žádné hospodářské prostředky před inventarizační komisí nezatajil a že inventarizace byla provedena v mé přítomnosti. jméno,příjmení a vlastnoruční podpis Strana 8 (celkem 18)

Příloha č. 4 Vzor prezenční listina - ke Směrnici č. 17/2014 Prezenční listina z instruktáže členů ústřední inventarizační komise a dílčích inventarizačních komisí k provedení inventarizace k 31.12. konané dne.. Jméno pracovníka podpis funkce (UIK, DIK) Strana 9 (celkem 18)

Příloha č. 5: Vzory inventurních soupisů - ke Směrnici č. 17/2014 1. Inventární karta stavby Organizace Syntetický účet: (razítko): Inventární číslo: SKP Datum: Číslo Přiděleno pracovišti: Název stavby: dokladu: Způsob pořízení: Obec, popř.místo stavby: Odpisová sazby měsíční/ro Číslo popisné: ční Rok Ulice: pořízení: Datum zařazení Číslo orientační: do užívání: Okres: DPH v Kč: Kraj: Způsob využití Technické parametry v činnosti: zastavěná plocha v m Datum úplného půdorysné délka v cm odepsání: parametry šířka v cm Strana 10 (celkem 18)

2. Přehled o ceně stavby v příslušném účetním období Částka v Kč Datum Č.účet. Obsah účetního případu Pořizovací cena Zůstatkov á Údržb a dokladu zvýšení/sníže ní Oprávky cena a opravy a) b) c) d) Přísluše nství: Datum vyřazení: Kartu vyhotovila: Zůstatková cena při vyřazení: Způsob vyřazení: Vysvětlivky ke sl.: a) pořizovací cena (vstupní cena) a dále případné zvýšení/snížení (např.technické zhodnocení, rekonstrukce, modernizace, vyřazení) b) zúčtované oprávky c) zůstatková cena d) informace o údržbě a opravách většího rozsahu Strana 11 (celkem 18)

Příloha č. 5: Vzory inventurních soupisů - ke Směrnici č. 17/2014 Inventurní soupis o provedení inventury cenin Název a sídlo účetní jednotky Inventarizace provedena ke dni:...... Druh provedení inventarizace: fyzická... Útvar: Jméno a příjmení hmotně odpovědného pracovníka: Hmotná odpovědnost uzavřena s pracovníkem dne: Potvrzuji, že fyzická inventarizace cenin se konala za mé účasti, a současně prohlašuji, že jsem veškeré doklady zaúčtoval(a) do pokladní knihy a žádnou pokladní operaci jsem nezatajil(a). Hmotně odpovědný pracovník: Místo vyhotovení: datum, podpis: Zjištěný stav cenin: Číslo Název ceniny Hodnota ceniny v Kč Počet kusů řádku 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Celkem Celkem Kč Poznámk a Strana 12 (celkem 18)

Příloha č. 6: Vzor - zápis o vyřazení majetku - ke Směrnici č. 17/2014 Zápis o vyřazení dlouhodobého majetku Číslo Druh majetku Organizace: Důvod k vyřazení: Inventární číslo Název MJ Množstv í Cena za MJ Celkem Kč Zůstatková cena DM Celkem Způsob fyzické likvidace: Vyjádření likvidační komise: Podpisy likvidační komise: Účtovací předpis účet Částka Zápis schvaluji a cenu vyřazených předmětů vyúčtovat na vrub Datum a podpis vedoucího organizace: Podpis účetní: Vyhotovil Datum, podpis Kontroloval Datum, podpis Příloha:(posudek odborné firmy, doklad o fyzické likvidaci) Strana 13 (celkem 18)

Příloha č. 7: Prohlášení inventarizační komise - ke Směrnici č. 17/2014 Příspěvková organizace: Prohlášení inventarizační komise a) Inventarizace byla provedena v souladu s ustanovením zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví a pokynem (směrnicí) č. 17/2014 k provedení inventarizace. b) Jsme si vědomi možných následků za nesprávné provedení inventarizace. Datum Vedoucí inventarizační komise (podpis) Členové inventarizační komise (podpis) Strana 14 (celkem 18)

Příloha č. 8: Protokol o provedení fyzické inventury - ke Směrnici č. 17/2014 Protokol o provedení fyzické inventury Umístění inventovaného majetku: Druh inventovaného majetku: Inventura provedena ve dnech: Hodnota majetku v Kč: Inventuru provedli: jméno, příjmení: předseda DIK: členové DIK: inventurní rozdíly zjištěné fyzickou inventurou: Členové komise prohlašují, že inventura byla provedena úplně a všechny zjištěné inventarizační rozdíly jsou uvedeny v tomto protokolu (případně v příloze s podrobným komentářem zjištěných inventarizačních rozdílů). Osoby zodpovědné za majetek: Datum vyhotovení protokolu: Podpisy členů komise: Strana 15 (celkem 18)

Příloha č. 9: Vzory inv. sumářů ke Směrnici č. 17/2014 Inventurní sumář závazků Název a sídlo účetní jednotky Inventarizace provedena ke dni:... Druh provedení inventarizace: dokladová... Syntetický účet:... Analytický účet: Útvar Počet stránek, ev. příloh: : Číslo řádk u 1 2 3 Číselné označení, ev. název analytického Závazky v Kč účtu věřitele celkem Kč z toho Celkem v Kč Výsledné zjištění do lhůty splatnosti po lhůtě splatnosti Celkem Kč promlčené Stav zjištěný dokladovou inventarizací: Účetní stav ke dni inventarizace: Rozdíl: Vyjádření odpovědného pracovníka ke vzniklým inventarizačním rozdílům: Termín provedení inventarizace: začátek dne: ukončení dne: Jména a podpisy pracovníků provádějících inventarizaci: předseda (vedoucí): člen: člen: Zúčtovací předpis vzniklých inventarizačních rozdílů MD D Kč Strana 16 (celkem 18)

Zaúčtováno dne: (podpis): Zaúčtoval Inventurní sumář schválil dne:... Schválil: Inventurní sumář za zásoby Název a sídlo účetní jednotky Inventarizace provedena ke dni:... Druh provedení inventarizace: fyzická... Syntetický účet:... Počet stránek, ev. příloh: Útva r: Rekapitulace inventurních soupisů: Čísl o řádk u 1 2 3 Inventarizační čísla Celkem v Kč Zjištěný stav inventarizací v Kč Účetní stav Přebytek Manko Pozn. v Kč v Kč v Kč Vyjádření odpovědného pracovníka ke vzniklým inventarizačním rozdílům: Termín provedení inventarizace: začátek dne: ukončení dne: Jména a podpisy pracovníků provádějících inventarizaci: předseda (vedoucí): člen: člen: Zúčtovací předpis vzniklých inventarizačních rozdílů Kč MD D 1. Přebytky (řádek číslo...): Strana 17 (celkem 18)

2. Manko (řádek číslo...): Zaúčtováno dne: Zaúčtoval (podpis): Manko předepsáno k úhradě dne: Číslo protokolu (rozhodnutí): Pracovníkovi: Ve výši Kč: Zaúčtováno dne: Zaúčtoval (podpis): Inventurní sumář schválil dne:... funkční zařazení Schválil: podpis Strana 18 (celkem 18)