GFI MailArchiver for Exchange Outlook Connector Příručka Společnost GFI Software
http://www.gfi.com Email: info@gfi.com Informace obsažené v tomto dokumentu podléhají změnám bez předchozího upozornění. Společnosti, jména a data obsažená v příkladech jsou fiktivní, pokud není uvedeno jinak. Kopírování nebo šíření částí tohoto dokumentu v jakékoli elektronické nebo mechanické podobě za jakýmkoli účelem bez výslovného písemného souhlasu společnosti GFI Software je zakázáno. GFI MailArchiver je autorským právem společnosti GFI SOFTWARE Ltd. 1999-2010 GFI Software. Všechna práva vyhrazena. Verze MAR-OC-1-02.004 Poslední aktualizace proběhla 12.12.2009
Obsah 1. Úvod 1 1.1 O serveru GFI MailArchiver...1 1.2 O softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector...1 2. Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 2 2.1 Úvod...2 2.2 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector...2 2.3 Nastavení synchronizace...4 2.4 Přidání nové poštovní schránky...4 2.5 Hledání v archivních úložištích e-mailů...6 3. Sledování nástroje Outlook Connector 14 3.1 Práce offline...17 3.2 Nastavení databáze...18 3.3 Povolení/zakázání aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector...18 4. Odstraňování problémů 21 4.1 Úvod...21 4.2 Problémy aplikace Outlook connector...22 4.3 Databáze znalostí...24 4.4 Webové fórum...24 4.5 Vyžádání technické podpory...24 5. Rejstřík 25 GFI MailArchiver Outlook Connector Obsah i
1. Úvod 1.1 O serveru GFI MailArchiver Server GFI MailArchiver představuje výkonné a snadno použitelné řešení pro archivaci elektronické pošty. Server GFI MailArchiver slouží k archivaci veškeré interní i externí elektronické pošty do centrální databáze archivu. Databázi archivu e-mailů lze snadno spravovat prostřednictvím webové konfigurace serveru GFI MailArchiver. Můžete rovněž povolit uživatelům prohlížet a vyhledávat staré e-maily přes webové vyhledávací rozhraní. 1.2 O softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector je modul sloužící k synchronizaci serveru GFI MailArchiver s aplikací Microsoft Outlook. GFI MailArchiver Outlook Connector umožňuje uživatelům zobrazovat e- mailové zprávy uložené do archivu prostřednictvím serveru GFI MailArchiver v aplikaci Microsoft Outlook. Archivované emaily se zobrazí v aplikaci Microsoft Outlook v organizované struktuře složek, totožné se strukturou poštovní schránky na serveru Microsoft Exchange. POZNÁMKA: Aby aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector zobrazovala e-mailové schránky se strukturou složek shodnou s poštovní schránkou uživatele, musí být povoleno načtení struktury složek poštovní schránky na serveru GFI MailArchiver. GFI MailArchiver Outlook Connector Úvod 1
2. Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 2.1 Úvod Po dokončení instalace se software GFI MailArchiver Outlook Connector automaticky zaregistruje v aplikaci Microsoft Outlook. Aplikace Microsoft Outlook se automaticky pokusí připojit k softwaru GFI MailArchiver pomocí adresy URL zadané v průběhu instalačního procesu. V úvodním nastavení provede každou minutu aplikace Microsoft Outlook synchronizaci se serverem GFI MailArchiver a k tomuto procesu synchronizace dojde po kliknutí na tlačítko Odeslání/Příjem v aplikaci Microsoft Outlook. 2.2 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Software GFI MailArchiver Outlook Connector automaticky přidá složku poštovní schránky serveru GFI MailArchiver do aplikace Microsoft Outlook. Zobrazí se v levém navigačním panelu aplikace Microsoft Outlook. V úvodním nastavení je k dispozici pouze jedna poštovní schránka (schránka přihlášeného uživatele). Volba panelu nástrojů se zobrazí v pravém dolním rohu a slouží k signalizaci stavu serveru GFI MailArchiver: online, offline nebo synchronizace. 2.2.1 Spuštění softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector Postup při spuštění softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector: 1. Otevřete aplikaci Microsoft Outlook Snímek obrazovky 1 - Složka poštovní schránky serveru GFI MailArchiver 2 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
Screenshot 2 - Složka poštovní schránky serveru GFI MailArchiver 2. Software GFI MailArchiver Outlook Connector se automaticky pokusí připojit k pověření uživatele na pozadí. POZNÁMKA: Pokud se ověřování nezdaří, zobrazí se obrazovka s výzvou k zadání uživatelského jména a hesla. Toto dialogové okno se zobrazí při spuštění aplikace Microsoft Outlook. Snímek obrazovky 3 - Zadejte ověřovací údaje GFI MailArchiver Outlook Connector Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 3
2.3 Nastavení synchronizace Přístup k nastavení aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector: 1. Spusťte aplikaci Microsoft Outlook. 2. V nabídce aplikace Microsoft Outlook klikněte na položku GFI MailArchiver a kliknutím na volbu Nastavení zobrazte dialogové okno předvoleb aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector. Snímek obrazovky 4 - Dialogové okno Upřesnit vlastnosti 2.4 Přidání nové poštovní schránky Postup při přidání nové poštovní schránky: 1. Otevřete aplikaci Microsoft Outlook 2. V nabídce Soubor klikněte na položku Správa datových souborů 4 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
Snímek obrazovky 5 - Přidání nové poštovní schránky 3. Klikněte na položku Přidat... a ze seznamu vyberte možnost GFI MailArchiver. Zobrazí se dialogové okno se seznamem uživatelů, k jejichž poštovním schránkám má připojený uživatel přístup. Snímek obrazovky 6 - Výběr typu úložiště 4. Vyberte možnost GFI MailArchiver a klikněte na tlačítko OK. Zobrazí se dialogové okno se seznamem poštovních schránek, k nimž má připojený uživatel přístup. GFI MailArchiver Outlook Connector Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 5
Snímek obrazovky 7 - Výběr uživatelů POZNÁMKA: Pokud uživatel nemá k příslušným poštovním schránkám přístup, bude seznam uživatelů prázdný a zobrazí se chybová zpráva. 2.5 Hledání v archivních úložištích e-mailů Funkce hledání v archivu e-mailů umožňuje prohledávat všechny archivované e-maily. Při prohledávání bude aplikace GFI MailArchiver hledat stanovený výraz ve všech dostupných polích e-mailu včetně jakýchkoliv příloh. 1. Vyberte uzel Konverzace Hledat. Snímek obrazovky 8 - Jednoduché vyhledávání Ve výchozím nastavení zobrazuje aplikace GFI MailArchiver jednoduché rozhraní vyhledávání, které umožňuje emailech vyhledávat text. 2. Do pole Vyhledat zadejte text, který se má hledat. POZNÁMKA: Zástupné znaky je možné použít takto:? - Nahrazuje jakýkoliv jeden znak. * - Nahrazuje jakýkoliv řetězec znaků. Příklad: 6 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
Pokud chcete najít e-maily obsahující slovo Swiss, můžete do pole Vyhledat zadat řetězce sw??s nebo sw*s. 3. Ze seznamu Hledat v e-mailech za vyberte prohledávané časové období. 4. <Volitelné> Pokud jste přihlášení pod účtem uživatele, který má přístup k jiným uživatelským účtům, budou v rámci jednoduchého hledání ve výchozím nastavení prohledávány pouze vaše e-maily. Zrušením možnosti Prohledávat pouze mé e-maily se aplikaci GFI MailArchiver povolí prohledávat všechny e-maily všech uživatelů, kteří používají aplikaci GFI MailArchiver. 5. Klikněte na možnost Vyhledat. Snímek obrazovky 9 - Výsledky hledání po provedení jednoduché hledání E-maily, které odpovídají stanoveným kritériím hledání, se zobrazí pod oblastí Hledat. Aplikace GFI MailArchiver zobrazuje až 25 e-mailů na stránku. Pokud kritériím hledání odpovídá více než 25 e-mailů, rozdělí je aplikace GFI MailArchiver na samostatné stránky. POZNÁMKA: Pokud chcete změnit počet e-mailů zobrazených na stránce, klikněte na uzel Konverzace Možnosti, ze seznamu Počet položek na stránku vyberte počet e-mailů, které mají být zobrazeny na jedné stránce a klikněte na možnost Uložit nastavení. Na další stránky s výsledky hledání se přesunete kliknutím na odkaz s číslem požadované stránky. 2.5.1 Pokročilé hledání 1. Stránku hledání zobrazíte výběrem uzlu Konfigurace Vyhledat. 2. Kliknutím na odkaz Zobrazit možnosti pokročilého vyhledávání se dostanete k funkci pokročilého hledání. POZNÁMKA: Zpět do režimu jednoduchého vyhledávání se dostanete kliknutím na odkaz Zobrazit možnosti jednoduchého vyhledávání. GFI MailArchiver Outlook Connector Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 7
Snímek obrazovky 10 - Pokročilé hledání Pomocí funkce pokročilého vyhledávání je možné určit kritéria vyhledávání u konkrétních polí jako je předmět, příjemce a velikost. Hledání můžete také omezit na e-maily označené specifickým štítkem. Můžete také vybrat archivní úložiště, ve kterém se mají e-maily hledat. Aplikace GFI MailArchiver uvádí dostupná archivní úložiště v seznamu Prohledávat následující archivy. Pokud chcete hledat ve více jak jednom archivním úložišti, podržte klávesu CTRL a kliknutím označte názvy archivních úložišť, které chcete prohledat. Podle výchozího nastavení bude pokročilé vyhledávání prohledávat pouze vaše e-maily. Jestliže jste přihlášený na uživatelském účtu, který má přístup k účtům jiných uživatelů, vyberte ze seznamu Hledat v e-mailech uživatele možnost Všichni podřízení. Pokud chcete vyhledávat v e-mailech konkrétního uživatelského účtu, ke kterému máte přístup, vyberte tento účet ze seznamu Hledat v e-mailech uživatele. Pokročilé vyhledávání aplikace GFI MailArchiver podporuje kritéria vyhledávání v těchto polích: Velikost (KB) ID zprávy Příjemce Odesílatel Datum odeslání Datum přijetí Předmět Celý e-mail POZNÁMKA: U polí ID zprávy, Příjemce, Odesílatel, Předmět a Celý e-mail je povoleno použití zástupných znaků:? - Nahrazuje jakýkoliv jeden znak. * - Nahrazuje jakýkoliv řetězec znaků. Příklad: Pokud chcete vyhledat e-maily obsahující slovo Swiss, můžete do pole Vyhledat zadat řetězce sw??s nebo sw*s. 2.5.2 Prohledávání e-mailů se specifickým štítkem Jak vyhledat e-maily se specifickými politikami třídění do kategorií nebo označené specifickým štítkem: 1. Označte políčko Hledat e-maily se štítkem. 8 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
2. Ze seznamu pod políčkem vyberte požadovaný štítek. Snímek obrazovky 11 - Vyhledávání e-mailů se specifickým štítkem POZNÁMKA: Aplikace GFI MailArchiver zobrazuje osobní štítky černou barvou a štítky dle politik třídění do kategorií červeně. 3. Zrušte zaškrtnutí políčka Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. POZNÁMKA: Pokud chcete prohledávat se specifickými kritérii mezi e-maily se specifickým štítkem, zaškrtněte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám a upřesněte kritéria vyhledávání dle dalších částí této příručky. 4. Klikněte na možnost Hledat. 2.5.3 Hledání podle velikosti e-mailu Jak hledat e-maily dané velikosti: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Velikost (KB). 3. Ze seznamu podmínek vyberte, jestli chcete hledat e-maily s celkovou velikostí, která je větší (JE VĚTŠÍ NEŽ), menší (JE MENŠÍ NEŽ) nebo rovná (JE PŘESNĚ) velikosti souboru upřesněné v dalším kroku. 4. Zadejte hodnotu velikosti souboru do políčka vpravo od seznamu podmínek. Snímek obrazovky 12 - Pole velikosti e-mailu 5. Klikněte na možnost Vyhledat. GFI MailArchiver Outlook Connector Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 9
2.5.4 Hledání podle ID zprávy Každý e-mail obsahuje v hlavičce pole ID zprávy. Pole ID zprávy obsahuje jedinečné identifikační číslo vygenerované aplikací Microsoft Exchange, které jednoznačně identifikuje e-mail. Příklad: F26B97C01FB21C4A34CD9F05062072@master-domain.com Jak vyhledat e-maily pomocí pole ID zprávy: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte ID zprávy. 3. Zadejte ID zprávy, kterou chcete vyhledat, do pole vpravo od seznamu polí. Snímek obrazovky 13 - Pole ID zprávy 4. Klikněte na možnost Vyhledat. 2.5.5 Hledání podle příjemce nebo odesílatele Jak hledat e-maily od konkrétního odesílatele nebo konkrétního příjemce: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Odesílatel, resp. Příjemce, podle toho, co chcete hledat. 3. Zadejte do pole vpravo od seznamu polí hledanou e-mailovou adresu nebo zobrazované jméno účtu Active Directory (AD). Snímek obrazovky 14 - Pole Odesílatel 4. Klikněte na možnost Vyhledat. 2.5.6 Hledání podle data odeslání či přijetí Jak hledat e-maily, které byly odeslány nebo přijaty konkrétní den: 1. Označte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Datum odeslání, resp. Doručeno dne, podle toho, které datum hledáte. 3. Ze seznamu podmínek vyberte, jestli hledat e-maily odeslané či přijaté před (JE PŘED), po (JE PO) nebo přesně v (JE PŘESNĚ) den stanovený v dalším kroku. 4. Kliknutím na tlačítko zobrazíte kalendář, ze kterého můžete přehledně vybrat datum. Vybrané datum upravíte buď opětovným kliknutím na tlačítko nebo jeho změnou přímo v políčku. 10 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
Snímek obrazovky 15 - Ovládání kalendáře 5. Klikněte na tlačítko Vyhledat. Snímek obrazovky 16 - Pole Datum odeslání 2.5.7 Hledání podle předmětu e-mailu Jak hledat e-maily s konkrétním předmětem: 1. Zaškrtněte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Předmět. 3. Do políčka vpravo od seznamu polí zadejte kritérium vyhledávání. Snímek obrazovky 17 - Pole Předmět 4. Klikněte na možnost Vyhledat. 2.5.8 Hledání v celém e-mailu Jak hledat e-maily, které mají konkrétní obsah kdekoliv v e-mailu: 1. Zaškrtněte políčko Vyhledat e-maily vyhovující následujícím podmínkám. 2. Ze seznamu polí vyberte Celý e-mail. 3. Do políčka vpravo od seznamu polí zadejte kritérium vyhledávání. Snímek obrazovky 18 - Prohledávání celého e-mailu 4. Klikněte na možnost Vyhledat. GFI MailArchiver Outlook Connector Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 11
2.5.9 Hledání pomocí více výrazů vyhledávání Pokud jste určili jedno kritérium vyhledávání a chcete přidat další kritéria: 1. Kliknutím na možnost Přidat podmínku přidáte novou podmínku pod poslední. POZNÁMKA: Podmínky jsou spojeny logickou spojkou A. To znamená, že e-mail musí vyhovovat všem podmínkám, aby ho aplikace GFI MailArchiver zařadila mezi výsledky hledání. Příklad: Pokud určíte tyto podmínky: Odesílatel je adam@external.com A příjemce je pnovak@master-domain.com Aplikace GFI MailArchiver zobrazí pouze e-maily odeslané z adresy adam@external.com na adresu pnovak@masterdomain.com. Snímek obrazovky 19 - Přidání podmínky 2. Pokud chcete přidat více kritérií, opakujte kroky 1 a 2. 3. Po přidání všech požadovaných podmínek spustíte hledání kliknutím na možnost Hledat. 2.5.10 Odstranění kritérií vyhledávání Pokud chcete odstranit jedno z kritérií hledání, klikněte na tlačítko vpravo od podmínky, kterou chcete odstranit. Pokud jste přidali více kritérií hledání a chcete je všechna odstranit naráz, klikněte na tlačítko Odstranit všechny podmínky. 2.5.11 Zobrazování vyhledaných e-mailů E-mail si prohlédnete kliknutím na výsledek hledání. Pokud si chcete prohlédnout jiný e-mail, zavřete okno zobrazení e-mailu kliknutím na tlačítko a klikněte na další e-mail ze seznamu výsledků hledání. 12 Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
2.5.12 Třídění výsledků hledání Podle výchozího nastavení třídí aplikace GFI MailArchiver výsledky hledání podle relevance, přičemž nejrelevantnější e-maily jsou uvedeny nahoře. Pokud chcete třídit výsledky hledání podle jiného pole, vyberte třídící pole ze seznamu Výsledky třídit dle a poté vyberte pořadí třídění ze seznamu vpravo. Výsledky hledání můžete třídit podle jednoho z těchto polí: Relevance, Datum odeslání, Předmět, Odesílatel, Příjemce a velikost. Snímek obrazovky 20 - Třídění výsledků hledání GFI MailArchiver Outlook Connector Použití softwaru GFI MailArchiver Outlook Connector 13
3. Sledování nástroje Outlook Connector Chcete-li monitorovat průběh synchronizace: Microsoft Outlook 2000/3/7: Klikněte na panel nástrojů GFI MailArchiver a z rozevíracího seznamu vyberte položku Zobrazit stav. Microsoft Outlook 2010: Klikněte na možnost Stav. Snímek obrazovky 21 - Průběh synchronizace Proces synchronizace sestává ze tří fází, během nichž aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector: Fáze 1: Spojení - spojí se se serverem GFI MailArchiver s použitím adresy URL uvedené v dialogovém okně Nastavení. Fáze 2: Synchronizace záhlaví zpráv - stáhne se záhlaví e- mailových zpráv do lokální databáze. Fáze 3: Stažení e-mailů - dojde ke stažení e-mailových zpráv pro přístup offline. Další podrobnosti o každém procesu synchronizace jsou zobrazeny na kartě Aktivita. 14 Sledování nástroje Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
Snímek obrazovky 22 - Souhrn synchronizace Jakmile je synchronizace hotova, zobrazí se souhrn, který zobrazuje: Čas počátku: Čas, kdy byla synchronizace zahájena. Trvání: Doba, kterou trvalo provedení synchronizace. Synchronizovaná záhlaví: Počet záhlaví, která byla stažena lokálně. Stažené zprávy: Počet úplných e-mailových zpráv stažených lokálně pro přístup offline. Chyby synchronizace Aplikaci GFI MailArchiver Outlook Connector se nemusí podařit provést synchronizaci se serverem GFI MailArchiver správně z různých důvodů. Snímek obrazovky 23 - Chyba synchronizace GFI MailArchiver Outlook Connector Sledování nástroje Outlook Connector 15
Pokud dojde k chybě, přezkoumejte podrobnosti chyby v Souhrnu nebo kliknutím na tlačítko Zobrazit chyby spusťte kartu Aktivita. Snímek obrazovky 24 - Seznam chyb synchronizace Ve výchozím nastavení je zaznamenáno posledních 1000 událostí aktivit synchronizace. Chcete-li změnit počet zobrazovaných událostí aktivit synchronizace: 1. Zavřete Microsoft Outlook a přejděte do složky: V systému Microsoft Windows XP a starším: <C:\Documents and Settings\<uživatel>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> V systému Microsoft Windows Vista a novějším: <C:\Users\<uživatel>\AppData\Local\GFI\MailArchiver 6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml s použitím textového editoru. 3. Vyhledejte prvek MaxNumberOfErrors a změňte hodnotu z 1000 (výchozí) na požadované číslo. 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. 5. Otevřením aplikace Microsoft Outlook uplatněte změny. Historie synchronizace Chcete-li monitorovat historii všech procesů synchronizace, klikněte na panel nástrojů GFI MailArchiver, vyberte volbu Zobrazit stav a vyberte kartu Historie. 16 Sledování nástroje Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
3.1 Práce offline Snímek obrazovky 25 - Historie synchronizace Zobrazí se podrobnosti o všech pokusech o synchronizaci. Ve výchozím nastavení je zaznamenáno posledních 1000 pokusů o synchronizaci. Chcete-li změnit počet zobrazovaných pokusů o synchronizaci: 1. Zavřete Microsoft Outlook a přejděte do složky: V systému Microsoft Windows XP a starším: <c:\documents and Settings\<uživatel>\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> V systému Microsoft Windows Vista a novějším: <c:\users\<uživatel>\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml s použitím textového editoru. 3. Vyhledejte prvek MaxNumberofSyncHistory a změňte hodnotu z 1000 (výchozí) na požadované číslo. 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. Při práci offline jsou dostupné všechny funkce aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector, ale synchronizace s poštovními archivy GFI MailArchiver je pozastavena. Tuto funkci lze použít ke snížení vytížení sítě nebo v případě, že není k dispozici přístup k aplikaci GFI MailArchiver. Chcete-li převést aplikaci GFI MailArchiver Outlook Connector do režimu offline, klikněte na panel nástrojů GFI MailArchiver a vyberte volbu Práce offline. Opakujte postup a restartujte synchronizaci. GFI MailArchiver Outlook Connector Sledování nástroje Outlook Connector 17
3.2 Nastavení databáze GFI MailArchiver Outlook Connector ukládá následující data v lokální databázi: Záhlaví všech e-mailových zpráv v poštovních archivech GFI MailArchiver E-mailové zprávy jsou přístupné i v případě, že není dostupné připojení mezi aplikacemi GFI MailArchiver a Microsoft Outlook (přístup offline). Přístup k nastavením databáze: 1. V poštovních složkách aplikace Microsoft Outlook klikněte pravým tlačítkem na GFI MailArchiver Mailbox, kterou chcete nakonfigurovat, a vyberte možnost: Microsoft Outlook 2000/3/7: Vlastnosti schránky GFI MailArchiver Mailbox Microsoft Outlook 2010: Vlastnosti datového souboru 2. V dialogovém okně vlastností klikněte na volbu Upřesnit. Snímek obrazovky 26 - Nastavení databáze Název poštovní schránky, cesta k databázi a velikost databáze se zobrazí v dialogovém okně GFI MailArchiver Outlook Connector. Kliknutím na volbu Znovu synchronizovat úložiště pošty odstraníte lokálně uloženou databázi a znovu synchronizujete všechna data pro danou poštovní schránku při restartování aplikace Microsoft Outlook. 3.3 Povolení/zakázání aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector Funkčnosti aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector lze zakázat, aby nebyly k dispozici žádné funkce: Chcete-li zakázat nebo povolit aplikaci GFI MailArchiver Outlook Connector 18 Sledování nástroje Outlook Connector GFI MailArchiver Outlook Connector
1. Přejděte do nabídky Start Programy GFI MailArchiver Outlook Connector a vyberte volbu Povolit Outlook Connector nebo Zakázat Outlook Connector. 2. Restartováním aplikace Microsoft Outlook povolte nebo zakažte aplikaci GFI MailArchiver Outlook Connector. GFI MailArchiver Outlook Connector Sledování nástroje Outlook Connector 19
4. Odstraňování problémů 4.1 Úvod Kapitola odstraňování problémů popisuje, jak postupovat při řešení různých softwarových problémů. Mezi hlavní zdroje informací, jež jsou dostupné pro uživatele, patří: příručka - pokyny uvedené v této příručce lze využít k odstranění většiny problémů, články databáze znalostí na webové stránce společnosti GFI, webové fórum, kontaktování technické podpory společnosti GFI. GFI MailArchiver Outlook Connector Odstraňování problémů 21
4.2 Problémy aplikace Outlook connector Zjištěný problém GFI MailArchiver Outlook Connector zobrazuje znak varování v aplikaci Microsoft Outlook ihned po instalaci Aplikace GFI MailArchiver Outlook connector synchronizuje a uchovává e-mailové zprávy pouze za posledních 365 dnů. Stránka vyhledávání GFI MailArchiver se nezobrazuje ve složce hledání v aplikaci Microsoft Outlook Došlo k jednomu z následujících problémů: Nelze povolit přístup offline z dialogového okna nastavení Pro přístup offline nelze nastavit počet dnů vyšší než určité číslo Řešení Příčina: Toto chování je normální. Po instalaci aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector je potřeba synchronizovat e-mailové zprávy s aplikací GFI MailArchiver. Příčina: Aplikace GFI MailArchiver Outlook connector ve výchozím nastavení synchronizuje a uchovává e-mailové zprávy pouze za posledních 365 dnů. Řešení: Výchozí chování lze upravit změnou speciálního klíče v konfiguračním souboru GeneralSettings.xml: 1. Zavřete Microsoft Outlook a přejděte do složky: V systému Microsoft Windows XP a starším: <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver 6\> V systému Microsoft Windows Vista: <c:\users\usera\appdata\local\gfi\mailarchiver 6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml s použitím textového editoru. 3. Vyhledejte prvek SynchronizeDaysSpan a změňte hodnotu z 365 (výchozí) na počet dnů, za které chcete v aplikaci Outlook Connector zobrazovat e-mailové zprávy. Příklad: Chcete-li zobrazit e-mailové zprávy za posledních 5 let, nastavte řádek jako: <SynchronizeDaysSpan>1826</SynchronizeDaysSpan> 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. 5. Odstraňte lokální mezipaměť ze stejného adresáře. Toto je obvykle dlouhé číslo s příponou FDB. Pokud si nejste jisti, který soubor vymazat, otevřete soubor StoreSettings.xml a vyhledejte ID úložiště pro uživatele, jehož mezipaměť chcete vymazat. 6 Otevřete aplikaci Microsoft Outlook a synchronizujte aplikaci GFI MailArchiver Outlook connector se serverem GFI MailArchiver, abyste povolili změny. Příčina: V aplikaci Microsoft Outlook je pro nevýchozí úložiště zakázáno nastavení domovské stránky. Poštovní schránka GFI MailArchiver Mailbox není výchozí úložiště a proto se na něj tyto zásady vztahují. Řešení: Další informace naleznete v následujícím článku znalostní báze Knowledge Base: http://kbase.gfi.com/showarticle.asp?id=kbid003452 Možná příčina Nastavení přístupu offline jsou automaticky konfigurována administrátorem systému nebo je tato funkce administrátorem systému zakázána. Možné řešení Konzultujte tyto problémy se svým administrátorem systému. 22 Odstraňování problémů GFI MailArchiver Outlook Connector
GFI MailArchiver Outlook Connector neprovádí synchronizaci se serverem GFI MailArchiver. GFI MailArchiver Outlook Connector zastaví synchronizaci při přepnutí napájení notebooku na baterie. Chyby synchronizace: Chyby HTTP Chyby synchronizace: HTTP chyba 500 Chyby synchronizace: Vypršel časový limit připojení k aplikaci GFI MailArchiver Příčina 1: Žádné spojení mezi počítačem klienta a serverem GFI MailArchiver. Řešení 1: Konzultujte s administrátorem systému adresu URL serveru GFI MailArchiver. Adresu lze upravit v dialogovém okně nastavení aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector. Příčina 2: Aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector je zakázána Řešení 2: Povolte aplikaci GFI MailArchiver Outlook Connector z nabídky Start Programy GFI MailArchiver Outlook Connector Povolit Outlook Connector a restartujte aplikaci Microsoft Outlook. Příčina: Ve výchozím nastavení zastaví aplikace GFI MailArchiver Outlook Connector synchronizaci při přepnutí napájení notebooku na baterie, aby snížila spotřebu energie z baterií. Řešení: Chcete-li synchronizovat GFI MailArchiver Outlook Connector při použití baterií jako zdroje energie: 1. Přejděte do složky: V systému Microsoft Windows XP a starším: <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\> V systému Microsoft Windows Vista: <c:\users\usera\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml s použitím textového editoru. 3. V seznamu prvků přidejte nový prvek s názvem IgnorePowerStatus a přiřaďte mu hodnotu 1, takto: <IgnorePowerStatus>1</IgnorePowerStatus> 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. Možná příčina: Chyby HTTP jsou způsobeny problémy s konfigurací sítě. Možné řešení: Další informace viz: http://support.microsoft.com/kb/324069 http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ms524996.aspx http://support.microsoft.com/kb/907273 Možná příčina: Server GFI MailArchiver je zaneprázdněn nebo nepřístupný. Možné řešení: Synchronizujte aplikaci Outlook Connector znovu za několik minut. Možná příčina: Server GFI MailArchiver je zaneprázdněn a nepodařilo s mu odeslat požadovaná data v určeném časovém intervalu. Možné řešení: Chcete-li zvýšit časový limit: 1. Přejděte do složky: V systému Microsoft Windows XP a starším: <c:\documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\GFI\MailArchiver6\> GFI MailArchiver Outlook Connector Odstraňování problémů 23
V systému Microsoft Windows Vista: <c:\users\usera\appdata\local\gfi\mailarchiver6\> 2. Otevřete soubor GeneralSettings.xml s použitím textového editoru. 3. Vyhledejte prvek TryConnectionTimeout a zvyšte výchozí hodnotu 120000. 4. Uložte a zavřete soubor GeneralSettings.xml. 4.3 Databáze znalostí 4.4 Webové fórum Společnost GFI disponuje databází znalostí, jež nabízí řešení pro většinu běžných problémů. Při problémech nejprve nahlédněte do databáze znalostí. Databáze znalostí obsahuje nejnovější výčet otázek a řešení technické podpory. Databáze znalostí je k dispozici na adrese http://kbase.gfi.com/. Technická podpora zprostředkovaná samotnými uživateli je k dispozici prostřednictvím webového fóra. Fórum je k dispozici na adrese: http://forums.gfi.com/. 4.5 Vyžádání technické podpory Pokud jste nahlédli do tohoto manuálu a článků databáze znalostí a pokud stále nedokážete vyřešit nějaký softwarový problém, kontaktujte příslušného zástupce týmu technické podpory prostřednictvím formuláře online nebo telefonicky. Podpora online: Vyplňte formulář na adrese: http://support.gfi.com/supportrequestform.asp. Při odeslání formuláře postupujte pečlivě podle pokynů uvedených na této stránce. Telefonická podpora: Správné telefonní číslo technické podpory ve vaší oblasti naleznete na adrese: http://www.gfi.com/company/contact.htm. POZNÁMKA: Před kontaktováním technické podpory si připravte uživatelské ID. Uživatelské ID je číslo účtu online, které vám bylo přiděleno při první registraci licenčního klíče v oblasti věnované zákazníkům na adrese: http://customers.gfi.com. Vaše žádost bude zpracována v závislosti na časovém pásmu nejpozději do 24 hodin. 24 Odstraňování problémů GFI MailArchiver Outlook Connector
5. Rejstřík A archiv 6, 8 archivace 1 H hlavičky 10 hledání v archivu e-mailů 6 O odesílatel 10 P pokročilé hledání 7 příjemce 10 Z zobrazování e-mailů 12 GFI MailArchiver for Exchange